ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XUÂN HOÀ

ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XUÂN HOÀ 1.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty Công ty Xuân Hoà là 1 công ty uy tín trên thị trường đồ nội thất với các sản phong phú, đa dạng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của khách hàng là cả cá nhân và các tổ chức, trong nước và ngoài nước. Công ty hiện nay sản xuất khoảng hơn 200 loại sản phẩm. Có thể kể đến các sản phẩm chủ yếu của công ty qua bảng tóm tắt sau: Bảng 1.1. Danh mục sản phẩm tiêu biểu của công ty Tên Ký hiệu Kích cỡ (Dài x Rộng x Cao) Mô tả sản phẩm Tủ sắt CA-1A-L 1200x450x1950 Tủ có 2 cánh trượt, bên trong có 4 đợt di động Tủ sắt CA-1B-L 1200x450x915 Tủ thấp, 2 cánh thép trượt, bên trong có 1 đợt di động Tủ sắt CA- 8D 1000x450x1830 Tủ 2 khoang, 8 ngăn đều, cánh mở 8 khóa Tủ sắt CA-3F 460x620x1080 Tủ 2 hồ sơ, 2 ngăn đều nhau, mỗi ngăn kéo có 1 tay nắm ở trước mặt. Chung 1 tủ khóa Tủ gỗ TG-10-00 800x420x1840 Tủ mở chữ nhật, 2 cánh mở Tủ gỗ TG-11-00 800x420x1840 Phần trên có 2 kính mở, bên trong có 2 đợt cố định, tủ mở hình chữ nhật Tủ y tế TBV-01-00 400x350x750 Tủ thuốc có 1 hộc để đồ và 1 ngăn tủ cánh mở Ghế các loại GS-01-00 456x450x830 Ghế gấp, khung ống thép Ø 22.2 Ghế các loại GXS-22-01 320x(580-700) Ghế quầy ba, điều chỉnh cần bằng hơi Ghế các loại GNM-07-00 1530x660x775 Ghế gấp khung ống thép Ø 22.2 có gối, nan gỗ tự nhiên nhóm 1 Ghế phòng họp GS-11-09 550x475x835 Ghế cứng, khung ống thép ovan 32x16 sơn. Mặt ngồi, tựa đệm mút bọc giả da Ghế xoay GX-03-01 410x420x860-975 Rc= 300 Ghế xoay nhân viên có tay, điều chỉnh độ cao bằng cần hơi Ghế hội trường GS -32-02 550x450x920 Ghế hội trường, tay bằng gỗ dồi sơn P.U Bàn ghế HS- SV BHS-01-01 640x840x690 Bàn học sinh gấp liền ghế. Khung ống thép Ø22.2 mạ Ghế phòng GS-29-00H 2450x450x930 Ghế dãy 5 chỗ ngồi, chân thép hợp định Tên Ký hiệu Kích cỡ (Dài x Rộng x Cao) Mô tả sản phẩm chờ hình kiểu HQ, tựa thấp, vai mạ đệm mút Bàn các loại BCN-01-01 1000x600x720 Bàn chữ nhật, chân gấp sơn, mặt bàn bằng gỗ dán Foocmica, có bụng. Bàn văn phòng TAB-16-08I 1600x800x750 Bàn làm việc chân sắt chữ I, mặt bàn gỗ CI, không có ngăn. Bàn văn phòng HBG-04-01 420x460x650 Hộc bàn di động có 3 ngăn kéo đều, 1 khoá bằng gỗ chữ nhật dày 18mm. Bàn văn phòng BOV- 1205BC 1200x500x750 Bàn ống vuông gấp sơn, có ngăn, có chắn trước, khung thép ống 30x30 sơn. Bàn văn phòng BHE-01-00 1800x900x750 Bàn họp hình Elip, gỗ CN, có bụng Bàn vi tính BVT-01-01 600x480x750 Bàn vi tính gỗ CN mặt dày 18mm. Giá các loại GTV-01-01 1025x450x1830 Giá thư viện 2 mặt, 1 khoang, 4 ngăn, khung thép sơn. Giá các loại GTV-02-02 920x400x1760 Giá đơn 1 khoang, 1 mặt, 5 ngăn, 5 đợt và 1 nóc Sản phẩm Sweet S-01-00 900x400x900 Giá để máy in, tấm thép dày 0.6 mm sơn màu Giá các loại ZAS-10-04 1730x410x992 Giá phơi đa năng, có thể gấp gọn, cánh vừa, ống Ø 12.7 sơn bột tĩnh điện. Sản phẩm sản xuất tại công ty phải bảo đảm những tiêu chuẩn về chất lượng rất khắt khe mà chúng ta có thể kể ra sau đây: * ISO 9001: 2008: Hệ thống quản lý chất lượng Đây là hệ thống tiêu chuẩn quy định các yêu cầu trong quá trình sản xuất, bao gồm trên 20 tiêu chí, các tiêu chí này không giúp các sản phẩm trở nên tốt hơn nhưng giúp các sản phẩm làm ra mang tính đồng đều cao. * ISO 14001: 1996: Hệ thống quản lý môi trường : Là 1 bộ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường. Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 được công ty cho làm biện pháp để tiến tới 1 nền sản xuất sạch hơn, thân thiện với môi trường hướng tới phát triển bền vững. Công ty cũng cam kết cải tiến liên tục và phòng ngừa ô nhiễm dựa trên việc tối ưu hoá sử dụng nguyên vật liệu đầu vào, đồng thời giảm thiểu các tác động tới môi trường từ các hoạt động của mình. *TQM: Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện; TQM: Total Quality Management – Quản lý chất lượng toàn diện. TQM là một phương pháp quản lý của một tổ chức, định hướng vào chất lượng, dựa trên dự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua sự thoả mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của công ty và của xã hội. Mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thoả mãn khách hàng ở mức tốt nhất cho phép. Đặc điểm nổi bật của TQM so với các phương pháp quản lý chất lượng trước đây là nó cung cấp một hệ thống toàn diện cho công tác quản lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của mọi bộ phận và mọi cá nhân để đạt mục tiêu chất lượng đã đề ra. * IWAY: Tiêu chuẩn tích hợp của tập đoàn IKEA Thụy Điển; * CP: Chương trình sản xuất sạch hơn, tiết kiệm năng lượng. Công ty Xuân Hoà cũng cam kết chất lượng sản phẩm của mình bằng việc dán tem chống hàng giả bảo hành ít nhất 12 tháng đối với tất cả các sản phẩm. Trong 1 số trường hợp công ty còn bảo hành tới 24 tháng hoặc lâu hơn nữa. Công ty Xuân Hoà tổ chức tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là thông qua hệ thống đại lý của mình. Các đại lý thường làm đơn mua hàng của công ty trong đó nêu số lượng, chủng loại sản phẩm cần mua và công ty sẽ sản xuất theo yêu cầu của các đại lý. Tuy vậy công ty cũng đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, tìm kiếm khách hàng trực tiếp và các khách hàng ở nước ngoài với những yêu cầu về sản phẩm khác nhau và bản thân công ty cũng có sản xuất dự trữ thêm nên thực tế thì loại hình sản xuất của công ty không phải là theo đơn đặt hàng cũng không phải là hàng loạt hay đơn chiếc mà là sự kết hợp giữa đơn đặt hàng và hàng loạt. Thời gian để sản xuất sản phẩm của công ty ngắn vì vậy công ty chọn kỳ tính giá thành là theo tháng. Các sản phẩm của công ty đều phải trải qua 1 quá trình sản xuất phức tạp, qua nhiều phân xưởng chế biến mới hoàn thành. Vì vậy sản phẩm dở dang của công ty thường là những bán thành phẩm trong quá trình sản xuất tại 1 phân xưởng nào đó trong dây chuyền sản xuất hoặc đang nằm tại phân xưởng lắp ráp để hoàn thành hoặc cũng có thể đã hoàn thành rồi nhưng tại thời điểm tính giá thành lại không được báo cáo (trường hợp này là rất ít tuy nhiên vẫn tồn tại trong công ty). 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty 1.2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Với đặc điểm là 1 doanh nghiệp chuyên sản xuất và gia công hàng nội thất quy trình công nghệ sản xuất của Xuân Hòa khép kín và phức tạp như sau: Thép băng Thép ống Khung bàn, ghế, xe đạp Đánh bóng Khung mạ Khung sơn Lắp ráp Gỗ ốc, vít, đinh, tán Giả da, mút Dán tem, bao gói Nhập kho Mặt bàn, ghế Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất Giải thích sơ đồ: + Với nguyên vật liệu đầu vào là thép lá, ống thép mua từ bên ngoài trải qua phân xưởng ống thép gia công sẽ tạo ra đoạn thép mộc các loại có kích cỡ và độ dài các chi tiết của từng sản phẩm cụ thể. + Sau đó được chuyển qua phân xưởng phụ tùng hoặc cơ khí để tiếp tục chế biến và cho ra đời khung các loại bàn, ghế…. + Các khung này sẽ được đánh bóng tại phân xưởng đánh bóng và sau đó chuyển tới phân xưởng mạ hoặc sơn: - Tại phân xưởng mạ các chi tiết đã được đánh bóng sẽ được chế biến tiếp và cho ra các chi tiết đã được mạ niken hoặc mạ kẽm. - Tại phân xưởng sơn: Các chi tiết sẽ được tẩy rửa bề mặt bằng các loại hóa chất, sau đó được sấy khô và đưa vào buồng phun sơn, sau khi phun sơn các chi tiết sẽ được sấy khô và tháo xuống. Sau khi chế biến tại 2 phân xưởng này thì các chi tiết sẽ được chuyển tiếp tới bộ phận lắp ráp. + Gỗ mua ngoài qua phân xưởng mộc sẽ tạo mặt bàn mặt ghế. Sau đó lại tiếp tục được chuyển tới bộ phận lắp ráp. Tại bộ phận lắp ráp các chi tiết trên sẽ được kết hợp với 1 số loại nguyên vật liệu khác như da, mút… để chế tạo ra sản phẩm theo yêu cầu về hình thức, chất lượng, chủng loại. Cuối cùng sẽ được dán tem, bao gói tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh và đem nhập kho. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất Công ty tổ chức sản xuất theo các phân xưởng. Tại các phân xưởng có thể có nhiều khu vực hoặc dây chuyền công nghệ làm các chức năng riêng biệt, sau đó lại chia thành các tổ nhỏ hơn. Đứng đầu các phân xưởng là 1 Giám đốc phân xưởng sau đó là các Đốc công quản lý các khu vực sản xuất đồng thời cũng giúp việc cho Giám đốc phân xưởng; các Tổ trưởng quản lý tổ. Ta có thể tổng quát hoá sơ đồ tổ chức tại các phân xưởng như sau: Giám đốc phân xưởng Khu vực 1 Khu vực 2 Khu vực n Đốc công Đốc công Đốc công Tổ 1 Tổ n Tổ nTổ 1 Tổ nTổ 1 … … … … Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức tại phân xưởng: Hiện tại công ty có tổng cộng 9 phân xưởng thực hiện các chức năng nhiệm vụ riêng của mình. + Phân xưởng Ống thép: Gồm 37 cán bộ trong đó có 1 Giám đốc, 3 đốc công, số lao động còn lại được phân ra làm việc theo 3 khu vực chính: Khu vực tạo ống thép, khu vực cắt phôi thép, khu vực Bavia đánh bóng. + Phân xưởng Phụ tùng: Hiện có khoảng 200 lao động làm việc tại 5 khu vực: Uốn, Đột Dập, Hàn, Đánh bóng, Khác. Tại các khu vực lại chia ra các tổ sản xuất. + Phân xưởng Mạ: Có khoảng 120 cán bộ công nhân viên được phân chia làm việc theo dây chuyền công nghệ. + Phân xưởng Sơn: Phân xưởng Sơn có 2 dây chuyền sơn bột tĩnh và 1 buồng sơn nước, hiện tại phân xưởng có khoảng 100 cán bộ công nhân viên và được chia làm việc theo các dây chuyền. + Phân xưởng Cơ dụng: Phân xưởng có khoảng 185 người chia làm 20 tổ. + Phân xưởng Mộc Cầu Diễn: Phân xưởng có 40 người chia làm 4 tổ. + Phân xưởng Cơ khí Cầu Diễn: Có 55 người, được chia làm 5 tổ. + Phân xưởng đánh bóng: Có 53 người chia làm 5 tổ. + Phân xưởng lắp ráp: Phân xưởng có 60 người và được chia thành 6 tổ. Giám đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của phân xưởng trước Ban giám đốc. Dưới Giám đốc là Đốc công, đây là người sẽ giao việc cho từng nhóm sản xuất trong phân xưởng và đôn đốc việc sản xuất của công nhân trong phân xưởng. Dưới Đốc công là Tổ trưởng các tổ sản xuất. Tổ trưởng là người nhận kế hoạch sản xuất chi tiết từ Đốc công và phân việc cho từng nhân viên trong tổ cũng như sẽ là người kiểm tra số lượng sản phẩm hoàn thành của từng người. Bắt đầu mỗi ngày làm việc người tổ trưởng sẽ viết phiếu giao việc cho nhân viên trong tổ và đến cuối ngày thì sẽ kiểm tra và đánh giá số lượng sản phẩm hoàn thành trong ngày của mỗi người. Đốc công là người sẽ chấm công thời gian cho công nhân. Lương của Giám đốc và Đốc công là lương thời gian còn Tổ trưởng vừa là người trực tiếp sản xuất vừa là người có vai trò quản lý do vậy người tổ trưởng được hưởng 50% lương thời gian còn lại là lương theo sản phẩm. Hiện nay công ty có tổng cộng 850 công nhân sản xuất với các mức bậc nghề khác nhau. Công nhân làm việc tại công ty có thể là lao động phổ thông hoặc là lao động đã qua đào tạo nhưng đều được tham gia khoá đào tạo tại công ty trong thời gian 1 tháng. Nếu có thể vượt qua được bài đánh giá cuối khoá đào tạo thì sẽ được nhận vào công ty thử việc. Với quy trình đào tạo như vậy nên trình độ tay nghề của công nhân tương đối tốt và thực tế là tại các phân xưởng rất ít có các sản phẩm hỏng. 1.3. Quản lý chi phí sản xuất tại công ty Công ty Xuân Hoà là công ty sản xuất do đó chi phí sản xuất sản phẩm chiếm 1 tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của công ty. Để xác định được hiệu quả kinh tế của sản xuất và đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tiến hành quản lý các khoản mục chi phí rất chặt chẽ. Các khoản mục chi phí sản xuất của công ty được phân chia thành: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung. Công ty có xây dựng giá thành kế hoạch của các loại sản phẩm sản xuất. Giá thành kế hoạch của công ty trước hết do phòng KT-QC trong quá trình thiết kế sản phẩm sẽ xác định ra mức nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm. Định mức này sẽ là căn cứ để phòng vật tư xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng trong quá trình sản xuất. Với những sản phẩm mới phòng KT- QC sẽ lập kế hoạch chế thử, nghiệm thu và ấn định lập tiến trình công nghệ trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt cho cả lô hàng. Cũng trong quá trình chế thử này bộ phận kỹ thuật sẽ xác định các hao phí thực tế về nguyên vật liệu, nhân công và các hao phí cần thiết khác để hoàn thành sản phẩm, và lập nên Dự thảo chi phí sản xuất sản phẩm. Bản dự thảo này sẽ được gửi tới các phân xưởng để tham khảo và lấy ý kiến. Các phân xưởng sẽ xem xét tính hợp lý của các mức hao phí đưa ra trong giá thành kế hoạch và đưa ra ý kiến của mình. Các ý kiến đó sẽ được phòng KT- QC tổng hợp lại và nghiên cứu để có sự điều chỉnh cho phù hợp. Khi các ý kiến đã đi đến thống nhất thì các số liệu này sẽ được đưa lên phòng kế toán để tính ra giá thành kế hoạch của sản phẩm sản xuất. Giá thành này khi được phê duyệt bởi Phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất thì chính thức có hiệu lực. Từ đó mức giá này sẽ được sử dụng trong quá trình tính giá thành thực tế sản phẩm. Tuy vậy nếu trong quá trình sản xuất thực tế tại các phân xưởng nếu thấy có sự chênh lệch đáng kể giữa thực tế phát sinh và định mức hao phí trong giá thành kế hoạch thì các công nhân có thể phản ánh với Tổ trưởng hoặc trực tiếp với Giám đốc phân xưởng. Những ý kiến này sẽ được tập hợp lại để phản ánh với phòng KT-QC. Phòng này có trách nhiệm xem xét nguyên nhân thực tế dẫn tới tình trạng chênh lệch đó và báo cáo lên P. TGĐ phụ trách sản xuất nghiên cứu để có sự điều chỉnh cho phù hợp (chú ý đây là những sự điều chỉnh về mặt lượng của các yếu tố chi phí không tính tới ảnh hưởng của giá cả). Nếu giá cả thị trường của các nguyên vật liệu hay nhân công đầu vào có sự biến động thì giá thành kế hoạch của công ty cũng sẽ thay đổi và sự thay đổi này diễn ra theo từng đợt. Ngoài việc xây dựng định mức khoa học và hợp lý thì công ty còn xây dựng đơn giá tiền lương gắn liền với kết quả sản xuất của công nhân. Lương của công nhân sản xuất được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn trong kỳ. Trong quá trình sản xuất nếu công nhân làm ra sản phẩm đạt yêu cầu thì sẽ được biển Xanh, nếu là sản phẩm có lỗi thì là biển Vàng còn nếu là phế phẩm thì sẽ bị biển Đỏ. Trong tháng sản xuất nếu công nhân nào có nhiều biển Đỏ và Vàng thì sẽ bị nhắc nhở và trừ lương. Công nhân có nhiều biển Xanh nhất tổ cuối tháng sẽ được tặng quà và được tuyên dương trong toàn phân xưởng. Các phân xưởng cũng căn cứ vào đặc điểm công nghệ của mình để có những biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ví dụ như: + Phân xưởng tạo ống thép: Do đặc điểm của phân xưởng là tạo ra các phối thép chi tiết cho các sản phẩm do vậy để tối ưu hoá việc sử dụng nguyên vật liệu (ống thép) trong quá trình sản xuất thì chủ yếu phải tiết kiệm từ khâu cắt phôi thép. Việc tính toán phân bổ các chi tiết trên mỗi thanh thép sao cho tối ưu nhất là việc mà quản đốc luôn luôn phải chú trọng và mỗi năm phân xưởng tiết kiệm cho công ty hàng nghìn mét ống thép. + Phân xưởng Phụ tùng: Là 1 phân xưởng mà hiện nay khả năng công nghệ còn có hạn nên cán bộ công nhân viên trong phân xưởng đã liên tục phát huy những ý tưởng mới vào trong sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động hơn nữa. [...]...Trong quá trình sản xuất của công ty: Sau khi nhận được lệnh sản xuất và kế hoạch sản xuất do P.TGĐ phụ trách sản xuất phê duyệt thì các Giám đốc phân xưởng tiến hành lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị mình và triển khai giao kế hoạch sản xuất cho từng tổ Các Tổ trưởng sẽ giao việc đến từng cá nhân và hướng dẫn công nhân sản xuất theo đúng tài liệu kỹ thuật Công nhân sẽ lĩnh vật tư từ kho và vận hành máy... thu thập và xử lý các thông tin về chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất để tính ra giá thành thực tế và có ý kiến đề xuất với Ban giám đốc nếu có thấy khác biệt lớn giữa giá thành kế hoạch và giá thành thực tế Công ty chọn đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là toàn doanh nghiệp vì thực tế thì dây chuyền sản xuất của công ty rất phức tạp, sản phẩm phải trải qua nhiều bước mới hoàn thành và dây... dây chuyền công nghệ của công ty là liên tục, sau khi được chế biến ở phân xưởng này sẽ được chuyển luôn sang các phân xưởng khác để tiếp tục hoàn thành Hơn nữa số loại sản phẩm mà công ty sản xuất là khá nhiều Việc xác định đối tượng hạch toán chi phí như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hoá được quá trình tính toán chi phí sản xuất Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là không thống kê được chi phí thực... đốc các phân xưởng là tổ chức chỉ đạo hoàn thành kế hoạch theo đúng tiến độ công trình mà công ty giao phó đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm và mức độ hao tốn nguyên vật liệu và nhân công thấp nhất Phòng kế toán có trách nhiệm tính toán đúng đắn các mức hao phí và xác định giá cả các loại đầu vào tại thời điểm tính giá thành kế hoạch sao cho giá thành kế hoạch thực sự là 1 chỉ tiêu kinh tế đáng... hành sản xuất theo kế hoạch; đồng thời phải đảm bảo mức độ tiêu hao vật tư trong định mức, có trách nhiệm bảo quản vật tư và máy móc thiết bị để chúng luôn ở trạng thái tốt khi tiến hành sản xuất Công nhân nào sử dụng tiết kiệm hay có sáng kiến tiết kiệm vật tư sẽ được xem xét để có chế độ thưởng Trách nhiệm của Giám đốc các phân xưởng là tổ chức chỉ đạo hoàn thành kế hoạch theo đúng tiến độ công trình... nghiệp đơn giản hoá được quá trình tính toán chi phí sản xuất Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là không thống kê được chi phí thực tế phát sinh tại từng phân xưởng do đó khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân lãng phí chi phí sản xuất hay khuyến khích việc tiết kiệm chi phí . ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XUÂN HOÀ 1.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty Công ty Xuân Hoà là 1 công ty uy tín. của công nhân tương đối tốt và thực tế là tại các phân xưởng rất ít có các sản phẩm hỏng. 1.3. Quản lý chi phí sản xuất tại công ty Công ty Xuân Hoà là công