ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY HUD1

ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY HUD1. 1.1. Đặc điểm sản phẩm của Công ty - Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia. Xây dựng cơ bản là quá trình xây mới, xây dựng lại, cải tạo, hiện đại hoá, khôi phục các công trình nhà máy, xí nghiệp, đường sá, cầu cống, nhà cửa, nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội. Vì vậy một bộ phận của thu nhập quốc dân nói chung, quỹ tích luỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư và tài trợ từ nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. - So với các ngành sản xuất vật chất khác, xây dựng cơ bản có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật đặc trưng. Đó là một ngành sản xuất vật chất công nghiệp đặc biệt. Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục, từ khâu thăm dò, điều tra kiểm soát đến thiết kế thi công và quyết toán công trình. Giữa các khâu của sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nếu một khâu ngừng trệ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của các khâu khác. - Danh mục sản phẩm của công ty được đặt theo thứ tự của từng đội xây lắp và tên gọi của công trình đó cho dễ nhớ khi mở phần mềm kế toán ví dụ công trình CT3A- X2-Bắc Linh Đàm do đội xây dựng số 105 thi công thì ký hiệu của công trình là: 105- CT3A - Công trình xây dựng cơ bản thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi công thường khó sửa chữa phải phá đi làm lại. Sai lầm trong xây dựng cơ bản vừa gây ra lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâu dài và khó khắc phục. Vì thế trong quá trình thi công đòi hỏ phải có sự giám sát, kiểm tra chất lượng một cách thường xuyên, công tác kế hoạch phải được tổ chức tốt sao cho chất lượng như dự toán. - Địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo địa bàn thi công. Sau khi đi vào sử dụng, công trình xây dựng không thể di dời, do đó khi chọn địa điểm xây dựng phải điều tra, nghiên cứu kiểm soát thật kĩ về điều kiện kinh tế, địa chất, thuỷ văn, kết hợp với các yêu cầu về phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội trước mắt cũng như lâu dài. Nếu các công trình là nhà máy, xí nghiệp cần nghiên cứu các điều kiện về nguồn cung cấp nguyên vật liệu, nguồn lựu lao động, nguồn tiêu thụ sản phẩm, bảo đảm điều kiện thuận lợi khi công trình đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. - Sản xuất xây dựng cơ bản thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thời tiết, do đó việc tổ chức xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường, thời tiết thuân lợi. - Tính chất của sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn lẻ: Sản phẩm sản xuất xây lắp không có sản phẩm nào giống sản phẩm nào, mỗi sản phẩm xây lắp đều có yêu cầu về mặt thiết kế mỹ thuật, kết cấu, hình thức, địa điểm xây dựng khác nhau. Chính vì mỗi sản phẩm đều phải được lập dự toán và đều có yêu cầu về tổ chức quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi công phù hợp với đặc điểm của từng công trình cụ thể, có như vậy việc sản xuất thi công mới mang lại hiệu quả cao và đảm bảo cho sản xuất được liên lục. - Thời gian sản xuất: là tương đối dài, sản phẩm xây dựng cơ bản có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công tương đối dài - Các công trình xây dựng cơ bản thưòng có thời gian thi công rất dài, có công trình phải xây dựng hàng chục năm mới xong. Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội nhưng lại sử dụng nhiều vật tư, nhân lực của xã hội. Do đó, khi lập kế hoạch xây dựng cơ bản cần cân nhắc, thận trọng, nêu rõ các yêu cầu về vật tư, tư vấn, nhân công… - Đặc điểm Sản phẩm dở dang trong doanh nghiệp xây lắp là công việc còn đang trong quá trình sản xuất xây lắp chưa đạt đến kĩ thuật hợp lý theo quy định hoặc đã hoàn thành nhưng không đạt tiêu chuẩn bàn giao, chưa được chủ đầu tư chấp nhận thanh toán. - Trong các doanh nghiệp xây lắp việc đánh giá các sản phẩm dở dang tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán khối lượng xây lắp giữa doanh nghiệp xây lắp với người giao thầu. Nếu quy định thanh toán sản phẩm xây dựng sau khi hoàn thành toàn bộ thì giá trị sản phẩm dở dang là toàn bộ tổng chi phí sản xuất xây lắp từ khi khởi công đến thời điểm đánh giá. Nếu quy định thanh toán sản phẩm xây lắp hoàn thành theo giai đoạn xây dựng thì sản phẩm dở dang là khối lượng sản phẩm chưa đạt đến điểm dừng kĩ thuật hợp lý quy định. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của Công ty. *Quy trình công nghệ: Sơ đồ 1-1: Quy trình công nghệ LẬP DỰ ÁN KHẢO SÁT THIẾT KẾ THỊ TRƯỜNG THIẾT KẾ THI CÔNG VÀ LẬP DỰ TOÁN CÔNG TRÌNH THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ THI CÔNG ĐẤU THẦU CÔNG TRÌNH TỔ CHỨC THI CÔNG CÔNG TRÌNH NGHIỆM THU BÀN GIAO CÔNG TRÌNH QUYẾT TOÁN XÂY DỰNG - Lập dự án: Mục đích là xem xét, đánh giá hiệu quả về kinh tế - xã hội của Dự án và trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Khảo sát thiết kế thị trường: Bộ phận này có trách nhiệm xác định tuyến trên thực địa, giúp cho việc tổ chức thi công. Cung cấp các số liệu khảo sát, đo đạc trong quá trình thi công để đảm bảo thi công chính xác theo đúng yêu cầu thiết kế, cung cấp số liệu cần thiết, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, chon nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của Kỹ sư tư vấn và bên A. - Thiết kế thi công và lập dự toán công trình: Là bộ phận vẽ lên được quy mô và tính chất để đảm bảo thi công ngoài hiện trường và lập lên được tổng giá trị chi phí cho một công trình xây dựng. - Thẩm định thiết kế thi công: Là bộ phận có thẩm quyền thẩm định các công việc đã nêu trong thiết kế thi công. - Đấu thầu công trình: Là một quá trình chủ đầu tư lựa chọn được một nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình. Trong nền kinh tế thị trường, người mua tổ chức đấu thầu để người bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của người mua là có được hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kỹ thuật, chất lượng và chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu là giành được quyền cung cấp hàng hóa dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể. - Tổ chức thi công công trình: Sau khi có kết qủa trúng thầu doanh nghiệp tiến hành thương thảo và ký hợp đồng thi công với chủ đầu tư kèm theo bảo lãnh thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký với chủ đầu tư. Khi chủ đầu tư ban giao mặt bằng thi công cho nhà thầu doanh nghiệp tiến hành khởi công công trình . - Nghiệm thu bàn giao công trình: Tuân theo quản lý chất lượng công trình, Bên A sẽ thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng, từng công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, từng hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng đưa vào sử dụng. Đối với bộ phận bị che khuất của công trình phải được nghiệm thu trước khi tiến hành các công việc tiếp theo Bên A chỉ nghiệm thu khi đối tượng nghiệm thu đã hoàn thành và có đủ hồ sơ theo quy định. Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định. - Quyết toán xây dựng: Là giai đoạn làm hồ sơ thanh quyết toán toàn bộ công trình đã được nghiệm thu và bàn giao với Chủ đầu tư. * Cơ cấu tổ chức sản xuất: Sơ đồ 1-2: Cơ cấu tổ chức sản xuất ĐỘI TRƯỞNG CBCNV TRONG ĐỘI TỔ CHỨCTHI CÔNG CÔNG TRÌNH NGHIỆM THU BÀN GIAO CÔNG TRÌNH QUYẾT TOÁN XÂY DỰNG ĐỘI XD 101 ĐỘI XD 102 ĐỘI XD 105 ĐỘI XD 1… BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH TẾ KẾ HOẠCH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT THI CÔNG - Ban Giám Đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đại diện pháp nhân cho công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm ký duyệt cuối cùng về các Hợp đồng kinh tế, các hồ sơ thanh quyết toán… - Phòng Kinh tế Kế hoạch: + Giúp Ban Giám đốc trong công tác xây dựng định hướng, chiến lược phát triển và kế hoạch dài hạn của Công ty, theo dõi và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện kế hoạch, tham gia quản lý kinh tế và kiểm soát các hợp đồng kinh tế thuộc lĩnh vực thi công xây lắp, thương thảo, soạn thảo hợp đồng để trình Giám đốc xem xét quyết định + Tổ chức kiểm tra và kiến nghị phê duyệt đơn giá dự toán thi công. + Kiểm tra, quản lý đơn giá, hạn mức vật tư, thiết bị xây dựng trong thi công công trình xây dựng. Theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện hợp đồng đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và thanh lý các hợp đồng kinh tế thuộc lĩnh vực xây lắp. - Phòng Tài chính Kế toán: Có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty trong lĩnh vực tài chính kế toán, thực hiện hạch toán kinh tế, theo dõi tình hình tài chính kinh tế của từng đơn vị thi công. Hàng tháng có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu tiền tạm ứng và Báo cáo tài chính với các tổ đội thi công. - Phòng Kỹ thuật thi công: + Có chức năng trong công tác quản lý thi công các công trình xây dựng. Trực tiếp quản lý, giám sát quá trình triển khai thi công các công trình xây dựng. Hướng dẫn các đơn vị tham gia thi công, quản lý xây dựng thực hiện đúng các quy trình thi công, giám sát, quản lý chất lượng công trình xây dựng tuân thủ đúng Quy chuẩn, Tiêu chuẩn xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến độ theo thiết kế và biện pháp tổ chức thi công được duyệt. + Giám sát chất lượng công trình, tổ chức nghiệm thu nội bộ, kiểm tra công tác chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu theo quy định và đề nghị chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu các sản phẩm công tác thi công xây lắp - Các đội xây dựng: Khi nhận được được hợp đồng giao khoán cũng như quyết định giao nhiện vụ của Giám Đốc Công ty giao cho thi công một số công trình nào đó thì sẽ bắt đầu tiến hành triển khai công việc. - Đội trưởng: Là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, đã từng quản lý và điều hành các công trình có độ phức tạp như hoặc lớn hơn công trình đang làm.Là người thay mặt công ty, có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Công ty và chỉ đạo công trình hoàn thành theo đúng yêu cầu của bên A và Kỹ sư tư vấn.Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức nhân lực, kỹ thuật, chất lượng và tiến độ của công trình. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công, đảm bảo đúng thiết kế và chất lượng công trình. - Cán bộ công nhân viên trong đội: + Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kỹ thuật thi công, giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp đảm bảo các công trình thi công theo đúng tiến độ, chất lượng đề ra. + Bộ phận kế toán đội: Theo dõi tình hình Tài chính của công trình, theo dõi chấm công, lưu giữ hóa đơn của công trình đó để cuối tháng gửi về công ty + Bộ phận vật tư : Là bộ phận có trách nhiệm theo dõi xuất, nhập vật tư cho công trình, xem chất lượng vật tư có đạt yêu cầu hay không. - Tổ chức thi công công trình: Sau khi có kết qủa trúng thầu doanh nghiệp tiến hành thương thảo và ký hợp đồng thi công với chủ đầu tư kèm theo bảo lãnh thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký với chủ đầu tư. Khi chủ đầu tư ban giao mặt bằng thi công cho nhà thầu doanh nghiệp tiến hành khởi công công trình . - Nghiệm thu bàn giao công trình: Khi nghiệm thu phải có đầy đủ các bộ phận có chức năng liên quan như đại diện của bên Chủ đầu tư, bên tư vấn Giám sat, bên nhà thầu thi công, tất cả các điều kiện nghiệm thu phải được tuân theo quản lý chất lượng công trình, Bên A sẽ thực hiện nghiệm thu từng công việc xây dựng, từng công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, từng hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng đưa vào sử dụng. Đối với bộ phận bị che khuất của công trình phải được nghiệm thu trước khi tiến hành các công việc tiếp theo Bên A chỉ nghiệm thu khi đối tượng nghiệm thu đã hoàn thành và có đủ hồ sơ theo quy định. Công trình chỉ được nghiệm thu đưa vào sử dụng khi đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế, đảm bảo chất lượng và đạt các tiêu chuẩn theo quy định. - Quyết toán xây dựng: Là giai đoạn làm hồ sơ thanh quyết toán toàn bộ công trình đã được nghiệm thu và bàn giao với Chủ đầu tư. 1.3. Quản lý chi phí sản xuất của Công ty. Sơ đồ 1-3: Cơ cấu tổ chức trong Công ty ĐỘI XD 101 ĐỘI XD 102 ĐỘI XD 105 ĐỘI XD 1… GIÁM ĐỐC PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÒNG KINH TẾ KẾ HOẠCH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN * Ý nghĩa chung của việc quản lý: Kế toán tập hợp chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm là công cụ sắt bén không thể thiếu được trong công tác quản lý chi phí và kế hoạch hóa giá thành trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và trong các doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Hạch toán giá thành là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp xây lắp. Đảm bảo việc hạch toán giá thành sản phẩm xây lắp chính xác, kịp thời, phù hợp với đặc điểm hình thành và phát sinh chi phí ở các doanh nghiệp là yêu cầu có tính xuyên suốt trong quá trình hạch toán của doanh nghiệp. Với vai trò đó yêu cầu quản lý trên các nội dung sau: - Quản lý chi phí nguyên liệu, vật liệu: nguyên tắc là quản lý chặt chẽ mức tiêu hao vật tư và giá thành vật tư + Mức tiêu hao vật tư: Tất cả các loại vật tư sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao vật tư mà doanh nghiệp đã quy định ở các khâu sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các định mức đó. + Về giá trị vật tư để tính vào chi phí là giá thực tế mua vào ghi trên chứng từ hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Tài chính, sau khi đã trừ số tiền đền bù thiệt hại do cá nhân, tập thể gây ra, hao hụt định mức cho phép, giá trị phế liệu thu hồi, số tiền giảm giá mua (nếu có). - Quản lý chi phí công cụ, dụng cụ lao động phục vụ sản xuất kinh doanh thông thường. Doanh nghiệp căn cứ vào thời gian sử dụng và giá trị của chúng để tiến hành phân bổ dần vào chi phí trong định kỳ cho phù hợp. - Quản lý chi phí khấu hao tài sản cố định: Quản lý bộ phận này gắn liền với cơ chế quản lý tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính. - Quản lý chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương: Nguyên tắc chung là quản lý chặt chẽ lao động gắn liền với việc trả lương cho người lao động với kết quả sản xuất kinh doanh - Quản lý chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các chi phí khác có liên quan gắn với chế độ hiện hành của nhà nước, bảo vệ quyền lợi của người lao động đúng pháp luật. - Quản lý dịch vụ mua ngoài - Quản lý chi phí bằng tiền khác như thuế môn bài, tiền sử dụng đất, thuế tài nguyên, phí, lệ phí đặc biệt là chi phí tiếp tân, hội họp phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật nhà nước. * Chức năng, nhiệm vụ trong việc quản lý chi phí của từng bộ phận: - Giám đốc: Là người có quyền ký duyệt cuối cùng vào quyển chi phí và là người chịu trách nhiệm toàn bộ về chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng Quản lý dự án: Có nhiệm vụ lập lên dự toán và xây dựng định mức chi phí ngay từ khi công việc đấu thầu bắt đầu. Để lập lên dự toán phải dựa vào hồ sơ mời thầu, các thông tư hướng dẫn, vào khả năng tài chính. - Phòng Kinh tế kế hoạch: Kết hợp với phòng Quản lý dự án để kiểm soát về đơn giá, xây dựng nên định mức chi phí cần thiết, phù hợp và hợp lý. Đồng thời kiểm tra cho các tổ đội khi nhận các công trình giao khoán. - Phòng Kỹ thuật thi công: Là người kiểm tra về mặt khối lượng để xây dựng lên định mức chi phí. - Phòng Tài chính kế toán: Là người chịu trách nhiệm chính về công tác quản lý chi phí Chi phí sản xuất xây lắp và tính giá thành sản phẩm xây lắp là, hai mặt của cùng một quá trình sản xuất, nó là chỉ tiêu phản ánh chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng được tổ chức ở các doanh nghiệp xây lắp cần phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý và qui trình công nghệ để xác định chính xác đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp kế toán chi phí hợp lý. Ghi chép, tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chính xác cho từng đối tượng tập hợp chi phí, trên cơ sở đó kiểm tra tình hình thực hiện định mức chi phí và dự toán chi phí, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chi phí phát sinh, tính toán chính xác chi phí sản phẩm.Xác định đối tượng tính giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình, kiểm tra tình hình thực hiện giá thành của doanh nghiệp. - Các tổ đội sản xuất: Là đơn vị nhận giao khoán các công trình, khi nhận được hợp đồng giao khoán và bộ dự toán cùng với bản vẽ thiết kế do Công ty giao cho thì đơn vị thi công tiến hành cử cán bộ kỹ thuật bóc tách khối lượng về tất cả các loại vật tư cũng như chi phí nhân công và chi phí chung của một công trình. Sau khi bóc xong trưởng đơn vị kiểm tra và ký rồi nộp về cho phòng Kinh tế kế hoạch và phòng Kỹ thuật thi công kiểm tra về khối lượng và đơn giá. Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của hai phòng đó thì tài liệu được lưu lại mỗi phòng một bộ và kế toán đội cũng lưu lại một bộ. Dựa vào bảng tiên lượng đó kế toán đội căn cứ vào để lấy chứng từ đưa vào làm chi phí, còn các phòng ban dưa vào để kiểm soát chi phí. Tuy nhiên đó chỉ là số liệu tạm tính còn số chính xác phải dựa vào số quyết toán và kiểm toán cuối cùng. . ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY HUD1. 1.1. Đặc điểm sản phẩm của Công ty - Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật. dựng thì sản phẩm dở dang là khối lượng sản phẩm chưa đạt đến điểm dừng kĩ thuật hợp lý quy định. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của Công ty. *Quy