Nhân viên kinh doanh tại công ty cổ phần thái minh văn phòng đại diện cần thơ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ ĐỖ THỊ THÙY DUNG AN GIANG, THÁNG – NĂM 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ SINH VIÊN THỰC HIỆN: ĐỖ THỊ THÙY DUNG MSSV: DKQ141947 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN: Ths LÊ THỊ NGỌC TIỀN AN GIANG, THÁNG – NĂM 2018 ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP i MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC HÌNH v GIẢI THÍCH TỪ NGỮ vi LỊCH LÀM VIỆC GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Thái Minh 2.1.1 Tổng quan công ty cổ phần Thái Minh 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Thái Minh 2.2 Giới thiệu văn phịng đại diện cơng ty Thái Minh Cần Thơ 2.2.1 Tổng quan TMC Cần Thơ 2.2.2 Nhân TMC Cần Thơ BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 3.1.1 Các dịch vụ TMC Cần Thơ 3.1.2 Thị trường hoạt động TMC Cần Thơ 11 3.1.3 Khách hàng TMC Cần Thơ 11 3.1.4 Những mặt hàng mà TMC Cần Thơ thường xuyên đảm nhận 12 3.1.5 Đối tác TMC Cần Thơ 12 3.1.6 Đối thủ cạnh tranh TMC Cần Thơ 12 3.1.7 Thơ Một số yếu tố tác động đến kết hoạt động kinh doanh TMC Cần 13 3.1.8 Phân tích kết hoạt động kinh doanh TMC Cần Thơ 15 3.2 Hoạt động chuyên ngành đơn vị thực tập Môi trƣờng làm việc đơn vị thực tập 17 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 17 4.1 Giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ với khách hàng 17 4.2 Hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O 18 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 18 5.1 Phƣơng pháp thực việc giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ với khách hàng 18 5.2 Phƣơng pháp thực việc hoàn thiện hồ sơ xin C/O 19 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 20 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 20 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp đƣợc học hỏi 23 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn đƣợc tích lũy 25 ii 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho đơn vị thực tập 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc iv DANH MỤC HÌNH Hình 1: Sứ mệnh TMC Hình 2: Sơ đồ cấu tổ chức TMC Hình 3: Sơ đồ nhân TMC Cần Thơ Hình 4: Tỷ trọng loại hình dịch vụ TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 -2017 10 Hình 5: Cơ cấu thị trường hoạt động TMC Cần Thơ năm 2017 11 Hình 6: Doanh thu lợi nhuận TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 165 v GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Từ viết tắt Giải thích từ ngữ C/O Certificate of Origin TMC Công ty cổ phần Thái Minh TMC Cần Thơ Văn phịng đại diện cơng ty Thái Minh Cần Thơ LCL Less than Container Load – Hàng lẻ FCL Full Container Load – Hàng nguyên Cont Container VCCI Phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam B/L Bill of Lading P/L Packing List 4P Price, Product, Place, Promotion 4C Customer solution, Customer cost, Convenience, Communication vi LỊCH LÀM VIỆC Bảng 1: Lịch làm việc Tuần Nội dung công việc - Được anh/chị đồng nghiệp giới thiệu tổng quan công ty, quy trình hàng xuất (đường biển đường hàng khơng) - Học cách sử dụng thiết bị văn phòng máy in, máy photo, máy fax - Quan sát cách thức anh/chị làm việc để nắm rõ vấn đề giới thiệu - Tìm hiểu hệ thống cảng hãng tàu - Học cách tính cước cho đường biển đường hàng khơng - Tìm hiểu sách cơng ty dành cho nhóm khách hàng - Được anh/chị hướng dẫn cách tìm kiếm thơng tin khách hàng (thơng qua danh sách có sẵn cơng ty, thơng qua từ khóa google thông qua tổng đài 1080) - Được anh/chị hướng dẫn kênh giao tiếp thông dụng để giao tiếp với khách hàng skype, email,… - Truy cập website số hãng tàu đối tác công ty COSCO, OOCL, NYK để Nhận xét giảng viên Xác nhận giảng viên Tuần Nội dung cơng việc có hiểu biết sơ lược họ Tải lịch tàu từ website đọc lịch tàu để cung cấp thông tin lịch tàu cho nhân viên kinh doanh cần thiết - Đọc bảng báo giá hãng tàu đối tác Tính giá cho đơn hàng dựa bảng báo giá để cung cấp thông tin cho nhân viên kinh doanh - Cùng nhân viên kinh doanh gặp khách hàng, lấy mẫu hàng - Lập danh sách khách hàng tìm cho công ty thông qua cách anh/chị hướng dẫn - Đọc hồ sơ xin cấp C/O phân biệt loại C/O - Cùng nhân viên kinh doanh xin C/O cho khách hàng - Hoàn thiện hồ sơ xin C/O mẫu D cho công ty TNHH xuất nhập dược thú y HT - Hàng ngày gọi điện thoại cho khách hàng từ danh sách lập để giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ - Gửi bảng báo giá công ty cho khách hàng thông qua email - Tiếp tục gọi điện cho khách hàng từ danh sách lập để giới thiệu dịch vụ Nhận xét giảng viên Xác nhận giảng viên USD/VND 22.656 (Lê Thị Thùy Vân, 2016), tức vượt giá trần 766 VND Điều cho thấy thị trường ngoại hối hoạt động sơi có lợi cho cơng ty có nguồn thu ngoại tệ Đến năm 2017, tỷ giá USD/VND 22.710 (Hoàng Vũ, 2017) Số liệu năm 2015 2017 cho thấy tỷ giá hối đối tăng 820 VND Xu hướng hồn tồn có lợi cho cơng ty đồng ngoại tệ thu đổi nhiều VND trước nên doanh thu lợi nhuận tăng theo Trong năm 2018, tỷ giá USD/VND tiếp tục điều chỉnh tăng biên độ – 2% (Ngô Minh, 2018) để phù hợp với tình hình kinh tế giới Động thái góp phần thúc đẩy xuất giá hàng hóa nước rẻ so với giới nên cơng ty có lợi giá Hoạt động xuất mạnh làm tăng nhu cầu giao nhận hàng hóa, lượng khách hàng ngành logistics từ tăng theo Do đó, tỷ giá hối đối tăng hội tốt để cơng ty gia tăng doanh thu lợi nhuận b Lạm phát lãi suất Lạm phát giai đoạn 2015 – 2017 có tăng mức thấp nằm tầm kiểm soát nhà nước Cụ thể, vào năm 2015, lạm phát mức 0.63%, đến năm 2017, tỷ lệ lạm phát 3.53% Tỷ lệ lạm phát thấp làm giá hàng hóa thấp giúp kích thích tiêu dùng, góp phần tăng trưởng kinh tế Lạm phát thấp kéo theo lãi suất ngân hàng thấp Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh điều kiện thuận lợi để mở rộng phát triển quy mô công ty Đối với tiêu dùng, lãi suất ngân hàng thấp, người dân có xu hướng tiêu dùng nhiều chuyển sang đầu tư lĩnh vực khác thay gửi ngân hàng Từ kích thích kinh tế phát triển Ngoài ra, lạm phát thấp làm giá hàng hóa nước ta thấp so với giới giúp nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp nước thúc đẩy xuất làm tăng nhu cầu dịch vụ logistics Lạm phát thấp thời gian ngắn hội tốt giúp công ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, lạm phát thấp xảy thời gian dài mối đe dọa lớn Bởi vì, tình trạng lạm phát thấp kéo dài không thu hút đầu tư giá thấp dẫn đến doanh thu lợi nhuận thấp Từ thất nghiệp tăng cao, tăng trưởng kinh tế trở nên khó khăn nhanh chóng tượng lạm phát cao xảy Vào năm 2018, Quốc hội đề mục tiêu kiểm soát lạm phát mức 4% (Ngơ Trí Long, 2018) Lạm phát tiếp tục mức thấp, TMC nên kịp thời nắm bắt hội để mở rộng hoạt động kinh doanh, đồng thời phải chuẩn bị tốt nguồn lực để sẵn sàng ứng phó lạm phát đột ngột tăng cao 14 c Chính sách nhà nước Đây yếu tố cốt lõi định phát triển ngành Đặc biệt, ngành non trẻ ngành logistics Việt Nam yếu tố trị - pháp luật có vị quan trọng hơn, tác động lớn đến chi phí hoạt động cơng ty ngành Nếu trước năm 2007, dịch vụ logistics nước mơ hồ sau gia nhập WTO, hàng loạt nghị định đời Nghị định quy định chi tiết luật thương mại điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics giới hạn trách nhiệm thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics (số 140/2007/NĐ CP năm 2007), Nghị định điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển (số 115/2007/NĐ - CP năm 2007) hay Nghị định vận tải đa phương thức (số 87/2009/NĐ-CP năm 2009) Sự đời nghị định xem quan tâm kịp thời làm tảng cho nhà đầu tư mạnh dạn gia nhập ngành Nước ta có chi phí sử dụng dịch vụ cao, chiếm 20% tổng GDP, chi phí vận tải chiếm gần 60% tổng chi phí (theo tạp chí thuế, 2017) Để phần giảm bớt loại chi phí, phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết số điều luật hải quan thủ tục hải quan điện tử hàng hóa xuất khẩu, nhập thương mại (số 87/2012/NĐ-CP năm 2012) Nhờ nghị định này, tiết kiệm phần chi phí q trình lại mà cịn rút ngắn thời gian thơng quan, làm tăng hiệu kinh tế cho công ty xuất nhập cơng ty logistics Chi phí vận tải vấn đề quan trọng hàng đầu Do nước ta thiếu hệ thống cảng nước sâu để tiếp nhận tàu có tải trọng lớn, hàng hóa buộc phải vận chuyển đường chủ yếu phí tăng cao Trong Quyết định ban hành chương trình hành động thực chiến lược xuất nhập hàng hóa thời kỳ 2011-2020, định hướng đến năm 2030 (số 950/QĐ-TTg, năm 2012) có đề cập “Đầu tư, nâng cấp sở hạ tầng giao thông, kho tàng bến bãi cảng biển lớn địa điểm thông quan hàng hóa xuất nhập để đáp ứng nhu cầu xuất nhập hàng hóa đến năm 2020, định hướng đến năm 2030; Xây dựng hoàn thiện khung khổ pháp lý, sách phát triển dịch vụ logistics, đồng thời chuẩn hóa quy trình dịch vụ, nâng cấp sở hạ tầng chất lượng nguồn nhân lực.” Theo định này, chi phí vận tải kéo giảm góp phần nâng cao hiệu kinh tế cho ngành logistics Bên cạnh đó, tình hình trị - pháp luật nước ta ổn định tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển cách bền vững 3.1.8 Phân tích kết hoạt động kinh doanh TMC Cần Thơ 15 Triệu VND 60,000.00 59,161 43,232.40 49,289 Doanh thu 40,000.00 20,000.00 6,484.8 9,154.8 6,661.8 Lợi nhuận 0.00 2015 2016 2017 Năm Hình 6: Doanh thu lợi nhuận TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 (Nguồn: Phụ lục 4) Những số liệu cho thấy doanh thu TMC Cần Thơ ln có mức tăng ổn định Cụ thể, vào năm 2015, doanh thu TMC Cần Thơ đạt 43 tỷ, sau năm số đạt gần 49 tỷ, tức tăng khoảng 14% Đến năm 2017, hoạt động kinh doanh cơng ty tiếp tục theo chiều hướng tích cực với doanh thu gần 59.2 tỷ, tăng thêm 20% so với kỳ năm trước Những số thành cho cố gắng nổ lực không ngừng công ty Doanh thu tăng nhờ vào tình hình kinh tế xã hội Việt Nam giai đoạn ổn định đà phát triển Tổng kim ngạch xuất nhập tăng qua năm làm tăng nhu cầu giao nhận nguyên nhân cho doanh thu tăng Doanh thu tăng nhờ vào nước ta kiểm soát tốt tỷ giá hối đối Vì giao dịch cơng ty chủ yếu thực ngoại tệ nên thay đổi tỷ giá hối đoái ảnh hưởnng trực tiếp đến doanh thu công ty Doanh thu tăng đồng nghĩa với việc TMC Cần Thơ ngày nhiều khách hàng biết đến tin tưởng, phản ánh dấu hiệu tốt từ thị trường, tạo thêm nguồn động lực giúp công ty hoạt động ngày tốt Sau trừ tất khoản phí, lợi nhuận số tốt thể hiệu hoạt động năm dài công ty Vào năm 2015, cơng ty có mức lợi nhuận gần 6.5 tỷ, vào năm 2016 đạt gần 6.7 tỷ tăng 2.7% Nhưng đến năm 2017, lợi nhuận tăng vọt 37.4% đưa mức lợi nhuận lên đến gần 9.2 tỷ đồng Lợi nhuận tăng nguồn động lực lớn để công ty cố gắng hoạt động hiệu Hoạt động có lợi nhuận lợi nhuận tăng qua năm chứng tỏ cơng ty có hướng đắn với chiến lược phù hợp 16 Qua phân tích số tiêu tài TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 cho thấy cơng ty hoạt động thật có hiệu Doanh thu lợi nhuận tăng ổn định qua năm Kết cho thấy TMC Cần Thơ có chiến lược phù hợp Tuy nhiên, muốn trụ vững phát triển thị trường hoạt động sôi tại, công ty cần tiếp tục thực tốt chiến lược thành cơng Bên cạnh đó, cơng ty phải linh hoạt sáng tạo để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Khi thỏa mãn yêu cầu ngày khắc khe khách hàng, cơng ty giữ chân khách hàng cũ phát triển hệ thống khách hàng Từ doanh thu lợi nhuận công ty phát triển theo 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị thực tập Môi trường làm việc xem nhà thứ hai nhân viên Nó ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ suất làm việc người kết kinh doanh công ty Văn phòng làm việc TMC Cần Thơ gồm phòng họp mười lăm buồng làm việc trang bị hệ thống điều hòa, cảnh quan thân thiện nhằm tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên Biểu tượng “TMC” đặt đối diện cửa vào vừa tạo ấn tượng cho khách hàng đến công ty vừa động lực giúp nhân viên phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Công ty trang bị cho nhân viên máy vi tính với thiết bị văn phòng máy in, máy photo, máy fax,… để hỗ trợ tối đa cho nhân viên trình thực cơng việc Cùng với việc đầu tư sở hạ tầng, TMC Cần Thơ nỗ lực xây dựng sách nhân tốt nhất, vừa tạo mơi trường làm việc an tồn, vừa quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần nhân viên, giúp đội ngũ nhân viên an tâm công tác trung thành với cơng ty Một số sách nhân TMC Cần Thơ áp dụng cho nhân viên sau: - Thời gian làm việc: 8h/ngày, 5.5 ngày/tuần; - Chính sách lương, thưởng phúc lợi tùy thuộc vào vị trí lực nhân viên - Được tham gia loại bảo hiểm theo quy định pháp luật; - Môi trường làm việc động chuyên nghiệp; - Có nhiều hội phát triển thăng tiến tương lai; - Được tham gia du lịch công ty NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 4.1 Giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ với khách hàng Để hồn thành tốt việc giới thiệu dịch vụ công ty với khách hàng tiềm năng, cần: - Hiểu rõ dịch vụ TMC Cần Thơ; 17 - Xác định nhu cầu dịch vụ khách hàng thông qua mặt hàng kinh doanh thị trường hoạt động họ Từ tập trung giới thiệu dịch vụ xoay quanh nhu cầu khách hàng Điều vừa thể chuyên nghiệp nhân viên kinh doanh, vừa tạo ấn tượng tốt với khách hàng lần nói chuyện đầu tiên; - Sau có đầy đủ thơng tin, tiến hành gọi điện thoại cho khách hàng để giới thiệu dịch vụ công ty; - Kết thúc đối thoại gửi bảng báo giá TMC Cần Thơ qua email cho khách hàng Bật tín hiệu cho hội hợp tác với khách hàng mới; - Sau thời gian gọi điện thoại cho khách hàng giới thiệu dịch vụ công ty để thăm dị thiện chí hợp tác họ Vì khách hàng nguồn tạo nên doanh thu lợi nhuận cho cơng ty nên tìm kiếm khách hàng giữ chân khách hàng cũ công việc quan trọng cần thiết Đa phần khách hàng công ty doanh nghiệp xuất nhập Do đó, việc quảng bá hình ảnh cơng ty khó khăn so với ngành hàng tiêu dùng cá nhân Nó khơng địi hỏi phải rầm rộ ti vi, báo đài mà hoàn toàn phụ thuộc vào nghệ thuật giao tiếp, vào khả trình bày vấn đề sức thuyết phục nhân viên kinh doanh 4.2 Hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) chứng từ quan trọng định mức thuế suất loại hàng hóa Dựa vào mẫu C/O, lơ hàng hưởng mức ưu đãi thuế quan theo thỏa thuận thương mại ký kết quốc gia Tùy thuộc vào yêu cầu khách hàng, TMC Cần Thơ hoàn thiện hồ sơ theo mẫu tương ứng Để hoàn thiện hồ sơ xin C/O cần: - Hiểu rõ phân biệt loại C/O; Xác định mẫu C/O khách hàng cần; Tiến hành làm chứng từ giấy tờ cần thiết cho hồ sơ; Xin xác nhận C/O VCCI PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 5.1 Phƣơng pháp thực việc giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ với khách hàng Để đạt hiệu việc giới thiệu dịch vụ công ty đến với khách hàng cần tìm hiểu nắm đặc điểm dịch vụ cơng ty; tìm hiểu thơng tin sơ khách hàng để xác định nhu cầu, hội hợp tác yêu cầu giá trị cảm nhận sử dụng dịch vụ Thông qua website giới 18 thiệu anh/chị đồng nghiệp để hiểu rõ dịch vụ công ty Thông qua danh sách khách hàng sẵn có TMC Cần Thơ cung cấp, chọn khách hàng chưa hợp tác hợp tác với cơng ty lý khơng cịn liên lạc Hoặc thơng qua số nguồn khác tìm kiếm google công ty thành lập hay công ty khu vực thị trường hoạt động TMC Cần Thơ để lập sở liệu khách hàng Chỉ hiểu rõ khách hàng, hiểu rõ dịch vụ công ty trình giao tiếp trình bày vấn đề trọng tâm đánh tâm lý khách hàng, giúp dễ dàng quảng bá hình ảnh cơng ty Vì khách hàng nên kênh giao tiếp chủ yếu sử dụng ứng dụng điện tử skype gọi điện thoại Nhờ vào kỹ gọi điện thoại, cách dẫn dắt vấn đề tinh tế giúp đối thoại với khách hàng trở nên thoải mái hơn, khách hàng dễ dàng tiếp thu thơng tin có ấn tượng với cơng ty Từ đó, hội hợp tác với khách hàng cao Sau kết thúc điện thoại gửi cho khách hàng bảng báo giá dịch vụ giới thiệu Hành động lần đánh dấu diện TMC Cần Thơ mối quan hệ với khách hàng, thể thiện ý hợp tác sẵn sàng phục vụ khách hàng có nhu cầu Trong q trình thực cơng việc trên, có vấn đề xảy tham khảo ý kiến anh/chị cơng ty để đạt kết tốt 5.2 Phƣơng pháp thực việc hoàn thiện hồ sơ xin C/O Nếu quảng bá hình ảnh công ty chủ yếu làm việc với người, cần phát huy tối đa khả giao tiếp ứng xử linh hoạt, hồn thiện hồ sơ xin cấp C/O lại cần tỉ mỉ cẩn thận giấy tờ Mỗi thị trường có mẫu C/O khác phụ thuộc vào thỏa thuận thương mại quốc gia Do dó, cần tìm hiểu phân biệt loại C/O giấy tờ liên quan, quy trình cấp C/O VCCI thơng qua nguồn liệu sẵn có, từ kinh nghiệm anh/chị đồng nghiệp Khi khách hàng yêu cầu xin mẫu C/O đó, phải nắm bắt vấn đề để yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ theo quy định VCCI Dựa giấy tờ khách hàng cung cấp để kiểm tra số liệu thống thơng tin Nếu có sai sót phải trao đổi lại với khách hàng tham khảo ý kiến anh/chị đồng nghiệp để hồn thiện hồ sơ sớm Từ công đoạn xác định giấy tờ có liên quan hồ sơ, đến việc yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ cần thiết, kiểm tra thông tin, số địi hỏi độ xác tuyệt đối Bởi cần sơ 19 suất nhỏ hồ sơ trở nên vô hiệu, vừa thời gian, tốn chi phí, vừa đánh uy tín với khách hàng Nhìn chung cơng việc có phương pháp thực phù hợp để đạt hiệu tối ưu Song, cơng việc có mơ tiếp chung để hồn thành Trước tiên, cần nghiên cứu tài liệu liên quan để nắm vững vấn đề Tiếp theo, tiến hành thu thập tất thơng tin phục vụ cho q trình thực cơng việc Nếu gặp phải khó khăn tham khảo ý kiến chuyên gia (các anh/chị công ty) để giải học hỏi kinh nghiệm Điều quan trọng phải xác định hướng đắn từ đầu để tiến độ công việc đảm bảo, để cơng việc hồn thành với kết tốt chi phí thấp KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Sau trình thực tập thực số cơng việc phân cơng, có nhiều nội dung kiến thức củng cố bổ sung Khi đọc lịch tàu, quan tâm đến thời gian tuyến đường mà hãng tàu cung cấp giảng viên hướng dẫn, phải quan tâm đến tình hình thực tế liệu Vì có trường hợp thời gian bị trễ sớm lịch tàu, có trường hợp hủy tuyến đi, có trường hợp địa điểm đến bị thay đổi,… Về tính cước cho lô hàng Mảng kiến thức củng cố thơng qua q trình làm nhân viên kinh doanh tập Chẳng hạn, khách có lơ hàng trọng lượng 800 kg, với bảng báo sau: Trọng lượng (KG) - 45 45 - 100 100 - 250 250 - 500 >500 Giá (USD) 1.8 1.4 1.2 1.0 1.6 Khi đó, cước gửi hàng cho lơ hàng là: 45 x 1.8 + (100 – 45) x 1.6 + (250 – 100) x 1.4 + (500 – 250) x 1.2 + (800 – 500) x 1.0 = 979 (USD) Về giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - C/O) Vai trò quan trọng C/O giúp nhà nhập hưởng ưu đãi thuế quan thông qua loại C/O Tùy thuộc vào loại hàng hóa đi/đến từ nước có mẫu C/O phù hợp Thực tế, có số mẫu C/O sử dụng phổ biến mẫu A (ưu đãi dùng cho hàng hóa xuất Việt Nam), mẫu B (khơng ưu đãi cho hàng hóa xuất Việt Nam), mẫu D (ưu đãi hàng hóa xuất Việt Nam sang nước ASEAN), mẫu E (Việt Nam - Trung Quốc), mẫu S (Việt Nam - Lào), mẫu AK (Việt Nam ASEAN - Hàn Quốc), Ở nước ta 20 có hệ thống cung cấp C/O Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Thanh Hóa, Vinh, Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu, trải dài khắp nước nhằm đáp ứng nhu cầu nhà xuất nhập Hiện khai C/O trực tiếp VCCI đăng ký C/O trực tuyến, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Thông thường người xin C/O nộp hồ sơ để VCCI kiểm tra, sau nhận lại C/O nộp lệ phí Bộ hồ sơ C/O hồn chỉnh cấp ngày, cán C/O cần xác minh thêm thơng tin thời gian khơng q ngày (kể từ ngày tiếp nhận) kéo dài thêm không ngày (trong trường hợp đặc biệt) Trong hồ sơ xin cấp C/O gồm: đơn xin cấp C/O, mẫu C/O (1 gốc sao), hóa đơn thương mại (commercial invoice - gốc), tờ khai hải quan hàng xuất (đã hoàn thành thủ tục hải quan - sao), phiếu đóng gói (packing list - gốc), vận đơn (bill of lading- sao), tờ khai hải quan hàng nhập hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu nước (1 sao), bảng giải trình quy trình sản xuất số giấy tờ khác Ngoài ra, cách điền thông tin số mẫu C/O tương tự giảng dạy lớp Từ đọc lịch tàu, đọc bảng báo giá tính cước cho lơ hàng, tìm kiếm khách hàng đến hồn thiện hồ sơ xin C/O giới thiệu nghiên cứu ghế nhà trường Va chạm thực tế, quan sát anh/chị đồng nghiệp làm việc nhận thấy có yếu tố học tập, tưởng chừng không quan trọng lại ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thực cơng việc Ở góc độ nghiên cứu học tập, tâm lý vô thoải mái nên bỏ qua nhiều điểm mù thông tin Ở góc độ quan sát, cảm nhận tầm quan trọng vấn đề, thông qua kinh nghiệm truyền đạt anh/chị phần hiểu chất công việc, nắm lỗi hay mắc phải Nhưng đến tự tay thực công việc phân công, có vơ vàn vấn đề phát sinh Trong q trình học tập, giải toán, số liệu sử dụng cho đối tượng Tuy nhiên, thực tế, chẳng hạn báo giá cho khách hàng, khơng phải khách hàng có mức Mức giá bị chi phối mối quan hệ hợp tác, cạnh tranh thay đổi môi trường kinh doanh Về vận đơn Có số loại vận đơn thường gặp vận đơn đường biển (bill of lading – B/L), vận đơn đường hàng không (airway bill – AWB) vận đơn container (container bill) Trong đó, B/L hãng tàu forwarder phát hành Đây chứng từ xác nhận người chuyên chở nhận chở lô hàng, giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa hợp đồng vận chuyển hàng hóa Căn vào tính sở hữu, tính pháp lý hàng hóa vận chuyển, tình trạng bốc xếp hàng hóa, vào ghi vận đơn, vào phương thức thuê tàu hành trình tàu mà có nhiều loại vận đơn khác Chẳng hạn vận đơn 21 hoàn hảo (clean bill), vận đơn tàu chợ (liner bill),… Ngoài ra, cịn có số vận đơn hãng tàu cấp cho shipper (house bill) hay surrender bill (vận đơn điện giao hàng) Về hóa đơn thương mại (commercial invoice) Đây chứng từ người bán phát hành để yêu cầu người mua toán tiền hàng Nội dung cốt lõi hóa đơn thương mại gồm thơng tin người tốn, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị lô hàng, điều kiện sở giao hàng phương thức toán Cũng tương tự vận đơn, hóa đơn thương mại có nhiều loại tùy theo chức hóa đơn tạm tính, hóa đơn thức, hóa đơn chi tiết,… Ngồi chứng từ tốn, hóa đơn thương mại cịn xuất trình mua bảo hiểm hàng hóa hay xuất trình cho hải quan để đóng thuế thơng quan hàng hóa Về phiếu đóng gói (packing list – P/L) Là bảng kê khai tất hàng hóa lơ hàng người bán phát hành Nội dung P/L gồm tên hàng hóa, quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng thể tích kiện hàng Thơng qua P/L tính tốn thời gian dỡ hàng lên kế hoạch bố trí lưu kho hàng hóa Bên cạnh đó, P/L giúp người mua dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa nhận được, từ giúp tiết kiệm thời gian tránh sai sót Về hàng nguyên cont (FCL) hàng lẻ (LCL) Đối với lơ hàng FCL, trách nhiệm đóng hàng vào cont thuộc người gửi hàng người nhận chịu trách nhiệm dỡ hàng Cont niêm phong kẹp chì sau đóng đủ hàng làm thủ tục hải quan kiểm hóa Nghiệp vụ thường áp dụng cho lô hàng đồng chủng loại hàng hóa Do việc xếp, kiểm tra chăm sóc hàng thuận tiện so với nghiệp vụ LCL LCL phù hợp cho kiện hàng nhỏ, để tiết kiệm chi phí, chủ hàng đồng ý đóng hàng chung với loại hàng hóa khác cont Việc gom hàng công ty giao nhận người chuyên chở thực Tại cảng đến, người nhận vận chuyển cont kho riêng tiến hành rút hàng trường hợp hàng nguyên cont Đối với hàng lẻ, đại lý giao nhận vận chuyển cont trạm hàng lẻ Ở đó, người giao nhận tiến hành rút tách lô hàng để giao cho người nhận thật Tuy có khác biệt số cơng đoạn hai nghiệp vụ có chung mục đích tạo thuận tiện cho hoạt động thương mại giới Phát sinh từ nhu cầu nhà xuất nhập khẩu, thị trường xuất thêm số nghiệp vụ gửi hàng nguyên cont – nhận hàng lẻ gửi hàng lẻ - nhận hàng nguyên cont Trong hoạt động thường ngày, anh chị đồng nghiệp hay sử dụng từ ngữ chuyên ngành để làm việc truyền đạt kinh nghiệm với Từ từ ngữ đơn giản tên loại chứng từ (bill of lading, commercial invoice, packing list hay certificate of origin) làm quen 22 trước Đến loại phí demurrage (DEM – phí lưu cont bãi), detention (DET – phí lưu cont kho), hay số từ ngữ khác consolidator (người gom hàng nghiệp vụ LCL), master bill of lading (MBL – vận đơn chủ), house bill of lading (HBL – vận đơn nhà) anh/chị đề cập đến sử dụng thường xuyên Đây vừa hội tốt để củng cố từ vựng tiếng anh chuyên ngành, vừa điều kiện để học tập thêm từ cách sử dụng chúng Về kê khai hải quan Cơ bản, khai hải quan cho hàng nhập hàng xuất tương tự Đều khâu chuẩn bị chứng từ kết thúc việc thơng quan hàng hóa Bộ chứng từ khai hải quan gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy phép xuất/nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa số giấy tờ khác hải quan yêu cầu Công đoạn chuẩn bị chứng từ vô quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ khai báo chi phí hải quan Sau tập hợp đầy đủ chứng từ tiến hành nộp tờ khai hải quan lấy kết phân luồng Hiện tại, có luồng luồng xanh, luồng vàng luồng đỏ Đối với luồng xanh, cơng ty đến cảng lấy hàng hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế Đối với luồng vàng, công ty cần xuất trình hồ sơ cho cán hải quan xem xét Đối với luồng đỏ, luồng tốn nhiều chi phí Vì sau cán hải quan xét duyệt hồ sơ, phải chuyển sang đội kiểm hóa để kiểm tra Như vậy, q trình kê khai hải quan nhanh hay chậm, chi phí cao hay thấp hồn tồn phụ thuộc vào mức độ xác chứng từ việc phân luồng hải quan 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp đƣợc học hỏi Những kiến thức giảng dạy ghế nhà trường vô quan trọng kỹ xã hội cịn quan trọng Để hồn thành tốt công việc, người cần trang bị kỹ cần thiết ngồi kiến thức chun mơn Nếu chun mơn nghiệp vụ điều kiện cần, kỹ điều kiện đủ để thăng tiến công việc Ở vị trí nhân viên kinh doanh, kỹ giao tiếp, cách dẫn dắt vấn đề, cách đặt câu hỏi để khai thác thông tin cách tự nhiên khả thuyết phục khách hàng kỹ vô quan trọng Hay kỹ gọi điện thoại, trả lời thư điện tử không phần quan trọng Kết hợp kỹ kiến thức sản phẩm dịch vụ công ty giúp buổi gặp gỡ khách hàng thành công tốt đẹp, đem hợp đồng quảng bá hình ảnh tốt đẹp cho cơng ty Kỹ giao tiếp Đây phức hợp quy tắc, nghệ thuật ứng xử người sống Bao gồm tất kỹ nghe, hiểu, diễn đạt (hay 23 thuyết trình, đàm phán), quan sát kiểm sốt cảm xúc chí cách đặt vấn đề,… thơng qua ngơn ngữ nói viết hành động phi ngơn ngữ Bao gồm đối thoại trực tiếp thông qua hộp thư điện tử gọi điện thoại Kỹ tồn người, có người sử dụng hiệu ngược lại Nguyên nhân dẫn đến khác biệt luyện tập kết hợp với bổ trợ kiến thức để trở thành nghệ thuật giao tiếp tinh tế Kỹ giao tiếp tốt chìa khóa vạn giúp cá nhân tự tạo nắm bắt hội phát triển Lắng nghe không giúp khách hàng cảm thấy tơn trọng mà cịn giúp thấu hiểu nhu cầu khách hàng Từ lựa chọn thông tin đắt giá kết hợp với cách đặt vấn đề khéo léo diễn đạt thuyết phục dễ dàng có mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng tìm kiếm lợi nhuận từ mối quan hệ tương lai Tuy nhiên q trình tiếp nhận thơng tin cần ý kiểm soát cảm xúc, tránh biểu ngán ngẩm hay mệt mỏi Tương tự, trình bày vấn đề cần quan sát đến cảm xúc người đối diện tránh trường hợp độc thoại - để đạt hiệu tốt Đối với kỹ gọi điện thoại yếu tố vô quan trọng Để đạt hiệu giao tiếp tối đa thông qua gọi thoại cần xác định mục tiêu chuẩn bị trước nội dung nhằm tránh lãng phí thời gian khơng pha lỗng nói chuyện Ngồi trước bắt đầu cần xưng danh cho thoại, ý tốc độ nói, khéo léo nhắc lại nội dung, tránh trường hợp để điện thoại chế độ chờ lâu, không gác máy đột ngột làm ảnh hưởng đến hiệu gọi Đối với kỹ gửi email Email thường sử dụng để gửi bảng báo giá tập tin có dung lượng thơng tin lớn Thơng qua hình thức nội dung email người nhận đánh giá mức độ chuyên môn người gửi Về bản, email cần có tiêu đề nhằm thu hút ý giúp người nhận dễ dàng phân loại hộp thư Về phần nội dung, phải thể người gửi ai, mục đích thư Bên cạnh đó, nội dung cần súc tích, rõ ràng, có lời chào mở đầu kết thúc thiện ý tương lai Do tính chất hoạt động thương mại quốc tế nên thời gian yếu tố vô quan trọng định thành công thương vụ Vì kỹ quản lý thời gian hiệu vô cần thiết Trong tất nghiệp vụ từ giao nhận cont, làm hàng, đóng hàng đến thủ tục hải quan, cảng vụ, lịch tàu chậm trễ làm phát sinh chi phí Bên cạnh đó, địi hỏi người nhân viên kinh doanh phải có trí nhớ tốt, nắm bắt thơng tin thị trường nhanh chóng ứng phó linh hoat để giải vấn đề cách hiệu có phát sinh 24 Kỹ sử dụng ngoại ngữ thành thạo lợi để hồn thành tốt cơng việc Do hầu hết chứng từ, hợp đồng soạn thảo tiếng anh nên bắt buộc phải có khả ngoại ngữ để hiểu làm việc Đặc biệt từ tiếng anh chuyên ngành, cần nắm rõ nghĩa hồn cảnh sử dụng để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến giá trị chứng từ Ngoài ra, mơi trường làm việc văn phịng cịn rèn luyện cho nhân viên sử dụng thành thạo máy tính, phần mềm ứng dụng thiết bị văn phòng máy in, máy photo,… Những yếu tố thúc đẩy tiến độ công việc thực nhanh hiệu 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn đƣợc tích lũy Thơng qua lần gọi điện thoại cho khách hàng, tác giả trang bị cho thân số kinh nghiệm như: - Mở đầu đối thoại phải giới thiệu thân công ty cách ngắn gọn; - Chuẩn bị trước nội dung cho đối thoại; Tránh độc thoại có tốc độ nói vừa phải; - Giữ gọi liên tục, tránh trường hợp gác máy đột ngột; - Gửi lời cảm ơn thể thiện chí hợp tác tương lai chào tạm biệt Trong trình soạn mail, tác giả đút rút số học như: - Thư phải có tiêu đề, nội dung ngắn gọn, mạch lạc; - Mở đầu kết thúc cần có lời chào; - Giới thiệu thân, công ty dịch vụ công ty; - Khi có tập tin kèm theo phải ghi để người nhận kiềm tra xem xét; - Trước kết thúc, cần có thơng tin mong muốn hợp tác với người nhận tương lai Nhờ va vấp nhiều khó khăn q trình thực hồ sơ xin cấp C/O, tác giả rút vài kinh nghiệm cho thân Về mặt số liệu, cần kiểm tra cẩn thận phát có sai sót, kịp thời thơng báo cho khách hàng chỉnh sửa Trong tình chứng từ bị thiếu so với yêu cầu, thơng báo khách hàng khơng nhận lỗi Trường hợp cần ứng xử khéo léo linh hoạt để vừa nhận bảng bổ sung hồn chỉnh hồ sơ vừa khơng làm lịng khách hàng 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập Nhờ hướng dẫn chia sẻ kinh nghiệm quý báo anh/chị đồng nghiệp công ty, kết thúc đợt thực tập, tác giả hoàn thiện hồ sơ xin cấp C/O mẫu D cho công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập dược thú y HT 25 Bên cạnh đó, tác giả gọi điện thoại để giới thiệu dịch vụ TMC Cần Thơ cung cấp cho gần 60 khách hàng Từ cung cấp danh sách 40 khách hàng tiềm cho công ty Hy vọng danh sách sỡ liệu hữu ích cho cơng tác phát triển mạng lưới khách hàng cho công ty thời gian tới TÀI LIỆU THAM KHẢO Giới thiệu (k.n) Truy cập từ http://thamico.com/pages/ve-chung-toi Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi (k.n) Truy http://thamico.com/pages/tam-nhin-su-menh-gia-tri-cot-loi cập từ Lê Thị Thùy Vân (Ngày 22 tháng 02, năm 2017) Thị trường tài tiền tệ 2015 triển vọng 2016 Tạp chí ngân hàng Truy cập từ http://tapchinganhang.com.vn/thi-truong-tai-chinh-tien-te-2015-va-trienvong-2016.htm Hoàng Vũ (Ngày 29 tháng 12, năm 2017) Chốt năm 2017, tỷ giá USD/VND xuyên thủng chốt chặn VnEconomy Truy cập từ http://vneconomy.vn/chot-nam-2017-ty-gia-usd-vnd-xuyen-thung-ca-chotchan-20171229211044968.htm Ngô Minh (Ngày 30 tháng 01, năm 2018) Năm 2018, tỷ giá USD/VND điều chỉnh – 2% hợp lý VnEconomy Truy cập từ http://vneconomy.vn/nam2018-ty-gia-usd-vnd-dieu-chinh-1-2-la-hop-ly-20180130102037965.htm Ngơ Trí Long (Ngày 08 tháng 01, năm 2018) Thách thức kiểm soát lạm phát năm 2018 Nhân dân Truy cập từ http://www.nhandan.com.vn/kinhte/item/35219502-thach-thuc-kiem-soatlam-phat-nam-2018.html Theo tapchithue.com.vn (Ngày 15 tháng 05, năm 2017) Dịch vụ logistics trước thách thức hội nhập Tạp chí tài Truy cập từ http://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/tai-chinh-doanh-nghiep/dichvu-logistics-truoc-thach-thuc-hoi-nhap-113533.html 26 Thủ tướng phủ nước Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2012) Quyết định ban hành chương trình hành động thực chiến lược xuất nhập hàng hóa thời kỳ 2011-2020, định hướng đến năm 2030 (số 950/QĐ-TTg) Truy cập từ https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Xuatnhap-khau/Quyet-dinh-950-QD-TTg-nam-2012-Chuong-trinh-hanh-dong144360.aspx PHỤ LỤC Phụ lục 1: Các chi nhánh TMC 2004 • Thành lập TMC Bình Dương Hà Nội 2005 • Thành lập TMC Hải Phịng Đà Nẵng 2008 • Thành lập TMC Vinh 2010 • Thành lập TMC Đồng Nai Cần Thơ 2017 • Thành lập TMC Bạc Liêu (Nguồn: Công ty cổ phần Thái Minh) Phụ lục 2: Bảng tỷ trọng loại hình dịch vụ TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 -2017 ĐVT: % Loại hình dịch vụ Tỷ trọng 2015 Tỷ trọng 2016 Tỷ trọng 2017 Giao nhận vận tải biển 72.7 71.4 70 Thủ tục hải quan 16.1 17 17.8 Hàng nội địa 8.1 8.5 8.9 Hàng không 3.1 3.1 3.3 Tổng 100 100 100 27 (Nguồn: Công ty cổ phần Thái Minh) Phụ lục 3: Bảng cấu thị trường kinh doanh TMC Cần Thơ năm 2017 ĐVT: % Thị trường Năm 2017 Cần Thơ 82.6 An Giang 9.4 Vĩnh Long 4.7 Hậu Giang 3.3 (Nguồn: Công ty cổ phần Thái Minh) Phụ lục 4: Doanh thu lợi nhuận TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 ĐVT: Triệu VND Chỉ tiêu 2015 Doanh thu 43,232.4 Lợi nhuận 6,484.8 Phần trăm chênh lệch 2016 - 2015 Phần trăm chênh lệch 2017 - 2016 2016 2017 49,289 59,161 14% 20% 6,661.8 9,154.8 2.7% 37.4% (Nguồn: Công ty cổ phần Thái Minh) 28 ... chung công ty cổ phần Thái Minh 2.1.1 Tổng quan công ty cổ phần Thái Minh 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Thái Minh 2.2 Giới thiệu văn phịng đại diện cơng ty Thái Minh Cần. ..TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ SINH VIÊN THỰC HIỆN:... - Văn phịng air: tổ chức thực công việc liên quan đến hàng air cơng ty 2.2 Giới thiệu văn phịng đại diện công ty Thái Minh Cần Thơ 2.2.1 Tổng quan TMC Cần Thơ Văn phịng đại diện cơng ty cổ phần