Nhân viên chứng từ tại công ty cổ phần thái minh văn phòng đại diện cần thơ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ NGUYỄN THỊ DIỄM HUYỀN An Giang, tháng năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ DIỄM HUYỀN MSSV: DKQ131310 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN: LÊ THỊ NGỌC TIỀN An Giang, tháng năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG - IV DANH MỤC HÌNH V DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VI NỘI DUNG 1 LỊCH LÀM VIỆC GIỚI THIỆU CÔNG TY 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Nhân - BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUN NGÀNH VÀ MƠI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP (THỰC TRẠNG) 3.1 Hoạt động chuyên ngành - 3.1.1 Hoạt động dịch vụ - 3.1.2 Thị trường 3.1.3 Đối tác - 3.1.4 Đối thủ cạnh tranh 3.1.5 Kết hoạt động kinh doanh 3.1.6 Một số rủi ro làm ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp 3.1.7 Kết luận - 10 3.2 Môi trƣờng làm việc đơn vị 10 3.2.1 Trang thiết bị 10 3.2.2 Tinh thần làm việc 11 3.2.3 Chế độ sách 11 3.2.4 Mối quan hệ nhân viên - 12 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG - 13 ii 5.PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU TỪNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG - 14 5.1.Phƣơng pháp thực công việc 14 5.2 Nội dung cơng việc cần tìm hiểu - 14 5.2.1 Quy trình hàng xuất - 14 5.2.2 C/O - cách phân biệt công dụng - 16 5.3 Nội dung công việc đƣợc phân công - 18 5.3.1 Booking Note - 18 5.3.2 Bill of lading 18 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP - 20 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố - 20 6.2 Những kỹ thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc - 20 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc 22 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp - 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO - 24 PHỤ LỤC - 25 iii DANH MỤC BẢNG Bảng Lịch làm việc - iv DANH MỤC HÌNH Hình Cơ cấu nhân TMC Cần Thơ -5 Hình Cơ cấu tỉ trọng dịch vụ kinh doanh TMC Cần Thơ năm 2017 - Hình Biểu đồ cấu khu vực kinh doanh chủ yếu TMC Cần Thơ năm 2017 - Hình Doanh thu lợi nhuận TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 - v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Nghĩa từ viết tắt Từ viết tắt B/L Bill of Lading – vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin FCL Hàng nguyên kiện, hàng full GVHD Giáo viên hướng dẫn HBL House Bill LCL Hàng lẻ MBL Master Bill SI Chi tiết làm vận đơn đường biển TEU Đơn vị đo containers TMC Công ty Cổ Phần Thái Minh TMC Cần Thơ Cơng ty Cổ phần Thái Minh – Văn phịng Đại diện Cần Thơ vi NỘI DUNG LỊCH LÀM VIỆC Bảng Lịch làm việc GVHD Tuần Công việc - - - - - - - - - Nhận xét Đến báo danh với đơn vị thực tập Nộp giấy giới thiệu thực tập, Giấy xác nhận thực tập Quan sát trình làm việc đơn vị thực tập Đọc giới thiệu doanh nghiệp, học cách sử dụng thiết bị văn phòng máy in, máy fax, máy photo Tìm hiểu quy trình hàng xuất đường biển Tìm hiểu C/O cách phân biệt Học cách đọc lịch tàu, tìm hiểu thêm cảng biển giới Tập làm bảng báo giá Tìm hiểu quy trình xuất hàng hóa đường hàng khơng Tập cách tính cước hàng hóa đường hàng khơng Tìm hiểu quy trình đặt tàu Nhận liên hệ trực tiếp khách hàng để thu thập thông tin cần cho việc đặt tàu Thực đặt tàu với hãng tàu Kiểm tra thông tin booking note gửi lại cho khách hàng Học cách phân loại B/L, Ký tên kiểm tra thông tin B/L - - - Tiếp xúc với chứng từ thực tế Kiểm tra thông tin B/L, xác định thông tin quan trọng loại Học MBL Liên hệ hãng tàu đề nghị cấp MBL Học HBL Liên hệ hãng tàu đề nghị cấp MBL Làm HBL hàng FCL Thực trình đặt tàu Làm HBL hàng FCL Liên hệ hãng tàu đề nghị cấp MBL Tính cước vận chuyển, lập bảng báo giá, gửi email cho khách hàng Thực trình đặt tàu Làm HBL hàng FCL Liên hệ hãng tàu đề nghị cấp MBL Tính cước vận chuyển, lập bảng báo giá, gửi email cho khách hàng Thực trình đặt tàu Làm HBL hàng FCL Liên hệ hãng tàu đề nghị cấp MBL Tính cước vận chuyển, lập bảng báo giá, gửi email cho khách hàng khơng khí, nhiểm tiếng ồn, mà khơng gian thoải mái, yếu tố cần cho nhân viên nào, lựa chọn hợp lý cho nhân viên văn phòng 3.2.2 Tinh thần làm việc Tinh thần làm việc chuyên nghiệp, nhân viên có vị trí riêng, nhiệm vụ riêng, việc trao đổi chia sẻ thông tin trực tiếp, nhanh chóng rõ ràng, nhân viên giao tiếp thoải mái giúp đỡ trong công việc, thời gian làm việc quy định rõ, có đủ thời gian nghỉ trưa để bắt đầu cơng việc Ngồi lúc trao đổi mục đích công việc tất nhân viên nghiêm túc hồn thành phần việc mình, khả giải vấn đề khách hàng gặp phải cách nhanh chóng, giao tiếp thân thiện ln tạo cảm giác thoải mái cho người đối diện Thái độ làm việc nghiêm túc, lấy công việc trung tâm người xoay quanh để hồn thành cơng việc giao, khơng xuất tình trạng làm việc đối phó, lách việc đùng đẩy trách nhiệm, góp phần làm môi trường làm việc trở nên sinh động hơn, có khơng khí 3.2.3 Chế độ sách Mặc dù khơng có số cụ thể, nhiên chế độ sách lương, thưởng phúc lợi cho nhân viên đề cao, nên việc nhân viên gắn bó doanh nghiệp thể phần sách tổng cơng ty Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên bảo hiểm đầy đủ, vừa đảm bảo quyền lợi cho nhân viên công ty vừa hạn mức thu hút nhân tài bên ngồi, sách thưởng phạt minh bạch, tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn, bên cạnh chế tài thực quy định nhằm ngăn chặn xử lý trường hợp làm ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên nữ mang thai, cho nhân viên có thâm niên làm việc lâu dài cho công ty, cho trường hợp bảo hiểm thất nghiệp tạm thời, bảo hiểm y tế tai nạn bất ngờ trang bị đầy đủ, tạo nên cảm giác an tâm làm việc lòng nhân viên với cảm giác xem trọng họ 11 3.2.4 Mối quan hệ nhân viên Các nhân viên văn phịng ln giữ gìn mối quan hệ thân thiện hịa nhã với nhau, việc giúp đỡ cơng việc bình thường, vấn đề giao tiếp nội thoải mái điều giúp khơng khí làm việc trở nên sôi không áp lực 12 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG Đầu tiên hiểu rõ quy trình hàng xuất, nhân viên xuất nhập phải hiểu chất q trình hàng hóa xuất đi, nắm chất trình gồm bước nào, bước cần phải thực trình tự để hoàn thành bước đó, sở phân chia trách nhiệm cho thành phần nhân viên phận khác nhau, lập chứng từ nhân viên phận chứng từ thực hiện, xếp, kiểm tra hàng hóa, khai C/O nhân viên trường xuất nhập đảm nhiệm Thứ hai phải làm loại chứng từ B/L, Booking Note phải hiểu rõ chất loại chứng từ này, nắm vững kiến thức cần thiết, thông tin bản, bước thực để hoàn thành chứng từ hồn thiện, phục vụ cho q trình xuất hàng Thứ ba nhận điện thoại từ khách hàng, giao tiếp hãng tàu phục vụ cho công tác lập B/L, việc liên hệ với khách hàng để xác nhận thông tin nào, cần phải khai thác thông tin cần thiết từ khách hàng cách nào, làm trình lập B/L sảy sơ sót Thứ tư kiểm tra tính xác B/L, việc địi hỏi điều gì, người kiểm tra cần có tố chất nào, cần ý vào điều quan trọng, sau xác nhận lỗi B/L cần làm tiếp theo… Ngồi việc tính cước phí lơ hàng ln phải nắm vững, để lập bảng báo giá nhanh xác cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng cần thiết Cuối phân biệt loại C/O, làm để phân biệt loại C/O, loại có cơng dụng nào, cần phải lưu ý điều q trình làm C/O khơng… 13 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU TỪNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 5.1 Phƣơng pháp thực cơng việc Tìm hiểu Cơng ty Cổ phần Thái Minh: Việc tìm hiểu cơng ty thực trước đến đơn vị thực tập tuần từ website công ty, website đề cập thông tin thời gian thành lập Công ty, tầm nhìn sứ mệnh doanh nghiệp, cột mốc quan trọng trình hình thành phát triển TMC (từ năm 1998 đến nay), với loại hình kinh doanh sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Bên cạnh đó, đến với đơn vị thực tập (TMC Cần Thơ) có hội tìm hiểu cấu nhân doanh nghiệp mơ hình quản lý nhân mà doanh nghiệp lựa chọn, giải thích rõ ưu nhược điểm mơ hình quản lý nhân Tham khảo ý kiến chuyên gia lĩnh vực xuất nhập Việc thu thập thông tin thông qua chuyên gia ngành biện pháp thu thập liệu có tính thực tế cao nhất, thơng tin chia sẻ từ chuyên gia chủ yếu kinh nghiệm tích lũy thơng qua q trình làm việc lâu dài, thơng tin hữu ích cho việc thực báo cáo thực tập Thu thập thông tin từ tài liệu sách, giáo trình chuyên ngành báo mạng Internet Đây nguồn thông tin vô hạn, liệu thứ cấp tận dụng được, nhiên, việc thu thập thơng qua q trình kiểm tra chọn lọc cẩn thận để tránh sai lệch, đặc biệt thông tin hỗ trợ cần phải so sánh với thực tế để đảm bảo tính hữu dụng chúng Quan sát trực tiếp trình làm việc nhân viên xuất nhập Việc quan sát thực tế trình làm việc, để nắm rõ điểm khác biệt công việc thực tế cơng việc mơ tả giáo trình 5.2 Nội dung cơng việc cần tìm hiểu 5.2.1 Quy trình hàng xuất Việc tìm hiểu quy trình hàng xuất thông qua chia Anh(Chị) nhân viên xuất nhập khẩu, hiểu biết thông qua giảng dạy giảng viên, biết quy trình hàng xuất từ người mua đến tay người bán cần thơng qua q trình cụ thể sau: 14 Đầu tiên đàm phán ký kết hợp đồng theo quy định, hợp đồng cần có đủ thông tin hai bên tham gia điều khoản cần thiết cần đề cập tên hàng hóa, giá trị hợp đồng, điều kiện giao hàng, phương thức toán, bảo hiểm hàng, kiểm tra hàng,… Bước hai đặt booking lấy container rỗng, ví dụ trình book tàu thực người bán bán theo điều kiện CIF (vì bán theo FOB việc book tàu giao cho consignee đảm nhiệm) việc liên hệ với hãng tàu forwarder để tìm hãng tàu tốt có mức giá phù hợp cho lơ hàng cần xuất Quy trình lấy container rỗng cảng sau có booking, cầm booking cảng đổi lấy booking confirmation thương vụ cảng hay gọi “đổi lệnh” nhằm xác nhận với hãng tàu đồng ý lấy container seal Bước ba chuẩn bị hàng xuất kiểm tra hàng xuất, sau chuẩn bị đầy đủ hàng hóa đảm bảo số lượng chất lượng cho bên mua, nhân viên xuất nhập lên kế hoạch lấy container đóng hàng kiểm tra lại hàng lần thứ trước niêm seal, việc kiểm tra phải tiến hành kỹ, minh bạch cẩn thận xem container có lủng hay hư ván sàn hay khơng để đảm bảo an tồn cho hàng hóa tránh tranh chấp chi phí bồi thường phát sinh hãng tàu nhận lại container không kiểm tra ban đầu Bước bốn đóng gói hàng ký hiệu chuyên chở, bước mà người làm xuất nhập phải kết hợp với đội ngũ kỹ thuật công nhân nhà máy hay cảng ( tùy theo service term CY/CY, CY/Door hay Door/Door) để đóng hàng, phải trọng đến việc chọn pallet chủng loại, kích thước, đóng lớp carton theo quy định người nhập hàng, sau ghi ký hiệu, in ấn lên package, thông thường đa số hàng LCL phải ghi shipping mark (ký hiệu chuyên chở) cịn hàng FCL khơng thiết phải có Việc ghi shipping mark phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh (net weight), trọng lượng bì (gross weight), ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cần điều kiện nhiệt độ phù hợp…) Bước năm mua bảo hiểm cho lô hàng, bước không bắt buộc, tùy theo thỏa thuận đôi bên việc chủ hàng muốn có thêm đảm bảo cho lô hàng hay không, tùy theo điều kiện xuất hàng mà phân chia trách nhiệm mua bảo hiểm hai bên, thơng thường mức mua bảo hiểm 2% tổng giá trị hàng hóa Bước sáu làm thủ tục hải quan nhằm mục đích giúp quan hải quan quản lý số lượng giá trị hàng hóa nghĩa vụ đóng thuế hàng 15 chủ hàng Nếu trường hợp đóng hàng kho giao hàng xong làm thủ tục hải quan, cịn đóng hàng cảng phải đăng ký làm thủ tục hải quan trước container hạ Sau mở tờ khai hải quan, nhân viên phải đến đăng ký cho tờ khai để lãnh đạo hải quan ký tên đảm bảo hàng hóa thơng quan sau phân luồng Nếu lơ hàng khơng có vấn đề vào luồng xanh, trường hợp lơ hàng thuộc dạng kiểm tra vào luồng vàng luồng đỏ Bước bảy lập chứng từ, sau bước thông quan cho lô hàng, chủ hàng cần cung cấp chi tiết làm vận đơn (SI) cho hãng tàu để làm vận đơn, thực trước cắt máng (cut off) Việc vận chuyển container lên tàu việc hãng tàu, kết thúc nhận vận đơn đường biển vận đơn gốc surrender bill Cuối tốn tiền hàng, hồn thành nhân viên xuất nhập khẩu, chứng từ toán gồm hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) giấy chứng nhận khử trùng, trường hợp hợp đồng tốn phương thức L/C chủ hàng cần nộp chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo 5.2.2 C/O - cách phân biệt công dụng Bên cạnh kiến thức học với chia thực tế đến từ Anh (Chị) TMC Cần Thơ, giúp có hiểu biết C/O sau: C/O (Certificate of Origin) giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa quan có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền nước xuất cấp để chứng nhận xuất xứ sản phẩm nước theo quy tắc xuất xứ Tại nước ta việc cấp C/O Phịng Thương Mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) Việc khai báo để làm C/O phải rõ ràng, xác, có liên quan đến hướng miễn giảm thuế hàng hóa xuất sang nước có chế độ ưu đãi thuế quan, điều tương đối quan trọng giá trị thuế quan tính sản phẩm xuất đi, có ảnh hưởng đến giá hàng hóa thị trường xuất khẩu, việc hàng hóa hướng chế độ ưu đãi thuế quan góp phần nâng cao sức cạnh tranh hàng hóa thị trường ngoại quốc C/O cấp theo quy tắc xuất xứ hưởng ưu đãi thuế quan tương ứng nhập hàng hóa vào nước nhập dành cho ưu đãi 16 đó, C/O thường quy định theo form riêng nhằm phân biệt dễ dàng Một số form C/O sử dụng nước ta: C/O form A: ưu đãi thuế quan phổ cập GSP cấp cho Việt Nam xuất sang nước C/O form D: hàng xuất sang nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT C/O form E: hàng xuất sang Trung Quốc nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN - Trung Quốc C/O form S: hàng xuất sang Lào thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định Việt Nam – Lào C/O form AK: hàng xuất sang Hàn Quốc nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN – Hàn Quốc C/O form GSTP: hàng xuất sang nước tham gia hệ thống ưu đãi thương mại toàn cầu (GSTP) cho Việt Nam hưởng ưu đãi GSTP C/O form B: hàng xuất sang tất nước, cấp theo quy định xuất xứ không ưu đãi C/O form ICO: cấp cho sản phẩm từ cà phê trồng thu hoạch Việt Nam xuất sang tất nước theo quy định Tổ chức cà phê giới (ICO) C/O form T: cấp cho hàng dệt may xuất sang EU theo hiệp định dệt may Việt Nam – EU C/O form Mexico: cấp cho hàng dệt may, giày dép xuất sang Mexico theo quy định Mexico C/O from Venezuela: cấp cho hàng xuất sang Venezuela theo quy định Venezuela C/O form Peru: cấp cho hàng giày dép xuất sang Peru theo quy định Peru Trường hợp hàng xuất không cấp C/O, theo yêu cầu khách hàng, quan chức nước nhập khẩu, đề nghị doanh nghiệp, Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam cấp Giấy chứng nhận thực trạng hàng hóa như: chứng nhận hàng tạm nhập tái xuất, chứng nhận hàng gia công đơn giản Việt Nam… 17 Lưu ý trình đề nghị cấp C/O, bên cạnh thông tin cần thiết chứng từ liên quan để làm rõ xuất xứ hàng hóa, VCCI yêu cầu xuất trình thêm chứng từ khác cơng văn giải trình số vấn đề cụ thể, hợp đồng, L/C, mẫu vật, mẫu hình sản phẩm, nguyên liệu sử dụng hay tiến hành kiểm tra thực tế sản xuất sản phẩm Việc khai báo q trình làm C/O cần xác tất chứng từ liên quan đến việc cấp C/O, nội dung chứng từ phải xác thực hợp lệ thống 5.3 Nội dung công việc đƣợc phân công 5.3.1 Booking Note Nhân viên chứng từ có nghĩa vụ lấy booking hãng tàu, có yêu cầu từ chủ hàng, tiến hành tìm kiếm chọn lựa hãng tàu có lịch tàu tuyến đường phù hợp Tiếp theo cần liên hệ cho nhân viên kinh doanh thông báo mức giá thỏa thuận mức chủ hàng yêu cầu Viết e-mail cho chủ hàng để chốt giá, sau gửi yêu cầu lấy booking cho hãng tàu chọn Trường hợp hãng tàu sau kiểm tra chổ đồng ý họ gửi booking confirmation (xác nhận đặt tàu), ngược lại nhân viên phải lập lại trình tự Cuối trường hợp nhận xác nhận đặt tàu hãng tàu, nhân viên liên hệ thông báo cho chủ hàng hồn thành trình tự 5.3.2 Bill of lading Quá trình lập vận đơn đường biển diễn mặc định, bắt đầu sau nhận SI từ chủ hàng, nhân viên có nhiệm vụ hỏi chủ hàng muốn lấy loại vận đơn HBL Forwarder phát hành, trường hợp chủ hàng muốn sử dụng MBL nhân viên phải liên hệ với hãng tàu đề nghị cấp MBL, vận đơn làm phải đảm bảo có nội dung đầy đủ xác giống với chi tiết làm vận đơn chủ hàng gửi đến Mọi thông tin B/L phải thật xác có liên quan mật thiết với việc người nhận có nhận hàng hay khơng, thông tin vận đơn sảy vấn đề việc giao dịch bị ngưng lại, ảnh hưởng đến chi phí phát sinh uy tín cơng ty, nên việc kiểm tra thơng tin B/L vô cần thiết quan trọng, bước bắt buộc phải làm trước chuyển cho chủ hàng Trường hợp phát sai sót B/L phải nhanh chóng thơng báo cho chủ hàng để sửa đổi kịp thời, với xác nhận lại với chủ hàng thông tin quan trọng vận đơn để phịng ngừa sai sót tả chủ hàng nhầm lẫn 18 B/L (Bill of Lading) cấp sau thời điểm hàng hóa bốc xong lên tàu (Shipped on board), thời điểm phát hành B/L có ý nghĩa quan trọng tốn quốc tế B/L chứng chứng minh người bán hoàn thành nghĩa vụ với người mua Bên cạnh việc chứng hợp đồng vận tải, B/L chứng từ sở hưu hàng hóa đồng thời giấy chứng nhận hàng xếp lên tàu Một B/L phải có đầy đủ bảy bản, chia làm gốc coppy (trong có lý) B/L có nhiều tác dụng giao nhận vận tải, vừa sở pháp lý dùng để điều chỉnh mối quan hệ bên, vừa để hải quan làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa, vừa chứng từ chứng từ toán, khiếu nại bảo hiểm, đồng thời số loại bill cịn có tác dụng cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa ghi bill Thực tế, hình thức mặt trước B/L hãng tàu khác khác nhau, có loại B/L có nhiều ơ, có tên logo hãng tàu, có loại lại khơng ghi tên hãng tàu, có loại tên địa hãng tàu ghi góc bên trái, có loại ghi góc bên phải góc bên trái Việc hãng tàu sử dụng hình thức khác khơng ảnh hưởng đến tác dụng vận đơn miễn B/L phải có đầy đủ thơng tin cần thiết tiêu đề B/L, số vận đơn, ngày cấp, tên công ty vận tải, bên tham gia, tên cảng bốc hàng dỡ hàng, tên tàu chở hàng số hiệu tàu đó, mơ tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thể tích lơ hàng, tổng số containers, cước phí vận chuyển loại phụ phí, chữ ký bên phát hành vận đơn 19 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu: củng cố lại kiến thức nghiệp vụ ngoại thương giao nhận vận tải quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển, ngồi thực tế quy trình phức tạp nhiều so với diễn giải sách, lô hàng xuất cần thông qua nhiều thủ tục, công sức, quen thuộc, kinh nghiệm làm việc, chi phí chìm (thời gian, cơng sức ) khơng có thước đo quy định được, vấn đề phát sinh kèm với lơ hàng đa dạng hơn, mn hình mn vẻ, việc nhân viên xuất nhập cần kết hợp chặt chẽ với thống khâu điều cần thiết Kiến thức vận đơn đường biển, cách phân loại, lưu ý lập vận đơn, trường hợp nào, loại vận đơn hãng tàu cấp, trường hợp Forwarder cấp, cấp loại Kiến thức tính cước phí cho lơ hàng, so với học việc tính cước cho lơ hàng có phần tương tự xét trường hợp lơ hàng có trọng lượng 500 kg bảng giá quy định sau: Trọng lượng (kg) - 45 45 - 100 100 - 250 250 - 500 > 500 Giá (USD) 1.8 1.6 1.4 1.2 1.0 Giá cước lô hàng là: 45*1.8 + (100 - 45)*1.6 + (250 – 100)*1.4 + (500 – 250)*1.2 = 679 USD Những kiến thức tiếng anh chuyên ngành xuất nhập luôn xuất hiện, từ lập chứng từ, đọc hiểu thông tin hàng hóa, giao tiếp với khách hàng, đối tác tiếng anh chuyên ngành quan trọng công việc chứng từ xuất nhập 6.2 Những kỹ thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc Kỹ lắng nghe, chia sẻ thông tin, việc lắng nghe yêu cầu từ người đối diện cách thể tôn trọng, việc học hỏi kỹ lắng nge tốt giúp ích q trình ghi nhớ thơng tin cách đầy đủ, ln ý nhìn vào người nói để khơng phụ lịng họ truyền đạt thơng tin, cách nhìn quan trọng, nhìn q mức chuyên không thực tốt cho người đối diện tạo nên tâm lý căng thẳng giao tiếp Kỹ gọi trả lời điện thoại, việc thời gian bắt máy câu chào có vai trị quan trọng q trình trả lời điện thoại, tạo ấn tượng cho 20 người đối thoại cùng, có trường hợp giúp cân trạng thái người nghe, giọng nói rõ ràng, âm sắc hài hòa đặt điểm thu hút kỹ này, giúp tạo cảm giác thoải mái trò chuyện cùng, giao tiếp qua điện thoại công việc, quan rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu vấn đề cần trao đổi, không cần thiết phải liên tục chào xã giao mang lại phản ứng ngược Kỹ gửi e-mail cho khách hàng, khác với việc gửi e-mail đầy đủ phần, theo kiến thức giáo khoa, thực tế, việc trao đổi với đối tác email đơn giản hơn, đối tác quen thuộc với doanh nghiệp mà việc soạn văn e-mail không gườm rà, ưu tiên cho việc thể yêu cầu trực tiếp cho nhau, nhằm tiết kiệm thời gian trình giao dịch, thể lưu chuyển thơng tin cách nhanh chóng Kỹ văn phịng, nhân viên chứng từ, phải thành thạo kỹ văn phòng bản, từ sử dụng MS office Excel, Outlook đến ứng dụng mạng xã hội Line, Wechat, Tango… phải thành thạo, bên cạnh việc tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại hay e-mail, ngày giới văn phòng đa phần ưa chuộng sử dụng ứng dụng công nghệ để đảm bảo nội dụng thông tin phong phú, nhanh chóng Kỹ sử dụng thiết bị văn phòng máy photo, máy in, máy fax…thành thạo trợ giúp lớn cho nhân viên văn phòng nói chung nhân viên chứng từ nói riêng, việc hiểu cách vận hành thao tác nhanh chóng thiết bị văn phòng điều kiện tiên trình làm việc Kỹ giao tiếp kỹ quan trọng thiếu hoàn cảnh nào, giao tiếp đồng nghiệp, cấp trực tiếp, giao tiếp với khách hàng, hãng tàu, tùy vào hồn cảnh đối tượng mà có phong cách giao tiếp phù hợp nhất, không ngừng rèn luyện phát huy kỹ thực tế công việc Kỹ điều tiết tâm trạng, việc tiếp xúc với thông tin liên tiếp cần tỉnh táo khả tập trung cao sai sót khơng nên phạm phải, việc tâm trạng thay đổi vấn đề sảy trình giao tiếp với khách hàng thường xuyên, gặp phải đối tác khó tính, việc xoa dịu tâm trạng thân quan trọng không kém, tâm trạng khơng tốt ảnh hưởng đến hiệu công việc lớn Kỹ quản lý thời gian hiệu phân chia khung thời gian ngày ổn định nhất, thời gian dành cho công việc, thời gian để nghỉ ngơi, thời gian cho gia đình bạn bè, thời gian dành riêng cho thân, việc xếp quản lý hiệu khung thời gian đề phương án dự phòng 21 giúp ích nhiều việc điều hịa công việc, giảm áp lực, tạo nên trạng thái tốt Kỹ làm việc nhóm, giúp hịa nhập người nhanh chóng hơn, giúp hiểu rõ tính cách, phong cách làm việc, khả người nhóm, phát huy tinh thần đồn kết nội bộ, người sẳn sàng giúp đỡ giải công việc, gia tăng hiệu công việc, nâng cao thành tích đạt Kỹ ngoại ngữ, nhân viên chứng từ cần có mức độ hiểu biết định tiếng anh chuyên ngành xuất nhập xuất thường xuyên văn chứng từ thương mại toán, việc thành thạo thêm thứ tiếng cần thiết, trao đổi khách hàng ngoại quốc việc sử dụng ngôn ngữ nước họ giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc Là nhân viên chứng từ cần xác tuyệt đối xác nhận thông tin lập vận đơn cho khách hàng, khách hàng liên hệ đặt tàu, cần hỏi rõ hàng hóa cần loại container nào, số lượng containers, mặt hàng gì, đóng kho hay đóng bãi, cảng đến, cảng đi, ngày dự kiến tàu đến, tàu đi… Gần đến ngày nhận hàng phải liên hệ xác nhận lại với chủ hàng, tránh phát sinh chi phí khơng cần thiết Khi nhận SI (chi tiết làm vận đơn) khách hàng, phải hỏi khách hàng cần loại vận đơn nào, HBL, MBL hay Seaway bill, đa phần trường hợp xuất hàng sang Busan khách hàng yêu cầu Seawway bill, xuất sang Japan ngược lại cần MBL Mọi thơng tin xuất vận đơn phải khách hàng xác nhận trước Việc xác định lỗi vận đơn cần ý, q trình trình bày thơng tin chi tiết làm vận đơn lên B/L thường sảy lỗi nhầm lẫn tên thông tin hai bên giao dịch, sai lệch địa cảng tàu, sai tả địa danh, sai số lượng containers so với hợp đồng… Trường hợp khách hàng muốn chỉnh sửa loại vận đơn hay thông tin vận đơn, cần ý thông báo với khách hàng chi phí phát sinh thêm kịp thời, tránh gây mâu thuẫn Lưu ý nhân viên mới, khơng gửi B/L có giá hãng tàu cho khách hàng, trường hợp công ty Forwarder làm nhiệm vụ trung gian khách hàng hãng tàu, việc sơ sót tiết lộ giá hãng tàu trực tiếp cho khách hàng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận thu cơng ty 22 Những loại bill có dịng chữ Release Surrender bill, loại vận đơn dùng để đảm bảo cho người nhận hàng nhận hàng mà khơng cần xuất trình MBL, thơng thường gọi điện giao hàng, sử dụng khách hàng đối tác khách hàng có mối liên hệ tốt tuyệt đối tin tưởng sử dụng Trường hợp hàng hóa cần vận chuyển container lạnh độ thơng gió phải không phần trăm (Venlitation: close), độ lạnh hàng thủy sản âm 18 độ (-18º), với hàng rau (ví dụ chơm chơm) độ lạnh âm 10 độ (-10º), điều bắt buộc phải ý qua trình lập vận đơn, điều kiện khơng có đề cập nhân viên trường xuất nhập không kiểm tra, gián tiếp làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa xuất Khi hàng hóa chuyển đến cảng, phải tốn thêm chi phí lưu containers, lưu bãi, tất chi phí phát sinh phải thông báo với khách hàng Bên cạnh cịn có vài vấn đề phát sinh khách hàng nhầm lẫn cắt máng hay trễ cắt máng mà hãng tàu đề ra, để tránh gặp phải sai sót này, nhân viên xuất nhập phải quan tâm đến hướng lô hàng mà đảm nhiệm, kịp thời nhắc nhở hay đốc thúc, để hàng đến cảng giờ, ngày Trường hợp lô hàng bị trễ chuyến tàu khách hàng nhầm lẫn ngày cắt máng, nhân viên phải nhanh chóng liên hệ với hãng tàu để đặt tàu lại nhanh có thể, để kịp thời tiến hành dỡ containers, làm lại thủ tục hải quan, đóng lại seal mới, cố gắng khơng để xuất hàng trễ không kịp thời gian giao hàng hạn chủ hàng 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp Trong hai tháng đến đơn vị thực tập, ngồi tìm hiểu tình hình thực tế doanh nghiệp, cịn trãi nghiệm vào trình làm việc thực tế, quan trọng giúp đỡ doanh nghiệp thực vận đơn đường biển sau nhận hướng dẫn trực tiếp nhân viên trực thuộc đơn vị Bắt đầu vào tuần thứ thực tập, hướng dẫn hồn thành q trình đặt tàu làm vận đơn cho khách hàng (2 chứng từ tuần) Giao tiếp với khách hàng đơn vị, thu thập thông tin phục vụ cho công tác làm vận đơn đường biển Gửi e-mail cho hãng tàu Cosco, T.S Line, OCL, NYK, APL, Yang Ming… để đặt tàu đề nghị cấp vận đơn gốc cho khách hàng 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Song Ánh (3/2016) Bài “Quy trình làm lơ hàng xuất đường biển” Truy cập từ https://songanhlogs.com/quy-trinh-lam-motlo-hang-xuat-khau-bang-duong-bien.html Cẩm nang nghề nghiệp (2/2017) (k.n) Bài viết “10 môi trường làm việc tốt tệ nhất” Truy cập từ https://www.viecoi.vn/cam-nang-nghenghiep/chi-tiet-moi-truong-lam-viec-la-gi-10-moi-truong-tot-nhatva-te-nhat-650.html Giới thiệu Công ty Cổ phần Thái Minh (TMC).(k.n) Truy cập từ http://www.thamico.com/vi/gioi-thieu/gioi-thieu-cong-ty.html Nguyễn Vũ Phong (4/2015) Bài “Quy trình chứng từ xuất nhập hàng hóa” Truy cập từ https://www.slideshare.net/VPhongNguyn/quy-trnh-v-b-chng-t-xutnhp-khu-hng-ha Lê Văn Tề (2000) Giáo trình “Thanh tốn quốc tế” Nhà xuất thống kê Đoàn Thị Hồng Vân (2002) Giáo trình “Kỹ thuật ngoại thương” Nhà xuất thống kê 24 PHỤ LỤC Phụ lục Tỉ trọng dịch vụ kinh doanh TMC Cần Thơ năm 2017 STT Dịch vụ Tỉ trọng (%) Giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển 70 Vận tải nội địa Dịch vụ khai báo hải quan 17 Giao nhận vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng Tổng 100 Phụ lục Tỉ trọng khu vực kinh doanh chủ TMC Cần Thơ năm 2017 STT Khu vực Tỉ trọng (%) Cần Thơ 83 An Giang Vĩnh Long Hậu Giang Tổng 100 Phụ lục Doanh thu lợi nhuận TMC Cần Thơ giai đoạn 2015 – 2017 ĐVT: Tỉ VND Chỉ tiêu 2015 2016 2017 Phần trăm chênh lệch 2016 - 2015 Phần trăm chênh lệch 2017 - 2016 Doanh thu 43.23 49.29 59.16 14% 20% Lợi nhuận 6.48 6.66 9.15 2.7% 37.4% 25 ... vị đo containers TMC Công ty Cổ Phần Thái Minh TMC Cần Thơ Công ty Cổ phần Thái Minh – Văn phòng Đại diện Cần Thơ vi NỘI DUNG LỊCH LÀM VIỆC Bảng Lịch làm việc GVHD Tuần Công việc - - - - - -...TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ SINH VIÊN THỰC HIỆN:... dựa tinh thàn đề cao nhân viên TMC Cần Thơ văn phịng đại diện Cơng ty Cổ phần Thái Minh, phụ trách khu vực Cần Thơ đồng Sơng Cửu Long, văn phịng có khoảng 10 đến 15 nhân viên, tùy theo nhiệm