Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Kế toán đơn vị sự nghiệp - Bài 1: Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp để nắm chi tiết các kiến thức về đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN), nhiệm vụ và nội dung của kế toán trong đơn vị HCSN; nội dung của kế toán; các quy định về chứng từ, tài khoản kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP VÀ KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Nội dung Đặc điểm hoạt động đơn vị hành nghiệp (HCSN), nhiệm vụ nội dung kế toán đơn vị HCSN Nội dung kế toán đơn vị HCSN Các quy định chứng từ, tài khoản kế tốn đơn vị hành nghiệp Hình thức kế tốn quy định sử dụng sổ kế tốn đơn vị hành nghiệp Các quy định mở, ghi sổ, khóa sổ kế tốn đơn vị hành nghiệp Hướng dẫn học Mục tiêu Bài giới thiệu cho học viên vấn đề tổng quan đơn vị HCSN chế độ kế toán đơn vị HCSN Sau học này, học viên có thể: Thời lượng học Phân biệt quan hành đơn vị nghiệp Phân loại đơn vị HCSN Hiểu mục đích, nội dung nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN Nắm chế độ kế toán áp dụng đơn vị HCSN, hình thức sổ kế tốn Nắm vững quy định mở, ghi sổ, khóa sổ kế toán đơn vị HCSN tiết v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình dẫn nhập Anh Dũng kế toán doanh nghiệp sản xuất tư nhân chuyển vào làm kế toán trường đại học công lập lại chưa hình dung cơng việc kế tốn Anh Dũng lo lắng công việc tới muốn biết thêm nhiều thơng tin trường – nơi anh làm việc Câu hỏi Trường Đại học nói riêng quan hành nghiệp nói chung tổ chức nào? Cơng tác tổ chức kế tốn sao? Làm kế toán đơn vị phải tuân thủ quy định gì? v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp 1.1 Đặc điểm hoạt động đơn vị HCSN, nhiệm vụ nội dung kế toán đơn vị HCSN 1.1.1 Khái niệm phân loại đơn vị HCSN Đơn vị hành nghiệp cách gọi phổ biến quan hành đơn vị nghiệp Đây đơn vị Nhà nước thành lập để thực nhiệm vụ quản lý hành chính, đảm bảo an ninh quốc phịng, phát triển kinh tế xã hội, v.v Các đơn vị ngân sách cấp kinh phí hoạt động theo ngun tắc khơng bồi hồn trực tiếp Đơn vị hành nghiệp có nhiều loại, có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hoạt động nhiều lĩnh vực khác chia thành hai nhóm: Các quan hành đơn vị nghiệp Phân loại quan hành chính: Các quan hành (cịn gọi quan quản lý nhà nước) gồm quan quản lý hành từ Trung ương đến địa phương Bao gồm: o Các quan hành Trung ương gồm: Chính phủ, Bộ giúp Chính phủ quản lý ngành lĩnh vực phân cơng phạm vi tồn quốc o Cơ quan hành cấp tỉnh gồm: UBND tỉnh, thành phố Sở tham mưu giúp việc cho UBND tỉnh quản lý lĩnh vực thuộc ngành phụ trách địa bàn tỉnh o Cơ quan hành cấp huyện gồm UBND huyện quan giúp việc cho UBND huyện Phòng Giáo dục, Phịng Nơng nghiệp, Phịng Nội vụ Phịng Lao động xã hội UBND xã quan quản lý hành sở hệ thống quan quản lý hành nước ta CHÚ Ý Cơ quan hành đơn vị thành lập để làm nhiệm vụ quản lý hành lĩnh vực địa phương phân công Các quan hành hoạt động nguồn kinh phí ngân sách cấp Đơn vị nghiệp đơn vị thành lập để cung cấp dịch vụ công phục vụ cho phát triển kinh tế, xã hội Tùy theo lĩnh vực hoạt động đơn vị nghiệp tự chủ kinh phí mức độ khác Phân loại đơn vị nghiệp: Các đơn vị nghiệp đơn vị thành lập để cung cấp dịch vụ công phục vụ cho nghiệp phát triển kinh tế xã hội đảm bảo an ninh quốc phòng o Căn vào mức độ tự đảm bảo chi hoạt động từ nguồn thu nghiệp đơn vị nghiệp chia thành: Đơn vị nghiệp có nguồn thu tự đảm bảo tồn kinh phí cho hoạt động thường xuyên đơn vị có nguồn thu nghiệp đủ trang trải tồn kinh phí cho hoạt động thường xuyên, Nhà nước cấp kinh phí cho hoạt động đơn vị v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp o Đơn vị nghiệp tự đảm bảo phần kinh phí cho hoạt động thường xuyên đơn vị có nguồn thu nghiệp chưa đủ để trang trải tồn chi phí cho hoạt động thường xuyên mình, Nhà nước phải cấp phần ngân sách cho hoạt động thường xuyên đơn vị Mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên đơn vị từ 10% đến 100% ví dụ trường đại học cơng lập, bệnh viện,… Đơn vị có nguồn thu nghiệp thấp, khơng có nguồn thu Nhà nước cấp tồn kinh phí hoạt động thường xun theo chức năng, nhiệm vụ NSNN bảo đảm toàn kinh phí hoạt động (gọi tắt đơn vị nghiệp NSNN bảo đảm tồn chi phí hoạt động) Các đơn vị nghiệp loại có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ 10% trở xuống Căn theo lĩnh vực hoạt động, đơn vị nghiệp phân thành: Các đơn vị nghiêp giáo dục gồm: Các trường học từ mầm non đến đại học (không bao gồm trường tư) Các đơn vị nghiệp y tế bao gồm: Các bệnh viện, sở khám, chữa bệnh, trung tâm y tế dự phịng (khơng bao gồm bệnh viện tư) Các đơn vị nghiệp văn hoá, thể thao bao gồm viện nghiên cứu văn hóa, thể thao, đồn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hoá, thư viện, bảo tồn bảo tàng, đài phát truyền hình, trung tâm thơng tin, báo chí xuất bản, trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, câu lạc thể dục thể thao, v.v Các đơn vị nghiệp kinh tế bao gồm đơn vị nghiệp hoạt động hỗ trợ cho nghiệp phát triển kinh tế viện nghiên cứu kinh tế, trung tâm nghiên cứu giống trồng, vật nuôi CHÚ Ý 1.1.2 Các đơn vị nghiệp có đặc điểm chung hoạt động kinh phí ngân sách nhà nước cấp tự trang trải nguồn thu nghiệp Đặc điểm có ảnh hưởng lớn đến cơng tác kế tốn đơn vị HCSN thể mặt: Thứ nhất, để phục vụ cho kiểm soát toán với ngân sách, kế toán đơn vị nghiệp phải tuân thủ chế độ kế tốn quan có thẩm quyền quy định Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu khoản chi ngân sách, khoản chi đơn vị HCSN phải hạch toán chi tiết theo chương, mục phù hợp với mục lục ngân sách Nhiệm vụ kế toán đơn vị hành nghiệp Theo quy định Luật Kế tốn, để phục vụ cho kiểm tra, kiểm sốt tình hình sử dụng tốn khoản kinh phí ngân sách cấp phát nguồn v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp thu đơn vị nghiệp, kế toán đơn vị HCSN phải thực nhiệm vụ sau: Phản ánh đầy đủ, trung thực, kịp thời hoạt động kinh tế tài phát sinh liên quan đến hoạt động thu sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp, khoản thu nghiệp đơn vị Cung cấp thông tin phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát, quản lý, sử dụng khoản kinh phí, khoản thu nghiệp theo chế độ hành theo dự toán cấp có thẩm quyền phê duyệt Góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí đơn vị theo chế độ pháp luật hành 1.2 Nội dung kế toán đơn vị HCSN Thực nhiệm vụ trên, kế tốn đơn vị HCSN có nội dung sau: Kế toán tiền khoản tương đương tiền phản ánh tình trạng biến động khoản tiền tương đương tiền đơn vị HCSN tiền Việt Nam, ngoại tệ, loại chứng khoán mua để bán thời gian không tháng, v.v Kế tốn vật tư tài sản phản ánh tình trạng biến động loại vật tư, tài sản trình hoạt động đơn vị HCSN Kế tốn nguồn kinh phí, quỹ phản ánh tình trạng biến động nguồn kinh phí, khoản quỹ, vốn đơn vị HCSN Kế tốn khoản tốn phản ánh tình trạng biến động khoản toán phát sinh trình hoạt động đơn vị HCSN Kế toán khác bao gồm kế toán khoản thu, chi xử lý chênh lệch thu, chi liên quan đến hoạt động đơn vị HCSN, lập báo cáo tài chính, v.v 1.3 Các quy định chứng từ, tài khoản kế tốn đơn vị hành nghiệp CHÚ Ý Các quy định quản lý tài quan hành thực theo Nghị định số 130/2005/NĐ – CP ngày 17 tháng 10 năm 2005 Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế kinh phí quản lý hành quan nhà nước Quản lý tài đơn vị nghiệp cơng lập có thu thực theo Nghị định số 43/2006/NĐ – CP ngày 25/4/2006 Chính phủ thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp cơng lập Chế độ kế tốn áp dụng đơn vị HCSN thực theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp 1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị hành nghiệp Tất nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đơn vị HCSN phải lập chứng từ theo mẫu nội dung quy định danh mục chứng từ kế tốn Bộ Tài ban hành Các đơn vị có hoạt động kinh tế, tài đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định áp dụng mẫu chứng từ riêng phải chấp thuận văn Bộ Tài Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp, gồm: Các chứng từ lao động tiền lương Các chứng từ vật tư Các chứng từ tiền tệ Các chứng từ TSCĐ Các chứng từ kế toán khác Danh mục chứng từ kế toán sử dụng đơn vị HCSN Bộ Tài quy định (theo QĐ số 19/2006/QĐ–BTC ngày 30 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính) sau: Stt Tên chứng từ Số hiệu I Chứng từ lao động tiền lương Bảng chấm cơng Loại chứng từ kế tốn BB HD C01a – D × Bảng chấm cơng làm thêm C01b – D × Giấy báo làm thêm C01c – HD × Bảng tốn tiền lương C02a – HD × Bảng tốn thu nhập tăng thêm C02b – HD × Bảng tốn học bổng (Sinh hoạt phí) C03 – HD × Bảng tốn tiền thưởng C04 – HD × Bảng tốn phụ cấp C05 – HD × Giấy đường C06 – HD × 10 Bảng tốn tiền làm thêm C07 – HD × 11 Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm C08 – HD × 12 Bảng tốn tiền th ngồi C09 – HD × 13 Biên lý hợp đồng giao khốn C10 – HD × 14 Bảng kê trích nộp khoản theo lương C11 – HD × 15 Bảng kê tốn cơng tác phí C12 – HD × 16 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 17 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản II Chứng từ vật tư Phiếu nhập kho C20 – HD × Phiếu xuất kho C21 – HD × Giấy báo hỏng, cơng cụ, dụng cụ C22 – HD × Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố C23 – HD × Bảng kê mua hàng C24 – HD × Biên kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hoá C25 – HD Bảng kê mua hàng hóa mua vào khơng có hóa đơn 04 GTGT × × v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội 03PXK – 3LL × Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL– 3LL × III Chứng từ tiền tệ, nguồn kinh phí Phiếu thu C30 – BB × Phiếu chi C31 – BB × C32 – HD Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tạm ứng C33 – BB Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) C34 – HD Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá q) C35 – HD × Giấy đề nghị tốn C37 – HD × Biên lai thu tiền C38 – BB Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn C40a – HD × 10 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn C40b – HD × 11 Giấy nộp trả kinh phí tiền mặt 12 Giấy nộp trả kinh phí chuyển khoản 13 Bảng kê nộp séc 14 Uỷ nhiệm thu 15 Uỷ nhiệm chi 16 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt 17 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư – điện cấp séc bảo chi 18 Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn đầu tư 19 Giấy nộp trả vốn đầu tư tiền mặt 20 Giấy nộp trả vốn đầu tư chuyển khoản 21 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư IV Chứng từ tài sản cố định Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên giá trị TSCĐ Biên kiểm kê Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Bảng tính hao mịn TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ V Chứng từ bán hàng, thu nghiệp Vé Hoá đơn GTGT 01 GTK T– 3LL Hố đơn bán hàng thơng thường 02 GTGT– 3LL Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) VI × × × × × × × Chứng từ viện trợ Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ Đề nghị ghi thu ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ Ghi chú: BB: Mẫu bắt buộc HD: Mẫu hướng dẫn v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp 1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị hành nghiệp Hệ thống TK kế tốn áp dụng cho đơn vị hành nghiệp Bộ Tài quy định gồm loại, đó: Loại 1: Phản ánh loại tiền vật tư đơn vị; Loại 2: Phản ánh TSCÐ tiêu liên quan đến TSCÐ đơn vị HCSN; Loại 3: Phản ánh khoản phải thu, phải trả đơn vị HCSN bao gồm khoản tạm ứng; Loại 4: Phản ánh nguồn kinh phí đơn vị HCSN; Loại 5: Phản ánh toàn khoản thu phát sinh đơn vị HCSN; Loại 6: Phản ánh khoản chi phát sinh trình hoạt động đơn vị HCSN; Loại 0: Gồm TK ngồi bảng phản ánh TK khơng thuộc quyền sở hữu đơn vị tiêu chi tiết liên quan đến tài sản phản ánh TK thuộc loại kể (Xem Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, phần thứ hai, mục II Danh mục hệ thống tài khoản kế tốn) 1.4 Hình thức kế tốn quy định sử dụng sổ kế toán đơn vị hành nghiệp Các đơn vị nghiệp áp dụng hình thức kế tốn thủ cơng chương trình kế tốn máy vi tính Nếu áp dụng hình thức kế tốn thủ cơng, đơn vị HCSN sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Chứng từ ghi sổ Dù áp dụng hình thức kế tốn nào, đơn vị HCSN phải tuân thủ quy định hình thức kế toán lựa chọn về: loại sổ, số lượng, kết cấu loại sổ, mối quan hệ loại sổ, trình tự kỹ thuật ghi chép loại sổ kế tốn 1.4.1 Hình thức kế tốn Nhật ký chung Trong hình thức kế tốn Nhật ký chung, tất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh Số liệu sổ Nhật ký chung sử dụng để ghi vào Sổ theo TK liên quan đến nghiệp vụ kinh tế Hình thức kế tốn Nhật ký chung có loại sổ sau: o Sổ nhật ký chung; o Sổ cái; o Các sổ thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký chung thực sau: o Hàng ngày, vào chứng từ kế toán kiểm tra kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Căn vào số liệu ghi Nhật ký chung đối chiếu với chứng từ liên quan kế toán ghi vào Sổ theo v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp o TK kế tốn phù hợp Đối với nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, kế toán phải ghi đồng thời số liệu chứng từ vào sổ thẻ kế tốn chi tiết có liên quan Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) kế toán khoá Sổ sổ, thẻ kế toán chi tiết Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho TK Số liệu Bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng TK Sổ Sau kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp số liệu khoá sổ Sổ sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" báo cáo tài Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung thực theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung 1.4.2 Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ gồm có loại sổ kế toán chủ yếu sau: o Sổ Nhật ký – Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái: o v1.0 Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại) kiểm tra, định khoản, kế toán ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Số liệu chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại) ghi dòng phần nhật ký phần sổ Đối với nghiệp vụ phát sinh nhiều lần ngày, để giảm bớt số lần ghi trực tiếp từ chứng từ gốc vào Sổ cái, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại dùng số liệu tổng cộng bảng để ghi vào Sổ Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Các chứng từ kế tốn có liên quan đến đối tượng cần hạch tốn chi tiết sử dụng để đồng thời ghi vào sổ thẻ kế tốn chi tiết có liên quan o o Cuối tháng, sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn phát sinh tháng vào sổ Nhật ký – Sổ sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu cột số phát sinh phần nhật ký cột Nợ, cột Có TK phần sổ để ghi vào dòng cộng phát sinh tháng Căn vào số dư đầu tháng số phát sinh tháng kế tốn tính số dư cuối tháng TK sổ Nhật ký – Sổ Số phát sinh lũy kế từ đầu quý (hoặc đầu năm) vào số phát sinh lũy kế tháng trước cộng với tổng số phát sinh tương ứng tháng Sau tính tổng phát sinh TK tháng, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép việc đối chiếu số liệu ghi sổ kế toán với số liệu chứng từ Số liệu tổng cộng cuối tháng phải đạt cân bằng: Tổng số tiền cột “Số tiền phát sinh” = Tổng số tiền phát sinh Nợ tất TK = Tổng số tiền phát sinh Có tất TK Tổng số dư Nợ TK = Tổng số dư Có TK Số liệu sổ thẻ kế toán chi tiết phải khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng đối tượng Căn vào số liệu khoá sổ đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho TK Số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng TK sổ Nhật ký – Sổ o Số liệu sổ Nhật ký – Sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đối chiếu khớp, sử dụng để lập Bảng cân đối TK báo cáo tài khác Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái, thực theo sơ đồ sau: o Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Sổ 1.4.3 Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Hình thức kế tốn sử dụng loại sổ kế toán sau: o Chứng từ ghi sổ; o Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; 10 v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp o o Sổ cái; Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: o Hàng ngày định kỳ, vào chứng từ kế toán kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh thường xun, có nội dung kinh tế giống sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại” Từ số liệu cộng “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại” để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau lập xong chuyển đến kế toán trưởng người phụ trách kế toán người kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau chuyển cho phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ghi vào Sổ o Cuối tháng sau ghi hết chứng từ ghi sổ lập tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ để tính số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng TK Trên Sổ cái, tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng Căn vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái, sau kiểm tra, đối chiếu khớp, số liệu sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" báo cáo tài o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn vào chứng từ kế toán chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại” sử dụng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu TK Cuối tháng khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo TK Số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng TK Sổ Sau kiểm tra, đối chiếu khớp, số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết" TK sử dụng để lập báo cáo tài Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ thực theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH v1.0 11 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ Kế tốn máy vi tính Nếu thực kế tốn máy vi tính, đơn vị sử dụng phần mềm kế toán khác phù hợp với điều kiện đặc điểm hoạt động đơn vị Yêu cầu phần mềm kế toán: o Thực quy định mở sổ, ghi sổ, khóa sổ sửa chữa sổ kế tốn theo quy định Luật Kế toán, văn hướng dẫn thi hành Luật Kế toán Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN o Đơn vị phải vào tiêu chuẩn, điều kiện phần mềm kế tốn Bộ Tài quy định Thông tư số 103/2005/TT–BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý điều kiện đơn vị Trình tự kế tốn máy vi tính: o Hàng ngày, kế tốn vào chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán o Theo quy trình phần mềm kế tốn, thông tin nhập vào máy theo chứng từ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan o Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khố sổ lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo xác, trung thực theo thơng tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy o Cuối kỳ kế toán sổ kế toán in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay Quy trình kế tốn máy vi tính: CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN – Sổ tổng hợp – Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng 12 v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.4 Quy trình ghi sổ kế tốn máy vi tính Danh mục sổ kế toán áp dụng đơn vị HCSN theo hình thức kế tốn STT Tên sổ Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng Nhật ký – Sổ S01 – H Chứng từ ghi sổ S02a – H Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b – H Sổ (cho hình thức Chứng từ ghi sổ) S02c – H Sổ (cho hình thức Nhật ký chung) S03 – H Sổ Nhật ký chung S04 – H Bảng cân đối số phát sinh S05 – H Sổ quỹ tiền mặt (sổ chi tiết tiền mặt) S11 – H Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc S12 – H 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ S13 – H Đơn vị có ngoại tệ 11 Sổ kho (hoặc thẻ kho) S21 – H Đơn vị có kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC, sản phẩm, hàng hoá S22 – H 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CCDC, sản phẩm, hàng hoá S23 – H 14 Sổ tài sản cố định S31 – H 15 Sổ theo dõi TSCĐ CCDC nơi sử dụng S32 – H 16 Sổ chi tiết tài khoản S33 – H 17 Sổ theo dõi cho vay (dùng cho dự án tín dụng) S34 – H 18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41 – H 19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42 – H 20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43 – H 21 Sổ chi tiết đầu tư chứng khốn S45 – H Đơn vị có đầu tư chứng khoán 22 Sổ chi tiết doanh thu S51 – H Đơn vị có SXKD 23 Sổ chi tiết khoản thu S52 – H 24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53 – H 25 Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại S54 – H 26 Sổ chi tiết thuế GTGT miễn giảm S55 – H 27 Sổ chi tiết chi hoạt động S61 – H 28 Sổ chi tiết chi dự án S 62 – H Đơn vị có dự án 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (hoặc đầu tư XDCB) S63 – H Đơn vị có SXKD ĐT XDCB 30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71 – H v1.0 Đơn vị có nộp thuế GTGT 13 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp STT Tên sổ 31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí kho bạc 32 Sổ tổng hợp toán ngân sách nguồn khác đơn vị 1.5 Ký hiệu mẫu sổ Phạm vi áp dụng S72 – H Mẫu số S04/CT – H Đơn vị dự toán cấp I, II Các quy định mở, ghi sổ, khóa sổ kế tốn đơn vị hành nghiệp Sổ kế tốn phương tiện vật chất để thu thập, xử lý lưu giữ thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Tùy theo quy mô đặc điểm hoạt động mà đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế tốn khác số lượng, nội dung kết cấu mẫu sổ khác Tuy nhiên, mở sử dụng sổ kế toán đơn vị HCSN phải tuân thủ theo quy định mở, ghi sổ sửa chữa sổ kế toán 1.5.1 Mở sổ kế toán Mỗi đơn vị HCSN mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Các sổ kế toán phải in theo mẫu quy định Trên sổ phải phản ánh tiêu: ngày, tháng ghi sổ; số hiệu ngày, tháng chứng từ kế tốn dùng làm ghi sổ; tóm tắt nội dung chủ yếu nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; số tiền phát sinh theo tài khoản Sổ kế toán phải quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ ghi sổ Người giữ sổ phải chịu trách nhiệm bảo quản sổ, nội dung ghi sổ đảm bảo phản ánh trung thực khách quan thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ vào sổ kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung quy định mẫu sổ Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài ghi liên tục từ mở sổ đến khóa sổ Các số liệu ghi sổ kế toán năm sau phải với số liệu ghi sổ kế toán năm trước liền kề Khi thay đổi nhân viên ghi sổ, kế toán trưởng phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý ghi sổ kế toán nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán Sổ kế toán coi hợp pháp ghi đầy đủ nội dung thực thủ tục pháp lý sau: Đối với sổ kế tốn đóng thành quyển: Phải ghi tên đơn vị kế tốn bìa ngồi (góc bên trái); bìa ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; họ tên chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người phụ trách kế toán thủ trưởng đơn vị; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao sổ cho người khác Các trang sổ kế toán phải đánh số từ trang (trang 01) đến trang cuối cùng, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán Đối với sổ tờ rời: Phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ sổ ghi sổ kế tốn Thủ trưởng đơn vị phải ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời trước sử dụng Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế tốn, phải đảm bảo an tồn dễ tìm 14 v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Các đơn vị phải mở sổ kế toán đầu kỳ kế toán năm sau có định thành lập bắt đầu hoạt động đơn vị kế toán Khi mở sổ kế toán phải chuyển số dư từ năm cũ sang Khi ghi sổ kế toán phải vào chứng từ kế toán hợp pháp Số liệu sổ kế toán phải ghi bút bi bút mực màu xanh, đen Kế tốn viên khơng ghi sổ mực đỏ bút chì trừ bút tốn ghi sai dùng mực đỏ để ghi số âm theo quy định Chữ số viết sổ phải rõ ràng, liên tục có hệ thống Khơng viết tắt, ghi xen kẽ, chồng đè, bỏ cách dòng Cuối trang sổ kế tốn phải cộng số liệu tính số tổng cộng chuyển sang đầu trang Phần sổ không ghi hết cuối trang sổ phải gạch chéo phần khơng ghi Trong q trình ghi sổ phát có sai sót kế tốn viên khơng tẩy xóa dùng chất hoá học để sửa chữa mà phải sử dụng kỹ thuật sửa chữa theo quy định kế tốn 1.5.2 Khóa sổ kế tốn Khóa sổ kế tốn việc cộng sổ để tính tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có số dư cuối kỳ tài khoản tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho Riêng Sổ quỹ phải khóa sổ tính số tiền tồn quỹ hàng ngày Trình tự khố sổ kế tốn thực theo bước sau: Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khoá sổ kế toán o Cuối kỳ kế toán, sau phản ánh hết chứng từ kế toán phát sinh kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu số liệu chứng từ kế toán với số liệu ghi sổ (nếu cần thiết), số liệu sổ kế tốn có liên quan với để đảm bảo khớp số liệu chứng từ kế toán với số liệu ghi sổ sổ kế toán với Tiến hành cộng số phát sinh Sổ sổ kế toán chi tiết o Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho TK phải ghi nhiều sổ nhiều trang sổ o Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tất tài khoản Sổ Nhật ký – Sổ đảm bảo số liệu khớp tổng số phát sinh sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (đối với đơn vị áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ) số tổng cộng cột số phát sinh Nhật ký – Sổ (đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái) Tiến hành đối chiếu số liệu Sổ với số liệu Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết, số liệu kế toán với số liệu thủ quỹ, thủ kho Sau đảm bảo khớp tiến hành khoá sổ kế tốn Trường hợp có chênh lệch phải xác định ngun nhân xử lý số chênh lệch khớp Bước 2: Khoá sổ o Khi khoá sổ phải kẻ đường ngang dòng ghi nghiệp vụ cuối kỳ kế tốn Sau ghi “Cộng số phát sinh tháng” phía dịng kẻ; o Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm); o Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế tháng trước” từ đầu quý; v1.0 15 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp Sau ghi tiếp dịng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; Số liệu dòng “Số dư cuối kỳ” tính sau: o Số dư Nợ cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ kỳ – Số phát sinh Có kỳ Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có kỳ – Số phát sinh Nợ kỳ Kế toán phải tính số dư cho tài khoản Số dư tính tài khoản ghi cho tài khoản Cuối kẻ đường kẻ liền kết thúc việc khoá sổ Riêng số sổ chi tiết có cột phát sinh Nợ, phát sinh Có cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “cịn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ” ) số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” cột “Số dư” cột “Tồn quỹ”, hay cột “Cịn lại” Sau khố sổ kế toán, người ghi sổ phải ký đường kẻ, kế toán trưởng người phụ trách kế toán phải kiểm tra ký xác nhận thấy việc ghi sổ đảm bảo xác Sau kế toán trưởng ký xác nhận xong, thủ trưởng đơn vị phải kiểm tra ký duyệt để xác nhận tính pháp lý số liệu khoá sổ kế toán 16 v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp v1.0 17 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học trang bị cho học viên kiến thức tổng quan đơn vị hành nghiệp quy định kế toán đơn vị hành nghiệp Để hiểu rõ học, trước hết học viên cần nắm rõ khái niệm đơn vị hành nghiệp phân loại đơn vị hành nghiệp Sau đó, học viên cần nắm rõ quy định chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn sử dụng đơn vị hành nghiệp 18 v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày khái niệm phân loại đơn vị hành nghiệp Trình bày quy định chứng từ, tài khoản sổ kế toán đơn vị hành nghiệp Trình bày trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ v1.0 19 ... v1.0 17 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học trang bị cho học viên kiến thức tổng quan đơn vị hành nghiệp quy định kế toán đơn vị hành nghiệp. .. Mẫu hướng dẫn v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp 1.3.2 Hệ thống tài khoản kế tốn đơn vị hành nghiệp Hệ thống TK kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp Bộ Tài quy... liên quan kế toán ghi vào Sổ theo v1.0 Bài 1: Tổng quan đơn vị hành nghiệp kế tốn đơn vị hành nghiệp o TK kế tốn phù hợp Đối với nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, kế toán