Quy trình quản lý khoản phải thu của công ty cổ phần XNK ngọc quang phát

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGỌC QUANG PHÁT SINH VIÊN THỰC HIỆN: HÀ THỊ CẨM TIÊN MSSV: DTC142331 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP AN GIANG, THÁNG NĂM 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGỌC QUANG PHÁT SINH VIÊN THỰC HIỆN: HÀ THỊ CẨM TIÊN MSSV: DTC142331 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP GVHD: Th.S PHẠM XUÂN QUỲNH AN GIANG, THÁNG NĂM 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP LỜI CẢM TẠ Để hoàn thành báo cáo thực tập trƣớc hết em xin gửi đến quý thầy, cô giáo khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành sâu sắc Đặc biệt, em xin gửi đến cô Phạm Xuân Quỳnh lời cảm ơn sâu sắc nhất, ngƣời tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ em hồn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phòng ban Công ty Cổ phần XNK Ngọc Quang Phát, tạo điều kiện thuận lợi cho em đƣợc tìm hiểu thực tiễn, nhƣ tham gia vào trình làm việc phận kế tốn suốt q trình thực tập công ty Em xin cảm ơn anh chị phịng Kế tốn Cơng ty Cổ phần giúp đỡ, cung cấp số liệu thực tế để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp Đồng thời, cảm ơn nhà trƣờng tạo điều kiện cho em đƣợc thƣc tập Công ty Cổ phần XNK Ngọc Quang Phát, để em đƣợc thực hành cọ xát thực tiễn, vận dụng kiến thức học áp dụng vào công việc thực tiễn cơng việc Qua q trình thực tập giúp em đƣợc cách làm việc khoa học, tích lũy nhiều kỹ nhƣ đúc kết nhiều kinh nghiệm cho thân Điều giúp em có nhiều ƣu cho cơng việc tƣơng lai Vì kiến thức thân cịn hạn chế, q trình thực tập - hồn thiện báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp từ cô nhƣ quý công ty Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Hà Thị Cẩm Tiên MỤC LỤC MỤC LỤC Error! Bookmark not defined DANH MỤC BẢNG BIỂU iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii NHẬT KÝ LÀM VIỆC i GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Lịch sử hình thành 2.2 Qui mô hoạt động 2.3 Ngành nghề kinh doanh 2.4 Cơ cấu tổ chức nhân 2.4.1 Cơ cấu tổ chức 2.4.2 Chức nhiệm vụ máy tổ chức quản lý công ty 2.5 Thuận lợi – khó khăn 2.5.1 Thuận lợi 2.5.2 Khó khăn 2.6 Định hƣớng phát triển BÁO CÁO QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Công tác quản lý khoản phải thu công ty 3.1.1 Quy trình quản lý khoản phải thu Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát 3.1.1.1 Các sách công ty cổ phần XNK Ngọc Quang Phát 3.1.1.2 Các quy trình quản lý khoản phải thu công ty 3.1.2 Hiệu quản lý khoản phải thu công ty 11 3.2 Môi trƣờng làm việc công ty 15 3.2.1 Nội quy công ty 15 3.2.2 Về văn hóa ứng xử 16 3.2.3 Về sở vật chất 17 i NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 17 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 18 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 19 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 19 6.1.1 Kiến thức phân tích tài 19 6.1.2 Kiến thức kế toán 20 6.1.3 Kiến thức quản trị Marketing 20 6.1.4 Kiến thức nhận dạng, phân loại sản phẩm 20 6.1.5 Kiến thức tin học 20 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp đƣợc củng cố 20 6.2.1 Kỹ quan sát 21 6.2.2 Kỹ lắng nghe 21 6.2.3 Kỹ ghi chép, tính tốn 21 6.2.4 Kỹ xử lý tình 21 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc 22 6.3.1 Kinh nghiệm xử lý tình 22 6.3.2 Kinh nghiệm kí kết hợp đồng hay thƣơng lƣợng với khách hàng 22 6.3.3 Học đƣợc cách trình bày vấn đề 22 6.3.4 Kinh nghiệm cẩn thận, tỉ mỉ ghi chép, tính tốn 23 6.3.5 Bài học tích lũy đƣợc sau trình thực tập 23 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập 23 ii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Tình hình khoản phải thu ngắn hạn 11 Bảng 2: Bảng chi tiết khoản phải thu khách hàng 12 Bảng 3: Bảng chi tiết khoản trả trƣớc cho ngƣời bán 13 Bảng 4: Bảng tiêu đánh giá hiệu khoản phải thu 14 DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Danh mục viết tắt Diễn giải CP Cổ phần XNK Xuất nhập BQKPT Bình quân khoản phải thu DTT Doanh thu BCTC Báo cáo tài TMBCTC Thuyết minh báo cáo tài BCTTTN Đề cƣơng báo cáo thực tập ĐCCT Đề cƣơng chi tiết Cty TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn iii NHẬT KÝ LÀM VIỆC Tuần Thời gian 22/01/2018 28/01/2018 29/01/2018 04/02/2018 05/02/2018 11/02/2018 26/02/2018 04/03/2018 05/03/2018 11/03/2018 Nội dung công việc - Đến công ty thực tập trao đổi với chị Ngọc hƣớng dẫn thực tập - Quan sát trình làm việc chị kế tốn phịng Kế tốn – Tài - Đến cơng ty thực tập Đƣợc chị Ngọc hƣớng dẫn quy trình quản lý khoản phải thu công ty - Đọc tài liệu chỉnh sửa đề cƣơng chi tiết - Đến công ty thực tập đƣợc chị Hạnh dẫn tham quan cơng ty Đi xuống phận lị sấy, xay xát, đóng gói sản phẩm - Đọc tài liệu tham khảo - Viết quy trình quản lý khoản phải thu - Đọc hợp đồng mua bán lúa gạo - Photo coppy chứng từ - Đƣợc anh Minh giới thiệu hƣớng dẫn phân loại gạo - Đƣợc hƣớng dẫn cách thức nhập file cơng nợ, lị sấy - Đƣợc hƣớng dẫn cách viết phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho cám, trấu - Nộp ĐCCT hoàn chỉnh - Ghi sổ, chụp hình sổ đăng tài, nhập file cơng nợ, lên lịch xay xát - Đƣợc hƣớng dẫn cách lập cơng đồn - Theo dõi lƣợng lúa nằm tài báo cho Kế toán sản xuất - Viết phiếu xay xát - Lập phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho trấu Xác nhận GVHD 12/03/2018 18/03/2018 19/03/2018 25/03/2018 26/03/2018 01/04/2018 02/04/2018 09/04/2018 - Ghi sổ, chụp hình sổ đăng tài - nhập file cơng nợ, lên lịch xay xát - Viết phiếu xay xát - Lập phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho trấu - Làm mục 5,6 BCTTTN - Gặp GVHD sửa BCTTTN - Ghi sổ, chụp hình sổ đăng tài, nhập file công nợ, lên lịch xay xát - Viết phiếu xay xát - Lập phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho trấu - Lập cơng đồn - In cơng đoàn - Làm mục 3,4 BCTTTN - Gặp GVHD sửa BCTTTN - Ghi sổ, chụp hình sổ đăng tài, nhập file cơng nợ, lên lịch xay xát - Tính giá thành, làm hợp đồng mua lúa cho công ty - Hƣớng dẫn làm báo cáo gia công xay xát cho khách hàng - Chỉnh sửa BCTTTN - Hoàn thành BCTTTN - Nộp cho giảng viên - Hoàn thành BCTTTN nháp - Gặp cô sửa BCTTTN nháp - Chỉnh sửa hoàn thành BCTTTN - Gửi file chủ đề, nội dung BCTTTN cho thầy Tuấn - Nộp BCTTTN lên VPK GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tên công ty: Công ty Cổ phần xuất nhập Ngọc Quang Phát Tên viết tắt: Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát Trụ sở chính: KV Long Thạnh A, P Thốt Nốt, Q.Thốt Nốt, TP Cần Thơ Nhà máy: KV Thới Hòa 2, P Thới Thuận, Q Thốt Nốt, TP.Cần Thơ Điện thoại: 0292 3611122 Fax: 0292 3648079 Email : ctquangphat522@gmai.com Website: quangphatfood.com.vn 2.1 Lịch sử hình thành Quận Thốt Nốt (trực thuộc Thành Phố Cần Thơ, Việt Nam) vốn đƣợc biết đến nhƣ chợ lúa gạo lớn khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, nơi tập trung đầu mối giao thƣơng lúa gạo nên có nhiều nhà máy sản xuất gạo đƣợc xây dựng phát triển Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát số nhà máy đó, tọa lạc tại: khu vực Long Thạnh A, phƣờng Thốt Nốt, Quận Thốt Nốt, Thành phố Cần Thơ, Việt Nam 2.2 Qui mô hoạt động Công ty đƣợc thành lập năm 2010 với sở vật chất nhỏ, kinh doanh chủ yếu cung ứng gạo nguyên liệu qua tuyển chọn cho doanh nghiệp nƣớc Sau nhiều năm nổ lực, sản phẩm chất lƣợng, Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát dần tạo đƣợc uy tín ngành gạo Nhận biết yêu cầu chất lƣợng ngƣời tiêu dùng gạo ngày cao, năm 2014, Công ty đầu tƣ lắp đặt 01 dây chuyền chế biến gạo khu vực Phụng Thạnh 2, phƣờng Trung Kiên, huyện Thốt Nốt, thành phố Cấn Thơ với 02 máy xáy trắng, 02 máy lau bóng 01 máy tách màu Cơng suất hoạt động 20-22 /giờ Sản phẩm Công ty đạt tiêu chuẩn xuất khẩu, cung ứng cho doanh nghiệp nƣớc xuất nƣớc ngoài: Hong Kong, Dubai, Mỹ, Malaysia, Theo đà phát triển, nhằm cải tiến qui trình chế biến, nâng cao kiểm soát chất lƣợng đáp ứng yêu cầu khắc khe thị trƣờng Năm 2015, mở rộng qui mô, Công ty đầu tƣ thêm hệ thống nhà máy kho chứa có tổng diện tích 17.500m2 với tổng sức chứa khoảng 54.000 khu vực Thới Hòa 2, phƣờng Thới Thuận, huyện Thốt Nốt, thành phố Cấn Thơ; theo hệ thống khép kín từ khâu sấy lúa, xay xát – lau bóng đến khâu tách màu đóng gói gạo: lị sấy tầng sơi đại cơng suất 25-30 tấn/giờ, 12 máy bóc Các bên Bộ phận Bộ phận kế Nhân viên Bộ phận liên quan giao nhận toán quản lý bán tiếp thị hàng  Quy trình bán hàng nợ phải thu Bán hàng Hoa hồng bán hàng Ghi nhận Doanh thu Thu tiền Báo cáo bán hàng đối chiếu công nợ thu hồi công nợ hạn Giao hàng Khách hàng Hình 6: Sơ đồ quy trình bán hàng nợ phải thu (Nguồn: tác giả thu thập)  Quy trình ghi nhận doanh thu Để chứng từ chuyển sang phận kế tốn đầy đủ nhân viên bán hàng tiến hành lập bảng giao nhận hóa đơn kẹp chung với chứng từ hàng bán (Phiếu kiểm nhận hàng, Hóa đơn có chữ kí nhận khách hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu kiểm tra chất lƣợng) để đảm bảo liệu bán hàng hệ thống đồng với chứng từ bán hàng thƣc tế sau nhận đƣợc đƣợc chứng từ bán hàng đƣợc chuyển sang nhân viên kế tốn cơng nợ kiểm tra thống chứng từ đối chiếu thông tin hóa đơn với liệu hệ thống Nếu phát sinh chênh lệch kế tốn cơng nợ thơng tin cho nhân viên bán hàng để giải sai sót phát sinh Khi kiểm tra chứng từ bán hàng với hệ thống trùng khớp kế tốn doanh thu công nợ cập nhật liệu vào hệ thống Bán hàng Nhân viê n Lập bảng giao nhận hóa đơn chứng từ kèm theo Giải chênh lệch có Theo dõi thu tiền hàng Dữ liệu Hóa đơn GTGT Chứng từ khơng Có chênh lệch khơng? Qui định khác qui định khác đến Liên kết Kế tốn cơng nợ Kiểm tra liệu doanh thu hệ thống hóa đơn bán hàng Cập nhật liệu vào chƣơng trình kế tốn Dữ liệu phần mềm kế tốn Bảng giao nhận hóa đơn Hình 7: Sơ đồ quy trình ghi nhận doanh thu (Nguồn: tác giả thu thập)  Quy trình thu hồi cơng nợ Khi có giao dịch phát sinh đến tiền gửi đến ngân hàng để giao dịch, kế tốn cơng nợ nhận giấy báo từ ngân hàng để xem xét kiểm tra tình hình thu hồi cơng nợ Kế tốn công nợ đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với số tiền thu đƣợc, cập nhật số tiền khách hàng toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi việc chi hoa hồng 10 Thu tiền khác Các quy trình Dữ liệu Chứng từ Liên kết đến Kế tốn cơng nợ Nhận giấy báo đối chiếu với công nợ phải thu, giải chênh lệch Giấy báo ngân hàng Nhập liệu vào bảng kê thu tiền khách hàng Cập nhật liệu vào chƣơng trình kế tốn Báo cáo bán hàng Đối chiếu công nợ Hoa hồng Bán hàng Bảng kê thu tiền khách hàng Hình 8: Sơ đồ quy trình thu hồi công nợ (Nguồn: tác giả thu thập) 3.1.2 Hiệu quản lý khoản phải thu công ty Bảng 1: Tình hình khoản phải thu ngắn hạn Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu 2016 2017 chênh lệch Các khoản phải thu ngắn hạn 42.164 91.538 49.374 Phải thu khách hàng 5.996 22.037 16.041 36.168 69.500 33.333 Trả trƣớc cho ngƣời bán (Nguồn: thu thập từ BCTC công ty)  Nhận xét: Nhìn chung qua năm từ 2016 – 2017 khoản phải thu công ty CP XNK Ngọc Quang Phát tăng lên đáng kể Cụ thể bảng ta thấy, khoản phải thu khách hàng năm 2016 5.996 triệu đồng, năm 2017 22.037 triệu đồng tăng lên 16.041 triệu đồng mức tăng gấp 3,6 lần so với năm 2016 Nguyên nhân năm 2017 công ty mở rộng quy mô sản xuất tiêu thụ sản phẩm nên kí kết nhiều hợp đồng kiếm đƣợc nhiều khách hàng Tƣơng tự, qua năm từ 2016 – 2017 khoản trả trƣớc cho 11 ngƣời bán công ty tăng rõ rệt, ta thấy tổng khoản trả trƣớc cho ngƣời bán năm 2016 36.168 triệu đồng sang năm 2017 lên đến 69.500 triệu đồng, năm 2017 khoản trả trƣớc ngƣời bán tăng lên đến khoảng 33.333 triệu đồng mức tăng chiếm gần lần so với năm 2016 Mà khoản trả trƣớc công ty CP XNK Ngọc Quang Phát chủ yếu trả trƣớc cho Cò mua lúa để đặt cọc lúa công ty mở rộng quy mô sản xuất kí kết nhiều hợp đồng nên cần mua nhiều lúa gạo để cung ứng cho khách hàng Từ đó, khoản trả trƣớc tăng mạnh Tóm lại, khoản phải thu khách hàng khoản trả trƣớc ngƣời bán tăng mạnh Do đó, khoản phải thu ngắn hạn công ty tăng mạnh qua năm Cụ thể, năm 2016 khoản phải thu ngắn hạn công ty 42.164 triệu đồng đến năm 2017 91.538 triệu đồng Mức tăng năm 2017 tăng đến 49.374 triệu đồng tăng gấp 2,17 lần năm 2016 Bảng 2: Bảng chi tiết khoản phải thu khách hàng Đơn vị: triệu đồng Phải thu khách hàng 2016 2017 - Cty TNHH MTV Nguyễn Hƣơng 2.041 - Cty TNHH Vrice International 1.950 - Cty TNHH CBLT Lang Hƣơng 94 - Cty CP Kinh Doanh Lƣơng Thực Miền Bắc 1.725 - Cty CP Thƣơng Mại Kiên Giang 6.402 - Cty CP Tập Đoàn Intimex 4.342 - Cty TNHH MTV Satra Đồng Tháp 5.996 - Supper Market Quick L.L.C 3.678 - Khách hàng khác 1.805 Tổng cộng 5.996 22.037 (Nguồn: Thu thập từ TMBCTC cơng ty)  Nhận xét: Nhìn vào bảng ta thấy khoản phải thu khách hàng tăng đáng kể Cụ thể, năm 2016 cơng ty chi có khoản phải thu khách hàng Cty TNHH MTV Satra Đồng Tháp với số tiền 5.996 triệu đồng Do công ty đƣợc cấp phép chế biến xuất khẩu, tên tuổi cơng ty cịn mẻ nên cơng ty có khách hàng lớn Cty TNHH 12 MTV Satra Đồng Tháp Đến năm 2017, công ty đẩy mạnh mở rộng quy mô sản xuất, tiêu thụ xây dựng đƣợc thƣơng hiệu gạo nên cơng ty có nhiều khách hàng làm khoản phải thu khách hàng tăng vọt, từ năm 2016 5.996 triệu đồng đến năm 2017 22.037 triệu đồng mức tăng gấp 3,6 lần so với 2016 Các khách hàng công ty là: Cty TNHH MTV Nguyễn Hƣơng, Cty TNHH Vrice International, Cty TNHH CBLT Lang Hƣơng, Cty CP Kinh Doanh Lƣơng Thực Miền Bắc, Cty CP Thƣơng Mại Kiên Giang, Cty CP Tập Đoàn Intimex, Supper Market Quick L.L.C, khoản phải thu Cty CP Thƣơng Mại Kiên Giang đƣợc xếp cao 6.402 triệu đồng, đứng thứ hai Cty CP Tập Đoàn Intimexvới số tiền 4.342 triệu đồng, Supper Market Quick L.L.C đứng thứ ba 3.678 triệu đồng Nguyên nhân ba công ty mua gạo với số lƣợng lớn để trực tiếp xuất nên khoản phải thu ba công ty tƣơng đối cao Bảng 3: Bảng chi tiết khoản trả trƣớc ngƣời bán Đơn vị: triệu đồng Trả trƣớc cho ngƣời bán 2016 2017 -Thái Tuấn Hải 6.125 - Nguyễn Minh Trí 6.840 - Nguyễn Thị Hƣơng 2.739 - Nguyễn Thị Nga 5.027 4.730 - Nguyễn Thùy Trang 5.012 8.171 - Văn Thanh Cƣờng 4.000 5.300 - Khách hàng khác 6.426 7.515 - HTX Nông Nghiệp Phú Thƣợng 7.900 - Nguyễn Thanh Nhàn 5.874 - Lê Trung Hiểu (HTX Nông Nghiệp Thạnh Thắng) 7.548 - HTX Nông Nghiệp Rạch Lợp 7.668 - HTX Nông Nghiệp Hùng Kiến 7.333 - Cty CP Điền Tín 7.462 Tổng cộng 36.168 69.501 (Nguồn: thu thập từ TMBCTC cơng ty)  Nhận xét: Nhìn vào bảng cho ta biết đƣợc qua năm từ 2016 – 2017 khoản trả trƣớc ngƣời bán công ty tăng rõ rệt, ta thấy tổng khoản trả trƣớc 13 cho ngƣời bán năm 2016 36.168 triệu đồng sang năm 2017 lên đến 69.500 triệu đồng, năm 2017 khoản trả trƣớc ngƣời bán tăng lên đến khoảng 33.333 triệu đồng mức tăng chiếm gần lần so với năm 2016 Ở năm 2016 – 2017 ta thấy khoản trả trƣớc cho Thái Tuấn Hải, Nguyễn Thùy Trang cao khoảng 7.000 - 8.000 triệu đồng Cò lúa mua lúa bao tiêu số lƣợng lớn nên cần nhiều tiền đặt cọc lúa cho hộ nông dân Mặt khác, năm 2017, công ty mở rộng quy mô sản xuất, tiêu thụ sản phẩm nên ngồi Cị lúa Thái Tuấn Hải, Nguyễn Thùy Trang, Nguyễn Minh Trí, cơng ty Ngọc Quang Phát cịn kí thêm hợp đồng thu mua lúa tƣơi với HTX Nông nghiệp để đảm bảo lƣợng cung ứng sản phẩm lúc nghịch vụ nên dẫn đến khoản trả trƣớc ngƣời bán tăng đến Bảng 4: Bảng tiêu đánh giá hiệu khoản phải thu Chỉ tiêu SST Năm 2016 Doanh thu (triệu đồng) Bình quân khoản phải thu (triệu đồng) Năm 2017 217.265 772.666 15.492 42.164 Kỳ thu tiền bình quân (ngày) 26 20 Số vòng quay khoản phải thu (vòng) 14 18 Tỷ lệ % BQKPT/ DTT 7.13% 5.46% Tỷ lệ vốn bị chiếm dụng so với KPT 0 (Nguồn: tính tốn từ báo cáo tài công ty)  Nhận xét: Dựa vào số liệu tính tốn từ bảng cho thấy doanh thu Công ty Cổ phần XNK Ngọc Quang Phát tăng nhanh Doanh thu năm 2016 217.265 triệu đồng tỷ đồng đến năm 2017 772.666 triệu đồng, tăng khoảng 555.401 triệu đồng, mức tăng 2017 gấp 3,5 lần so với 2017 Doanh thu công ty tăng kéo theo bình quân khoản phải thu tăng, cụ thể năm 2016 15.492 triệu đồng đến năm 2017 42.164 triệu đồng, mức tăng năm 2017 so với 2016 26.672 triệu đồng mức tăng gấp 2,8 lần so với 2016 Nguyên nhân 2017 công ty đƣợc chuyển đổi sang hình thức cơng ty Cổ phần, mở rộng quy mô sản xuất, ký kết nhiều hợp đồng cho công ty nƣớc xuất nƣớc ngồi nên doanh thu tăng nhanh Điều đó, làm cho công ty khẳng định đƣợc thƣơng hiệu gạo thị trƣờng 14 Kỳ thu tiền bình quân công ty năm 2016 26 ngày, năm 2017 20 ngày Cho thấy cơng ty có sách quản lý khoản phải thu tốt Tƣơng tự, số vòng quay khoản phải thu công ty năm 2016 14 ngày, năm 2017 18 ngày mà vòng quay khoản phải thu nhanh tốc độ thu hồi cơng nợ phải thu nhanh dấu hiệu tốt cơng ty Vì tính chất ngành nghề cơng ty chế biến xuất gạo mặt khác đơn đặt hàng nhiều buộc cơng ty phải có sách thu tiền nhanh để có dịng tiền xoay cho mua lúa, xay xát, dịng tiền chậm khơng có đủ vốn để mua nguyên liệu đóng hàng kịp cho khách hàng Xét đến tỷ lệ bình quân khoản phải thu/ doanh thu cơng ty năm 2016 tỷ lệ 7.13%, năm 2017 5.46%, tỷ lệ tƣơng đối thấp cho thấy số tiền khách hàng nợ cơng ty thấp Điều đó, cho thấy cơng ty quản lý tốt khoản phải thu nên không bị khách hàng chiếm dụng vốn Qua đó, cho thấy cơng ty khơng có phần nợ phải thu q hạn nên cơng ty khơng có phần vốn bị chiếm dụng, từ tỷ lệ vốn bị chiếm dụng cơng ty Tuy nhiên, sách quản lý tốt khoản phải thu đem lại khó khăn cho cơng ty sách tín dụng cơng ty thắt chặt khách hàng tìm kiếm đến cơng ty có sách tín dụng nới lỏng để chiếm dụng vốn (kéo dài thời hạn trả nợ) 3.2 Môi trƣờng làm việc công ty 3.2.1 Nội quy cơng ty Cơng ty có nội quy rõ ràng đƣợc dán trƣớc cửa phận văn phòng, nhà máy cụ thể nội quy áp dụng cho tất nhân viên, công nhân, khách hàng đến giao dịch làm việc Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát:  Đối với nhân viên: Đi làm giờ, làm việc ca, mặc đồng phục quy định Phải nhiệt tình với cơng việc đƣợc phân cơng, phải nghiêm túc hịa nhã với ngƣời Có ý thức trách nhiệm bảo quản giữ gìn tài sản công ty Kiểm tra thùng thẻ trƣớc nhập xuất hàng Phải vệ sinh máy móc thiết bị trƣớc sau vận hành Không đƣợc chƣa hết việc, nghỉ phải có đồng ý cấp Cán nhân viên làm việc phải đem lại uy tín, chất lƣợng cho cơng ty, khơng địi h hồng ngƣời bán hàng 15  Đối với bốc xếp: Chấp hành tốt phân công cán nhân viên Cơng ty tổ chức cơng đồn Trong làm việc không đƣợc uống rƣợu, bia, hút thuốc, đánh bài, xả rác, khơng nói tục, chửi thề, gây gỗ, đánh gây trật tự trog kho nhà máy Không chạy xe vào kho, nhà máy khu vực sản xuất khơng mang hóa chất vật dụng dễ cháy, trái phép vào cơng ty Khơng địi xin tiền bồi dƣỡng khách hàng trƣờng hợp (ngoài điều công ty ghi bảng giá) Không đem tài sản, dụng cụ lao động khỏi công ty, phải có cho phép ngƣời quan sát Làm việc phải nhiệt tình, cẩn thận, đảm bảo an tồn lao động, có ý trách nhiệm giữ gìn vật dụng thiết bị kho nhƣ nhà máy Khi sử dụng vật dụng kho, nhà máy hƣ hỏng phải báo cáo sữa chữa Nếu cố ý làm hƣ hay đồ phải bồi thƣờng tịnh hàng phải bỏ cân hàng xác thƣờng xuyên qui cách loại đảm bảo xác cho khách hàng Kiểm tra vệ sinh kho máy trƣớc hết  Đối với khách hàng: Mọi quan hệ nhƣ: xay xát, mua bán, vận chuyển toán tiền phải giao dịch trực tiếp nhân viên phòng kinh doanh cơng ty Kiểm tra hàng hóa, thùng thẻ, tiền bạc cẩn thận trƣớc giao dịch xong Khách hàng không đƣợc l lót, bồi dƣỡng thêm tiền cho cán bộ, nhân viên, kỹ thuật cơng đồn cơng ty 3.2.2 Về văn hóa ứng xử Đội ngũ nhân viên cơng cơng ty ln nhiệt tình, hịa đồng, giúp đỡ lẫn công việc Luôn ân cần, niềm nở khách hàng đến công ty, sẵn sàng giải đáp thắc mắc, đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng 16 3.2.3 Về sở vật chất Công ty có quy mơ rộng đầu tƣ thêm hệ thống kho nhà máy với tổng diện tích 17.500m2 với tổng sức chứa lên đến 54.000 lúa gạo Ngồi ra, cịn đƣợc trang bị xà lang để chở lúa gạo, lị sấy, máy đánh bóng, máy xay xát, băng chuyền, xe tải chở hàng, Ở phòng chức đƣợc trang bị bàn ghế làm việc tiện nghi, khơng gian làm việc thống mát, đƣợc lắp đặt trang thiết bị máy lạnh, máy in, máy vi tính đại, có khu vực lƣu trữ hồ sơ chứng từ riêng, có nhà ăn, phịng nghỉ trƣa cho nhân viên, đặc biệt có chỗ cho nhân viên xa NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG  Tại phận lị sấy Ghi sổ đăng tài lúa để biết tên chủ lúa, số ghe, loại lúa, số lƣợng lúa, chủ ghe để ghi vào sổ tài Thống kê lại sổ tài xem lƣợng lúa thuộc loại lúa nằm tài dƣới sơng chƣa lên lị, để xếp lị sấy cho lƣợng lúa dễ hƣ sấy trƣớc lên lò Trong ngày thƣờng xuyên theo dõi sổ đăng tài cộng lƣợng nằm tài, đánh dấu lƣợng lúa lên lò để kiểm tra lƣợng lúa, loại lúa nằm tài báo cho Giám đốc Khi có phiếu cân lúa tƣơi phiếu cân lúa khô ký tên vào phiếu phân công để cơng nhân cho lúa lên lị sấy  Tại phận xay xát Viết phiếu xay xát đem xuống phiếu xay xát để nhân viên xay xát biết bồn cần xay để xay nhằm tránh tình trạng xay nhầm lúa Khi lúa sấy xong chuẩn bị xay, nhân viên xát xong mẫu gạo nhiệm vụ đƣợc giao lấy mẫu gạo đƣa phòng kiểm phẩm xem mẫu để duyệt cho bồn lúa đƣợc xay chung  Tại phịng kế tốn Có nhiệm vụ nhập file phiếu cân lúa Quy trình nhập file có phiếu cân lúa tƣơi: nhập file công nợ  nhập file lò sấy cột lúa tƣơi  sau coi sổ lị để nhập lị Quy trình nhập file có phiếu cân lúa khơ: nhập file lị sấy cột lúa khơ  nhập sổ gia cơng lị sấy  nhập sổ nhập kho xay xát  nhập file xay xát  chia bồn chứa lúa đợi xay xát Khi xay xong xầy có phiếu cân xầy  nhập lƣợng xầy vào sổ xay xay xát  đọ sổ mài, cám phế bên kế tốn gạo để tính lƣợng tấm, cám trấu  tính tỷ lệ phần trăm thu hồi  đọ sổ gạo tách màu lau bóng  tính giá thành gạo báo cho Giám đốc Lập biên gia cơng giá thành để tính với chủ lúa gửi 17 xay xát (áp dụng chủ lúa gửi xay xát) lập bảng riêng cho chủ cị lúa để tính chi phí gia cơng In biên gia công gửi Giám đốc xem cuối tháng tổng hợp biên gia công lại gửi Kế tốn cơng nợ Khi có Hợp tác xã nơng nghiệp tỉnh đến hợp tác mua bán lúa gạo làm hợp đồng mua bán lúa gạo trình cho Hợp tác xã Giám đốc đọc kĩ kí tên đóng mọc sau để vào sổ hợp đồng để lƣu Điện thoại cho Cò lúa hàng ngày để theo dõi lƣợng lúa cắt, lúa cân để hạo số tiền ứng tiền cho Cò báo cho Giám đốc, để Giám đốc biết lệnh chi Liên hệ với kế toán tổng hợp xem lƣợng trấu tồn để viết phiếu đề nghị xuất kho Khi có khách hàng lại mua trấu viết phiếu đề nghị xuất kho  khách hàng đem phiếu cân xe trấu vào viết phiếu xuất kho  xé hóa đơn đỏ đƣa cho khách hàng cịn liên hóa đơn xanh giao cho kế tốn tổng hợp  sau nhập file bảng chi tiết xuất kho Viết phiếu nhập tính tiền cho chủ ghe chở lúa Cuối ngày, dựa vào phiếu cân lúa tƣơi tính cơng đồn lị sấy  Gửi file lị sấy + file lị sấy Cơng đồn cho Kế tốn trƣởng  In tính Cơng đồn ký tên đƣa Kế toán trƣởng duyệt  Kế toán trƣởng duyệt xong đƣa cho Thủ kho, Tổ trƣởng Công đồn ký tên đƣa Thủ quỹ chi tiền Cơng đồn PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Để hồn thành đƣợc cơng việc đƣợc phân cơng q trình thực tập cơng ty CP XNK Ngọc Quang Phát Thứ nhất: đòi hỏi cần phải quan sát trình làm việc nhân viên phịng Kế tốn – Tài chính: nhƣ theo dõi việc ghi chép, nhập lƣợng lúa, gạo vào file nào, file đƣợc lƣu giữ vị trí nào, chứng từ hợp đồng đƣợc lƣu giữ vị trí Tất công việc cần phải quan sát để dễ nắm bắt, nhân viên văn phòng giao việc để thực tập thực dễ dàng Thứ hai: đòi hỏi cần phải lắng nghe Việc lắng nghe công việc quan trọng nhƣ: lắng nghe Giám đốc nói chuyện, thảo luận với nhân viên phịng Kế tốn – Tài vấn đề gì, có liên quan đến việc 18 làm không để kịp thời chuẩn bị chứng từ, cộng lƣợng, biên báo cáo cho Giám đốc Thứ ba: tập trung, ghi chép tỉ mỉ, sổ sách chứng từ, hợp đồng cơng ty nhƣ việc tính toán lƣợng thu hồi, lƣợng xuất kho, giá thành sản phẩm Điều tránh đƣợc sai sót cơng việc đƣợc giao Thứ tƣ: cần phải xếp công việc, tính tốn thận trọng cơng việc nhƣ: liên hệ trực tiếp bên cò lúa, hay Hợp tác xã để nắm bắt lƣợng lúa gạo kho để báo lƣợng, phần tiền cần trả, cần đặt cọc cho lƣợng lúa Điều tránh đƣợc tình trạng cò lúa hay bên bán nắm giữ tiền cọc công ty nhiều Thứ năm: cần phải hiểu nắm rõ tính chất cơng việc, tinh thần trách nhiệm công việc để truyền đạt thông tin đến phận khác khơng bị nhầm lẫn, sai sót việc KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố Qua trình thực tập tiếp xúc với cơng việc công ty CP XNK Ngọc Quang Phát giúp tác giả củng cố đƣợc kiến thức: 6.1.1 Kiến thức phân tích tài Thơng qua Bảng báo cáo tài chính, bảng thuyết minh báo cáo tài đƣợc cơng ty cung cấp ta thu thập đƣợc số liệu cần thiết để tiến hành hoạt động phân tích tài cơng ty Bảng báo cáo tài cung cấp thông tin công ty tài sản nguồn hình thành tài sản (gồm nguồn phải trả nguồn vốn chủ sở hữu bao nhiêu) doanh nghiệp thời điểm (trên bảng cân đối kế toán) Kết lãi lỗ công ty (gồm doanh thu; giá vốn; chi phí; thu nhập khác), thời kỳ (trên bảng Báo cáo kết kinh doanh) Ngồi thơng tin Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí, doanh nghiệp cịn phải cung cấp thơng tin khác mà khơng trình bày Bảng cân đối kế tốn Kết kinh doanh đƣợc trình bày “Bảng thuyết minh báo cáo tài chính” Từ liệu thu thập, tính tốn đƣợc từ báo cáo tài chính, Bảng cân đối kế tốn, Bảng thuyết minh báo cáo tài cơng ty qua năm 2016 - 2017 Giúp tác giả tính tốn đƣợc kỳ thu tiền bình qn, số vịng quay khoản phải thu, tỷ lệ BQKPT/ DTT, tỷ lệ vốn bị chiếm dụng công ty qua năm Từ liệu tính tốn, phân tích cơng ty quản lý khoản phải thu nhƣ sách quản lý khoản phải thu cơng ty có tốt hay khơng Biết 19 đƣợc cách thức quản trị dịng tiền, cách xoay đồng vốn cơng ty gặp khó khăn tài 6.1.2 Kiến thức kế tốn Đƣợc thực hành viết phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho sản phẩm, viết phiếu chi, xử lý điều chỉnh hóa đơn có sai sót, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ kế tốn Thơng qua công đoạn tạo sản phẩm chi phí bỏ để đƣợc sản phẩm ta tính tốn đƣợc giá thành sản phẩm Tính lƣợng thu hồi, chốt giá sản phẩm, cơng đồn, tính giá gia cơng sản phẩm, báo cáo kết hoạt động tháng, quý, năm Chế độ trích bảo hiểm cho cơng nhân hàng tháng, điều chỉnh quy định bảo hiểm lao động theo định, nghị nhà nƣớc Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, toán thuế kết thúc năm tài cơng ty 6.1.3 Kiến thức quản trị Marketing Thông qua cách thức quản lý công ty Giám đốc, cách đôn đốc, điều động cơng nhân đóng hàng gấp hay vấn đề mang tính cấp bách, lên kế hoạch đóng hàng, xuất hàng cho khách hàng, lên lịch ngày có khách đến tham quan kiểm tra công ty Thông qua việc chăm sóc khách hàng nhằm cung cấp thơng tin, tính bật sản phẩm, sách đãi ngộ thu hút ý khách hàng, tăng tính sản phẩm Xây dựng phát triển mối quan hệ với khách hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng, thƣờng xuyên tƣơng tác với khách hàng để tạo tin tƣởng 6.1.4 Kiến thức nhận dạng, phân loại sản phẩm Đƣợc củng cố thông qua mẫu gạo, hình dáng, kích thƣớc hạt gạo để phân loại gạo 6.1.5 Kiến thức tin học Đây điều kiện cần phải có tất ngành nghề hoạt động trí óc, cần phải sử dụng thành thạo máy tính vững kiến thức tin học để phục vụ cho cơng việc: trình bày văn bản, nhập file liệu, save, chèn, nén, tính tốn liệu, thao tác word, excel 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp đƣợc củng cố Qua trình thực tập nhƣ đƣợc tiếp xúc thực tiễn công việc công ty CP XNK Ngọc Quang Phát Bản thân tác giả học hỏi phát huy kỹ năng: 20 6.2.1 Kỹ quan sát Công việc phải làm nhiều phịng kế tốn: thu thập chứng từ, ghi sổ lên báo cáo, Những cơng việc địi hỏi khả quan sát để phản ứng kịp thời với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ phân tích, tổng hợp chúng cách hợp lý Để làm tốt công việc đƣợc giao tác giả quan sát trình làm việc chị phịng Kế tốn – Tài công việc thực làm hợp đồng mua bán, chứng từ trình quan nhà nƣớc, xuất hóa đơn cho khách hàng để biết cơng việc đƣợc thực nhƣ bao gồm công đoạn thực để từ học hỏi 6.2.2 Kỹ lắng nghe Lắng nghe để hiểu đƣợc vấn đề để thực để làm công việc đƣợc giao, tránh đƣợc tình trạng nghe lống thống khơng hiểu vấn đề làm sai việc Lắng nghe để thông cảm, chia sẻ với ngƣời Ngoài ra, lắng nghe giúp tác giả nắm bắt đƣợc tâm lý khách hàng để tƣ vấn kiếm đƣợc đơn đặt hàng cho công ty, hiểu đƣợc cấp cần trình bày vấn đề gì, muốn thực cơng việc theo cách thức để từ thực cơng việc 6.2.3 Kỹ ghi chép, tính tốn Các chứng từ, số liệu phải đƣợc ghi chép, tính tốn theo ngun tắc kế tốn Ghi chép ngắn gọn nhƣng phải dễ hiểu thơng qua cơng cụ hình ảnh, ký hiệu biểu tƣợng ngắn gọn dễ hiệu Số liệu ln ln địi hỏi tính xác, số phản ánh, chứng minh, khẳng định quan điểm ngƣời muốn truyền đạt Qua trình thực tập tác giả rèn cho kĩ ghi chép nhanh, xác tỉ mỉ chứng từ, số liệu Tính tốn số liệu cộng lƣợng, tính cơng đồn, giá thành sản phẩm cơng ty, tính biên gia cơng để xuất hóa đơn, lập hợp đồng mua bán, Vì chứng từ, số liệu công ty quan trọng, cẩu thả ghi chép sai sót mà khơng kịp thời phát sữa chữa gây nhiều hậu 6.2.4 Kỹ xử lý tình Kỹ xử lý tình kĩ cần thiết để giải vấn đề khó khăn cơng việc Biết cách xử lý vấn đề quan trọng công ty nhƣ biết cách điều động, thu thập thông tin để nắm bắt cần xuất mặt hàng để đốc thúc khâu sản xuất làm việc tạo đủ sản phẩm để đóng hàng giao cho khách hàng cho kịp tiến độ theo hợp đồng 21 kí kết Vận dụng phát huy đƣợc kỹ giao tiếp làm việc với khách hàng có khách đến mua hàng hay để giao kết hợp đồng mua bán.Ngoài ra, tác giả cịn học đƣợc cách tự giải tình huống, cƣ xử mềm mỏng, uyển chuyển khách hàng khó tính 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc Qua q trình thực tập nhƣ đƣợc tiếp xúc thực tiễn công việc công ty CP XNK Ngọc Quang Phát Bản thân tác giả học đƣợc kinh nghiệm xử lý tình quan trọng công ty nhƣ: 6.3.1 Kinh nghiệm xử lý tình Phải tƣơng tác, nắm bắt nhanh vấn đề cần xử lý Trƣờng hợp, vào vụ lúa thƣờng lúa mua cơng ty nhiều mà tình trạng kẹt lò diễn thƣờng xuyên nên cần phải biết loại lúa dễ hƣ hỏng đem sấy trƣớc, lƣợng lúa tƣơi tồn đọng nhiều biết liên hệ bên điều ghe chở lúa nhà máy khác sấy xay xát để tránh lúa hƣ gây thiệt hại cho cơng ty Tính lƣợng gạo thu hồi xem hao hụt xem có mát gửi sấy không để báo lƣợng cho Giám đốc Theo dõi công nợ tiền đặt cọc lúa để kịp thời báo lƣợng tiền tồn hay nợ lại Cò lúa để Giám đốc giải 6.3.2 Kinh nghiệm kí kết hợp đồng hay thƣơng lƣợng với khách hàng Trƣờng hợp công ty bên mua: Khi làm hợp đồng mua lúa với Hợp tác xã phải định rõ thời gian cắt, định giá cả, phƣơng thức toán, quyền nghĩa vụ hai bên giao kết hợp đồng trình để hai bên đọc kí đóng mọc rõ ràng lƣu trữ hợp đồng trƣờng hợp công ty bên bán: Nếu nhƣ đến ngày đóng hàng xuất mà bên phía khách hàng chƣa chuyển tiền hỗ trợ cho chi phí đóng hàng bên phía cơng ty thƣơng lƣợng lại với bên khách hàng dời ngày đóng hàng chờ tiền chuyển tạm ngƣng đóng hàng để tránh thất cho cơng ty 6.3.3 Học đƣợc cách trình bày vấn đề Khi Giám đốc đề nghị báo cáo hay có quan thuế, bảo hiểm, viện kiểm sốt đến kiểm tra cơng ty vấn đề hợp đồng mua bán, bảo hiểm vấn đề bảo hộ lao động cơng ty phải chuẩn bị đủ tài liệu, chứng từ để đối chiếu, nắm rõ vấn đề để phần trình bày đƣợc rõ ràng lƣu loát 22 6.3.4 Kinh nghiệm cẩn thận, tỉ mỉ ghi chép, tính tốn Cơng việc phịng Kế tốn – Tài địi hỏi ghi chép cẩn thận, tỉ mỉ, xác, qua q trình thực tập làm việc thân tác giả tích lũy cho thận trọng, tỉ mỉ, xác, tinh thần trách nhiệm công việc, xếp lịch làm việc khoa học theo tiến độ 6.3.5 Bài học tích lũy đƣợc sau q trình thực tập Bài học mà tác giả tích lũy đƣợc sau q trình thực tập lắng nghe, thấu hiểu, chịu khó cơng việc, báo cáo, trình bày kịp thời, xác cơng việc cấp giao, phải liên kết, hỗ trợ lẫn cơng việc, có nhƣ hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao 6.4 Chi tiết kết cơng việc đóng góp cho đơn vị thực tập - Giúp kế toán sản xuất chụp sổ đăng tài, cộng lƣợng lúa nằm tài, lƣợng lúa tồn động - Nhập công nợ lƣợng lúa báo lƣợng lúa thực nhận - Nhập theo dõi lƣợng tiền cho Cò lúa ứng để đặt cọc lúa - Viết phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho - Viết hóa đơn chi tiền - Lập bảng cơng đồn, in cơng đồn cho Kế tốn trƣởng phê duyệt - Tính giá thành gạo - Làm báo cáo lị sấy, báo cáo lị sấy cơng đồn - Làm biên gia công báo giá cho khách hàng gửi sấy xay xát - Bỏ thẻ cho gạo lên container - Làm hợp đồng mua lúa - Photo, in ấn chứng từ 23 ... 3.1 Công tác quản lý khoản phải thu công ty 3.1.1 Quy trình quản lý khoản phải thu Công ty CP XNK Ngọc Quang Phát 3.1.1.1 Các sách công ty cổ phần XNK Ngọc Quang Phát... Phát 3.1.1.2 Các quy trình quản lý khoản phải thu công ty 3.1.2 Hiệu quản lý khoản phải thu công ty 11 3.2 Môi trƣờng làm việc công ty 15 3.2.1 Nội quy công ty 15 3.2.2... QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Công tác quản lý khoản phải thu công ty 3.1.1 Quy trình quản lý khoản phải thu Cơng ty CP XNK Ngọc Quang Phát Quy