THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG I. Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu(NVL) tại công ty cổ phần may Thăng Long. Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn NVL của công ty là do khách hàng mang đến thuê gia công (80%) và công ty mua vào. NVL mà công ty mua vào không chỉ là NVL trong nước (vải, khuy, khoá…) mà một số loại phải nhập từ nước ngoài (mex, xốp, vải bò…) do những loại này trong nước không có hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty. Với đặc điểm sản xuất và NVL như vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, bên cạnh đó NVL lại thường xuyên biến động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý và sắp xếp NVL. NVL của mỗi đơn hàng đưa về được xếp riêng và theo từng loại đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động Nhập – Xuất – Tồn của các loại NVL đó. Thủ kho và kế toán NVL có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý, ghi chép những biến động về NVL của thủ kho. Căn cứ để thủ kho có thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL đó là cơ sở phân loại NVL mà công ty đã quy định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL. 1 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội II. Phân loại NVL sử dụng tại công ty. NVL ở công ty như đã nói, có rất nhiều chủng loại lại biến động thường xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên những tiêu thức nhất định, do đó nếu xét theo nguồn hình thành thì NVL của công ty bao gồm: NVL mua ngoài (công ty mua). NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công). Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của công ty có 8 loại: NVL chính ( hàng may và hàng nhựa): chủ yếu là vải. Vật liệu phụ ( hàng may và hàng nhựa): cúc, khoá… Xăng dầu. Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt… Văn phòng phẩm. Bao bì: túi nilon, hộp catton… Phế liệu: vải thừa, vải vụn… Hoá chất: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm… Các loại NVL này đã được sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện cho việc quản lý. Ví dụ như đối với NVL chính trong kho nguyên liệu được chia ra và quản lý tại từng kho cụ thể như kho vải bò, kho vải kaki… Với vật liệu phụ cũng vậy: tại kho phụ liệu các loại vật liệu phụ được phân theo từng chủng loại (cúc, khóa…) và xếp cùng nhau. Hệ thống tài khoản chi tiết (NVL) của công ty được thiết kế dựa trên cách phân loại này. III. Tính giá NVL tại công ty. 1. Giá NVL nhập kho. NVL nhập kho, công ty tính theo giá thực tế, những NVL này được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau. Về cơ bản NVL của công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế của mỗi loại này được công ty tính như sau: 2 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội 1.1. Đối với NVL mua ngoài nhập kho: NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác), do đó: Giá thực tế NVL nhập kho Giá mua Chi phí thu mua Thuế nhập khẩu (nếu có) Khoản giảm trừ + = + - Trong đó: Giá mua là giá không có thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Thuế nhập khẩu: trong trường hợp công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài. Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng. 3 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Ví dụ: Ngày 31/3 công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545 đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằng tiền mặt. Như vậy: Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là: 1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 25.807.430 (đ) Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêng phần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán. 1.2. Đối với NVL do khách hàng mang đến. Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên công ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn hàng mà không tính giá. Nếu khách hàng vận chuyển NVL đến tận kho công ty thì khi nhập kho cũng như khi xuất kho, thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng. Nếu công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, chi phí này là giá ghi trên hóa đơn vận chuyển toàn bộ số NVL đó, nếu như công ty trả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa hai bên) và được hạch toán là “ giá trị vật liệu nhận gia công”. Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với tiền thuê gia công khi giao trả sản phẩm. Ở công ty may Thăng Long, khi định mức NVL mà công ty giao (là định mức mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận) lớn hơn định mức NVL mà xí nghiệp thực hiện, thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệm được. Theo quy định, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được đó, phần còn lại được nhập kho công ty theo 80% giá thị trường. Chính điều này đã khuyến khích các xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp định mức sản xuất… nhằm đem lại lợi ích cho xí nghiệp và cả công ty. Ví dụ: 4 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Khách hàng Ixrael đặt công ty gia công áo sơmi và đã chuyển cho công ty 8.180 m vải dệt kim các màu (MR 17760). Định mức thỏa thuận giữa khách hàng và công ty là 3 m/ áo nhưng XN1 sau quá trình sản xuất đã tiết kiệm được trung bình 0,06 m/ áo. Do đó, số lượng vải mà công ty tiết kiệm được là: 8.180 x 0,06 = 490,8 (m). Giá thị trường của loại vải này là: 15.700 đ/m. Như vậy, trị giá NVL tiết kiệm được nhập kho công ty là: 490,8 x 15.700 x 80% x 50% = 3.082.224 (đ). 2. Giá xuất kho NVL. Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất trong kỳ Đơn giá bình quân của NVL = x Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL Giá thực tế của NVL tồn ĐK v nhà ập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK v nhà ập trong kỳ = 5 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Ví dụ: Đối với loại vải bò 8oz mà công ty hiện có, đầu tháng 3 còn tồn 2.180 m trị giá 42.074.000 đ. Trong tháng công ty đã mua thêm 8.704 m với đơn giá 19.545 đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của vải bò 8oz (tháng 3) là: (42.074.000 + 8.704 x 19.545) / (2.180 + 8.704) = 212.193.680/ 10.884 = 19.496 (đ/m) Trong tháng 3 công ty đã xuất 9.152 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, giá thực tế vải bò 8 oz xuất kho là: 9.152 x 19.496 = 178.427.392 (đ). Giá thực tế vải bò 8 oz tồn kho cuối tháng 3 là: 212.193.680 – 178.427.392 = 33.766.288 (đ). Theo phương pháp này, hàng ngày khi NVL được xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính ra giá trị NVL xuất dùng. IV. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. Như đã phân tích, NVL của công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL. Công ty cổ phần may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 1. Chứng từ sử dụng. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ: Phương án giá. Bảng nhu cầu nguyên liệu. Giấy đề nghị thanh toán. Hoá đơn GTGT. Hợp đồng mua bán – sản xuất kinh doanh. 6 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Phiếu nhập kho. Phiếu nhập vật tư. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá…). 2. Quy trình luân chuyển các chứng từ. 2.1. Quá trình nhập kho NVL. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thông qua. Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về công ty ( có hóa đơn GTGT) được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho: thủ kho viết phiếu nhập (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá…) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Những chứng từ đó sau quá trình luân chuyển được lưu tại phòng kế toán. 7 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Ví dụ: Biểu 1 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 04 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL CV/ 01 – B EC 079633 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội. Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6 Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long. Địa chỉ: 250 – Minh Khai. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐ MS: 0 1 0 0 1 0 1 1 0 7 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1. Vải bò Hanosimex (63 cuộn L 1 ) M 7704,1 19545 đ Cộng tiền hàng 150.576.635 đ Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 15.057.663 đ Tổng cộng tiền thanh toán 165.634.298 đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng. Người mua hàng ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) 8 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Biểu 2. CÔNG TY MAY THĂNG LONG PHÒNG THỊ TRƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ Kính gửi: Tổng giám đốc. Phòng kế toán tài vụ. Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây: NỘI DUNG CÁC CHI PHÍ THÀNH TIỀN Kính đề nghị đồng chí Tổng giám đốc duyệt thanh toán chuyển tiền mua vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO. - Hợp đồng số: 01/ TL- DMHN / 2009 - Phiếu nhập kho số: 4/3 - Hoá đơn số: 079633 Đề nghị chuyển vào TK số: 710A – 00022 Ngân hàng công thương II – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Người hưởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội 165.634.298 đ TỔNG CỘNG 165.634.298 đ Bằng chữ ( Một trăm sáu mươi lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng). Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2009 Tổng giám đốc ( Ký, họ tên) Phòng kế toán ( Ký, họ tên) Phòng thị trường ( Ký, họ tên) Người đề nghị ( Ký, họ tên) Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho. 9 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội Biểu 3. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Số : 4/3 Ngày 04 tháng 3 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo … số… ngày … tháng… năm 2009 của : Công ty mua Nhập tại kho : Nguyên liệu Nợ:…………… Có:…………… Số TT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 8 oz xanh K403 m 7.704 7.704 19.545 150.574.6 80 Cộng 7.704 7.704 150.574.6 80 Nhập, ngày 8 tháng 3 năm 2009. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu nhập gia công: Căn cứ vào hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL, NVL sau khi đưa đến kho thủ thư và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch (NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập (NVL nhận gia công) chuyển xuống cho thủ kho) và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên 10 SVTH: H Thà ị Trường Lâm - Lớp KT2G 10 [...]... hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long 15 SVTH: Hà Thị Trường Lâm - Lớp KT2G 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Cụ thể: Sơ đồ 19 Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T NVL Kế toán tổng hợp Báo cáo N-X-T NVL Quy trình hạch toán chi tiêt NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long. .. NVL đối với sản xuất như sau: TK 152 – Nguyên vật liệu SHTK 1521 15211 15212 1522 15221 15222 Tên Nguyên liệu chính Nguyên liệu chính (Hàng may) Nguyên liệu chính ( Hàng nhựa) Vật liệu phụ Vật liệu phụ ( Hàng may) Vật liệu phụ ( Hàng nhựa) SHTK 1523 1524 1525 1526 1527 1528 Tên Xăng dầu Phụ tùng Văn phòng phẩm Bao bì Phế liệu Hoá chất Ngoài ra, để kế toán NVL kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác... phục vụ quản lý… Đồng thời khi các XN nhận được NVL do công tygiao, nhân viên hạch toán ở XN phải phản ánh số lượng NVL thực nhập trên “Báo cáo nhập vật liệu Báo cáo này được gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với “Bảng kê xuất vật liệu của kế toán, số liệu của hai bảng này phải giống nhau Biểu 17 XN4 BÁO CÁO NHẬP VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2009 Số Mã phiếu hàng 3/3 5/3 7/3 … K403... Gia công Ngô Quyền: Vải sơmi 6 màu … Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) 21 SVTH: Hà Thị Trường Lâm - Lớp KT2G Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 10.22 1,3 754 100 … 3.461, 1 0 0 … 3.695 9.829, 6 19.75 0 … 587 615,4 6.040 … Ngày 31 tháng 3 năm 2009 21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội V Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần may Thăng Long 1 Tài khoản sử dụng Để hạch. .. này được theo dõi ở phần nhập khác trên báo cáo N – X – T kho nguyên liệu do thủ kho lập Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công như đã trình bày: kế toán công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng, nhưng đồng thời phải theo dõi chi phí vận chuyển nếu công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho công ty Khoản chi này được thể hiện trên cột “vận chuyển” trên bảng kê xuất vật liệu 3 Sổ sách sử dụng... Long 1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán NVL, công ty đã sử dụng tài khoản 152 – Nguyên vật liệu để ghi sổ đúng như chế độ Song, vì NVL của công ty có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên, do đó đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả công tác kế toán và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đã được thiết kế dựa trên vai trò của NVL đối... Số dư cuối tháng N C 0 0 … … Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 33 SVTH: Hà Thị Trường Lâm - Lớp KT2G 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội Đối với những nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phải phản ánh những bút toán này trên “Bảng kê nhập xuất vật liệu – nếu xuất NVL cho sản xuất, trên “Bảng kê xuất... 331 Bảng kê xuất NVL NKCT 5 Sổ Cái TK 152,153 BÁO CÁO KẾ TOÁN Bảng kê 4,5 NKCT 7 Vì công ty có đặc điểm về NVL là: phần lớn NVL là nhận gia công (80%) còn lại là do công ty mua ngoài, do vậy để quản lý chặt chẽ NVL, công ty có thêm bảng kê nhập NVL ở từng XN và bảng kê xuât NVL Trên bảng kê xuất 26 SVTH: Hà Thị Trường Lâm - Lớp KT2G 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở Hà Nội NVL có thêm... NVL nhận gia công NVL nhận gia công sau khi về kho công ty và xuất cho các XN, thì khoản chi phí vận chuyển được phân bổ cho các XN dựa vào lượng NVL chính xuất cho các XN và chi phí bình quân đơn vị NVL chính để gia công mỗi đơn hàng, sau đó cộng với phí gia công của mỗi XN để tính ra đơn giá gia công cho mỗi đơn hàng Ví dụ: Khách hàng Wanshin đặt công ty sản xuất lô hàng sơmi K013430 Công ty nhận được... 9.829,6 19.750 587 615,4 6.040 Người lập biểu (Ký, họ tên) 1.094 Thủ kho (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Biểu 9 Công ty may Thăng Long 18 SVTH: Hà Thị Trường Lâm - Lớp KT2G SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU 18 Viện Đại học Mở Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tháng 3 năm 2009 Tên, quy cách vật liệu: Vải bò 8 oz xanh Mã hàng: K403 Ngày tháng Chứng từ Nhập Xuất Diễn giải SL (m) 4/3 15/3 19/3 21/3 4/3 3/3 5/3 . Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Đại học Mở H Nà ội THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG I. Đặc. quản lý nguyên vật liệu( NVL) tại công ty cổ phần may Thăng Long. Công ty cổ phần may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các