LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu. 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu. Ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh là lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. NVL trong doanh nghiệp sản xuất là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật chất hóa. NVL là một dạng tài sản vật chất thuộc loại hàng tồn kho. Nó cũng là một dạng tài sản lưu động, là một đối tượng lao động giữ vai trò có thể chính hoặc phụ trong hoạt động sản xuất. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: bột, enzim… trong doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, vải, chỉ …trong doanh nghiệp may mặc… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định. Dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu tao ra thực thể sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất vật chất. Do khối lượng NVL sử dụng, định mức NVL tiêu dùng là cơ sở để tạo ra khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng. Giá trị của NVL tiêu dùng được kết chuyển toàn bộ vào chi phí hoạt động trong kỳ báo cáo tùy theo mục đích sử dụng NVL. Giá trị NVL sử dụng để tạo thành chi phí NVL có thể được ghi giảm trên cơ sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích và các khoản bồi thường khác gắn với việc bồi thường sử dụng NVL. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. NVL là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất, kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá tri NVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiêt kiệm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thông danh điểm và đánh giá số danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. Để quá trình sản xuất, kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ NVL ở một mức hợp lí. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít loại NVL nào đó. Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho, tránh việc bố trí kiêm nghiệm chức năng thủ kho với kế toán vật tư. 1.1.4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Để cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện nhiệm vụ chủ yếu sau: • Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. • Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. • Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh. • Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại có thể xẩy ra. 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1.2.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu Phân loại NVL theo vai trò và tác dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh: • Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm.Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp Thương mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. NVL cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua vào với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo thành phẩm. • Vật liệu phụ: là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đối màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài…tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kĩ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ quá trình lao động. • Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.Tạo điều kiên cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại dưới thể lỏng, rắn hoặc khí. • Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sủa chữa máy móc thiết bị, phương tiên vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…. • Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kêt cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. • Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. 1.2.2. Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu Ngoài cách phân loại phổ biến trên, kế toán có thể tiến hành phân loại NVL dựa trên vai trờ và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh: Đó là dựa vào nguồn nhập NVL. Căn cứ vào nguồn hình thành mà NVL trong doanh nghiệp có thể được chia thành 2 nhóm chính sau: • Nguồn NVL nhập từ bên ngoài: NVL hình thành do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng…. • NVL tự chế: Là những NVL do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này có ý nghĩa cơ sở, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. 1.2.3. Sổ danh điểm nguyên vật liệu. Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng được nhu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL.Các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Sổ này xác định thông nhất tên gọi, kí mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Bảng 1-1 Sổ danh điểm vật liệu 1.3. Tính giá nguyên vật liệu. 1.3.1. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu. Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là việc dùng tiền đề để biểu hiện giá trị của chúng. 1.3.1.1. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Việc tính giá NVL phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho. Theo chuẩn mực này quy định thì hàng tồn kho được tính theo giá giá gốc. Theo nguyên tắc thận trọng: Nếu có giá thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gốm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến, các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Như vậy để phù hợp với chuẩn mực kế toán số 02, trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp Việt Nam, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập. 1.3.1.2. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Việc lựa chọn phương án tính giá thực tế NVL xuất kho có thể căn cứ theo nguyên tắc: Nguyên tắc lựa chọn: việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL thực tế xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm từng doanh nghiệp về số danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình Kí hiệu Tên,nhãn hiệu, .NVL Đơn vị tính Đơn giá hoàn thành Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp…từ đó lựa chọn ra phương pháp tính giá xuất kho phù hợp nhất. Tuy nhiên việc lưa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán: Tức là phải ổn định phương pháp tính giá NVL xuất kho mà doanh nghiệp sử dụng phải đảm bảo nhất quán it nhất trong vòng một niên độ kế toán, nếu có thay đổi thì doanh nghiệp cần phải giải trình rõ trên Báo cáo tài chính liên quan. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.  Đối với NVL mua ngoài nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hóa đơn (không bao gồm Thuế GTGT) - Các khoản giảm giá và CKTM (nếu có ) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có ) + Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Đối với những doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Thuế GTGT không được tính vào giá trị thực tế của NVL. Đối với những doanh nghiệp tinh Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thi Thuế GTGT được tính vào giá tri thực tế của NVL.  Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế NVL gia công nhập kho trong kì = Trị giá thực tế NVL xuất gia công chế biến + Chi phí chế biến  Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá NVL thuê ngoài gia công chế biến = Trị giá thực tế NVL xuất gia công chế biến + Chi phí giao nhận + Tiền thuê gia công  Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết hoặc cổ phần nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá do hội đồng tham gia thống nhất đánh giá + Chi phí phát sinh khi tiếp nhận NVL  Đối với NVL đươc biếu tặng, tài trợ: Trị giá thực tế của NVL bằng tổng gia tri hợp lí ban đầu của những NVL tương đương và chi phí có phát sinh liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận.  Đối vơi NVL được cấp viên trợ: Giá thực tế NVL nhập kho bằng tổng giá trị ghi trên biên bản giao nhận và chi phí phát sinh liên quan trực tiếp.  Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp: giá trị thực tế của phế liệu nhập kho bằng giá trị thực tế hoặc giá bán trên thi trường. 1.3.3. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.  Phương pháp tính giá xuất kho theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này thì khi xuất kho lô NVL nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá xuất Trường hợp này thích hợp cho những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. • Ưu điểm: Công tác tinh giá NVL thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. • Nhược điểm: Hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cần phải cho phép bảo quản riêng từng lô nhập kho NVL. Như vậy chi phí quản lý NVL khá tốn kém và tốn nhiều công sức.  Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế lần nhập đó. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng xuất kho (NT – XT) x Đơn giá nhập Trường hợp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều như các DN thương mại với hàng hóa có giá trị lớn… • Ưu điểm: cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho một cách kịp thời. Trị giá vốn của NVL tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu NVL tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. • Nhược điểm: Theo phương pháp này, doanh thu hiện được tạo ra bởi giá trị của NVL tồn kho đã mua vào từ đó rất lâu làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Từ sự biến động của giá hàng tồn kho lớn điều này có thể dẫn tới sự thiếu chính xác của lãi gộp và doanh thu thuần. Khi giá cả tăng lên, phương pháp FIFO dẫn đến lợi nhuận lớn nhất trong 3 phương pháp FIFO, LIFO và bình quân, và ngược lại. Đồng thời, nếu số lượng chủng loại NVL đa dạng, phát sinh nhập – xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc tăng lên rất nhiều.  Phương pháp nhập sau - xuất trước (NS –XT ): :Theo phương pháp xuất kho này còn gọi là phương pháp LIFO, NVL được tính giá xuất kho trên cơ sở là giả định là lô NVL nào nhập kho sau sẽ xuất dùng trước.Vì vậy việc tính giá của NVL, xuất kho NVL thuộc lần nhập gần nhất là giá thưc tế của lần nhập đó. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng xuất kho (NS –XT) x Đơn giá nhập Trường hợp này thích hợp với doanh nghiệp có số danh điểm NVL nhập kho không nhiều. • Ưu điểm: Kế toán có thể tính giá một cách kịp thời. Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với sự biến động của giá cả thị trường, làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. • Nhược điểm: Phải tính giá cho từng danh điểm và phải hạch toán chi tiết số tồn kho theo từng loại giá. Như vậy tốn rất nhiều công sức, NVL nào đã cứ tồn kho sau cùng rất lãng phí và chất lượng NVL bị giảm sút. Về thông tin kế toán, ảnh hưởng đến chỉ tiêu thu nhập thuần. Vì khi giá cả tăng lên, LIFO cho số liệu trên bảng cân đối kế toán thường thấp hơn so với giá phí hiện tại. Trong 3 phương pháp FIFO, LIFO và bình quân, LIFO thường cho kết quả lợi nhuận thấp nhất trong trường hợp giá cả tăng làm cho giá trị vật tư xuất dùng tăng và giá trị vật tư tồn kho giảm, giá vốn trong trường hợp này là cao nhất và ngược lại.  Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này giá thực tế NVL xuất kho được tính theo giá đơn vị bình quân và từ dó xác định giá thực tế của NVL xuất kho như sau: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân Trong đó phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền có thể được tính trong 3 trường hợp khác nhau chủ yếu như sau: • Trường hợp 1 : Phương pháp giá bình quân cả kì dự trữ: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của một đơn vị NVL dựa trên giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân 1 đơn vị NVL cả kì dự trữ = Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kì + Giá trị thực tế NVL nhập kho trong kì Số lượng NVL tồn kho đầu kì + Số lượng NVL nhập kho trong kì Trường hợp này thích hợp cho những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập xuất mỗi danh điểm là nhiều. - Ưu điểm: Giảm nhẹ viêc hạch toán chi tiêt NVL, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất từng danh điểm. - Nhược điểm: Dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kì hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ các khâu kế toán khác, tiến hành tính toán giá theo từng danh điểm mất khá nhiều thời gian. • Trường hợp 2 : Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của mỗi danh điểm NVL theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân 1 đơn vị NVL sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL tồn kho trước khi nhập + Giá trị thực tế NVL nhập kho của từng lần nhập Số lượng NVL tồn kho trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho của từng lần nhập . LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu. 1.1.1 và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. 1.2.3. Sổ danh điểm nguyên vật liệu. Hạch toán