Không chỉ giúp các nhà quản lý điều hành chiến lược của doanh nghiệp, hệ thống chỉ tiêu KPIs còn là công cụ đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, thông qua việc đo lường các chỉ tiêu hoạ[r]
(1)Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn
eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Các Nguyên Tắc Thiết Kế Hệ Thống KPI Chất Lượng
1 Hệ thống số đo lường hiệu công việc – KPI
Hệ thống số KPI – hay hệ thống số đo lường hiệu công việc hệ thống số đo lường hiệu công việc trọng yếu doanh nghiệp – thường phát triển từ thẻ điểm cân công cụ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu BSC
Trong thực tế đo lường, doanh nghiệp mong muốn bổ sung số đo lường kết theo chức năng, thường gọi tiêu kết – KRIs (Key Result Indicators) KRIs tiêu đo lường ngắn hạn mức độ thực công việc theo chức
2 Trọng số KPI
Các tiêu KPI hình thức cụ thể mục tiêu chiến lược Các mục tiêu chiến lược, chất, có tầm quan trọng khác doanh nghiệp theo thời kỳ Do đó, tiêu KPI có tầm quan trọng khác
Sự khác tầm quan trọng mục tiêu tiêu KPI thể thông qua trọng số KPI – số % với tổng trọng số tiêu 100% Các trọng số KPI giúp nhà điều hành doanh nghiệp “lái” máy doanh nghiệp theo định hướng chiến lược
3 Vai trò hệ thống tiêu KPIs 3.1 Điều hành chiến lược
Hệ thống tiêu KPIs trước hết công cụ triển khai chiến lược, giúp cụ thể hóa cơng việc điều hành chiến lược cùa doanh nghiệp
Các mục tiêu chiến lược dài hạn chia nhỏ thành mục tiêu năm, đồng thời xây dựng tiêu định lượng giúp đo lường việc đạt mục tiêu
Các tiêu gán trọng số thể tầm quan trọng chiến lược tổng thể tiêu doanh nghiệp
Thông qua hệ thống tiêu KPIs trọng số, nhà điều hành “lái” hướng doanh nghiệp
Hệ thống báo cáo tổng thể (dashboard) kết thực tiêu cập nhật theo thời gian thực Dashboard giúp nhà điều hành nắm trạng việc thực mục tiêu doanh nghiệp từ có điều chỉnh, can thiệp kịp thời, thay phải chờ đến hết kỳ báo cáo
3.2 Công cụ đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp
(2)Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn
eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Quan trọng hơn, việc tập trung vào đo lường tiêu trọng yếu giúp doanh nghiệp giữ “tập trung” việc thực thi chiến lược Khi đó, việc đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp đảm bảo bám sát chiến lược doanh nghiệp
3.3 Đo lường hiệu công việc cá nhân
Không đo lường hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, KPI hệ thống số đánh giá hiệu công việc cá nhân, thông qua hệ thống tiêu KPIs cá nhân chẻ từ hệ thống tiêu KPIs công ty phận
3.4 Cung cấp thông tin đầu vào cho chức nhân khác
Chỉ số đo lường hiệu công việc yếu tố quan trọng quản lý nhân sự, trả lương, thực thi sách nhân khác
4 Nguyên tắc thiết kế hệ thống số đo lường hiệu công việc
Khi OCD tư vấn hệ thống tiêu KPIs cho doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc thiết kế triển khai tiêu:
– “Tập trung chiến lược”: tiêu đánh giá nhằm đo hiệu thực mục tiêu chiến lược Điều khơng có nghĩa hoạt động khơng có KPI khơng quan tâm khơng cần thực Trái lại, hoạt động tảng giúp cho việc triển khai KPI đạt kết mong đợi
(3)Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn
eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
– “SMART”: tiêu KPI phải cụ thể (Specific), đo (Measurable), đạt (Achievable), phù hợp với khả ảnh hưởng quyền kiểm soát phận/ cá nhân (Relevant) có giới hạn thời gian (Time-bound)
4.1 Nguyên tắc trọng tâm cân
KPIs đánh giá vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững doanh nghiệp, tiêu tài có tiêu phi tài
Thiết lập tiêu ngắn hạn xuất phát từ mục tiêu dài hạn
4.2 Nguyên tắc “thác đổ”
Chỉ tiêu phân giao đến cấp thiết kế phân bổ dựa vào tiêu cấp Cần thực phân bổ KPI từ xuống dưới, không xây dựng từ lên (từ Công ty -> phận -> xuống vị trí -> Cá nhân) để đảm bảo tất phận, cá nhân thực theo mục tiêu chiến lược
4.3 Nguyên tắc thiết lập tiêu theo nguyên tắc “SMART”
Các mục tiêu tiêu cần xây dựng nguyên tắc khả thi, cụ thể, đo lường được, có thời hạn phù hợp với tầm ảnh hưởng đơn vị/vị trí/cá nhân giao tiêu theo chức nhiệm vụ
Mỗi tiêu KPI cần phải gắn với mục tiêu cụ thể Doanh nghiệp nên tập trung vào số tiêu trọng yếu thay ơm đồm q nhiều tiêu khơng liên quan Việc xây dựng mục tiêu tiêu cần đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART:
S (Specific) – Cụ thể
M (Measurable) – Đo lường
A (Achievable) – Có tính khả thi
R (Relevant) – Có tính phù hợp
T (Time-bound) – Có thời hạn
4.4 Chỉ tiêu đo phản ánh chất hoạt động
Chỉ tiêu tài dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống quản lý (như bán hàng, kiểm soát hệ thống bán), nhân
Chỉ tiêu mức độ hài lòng / ý kiến đánh giá bên thứ ba dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống, nhân thương hiệu
4.5 Nguyên tắc theo dõi, đo đếm thống kê
Hệ thống cần đảm bảo theo dõi, đo đếm được, thống kê khách quan tự động nhiều tốt
Trách nhiệm cập nhật liệu đầu vào cho tiêu, có thể, cần giao cụ thể cho đầu mối doanh nghiệp
(4)Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn
eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
4.6 Nguyên tắc đặt trọng số tiêu
Trọng số mục tiêu hay tiêu phản anh mức độ quan trọng mục tiêu hay tiêu doanh nghiệp hay phận Đối với CEO, trọng số KPI sử dụng “bánh lái” doanh nghiệp
Nhà điều hành lái doanh nghiệp theo hướng mong muốn cách điều chỉnh trọng số mục tiêu hay tiêu Khi đó, phận hay cá nhân điều chỉnh nỗ lực hay hoạt động tương ứng để đáp ứng thay đổi tầm quan trọng mục tiêu hay tiêu
Đối với cá nhân, họ cân nhắc tập trung vào tiêu có trọng số lớn, bỏ qua tiêu nhỏ theo nguyên tắc “lấy công bù tội”
Mức độ quan trọng khía cạnh/mục tiêu/ tiêu chí đánh giá thể qua trọng số, theo quy định sau:
Tổng trọng số viễn cảnh phải 100%
Trọng số mục tiêu viễn cảnh phải có tổng 100%
Tổng trọng số tiêu KPI mục tiêu phải 100%
Trọng số chung (tích số trọng số nêu trên) tất KPI bảng BSC phải có tổng 100%
www.eLib.vn