Đang tải... (xem toàn văn)
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết [r]
(1)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Quy Trình Các Bước Xây Dựng Hệ Thống KPI
Chuẩn Nhất
KPI gì? Có quan trọng không? Tại KPI sử dụng phổ biến toàn giới? Làm để lựa chọn KPI phù hợp cho vị trí nhân viên cơng ty? Hãy ELIB tìm hiểu thơng tin KPI quy trình bước để xây dựng hệ thống KPI chuẩn kinh tế đại nhé!
1 KPI gì?
KPI từ viết tắt Key Performance Indicator, có nghĩa số đánh giá hiệu quả, cơng cụ đo lường, đánh giá hiệu thể qua số liệu, tỷ lệ, tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu hoạt động tổ chức phận chức hay cá nhân việc đạt kết cuối
2 Hai loại KPI
Tại doanh nghiệp, tổ chức từ cấp cao đến cấp thấp có hệ thống KPI khác để thực kế hoạch (có thể chiến lược chiến thuật) Phải trải qua trình thấy kết kế hoạch Song, cần chuẩn mực để đo lường, đánh giá hiệu thực kết Vì vậy, có nhiều KPI hầu hết thường chia thành loại KPI bao gồm: KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.Là nam nằm độ tuổi 18 – 60 tuổi, nữ từ 18 – 55 tuổi
KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với mục tiêu mang tính chiến lược (profit, tiền, market share…), tác động trực tiếp đến hoạt động công ty
(2)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí 3 Tại KPI quan trọng?
Có nhiều lý KPI quan trọng hệ thống quản lý để đánh giá hiệu suất mức độ phát triển công ty:
3.1 Đo lường mục tiêu bạn
KPI thường bị nhầm trở thành mục tiêu hay mục tiêu cơng ty, doanh nghiệp Do vậy, bạn phải nhớ rõ KPI phương pháp đo lường mục tiêu, tiêu Đo lường theo phương pháp để bạn thấy sai đâu đưa định sau giúp bạn đạt mục tiêu nhanh
3.2 Tạo môi trường học hỏi
Theo nghiên cứu Root Cause, liệu tạo cách đo lường số KPI tạo nhiều hội thoại quan trọng nơi làm việc
Khi bạn nhận thấy điểm không thuận lợi KPI, bạn có hội để nói chuyện với cá nhân nhóm cụ thể liên quan tới KPI Đây hội tuyệt vời để bạn giảng giải cho nhân viên làm để làm việc khác thực tốt đạt mục tiêu đề
Ngoài ra, bạn phân tích xem thiết lập KPIs đo lường hiệu quả, ngược lại, sửa đổi cần thiết nhân viên cảm thấy mục tiêu không thực tế để đáp ứng
3.3 Tiếp nhận thông tin quan trọng
KPI cung cấp cung cấp ảnh tổng quan trực tiếp hiệu suất tổng thể công ty bạn Khi bạn thị trường cạnh tranh cao, thơng tin đóng vai trị quan trọng nỗ lực bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh bạn
Các liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp cho phép bạn thực điều chỉnh hệ thống để bạn khơng cịn làm thay đổi rầm rộ vào cuối tháng để đạt mục tiêu bạn
3.4 Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Về bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho người lao động (nếu họ không thực hiện) người sử dụng lao động (nếu KPIs coi truy cập)
3.5 Nâng cao nhuệ khí
(3)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Nhân viên bạn cảm thấy bổ ích có động lực nhận báo cáo tích cực mà đáp ứng tiêu chí định KPI theo thời điểm Các kết thường mang tính thời điểm Nó tạo cảm giác kiên định khiến họ tập trung vào việc muốn đạt mục tiêu KPI
Một hệ thống KPI tốt cải thiện kết thống kê cách cân vai trị lãnh đạo bạn với hiệu suất nhóm Họ sử dụng thơng tin để theo dõi công việc tiến nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thơng tin phản hồi, cuối tăng hài lòng công việc mục tiêu tới cần đáp ứng
Đặt mục tiêu thông minh để nâng cao hiệu 4 Ưu, nhược điểm KPI
4.1 Ưu điểm
Giúp tổ chức, doanh nghiệp đo lường hiệu làm việc, sức tăng trưởng công ty… so với mục tiêu chung
Giúp bạn quản lý hiệu nắm rõ hiệu suất làm việc cá nhân, phận, nhóm…
(4)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí
Gia tăng liên kết làm việc cá nhân, phận, nhóm… cơng ty
Đưa tiêu đo lường nên việc đánh giá thực công việc cụ thể dễ thực mà có kiến nghị, bất đồng, hồi nghi tổ chức tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt nhân viên giỏi
4.2 Nhược điểm
Cần phải người có chun mơn cao, hiểu rõ KPI, hiểu rõ mục tiêu kế hoạch công ty xây dựng hệ thống KPI
Luôn phải cập nhật số để đo lường KPI khơng phát huy hết tác dụng áp dụng thời gian dài
Có thể gây phản tác dụng sử dụng KPI mà không đáp ứng yêu cầu hợp lý 5 Lựa chọn KPI phù hợp
Đôi việc đặt KPI không phù hợp khiến cho người lao động cảm thấy áp lực làm giảm hiệu suất công việc, ảnh hưởng đến mục tiêu chung Vì vậy, để xác định KPI cho doanh nghiệp, cá nhân bạn phải xác định rõ mục tiêu chung Mỗi số KPI bạn theo dõi cần phải đo gắn với mục tiêu cụ thể
Một cách để đánh giá mức độ phù hợp KPI sử dụng tiêu chí SMART Các tiêu chí SMART bao gồm yếu tố:
– Cụ thể (Specific): Mục tiêu bạn có cụ thể không? KPI phải xác định định nghĩa cách rõ ràng, hướng tới mảng cần cải thiện rõ rệt KPI không rõ ràng yếu tố lớn việc tạo KPI vơ giá trị khơng có đóng góp việc cải thiện hiệu cơng việc
– Có thể đo lường (Measurable): Bạn đo lường tiến trình hướng tới mục tiêu khơng? cần phải có khả đo đếm đánh giá số liệu, báo cáo Một KPI đo lường hay khơng có chuẩn mực để đánh giá khơng có KPI
– Có thể đạt (Attainable): Mục tiêu đề đạt khơng ? KPI giao cho chịu trách nhiệm làm hay khơng? Do đó, sau xây dựng KPI phù hợp với tình hình thực tế, người quản lý phải họp bàn trao đổi KPI đề ra, để nhân viên cấp nắm thơng tin có kế hoạch để thực giúp hoàn thành mục tiêu chung để
– Có liên quan (Relevant): Các KPI đề có hướng đến mục tiêu chung hay không?
(5)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí 6 Quy trình bước xây dựng hệ thống KPI
Bước 1: Xác định phận/người xây dựng KPIs
Các phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: phận/phịng/ban chức trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho vị trí chức danh phận/phịng/ban dựa hướng dẫn, trợ giúp mặt phương pháp người có chun mơn (bộ phận chun trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn)
– Người xây dựng KPIs thường Trưởng phận/phòng/ban – người hiểu rõ tổng quan nhiệm vụ, yêu cầu vị trí chức danh phận Trong trường hợp phận/phịng/ban q lớn việc xây dựng KPIs nên đảm nhận quản lý cấp thấp
– Ưu điểm phương pháp này: số KPIs phận/phòng/ban tự xây dựng cho phận có tính khả thi cao mang thể rõ nét chức năng, nhiệm vụ phận
– Nhược điểm phương pháp này: dẫn đến việc thiếu khách quan việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu thấp Do đó, xây dựng KPIs theo phương pháp cần có kiểm định, đánh giá hội đồng nhà chuyên môn, am hiểu cơng việc phận/phịng/ban
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp đảm bảo tính khách quan, khoa học phương pháp Tuy nhiên số KPIs đưa khơng thực tế, chức năng, nhiệm vụ phận/phòng/ban
– Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau xây dựng cần có góp ý, thẩm định, đánh giá phận chức
Bước 2: Xác định KRAs (Keys Result Area) phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng)
Mỗi phận tổ chức có chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho phận/phòng/ban hệ thống KPIs xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ phận
Bước 3: Xác định vị trí chức danh trách nhiệm vị trí chức danh
– Với vị trí chức danh người xây dựng KPIs cần số trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí cơng việc phải thực (mơ tả cơng việc) Các trách nhiệm sở để xây dựng hệ thống số KPIs đó, trách nhiệm nêu phải rõ ràng, cụ thể thực
(6)eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí a KPIs phận: dựa sở chức năng, nhiệm vụ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs xây dựng số KPIs chung đặc trưng cho phận Những số KPIs sở để xây dựng KPIs vị trí chức danh
b KPIs cho vị trí chức danh:
– Vây dựng KPIs người lao động thực mô tả u cầu cơng việc Do đó, số KPIs xây dựng sở trách nhiệm vị trí chức danh nêu số KPIs phận
– Các số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART phải có nguồn thu thập thơng tin mà doanh nghiệp áp dụng áp dụng tương lai gần
– Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng tháng, quý, năm Tùy vào số KPIs, nội dung số mà người
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho kết đạt
– Thông thường điểm số chia thành – mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết
– Càng nhiều mức độ điểm số việc đánh giá khách quan Tuy nhiên, chia nhỏ mức độ điểm số việc đánh giá cuối xác định tổng điểm cuối gặp khó khăn việc xác định điểm số
Bước 6: Liên hệ kết đánh giá KPIs lương, thưởng
Với khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs xác định liên hệ kết đánh giá mức đãi ngộ cụ thể
www.eLib.vn