THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẶT TRỜI MỌC

Hoá đơn GTGTSổ nhật kí bán hàng Sổ cái TK 511 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp chữ T của TK doanh thu Bảng cân đối số phát sinh Do quá trình hạch toán được thực hiện

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH MẶT TRỜI MỌC

3.1.Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty

Công ty TNHH MẶT TRỜI MỌC áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn

bộ nhân viên của phòng kế toán đề làm việc trên máy tính Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Balance để giảm bớt khối lượng công việc và đáp ứng ngày càng đầy

đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý

Balance là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam, nó được thiết

kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính Balance đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo qui định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kế toán Công ty áp dụng hình mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại bộ phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó

để ghi sổ kế toán

Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hóa công tác kế toán Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo sơ đồ sau:

Chứng từ gốc(hoá đơn GTGT,Phiếu

thu,phiếu chi )

Kế toán phân loại và nhập chưng từ vào máy tính

Khai báo các yêu cầu đầu ra cho máy tính

Máy tính xử lí các thông tin

Nhật kí chung,Bảng kê chứng từ,Phiếu kế toán,sổ chi tiết TK131,156,sổ cái

TK111,112,632

Đối chiếu(post)

Báo cáo tài chính

Hoá đơn GTGT

Sổ nhật kí bán hàng

Sổ cái TK 511

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết bán hàng

Sổ tổng hợp chữ T của TK doanh thu

Bảng cân đối số phát sinh

Do quá trình hạch toán được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính nên số liệu

chứng từ gốc có thể đồng thời có thể vào Nhật kí chung,sổ chi tiết ,sổ cái vì vậy kế toán

có thể vào các loại sổ này vào bấtcứ lúc nào theo nhu cầu thực tế

Công ty sử dụng chương trình kế toán balance nên cũng mang một số đặc trưng riêng,việc chọn lọc hay tiêu thứclà do yêu cầu của quản lí,sau khi nhập vào các điều kiện chọn lọc thì máy sẽ tính ra sổ chi tiết ,sổ cái phù hợp

La một doanh nghiệp kinh doanh thương mại,công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành trừ Tk 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.Hệ thống tài khoản được chi tiết theo từng đối tượng,mỗi đối tượng lại được chi tiết cho từng trưòng hợp cụ thể.Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên,tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

3.2.Hạch toán doanh thu bán hàng

Do đặc điểm là công ty kinh doanh thương mại nên mục tiêu theo đuổi đó là tối đa hoá

lợi nhuận Để thực hiên mục tiêu này,công ty sử dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau nhằm cung cấp đa dạng theo nhu cầu thực tế của thị trường

Việc hạch toán kế toán nghiệp vụ knh tế bán hàng tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán,theo đúng tính chất của từng tài khoản.Do công ty sử dụng chương trình kế toán Balance nên

có những đặc điểm riêng,việc chọn lọc hay tieu thức là do yêu cầu của công tác quản lí,sau khi nhạp các đièu kiện lọc thì máy sẽ tự động tính ra các sổ chi tiết,sổ cái cụ thể

3.2.1.Kế toán theo phương thức bán lẻ

Do đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại có quy mô không lớn nên hình thức bán lẻ trở nên phổ biến và mang lại lợi nhuận chủ yếu cho công ty.Hình thức bán hang trực tiếp theo hình thức thu tiền trực tiếp

Nhân viên bán hàng trực tiếp viết hoá đơn có chữ kí của bộ phận phụ trách bán hàng và lập hoá đơn giao hàng và thu tiền của khách hàng,sau đó lưu và nộp cho bộ phận kế toán

và lập thành 3 liên

 Liên 1:lưu lại quyển gốc,cuối tháng nộp vào sổ kế toán

 Liên 2:giao cho khách hâng

 Liên 3:bộ phận bán hàng lưu giữ để đối chiếu

Tiền bán hàng thu và nộp ngay cho bộ phận kế toán để hạch toán vào cuối tháng.Khi khách hàng chưa thanh toán tiền cho bộ phận bán hàng,kế toán công ty ghi khoản phải thu khách hàng

Ví dụ: Ngày 12 thang 6 năm 2007 công ty bán hàng cho công ty cổ phần xây lắp cơ khí

I một trang thiết bị ,thu tiền ngay.Nhân viên nhập số liệu vào máy tính và lập hoá đơn

GTGT để giao cho khách hàng liên đỏ,sau đó nhập số liệu vào máy để cập nhật sô lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng

*Phán ánh doanh thu:

Nợ TK: 111 6 600.000

Có TK 511 6.000.000

Có TK 33311 600.000

Kết chuyển giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 4.600.000

Có TK 156 4.600.000

Kế toán vào sổ chi tiết,sổ cái tài khoản

Kế toán theo dõi chi tiết hàng hoá theo kho(biểu 2),mẫu số chi tiết hàng hoá,sau đó kế toán tổng hợp chi tiết hàng hoá theo từng mặt hàng ,cuối tháng dựa trên cở sở sổ chi tiết

để vào bảng tổng hợp xuất nhập tồn(biểu 4) cho tất cả các mặt hàng của công ty

Kế toán công ty tiến hành đối chiếu số dư tài khoản của công ty xây lắp cơ khí I ở các sổ cái Tk 111(biểu 5),Tk 156(biểu6),Tk 511 (biểu 7),Tk 632 (biểu 8).Căn cứ vào đó kế toán lập Bảng tổng hợp cân đối phát sinh TK 511 (biểu 3)

3.2.1.Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn

Theo phưong thức bán buôn công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho bán hàng trực tiếp tại kho,chuyển hàng trực tiếp cho khách hàng.Do đặc thù riêng nên công ty tiếp thị khách hàng và giao dịch mua bán qua điên thoại,do vậy nên công ty đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng.Với những khách hàng có mối quan hệ lâu năm cũng như khách hàng đặt mua số lượng lớn thì sẽ được chiết khấu thương mại theo một tỉ lệ nhất định Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì các giao dịch được thông qua các đơn đặt hàng,căn cứ vào đơn đặt hàng các nhân viên bán hàng sẽ lập đầy đủ các chứng từ bán hàng.Viết đề nghị hàng đã được xuất bán đã được duyệt,các hoá đơn GTGT cùng phiếu xuất kho để giao cho bộ phận kho và giao hàng tới người mua.Sau đó toàn bộ chứng từ được tập trung cho bộ phận kế toán,kế toán nhận liên 3 để ghi sổ.Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên

 Liên 1 : màu tím lưu tại quyển

 Liên 2 : màu đỏ giao cho người mua

 Liên 3 :màu xanh lưu chuyển cùng nghiệp vụ và lưu tạ đơn vị để theo dõi ghi sổ

và thanh toán

Nhân viên bán hàng nhập số liệu vào máy vi tính để kế toán theo dõi các nghiệp vụ bán hàng trong tháng.Và căn cứ vào đó,kế toán phát hành hóa đơn GTGT có chữ kí của Giám đốc

Ví dụ :Ngày 24 tháng 7 năm 2007 công ty bán một số nội thất cho NH VIBank với giá bán 15.670.000 đồng trong đó giá vốn hàng bán 12.530.000 đồng

Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi

Nợ TK 131 15.670.000

Có TK 511 14.245.500

Có TK 33311 1.424.500

Sau khi nhập mã số hàng hoá máy vi tính sẽ tính giá vốn hàng bán :

-Phán ánh giá vốn:

Nợ TK 632 12.530.000

Có TK 156 12.530.000

Ngày 25 tháng 8 năm 2007 khách hàng trả tiền qua TK ngân hàng để thamh toán số tiền hàng trên :

Nợ TK 1121 15.670.000

Có TK 131 15.670.000

Lúc này nghiệp vụ bán hàng và thanh toán kết thúc

Những chứng từ đính kèm theo bao gồm :hoá đơn GTGT,hợp đồng bán hàng.Sau khi nhận được liên 3 kế toán nhập số liệu để theo dõi thanh toán

Phiếu thu tiền chỉ được lập khi khách hàng thanh toán tiền hàng ngay,kế toán lập 3 liên: Liên 1 :lưu tại quyển sổ viết phiếu thu

Liên 2 :giao cho người mua hàng

Liên 3 :giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt

Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,sau khi nhập số liệu vào máy vi tính,máy sẽ

tự động vào sổ tài khoản của từng khách hàng.Cuối tháng máy sẽ lập tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết để lập báo cáo các số dư phát sinh trong tháng

Balance theo dõi số dư của khách hàng trên từng sổ chi tiết công nợ của khách hàng.Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bán ,kế toán căn cứ trực tiếp hoá đơn GTGT để ghi vào sổ công nợ của khách hàng trên cột phát sinh nợ.Khi khách hàng thanh toán nợ,kế toán căn

cứ để ghi sổ tài khoản 131 của khách hàng

Cuối tháng sẽ tổng cộng công nợ của khách hàng trên sổ chi tiết ,căn cứ vào các chỉ tiêu

dư nợ,dư có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với khách hàng.Sổ này được

mở một lần vào cuối tháng cho toàn bộ khách hàng theo sổ tổng hợp, mỗi khách hàng đựoc theo dõi một dòng

Cuối tháng công ty tổng hợp số liệu trên sổ tổng hợp chi tiêt TK 131 đã chi tiết cho từng khách hàng để lập báo cáo công nợ,báo cáo này được lập cho toàn bộ khách hàng của công ty.Trên cơ sở báo cáo này giúp cho kế toán theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và có các nghiệp vụ xử lí kịp thời

3.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Theo hệ thống tài khoản của Chế độ kế toán của doanh nghiệp QĐ 15/2006 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006 thì các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại

TK 521 Chiết khấu thương mại :dùng để phán ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận được hưởng chiết khấu thương mại theo hợp đồng kinh tế

TK 531: Hàng bán bị trả lại ;Dùng để theo dõi doanh thu số hàng hoá của công ty bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân sau:vi phạm cam kết ,vi phạm hợp đồng kinh tế,hàng kém phẩm chất,không đúng chủng loại quy cách

TK 532: Giảm giá hàng bán : Được theo dõi các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán dựa vào hợp đồng kinh tế vì lí do chủ quan của doanh nghiệp

3.4.Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty

3 4.1.Nhận xét chung về kế toán bán hàng tại công ty

Công ty TNHH MẶT TRỜI MỌC đã gặt hái được những thành công ban đầu và sự cải tiến trong từng năm để ngày càng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của khách hàng.Tuy tuổi đời của công ty còn non trẻ cùng với sức cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt song công ty đã chủ động hội nhập vượt qua khó khăn ban đầu để tồn tại và phát triển.Công ty đã linh hoạt thay đổi cũng như có những chiến luợc kinh doanh hợp lí

áp dụng vào điều kiện kinh doanh cụ thể

Nền kinh tế luôn vận động và phát triển đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt càng mạnh mẽ.Những biến động chung của thị trường đã ảnh hưởng không nhỏ tới tới tình hình hoạt động của công ty.Bên cạnh những thuận lợi đó công ty cũng phải đương đầu với không ít khó khăn, đặc biệt đối với công ty có quy mô hoạt động nhỏ công ty phải cạnh tranh quyết liệt cùng các đối thủ cạnh tranh cùng mặt hàng.Từ những ngày đầu mới thành lập công ty luôn phải có những chiến lược thích hợp

để vượt qua những gian nan,khó khăn ban đầu.Mặc dầu vậy,công ty ngày càng trưởng thành và có nhiều kinh nghiệm tong lĩnh vực kinh doanh của mình Điều này thể hiện qua doanh thu mà công ty đã thu được trong những năm hoạt động,năm sau tăng cao hơn năm trước,doanh số tăng cao,số lượng khách hàng ngày càng được mở rộng.Cùng với đó,công

ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với cơ quan nhà nước,mức thu nhập của cán bộ nhân viên ngày càng tăng cao.Công ty luôn coi trọng chất lượng hàng hoá cung cấp cũng như chất lượng phục vụ khách hàng là yếu tố hàng đầu.Do vậy bạn hàng của công ty không những giữ được khách hàng truyền thống mà còn thu hút thêm số lượng khách hàng mới đáng kể.Công ty luôn xây dựng chỉ tiêu kế hoách cho từng tháng từng quý cho từng nhóm hàng Nhân tố có yếu tố quyết định được xác định đó là nhân tố con người, do vậy công ty luôn có những nhân viên năng động có khả năng giao tiếp tốt cũng như nghiệp vụ kinh doanh cao để đáp ứng yêu cầu càng cao của thị trường,cung cấp những sản phẩm có chất lượng tốt

Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ,nên sắp xếp bố trí công việc trở nên đơng giản hơn nhiều so với doanh nghiệp có quy mô lớn.Dựa vào lợi thế đó công ty đã hợp lí công tác tổ chức công việc nhằm giảm chi phí ở mức thấp nhát có thể

3.4.1.1 Ưu điểm

Công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng của công ty được tổ chức tương đối hợp lí,khoa học và hoàn thiện thể hiện qua một số điểm sau:

Công tác kế toán có tổ chức hợp lí khoa học,có nguyên tắc.Nhân viên kế toán được cập nhật thông tin kĩ năng nghề nghiệp để vận dụng chế độ kế toán một cchs hợp lí có hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cần thiết nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lí của doanh nghiệp.Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh công ty đã chọn hình thức bộ máy kế toán tập trung.Theo hình thức này toàn bộ hoá đơn chứng từ đựoc tập trung cho nhân viên kế toán để kiểm tra và vào sô.Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra ,giám sát

Để phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ,công ty tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật kí chung.Cùng với đó là một hệ thống máy vi tính có kết nối sử dụng phần mềm kế toán Balance _ cho phép thiết lập một hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đều đáp ứng tính pháp lí và nghĩa vụ kinh tế.Các chứng từ bắt buộc (chứng từ theo luật định) đèu được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính,việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ,chính xác, đảm bảo tính pháp lí của chứng từ kế toán.Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng khách hàng,hợp đồng,thời hạn thanh toán,thuận lợi cho việc tìm kiếm và đối chiếu khi cần thiết Trong công tác kế toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá chi phí bán hàng đều sử dụng đúng các tài khoản kế toán của hệ thống tài khoản kế toán và của bộ tài chính ban hành.Bên cạnh những thuận lợi đó công ty còn tồn tại một số khuyết điểm cần khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh,hiệu quả công tác kế toán

3.4.1.2 Nhược điểm

Hiện nay không có một cơ chế nào hoạt động hoàn hảo,do thế công tác bộ máy kế toán của doanh nghiệp cũng có những hạn chế của nó.Cụ thể:

 Thanh toán công nợ:

Tình trạng thanh toán chậm của khách hàng là tình trạng chung của hầu hết các doanh nghịêp cũng là nhiệm vụ nan giải đối với bộ máy kế toán của doanh nghiệp Điều này làm cho một phần vốn của công ty bị chiếm dụng làm giảm quay vòng vốn và hiệu

quả kinh doanh.Nguyên nhân dẫn tới điều này do công ty bán chịu cho những khách hàng lâu năm và những khách hàng mua với số lượng hàng lớn

 Các khoản giảm trừ doanh thu:

Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng thanh toán trước khi mua hàng Điêu này chưa khuyến khích khách hàng mua hàng cũng như xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của công ty.Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng đương nhiên họ sẽ tim hiểu những ưu đãi cho khách mua hàng, đây cũng là xu thế tất yếu trong nền kinh

tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, ở đâu có những ưu đãi hơn thì họ sẽ tự tìm đến

3.4.2.Các nguyên tắc về hoàn thiện bộ máy kế toán nghiệp vụ bán hàng

Hoàn thiện là việc điều chỉnh, bổ sung để công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng được tiến hành một cách khoa học và hiệu quả hơn.Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và các phần hành kế toán nói riêng là những công việc được tiến hành theo những nguyên tắc,chuẩn mực nhất định.Cụ thể,kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải tuân theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc thứ nhất:Hoàn thiện nghiệp vụ bán hàng phải thống nhất từ trung ương đến cơ sở, đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu,thống nhất về hệ thống chứng từ,tài khoản

kế toán,các sổ sách,báo cáo kế toán.Thống nhất trong hệ thống kế toán là một yêu cầu

cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất trong hệ thống kế toán do Nhà nước ban hành Nguyên tắc thứ hai:hoàn thiện kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng phải đảm bảo thống nhất,phù hợp giữa Thống kê-Nghiệp vụ-Kế toán Đồng thời đảm bảo hệ thông

bộ máy kế toán gọn nhẹ,phù hợp đặc điểm kinh doanh đặc thù của từng nghành từng doanh nghiệp cụ thể và phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Nhà nước

Nguyên tắc thứ ba:Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời và chính xác về mọi mặt, đồng thời tiếp cận với chuẩn mực quốc tế,vận dụng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh từng nghành cụ thể Nguyên tắc thứ tư:Hoàn thiện nội dung trong nghiệp vụ kế toán bán hàng phải quán triệt tính khả thi và hiệu quả