ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG

ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG. I. Những thành tựu đạt được. Nhà máy Thuốc lá Thăng Long có được vị thế như ngày hôm nay, phải kể đến sự nỗ lực, phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo nhà máy cũng như sự kết hợp chặt chẽ, ăn khớp giữa ban giám đốc và các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã dần khẳng định vị trí của mình và trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu của ngành thuốc lá cả nước. Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất, kỹ thuật, trình độ quản lý kinh tế của nhà máy cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện. Công tác hạch toán kế toán đã ngày càng đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà máy. Điều này được thể hiện rõ qua các ưu điểm sau: Về bộ máy kế toán của nhà máy: bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của nhà máy và trình độ chuyên môn của kế toán viên. Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ với trình độ cao, có năng lực, có kinh nghiệm, đầy nhiệt tình hoạt động có hiệu quả, phòng tài vụ luôn hoàn thành kế hoạch trên giao, đảm bảo được toàn bộ thông tin kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả kinh doanh. Về trang thiết bị phục vụ: công việc kế toán tại nhà máy được trang bị khá đầy đủ các thiết bị như máy tính cá nhân, máy vi tính, máy in khổ lớn . Đây là một yếu tố cơ bản hỗ trợ các nhân viên giải quyết được khối lượng lớn công việc kế toán một cách chính xác, khoa học và kịp thời. Hệ thống tài khoản sử dụng nhìn chung là sự vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐ kế toán ngày 1.11.1995 của Bộ Tài Chính ban hành cùng những sửa đổi bổ sung sau khi Luật thuế Giá trị gia tăng ra đời. Hệ thống này về cơ bản đã phản ánh được tính chất và nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nhà máy. Việc sử dụng đồng thời các tài khoản chi tiết bên cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đã giúp cho việc theo dõi các đối tượng được rõ ràng hơn, chính xác hơn, tránh được những nhầm lẫn không đáng có. Trên cơ sở hệ thống tài khoản này mà trình tự hạch toán các phần hành được xây dựng khá tách bạch, từ đó thông tin cung cấp cho quản lý luôn luôn kịp thời chính xác và có giá trị. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong nhà máy là đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính. Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Các yếu tố trong chứng từ đầy đủ, chính xác, đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Chế độ lập, luân chuyển chứng từ hợp lý, gọn nhẹ, tránh được sự rườm rà song vẫn khá chặt chẽ trong quản lý. Hệ thống sổ sách kế toán: nhà máy sử dụng hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ theo quy định của bộ tài chính, tạo được mối quan hệ giữa các phần hành trong toàn bộ hệ thống kế toán của nhà máy. Hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chứng từ” được áp dụng tại nhà máy rất thuận lợi cho công tác theo dõi sổ sách, đảm bảo thông tin lưu trữ được đầy đủ, chính xác, đáp ứng được yêu cầu kiểm tra, đối chiếu và phù hợp với thực tế quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy. Nhà máy luôn chấp hành đúng chính sách thuế của nhà nước, thực hiện các chính sách chế độ kế toán ban hành, các báo cáo được lập theo đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin cho cấp lãnh đạo và các đối tượng có liên quan . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của nhà máy đã được cập nhật một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn. Đặc biệt nhà máy đã tổ chức áp dụng kế toán trên máy vi tính, thay cho các công việc hạch toán trước đây, làm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo chính xác cao về phạm vi phối hợp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Về kỳ tính giá thành của nhà máy: nhà máy áp dụng kỳ tính giá thành là tháng đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về chi phí giá thành cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo nhanh chóng có những quyết đinh hợp lý, đúng đắn trong viẹc chỉ đạo sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, giúp cho việc phân tích giá thành nhanh chóng tìm ra những nguyên nhân dân đến sự tăng, giảm giá thành giữa các tháng, từ đó giúp cho nhà lãnh đạo nắm bắt được chính xác tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đưa ra những quyết định hợp lý. II. Những tồn tại hạn chế và phương hướng, giải pháp hoàn thiện. - Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Tuy phòng kế toán đã được trang bị số máy vi tính tương đối đầy đủ nhưng chỉ đóng vai trò là công cụ giúp kế toán nhập số liệu chứ chưa tận dụng hết được tính năng của nó. Hệ thống máy tính chưa được nối mạng với nhau cho nên việc nhập dữ liệu của các phần hành trùng lặp giữa các khâu kế toán, việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải lấy số liệu báo cáo từ kế toán vật liệu, tiền lương . để nhập vào máy tính, chứ không chuyển được các số liệu từ các phần hành tương ứng sang. Vì vậy, để phát huy tính năng của máy tính và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc, nhà máy nên tiến hành nối mạng cho toàn bộ hệ thống máy vi tính có trong nhà máy không chỉ trong bộ phận kế toán mà còn ở trong toàn bộ các phòng ban. Nếu thực hiện được công việc này thì toàn bộ các công việc kiểm tra đối chiếu giữa các thủ kho, nhân viên thống kê phân xưởng được dễ dàng, chính xác hơn, giảm được khối lượng công việc trùng lặp giữa các phần hành kế toán. - Về việc sử dụng tài khoản kế toán: Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đường ”. Song ở Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. - Về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Nhà máy. + Quản lý vật liệu: Với khối lượng vật liệu gần 2.000 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản vật liệu tại nhà máy gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “ Sổ danh điểm vật liệu ”, chưa tạo lập bộ mã vật tư để có thể theo dõi dễ dàng, chặt chẽ, đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” sẽ phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu, cung cấp những thông tin đầy đủ, cụ thể về số lượng vật liệu hiện có cũng như tình hình biến động của từng loại được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời tiết kiệm được thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. “ Sổ danh điểm vật tư ” có thể mã hoá cho tất cả các loại vật liệu ở tất cả các kho của nhà máy. Làm theo phương thức này ở kho có thể quản lý nguyên vật liệu bằng máy vi tính, thuận tiện và chính xác hơn. Theo sổ này vật liệu được theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng qui cách giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu được thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác, nhà máy cần tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu trên máy vi tính được dễ dàng. Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Nhà máy có thể xây dựng bộ mã dựa vào những đặc điểm sau: - Dựa vào loại vật liệu. - Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Trước đây nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ . mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số liệu các số hiệu tài khoản như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.5: Vật liệu xây dựng TK 152.7: Phế liệu TK 152.8: Vật liệu khác Trong mỗi loại, căn cứ vào công dụng của vật liệu để chia thành các nhóm cho phù hợp, đồng thời lập sổ danh điểm vật liệu đối với từng loại vật liệu chi tiết. VD: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính TK 152.1.01: Nhóm thuốc lá lá Tương tự ta sẽ đạt được danh điểm cho tất cả các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu. + Xây dựng hệ thống giá hạch toán vật liệu. Hiện nay, nhà máy đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Mà vật liệu của nhà máy nhiều chủng loại, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên vì vậy việc xác định giá trị thực tế của số vật liệu cuối tháng gặp nhiều khó khăn dẫn đến việc phân bổ vật liệu trong tháng là không kịp thời. Mặt khác, nhà máy đang hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư, áp dụng phương pháp này phù hợp với đặc điểm của nhà máy. Khi hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, mà trên sổ số dư chỉ theo dõi giá trị vật liệu tồn cuối tháng, trong khi giá trị vật liệu lai có thể thay đổi trong tháng, do đó không thể phản ánh chính xác giá thực tế vật liệu tồn kho cuối tháng. Do vậy, để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết vật liệu phục vụ tốt công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán nên sử dụng giá hạch toán vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tạo thuận lợi cho việc tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí trong sản xuất kinh doanh của nhà máy. Giá hạch toán là giá do đơn vị tự đưa ra để thuận tiện cho việc hạch toán. Tuy nhiên, khi sử dụng giá hạch toán của vật liệu trong công tác kế toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kế toán cần phải tổng hợp được giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và vật liệu nhập kho trong tháng. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho, phục vụ kế toán tổng hợp vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất. - Về công tác quản lí và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng: Một câu hỏi lớn đặt ra cho bất cứ nhà quản lý nào là làm thế nào để thu hồi vốn nhanh, vòng quay vốn nhanh trong tiêu thụ sản phẩm nhằm có vốn hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, nhà máy có thể áp dụng biện pháp sau: Khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng, nhà máy nên sử dụng khoản chiết khấu bán hàng, ở đây cụ thể là chiết khấu thanh toán theo mức độ từng khoản nợ nhất định. Số chiết khấu này nhà máy có thể xác định lớn hơn lãi suất tiền vay ngân hàng. Việc quy định cụ thể về khoản chiết khấu bán hàng sẽ có ảnh hưởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán các khoản nợ nhanh hơn. . ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG. I. Những thành tựu đạt được. Nhà máy Thuốc lá Thăng Long có được. sau: Về bộ máy kế toán của nhà máy: bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của nhà máy và trình