Một số lý luận chung về thông tin trong doanh nghiệp

Một số lý luận chung về thông tin trong doanh nghiệp I. Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm về thông tin: Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tợng của tự nhiên, xã hội, con ngời, nó giúp cho đối tợng tiếp nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn ( Thông tin là tất cả những gì có thể mang lại cho con ngời sự hiểu biết về đối tợng mà họ quan tâm tới) - Khái niệm về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các qui tắc, kỹ năng, phơng pháp và phơng tiện thông tin đợc chủ thể quản lý qui định rõ ràng, thể hiện sự liên hệ chặt chẽ giữa chúng với nhau, trong việc thu thập và phân tích dữ liệu thông tin nhằm tạo ra các thông tin cần thiết giúp chủ thể quản lý ra quyết định quản lý trong quá trình quản lý và điều hành Doanh nghiệp. 2. Vai trò bao trùm của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp. - Thông tin đóng vai trò quyết định sự thành công của Doanh nghiệp . - Thông tin là cơ sở quan trọng giúp lãnh đạo Doanh nghiệp trong quá trình quản lý. - Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các thơng vụ đạt hiệu quả cao. - Thông tin giúp trực tiếp cho các tác nghiệp hàng ngày Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn nh : Sản xuất kinh doanh sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở rộng và khai thác các dịch vụ thông tin, ngày càng khẳng định vai trò tích cực có tính quyết định đối với các hoạt động quản lý điều hành, nhất là trong môi trờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt trong mỗi nớc, trong khu vực và trên thế giới. 2.1. Vai trò của Hệ thống thông tin đối với quản lý, điều hành Doanh nghiệp . - Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp . phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Đây là vai trò trớc tiên của con ngời trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong những hoạt động thờng xuyên nh : thu thập thông tin, phân tích sắp xếp và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tính toán, phân tích để rút ra những thông tin bổ ích, hữu dụng, chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu ttrớc mắt và lâu dài. - Vai trò th ký trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh đạo và quản lý các cấp. Đối với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng định vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế đợc. Bằng các phơng tiện thông tin đa dạng, con ngời có thể thờng xuyên thâu tóm đợc đầy đủ các thông tin cần thiết, từ thông tin thô, mới phát sinh đến những thông tin đã qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bớc phân tích tổng hợp phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và điều hành nhanh chóng kịp thời và có hiệu quả cao. - Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc mà còn góp phần gợi mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn, quyết định tối u chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u chính xác hơn.Vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, qui định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích hợp . Các hệ hỗ trợ quyết định hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia . đợc sử dụng thờng xuyên để làm tốt vai trò cố vấn của mình. 2.2. Vai trò của thông tin trong Doanh nghiệp . - Phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội. Là chức năng cơ bản, thể hiện bản chất của thông tin. Sự phản ánh vừa là sự tồn tại tất yếu khách quan, vừa là yêu cầu của đời sống kinh tế xã hội. Thông tin ra đời và phát triển cùng với sự ra đời của và phát triển của xã hội loài ngời.Thông tin ngày nay là lực lợng sản xuất trực tiếp, là sức mạnh trong cạnh tranh. - Triển khai các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nớc. Trong một thế giới bùng nổ thông tin nh hiện nay, trong mỗi nớc, giữa các nớc, giữa các khu vực, trên toàn cầu đều có các mối quan hệ phức tạp . thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời . giúp cho các nhà lãnh đạo đất nớc vạch ra đờng lối chiến lợc, sách lợc đối ngoại đúng đắn, giúp ổn định tình hình trong khu vực và thế giới cùng hợp tác song phơng, đa phơng trong phát triển kinh tế- khoa học- kỹ thuật. - Xây dựng xã hội, bảo vệ di sản văn hoá dân tộc, tuyên truyền lối sống mới, xây dựng con ngời mới Xã hội chủ nghĩa. Thông tin góp phần giữ gìn phát huy những di sản văn hoá truyền thống tốt đẹp trong quá trình phát triển đất nớc. Truyền bá những tiêu chuẩn và giá trị tinh thần đợc xã hội công nhận, đồng thời xây dựng ý thức công nhân, đồng thời xây dựng ý thức công dân, chống lại những quan điểm và hành động lệch lạc với chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán của nớc ta cũng nh phong cách sống của ngời Phơng đông. Qua đó giúp cho mọi ngời tự hoàn thiện mình và để các quan hệ xã hội phát triển lành mạnh, tạo điều kiện hình thành và phát triển con ngời xã hội chủ nghĩa. Phát triển và nâng cao chất lợng văn hoá nghệ thuật. Thông tin về văn hoá nghệ thuật phải đảm bảo nhiệm vụ: Đảm bảo chất lợng thông tin văn hoá nghệ thuật của các thể loại, loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật. Phải hỗ trợ, nâng đỡ các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật phát triển.Trong điều kiện mới với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, có thể nâng đỡ và phát huy hiệu quả của các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật khác. Phát triển và nâng cao chất lợng giáo dục đào tạo. Cùng với sự phát triển của thông tin nói chung, ngày nay nhiều phơng tiện kỹ thuật thông tin hiện đạI đợc sử dụng trong quy trình giáo dục đào tạo đang tạo ra một cuộc cách mạng về phơng thức giáo dục - đào tạo. Phục vụ công tác quản lý và phát triển sản xuất Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, thông tin kịp thời chính xác là sức mạnh tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh. Nâng cao chất lợng giải trí Ngày nay, trong bối cảnh nền văn minh công nghiệp phát triển nh vũ bão, khối lợng và nhịp độ lao động trí óc gia tăng. Do đó nhu cầu giải trí th giãn có tính văn hoá của con ngời trở thành cấp thiết. Những thông tin vui vẻ, bổ ích sẽ đáp ứng nhu cầu giải trí về văn hoá tinh thần ngày càng cao hơn của xã hội. II. Thu thập và xử lý thông tin 1. Yêu cầu của thông tin trong Doanh nghiệp - Thông tin phải đúng: Nghĩa là phải chính xác, khách quan. Điều này, đòi hỏi phải có phơng pháp thu thập thông tin một cách khoa học, muốn vậy cần phải có đủ 3 yếu tố - Con ngời - Trang thiết bị - Phơng pháp thu thập - Thông tin phải đủ: Nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến diện, méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến. - Thông tin phải kịp thời : Nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tợng để con ngời có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu cần thiết. - Thông tin phải đợc gắn theo mạch thời gian : Nghĩa là phải nằm trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, thiết thực trợ giúp cho hoạt động t duy của con ngời. Nếu xét trong một hệ thống thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. - Thông tin phải có chất lợng : Nghĩa là phải có giá trị đóng góp cho việc phân tích, thống kê ra quyết định. 2. Phân loại thông tin. * Theo thời gian . - Quá khứ : Các thông tin đã có trong quá khứ - Hiện tại : Các loại thông tin mang tính thời sự - Tơng lai : Các thông tin mang tính dự báo dự đoán * Theo nguồn thông tin - Nguồn thông tin bên ngoài + thông tin vĩ mô: những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật, các chính sách định hớng của nhà nớc + Thông tin vi mô: Những thông tin về thị trờng mà Doanh nghiệp đang hoạt động - Nguồn thông tin nội bộ: Những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán, tài chính, sản xuất, dự trữ. * Theo các luồng thông tin - Luồng thông tin qui phạm pháp luật - Luồng thông tin tức - Luồng thông tin kinh tế - Luồng thông tin khoa học kỹ thuật công nghệ - Luồng thông tinchính trị xã hội - Luồng thông tin về an ninh quốc phòng, thông tin văn hoá. * Theo mức độ. - Thông thờng - Mật - Tuyệt mật - Thông tin xử lý ngay - Thông tin cha cần xử lý ngay * Phân loại theo đối tợng * Phân loạitheo nội dung * Phân loại theo qui trình * Phân loại theo tính chất 3. Xử lý thông tin Thông tin qua xử lý ( trớc hết phải đáp ứng đợc 5 yêu cầu ) - Ngắn gọn - Rõ ràng - Có ý nghĩa mục tiêu xác định - Gắn với tình thực tiễn khách quan Việc thu thập và xử lý thông tin qua các loại hình thông tin trong văn phòng. - Thông tin dạng văn bản: Văn bản là một phơng tiên thông tin ghi nhận về các sự kiện, sự việc, hiện tợng và diễn tả những suy nghĩ, quyết định của con ngời. - Thông tin truyền đạt qua hội họp: Chính là nội dung các nghị quyết đ- ợc phổ biến tới những đối tợng cần thiết. Nó đợc hình thành qua bàn bạc và tập trung ý kiến của các thành viên nhằm giải quyết mục tiêu đề ra. - Thông tin ghi nhận và thu thập qua d luận: Luồng thông tin này bị nhiễu nhiều nhất và hay bị biến dạng qua truyền đạt. Tuy nhiên khi xác định đợc bản chất thông tin loại này nó sẽ giúp cho việc phát giác nhiều vấn đề quan trọng trong đời sống và an ninh trong Doanh nghiệp . - Thông tin dự báo: Đợc hình thành bởi t duy tiên lợng, dự đoán và khả năng tổng hợp cao của các nhà quản lý. Nó phụ thuộc rất nhiều vài trình độ tổng hợp, phân tích tình hình và phán đoán của nhà lãnh đạo quản lý. - Thu thập và xử lý thông tin từ tác nghiệp trớc mắt: Nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, sản xuất, sản phẩm, thị trờng, giá cả, tài chính, lao động tiền lơng. - Thông tin từ các phơng tiện thông tin đại chúng. Đài phát thanh, đài truyền hình, báo chí, mạng Internet . Những thông tin này mang tính thời sự cao, lợng thông tin phong phú. Đòi hỏi cập nhật th- ờng xuyên, phải có sự phân tích nhạy bén, cũng nh tính quyết đoán có cơ sở khoa học của ngời lãnh đạo, nhà quản lý. . Một số lý luận chung về thông tin trong doanh nghiệp I. Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm về thông tin: Thông. hớng của nhà nớc + Thông tin vi mô: Những thông tin về thị trờng mà Doanh nghiệp đang hoạt động - Nguồn thông tin nội bộ: Những thông tin về tổ chức nhân