1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Kỹ năng phỏng vấn cẩm nang quản lý hiệu quả tim hindle; kim phượng biên dịch

69 20 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 69
Dung lượng 10,47 MB

Nội dung

Với 101 lời khuyên ngắn gọn và một bài tập tiỉ đánh giá bản thân, quyển sách ■ này sẽ là một cẩm nang hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng phỏng vấn của mình để ; có thể tìm được những ứng vi

Trang 2

Kỹ NĂNG PHỎNG VÂN

Biên dịch Hiệu đính

Trang 3

Đánh giá m ột bảng sơ yếu lý lịch 18

Xem xét các đơn xin việc 20

Lụa chọn ứng viên phỏng vấn 22

Thu xếp các cuộc phỏng vấn 24

Bố trí địa điểm và vị trí phỏng vấn 26

Trang 4

LỜI GIỚI THIỆU

V iệc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên, dù là thường xuyên hay chỉ thực hiện một lần, luôn là một quả trĩnh phức tạp, đồi hỏi nhiều thời gian

\ vã cần phải cân nhắc, hoạch định cẩn

I thận Quyển sách “K ỹ năng p h ỏ n g

; vấn ” này sẽ giúp hạn xây dựng chiến

! lược phỏng vấn nhàm hạn chế những

\ vấn đề xảy ra trong quá trình tuyển

1 dụng nhân viên Những hitớng dẫn

thực tế sẽ gỉúp bạn thực hiện các chiến lược, cho bạn sự tự tin cùng các kỹ

i năng để thành công trong các khâu của

ị quá trình phỏng vấn: từ chuẩn bị, đến

\ thực hiện và phân tích cuộc phỏng vấn Với 101 lời khuyên ngắn gọn và một bài tập tiỉ đánh giá bản thân, quyển sách

này sẽ là một cẩm nang hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng phỏng vấn của mình để

; có thể tìm được những ứng viên có năng lực nhất, đông góp vào sự thành công vã lớn mạnh của công ty.

Trang 5

X Á C Đ ỊN H MỰC TIÊU

P hỏng vấn là phương pháp chính

thức để trao đổi thông tin Người

phỏng vấn cần p h ả i nắm rõ về miic

đích trao đổi để đảm bảo rằng thời gian

được sử dụng để cung cấp và thu thập

thông tin là hợp lý.

I Hãy đánh giá mỗi vị trí cần tuyển trước khi xúc tiến việc phỏng vấn.

để thu thập thông tin về các kỹ năng và kinh nghiệm của các ứng viên để lựa chọn được người phù hợp với công việc và công ty

Khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, cần nhớ rằng mục tiêu của bạn không chỉ là đán h giá các ứng viên m à còn phải m ô tả công việc m ột cách chính xác Điều này giúp ứng viên có thể đánh giá xem đây có phải là công việc p h ù hợp với m ình không Bạn cần giới thiệu công ty

m ình bằng những hình ảnh tốt nhất để thu hút các ứng cử viên có năng lực

Trang 6

Hãy bắt đầu bằng cách tham khảo bảng mô tả công việc hiện tại Hãy cân nhắc xem những công việc đó có thay đổi theo thòi gian không,

ví dụ như sự xuất hiện của công nghệ mói Công việc hiện tại có đòi hỏi những kỹ năng khác không? Hãy hỏi nhân viên đã từng làm trước đây để quyết định xem có cần bổ sung điều gì mói cho công việc không Hay chỉ cần những khả năng tưong tự như thế đối vói nhân viên mói?

Đ á n h giá các m ó i liên h ệ t r o n g

CÔNG VIỆC

Người phỏng vấn cần phải đánh giá xem

công việc mói sẽ liên quan đến vai trò của

những nhân viên khác như thế nào Nó có

phù hợp với hệ thống cấp bậc trong công ty

không và vai trò của công việc mới trong

đội hình hiện tại của phòng ban này là gì?

Nhân viên mới sẽ báo cáo cho ai và ai sẽ

báo cáo cho nhân viên mới đó?

Luôn có sự linh hoạt trong hoạt động tổ

chức của một công ty Ví dụ, hãy cân nhắc

xem có thể sử dụng nhân viên trẻ hon để

đảm trách việc sử dụng công nghệ mói

không

T THU THẬP THÔNG TIN

H ãy thảo luận các yêu cầu công việc với người đang làm công việc đó và những nguời đang làm việc trong cùng nhỏm hay cùng phòng Đ iều này có thế dẫn đến việc phân bổ lại trách nhiệm giữa các vị trí và việc đánh giá lại các kỹ năng cần thiết cho

m ột nhân viên mới.

vẻ công việc từ những người làm việc gần gũi

VỚI người đang giữ Yvh công việc đó.

!f

Trang 7

KY NANG PHONG VÁN

Đ á n h giá vai t r ò

Khi có m ột vị trí trống cần tuyển dụng, hãy

xem đây là m ột cơ hội để bạn đánh giá lại vai

trỏ của công việc đó trong công ty D ành thời

gian để xác định những thay đổi cụ thể có thể

thực hiện được để nâng cao giá trị c àng việc

Hãy bắt đầu việc xác định xem có sự thay đổi

định huớng nào trong các m ục tiêu hoạt động

của công ty không? v à công việc có cần thay

đổi để thích ứng không? Hãy hỏi các phòng

5 Khi có một vi trí trống, hãy xem đó là một cơ hội để đánh giá lại sự cần thiết của công việc đó.

ban khác xem họ có m ong đợi gì từ công việc

đó và những m ong đợi này có được đáp ứng

không

Hãy cân nhắc các giả định của bạn về những

kiến thức và kỹ năng mà bạn nghĩ là công việc

cần phải có Bạn có thể áp dụng những kiến

thức hay kỹ năng mới thông qua người mới

được không? Hãy suy nghĩ về kỹ năng giao tiếp

cần thiết để công việc thành công, mối quan hệ

thân thiết với khách hàng và các phòng ban

khác có cần thiết không

• Không phải tất cả các vị trí trống

đẻu cẳn phải tuyén dụng nhân viên.

• Những thay đổi trong kinh doanh

xảy ra quá nhanh nên nhu cầu

một công việc có thể chí tồn tại

trong một thời gian ngắn.

• Nguồn thông tin tốt nhắt vẻ một

cóng việc có thế có được từ người

nắm gíữ cồng việc này trước đó.

• Khi có một vị tri cần tuyển, hãy

xem đó là co hội đề xác định lại

trách nhiệm cúa công việc.

• Nhũng cóng việc và nhiệm vụ

chua hoàn thành vào thời điểm

này có thé được bổ sung vào

bàng mò tả cõng việc.

• Có thể phân bố lại công việc

giữa những nhân viên hiện tại.

• Đôi khi hai người cùng thực

hiện một công việc có thể

hiệu quà hơn một người.

6 Hãy kiềm tra xem những kỹ năng cần thiết cho công việc

đó có thay đổi không.

T XÁC ĐỊNH LẠI VAI TRÒ

V i dụ này xem x é t vai trò của m ộ t thủ

th u bị ảnh hường bời công nghê thòng tin như th ế nào M ặc dầu người nẳm

g iữ công việc này trước đây thực hiện

rẩ t tốt, ứng cử viên m ới với các k ỹ năng

m ới được cập n h ậ t có th ể làm p h ạ m vi công việc m ờ rộng và nâng cao hiệu quả đ ể đem lạ i lợi ích cho công ty.

Trang 8

Hãy áp dụng thời gian làm việc linh hoạt khi cần thiết.

CÂN n h ắ c c á c đ iế u k iệ n

Khi có m ột vị trí công việc đang trống, hãy cân

nhắc xem bạn có cần người đảm nhận công

việc đó theo cách thức như củ không Nếu một

phần nào đó của công việc trở nên không cần

thiết, ví dụ như do sự thay đổi co cấu, hãy cân

nhắc việc sử dụng lao động bán thòi gian Hãy

phân nhiều người cùng thực hiện nếu công

việc đó cần nhiều kỷ năng khác nhau Nếu

công việc xảy ra vào những thời gian

nhất định, hãy dùng lao động tự do

hay nhân viên hợp đồng Hãy nhìn

vào khả năng tài chánh của công ty để

quyết định xem có nên thay thế một

nhân viên lâu năm lưong cao bằng hai

nhân viên trẻ không hay ngược lại

TẠO RA CÔNG VIỆC CHUNG ►

N hữ ng người làm chung m ột công viẽc nhưng

vào những lúc khác nhau trong tuần cần p hải

họp giao ban thường xuyên Phấn chia khách

hàng giữa hai nhân viên cũng có thể tạo ra công

việc chung.

CẢN nhắc: h ìn h t h ú c m ớ i c h o m ộ t c ô n g việc

N ắng cắp hay giám càp

Nhản viên cấp cao phái trả lương cao

nhưng có thế làm tăng hiệu quà cõng việc

Nhân viên trẻ có thể thực hiện nhũng

công việc thòng thường hàng ngày.

C òng vinc BÁN TIIỜI GIAN

Nhân viên chi làm việc một thời gian nhất

định trong ngày, trong tuân hoặc theo thời

gian đã thóa thuận trước với người quán lý.

C òng việc CHUNG

Hai nhàn viên chia sé trách nhiệm hoàn

thành cõng việc hay đạt được mục tiêu do

người quàn lý đé ra.

L ao DỘNG Tự 1)0

Một người lao động tự do hay lao động theo

hợp đóng lá một người tự làm chú Chi phí

phát sinh từ đòi tượng náy lá thấp nhất

• Ngân sách eo hẹp đòi hỏi phái xem xét lại chi phí nhàn viên, dẫn đến việc phải giảm số nhân viên tré hoặc lâu năm.

• Sự thay đối vẻ trách nhiệm của một công việc thường đói hỏi phải có nhãn viên với trình độ khác.

• Người giữ công việc này ra đi vì tháy cõng việc té nhạt, không đảm bảo cho sự ổn định khi làm việc toàn thời gian.

• Một sô' cổng việc trớ nên thừa, hay được phân bổ lại giũa các nhân viên.

• Những nhãn viên được đánh giá cao không thể tiếp tục làm việc toàn thời gian nhưng vẫn mong muon ơ lại với còng ty.

• Một người không thé có đú tất cà các kỹ nang can thiết đé đám trách cóng việc.

• Khi tố chức lại công ty, công việc có thể thay đổi hoặc trớ nên không cần thiết trong tương lai.

• Công việc chỉ cẳn thiết trong một thời gian nhất định

do đó không phù hợp VỚI nhân viên toàn thời gian.

Trang 9

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

X Á C Đ ỊN H YÊU CẦU C Ô N G VIỆC

K hỉ các yêu cầu công việc đã rõ

ràng, thì trách nhiệm và nhiệm vụ

cúa mỗi vị trí cần phải được Hệt kê chi

tiết trong bảng mô tả công việc, Trong

ph ầ n yêu cầu, hãy nêu cụ thể về kỹ

năng, kỉnh nghiệm và m ẫu người p h ù

hợp với vị trí đang cần tuyển.

8 Khi viết bảng mô tả công việc, đừng quên liệt kê những công việc khó khăn.

XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

Một bảng mô tả công việc chính xác giúp cung

cấp những thông tin đầy đủ khi quảng cáo

tuyển dụng, để lụa chọn đúng người và tránh

được sự nhầm lẫn

Cần phải có chức danh công việc cụ thể và hệ

thống phân cấp trong bảng m ô tả công việc

Khi liệt kê những trách nhiệm chính yếu, hãy

trình bày chi tiết để người giữ công việc đó biết

được người ta m ong m uôn gì ở m ình Hãy

dùng những động từ thể hiện hành động như

"liên hệ" hay "phát triển" để mô tả các công

việc hàng ngày mà nhân viên đó sẽ thực hiện

9 Hãy kiểm tra mức lương của những vị trí tương tự ở các công ty khác.

T ĐÁNH GIÁ S ự CHÍNH XÁC

H ãy yêu cầu ngươi đang nắm g iữ công việc đóng góp vào việc xác đ ịnh lạ i công việc, khuyến khích họ trung thự c về những khiếm khuyết nào còn tồn tại

H ãy thảo luận với họ về viêc tá i tể chức công việc.

Trang 10

• Chức danh công việc

• Hệ thống phân cấp công việc

• Trách nhiệm tổng thể đối với

công việc, ví dụ như "duy trì uy

9 giờ sáng đến 5 giờ chiều

• Những chi tiết về các điều

khoản, bao gồm lương bổng và

các điều kiện khác

Tính cách Kinh nghiệm,

đào tạo và kỹ năng kỹ thuật

Giáo dục và các bằng cấp chính thức

^ 7

Khả năng đặc biệt như là biết lái xe

7 Chức danh cống việc có thể hiện

chinh xác mục đích của cỏng việc

không?

7 Trọng tâm cúa công việc gần đây

có thay đổi không?

7 Công việc có đòi hòi chuyên môn

kỹ thuật cụ thể nào không?

7Mức lương của vị trí đó có thể là

bao nhiêu?

7Các phúc lợi như là bảo hiếm y tế,

hưu tr í, ?

7Số ngày nghi phép hướng lương và

không hướng lương?

7Phần khó khăn nhất của công việc

là gi?

7 Công việc có đòi hỏi phải làm

ngoài giờ thường xuyên không?

7Công việc có đòi hói phải đi cóng

tác thường xuyên không?

XÁC ĐỊNH CÁC KỸ NĂNGKhi đã thực hiện xong việc điều chỉnh bảng mô

tả công việc, bạn có thể bắt đầu phân tích các

kỹ năng, bằng cấp, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết của người đảm nhận công việc đó Các yêu cầu cóng việc càng rõ ràng càng tốt Nên nêu rõ những gì được mong m uốn cũng như những yêu cầu tối thiểu để giúp bạn đánh giá các ứng viên Phải thực tế đối với những gì bạn đang tìm kiếm và củng phải có những chọn lựa khác nữa Chỉ yêu cầu rằng "cần có kiến thức về thống kê" đôi khi vẫn chưa đủ Bạn có thể thấy rằng tất cả các kỹ năng thống

kê của mọi ứng viên vẫn còn thiếu Chính vì vậy dù bạn có tuyển ai đi nữa thì bạn vẫn phải đào tạo thêm

10 Chức danh công việc phải thật hấp dẫn Điều này khuyến khích mọi người muốn được đảm nhận công việc đó.

Trang 11

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

Q u y ế t đ ị n h c á c h t u y ề n d ụ n g

S au khỉ liệt kê xong các yêu cầu cúa

công việc, bạn cần chọn cách tuyển

dụng Có thể đăng thông báo tuyển

dụng trên báo chí hoặc sử dụng cơ

quan săn đầu người chuyên nghiệp

Bất cứ phương pháp nào cũng cần phải

có tối thỉểu một cuộc phỏng vấn.

I I Tránh mất thòi gian bằng cách chỉ phỏng vấn những ứng viên thật sự phù hợp.

Tu y ể n d ụ n g n ộ i b ộ

Có thể tuyển dụng bằng cách chỉ định m ột nhân viên đã làm việc ỏ bộ phận khác trong công ty của bạn Nhiều công ty khuyến khích việc tuyển dụng nội bộ và luôn thông báo nội

bộ tất cả các vị trí tuyển dụng trước khi thông báo ra bên ngoài

Việc phỏng vấn các ứng viên nội bộ dễ dàng hơn vì họ đã biết công ty và hiểu được văn hóa

m ôi trường làm việc Tuy nhiên, nên lưu ý rằng

họ đã được tuyển cho m ột công việc khác Tại sao họ phù hợp với công việc của bạn? Củng cần phải cần nhắc rằng tuyển dụng nội bộ có thể không cắt giảm được chi phí Có th ể phải

Nơi đăng quảng cáo và nội dung quảng cáo sẽ

quyết định loại ứng viên và số lượng ứng viên

mà bạn nhận được và quyết định việc bạn có

chọn được đúng người không Hãy dùng các

xuất bản thương mại đối với các công việc đòi

hỏi kỹ năng chuyên ngành Một cách tổng quát

hơn là bạn dùng các xuất bản phát hàn h trên

toàn quốc, có nhiều tờ báo quy định những

ngày khác nhau cho những nghề khác nhau

Quảng cáo mặc dù tốn chi phí nhưng thường

sẽ đem lại cho bạn rất nhiều ứng viên Nếu bạn

thiếu thời gian hay nguồn lực để xử lý hàng

trăm đơn xin việc, hãy quảng cáo trên các xuất

bản có giới hạn số lượng phát hành Hãy quyết

định số kỳ đăng quảng cáo

tuyển người mới để thay chỗ của người đó khi họ chuyển đến phòng của bạn

12 Nếu bạn biết m ột ứng viên lý tưởng ở Ị đầu đó, hãy mời họ nộp đơn.

‘ ■' Nhi mĩ !>ii m I \ \ lia

• Nếu đăng báo trẽn toàn quốc, có

khả năng bạn nhận được rắt nhiều

đơn xin việc

• Các công ty săn đẳu người tính

phí tương đương với một tý lệ

phần trăm trên số lương của

người được tuyến, vì thế lương

cúa người đó càng cao, thi họ

càng săn lùng nhiéu.

• Xử lý các đơn xin việc có thé rất

mắt thời gian Vì vậy không nên

phòng vấn úng vlẽn chi vì một sơ

yếu lý lịch được viết tốt.

Đă n g o ư ả n g c á o

Trang 12

C h u ẩ n bị ch o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

Th iế t kế q u ả n g cáo tuyến

DỤNG

Cách thiết kế và dùng từ của một

quảng cáo tuyển dụng có thể ảnh

huởng đến tính hiệu quả của việc

tuyển dụng Hãy trình bày sao cho

bắt mắt và rõ ràng, kích thuóc sẽ

tùy thuộc vào chi phí và nội dung

Hãy mô tả cụ thể về chức danh

công việc và các kỹ năng, kinh

nghiệm cần thiết để loại trừ nhũng

ứng viên không phù hợp Phải

luôn thông báo ngày hết hạn nộp

các thông báo tuyển

dụng luôn được kiểm

tra kỹ lưỡng về nội

dụng và cách dùng từ ị

wjun^ tin về vị ,tri tuyển dụng

Tiều đề thu h ú t sự chú ý của ting viên

TUYẾN GIÁM ĐỐC TIEP THỊ NĂNG ĐỘN' Công ty James Malcom Associates, nhà cung cấp chính trong thị truờng máy tính, hiện đang tìm kiếm

m ột giám đốc tiép thị quản lý một nhóm ba người, báo cáo trục tiếp cho tổng giám đốc

ứng viên đưọc tuyển sẽ lên kế hoạch, quản lý việc tiếp thị, đảm bảo thực hiện theo ngân sách và tham gia xây dựng các kế hoạch kinh doanh theo chiến lược tiếp thị của chúng tôi.

ứng viên được tuyển sẽ đưạc đào tạo và có ít nhất năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan,

có tinh thần đồng đội và chịu được áp lực công việc Các ứng viên đều có cơ hội như nhau.

Xin vui lòng gói sơ yếu lý lịch và thư xin việc đến: Anna Sampson, Giám đốc nhân sự Công ty James Malcom Associates

53 đường Beech Andelans DF3 4GH

N êu lên hồ sơ gồm những gì

A THU HÚT NHŨNG ÚNG VIÊN GIỎI NHẤT

Phải làm nối bật những đặc điểm tôt nhất của công việc Đ ó là cơ hội duy nhất đế thu h ú t sự chú ý của những ứng viên giỏi nhất.

Q uy định pháp luật về việc quảng cáo

Việc đăng quảng cáo tuyển dụng phải tuân

thủ nhũng quy định nghiêm ngặt của pháp

luật Nhũng quy định này thường không

giông nhau ở các quốc gia Luật pháp chắc

chắn sẽ nghiêm cấm việc bôi nhọ và các vấn

đề liên quan đến việc phân biệt đối xử nhu

giới tính, chủng tộc hay tuổi tác Đừng sử

dụng những từ thể hiện sụ phân biệt giới

tính trong mẫu quảng cáo như là "anh ấy"

Chọn lựa cẩn thận cách dùng từ của bạn để

tránh loại trừ những ứng viên tiềm năng

thuộc giói tính, chủng tộc hay độ tuổi nào

đó Nếu có điều gì đó không rõ, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia tu vấn pháp luật Cấp thẩm quyền về tiêu chuẩn quảng cáo quốc gia là một cơ quan quy định về quảng cáo và nhận các khiếu nại Họ có thể tu vấn cho bạn những gì được phép quảng cáo Hầu hết những quy định hạn chế đang có hiệu lực là áp dụng cho các quảng cáo trên báo, tạp chí và truyền hình Tuy nhiên, quảng cáo trên Internet cũng bắt đầu đuợc giám sát do vậy nên tuân thủ những quy định tương tự khi sử dụng hình thức này.

Trang 13

I\Y NANCi mONG VAN

14 Hãy yêu cầu ứng

mà b ạn tin tuỏng, thì những kỹ năng và kinh nghiệm của nguời đó trong chừng mực nào đó

đã đuợc chứng m inh trong thực tế H ơn nữa,

họ cũng đã biết sơ luợc về văn hóa làm việc của công ty bạn về m ặt tiêu cực, rất khó cho bạn

từ chối khi bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp Khi m ột đồng nghiệp giới thiệu m ột ứng viên, hãy đánh giá kỹ năng và khả năng của họ

m ột cách khách quan, và sẵn sàng từ chối nếu bạn thấy họ không p hù hợp

S ử DỤNG CÁC NGUỒN CUNG

CẤP NHÂN LỰC Ở ĐỊA

PHUƠNG

Hãy kiểm tra xem có các chuơng

trình nào đuợc nhà nuớc hỗ trợ ở

địa phuơng, trong khu vực của

bạn nhằm làm giảm tỷ lệ thất

nghiệp và hỗ trợ việc huấn luyện

N hững chuông trìn h này

thuờng đuợc tổ chức trong

khu vực nhằm vào những nhu

cầu cụ thể cửa địa phuơng - cả

của nguời tuyển dụng và nguời

thất nghiệp Những trường đại

học và cao đẳng ỏ địa phương

cũng tuyển dụn g n h ân viên

chuyên trách để giải quyết các yêu

cầu từ các nhà tuyển dụng Bạn

nên liên hệ với hai nguồn cung

cấp này nếu bạn có n hu cầu tuyển

dụng cho các vị trí không cần kinh

nghiệm lắm hoặc mới đi làm lần

đầu

T hiết lập cơ sờ

dữ liệu các nguồn ứng viên tiềm tham khảo trong tương lai

In ra m ột bàn cơ

sờ d ữ liệu được cập nhật.

A THIẾT LẬP MỘT DANH SÁCH LIÊN LẠC

Lập m ột danh sách liên lạc bao gấm các cá nhân, công ty

và các nhà quảng cáo m à bạn đã liên lạc trong q tiá trình tuyển dụng Bạn có thể sử dụng danh sách này m ỗi k h i bạn có nhu cầu tuyến dụng.

Trang 14

C h u ẩ n bị c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

Th ô n g q u a c á c c ô n g t y

Tuyển dụng thông qua công ty có thể làm giảm

được các công việc giấy tờ vốn rất tốn thời gian

cho việc sàng lọc và trả lời cho các ứng viên

Cách thức này đặc biệt phù hợp nếu bạn dự

kiến có rất nhiều đon nộp Phí tuyển dụng sẽ

thay đổi tùy theo vị trí Công ty tuyển dụng sẽ

cung cấp cho bạn m ột danh sách các ứng viên

đã được chọn lọc để bạn quyết định chọn lựa

Nếu bạn m uốn tuyển qua công ty, phải đảm

bảo rằng bạn tuyển được người có thể đáp ứng

được các yêu cầu cụ thể của bạn Bạn có thể

dùng các công ty săn đầu người chuyên nghiệp

để tìm kiếm các ứng viên phù hạp cho các vị trí

quan trọng

16 Hãy ghi nhận tiến độ thực hiện của mỗi đợt tuyển dụng để

Quáng cáo trên phương tiện truyền thông

đại chúng có thé tìm được ứng viên phù

Bạn bè hay đổng nghiệp có thể giới thiệu

những úng viên tiẻm năng.

• Đống nghiệp và người quen có thể có nhiéu mối quan hệ trong thị trường, là nguồn cung cắp tốt và không chính thức.

•T ừ chối người không phù hợp có thể là một vấn đẻ.

C ắcn g u ồ n I.ỰC ĐỊA PHƯƠNG

Các cơ quan chinh quyến địa phương và

các trường đại học, cao đẳng có thể là

nguồn cung cấp ứng viẽn.

• Đối với công việc khởi đầu đơn giàn không đòi hỏi kinh nghiệm làm việc, các trường đại học và cao đẳng

có thề là một nguồn cung cấp ứng viên có năng lực.

• Các chương trình cùa nhà nước có thể đòi hói nhiều cõng việc giấy tờ.

CẢc C òng ty sản hàu người

Các công ty sẽ đua vào danh sách đã qua

chọn lụa nhiéu ứng viên có năng lực cao

Trang 15

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

T h i ế t l ậ p h ệ t h ó n g x ử l ý

S au khỉ quyết định phương pháp tuyển dụng, bạn cần p h ả i thiết lập

một hệ thống hiệu quả để cỗ thể x ử lý

các đơn x in việc căng nhanh càng tốt,

tránh những trì hoãn không cần thiết.

17 Đưa ra những yêu cầu tối thiểu đé sàng lọc ứng viên.

18 Phân công m ột người

chịu trách nhiệm xử

ỉý các cuộc gọi điện

thoại để nộp đơn.

Lựa c h ọ n q u y t r ì n h

Khi lựa chọn m ột phương pháp ph ù hợp để xử

lý các đơn xin việc, bạn cần cán nhắc nhiều yếu

tố Ví dụ, bạn có cần phải xử lý nhiều đơn không? Bạn có m uốn xem ứng viên làm bài kiểm tra thử để đánh giá năng lực không? Bạn

có m uốn xem các ý kiến tham khảo trước hay sau cuộc phỏng vấn không? Nếu bạn m uốn nhận được m ột sơ yếu lý lịch và đơn xin việc, hãy nêu rõ trong quảng cáo Thiết lập cách phân loại ứng viên thành nhóm "phỏng vấn",

"có thể phỏng vấn" hay "từ chối"

Th ự c h iệ n q u y t r ì n h

Một khi các ứng viên đã được phân th àn h ba

loại cơ bản, hệ thống xử lý đơn xin việc sẽ bao

gồm các giai đoạn sau:

• Soạn thảo các thư theo chuẩn và gợi ngay lập

tức để trả lời cho các ứng viên bị từ chối

• Đánh giá nhũng ứng viên hứa hẹn

• Lập ra danh sách phỏng vấn cuối cùng

• Lên lịch và hẹn các buổi phỏng vấn qua

điện thoại hay bằng thư, xác nhận ngày,

thời gian và thông báo nếu ứng viên phải V->

19 Đ ể thúc đẩy tiến độ, dùng các mẫu thư chuẩn để trá lời nhanh chóng cho các ứng viên.

Trang 16

C h u ẩ n B| c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

Ph â n c ô n g x ử lý

Bạn có thể phân công cho

người khác xử lý các đơn xin

việc, nhưng bạn phải đảm bảo

rằng người mà bạn phân công

phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Biết các yêu cầu tối thiểu và

quen thuộc với bảng mô tả

công việc

• Có các kỹ năng tốt để xử lý

các đơn xin việc

• Có thời gian để thực hiện

Xử LÝ KHI CÓ QUÁ NHIỀU

ĐƠN XIN VIỆC

Nếu bạn nhận quá nhiều đơn

xin việc, bạn cần phải sàng lọc

để loại ra những đơn nào

bằng cấp chuyên môn, kinh

nghiệm làm việc, kỹ năng,

tùy theo tính chất công việc

Quyết định ai sè xứ lý các thắc mắc qua điện thoại và thư từ

Đám bảo rồng bộ phận tống đài và phòng văn thư phái được thông báo

Ghi nhận ngày tháng nhận được đon xin việc

i X

Phân loại và lưu các đơn xin việc theo các tiêu đé: "từ chối”,

"có thế" và "phóng vấn"

Nếu bạn muốn \_

j \ thông báo là đã nhận ' được hồ sơ xin việc, hãy thào sân một thư trà lời máu »

Phân bố thòi gian để phóng vấn, cho phép tôi thiếu mỗi cuộc phóng vấn là m ột giờ

Gởi thư

Xem các đổng nghiệp y> sẽ tham dự buổi phóng vấn có rành không

/

' Liên hệ với các úng viên thông báo ngày giò phóng vấn

Thay đồi thời gian phóng vân nếu cân thiết

'tesas

Lên lịch phóng ván gồm ngày giờ và ứng viên

_J\ Gói cho các đổng nghiệp sê tham gia buoi phóng vân

Trang 17

KỸ NĂNG PHỎNG VẪN

Đ á n h g i á m ộ t b ẳ n s ơ y ế u l ý l ị c h

P hần lớn mọi người đều trung thực

khi viết sơ yếu lỷ lịch, những vẫn có

một số người c ổ tình lờ đi một sổ điểm

không tốt hay cường điệu những thành

tích cúa mình Hãy p h â n tích sơ yếu lý

lịch cẩn thận để lựa chọn người phỏng

vấn và chuẩn bị các câu hỏi dành cho

20 Ghi chú những điềm quan tâm đặc biệt trong sơ yếu lý lịch

để thảo luận về sau.

liệu được cung cấp.

Phân tích cách trình bài của m ột sơ yếu lý lịch

có thể cho bạn biết rất nhiều về khả năng tổ chức và giao tiếp hiệu quả của ứng viên

Một sơ yếu lý lịch trình bày tốt thường ngắn gọn và không dài quá hai trang Thông thường,

nó bao gồm quá trình học vấn và làm việc theo thứ tự ngược về thời gian để nhấn m ạnh những hoạt động gần đây nhất Những kỹ năng có liên quan thường được n hấn m ạnh Tuy nhiên,

có nhiều cách trình bày m ột sơ yếu lý lịch và vấn đề quan trọng là m ột sơ yếu lý lịch có trình bày các thông tin m ột cách hợp lý và dễ đọc không?

Đ ọ c CÁC THÔNG t i n

Một khi bạn đã nhìn câu trúc tổng thể và kiểu

sơ yếu lý lịch rồi, hãy kiểm tra các thông tin

/1 1 onnn / ' A / í « _ í _ 1- ì „

liên quan và đáp ứng mức độ yêu cầu của bạn

không? Ưng viên có những kỹ năng hữu ích

nào khác không? Sơ yếu lý lịch có bao

gồm thông tin các hoạt động trước đây

có thể đánh giá được cá tính của ứng viên *

không? Bạn có thấy được tốc độ và định

hướng thăng tiến sự nghiệp của họ không?

ấn tượng tích cực

vẻ ứng viên ] không

Trang 18

C huẩn Bj CHO cuộc PHỎNG VẤN

Xử LÝ NHŨNG ĐIỀM CÒN THIÊU VÀ

KHÔNG NHẤT QUÁN TRONG MỘT s ơ YÊU

LÝ LỊCH

Những khoảng trống theo thứ tự thời gian và

sự không nhất quán về các dữ liệu cung cấp có

thể là kết quả của m ột sơ sót đơn giản Tuy

nhiên, về mặt tiêu cực, nó có thể là bằng chứng

của việc ứng viên cô tình giả mạo hay che giấu

thòng tin nào đó Vì thế bạn phải xem xét cẩn

thận thông tin về học vắn và nghề nghiệp được

cung cấp theo năm và đảm bảo rằng tất cả ngày

tháng đều theo m ột thứ tự hợp lý Có khoảng

thời gian nào không được khai không? Ví dụ,

có khoảng thời gian trống nào giữa khi nghỉ

việc ở chỗ này và bắt đầu làm ỏ chỗ khác

không? Có thông tin bổ sung nào khác cho

khoảng trông này không? Có thời gian đi làm

nào trùng lắp với thời gian đi học không? Hãy

chuẩn bị các câu hỏi với ứng viên về những

thắc mắc để làm rõ những điểm không nhất

quán này

DANH SÁCH KIẾM TRA

I Tìm kiếm những khoảng trống

về thời gian trong sơ yếu lý lịch.

Ị 2 Nêu cần thiết, kiếm tra bằng cắp cúa úng viên với nơi cắp bằng.

3 Ước tính thời gian bình quãn ứng viên làm mỗi công việc.

ư ng viên hiện tại đang đ i làm

ư ng viên có kinh nghiệm lầm việc với khách hàng lờn

ĐÁNH GIÁ KINH NGHIỆM ▲

Luôn tập trung vào phần quả trình làm việc trước tiên đế

đảnh giá sơ yếu lý lịch nhằm mục đích đưa vào danh sách

sơ tuyển để phòng vấn.

1Chức danh công việc giúp ngươi phòng vấn đảnh giá được kinh nghiệm

M ô tả các kỹ n ă n g ' công việc có được

Trang 19

X e m x é t c á c đ ơ n x i n v i ệ c

K hi xem xét các đơn x ỉn việc mà bạn

n h ậ n được, hãy chia căc tiêu

chuẩn của yêu cầu công việc thành

nhóm những tiêu chuẩn bắt buộc,

nhổm những tiêu chuẩn mong muốn

Có những phẩm chất nào khác thuộc về

tính cách hay kỹ năng m à bạn cần

không?

24 Tuyển dụng thông qua đơn xin việc tạo ra một sân chơi công bằng cho tất

cả các úng viên.

25 Hãy tham kháo ý

kiến của đồng nghiệp

m uốn Ví dụ, người được tuyển cần phải nói được m ột hay nhiều ngoại ngữ Họ có cần phải biết vi tính không hay bạn sẽ đào tạo? N hững ứng viên lý tưởng có thể đáp ứng các yêu cầu của bạn thường hiếm vì thế bạn phải linh hoạt trong giai đoạn lựa chọn

Cân nhắc các tiêu chuẩn của bạn

N ãng cấp hay giảm cắp

Khi bạn xem xét các đơn xin việc cùa các

ứng viên, ban đã phái quyết định được

tiêu chuẩn nào là cán thiết và tiẻu chuẩn

nào chỉ là mong muốn.

Ví DỤ:

• H ọ c vấn; Bạn muốn trình độ học vấn ở mức độ nào? Bạn cản một ngưòi tòt nghiệp phổ thông trung học hay nhất thiết phải là người tốt nghiệp đại học?

• Kinh n ghiệm làm việc: Bạn đang cần những kỹ năng làm việc cụ thề nào? Ưng viên có cần có sản một

số mối quan hệ có giá trị đóì với công ty của bạn khống?

• Kỹ năng vì tính: Các kỹ năng cơ bàn vé vl tinh có tuyệt đòi cần thiết không? Cóng ty cùa bạn có dùng chương trình phán mềm cụ thể nào mà nhân viên mói cán phái thõng thạo hay là bạn sẽ đầu tư vào việc huấn luyện?

• Kỹ n ăng giao tiếp và thư ơn g th ảo: ứng viên có cắn thiết phái là người giỏi giao tiếp và có kinh nghiệm thưong tháo không?

• Đ ì cô n g tác: ứng viên có cần đl công tác thường xuyên và trong thời gian dài không?

Trang 20

C h u ẩ n B! c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

Th a m k h ả o đ ồ n g n g h iệ p

Trước khi bạn từ chối những ứng viên chưa

đạt tiêu chuẩn, bạn có thể thảo luận với

các đồng nghiệp mà bạn tin tuông hay

tham khảo ý kiến của người sẽ trực tiếp

làm việc vói người đó Những ý kiến

khách quan sẽ giúp bạn quyết định

hợp vói công việc nào

THẢO LUẬN VÊ CÁC ỨNG VIÊN»

Thảo luận với đồng nghiệp về những

Khi từ chối một ứng viên, hãy dùng từ ngữ lịch

sự và chuyên nghiệp Bạn phải nhó rằng mỗi ứng viên chắc chắn đã đầu tư một lượng thời gian và công sức đáng kể vào việc nộp đon Hãy gỏi một lá thư từ chối lịch sự càng sớm càng tốt

để cảm on về sự quan tâm của họ cần nói rõ rằng mặc dù đon của họ không thành công ở đợt tuyển dụng này, nhưng bạn sẽ giữ hồ sơ của họ cho những lần tuyển dụng trong tương lai

Phân tích các mẫu đơn xin việc

Đánh giá các ứng viên thông qua mẫu đơn

xin việc là một phương pháp khá hiệu quả vì

tất cả các ứng viên đều phải trả lời nhũng

câu hỏi giống nhau Khi xem xét các mẫu

đơn xin việc, việc so sánh các ứng viên với

các tiêu chuẩn tương đối dễ dàng giúp bạn

nhanh chóng chọn lựa danh sách để phỏng

vấn Bạn có thể sử dụng thông tin được cung cấp để tạo cơ sở dữ liệu có thể tham khảo trong tương lai và thiết lập hồ sơ về các kỹ năng của ứng viên Điều này giúp bạn dễ dàng lựa chọn những người có các kỹ năng phù hợp cho từng lĩnh vực cụ thể.

Trang 21

L ựa c h ọ n ứ n g v i ê n p h ỏ n g v ấ n

S au khỉ đánh giá các ứng viên qua căc đơn x in việc, bạn cổ thể bắt đầu

đưa ra được một danh sách sơ tuyển để

phỏng vấn Thông thường chỉ có một số

ít các ứng viên lă p h ù hợp - nếu không

như th ế thì việc lựa chọn người để

phỏng vấn sẽ là p h ầ n công việc khó

khăn nhất.

27 Hãy sàng lọc các ứng viên bằng cách gặp mặt họ không chính thức trước khi

ỏ cột thứ ba Ở cột chính giũa, đánh dấu những mục phù hợp của m ỗi ứng viên và lựa chọn những ứng viên nào có nhiều m ục được đánh dấu nhất để phỏng vấn

T ên cùa úng viên: Ken Tanaka

N gày phỏng vấn: 22/04

T iêu chuấn đối với cô n g việc

Kinh nghiệm xử lý các vấn đề quản lý

Kinh nghiệm và kỹ năng cùa ứng viên

SỬ DỤNG BẢNG ĐÁNH GIÁ s ự PHÙ HỢP ▲

V í dụ nay là m ột phần của bâng đánh giá sự p h ù hợp,

m ột bên liệt kê nhiều tiêu chuẩn khác nhau cần thiết cho

công việc và bên kia là các kỹ năng và kính nghiêm của

ửng viên.

Kỹ năng giao tiếp x u ấ t sắc

Điều hành một nhóm ba người trong vòng 18 tháng

Có bốn năm kinh nghiệm liên quan

\Đ á n h dắu đề ghi nhận ứng viên có đáp ứng tiêu chuẩn này không

\G h i chú về sự p h ù hợp, các kỹ năng

và kin h nghiệm của teng viên

Trang 22

C h u ẩ n bị c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

KIỀM TRA CÁC CHI TIET ▲

N ếu bạn gọi cho một ứng viên để kiểm ưa các chi tiết của họ,

trước tiên p h à i hòi xem nói chuyên với bạn như thế có thuận

tiên cho họ không.

K iềm tra các chi tiết

• Một số ứng viên thường khai mức

lương hiện tại cúa họ cao hơn

thực tế.

• Nói dối trong đơn xin việc dề

dàng hơn là nói trực tiếp hay nól

qua điện thoại.

• Nếu có thể, hãy hói ứng viên xem

họ có muốn thay đổi công việc

không.

• Nếu không thể liên lạc với người

tham khảo của ứng viên ngay lập

tức, trước tiên cần ghi nhận những

gì có thể tin tướng được từ lòi nói

• Phản ứng theo bàn năng trong khi

nói chuyện với úng viên qua điện

thoại cũng cán được ghi nhận.

Trong danh sách sơ tuyển, bạn có thể m uốn có một hoặc hai người có những kỹ năng đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể hơn là những người gần như có quá nhiều khả năng Tùy thuộc vào vị trí bạn đang tuyển dụng, có thể cần phải phỏng vấn một vài ứng viên ngoại lệ Nếu công việc đòi hỏi phải có những thay đổi cấp thời, người phù hợp nhất chắc chắn không phải là người quá quen thuộc với những lĩnh vực cần phải làm một cuộc cách mạng

Trang 23

T hư x ế p c á c c u ộ c p h ỏ n g v ấ n

K hó cô thể thu xếp cho tất cả căc ứng

viên trong danh sách sơ tuyển

phỏng vấn trong một thời gian ngắn

Đối với m ột số trường hợp, có thể mời những

đồng nghiệp tham gia vào quá trình tuyển

chọn nhân Viên mới Trong m ột số công ty,

nhân viên của phòng nhân sự được yêu cầu

tham gia vào buổi phỏng vấn Điều này đặc

biệt quan trọng khi vị trí tuyển dụng cao cấp

hay người phỏng vắn không có nhiều kinh

nghiệm Nếu nhân viên mới làm việc cho

nhiều người, phải đảm bảo rằng những người

mà nhân viên đó sẽ báo cáo cần có mặt Nên

cân nhắc hỏi cấp trên của bạn xem họ có m uốn

tham dự không, đặc biệt nếu vị trí đó là vị trí

chủ chốt trong nhóm làm việc của bạn Nếu

nhân viên đó sẽ làm việc nhiều với các phòng

ban khác, hãy mời đại diện của các phòng ban

đó tham gia phỏng vắn để giúp đánh giá các

thành viên mới trong tương lai

• Đồng nghiệp cùng tham gia phỏng vấn có thế đóng góp nhũng ý kiến rất quý giá.

• Một tiếp tân có óc nhặn xét có thề cung cấp những nhận xét vé thái độ cúa ứng viên.

• Cảc ứng viên cân có thời gian để đặt cằu hòl và nếu có thể dân họ tham quan nơl làm việc.

• Danh sách sơ tuyển càng ngắn thì càng ít tốn thời gian để phỏng vấn.

• Không nên đế úng viên chờ đợl lâu hoặc b| phỏng ván lâu hơn mức cần thiết vì vấng mặt lâu

chỗ làm việc có thể gày khó khăn cho họ.

Trang 24

• Bất kỳ giám đốc nào mà nhân viên mới sẽ phải báo cáo cản tham gia vào quá trình tuyển chọn đề tránh sự không hài lòng trong tương lai.

• Một giám đốc có kính nghiệm phỏng vấn hơn bạn có thể đề nghị những kỹ thuật phóng vấn và đưa ra những

ý kiến đóng góp có giá trị.

• 0 ban mà nhân viên mới

• Những yéu tố liên quan đến công việc cúa phòng ban khác cần được đánh giá bới đại diện của các phòng ban đó.

• Một đồng nghiệp không có quyền quyết định CUỐI cùng để chọn ứng viên đó, cũng như không có quyên thương thảo các điêu kiện và điều khoán của việc tuyển dụng.

CẤP TRÊN

Người có quyền quyết định việc tuyển dụng

và là người mà bạn phải báo cáo trực tiếp.

• Cấp trên cùa bạn có thể muổn tham qua vào quá trình tuyển chọn nếu bạn không có kinh nghiệm.

• Việc úng vlẽn có thích hợp một cách tổng thé trong nhóm làm việc hay trong một phòng ban có thể được cấp trên đánh giá tổt nhất.

• Cấp trên của bạn có thể cần phái gập ứng viên trước khi quyết định tuyển dụng.

Lị c h p h ỏ n g vấn

Phải linh hoạt về thời gian phỏng vấn trong

trường hợp ứng viên không thể tham gia

phỏng vấn vào ngày được đề nghị Phải có thời

gian trống giữa các cuộc phỏng vấn để tránh

trường hợp ứng viên gặp phải đối thủ của

m ình ỏ bên ngoài Điều này có thể làm họ

căng thẳng và không thể hiện hết khả năng của

mình Khoảng thời gian trống giữa các cuộc

phỏng vấn cho phép bạn trò chuyện thêm với

ứng viên và ghi chú chi tiết về họ - Phỏng vấn

quá nhiều người sẽ làm mờ nhạt các ấn tượng

của từng ứng viên khi cuộc phỏng vấn chấm

dứt Cuối cùng là bạn cần phải nghỉ ngơi m ột

chút để lấy lại sức

Ị 3 1 Đảm bảo không có

những gián đoạn trong khi phỏng vấn.

3 2 Phải nghỉ ngơi đầy

đủ để bạn tỉnh táo trong khi phóng vấn.

Trang 25

KY NANG PHÒNG VÃN

TRÍ ĐỊA ĐIỀM VÀ VỊ TRÍ P H Ỏ N G VAN

H ãy cân nhắc cẩn thận về vị trí và

địa điểm, của buổi phỏng vấn vĩ

điều nãy có thể ảnh hưởng quan trọng

đến quã trình thực hiện, c ầ n nhớ rằng

bạn đang thực hiện phỏng vấn để có

được ứng viên tốt nhất cho vị trí đang

trống vã người được phỏng vấn sẽ

không thể hiện hết khả năng nếu họ

không cảm thấy thoải măỉ Chọn địa điệm

33 Hãy để biển "Xin đừng làm phiền" ở trước cửa phòng phỏng vấn.

NHẬN BIẾT KHÔNG KHÍ BUổI

PHỎNG VẤNT

và hãy tập trung vào viêc làm cho úng

viên cảm thay thoải mải Đ iều này sẽ

giúp họ thể hiện những khả năng tốt

Bạn phải quyết định xem nên tổ chức buổi phỏng vấn tại nơi làm việc của bạn hay ở m ộ t nơi khác Nếu bạn dùng nơi làm việc để phỏng vấn, bạn sẽ phỏng vấn trong văn phòng hay trong phòng họp? Nếu bạn cần sự riêng tư và

bí mật, hãy chọn nơi khác như là khách sạn hay văn phòng của bên thứ ba Hãy cố gắng tạo

m ột không khí thoải mái với ghế ngồi dễ chịu

và ánh sáng không gắt quá

Đ iện th o ạ i cỏ

th ế reo làm gián đoạn buổi phỏng vắn

Trang 26

C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn

SẮP XẾP VỊ TRÍ NGÒI

Có nhiều cách sắp xếp vị trí ngồi trong m ột

buổi phỏng vấn Ngồi đối diện là một cách

phỏng vấn chính thức mang tính trang trọng,

trong khi ngồi cạnh nhau tạo ra một không khí

cỏi m ở và hợp tác hơn Nếu ngồi đôi diện, nên

đặt m ột cái bàn ỏ giữa vì nếu không có bàn che

đi m ột phần cơ thể, nguời đuợc phỏng vấn sẽ

không cảm thấy thoải mái Đừng để ghế ngồi

của úng viên thấp hơn ghế ngồi của bạn, trừ khi

đó là mục đích của bạn, vì điều này có thể làm

cho họ cảm thấy yếu thế và không thoải mái

34 Hãy hướng dẫn vị trí ngồi cho người được phỏng vấn.

35 Hãy chỉ dẫn rõ ràng đường đến nơi phỏng vấn.

( Q ) Người ( Q ) ứ ng viên

phòng vàn

Phòng vấn ở nơi làm việc tạo

Bàn tròn và lớn tạo không

kh í cởi mở và có thế ngồi nhiều hơn hai ngươi.

A PHỎNG VẤN Ớ VĂN

PHÒNG LÀM VIỆC

Dùng nơi làm việc để phỏng vắn thì không được trang trọng lắm

N ó thương thích hợp cho các úng viên nội bộ.

B' Hãy kéo rèm để mọi

người không bị chói ánh

0 Đừng treo những hình ảnh có thể gây xao nhãng ớ trên tường.

0 Đừng mời bánh vì không al có thể vừa ăn vùa nói được cả.

§ 3 Ể Q ) H ội đông

— - phóng vân

ngồi m ột phía đói diện với ứng viên

A HỘI ĐÒNG PHỎNG VAN

Ngồi đối diên ờ một bần hình chữ nhật tạo cảm giác đối phó, phù hợp với các buổi phòng vẩn chính thức.

Trang 27

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

Q u y ế t đ ị n h c h i ế n l ư ợ c

Q uyết định quan trọng nhất trước khỉ phỏng vấn là cãch phỏng vấn

Bạn m uốn dita trên cơ sở các sự việc

hay bạn muốn ứng viên p h ả i chịu áp

lực? Câu trả lời cho câu hỏi này tùy

thuộc vào vị trí mà bạn sẽ phỏng vấn để

tuyển dụng.

36 Phải có thời gian trước buổi phỏng vấn để các thành viên của hội đồng phỏng vấn thống nhất các mục tiêu

Phải luôn nhớ các tiêu chuẩn về công việc, cân

nhắc những gì bạn m uốn đạt được trong cuộc

phỏng vấn Hãy chọn chiến lược nào có thể

giúp bạn đạt đuợc điều đó Nếu bạn biết các kỹ

năng của người đuợc phỏng vấn phù hợp với

công việc, bạn có thể tập trung vào những kỹ

năng này trong khi phỏng vấn Hoặc là bạn có

thể áp dụng cách phỏng vấn m ạnh mẽ để kiểm

tra phản ứng của ứng viên khi gặp áp lực

37 Hãy đưa các chi tiết của tất cả ứng

Chú yếu là rút ra các thông tin đé làm cơ

sờ Cá tính cúa ứng viên không quan trọng.

Sứ dụng kiểu đối phó đế đánh giá cách

người được phòng vấn phán ứng khi gặp

áp lực lièn quan đến cõng việc.

CÁCH chuẩn bị

Tống hợp danh sách các càu hói chung và cụ thé để có thế có được các câu hói mà bạn muốn.

Chuẩn bị các câu hỏi mớ như là: "Bạn sè làm gi

nếu ?" Hãy dàn dắt người được phỏng vấn hòa nhập vào toàn bộ tình huống được đặt ra.

Hãy tạo sự đối phó bằng cách tấn công và ám chí những kết quà đã đạt được và tiến bộ nghé nghiệp cùa ứng viên.

Sử dụng phòng vấn theo hình thức kiém

tra chuyên môn, ký thuật đế xem ứng

viên có được các kỹ nẫng mà họ đã khai

trong đơn xin việc.

Hãy thiết lập bài kiếm tra thực tế, ví dụ như bán một thứ gì đó cho đổng nghiệp hay sứ dụng phân mềm trẽn máy tinh.

Trang 28

C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn

TỔ CHỨC BUỔI PHỎNG VAN

Nội dung của buổi phỏng vắn tùy thuộc vào

chiến luợc của bạn Tuy nhiên, thuờng thì bao

gồm những phần chính sau:

• Giới thiệu và làm quen vói ứng viên khi bạn

nói những điều tổng quát

• Phản hồi và trả lời để điền vào những chỗ

còn thiếu trong sơ yếu lý lịch của ứng viên

• Điều tra tính cách và phẩm chất cá nhân của

từng ứng viên

• ứ n g viên sẽ đặt câu hỏi liên quan đến công

việc, các điều kiện làm việc

Bạn có thể điều chỉnh những phần này theo

chiến luợc của bạn - ví dụ bạn có thể bỏ qua

giai đoạn giới thiệu khi m uốn đua vào một bài

kiểm tra kỹ năng hoặc khi sử dụng các kỹ thuật

công kích

38 Nếu làm việc theo nhóm có vai trò quan trọng, hãy thiết lập các bài tập theo nhóm cho các ứng viên.

39 Hãy thiết kế buổi phỏng vấn phù hợp với chiến lược của bạn.

Hội đồng phỏng vấn có điểm lợi là

cho phép nhiều người phỏng vắn

tham gia đánh giá ứng viên cùng lúc

Sự tác động qua lại giữa các câu hỏi

có thể gợi ra nhiều ý hơn Hội

đồng phỏng vấn làm giảm áp lực

đối với từng người phóng vấn

Quyết định có được dựa trên ý

kiến của nhiều người sau khi

bàn bạc Phải đảm bảo

số thành viên của hội 1

đồng luôn cân bằng và

không ai có ảnh hưởng chi

phối trong buổi phỏng vấn Bạn

có thể lựa chọn người phỏng vấn

dựa trên lĩnh vực chuyên môn của

họ hay là vì họ sẽ làm việc trực tiếp

với ứng viên được chọn trong tương

lai Các thành viên trong hội đồng

có thể phân chia vai trò để thực hiện

buổi phỏng vấn.

H ộ i đ ồ n g p h ỏ n g v ấ n

Người phòng vắn hồi những càu hỏi khiêu khích

Người phỏng vắn có cách tiếp cận thân thiện

i

R

▲ QUYẾT ĐỊNH VAI DIỄN

H ội đằng phỏng vắn có thể phân chia các câu hỏi giữa

họ với nhau Hoặc là hai ngươi phỏng vẩn có thế đóng vai trò ngươi phồng vấn khiêu khích và ngươi phòng vẩn thân thiên.

Trang 29

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

C h u ẩ n b ị c á c c â u h ỏ i

C ơ hội để bạn có thể lâd được thông tin chính xá c từ ứng viên là bằng

cách đặt câu hỏi đúng cách Hãy

chuẩn bị các câu hỏi cẩn thận để cỗ

được các chi tiết mà bạn muốn Sử

dụng thông tin từ câu trả lời cứa người

điĩợcphỏng vấn để dẫn đến các câu hỏi

4 1 Sửa đổi danh sách

các câu hỏi cho phù

hợp với từng ứng

viên.

• Tại sao bạn lại muổn thay đổi

công việc vào thời điểm này?

• Theo bạn đâu là điểm mạnh nhất

cúa bạn?

• Mối quan hệ cùa bạn với sếp cũ

như thế nào?

• Thành tích nổi bật trong sự

nghiệp cúa bạn đến nay là gì?

• Điểm nào làm bạn không hài lòng

nhất trong sự nghiệp cũa bạn?

• Bạn có kinh nghiệm gì trong việc

mỏ, suy nghĩ, nói nhiều, cho phép bạn quan sát kỹ năng trao đổi của ứng viên và có được những thông tin chi tiết N hững câu hỏi này bắt đầu bằng những từ như là "Cái gì?", "Khi nào?", "Tại sao?", và "Như thế nào?", "Bạn quan tâm đến lĩnh vực gỗ nhiệt đới n h ư thế nào?" Những câu hỏi m ở cũng có thể b ắt đầu bằng những câu nói về bản thân bạn rồi theo sau đó là m ột câu hỏi - "Có m ột lần tôi đi đến vườn thực vật ở Sydney Bạn đã đi đến những vườn thực vật nào rồi?"

Những câu hỏi đóng thường dẫn đến những câu trả lời khẳng định hoặc phủ định đơn giản hơn là những câu trả lời nhiều thông tin sử dụng câu hỏi đóng để làm rõ những điểm chưa

rõ, ví dụ "Bạn có thể bắt đầu công việc từ ngày 14/11 được không?" Những câu hỏi này cũng hữu dụng để xác nh ận những chi tiết trong sơ yếu lý lịch của ứng viên

42 Hãy hỏi những càu hỏi mở vì đó là ị những câu hỏi mà ứng viên có thế trả lời nhiều hơn thay vì chỉ là "có" hoặc "không".

Trang 30

C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Hiể u đ ư ợ c c á c c â u h ỏ i g iả đ ịn h

Câu hỏi giả định là loại câu hỏi làm cho ứng

viên phản ứng lại vói một tình huống giả định

được đặt ra Ví dụ, hãy kiểm tra xem mức độ

ứng viên chấp nhận công việc bằng cách hỏi:

"Bạn nghĩ là khi nào bạn có thể đi Munich làm

việc?" Nếu câu trả lòi của ứng viên là "Chúng

ta có vội vã quá không?" Bạn sẽ biết rằng việc

đó vẫn chưa chắc chắn Tuy nhiên, nếu ứng

viên có vẻ chắc chắn, bạn có thể giả định là bạn

gần như hoàn tất việc thưong thảo Tránh hỏi

những câu hỏi vói giọng điệu công kích

GỌT GIỮA CÁC CÂU HỎI ►

Trong kh i phỏng vấn, tránh đặt những càu hòi làm cho ứng

viên im lặng hay trở nên phòng thủ Hãy quan sát ngôn ngữ

cơ thế của họ để thấy được thái độ phòng thủ.

Đ ầu quay đi thể hiện thái

độ thiếu tin tường

N gồi bắt chéo chân và hai tay nắm lại thể hiện

có một danh sách các câu hỏi để tham khảo khi cần

XÂY d ự n g c á c c ắ u h ỏ i

Các câu hỏi của người phỏng vấn bị ảnh hưởng

bởi câu trả lời của ứng viên Mỗi câu hỏi phải

dựa trên câu trả lời trước đó để dẫn dắt ứng

viên cung cấp cho bạn những thông tin bạn

cần "Vì thế bạn quyết định nghỉ 6 tháng?

"Bạn có đi du lịch ngay sau đó không?" "Tại

sao bạn quyết định chờ quá lâu trước khi

đi?" "Bạn mất hết bao lâu để tìm đưạc một

công việc sau khi quay trỏ lại?" "Thế là bạn ở

hai tuần ả châu Á và mất năm tháng để tìm

việc, có phải không?"

44 Hãy dùng sơ yếu lý

lịch và bảng đánh giá sự phù hợp để đặt các câu hỏi cho ứng viên.

;>■ c

y ì l y Ẹ - ; ;

í Ị !

* 7 / /

Trang 31

KỸ NĂNG PHỎNG VẤN

R È N LUYỆN KỸ NĂNG

t ~ỵ~ịập trung lắng nghe là một trong

1 những khả năng cần thiết của

người phỏng vấn Nếu bạn lắng nghe

họ, ngiỉời được phỏng vấn sẽ được

khuyến khích nói tiếp Hãy cô gắng tập

trung vã nhận biết ngôn ngữ cơ thể của

bạn.

4 5 Bạn có hai cái tai va một cái miệng - háy lắng nghe gấp hai lần bạn nói.

Trang 32

C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Tr á n h n h ữ n g t h ó i q u e n xấu

Ngay cả những người biết lắng nghe cũng có

những thói quen xấu Hai trong nhũng thói

quen xấu là đó là "ngắt ngang" những thống

tin mà bạn không hứng thú và làm gián đoạn

người khác trước khi họ nói xong Nếu bạn biết

là m ình có thói quen đó, hãy cô gắng bỏ đi

Cần nhó rằng để trỏ thành m ột người lắng

nghe tốt, bạn phải ý thức được điều đó, phải

thực tập và cô gắng

4 7 Hãy hỏi lại đề kiém tra xem bạn có

hiểu hết nhũng gì úng viên nói không.

NHŨNG VIỆC CẦN LÀM

1 Hãy tò mò Nó làm cho bạn chú ý lấng nghe đúng cách.

2 Đảm bảo rằng bạn hiếu các câu hỏi trước khi trà lời.

3 Ghi lại các câu hói náy ra trong đâu bạn, đé tâm trí cùa bạn vào việc lắng nghe.

4 Hãy láng nghe các cảm xúc đằng sau lời nól.

5 Hãy bó ngay những thói quen xáu khi lăng nghe cùa bạn.

N h ậ n b iế t n g ô n n g ữ c ơ t h ể k h ô n g t íc h cực

Có m ột sự khác biệt rõ rệt giữa nghe và lắng nghe Bạn phải nhận biết được tín hiệu ngôn ngữ cơ thể không tích cục của bạn khi bạn không hoàn toàn chú ý lắng nghe Một khi bạn

đã nhận ra được điều đó, bạn sẽ không để thói quen xấu đó xảy ra trong khi phỏng vấn.

Ngôn ngữ cơ thể của người phồng vắn thế hiện thái độ không cởi mơ

Người phỏng vẩn này

có vè suy tư và không tập trung vào buổi phồng vấn.ỵ

THÁI Đ ộ PHÒNG THỦ A

Người phỏng vắn đang ngồi với tư thế

phòng thủ N ếu bạn có m ột tư thế như

thế - khoanh tay trước ngực và d m

ngươi ra p hía sau - ứng viên sẽ có cảm

giác bạn không lắng nghe những gì họ

nói. A THÁI Đ ộ KHÔNG TẬP TRUNG

Người được phỏng vắn có thể giải thích điều này

m ột cách tièu cực rằng do ngươi phòng vắn không hténg thú với đơn xin việc của họ.

Trang 33

KỸ

C h u ẩ n b ị p h ó n g v ấ n

N gay trước khỉ bắt đầu buổi phỏng

vấn, cần kiểm tra lại lần cuối xem

bạn đã có đầy đú căc thông tin cần

thiết chưa, căc thiết bị hỗ trợ có ổn

không, bạn đã nắm rõ vấn đề và tỉnh

thần đã sẵn sàng chưa.

4 8 Hãy sẵn sàng trả lời một sô' câu hỏi và đặt các câu hỏi cho ứng viên.

49 Hãy chuẩn bị và mang

theo một bảng danh

sách những điều cần

phải thực hiện trong

buổi phỏng vấn.

50 Hãy hỏi ý kiến của

úng viên trước khi ghi

âm cuộc phỏng vấn.

Ch u ẩ n bị c á c c ô n g c ụ h ỗ t r ợ

Hãy quyết định cách bạn ghi lại thông tin trong buổi phỏng vấn Cách thông thường là ghi chú Cách này cẩn thận nhưng tốn thời gian và làm bạn ít tập trung vào buổi phỏng vấn Nếu bạn ghi chú, hãy dùng m ột tờ giấy riêng thay vì ghi chú nguệch ngoạc trên tờ sơ yếu lý lịch m à sau

đó có thể bạn phải đưa cho người khác xem Một cách khác có thể sử dụng là ghi âm buổi phỏng vấn Mặc dầu điều này giúp bạn có thời gian để tập trung vào buổi phỏng vấn, nhưng

nó có thể làm cho người được phỏng vấn lo lắng Phải kiểm tra xem máy ghi âm của bạn có

đủ pin và có đủ băng trống để ghi âm cho cả buổi phỏng vấn không

Th ề h iệ n bả n t h â n

c ầ n nhớ rằng bạn là người đại diện đang giới

thiệu công ty của bạn với ứng viên cũng như

ứng viên đang chào mời bản thân họ với bạn

Đảm bảo rằng bạn trông có vẻ gọn gàng và

chỉnh tề, ăn mặc phù hợp Nếu bạn đang tuyển

nhân viên cho m ột công ty mà ớ đó ai cũng

mặc thường phục, thì bạn cũng ăn mặc như

thế Nếu đó là m ột công ty đề cao sự nghiêm

túc, hãy ăn mặc nghiêm chỉnh

Bạn phải có đầy đủ thông tin về công ty của

mình Thu thập tất cả các chi tiết liên quan, và

sẵn sàng trả lời các câu hỏi của ứng viên Có thể

bạn cũng m uốn cung cấp cho ứng viên báo cáo

hàng năm của công ty

51 Hãy vuốt áo quần cho thẳng và đảm bảo đầu tóc gọn gàng trước khi

L bắt đầu buổi phỏng vấn.

Trang 34

nào và khi nào sẽ xem xét lại?

• Nhân viên có phải làm ngoài

giờ không?

• Có cơ hội thăng tiến không?

• Những điều kiện gì sẽ đi kèm

với công việc như chế độ hưu

trí, bảo hiểm y tế và ngày nghỉ

phép?

▲ KIỀM TRA TÀI LIỆU

Ngay trước buổi phồng vắn, hãy đọc lướt qua sơ yếu lý lịch của ứng viên Đảm bảo răng danh mục các câu hỏi được chuẩn bị sẵn của bạn sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết.

TẬP t r u n g t r o n g n ă m p h ú t

Năm hay mười phút trước khi

ứng viên đến (cần giả định rằng

người đó sẽ đến đúng giờ hoặc

sớm hơn một chút), hãy đọc lại

các tài liệu của họ Nhớ lại các

câu hỏi mà bạn m uốn hỏi và thứ

tự bạn dự tính hỏi họ Hãy tập

tm ng vào mẫu người mà bạn

đang tìm kiếm và cô gắng xóa ra

khỏi đầu hình ảnh của ứng viên

khác Tiếp theo hãy thư giãn

trong m ột hay hai phút Ngồi

dựa vào ghế, tay để hai bên và

Việc phỏng vân rắt mêt mỏi

Hãy làm cho bạn khỏe khoắn sau mỗi lần phòng vấn bằng cách thở chậm và sâu

Cảm nhận hơis thở ngắn ờ phần ngực trên

Cảm nhận h ơ i' thở sâu ở phần

cơ hoành

Ngày đăng: 17/02/2021, 15:43

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w