Với 101 lời khuyên ngắn gọn và một bài tập tiỉ đánh giá bản thân, quyển sách ■ này sẽ là một cẩm nang hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng phỏng vấn của mình để ; có thể tìm được những ứng vi
Trang 2Kỹ NĂNG PHỎNG VÂN
Biên dịch Hiệu đính
Trang 3Đánh giá m ột bảng sơ yếu lý lịch 18
Xem xét các đơn xin việc 20
Lụa chọn ứng viên phỏng vấn 22
Thu xếp các cuộc phỏng vấn 24
Bố trí địa điểm và vị trí phỏng vấn 26
Trang 4LỜI GIỚI THIỆU
V iệc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên, dù là thường xuyên hay chỉ thực hiện một lần, luôn là một quả trĩnh phức tạp, đồi hỏi nhiều thời gian
\ vã cần phải cân nhắc, hoạch định cẩn
I thận Quyển sách “K ỹ năng p h ỏ n g
; vấn ” này sẽ giúp hạn xây dựng chiến
! lược phỏng vấn nhàm hạn chế những
\ vấn đề xảy ra trong quá trình tuyển
1 dụng nhân viên Những hitớng dẫn
thực tế sẽ gỉúp bạn thực hiện các chiến lược, cho bạn sự tự tin cùng các kỹ
i năng để thành công trong các khâu của
ị quá trình phỏng vấn: từ chuẩn bị, đến
\ thực hiện và phân tích cuộc phỏng vấn Với 101 lời khuyên ngắn gọn và một bài tập tiỉ đánh giá bản thân, quyển sách
■ này sẽ là một cẩm nang hỗ trợ bạn phát triển kỹ năng phỏng vấn của mình để
; có thể tìm được những ứng viên có năng lực nhất, đông góp vào sự thành công vã lớn mạnh của công ty.
Trang 5X Á C Đ ỊN H MỰC TIÊU
P hỏng vấn là phương pháp chính
thức để trao đổi thông tin Người
phỏng vấn cần p h ả i nắm rõ về miic
đích trao đổi để đảm bảo rằng thời gian
được sử dụng để cung cấp và thu thập
thông tin là hợp lý.
I Hãy đánh giá mỗi vị trí cần tuyển trước khi xúc tiến việc phỏng vấn.
để thu thập thông tin về các kỹ năng và kinh nghiệm của các ứng viên để lựa chọn được người phù hợp với công việc và công ty
Khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, cần nhớ rằng mục tiêu của bạn không chỉ là đán h giá các ứng viên m à còn phải m ô tả công việc m ột cách chính xác Điều này giúp ứng viên có thể đánh giá xem đây có phải là công việc p h ù hợp với m ình không Bạn cần giới thiệu công ty
m ình bằng những hình ảnh tốt nhất để thu hút các ứng cử viên có năng lực
Trang 6Hãy bắt đầu bằng cách tham khảo bảng mô tả công việc hiện tại Hãy cân nhắc xem những công việc đó có thay đổi theo thòi gian không,
ví dụ như sự xuất hiện của công nghệ mói Công việc hiện tại có đòi hỏi những kỹ năng khác không? Hãy hỏi nhân viên đã từng làm trước đây để quyết định xem có cần bổ sung điều gì mói cho công việc không Hay chỉ cần những khả năng tưong tự như thế đối vói nhân viên mói?
Đ á n h giá các m ó i liên h ệ t r o n g
CÔNG VIỆC
Người phỏng vấn cần phải đánh giá xem
công việc mói sẽ liên quan đến vai trò của
những nhân viên khác như thế nào Nó có
phù hợp với hệ thống cấp bậc trong công ty
không và vai trò của công việc mới trong
đội hình hiện tại của phòng ban này là gì?
Nhân viên mới sẽ báo cáo cho ai và ai sẽ
báo cáo cho nhân viên mới đó?
Luôn có sự linh hoạt trong hoạt động tổ
chức của một công ty Ví dụ, hãy cân nhắc
xem có thể sử dụng nhân viên trẻ hon để
đảm trách việc sử dụng công nghệ mói
không
T THU THẬP THÔNG TIN
H ãy thảo luận các yêu cầu công việc với người đang làm công việc đó và những nguời đang làm việc trong cùng nhỏm hay cùng phòng Đ iều này có thế dẫn đến việc phân bổ lại trách nhiệm giữa các vị trí và việc đánh giá lại các kỹ năng cần thiết cho
m ột nhân viên mới.
vẻ công việc từ những người làm việc gần gũi
VỚI người đang giữ Yvh công việc đó.
!f
Trang 7KY NANG PHONG VÁN
Đ á n h giá vai t r ò
Khi có m ột vị trí trống cần tuyển dụng, hãy
xem đây là m ột cơ hội để bạn đánh giá lại vai
trỏ của công việc đó trong công ty D ành thời
gian để xác định những thay đổi cụ thể có thể
thực hiện được để nâng cao giá trị c àng việc
Hãy bắt đầu việc xác định xem có sự thay đổi
định huớng nào trong các m ục tiêu hoạt động
của công ty không? v à công việc có cần thay
đổi để thích ứng không? Hãy hỏi các phòng
5 Khi có một vi trí trống, hãy xem đó là một cơ hội để đánh giá lại sự cần thiết của công việc đó.
ban khác xem họ có m ong đợi gì từ công việc
đó và những m ong đợi này có được đáp ứng
không
Hãy cân nhắc các giả định của bạn về những
kiến thức và kỹ năng mà bạn nghĩ là công việc
cần phải có Bạn có thể áp dụng những kiến
thức hay kỹ năng mới thông qua người mới
được không? Hãy suy nghĩ về kỹ năng giao tiếp
cần thiết để công việc thành công, mối quan hệ
thân thiết với khách hàng và các phòng ban
khác có cần thiết không
• Không phải tất cả các vị trí trống
đẻu cẳn phải tuyén dụng nhân viên.
• Những thay đổi trong kinh doanh
xảy ra quá nhanh nên nhu cầu
một công việc có thể chí tồn tại
trong một thời gian ngắn.
• Nguồn thông tin tốt nhắt vẻ một
cóng việc có thế có được từ người
nắm gíữ cồng việc này trước đó.
• Khi có một vị tri cần tuyển, hãy
xem đó là co hội đề xác định lại
trách nhiệm cúa công việc.
• Nhũng cóng việc và nhiệm vụ
chua hoàn thành vào thời điểm
này có thé được bổ sung vào
bàng mò tả cõng việc.
• Có thể phân bố lại công việc
giữa những nhân viên hiện tại.
• Đôi khi hai người cùng thực
hiện một công việc có thể
hiệu quà hơn một người.
6 Hãy kiềm tra xem những kỹ năng cần thiết cho công việc
đó có thay đổi không.
T XÁC ĐỊNH LẠI VAI TRÒ
V i dụ này xem x é t vai trò của m ộ t thủ
th u bị ảnh hường bời công nghê thòng tin như th ế nào M ặc dầu người nẳm
g iữ công việc này trước đây thực hiện
rẩ t tốt, ứng cử viên m ới với các k ỹ năng
m ới được cập n h ậ t có th ể làm p h ạ m vi công việc m ờ rộng và nâng cao hiệu quả đ ể đem lạ i lợi ích cho công ty.
Trang 8Hãy áp dụng thời gian làm việc linh hoạt khi cần thiết.
CÂN n h ắ c c á c đ iế u k iệ n
Khi có m ột vị trí công việc đang trống, hãy cân
nhắc xem bạn có cần người đảm nhận công
việc đó theo cách thức như củ không Nếu một
phần nào đó của công việc trở nên không cần
thiết, ví dụ như do sự thay đổi co cấu, hãy cân
nhắc việc sử dụng lao động bán thòi gian Hãy
phân nhiều người cùng thực hiện nếu công
việc đó cần nhiều kỷ năng khác nhau Nếu
công việc xảy ra vào những thời gian
nhất định, hãy dùng lao động tự do
hay nhân viên hợp đồng Hãy nhìn
vào khả năng tài chánh của công ty để
quyết định xem có nên thay thế một
nhân viên lâu năm lưong cao bằng hai
nhân viên trẻ không hay ngược lại
TẠO RA CÔNG VIỆC CHUNG ►
N hữ ng người làm chung m ột công viẽc nhưng
vào những lúc khác nhau trong tuần cần p hải
họp giao ban thường xuyên Phấn chia khách
hàng giữa hai nhân viên cũng có thể tạo ra công
việc chung.
CẢN nhắc: h ìn h t h ú c m ớ i c h o m ộ t c ô n g việc
N ắng cắp hay giám càp
Nhản viên cấp cao phái trả lương cao
nhưng có thế làm tăng hiệu quà cõng việc
Nhân viên trẻ có thể thực hiện nhũng
công việc thòng thường hàng ngày.
C òng vinc BÁN TIIỜI GIAN
Nhân viên chi làm việc một thời gian nhất
định trong ngày, trong tuân hoặc theo thời
gian đã thóa thuận trước với người quán lý.
C òng việc CHUNG
Hai nhàn viên chia sé trách nhiệm hoàn
thành cõng việc hay đạt được mục tiêu do
người quàn lý đé ra.
L ao DỘNG Tự 1)0
Một người lao động tự do hay lao động theo
hợp đóng lá một người tự làm chú Chi phí
phát sinh từ đòi tượng náy lá thấp nhất
• Ngân sách eo hẹp đòi hỏi phái xem xét lại chi phí nhàn viên, dẫn đến việc phải giảm số nhân viên tré hoặc lâu năm.
• Sự thay đối vẻ trách nhiệm của một công việc thường đói hỏi phải có nhãn viên với trình độ khác.
• Người giữ công việc này ra đi vì tháy cõng việc té nhạt, không đảm bảo cho sự ổn định khi làm việc toàn thời gian.
• Một sô' cổng việc trớ nên thừa, hay được phân bổ lại giũa các nhân viên.
• Những nhãn viên được đánh giá cao không thể tiếp tục làm việc toàn thời gian nhưng vẫn mong muon ơ lại với còng ty.
• Một người không thé có đú tất cà các kỹ nang can thiết đé đám trách cóng việc.
• Khi tố chức lại công ty, công việc có thể thay đổi hoặc trớ nên không cần thiết trong tương lai.
• Công việc chỉ cẳn thiết trong một thời gian nhất định
do đó không phù hợp VỚI nhân viên toàn thời gian.
Trang 9KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
X Á C Đ ỊN H YÊU CẦU C Ô N G VIỆC
K hỉ các yêu cầu công việc đã rõ
ràng, thì trách nhiệm và nhiệm vụ
cúa mỗi vị trí cần phải được Hệt kê chi
tiết trong bảng mô tả công việc, Trong
ph ầ n yêu cầu, hãy nêu cụ thể về kỹ
năng, kỉnh nghiệm và m ẫu người p h ù
hợp với vị trí đang cần tuyển.
8 Khi viết bảng mô tả công việc, đừng quên liệt kê những công việc khó khăn.
XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM
Một bảng mô tả công việc chính xác giúp cung
cấp những thông tin đầy đủ khi quảng cáo
tuyển dụng, để lụa chọn đúng người và tránh
được sự nhầm lẫn
Cần phải có chức danh công việc cụ thể và hệ
thống phân cấp trong bảng m ô tả công việc
Khi liệt kê những trách nhiệm chính yếu, hãy
trình bày chi tiết để người giữ công việc đó biết
được người ta m ong m uôn gì ở m ình Hãy
dùng những động từ thể hiện hành động như
"liên hệ" hay "phát triển" để mô tả các công
việc hàng ngày mà nhân viên đó sẽ thực hiện
9 Hãy kiểm tra mức lương của những vị trí tương tự ở các công ty khác.
T ĐÁNH GIÁ S ự CHÍNH XÁC
H ãy yêu cầu ngươi đang nắm g iữ công việc đóng góp vào việc xác đ ịnh lạ i công việc, khuyến khích họ trung thự c về những khiếm khuyết nào còn tồn tại
H ãy thảo luận với họ về viêc tá i tể chức công việc.
Trang 10• Chức danh công việc
• Hệ thống phân cấp công việc
• Trách nhiệm tổng thể đối với
công việc, ví dụ như "duy trì uy
9 giờ sáng đến 5 giờ chiều
• Những chi tiết về các điều
khoản, bao gồm lương bổng và
các điều kiện khác
Tính cách Kinh nghiệm,
đào tạo và kỹ năng kỹ thuật
Giáo dục và các bằng cấp chính thức
^ 7
ữ
Khả năng đặc biệt như là biết lái xe
7 Chức danh cống việc có thể hiện
chinh xác mục đích của cỏng việc
không?
7 Trọng tâm cúa công việc gần đây
có thay đổi không?
7 Công việc có đòi hòi chuyên môn
kỹ thuật cụ thể nào không?
7Mức lương của vị trí đó có thể là
bao nhiêu?
7Các phúc lợi như là bảo hiếm y tế,
hưu tr í, ?
7Số ngày nghi phép hướng lương và
không hướng lương?
7Phần khó khăn nhất của công việc
là gi?
7 Công việc có đòi hỏi phải làm
ngoài giờ thường xuyên không?
7Công việc có đòi hói phải đi cóng
tác thường xuyên không?
XÁC ĐỊNH CÁC KỸ NĂNGKhi đã thực hiện xong việc điều chỉnh bảng mô
tả công việc, bạn có thể bắt đầu phân tích các
kỹ năng, bằng cấp, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết của người đảm nhận công việc đó Các yêu cầu cóng việc càng rõ ràng càng tốt Nên nêu rõ những gì được mong m uốn cũng như những yêu cầu tối thiểu để giúp bạn đánh giá các ứng viên Phải thực tế đối với những gì bạn đang tìm kiếm và củng phải có những chọn lựa khác nữa Chỉ yêu cầu rằng "cần có kiến thức về thống kê" đôi khi vẫn chưa đủ Bạn có thể thấy rằng tất cả các kỹ năng thống
kê của mọi ứng viên vẫn còn thiếu Chính vì vậy dù bạn có tuyển ai đi nữa thì bạn vẫn phải đào tạo thêm
10 Chức danh công việc phải thật hấp dẫn Điều này khuyến khích mọi người muốn được đảm nhận công việc đó.
Trang 11KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
Q u y ế t đ ị n h c á c h t u y ề n d ụ n g
S au khỉ liệt kê xong các yêu cầu cúa
công việc, bạn cần chọn cách tuyển
dụng Có thể đăng thông báo tuyển
dụng trên báo chí hoặc sử dụng cơ
quan săn đầu người chuyên nghiệp
Bất cứ phương pháp nào cũng cần phải
có tối thỉểu một cuộc phỏng vấn.
I I Tránh mất thòi gian bằng cách chỉ phỏng vấn những ứng viên thật sự phù hợp.
Tu y ể n d ụ n g n ộ i b ộ
Có thể tuyển dụng bằng cách chỉ định m ột nhân viên đã làm việc ỏ bộ phận khác trong công ty của bạn Nhiều công ty khuyến khích việc tuyển dụng nội bộ và luôn thông báo nội
bộ tất cả các vị trí tuyển dụng trước khi thông báo ra bên ngoài
Việc phỏng vấn các ứng viên nội bộ dễ dàng hơn vì họ đã biết công ty và hiểu được văn hóa
m ôi trường làm việc Tuy nhiên, nên lưu ý rằng
họ đã được tuyển cho m ột công việc khác Tại sao họ phù hợp với công việc của bạn? Củng cần phải cần nhắc rằng tuyển dụng nội bộ có thể không cắt giảm được chi phí Có th ể phải
Nơi đăng quảng cáo và nội dung quảng cáo sẽ
quyết định loại ứng viên và số lượng ứng viên
mà bạn nhận được và quyết định việc bạn có
chọn được đúng người không Hãy dùng các
xuất bản thương mại đối với các công việc đòi
hỏi kỹ năng chuyên ngành Một cách tổng quát
hơn là bạn dùng các xuất bản phát hàn h trên
toàn quốc, có nhiều tờ báo quy định những
ngày khác nhau cho những nghề khác nhau
Quảng cáo mặc dù tốn chi phí nhưng thường
sẽ đem lại cho bạn rất nhiều ứng viên Nếu bạn
thiếu thời gian hay nguồn lực để xử lý hàng
trăm đơn xin việc, hãy quảng cáo trên các xuất
bản có giới hạn số lượng phát hành Hãy quyết
định số kỳ đăng quảng cáo
tuyển người mới để thay chỗ của người đó khi họ chuyển đến phòng của bạn
12 Nếu bạn biết m ột ứng viên lý tưởng ở Ị đầu đó, hãy mời họ nộp đơn.
‘ ■' Nhi mĩ !>ii m I \ \ lia
• Nếu đăng báo trẽn toàn quốc, có
khả năng bạn nhận được rắt nhiều
đơn xin việc
• Các công ty săn đẳu người tính
phí tương đương với một tý lệ
phần trăm trên số lương của
người được tuyến, vì thế lương
cúa người đó càng cao, thi họ
càng săn lùng nhiéu.
• Xử lý các đơn xin việc có thé rất
mắt thời gian Vì vậy không nên
phòng vấn úng vlẽn chi vì một sơ
yếu lý lịch được viết tốt.
Đă n g o ư ả n g c á o
Trang 12C h u ẩ n bị ch o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
Th iế t kế q u ả n g cáo tuyến
DỤNG
Cách thiết kế và dùng từ của một
quảng cáo tuyển dụng có thể ảnh
huởng đến tính hiệu quả của việc
tuyển dụng Hãy trình bày sao cho
bắt mắt và rõ ràng, kích thuóc sẽ
tùy thuộc vào chi phí và nội dung
Hãy mô tả cụ thể về chức danh
công việc và các kỹ năng, kinh
nghiệm cần thiết để loại trừ nhũng
ứng viên không phù hợp Phải
luôn thông báo ngày hết hạn nộp
các thông báo tuyển
dụng luôn được kiểm
tra kỹ lưỡng về nội
dụng và cách dùng từ ị
wjun^ tin về vị ,tri tuyển dụng
Tiều đề thu h ú t sự chú ý của ting viên
TUYẾN GIÁM ĐỐC TIEP THỊ NĂNG ĐỘN' Công ty James Malcom Associates, nhà cung cấp chính trong thị truờng máy tính, hiện đang tìm kiếm
m ột giám đốc tiép thị quản lý một nhóm ba người, báo cáo trục tiếp cho tổng giám đốc
ứng viên đưọc tuyển sẽ lên kế hoạch, quản lý việc tiếp thị, đảm bảo thực hiện theo ngân sách và tham gia xây dựng các kế hoạch kinh doanh theo chiến lược tiếp thị của chúng tôi.
ứng viên được tuyển sẽ đưạc đào tạo và có ít nhất năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan,
có tinh thần đồng đội và chịu được áp lực công việc Các ứng viên đều có cơ hội như nhau.
Xin vui lòng gói sơ yếu lý lịch và thư xin việc đến: Anna Sampson, Giám đốc nhân sự Công ty James Malcom Associates
53 đường Beech Andelans DF3 4GH
N êu lên hồ sơ gồm những gì
A THU HÚT NHŨNG ÚNG VIÊN GIỎI NHẤT
Phải làm nối bật những đặc điểm tôt nhất của công việc Đ ó là cơ hội duy nhất đế thu h ú t sự chú ý của những ứng viên giỏi nhất.
Q uy định pháp luật về việc quảng cáo
Việc đăng quảng cáo tuyển dụng phải tuân
thủ nhũng quy định nghiêm ngặt của pháp
luật Nhũng quy định này thường không
giông nhau ở các quốc gia Luật pháp chắc
chắn sẽ nghiêm cấm việc bôi nhọ và các vấn
đề liên quan đến việc phân biệt đối xử nhu
giới tính, chủng tộc hay tuổi tác Đừng sử
dụng những từ thể hiện sụ phân biệt giới
tính trong mẫu quảng cáo như là "anh ấy"
Chọn lựa cẩn thận cách dùng từ của bạn để
tránh loại trừ những ứng viên tiềm năng
thuộc giói tính, chủng tộc hay độ tuổi nào
đó Nếu có điều gì đó không rõ, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia tu vấn pháp luật Cấp thẩm quyền về tiêu chuẩn quảng cáo quốc gia là một cơ quan quy định về quảng cáo và nhận các khiếu nại Họ có thể tu vấn cho bạn những gì được phép quảng cáo Hầu hết những quy định hạn chế đang có hiệu lực là áp dụng cho các quảng cáo trên báo, tạp chí và truyền hình Tuy nhiên, quảng cáo trên Internet cũng bắt đầu đuợc giám sát do vậy nên tuân thủ những quy định tương tự khi sử dụng hình thức này.
Trang 13I\Y NANCi mONG VAN
14 Hãy yêu cầu ứng
mà b ạn tin tuỏng, thì những kỹ năng và kinh nghiệm của nguời đó trong chừng mực nào đó
đã đuợc chứng m inh trong thực tế H ơn nữa,
họ cũng đã biết sơ luợc về văn hóa làm việc của công ty bạn về m ặt tiêu cực, rất khó cho bạn
từ chối khi bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp Khi m ột đồng nghiệp giới thiệu m ột ứng viên, hãy đánh giá kỹ năng và khả năng của họ
m ột cách khách quan, và sẵn sàng từ chối nếu bạn thấy họ không p hù hợp
S ử DỤNG CÁC NGUỒN CUNG
CẤP NHÂN LỰC Ở ĐỊA
PHUƠNG
Hãy kiểm tra xem có các chuơng
trình nào đuợc nhà nuớc hỗ trợ ở
địa phuơng, trong khu vực của
bạn nhằm làm giảm tỷ lệ thất
nghiệp và hỗ trợ việc huấn luyện
N hững chuông trìn h này
thuờng đuợc tổ chức trong
khu vực nhằm vào những nhu
cầu cụ thể cửa địa phuơng - cả
của nguời tuyển dụng và nguời
thất nghiệp Những trường đại
học và cao đẳng ỏ địa phương
cũng tuyển dụn g n h ân viên
chuyên trách để giải quyết các yêu
cầu từ các nhà tuyển dụng Bạn
nên liên hệ với hai nguồn cung
cấp này nếu bạn có n hu cầu tuyển
dụng cho các vị trí không cần kinh
nghiệm lắm hoặc mới đi làm lần
đầu
T hiết lập cơ sờ
dữ liệu các nguồn ứng viên tiềm tham khảo trong tương lai
In ra m ột bàn cơ
sờ d ữ liệu được cập nhật.
A THIẾT LẬP MỘT DANH SÁCH LIÊN LẠC
Lập m ột danh sách liên lạc bao gấm các cá nhân, công ty
và các nhà quảng cáo m à bạn đã liên lạc trong q tiá trình tuyển dụng Bạn có thể sử dụng danh sách này m ỗi k h i bạn có nhu cầu tuyến dụng.
Trang 14C h u ẩ n bị c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
Th ô n g q u a c á c c ô n g t y
Tuyển dụng thông qua công ty có thể làm giảm
được các công việc giấy tờ vốn rất tốn thời gian
cho việc sàng lọc và trả lời cho các ứng viên
Cách thức này đặc biệt phù hợp nếu bạn dự
kiến có rất nhiều đon nộp Phí tuyển dụng sẽ
thay đổi tùy theo vị trí Công ty tuyển dụng sẽ
cung cấp cho bạn m ột danh sách các ứng viên
đã được chọn lọc để bạn quyết định chọn lựa
Nếu bạn m uốn tuyển qua công ty, phải đảm
bảo rằng bạn tuyển được người có thể đáp ứng
được các yêu cầu cụ thể của bạn Bạn có thể
dùng các công ty săn đầu người chuyên nghiệp
để tìm kiếm các ứng viên phù hạp cho các vị trí
quan trọng
16 Hãy ghi nhận tiến độ thực hiện của mỗi đợt tuyển dụng để
Quáng cáo trên phương tiện truyền thông
đại chúng có thé tìm được ứng viên phù
Bạn bè hay đổng nghiệp có thể giới thiệu
những úng viên tiẻm năng.
• Đống nghiệp và người quen có thể có nhiéu mối quan hệ trong thị trường, là nguồn cung cắp tốt và không chính thức.
•T ừ chối người không phù hợp có thể là một vấn đẻ.
C ắcn g u ồ n I.ỰC ĐỊA PHƯƠNG
Các cơ quan chinh quyến địa phương và
các trường đại học, cao đẳng có thể là
nguồn cung cấp ứng viẽn.
• Đối với công việc khởi đầu đơn giàn không đòi hỏi kinh nghiệm làm việc, các trường đại học và cao đẳng
có thề là một nguồn cung cấp ứng viên có năng lực.
• Các chương trình cùa nhà nước có thể đòi hói nhiều cõng việc giấy tờ.
CẢc C òng ty sản hàu người
Các công ty sẽ đua vào danh sách đã qua
chọn lụa nhiéu ứng viên có năng lực cao
Trang 15KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
T h i ế t l ậ p h ệ t h ó n g x ử l ý
S au khỉ quyết định phương pháp tuyển dụng, bạn cần p h ả i thiết lập
một hệ thống hiệu quả để cỗ thể x ử lý
các đơn x in việc căng nhanh càng tốt,
tránh những trì hoãn không cần thiết.
17 Đưa ra những yêu cầu tối thiểu đé sàng lọc ứng viên.
18 Phân công m ột người
chịu trách nhiệm xử
ỉý các cuộc gọi điện
thoại để nộp đơn.
Lựa c h ọ n q u y t r ì n h
Khi lựa chọn m ột phương pháp ph ù hợp để xử
lý các đơn xin việc, bạn cần cán nhắc nhiều yếu
tố Ví dụ, bạn có cần phải xử lý nhiều đơn không? Bạn có m uốn xem ứng viên làm bài kiểm tra thử để đánh giá năng lực không? Bạn
có m uốn xem các ý kiến tham khảo trước hay sau cuộc phỏng vấn không? Nếu bạn m uốn nhận được m ột sơ yếu lý lịch và đơn xin việc, hãy nêu rõ trong quảng cáo Thiết lập cách phân loại ứng viên thành nhóm "phỏng vấn",
"có thể phỏng vấn" hay "từ chối"
Th ự c h iệ n q u y t r ì n h
Một khi các ứng viên đã được phân th àn h ba
loại cơ bản, hệ thống xử lý đơn xin việc sẽ bao
gồm các giai đoạn sau:
• Soạn thảo các thư theo chuẩn và gợi ngay lập
tức để trả lời cho các ứng viên bị từ chối
• Đánh giá nhũng ứng viên hứa hẹn
• Lập ra danh sách phỏng vấn cuối cùng
• Lên lịch và hẹn các buổi phỏng vấn qua
điện thoại hay bằng thư, xác nhận ngày,
thời gian và thông báo nếu ứng viên phải V->
19 Đ ể thúc đẩy tiến độ, dùng các mẫu thư chuẩn để trá lời nhanh chóng cho các ứng viên.
Trang 16C h u ẩ n B| c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
Ph â n c ô n g x ử lý
Bạn có thể phân công cho
người khác xử lý các đơn xin
việc, nhưng bạn phải đảm bảo
rằng người mà bạn phân công
phải đáp ứng các điều kiện sau:
• Biết các yêu cầu tối thiểu và
quen thuộc với bảng mô tả
công việc
• Có các kỹ năng tốt để xử lý
các đơn xin việc
• Có thời gian để thực hiện
Xử LÝ KHI CÓ QUÁ NHIỀU
ĐƠN XIN VIỆC
Nếu bạn nhận quá nhiều đơn
xin việc, bạn cần phải sàng lọc
để loại ra những đơn nào
bằng cấp chuyên môn, kinh
nghiệm làm việc, kỹ năng,
tùy theo tính chất công việc
Quyết định ai sè xứ lý các thắc mắc qua điện thoại và thư từ
Đám bảo rồng bộ phận tống đài và phòng văn thư phái được thông báo
Ghi nhận ngày tháng nhận được đon xin việc
i X
Phân loại và lưu các đơn xin việc theo các tiêu đé: "từ chối”,
"có thế" và "phóng vấn"
Nếu bạn muốn \_
j \ thông báo là đã nhận ' được hồ sơ xin việc, hãy thào sân một thư trà lời máu »
Phân bố thòi gian để phóng vấn, cho phép tôi thiếu mỗi cuộc phóng vấn là m ột giờ
Gởi thư
Xem các đổng nghiệp y> sẽ tham dự buổi phóng vấn có rành không
/
' Liên hệ với các úng viên thông báo ngày giò phóng vấn
Thay đồi thời gian phóng vân nếu cân thiết
'tesas
Lên lịch phóng ván gồm ngày giờ và ứng viên
_J\ Gói cho các đổng nghiệp sê tham gia buoi phóng vân
Trang 17KỸ NĂNG PHỎNG VẪN
Đ á n h g i á m ộ t b ẳ n s ơ y ế u l ý l ị c h
P hần lớn mọi người đều trung thực
khi viết sơ yếu lỷ lịch, những vẫn có
một số người c ổ tình lờ đi một sổ điểm
không tốt hay cường điệu những thành
tích cúa mình Hãy p h â n tích sơ yếu lý
lịch cẩn thận để lựa chọn người phỏng
vấn và chuẩn bị các câu hỏi dành cho
20 Ghi chú những điềm quan tâm đặc biệt trong sơ yếu lý lịch
để thảo luận về sau.
liệu được cung cấp.
Phân tích cách trình bài của m ột sơ yếu lý lịch
có thể cho bạn biết rất nhiều về khả năng tổ chức và giao tiếp hiệu quả của ứng viên
Một sơ yếu lý lịch trình bày tốt thường ngắn gọn và không dài quá hai trang Thông thường,
nó bao gồm quá trình học vấn và làm việc theo thứ tự ngược về thời gian để nhấn m ạnh những hoạt động gần đây nhất Những kỹ năng có liên quan thường được n hấn m ạnh Tuy nhiên,
có nhiều cách trình bày m ột sơ yếu lý lịch và vấn đề quan trọng là m ột sơ yếu lý lịch có trình bày các thông tin m ột cách hợp lý và dễ đọc không?
Đ ọ c CÁC THÔNG t i n
Một khi bạn đã nhìn câu trúc tổng thể và kiểu
sơ yếu lý lịch rồi, hãy kiểm tra các thông tin
/1 1 onnn / ' A / í « _ í _ 1- ì „
liên quan và đáp ứng mức độ yêu cầu của bạn
không? Ưng viên có những kỹ năng hữu ích
nào khác không? Sơ yếu lý lịch có bao
gồm thông tin các hoạt động trước đây
có thể đánh giá được cá tính của ứng viên *
không? Bạn có thấy được tốc độ và định
hướng thăng tiến sự nghiệp của họ không?
ấn tượng tích cực
vẻ ứng viên ] không
Trang 18C huẩn Bj CHO cuộc PHỎNG VẤN
Xử LÝ NHŨNG ĐIỀM CÒN THIÊU VÀ
KHÔNG NHẤT QUÁN TRONG MỘT s ơ YÊU
LÝ LỊCH
Những khoảng trống theo thứ tự thời gian và
sự không nhất quán về các dữ liệu cung cấp có
thể là kết quả của m ột sơ sót đơn giản Tuy
nhiên, về mặt tiêu cực, nó có thể là bằng chứng
của việc ứng viên cô tình giả mạo hay che giấu
thòng tin nào đó Vì thế bạn phải xem xét cẩn
thận thông tin về học vắn và nghề nghiệp được
cung cấp theo năm và đảm bảo rằng tất cả ngày
tháng đều theo m ột thứ tự hợp lý Có khoảng
thời gian nào không được khai không? Ví dụ,
có khoảng thời gian trống nào giữa khi nghỉ
việc ở chỗ này và bắt đầu làm ỏ chỗ khác
không? Có thông tin bổ sung nào khác cho
khoảng trông này không? Có thời gian đi làm
nào trùng lắp với thời gian đi học không? Hãy
chuẩn bị các câu hỏi với ứng viên về những
thắc mắc để làm rõ những điểm không nhất
quán này
DANH SÁCH KIẾM TRA
I Tìm kiếm những khoảng trống
về thời gian trong sơ yếu lý lịch.
Ị 2 Nêu cần thiết, kiếm tra bằng cắp cúa úng viên với nơi cắp bằng.
3 Ước tính thời gian bình quãn ứng viên làm mỗi công việc.
u»
ư ng viên hiện tại đang đ i làm
ư ng viên có kinh nghiệm lầm việc với khách hàng lờn
ĐÁNH GIÁ KINH NGHIỆM ▲
Luôn tập trung vào phần quả trình làm việc trước tiên đế
đảnh giá sơ yếu lý lịch nhằm mục đích đưa vào danh sách
sơ tuyển để phòng vấn.
1Chức danh công việc giúp ngươi phòng vấn đảnh giá được kinh nghiệm
M ô tả các kỹ n ă n g ' công việc có được
Trang 19X e m x é t c á c đ ơ n x i n v i ệ c
K hi xem xét các đơn x ỉn việc mà bạn
n h ậ n được, hãy chia căc tiêu
chuẩn của yêu cầu công việc thành
nhóm những tiêu chuẩn bắt buộc,
nhổm những tiêu chuẩn mong muốn
Có những phẩm chất nào khác thuộc về
tính cách hay kỹ năng m à bạn cần
không?
24 Tuyển dụng thông qua đơn xin việc tạo ra một sân chơi công bằng cho tất
cả các úng viên.
25 Hãy tham kháo ý
kiến của đồng nghiệp
m uốn Ví dụ, người được tuyển cần phải nói được m ột hay nhiều ngoại ngữ Họ có cần phải biết vi tính không hay bạn sẽ đào tạo? N hững ứng viên lý tưởng có thể đáp ứng các yêu cầu của bạn thường hiếm vì thế bạn phải linh hoạt trong giai đoạn lựa chọn
Cân nhắc các tiêu chuẩn của bạn
N ãng cấp hay giảm cắp
Khi bạn xem xét các đơn xin việc cùa các
ứng viên, ban đã phái quyết định được
tiêu chuẩn nào là cán thiết và tiẻu chuẩn
nào chỉ là mong muốn.
Ví DỤ:
• H ọ c vấn; Bạn muốn trình độ học vấn ở mức độ nào? Bạn cản một ngưòi tòt nghiệp phổ thông trung học hay nhất thiết phải là người tốt nghiệp đại học?
• Kinh n ghiệm làm việc: Bạn đang cần những kỹ năng làm việc cụ thề nào? Ưng viên có cần có sản một
số mối quan hệ có giá trị đóì với công ty của bạn khống?
• Kỹ năng vì tính: Các kỹ năng cơ bàn vé vl tinh có tuyệt đòi cần thiết không? Cóng ty cùa bạn có dùng chương trình phán mềm cụ thể nào mà nhân viên mói cán phái thõng thạo hay là bạn sẽ đầu tư vào việc huấn luyện?
• Kỹ n ăng giao tiếp và thư ơn g th ảo: ứng viên có cắn thiết phái là người giỏi giao tiếp và có kinh nghiệm thưong tháo không?
• Đ ì cô n g tác: ứng viên có cần đl công tác thường xuyên và trong thời gian dài không?
Trang 20C h u ẩ n B! c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
Th a m k h ả o đ ồ n g n g h iệ p
Trước khi bạn từ chối những ứng viên chưa
đạt tiêu chuẩn, bạn có thể thảo luận với
các đồng nghiệp mà bạn tin tuông hay
tham khảo ý kiến của người sẽ trực tiếp
làm việc vói người đó Những ý kiến
khách quan sẽ giúp bạn quyết định
hợp vói công việc nào
THẢO LUẬN VÊ CÁC ỨNG VIÊN»
Thảo luận với đồng nghiệp về những
Khi từ chối một ứng viên, hãy dùng từ ngữ lịch
sự và chuyên nghiệp Bạn phải nhó rằng mỗi ứng viên chắc chắn đã đầu tư một lượng thời gian và công sức đáng kể vào việc nộp đon Hãy gỏi một lá thư từ chối lịch sự càng sớm càng tốt
để cảm on về sự quan tâm của họ cần nói rõ rằng mặc dù đon của họ không thành công ở đợt tuyển dụng này, nhưng bạn sẽ giữ hồ sơ của họ cho những lần tuyển dụng trong tương lai
Phân tích các mẫu đơn xin việc
Đánh giá các ứng viên thông qua mẫu đơn
xin việc là một phương pháp khá hiệu quả vì
tất cả các ứng viên đều phải trả lời nhũng
câu hỏi giống nhau Khi xem xét các mẫu
đơn xin việc, việc so sánh các ứng viên với
các tiêu chuẩn tương đối dễ dàng giúp bạn
nhanh chóng chọn lựa danh sách để phỏng
vấn Bạn có thể sử dụng thông tin được cung cấp để tạo cơ sở dữ liệu có thể tham khảo trong tương lai và thiết lập hồ sơ về các kỹ năng của ứng viên Điều này giúp bạn dễ dàng lựa chọn những người có các kỹ năng phù hợp cho từng lĩnh vực cụ thể.
Trang 21L ựa c h ọ n ứ n g v i ê n p h ỏ n g v ấ n
S au khỉ đánh giá các ứng viên qua căc đơn x in việc, bạn cổ thể bắt đầu
đưa ra được một danh sách sơ tuyển để
phỏng vấn Thông thường chỉ có một số
ít các ứng viên lă p h ù hợp - nếu không
như th ế thì việc lựa chọn người để
phỏng vấn sẽ là p h ầ n công việc khó
khăn nhất.
27 Hãy sàng lọc các ứng viên bằng cách gặp mặt họ không chính thức trước khi ị
ỏ cột thứ ba Ở cột chính giũa, đánh dấu những mục phù hợp của m ỗi ứng viên và lựa chọn những ứng viên nào có nhiều m ục được đánh dấu nhất để phỏng vấn
T ên cùa úng viên: Ken Tanaka
N gày phỏng vấn: 22/04
T iêu chuấn đối với cô n g việc
Kinh nghiệm xử lý các vấn đề quản lý
Kinh nghiệm và kỹ năng cùa ứng viên
SỬ DỤNG BẢNG ĐÁNH GIÁ s ự PHÙ HỢP ▲
V í dụ nay là m ột phần của bâng đánh giá sự p h ù hợp,
m ột bên liệt kê nhiều tiêu chuẩn khác nhau cần thiết cho
công việc và bên kia là các kỹ năng và kính nghiêm của
ửng viên.
Kỹ năng giao tiếp x u ấ t sắc
Điều hành một nhóm ba người trong vòng 18 tháng
Có bốn năm kinh nghiệm liên quan
\Đ á n h dắu đề ghi nhận ứng viên có đáp ứng tiêu chuẩn này không
\G h i chú về sự p h ù hợp, các kỹ năng
và kin h nghiệm của teng viên
Trang 22C h u ẩ n bị c h o c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
KIỀM TRA CÁC CHI TIET ▲
N ếu bạn gọi cho một ứng viên để kiểm ưa các chi tiết của họ,
trước tiên p h à i hòi xem nói chuyên với bạn như thế có thuận
tiên cho họ không.
K iềm tra các chi tiết
• Một số ứng viên thường khai mức
lương hiện tại cúa họ cao hơn
thực tế.
• Nói dối trong đơn xin việc dề
dàng hơn là nói trực tiếp hay nól
qua điện thoại.
• Nếu có thể, hãy hói ứng viên xem
họ có muốn thay đổi công việc
không.
• Nếu không thể liên lạc với người
tham khảo của ứng viên ngay lập
tức, trước tiên cần ghi nhận những
gì có thể tin tướng được từ lòi nói
• Phản ứng theo bàn năng trong khi
nói chuyện với úng viên qua điện
thoại cũng cán được ghi nhận.
Trong danh sách sơ tuyển, bạn có thể m uốn có một hoặc hai người có những kỹ năng đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể hơn là những người gần như có quá nhiều khả năng Tùy thuộc vào vị trí bạn đang tuyển dụng, có thể cần phải phỏng vấn một vài ứng viên ngoại lệ Nếu công việc đòi hỏi phải có những thay đổi cấp thời, người phù hợp nhất chắc chắn không phải là người quá quen thuộc với những lĩnh vực cần phải làm một cuộc cách mạng
Trang 23T hư x ế p c á c c u ộ c p h ỏ n g v ấ n
K hó cô thể thu xếp cho tất cả căc ứng
viên trong danh sách sơ tuyển
phỏng vấn trong một thời gian ngắn
Đối với m ột số trường hợp, có thể mời những
đồng nghiệp tham gia vào quá trình tuyển
chọn nhân Viên mới Trong m ột số công ty,
nhân viên của phòng nhân sự được yêu cầu
tham gia vào buổi phỏng vấn Điều này đặc
biệt quan trọng khi vị trí tuyển dụng cao cấp
hay người phỏng vắn không có nhiều kinh
nghiệm Nếu nhân viên mới làm việc cho
nhiều người, phải đảm bảo rằng những người
mà nhân viên đó sẽ báo cáo cần có mặt Nên
cân nhắc hỏi cấp trên của bạn xem họ có m uốn
tham dự không, đặc biệt nếu vị trí đó là vị trí
chủ chốt trong nhóm làm việc của bạn Nếu
nhân viên đó sẽ làm việc nhiều với các phòng
ban khác, hãy mời đại diện của các phòng ban
đó tham gia phỏng vắn để giúp đánh giá các
thành viên mới trong tương lai
• Đồng nghiệp cùng tham gia phỏng vấn có thế đóng góp nhũng ý kiến rất quý giá.
• Một tiếp tân có óc nhặn xét có thề cung cấp những nhận xét vé thái độ cúa ứng viên.
• Cảc ứng viên cân có thời gian để đặt cằu hòl và nếu có thể dân họ tham quan nơl làm việc.
• Danh sách sơ tuyển càng ngắn thì càng ít tốn thời gian để phỏng vấn.
• Không nên đế úng viên chờ đợl lâu hoặc b| phỏng ván lâu hơn mức cần thiết vì vấng mặt lâu ở
chỗ làm việc có thể gày khó khăn cho họ.
Trang 24• Bất kỳ giám đốc nào mà nhân viên mới sẽ phải báo cáo cản tham gia vào quá trình tuyển chọn đề tránh sự không hài lòng trong tương lai.
• Một giám đốc có kính nghiệm phỏng vấn hơn bạn có thể đề nghị những kỹ thuật phóng vấn và đưa ra những
ý kiến đóng góp có giá trị.
• 0 ban mà nhân viên mới
• Những yéu tố liên quan đến công việc cúa phòng ban khác cần được đánh giá bới đại diện của các phòng ban đó.
• Một đồng nghiệp không có quyền quyết định CUỐI cùng để chọn ứng viên đó, cũng như không có quyên thương thảo các điêu kiện và điều khoán của việc tuyển dụng.
CẤP TRÊN
Người có quyền quyết định việc tuyển dụng
và là người mà bạn phải báo cáo trực tiếp.
• Cấp trên cùa bạn có thể muổn tham qua vào quá trình tuyển chọn nếu bạn không có kinh nghiệm.
• Việc úng vlẽn có thích hợp một cách tổng thé trong nhóm làm việc hay trong một phòng ban có thể được cấp trên đánh giá tổt nhất.
• Cấp trên của bạn có thể cần phái gập ứng viên trước khi quyết định tuyển dụng.
Lị c h p h ỏ n g vấn
Phải linh hoạt về thời gian phỏng vấn trong
trường hợp ứng viên không thể tham gia
phỏng vấn vào ngày được đề nghị Phải có thời
gian trống giữa các cuộc phỏng vấn để tránh
trường hợp ứng viên gặp phải đối thủ của
m ình ỏ bên ngoài Điều này có thể làm họ
căng thẳng và không thể hiện hết khả năng của
mình Khoảng thời gian trống giữa các cuộc
phỏng vấn cho phép bạn trò chuyện thêm với
ứng viên và ghi chú chi tiết về họ - Phỏng vấn
quá nhiều người sẽ làm mờ nhạt các ấn tượng
của từng ứng viên khi cuộc phỏng vấn chấm
dứt Cuối cùng là bạn cần phải nghỉ ngơi m ột
chút để lấy lại sức
Ị 3 1 Đảm bảo không có
những gián đoạn trong khi phỏng vấn.
3 2 Phải nghỉ ngơi đầy
đủ để bạn tỉnh táo trong khi phóng vấn.
Trang 25KY NANG PHÒNG VÃN
BÓ TRÍ ĐỊA ĐIỀM VÀ VỊ TRÍ P H Ỏ N G VAN
H ãy cân nhắc cẩn thận về vị trí và
địa điểm, của buổi phỏng vấn vĩ
điều nãy có thể ảnh hưởng quan trọng
đến quã trình thực hiện, c ầ n nhớ rằng
bạn đang thực hiện phỏng vấn để có
được ứng viên tốt nhất cho vị trí đang
trống vã người được phỏng vấn sẽ
không thể hiện hết khả năng nếu họ
không cảm thấy thoải măỉ Chọn địa điệm
33 Hãy để biển "Xin đừng làm phiền" ở trước cửa phòng phỏng vấn.
NHẬN BIẾT KHÔNG KHÍ BUổI
PHỎNG VẤNT
và hãy tập trung vào viêc làm cho úng
viên cảm thay thoải mải Đ iều này sẽ
giúp họ thể hiện những khả năng tốt
Bạn phải quyết định xem nên tổ chức buổi phỏng vấn tại nơi làm việc của bạn hay ở m ộ t nơi khác Nếu bạn dùng nơi làm việc để phỏng vấn, bạn sẽ phỏng vấn trong văn phòng hay trong phòng họp? Nếu bạn cần sự riêng tư và
bí mật, hãy chọn nơi khác như là khách sạn hay văn phòng của bên thứ ba Hãy cố gắng tạo
m ột không khí thoải mái với ghế ngồi dễ chịu
và ánh sáng không gắt quá
Đ iện th o ạ i cỏ
th ế reo làm gián đoạn buổi phỏng vắn
Trang 26C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn
SẮP XẾP VỊ TRÍ NGÒI
Có nhiều cách sắp xếp vị trí ngồi trong m ột
buổi phỏng vấn Ngồi đối diện là một cách
phỏng vấn chính thức mang tính trang trọng,
trong khi ngồi cạnh nhau tạo ra một không khí
cỏi m ở và hợp tác hơn Nếu ngồi đôi diện, nên
đặt m ột cái bàn ỏ giữa vì nếu không có bàn che
đi m ột phần cơ thể, nguời đuợc phỏng vấn sẽ
không cảm thấy thoải mái Đừng để ghế ngồi
của úng viên thấp hơn ghế ngồi của bạn, trừ khi
đó là mục đích của bạn, vì điều này có thể làm
cho họ cảm thấy yếu thế và không thoải mái
34 Hãy hướng dẫn vị trí ngồi cho người được phỏng vấn.
35 Hãy chỉ dẫn rõ ràng đường đến nơi phỏng vấn.
( Q ) Người ( Q ) ứ ng viên
phòng vàn
Phòng vấn ở nơi làm việc tạo
Bàn tròn và lớn tạo không
kh í cởi mở và có thế ngồi nhiều hơn hai ngươi.
A PHỎNG VẤN Ớ VĂN
PHÒNG LÀM VIỆC
Dùng nơi làm việc để phỏng vắn thì không được trang trọng lắm
N ó thương thích hợp cho các úng viên nội bộ.
B' Hãy kéo rèm để mọi
người không bị chói ánh
0 Đừng treo những hình ảnh có thể gây xao nhãng ớ trên tường.
0 Đừng mời bánh vì không al có thể vừa ăn vùa nói được cả.
§ 3 Ể Q ) H ội đông
— - phóng vân
ngồi m ột phía đói diện với ứng viên
A HỘI ĐÒNG PHỎNG VAN
Ngồi đối diên ờ một bần hình chữ nhật tạo cảm giác đối phó, phù hợp với các buổi phòng vẩn chính thức.
Trang 27KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
Q u y ế t đ ị n h c h i ế n l ư ợ c
Q uyết định quan trọng nhất trước khỉ phỏng vấn là cãch phỏng vấn
Bạn m uốn dita trên cơ sở các sự việc
hay bạn muốn ứng viên p h ả i chịu áp
lực? Câu trả lời cho câu hỏi này tùy
thuộc vào vị trí mà bạn sẽ phỏng vấn để
tuyển dụng.
36 Phải có thời gian trước buổi phỏng vấn để các thành viên của hội đồng phỏng vấn thống nhất các mục tiêu
Phải luôn nhớ các tiêu chuẩn về công việc, cân
nhắc những gì bạn m uốn đạt được trong cuộc
phỏng vấn Hãy chọn chiến lược nào có thể
giúp bạn đạt đuợc điều đó Nếu bạn biết các kỹ
năng của người đuợc phỏng vấn phù hợp với
công việc, bạn có thể tập trung vào những kỹ
năng này trong khi phỏng vấn Hoặc là bạn có
thể áp dụng cách phỏng vấn m ạnh mẽ để kiểm
tra phản ứng của ứng viên khi gặp áp lực
37 Hãy đưa các chi tiết của tất cả ứng
Chú yếu là rút ra các thông tin đé làm cơ
sờ Cá tính cúa ứng viên không quan trọng.
Sứ dụng kiểu đối phó đế đánh giá cách
người được phòng vấn phán ứng khi gặp
áp lực lièn quan đến cõng việc.
CÁCH chuẩn bị
Tống hợp danh sách các càu hói chung và cụ thé để có thế có được các câu hói mà bạn muốn.
Chuẩn bị các câu hỏi mớ như là: "Bạn sè làm gi
nếu ?" Hãy dàn dắt người được phỏng vấn hòa nhập vào toàn bộ tình huống được đặt ra.
Hãy tạo sự đối phó bằng cách tấn công và ám chí những kết quà đã đạt được và tiến bộ nghé nghiệp cùa ứng viên.
Sử dụng phòng vấn theo hình thức kiém
tra chuyên môn, ký thuật đế xem ứng
viên có được các kỹ nẫng mà họ đã khai
trong đơn xin việc.
Hãy thiết lập bài kiếm tra thực tế, ví dụ như bán một thứ gì đó cho đổng nghiệp hay sứ dụng phân mềm trẽn máy tinh.
Trang 28C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn
TỔ CHỨC BUỔI PHỎNG VAN
Nội dung của buổi phỏng vắn tùy thuộc vào
chiến luợc của bạn Tuy nhiên, thuờng thì bao
gồm những phần chính sau:
• Giới thiệu và làm quen vói ứng viên khi bạn
nói những điều tổng quát
• Phản hồi và trả lời để điền vào những chỗ
còn thiếu trong sơ yếu lý lịch của ứng viên
• Điều tra tính cách và phẩm chất cá nhân của
từng ứng viên
• ứ n g viên sẽ đặt câu hỏi liên quan đến công
việc, các điều kiện làm việc
Bạn có thể điều chỉnh những phần này theo
chiến luợc của bạn - ví dụ bạn có thể bỏ qua
giai đoạn giới thiệu khi m uốn đua vào một bài
kiểm tra kỹ năng hoặc khi sử dụng các kỹ thuật
công kích
38 Nếu làm việc theo nhóm có vai trò quan trọng, hãy thiết lập các bài tập theo nhóm cho các ứng viên.
39 Hãy thiết kế buổi phỏng vấn phù hợp với chiến lược của bạn.
Hội đồng phỏng vấn có điểm lợi là
cho phép nhiều người phỏng vắn
tham gia đánh giá ứng viên cùng lúc
Sự tác động qua lại giữa các câu hỏi
có thể gợi ra nhiều ý hơn Hội
đồng phỏng vấn làm giảm áp lực
đối với từng người phóng vấn
Quyết định có được dựa trên ý
kiến của nhiều người sau khi
bàn bạc Phải đảm bảo
số thành viên của hội 1
đồng luôn cân bằng và
không ai có ảnh hưởng chi
phối trong buổi phỏng vấn Bạn
có thể lựa chọn người phỏng vấn
dựa trên lĩnh vực chuyên môn của
họ hay là vì họ sẽ làm việc trực tiếp
với ứng viên được chọn trong tương
lai Các thành viên trong hội đồng
có thể phân chia vai trò để thực hiện
buổi phỏng vấn.
H ộ i đ ồ n g p h ỏ n g v ấ n
Người phòng vắn hồi những càu hỏi khiêu khích
Người phỏng vắn có cách tiếp cận thân thiện
i
R
▲ QUYẾT ĐỊNH VAI DIỄN
H ội đằng phỏng vắn có thể phân chia các câu hỏi giữa
họ với nhau Hoặc là hai ngươi phỏng vẩn có thế đóng vai trò ngươi phồng vấn khiêu khích và ngươi phòng vẩn thân thiên.
Trang 29KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
C h u ẩ n b ị c á c c â u h ỏ i
C ơ hội để bạn có thể lâd được thông tin chính xá c từ ứng viên là bằng
cách đặt câu hỏi đúng cách Hãy
chuẩn bị các câu hỏi cẩn thận để cỗ
được các chi tiết mà bạn muốn Sử
dụng thông tin từ câu trả lời cứa người
điĩợcphỏng vấn để dẫn đến các câu hỏi
4 1 Sửa đổi danh sách
các câu hỏi cho phù
hợp với từng ứng
viên.
• Tại sao bạn lại muổn thay đổi
công việc vào thời điểm này?
• Theo bạn đâu là điểm mạnh nhất
cúa bạn?
• Mối quan hệ cùa bạn với sếp cũ
như thế nào?
• Thành tích nổi bật trong sự
nghiệp cúa bạn đến nay là gì?
• Điểm nào làm bạn không hài lòng
nhất trong sự nghiệp cũa bạn?
• Bạn có kinh nghiệm gì trong việc
mỏ, suy nghĩ, nói nhiều, cho phép bạn quan sát kỹ năng trao đổi của ứng viên và có được những thông tin chi tiết N hững câu hỏi này bắt đầu bằng những từ như là "Cái gì?", "Khi nào?", "Tại sao?", và "Như thế nào?", "Bạn quan tâm đến lĩnh vực gỗ nhiệt đới n h ư thế nào?" Những câu hỏi m ở cũng có thể b ắt đầu bằng những câu nói về bản thân bạn rồi theo sau đó là m ột câu hỏi - "Có m ột lần tôi đi đến vườn thực vật ở Sydney Bạn đã đi đến những vườn thực vật nào rồi?"
Những câu hỏi đóng thường dẫn đến những câu trả lời khẳng định hoặc phủ định đơn giản hơn là những câu trả lời nhiều thông tin sử dụng câu hỏi đóng để làm rõ những điểm chưa
rõ, ví dụ "Bạn có thể bắt đầu công việc từ ngày 14/11 được không?" Những câu hỏi này cũng hữu dụng để xác nh ận những chi tiết trong sơ yếu lý lịch của ứng viên
42 Hãy hỏi những càu hỏi mở vì đó là ị những câu hỏi mà ứng viên có thế trả lời nhiều hơn thay vì chỉ là "có" hoặc "không".
Trang 30C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Hiể u đ ư ợ c c á c c â u h ỏ i g iả đ ịn h
Câu hỏi giả định là loại câu hỏi làm cho ứng
viên phản ứng lại vói một tình huống giả định
được đặt ra Ví dụ, hãy kiểm tra xem mức độ
ứng viên chấp nhận công việc bằng cách hỏi:
"Bạn nghĩ là khi nào bạn có thể đi Munich làm
việc?" Nếu câu trả lòi của ứng viên là "Chúng
ta có vội vã quá không?" Bạn sẽ biết rằng việc
đó vẫn chưa chắc chắn Tuy nhiên, nếu ứng
viên có vẻ chắc chắn, bạn có thể giả định là bạn
gần như hoàn tất việc thưong thảo Tránh hỏi
những câu hỏi vói giọng điệu công kích
GỌT GIỮA CÁC CÂU HỎI ►
Trong kh i phỏng vấn, tránh đặt những càu hòi làm cho ứng
viên im lặng hay trở nên phòng thủ Hãy quan sát ngôn ngữ
cơ thế của họ để thấy được thái độ phòng thủ.
Đ ầu quay đi thể hiện thái
độ thiếu tin tường
N gồi bắt chéo chân và hai tay nắm lại thể hiện
có một danh sách các câu hỏi để tham khảo khi cần
XÂY d ự n g c á c c ắ u h ỏ i
Các câu hỏi của người phỏng vấn bị ảnh hưởng
bởi câu trả lời của ứng viên Mỗi câu hỏi phải
dựa trên câu trả lời trước đó để dẫn dắt ứng
viên cung cấp cho bạn những thông tin bạn
cần "Vì thế bạn quyết định nghỉ 6 tháng?
"Bạn có đi du lịch ngay sau đó không?" "Tại
sao bạn quyết định chờ quá lâu trước khi
đi?" "Bạn mất hết bao lâu để tìm đưạc một
công việc sau khi quay trỏ lại?" "Thế là bạn ở
hai tuần ả châu Á và mất năm tháng để tìm
việc, có phải không?"
44 Hãy dùng sơ yếu lý
lịch và bảng đánh giá sự phù hợp để đặt các câu hỏi cho ứng viên.
;>■ c
y ì l y Ẹ - ; ;
í Ị !
* 7 / /
Trang 31KỸ NĂNG PHỎNG VẤN
R È N LUYỆN KỸ NĂNG
t ~ỵ~ịập trung lắng nghe là một trong
1 những khả năng cần thiết của
người phỏng vấn Nếu bạn lắng nghe
họ, ngiỉời được phỏng vấn sẽ được
khuyến khích nói tiếp Hãy cô gắng tập
trung vã nhận biết ngôn ngữ cơ thể của
bạn.
4 5 Bạn có hai cái tai va một cái miệng - háy lắng nghe gấp hai lần bạn nói.
Trang 32C huẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Tr á n h n h ữ n g t h ó i q u e n xấu
Ngay cả những người biết lắng nghe cũng có
những thói quen xấu Hai trong nhũng thói
quen xấu là đó là "ngắt ngang" những thống
tin mà bạn không hứng thú và làm gián đoạn
người khác trước khi họ nói xong Nếu bạn biết
là m ình có thói quen đó, hãy cô gắng bỏ đi
Cần nhó rằng để trỏ thành m ột người lắng
nghe tốt, bạn phải ý thức được điều đó, phải
thực tập và cô gắng
4 7 Hãy hỏi lại đề kiém tra xem bạn có
hiểu hết nhũng gì úng viên nói không.
NHŨNG VIỆC CẦN LÀM
1 Hãy tò mò Nó làm cho bạn chú ý lấng nghe đúng cách.
2 Đảm bảo rằng bạn hiếu các câu hỏi trước khi trà lời.
3 Ghi lại các câu hói náy ra trong đâu bạn, đé tâm trí cùa bạn vào việc lắng nghe.
4 Hãy láng nghe các cảm xúc đằng sau lời nól.
5 Hãy bó ngay những thói quen xáu khi lăng nghe cùa bạn.
N h ậ n b iế t n g ô n n g ữ c ơ t h ể k h ô n g t íc h cực
Có m ột sự khác biệt rõ rệt giữa nghe và lắng nghe Bạn phải nhận biết được tín hiệu ngôn ngữ cơ thể không tích cục của bạn khi bạn không hoàn toàn chú ý lắng nghe Một khi bạn
đã nhận ra được điều đó, bạn sẽ không để thói quen xấu đó xảy ra trong khi phỏng vấn.
Ngôn ngữ cơ thể của người phồng vắn thế hiện thái độ không cởi mơ
Người phỏng vẩn này
có vè suy tư và không tập trung vào buổi phồng vấn.ỵ
THÁI Đ ộ PHÒNG THỦ A
Người phỏng vắn đang ngồi với tư thế
phòng thủ N ếu bạn có m ột tư thế như
thế - khoanh tay trước ngực và d m
ngươi ra p hía sau - ứng viên sẽ có cảm
giác bạn không lắng nghe những gì họ
nói. A THÁI Đ ộ KHÔNG TẬP TRUNG
Người được phỏng vắn có thể giải thích điều này
m ột cách tièu cực rằng do ngươi phòng vắn không hténg thú với đơn xin việc của họ.
Trang 33KỸ
C h u ẩ n b ị p h ó n g v ấ n
N gay trước khỉ bắt đầu buổi phỏng
vấn, cần kiểm tra lại lần cuối xem
bạn đã có đầy đú căc thông tin cần
thiết chưa, căc thiết bị hỗ trợ có ổn
không, bạn đã nắm rõ vấn đề và tỉnh
thần đã sẵn sàng chưa.
4 8 Hãy sẵn sàng trả lời một sô' câu hỏi và đặt các câu hỏi cho ứng viên.
49 Hãy chuẩn bị và mang
theo một bảng danh
sách những điều cần
phải thực hiện trong
buổi phỏng vấn.
50 Hãy hỏi ý kiến của
úng viên trước khi ghi
âm cuộc phỏng vấn.
Ch u ẩ n bị c á c c ô n g c ụ h ỗ t r ợ
Hãy quyết định cách bạn ghi lại thông tin trong buổi phỏng vấn Cách thông thường là ghi chú Cách này cẩn thận nhưng tốn thời gian và làm bạn ít tập trung vào buổi phỏng vấn Nếu bạn ghi chú, hãy dùng m ột tờ giấy riêng thay vì ghi chú nguệch ngoạc trên tờ sơ yếu lý lịch m à sau
đó có thể bạn phải đưa cho người khác xem Một cách khác có thể sử dụng là ghi âm buổi phỏng vấn Mặc dầu điều này giúp bạn có thời gian để tập trung vào buổi phỏng vấn, nhưng
nó có thể làm cho người được phỏng vấn lo lắng Phải kiểm tra xem máy ghi âm của bạn có
đủ pin và có đủ băng trống để ghi âm cho cả buổi phỏng vấn không
Th ề h iệ n bả n t h â n
c ầ n nhớ rằng bạn là người đại diện đang giới
thiệu công ty của bạn với ứng viên cũng như
ứng viên đang chào mời bản thân họ với bạn
Đảm bảo rằng bạn trông có vẻ gọn gàng và
chỉnh tề, ăn mặc phù hợp Nếu bạn đang tuyển
nhân viên cho m ột công ty mà ớ đó ai cũng
mặc thường phục, thì bạn cũng ăn mặc như
thế Nếu đó là m ột công ty đề cao sự nghiêm
túc, hãy ăn mặc nghiêm chỉnh
Bạn phải có đầy đủ thông tin về công ty của
mình Thu thập tất cả các chi tiết liên quan, và
sẵn sàng trả lời các câu hỏi của ứng viên Có thể
bạn cũng m uốn cung cấp cho ứng viên báo cáo
hàng năm của công ty
51 Hãy vuốt áo quần cho thẳng và đảm bảo đầu tóc gọn gàng trước khi
L bắt đầu buổi phỏng vấn.
Trang 34nào và khi nào sẽ xem xét lại?
• Nhân viên có phải làm ngoài
giờ không?
• Có cơ hội thăng tiến không?
• Những điều kiện gì sẽ đi kèm
với công việc như chế độ hưu
trí, bảo hiểm y tế và ngày nghỉ
phép?
▲ KIỀM TRA TÀI LIỆU
Ngay trước buổi phồng vắn, hãy đọc lướt qua sơ yếu lý lịch của ứng viên Đảm bảo răng danh mục các câu hỏi được chuẩn bị sẵn của bạn sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết.
TẬP t r u n g t r o n g n ă m p h ú t
Năm hay mười phút trước khi
ứng viên đến (cần giả định rằng
người đó sẽ đến đúng giờ hoặc
sớm hơn một chút), hãy đọc lại
các tài liệu của họ Nhớ lại các
câu hỏi mà bạn m uốn hỏi và thứ
tự bạn dự tính hỏi họ Hãy tập
tm ng vào mẫu người mà bạn
đang tìm kiếm và cô gắng xóa ra
khỏi đầu hình ảnh của ứng viên
khác Tiếp theo hãy thư giãn
trong m ột hay hai phút Ngồi
dựa vào ghế, tay để hai bên và
Việc phỏng vân rắt mêt mỏi
Hãy làm cho bạn khỏe khoắn sau mỗi lần phòng vấn bằng cách thở chậm và sâu
Cảm nhận hơis thở ngắn ờ phần ngực trên
Cảm nhận h ơ i' thở sâu ở phần
cơ hoành