10 kỹ xảo và bí quyết quản lý thời gian Vương Trang Quản lý thời gian là một kỹ xảo rất đặc biệt mà trong trường học không ai dạy bạn nhưng trong thực tế bạn rất cần học được, nếu không thì bất kể bạn thông minh đến mấy bạn vẫn không thể sắp xếp tốt những tin tức bạn nắm bắt được; bất kể trong công việc bạn có nhiều kinh nghiệm đến mấy cũng không thể kéo dài thời gian. Những người trẻ tuổi nên biết điều này bởi quản lý thời gian đang là một vấn đề “thời thượng”. Trong công việc hiện nay, bạn có khả năng đi xử lý thông tin và quản lý thời gian của bạn, “một số kỹ xảo đặc biệt trên con đường nghề nghiệp có thể giúp bạn xử lý một lượng công việc rất lớn”. Vì thế, 10 kỹ xảo dưới đây có thể giúp bạn quản lý tốt hơn công việc của mình: 10 kỹ xảo giúp bạn quản lý tốt thời gian và công việc 1. Không nên giữ lại e-mail trong hòm thư điện tử “Trên Thế giới này, kỹ thuật cần thiết nhất chính là có thể nhanh chóng xử lý thông tin và bắt tay vào hành động”. Có thể dùng phương thức “Folder” để tổ chức lại hòm thư điện tử. Nếu nội dung thư nào cần suy nghĩ rồi mới xử lý vậy thì hãy chuyển chúng sang “Bảng danh sách việc cần làm” (To-do List); Nếu thư có giá trị tham khảo thì hãy in chúng ra; Nếu thư là công văn, thông báo hội nghị… thì hãy chuyển sang “Kế hoạch hàng ngày” (Calendar). Có một bộ phận người trẻ làm rất tốt công việc này, đó chính là họ chỉ xử lý hòm thư 1 lần, bạn sẽ không bao giờ thấy họ lật lại list thư để giả vờ như đang làm việc. Chính vì thế, sau khi đọc xong một e-mail bạn hãy thực hiện ngay thao tác cần thiết này nhé. 2. Nhất tâm bất khả nhị dụng Người bình thường không thể trong cùng một thời gian vừa xem TV lại vừa tán gẫu trên mạng, lại vừa làm việc nhà, “nhất tâm nhị dụng” là sai lầm. Bất kể là ai, nếu làm như vậy đều hạ thấp hiệu quả công việc. Một anh chàng 20 tuổi đối mặt với một loạt nhiệm vụ vừa phát sinh có thể vẫn có khả năng ứng phó với tất cả nhưng như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Do đó, giả thiết không tránh khỏi tình huống đó thì xin đề nghị bạn hãy luyện phương pháp tập trung để tránh “nhất tâm nhị dụng”. 3. Làm việc quan trọng trước “Xung kích một lần vào buổi sáng” – đó là khi bạn bắt đầu một công việc vào buổi sáng, bạn hãy kiểm tra tất cả e-mail trong hòm thư của mình và dành thời gian 1 tiếng đồng hồ phân cấp mức độ quan trọng của công việc, đây chính là một phương pháp làm việc rất tốt. Bởi vì cho dù trong một tiếng đồng hồ bạn không thể hoàn thành tất cả công việc, nhưng khi bạn bắt tay vào công việc bạn sẽ cảm thấy thật nhẹ nhõm và thoải mái. Để giải quyết được vấn đề phân cấp công việc, tốt nhất bạn hãy làm xong vào buổi tối hôm trước để khi sáng sớm hôm sau bạn đã biết được những công việc nào là quan trọng nhất trong ngày hôm đó để bắt tay vào một ngày làm việc hiệu quả. 4. Xử lý thư điện tử trong một khoảng thời gian cố định Nhận được một bức e-mail là lập tức đọc qua và trả lời, đó không phải là phương pháp làm việc hiệu quả nhất, bởi vì có thể có người lập tức liên lạc với bạn đồng thời không có nghĩa là bạn cần phải lập tức trả lời anh ta. Điều mà người ta cần chính là một câu trả lời chính xác rõ ràng chứ không phải là một câu trả lời nhanh chóng mà mơ hồ. Hãy để mọi người biết rằng, chờ đợi một đáp án cần phải có thời gian, hơn nữa họ biết trong tình huống khẩn cấp phải làm thế nào để liên lạc với bạn một cách nhanh nhất. Vậy thì phần lớn thư điện tử dạng này bạn chỉ cần mỗi ngày xử lý vài lần là được. 5. Sắp xếp cho tốt những địa chỉ trang web Có thể sử dụng dịch vụ kiểm website loại như del.icio.us để theo dõi website mà không phải tiện tay viết nào nơi nào đó. Bạn muốn dùng chúng làm cơ sở tham khảo, vậy thì hãy lưu những trang web đó vào một chỗ, như vậy khi cần sử dụng bạn có thể dễ dàng tìm chúng. 6. Tìm hiểu thời gian trạng thái làm việc tốt nhất Kỹ sư công nghiệp Jeff Beene đang làm công tác tư vấn, vì thế tại bất kỳ thời gian nào trong ngày đều có thể làm việc nhưng ông nói: “Thời gian đặt ra kế hoạch công việc của tôi là vào sáng sớm, bởi vì lúc đó hiệu suất công việc của tôi là cao nhất”. Mỗi một người đều có một khoảng thời gian làm việc tốt nhất, bạn có thể thông qua giám sát hiệu quả công việc của bản thân mình trong một thời gian để tự tìm ra khoảng thời gian làm việc tốt nhất của riêng mình, sau đó bạn phải quản lý tốt tiến độ làm việc của mình. Hãy làm công việc quan trọng nhất vào thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn. 7. Tăng tốc độ đánh máy Nếu cả ngày bạn phải làm việc trước máy tính, vậy thì tốc độ đánh máy sẽ trở thành vấn đề về hiệu quả công việc. Trong mỗi ngày, để tìm kiếm tin tức, chúng ta đều phải tiến hành tìm kiếm hàng mấy chục lần trên Google, vậy thì phải đánh biết bao nhiêu chữ, bạn có thể giảm bớt một chút được không? Nếu mỗi một phút bạn tiết kiệm được vài giây, vậy thì sau một khoảng thời gian, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy. 8. Vạn sự khởi đầu nan, nên bắt tay từ việc dễ trước Vấn đề của chúng ta không phải là làm thế nào để kết thúc một công việc mà làm thế nào để bắt đầu công việc đó. Xin đề nghị bạn hãy “Bắt tay từ việc đơn giản trước”. Chúng ta biết được mấu chốt công việc thì có thể chia công việc đó ra thành nhiều bộ phận nhỏ và từ từ đi giải quyết từng bộ phận một. 9. Mỗi ngày nên sắp xếp danh sách công việc Nếu bạn không biết công việc gì bạn cần làm thì làm sao bạn quản lý được thời gian của mình? Có người thích đem danh sách công việc của mình viết lên giấy, bởi vì danh sách đó đối với mỗi công việc là một lời cam kết cho đến khi nào công việc đó kết thúc mới thôi. Ngoài ra, lại có người thích sử dụng phần mềm để chia cắt nhỏ công việc để tiện quản lý. 10. Dám thả lỏng tốc độ Nên nhớ, một người biết quản lý thời gian tốt trên thực tế thì thời gian xử lý một số công việc có thể chậm hơn so với những người quản lý thời gian tồi. Ví dụ, có người khi xử lý công việc ưu tiên hàng đầu mà đã chưa kịp trả lời e-mail mình nhận được. Cũng giống như Markovits đã nói thế này: “Rất hiển nhiên là có những công việc còn quan trọng hơn việc trả lời thư điện tử, thông qua trực giác chúng ta có thể thấy điều này, cái mà chúng ta cần làm hiện nay đó chính là làm quen với công việc cần xử lý (đánh giá nguồn gốc và tìm cách làm xử lý) và tiến hành lập kế hoạch công việc, đó cũng là nhiệm vụ rất mấu chốt.” Nguồn: Vitinfo