Quản lý dự án lớn và nhỏ trần thị bích nga, phạm ngọc sáu biên dịch

THƯ VIỆN 'P ĐẠI HỌC NHA TRANG M 658.404 Qu 105 CẨM NANG KINH DOANH B U S I N E S S E S S E N T IA L S your Mentor Ă Guide to Doing Business Effectively CÁC GIẢI PHÁP KINH DOANH HIỆU QUẢ VÀ TH ựC TIỀN NHẠT Ịilih ѴЯ nhỏ 3CJ0018456 ٠ ٢ ٠ MANAGING PROJECTS LARGE AND SMALL IVIETBOOKS NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HOP TP Hồ CHÍ MINH mm QUAN LY DU AN LON VA NHO M anaging Projects Large and Small Bien dich : Tran Thi Bich Nga - Pham Ngoc Sau Hieu dinh : Ti£iLsi-i4ftt7§inrV3^^ ١ /‫؛‬ NHA XUAT BAN TONG HOP TP HO CHI MINH Mục lục Lời gitM thiệu ữưYTRÌNHÙUẢNLÝDựAN Xác ứỊnh tổ chức dụ' án Quản lý việc thực dụ'án Kết thUc dự án 13 15 24 24 NHỮNG NHÂN VẬT CHÍNH CỦA Dự ÁN Nhà tài trợ Nhà quản lý dụ'án TruOng nhOm dự án Thành viên nhOm dự án Các dặc điểm cUanhOm dự án hiệu 27 28 31 32 39 48 ٠ b An t u y En bố n ộ i d un g h o t Bản tuyên bô nội dung hoạt dộng Làm rõ mục tiêu Ràng buộc thời gian Cụ thể phạm vi dụ'án dộng c ủ a d ự Cơ CẤU TỔ CHỨC ĐỂ HÀNH ĐỘNG Cách thUc định Theo dõỉ xU’ ly vấn dề chu Luu biên định hà Lập kế hoạch giao tiếp Phát triển ngân sách An 58 59 61 Ố3 Ố4 68 69 74 75 77 84 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Cơ cấu phân chia cơng việc Uơc tính thịi gian nguồn lực Giao phó cơng việc Ví dụ minh họa Quyết định xúc tiến công việc 89 91 94 95 97 99 ỏ LẬP LỊCH TRÌNH CƠNG VIỆC Kiểm tra mối quan hệ nhiệm vụ Phác thảo lịch trình sơ Tối ưu hóa lịch trình Dùng phần mềm lên lịch làm việc 101 ĐIỀU CHỈNH VÀ TRAO Đổl Khi dự án không phù họp Thách thức giả định 114 115 117 QUẢN LÝ RỦI RO Quản lý rủi ro Nhận biết xác định mức độ nguy rủi ro Hành động để phòng tránh giảm thiểu rủi ro Triển khai kế hoạch đối phó cố bất ngờ để giải hậu xảy 124 102 105 110 112 12Ó 127 129 131 ĐIỀU CHỈNH Dự ÁN 134 Nguồn gốc rủi ro dự kiến hậu chúng 137 PhưoTìg pháp quản lý có khả thích ứng với hồn cảnh 140 10 XT PHÁT ĐÚNG VỊ TRÍ Tầm quan trọng cùa họp mắt Xây dựng chế kết họp Thiết lập tiêu chí hành vi 146 147 150 151 11 đAmbAo CHO Dự An DI ĐỦNG HƯỚNG Kiểm tra giám sảt dụ' án Giải vấn dề ngu'ò'1 Vai trò cUa giao tiếp Giải vấn dề 12 GIAI ĐOẠN KẾT THUC Đánh giá hiệu suất hoạt dộng Lưutrửtài hệu Học hỏi kinh nghiệm Tổ chUc lễ tổng kết PHỤ LỰC A: Cách thức tổ chUc họp hiệu PHỤ LỤC B: Các công cụ thục hủ'u ích 150 157 163 169 171 176 178 179 180 183 185 188 Lời giới thiệu Q ، uản lý dự án nhiệm vụ quan trọng công tác quản lý đại, đặc biệt đối VĨ I dự án lớn, phức tạp địi hỏi nhiều kỹ đa dạng Theo định nghĩa, quản lý dự án cơng việc bố trí, theo dõi sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu khoảng thời gian cụ thể Hình thức quản lý tập trung vào hoạt động đặc trưng dự án, tức tập họp hoạt động nhằm tạo kết định có tính ràng buộc thời gian, nghĩa có thời điểm bắt đầu kết thúc rõ ràng Công việc thiết kế mẫu xe khách ví dụ phù họp với định nghĩa dự án Kết dự án dặc tính kỹ thuật loại xe thử nghiệm thị trường Khi đặc tính kỹ thuật hoàn thiện loại xe vào sản xuất, dự án kết thúc Trách nhiệm sản xuất xe, tiếp thị, bán hàng bảo trì chuyển giao cho phịng ban cơng ty Sự thay đổi nhanh chóng áp lực mạnh mẽ từ cạnh tranh khắc nghiệt khiến ngày nhiều hoạt động tổ chức trở thành công việc dự án Sự thay đổi công nghệ, nhu cầu, thị hiếu khách hàng làm giảm bót tính chất thường nhật cơng việc Cơng việc trỏ' nên phức tạp HARVARD BUSINESS ESSENTIALS phòng ban tổ chức vốn bố trí để làm nhùng việc thường ngày sẻ khó tiếp cận với cơng việc n cạnh đó, áp lực cạnh tranh buộc tổ chức phải khai cơng việc nhanh Để hồn thành hạn phù họp với khoản ngân sách đề ra, dự án cần quản lý tốt Quy mơ dự án lón, việc quản lý hiệu khó khăn Nhà quản lý dự án có nhiệm vụ biến đổi khái niệm mơ hồ ban đầu cấp lãnh dạo thành hệ thống vận dụng kiến thức, kỹ nguồn lực cho mục tiêu quan trọng tổ chức Tóm :ại, cơng tác quản lý dự án người quản lý dự án giúp tổ chức thực nhiệm vụ lớn quan trọng Vì vậy, việc qcản lý dự án cách hiệu mang lại cho tổ chức nhũng lợi ích sau: ٠ Xúc tiến thực công việc thời hạn phim vi ngân sách cho phép ٠ Rút ngắn thời gian phát triển Bằng cách đáp ứng mục tiêu đề phạm vi họp lý, việc quản lý dự án giúp giảm thiểu rủi ro ٠ Sử dụng nguồn lực hiệu Việc quản lý dự án hiệu khơng làm lãng phí tiền bạc thời gian nhân viên VĨI lợi ích này, không lấy làm n٤ạc nhiên giải pháp quản lý dự án áp dụng ngày nhiều cho cơng trình xây dựng lớn, việc pliát triển máy bay quân đội dân dụng, xây dựng website thươig mại điện tử, hoạt hình, nhiều lĩnh vực khác - chí chiến dịch mang tính chất trị Q U Ả N LÝ D ự ÁN L(')'N VÀ N IK ) Nguồn gốc \ iệc xác định mục tiêu, tổ chức máy, hoạch định chiến lược, quàn lý hoạt động đặt chúng vào vị trí trung tâm cơng tác quản lý dự án khơng cịn cơng việc mẻ tổ chức chắn điều đả thực dưói hình thức hay hình thức khác Những cơng trình xây dựng kỳ vĩ giới cổ đại, kim tự tháp Ai Cập, đấu trường La Mã hay hệ thống đưịTig sá thủy lọi, hầu hết có đặc điểm dự án ngày Những cơng việc sẻ khống thể hồn tit khơng có đầu tư thích đáng kỹ thuật, tài chính, nhàn cơng yếu tố khơng thể thiếu công tác quản lý Tương tự, giai đoạn cuối kỷ 19 đánh dấu dự án có quy mơ mức độ phúc tạp đáng kinh ngạc; nhửng tòa nhà chọc tròi đầu tiên, tuyến đường sắt xuyên lục địa, tàu khổng lồ chạy hoi nước Ngay từ đầu kỷ 20, nhà cách tân lĩnh vực kỹ taiiật dân dụng bắt đầu suy nghĩ cách có hệ thống hoTi trước công việc mà họ phải đôi mặt Họ bắt đầu áp cụng phương thúc quản lý theo khoa học Đến thập niên 1930, số phương pháp nhà quản lý dự án chuvên nghiệp thòi đưa vào sử dụng Dự án đập ngăn r.ưóc Hoover, xây dựng từ năm 1931 đến năm 1935, công cụ lập kế hoạch đồ thị Henry Laurence Gantt đề xuất phát triển Biểu đồ gọi lền g tên đơn giản biểu đồ Gantt Trong năm Chiến tranh thê giới lần thứ nhất, dự án Manhattan nghiên cứu để sản xuất loại vũ khí hạt nhân Vào cuối thập niên 1950, PuPont, với trợ giúp cơng nghệ máy tính Remington Rand Univac, áp dụng phương pháp trở nên quen thuộc ngày đường tới hạn để quản lý việc vận hành 10 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS bảo dưỡng nhà máy Gần thịi điểm đó, hảng tư vấn Booz Allen & Hamilton họp tác vói Lực lượng Hải quân Mỹ xây dựng Kỹ thuật kiểm tra đánh giá chương trình (PERT) bao gồm biểu đồ lịch trình cần thiết cho việc phát triển dự án thiết kế tàu ngầm hạt nhân Polaris Ngay mól hình thành, phương pháp quản lý dự án đả nhanh chóng phổ biến lĩnh vực kỹ thuật dàn dụng, xây dựng, công nghiệp quốc phòng nhiều lỉnh vực khác Trên thực tế, hoạt động số công ty nối tiếp dự án lóTi Thay tổ chức hoạt động liên quan đển phịng ban thơng thường (như tài chính, tiếp thị ), nhửng cơng ty xếp phận vào dự án Microsoft cơng ty Dù có phịng ban theo mơ hình doanh nghiệp truyền thống, tổ chức dự án Microsoft (như Office, Windows, v.v.) có ý nghĩa quan trọng nhiều thành công công ty, đồng thòi xác định phương thức hoạt động họ Nâng cao tính chuyên nghiệp Nhờ phổ biến phương pháp quản lý dự án, tổ chức ngày tỏ hiệu việc lập kế hoạch xây dựng cấu Những phương pháp trở thành trọng tâm khóa học nâng cao, dịch vụ tư vấn chưong trình đào tạo quản lý Tính chuyên nghiệp ngày tăng công việc quản lý dự án phản ánh phát triển tổ chức Ví dụ, Hiệp hội Quản lý Dự án (Project M anagement Association) đặt Hà Lan - có sỏ’ khắp Tây Âu, Nga số nước phát triển - thường xuyên đào tạo, tổ chức hội thảo vấn đề quản lý dự án tài trợ cho ấn kỹ thuật QUẢN LÝ Dự ÁN LỚN VẢ NHỎ 11 Trong đó, Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute) - có trii sở Mỹ, gần Philadelphia, với 100.000 thành viên thuộc 125 nước thê giới - nhận trách nhiệm tài trợ cho việc nghiên cứu xuất bản, trì chương trình đào tạo có cấp chứng kiểm tra nghiêm ngặt để nâng cao chuyên môn quản lý dự án Viện hỗ trọ’ nghiên cứu nhằm mở rộng kiến thii'c quản lý dự án đào tạo thông qua hội thảo chuyên đề định kỳ khóa tạo trực tuyến Điểm bất lợi đối vói việc nâng cao tính chuyên nghiệp trí cách thức quản lý dự án người dều nắm vững phuưng pháp lập kế hoạch công việc cách thức làm việc VÓI kế hoạch cùa họ Tuy nhiên, khó khăn nằm việc tiên liệu trước vấn đề có khả xảy Những sụ' việc tưoĩig lai xuất theo nhừng cách bất ngờ q trình nhóm xúc tiến dự án Điều đặc biệt (túng ngành công nghiệp phát triển nhanh Các nhà quản lý dự án phải tiến hành bưó’c chuẩn bị để ln sẵn sằng đối phó VĨI cố bất ngờ, kế hoạch họ phải đủ linh hoạt để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp vói hồn cảnh Các nhà quản lý dành toàn ý vào việc quản lý rủi ro - phần công tác quản lý dự án nhằm dự báo lập kế hoạch cho diễn tiến khơng trùng khó'p với phán đốn Điều xảy ra, sản phẩm mẳu thất bại? Điều xảy ra, khách hàng thay đổi yêu cầu trước hoàn tất dự án? Kê hoạch đối phó với bất ngờ sè triển khai để xử lý nhửng rủi ro Thế khơng lường trước tất bất ngờ, nghĩ đến hội gặp trình thực dự án, dù nhửng hội khuyên khích nhóm xem xét nhằm điều chỉnh kế hoạch cù cho phù họp 178 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS Không phải dự án có kết thúc rị ràng Khơng phải dự án theo trình tự chặt chẽ gồm có mở đảu, thời kỳ hoạt động két thúc rõ ràng Một số dự án đơn giản chuyển từ giai đoạn sang giai đoạn khác Chảng hạn dự án phát triển phần mềm kết thúc với phiên 1.0 chuyển sang việc lập ké hoạch xúc tiến thực phiên 2.0 Tuy nhiên, cá trường hợp đó, việc khép lại dự án nên thực với hoạt động kết thúc trình bày chương ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG Việc đánh giá hiệu suất hoạt động xác nhận chất lượng dự án dựa ba yếu tố tuyên bố nội dung hoạt động điều chỉnh bổ sung • M ục tiêu h ay k ế t cần đạt Có phải tất mục tiêu đểu đạt được? Các kết dự án có đáp ứng u cầu kỹ thuật khơng? Ví dụ, tun bơ địi hỏi cung cấp kế hoạch hoàn chỉnh để tham gia vào thị trường mới, bao gồm dử liệu quy mô thị trường, danh sách sản phẩm cạnh tranh giá, V.V., kế hoạch dự án cung cấp nên đánh giá theo chi tiết ٠ L ịch trìn h Dự án có hồn tất hạn khơng? Nếu khơng, nhóm dự án nên làm hai điều sau: (1) ước tính chi phí khoảng thời gian chậm trễ công ty (2) xác định nguyên nhân đưa giải pháp lẽ áp dụng để ngăn ngừa ٠ Chi phí Chi phí để hồn tất dự án bao nhiêu? Chi phí có) nằm giới hạn ngân sách khơng? Nếu dự án đả chi vượt QUẢN LÝ Dự ÁN LỚN VÀ NHĨ 179 ngân sách, nhóm nên xác định nguyên nhân chi tiêu mức, đồng thời rỗ biện pháp tránh lạm chi Lý tưởng ỉà yêu cầu bên độc lập đứng đánh giá công việc dự án Lưu TRỮ TÀI LIỆU Mọi dự án lớn để lại vô số tài liệu, biên họp, liệu ngân sách, đánh giá hiệu suất hoạt động giai đoạn kết thúc dự án, v.v Những tài liệu phần hồ sơ dự án qua, tất nên thu thập luTi trử Việc lưu trử tài liệu quan trọng nguồn tư liệu để học hỏi Bạn xem xét ví dụ sau đây: Một dự án chiến lược thị trường kết thúc tốt đẹp cách hai năm Kết dự án - phân tích thị trường hồn chỉnh k ế hoạch giới thiệu loại ngủ cốc điểm tâm đánh giá cao với mắt thành công sản phẩm CornCrunchies Giờ Helen - nhà quản lý sản phẩm trẻ công ty ~ giao nhiệm vụ tổ chức lãnh đạo dự án tương tự, với mục tiêu giới thiệu KiddieKrunchies - thực phẩm điểm tâm khác cịn nghiên cứu Khơng muốn thời gian phát minh lại sản phẩm có, Helen thành viên chủ chốt dự án hy vọng học hỏi từ CornCrunchies Cô đề xuất: “Chúng ta thử tìm hiểu xem nhóm tổ chức, lập lịch trình theo dõi tiến độ n ào” Và Helen thành viên chủ chốt nhóm dành vài ngày để nghiên cứu tài liệu lưu trữ dự án CornCrunchies Họ chọn số mẫu báo cáo sứ dụng được, báo cáo nghiên cứu, biểu đồ Gantt Họ 180 HARVARD BUS!NESS ESSENTIALS trao đổi với nhà quan lýdự án số thành viên chinh dự άτι CornCrunchies Cơ nghi: “ThƠRg tin sè gliíp giai đoạn lập k ế hoạch chdng ta dế ddng hon" Sau dO, dồng nghiệp Helen la Stephen phdt dlèu quan trọng Anh nOl: “Đây la bàn bdo cdo tồl vUa hm tháy tập hO sa họp phận tiếp thi V Ớ I Fleldjresh - nhd phdn phối thực phàm lớn Anh Tiieo bdo cdo ndy, Fleldfresh dd dè xuất duạc Idm nha phân phOl dộc quyền ‫ ة‬Anh cho CornCrunchles, nhung chUng ta lạl cl'.ọn Manchester Foods'' Helen dOng ftnh: “va tát cd chUng ta dều biết ràng Mancheiter da Idm việc tệ hạl nhu ndo Copy ‫ ا وا‬bdo cdo dó đl١ Stephen ChUng ta cần dita Fleld‫ ؛‬resh vdo danh sdch Ihd phân phối tiềm chúng to” Trong trường họp này, nhOm cUa Helen dã tlm thấy nhềư thông tin hữu Ich tàl liệu cUa dụ' án tru'ó'c dây: phurng pháp dã dược chUng minh dể tổ chUc công việc xoay quanh việc lập kế hoạch phân tlch tiếp thl, mẫu báo cáo, n.hà plân phOl tiềm ỏ' nước Tưohg tự, dụ' án bạn củngcứ thể “tai nguyên vô glá” dể nhOm dụ' án sau học hỏivà khai thác thông tin - nhu'ng νό'Ι diều kiện bạn tập họp đĩợc tất tà,l l‫؛‬ệu quan trọng lu'u trU chUng theo nhUng hnh thUc dễ tiếp cận HỌC HỎI KINH NGHIỆM Trong bàl viết dăng Harvard Business Review, Frm k Gulliver dã xác dỊnh học hỏl la hoạt dộng qian trọng dụ' án mà nhiều ngu'ị.1 bỏ qua ơng viết: “Nhiều С 0Щ w dd bỏ hdng ngdn gia lập k ế hoạch cho vụ dầu tu, hdng hệu dô la dề thực vụ dầu tu áy, nhung lạl chằng ddnh gld vd lọc QU ẢN Ỉ Ý I) ự ÁN LỚN VẢ N11 () 81 k ỏ i từ đ ó ” Tuy nhiên tổ chức thiển cậu nhu Quân ctội Mỹ trì Trung tâm Học hỏi Quân đội hàng chục năm qua Nhiệm vụ cùa trung tâm học tập điều học từ phương án tác chiến biến học thành lời khuyên thực tế để sau phổ biến lại cho binh lính chiến trường Trung tâm chủ động thu thập thơng tin từ người lính đả trải nghiệm chiến tỉuyến lỉnh vực, từ diễn tập quân đô thị đến chuyện mặc khơng mặc áo chống đạn, hay tính hiệu q hệ thống kỹ thuật cao điều kiện chiến tru'oTig khác Đúc kết học kinh nghiệm nên phần giai đoạn kết thúc dự án Những ngưòl tham gia dự án nên tập họp lại để nhận định việc đúng, việc sai Bạn nên lập danh sách liệt kê thành công, sai lầm, giả định thiếu thực tế hay điều lẻ hoàn thành tốt hoĩi danh sách cần đươc đưa vào hồ sơ lưu trử Bón học Trong viết trẽn tờ H a rv a rd Business R eview, Frank Gulliver đè cập đén bốn học lớn mà ỏng Công tỵ Dầu mỏ Anh (BP British Petroleum) đà tổng kết qua đánh giá dự án Đó là: Xác định chi phí hiệu Trước thực việc đánh giá sau dự án cách có hệ thống, người lập kế hoạch BP dự báo khơng xác phạm vi dựán họ Trong nhiều trường hợp, điều dẫn đến việc hạ thấp ngân sách dự án đến mức phi thực tế Dự báo giảm thiểu rủi ro Từ kinh nghiệm mua lại mở 182 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS rong nha may, nhurng ngudi lap ke hoach du an le nen danh them th i gian can thiet de nghien cufu cac van de thi trtfdng Oanh gia cac nha thau Viec danh gia sau du an dan den vie; lap mot bo phan danh gia nha thau danh rieng cho vie; danh gia nang lijc nha thau va kiem tra hieu suat boat don? cua ho Cai thien congtac quan ly duan Theo de xuattCrviec danh gij sau du an, cong ty da lap mot phong du an de giup ca; ky su phat trien bi quyet chuyen mdn voi muc tieu dao tao h١ trdthanh cac nha quan ly duan lanh nghe Duel day la mot so cau hoi can diroc giai dap phan ioc hoi kinh nghiem: ٠ Khi nhd lai cac cong viec ciia du an, ban cam tha'y nhvng gia thiet ciia nhom phu hop den mde nao? ٠ Nhom CO kiem tra cac gia thiet chu yeu khong? ٠ Cac giai phap thay the tot den mde nao? ٠ Viec ude tinh thdi gian cua nhom c6 sat vdi thuc te khoig? Nhom da ude tinh thdi gian qua rong rai hay qua gap rit? ٠ Lieu cac cuoc hop cua nhom hieu qua hay lang phi thdi giin? Va cau hoi cu6i cung: Ndu mai chdng ta c6 the bat (au lai du an, chdng ta se thay doi nhdng dieu gi? Hay lap danh sach cac bai hoc va sap xep theo he thong, phan nhom theo chu de (vi du: lap ke hoach, lap n^an sach, thuc hien, v.v.) va viet lai tuong tu bang 12-1 Hay tao deu kien de cac nhom du an sau cd the su dung tai lieu ay ‫؛‬au ket qua dat duoc, cac bai hoc c6 the la san pham gia tri ma't cua du an QUẢN LÝ Dự ÁN LỚN VÀ NHỎ 183 BÀNG 12-1 Bãi học kinh nghiệm rút từ dự án Giai đoạn/ nhiệm vụ dự án Những việc có tác dụng ước tính khơng xác hạn mức thời gian hồn tát nhiệm vụ Lám hỏng lịch trình Lập kẽ hoạch/ ước; tinh thời gian Thưc hiện/ kiểm soát ngán sách Những vỉệc vò tác dụng Việc báo cáo ngân sách hai tuán lán có thề xác định phương sal trước chúng vượt ngồi tầm kiềm sốt Cách cảỉ thiện Phải có hệ thổng ước tính, Khơng đốn Tiếp thu lời khun chun gia Đã ước tính tháp ngân sách phát triền phán mẻm phải sử dụng ngn lục bên ngồi Lán sau đưa vào nhóm nhân vièn cống nghệ thông tin cống ty Áp dụng học kinh nghiệm vào công việc Một cách để bạn áp dụng học kinh nghiệm vào còng việc tạo tinh liên tục vẻ nhân dự án mà cịng ty bạn khởi xướng Ví dụ, néu cơng ty vừa hoàn tát dự án phát triển phần mềm, lưu ý số người tham gia dự án nẽn phân cơng vào dự án Họ sè mangtới họctừdựán trước nguồn kinh nghiệm kién thức quý giá đói với thành viên lẳn đáu tiên tham gia dự án Tỏ CHỨC LỄ TỎNG KẾT Nêu tuân thủ theo hướng dẫn đưa sách này, bạn thức bắt đầu dự án họp 184 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS mắt Nhà tài trợ củng có mặt kiện để tạo sức mạnh tinh thần hành trình mà bạn sửa thực hiện, mục tiêu mà dự án đạt Giám đốc điều hành đến để giải thích tầm quan trọng dự án đối VĨI cơng ty tồn thể nhân viên công ty Vậy kết thúc dự án, bạn củng hăy làm tương tự, với cơng việc phản ánh nhửng bạn làm tác động dự án công ty Nếu dự án thành công, nhớ mời khách hàng, nhà cung ứng nhân viên, dù không tham gia vào dự án, đà giúp đỡ nhóm suốt quy trình thực dự án Nếu dự án khơng hồn tồn mong muốn, nhấn mạnh công sức mà người bỏ mục tiêu đạt Nhà quản lý dự án nên nhân hội để cảm ơn tất người giúp đỡ tham gia dự án Sau tất cả, đà đến lúc bạn mở rưọư kỷ niệm thời điểm kết thúc dự án TÓM TẮT Hãy đánh giá hiệu dự án sở mục tiêu thành tích cần đạt nêu tuyên bố nội dung hoạt động việc tn thủ lịch trình chi phí Việc lưu tài liệu dự án tạo hồ sơ lưu trử để học hỏi tương lai Vào cuối dự án, tổ chức họp thức để rút kinh nghiệm điều dẫn đến thành công hay thất bại Hãy lập danh sách mục lưu hồ sơ để nhóm dự án tham khảo Hãy tổ chức họp kết thúc dự án để thức tuyên bố chấm dút dự án, ăn mừng thành công, rút học kinh nghiệm cảm ơn tất nhủlig người tham gia QUẢN L,Ý ‫ ﻻ‬Ụ’ ΛΝ LỚN VÀ ΝΙ‫ ؛‬0 185 Phụ lục A Càc^ thức tồ chức họp htệu quU Họ!) )à hoạt động cần thiết trinh tiến hành cOng việc tổ chức hay nhOm dụ' án Ví họp tliuOng xuyên diễn dều có tinh chất quan trọng, nên chUng phải du'o'c tổ chUc cho cO thể phát huy hiệu, cao Bạn cO thể cO họp hiệu quả, lull ý dến nhUng khía cạnh clid yếu sau dây cUa họp: chuẩn bị, diễn tíến họp, tlieo dOi sau họp CHUẨN BỊ Bạn hẳn dã tUng tham dụ' họp du'ọc chuẩn bị so' sài không chuẩn bỊ NhUng họp dó chắn khdng thể dạt kết Đơi khi, mục đích họp khơng dui.)'c xác định rỏ ràng, hay nhUng cá nhân cO vai trO quan trọng lại khOng du'0'c mO'1 tha!n gia Bạn c(١tliể tránh sai lầm cách làm theo nhù'ng quy tắc thOng thuOng sa١i: ٠ Đảm bảo tất họp bạn cần thiết BO'1 họp hành làm tiêu phi thò'i gian cUa nhU'ng ngu'ò'1 diỊ' họp, nên cO thể dạt du'0'c mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hảy làm nhu' ٠ Làm rõ tất mục tỉêu họp Mồi ngu'ò'1 tham diỊ' phải trả lò'i du'0'c nhu'ng câu hỏi sau: Tại tơí cO mặt ỏ' dây? Nếu mục dích cUa họp định, hây thông báo trước cho nguờỉ diều dó dể họ cO thOi gian chuẩn bị dầy dU nhUng tài liệu cần thiết 186 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS • Mời người dự họp Chỉ mời người đóng góp ý kiến, người cần phải tham dự người học hỏi từ họp ٠ Hãy phổ biến trước lịch trình họp Chương trình họp gián tiếp xác định mục tiêu họp ٠ Thăm dò trước nhân vật chủ chốt tham dự họp Bạn sê chủ động cho họp, bạn biết trước người tham dự nghĩ mục quan trọng chương trình họp Những điều bạn biết gợi ý Số sửa đổi chương trình ٠ Yêu cầu người sẵn sàng Điều có nghĩa đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận định DIỄN TIẾN HỌP Để họp diễn suôn sẻ mong muốn, bạn nên thực nhừng điều sau: ٠ Xác định mục đích họp Cho dù bạn nói rõ mục đích mời người dự họp, bạn nên nhắc lại ٠ Hăy để người bày tỏ ý kiến Nếu vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian họp, vài ngưòá tham dự ngại phát biểu, bạn nói: “Cảm ơn ý kiến anh, Phil Cịn suy nghĩ vấn đề gì, Charlotte?” ٠ Giữ cho thảo luận khỏi lạc đề Những họp vượt ngồi vấn đề làm người lăng phí thời gian ٠ Kết thúc việc xác nhận kế hoạch hành động cụ thể Cuộc họp bạn nên dẫn đến hành động đó' QUẢN LÝ Dự An lớ n VA NHO 187 “ChUng ta hảy định thuê DataWhack cài dặt hệ thống máy chU va nhu' đả tri, tàm d٥'n dặt hàng, BiJl gọi diện cho nhân viên bán hàng lên lịch trinh, c(')n Janet chịu trách nhiệm tim ngu'ời ly hệ thống máy chU chUng ta” THEO DÕI SAU CUỘC HỌP Sau họp kết thUc, tất nguOJ thudng có xu hương xả Ιιο'Ι nói: “May quá, họp đả kết thUc” Nhung chua thật kết thUc, bạn ngưòl diều khiển họp nhận trách nhiệm nhUng hoạt dộng sau họp dó phải s()ạn thảo biên họp theo tinh thần này: Ngươt gửi: Richard Ngươt ả ậ n : Nhỏm dự dn cOng nghệ thông tin Cam ơn cdc bạn dd tham dự họp sdng Chting ta dd chọn DataWhack tdm nha cung ứng chinh cho hệ thống mdy chủ chiing ta Tôt xem ddy ta hột tốt vd ta định dua chUng ta ttến gần dến vtệc hodn tất dự dn Cdc hdnh dộng sau dtnh ndy td: ٠ Tôt sè Idm dơn dặt hdng ٠ Bill 5ẽ liên hệ vơi' nhân viên bán hàng lịch tóm việc ٠ lanet bốt dàu hm ngiíơt ty hệ thống mdy chU cU Hdy hodn tất nhUng cơng vtệc tuần Sau dó chiíng ta thể chuyển qua nhiệm vụ k ế tiếp Biên họp cỏ tác dụng khuyến khích người thơng qua việc nói họ dang tiến gần dến mục tiêu minh, dồng thời nhắc nhở số người tham dự bước hành dộng mà họ dã tri họp 188 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS Phụ lục B Các cơng cụ thực hữu ích Phụ lục có Số công cụ giúp bạn đạt hiệu cao việc thành lập nhóm, quản lý tiến trình dự án, sàng lọc vấn đề điển hình Xác định dự án (hình B-1) Biểu mẫu giúp bạn phát vấn đề thông Số dự án Cơ cấu phân chia cơng việc (hình B-2) Hãý dùng mẫu để phát triển Cơ cấu phân chia công việc nhằm đảm bảo bạn khơng bỏ sót phần quan trọng hoạt động phức tạp, ước tính khơng mức thời gian tiền bạc cần thiết để hoàn thành công việc Báo cáo tiến độ dự án (hình B-3) Hãy dùng mẫu để đánh giá tiến độ, cung cấp thông tin cho người, nghĩ bước kê tiếp SUV QUẢN LÝ Dự ÁN LỚN VẢ NHỎ 189 HINH B-1 Xác định dự án Phát vấn đé thơng só càn dự án Một dự án “thật ’ Đáu nhu cáu hay mục đích việc má cố gầng thực hiện? Điéu khiến người cho vẩn đê cán giải quyết? Moi người dùng tiêu chuẩn để đánh giá thảnh công dự án? Cac thành phán liên quan Ai co quyén lợi giải pháp hay kết này? Mục tiêu thành phán liên quan tới dự ản khác nào? Những phận hay cá nhân não ảnh hưởng đến hoạt động hay kết dự án? Ai đóng góp nguồn lực (con người, khơng gian, thiết bị ngán sách)? Các kỹ cán thiết cho dự án Kỳ cán thiết Kỳ mà thành vỉèn nhóm cung cấp 1 2 3 4 5 6 190 HARVARD BUSINESS ESSENTIALS HÌNH B-2 Cơ cáu phân chia công việc Mô tả tổng quan dự án: Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cáp Nhiệm vụ phụ cáp Khoảng thời gian c io nhiệm vụ phụ cáp ٤ Nhiệm vụ phụ cáp Khoảng thời gian cto nhiệm vụ phụ cáp Tổng thời gian (giờ/tuán/ngày) Nhiệm vụ Nhiệm vụ phụ cáp Tổng thời gian (giờ/tuân/ngày) QUAN LÝ Dự ÁN LỚN VÀ NHO 191 HINH B-3 Báo cáo tién độ dự án Dự án: Người chuẩn bị: Trong khoảng thời gian từ: đến: Hiện trạng Các đỉém mốc cho thời kỳ Đã đạt (liệt kê) Sấp tới (liệt kê) Các ván đé chính: Đã giải (liệt kè) Cán giải (liệt kê) Các định chính: Đã thực (liệt kè) Cán thực (liệt kè) Người thực Thời điềm Tinh trạng ngân sách: Gợi ý Chú ý bát kỳ thay đổi vé mục tiêu, thời hạn phạm vi dự án phản phổi nguón lực (bao gổm người tài chính) Các bước Liệt kè bước hành động cụ thề thực để hỏ trợ dự án thành cơng Nẽu có thề nèu tèn ngày tháng bén cạnh tửng bước hành động Bước hành động Ý kiến đóng góp Người chịu trách nhiệm Ngày QUẨN LÝ Dự ÁN LỚN VÀ NHỎ Managing Projects Large and Small F ir st N ews Chiu trách nhiệm xuất bản: TRẦN ĐÌNH VIỆT Biên tập Trình bày Sửa in Thực hiên : : : : Lê Thu Giang First News Xuân Giang First News - Trí Việt NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HỢP TP HỊ CHÍ MINH 62 Nguyễn Thị Minh Khai - Quận ĐT: 8225340 - 829Ó7Ó4 - 8221917 - 8223Ó37 - 829Ó713 In 000 CLiổn khổ 16x24cm XN In Cơng ty Vãn Hoa Phương Nam (160/13 ĐƠI Cung ũ 11 TP HCM) Giây ĐKKHXB sô’ 448-07/CXB/20 19/TH.ĩPHCIVl cấp 21/1 1/2007 Giây trich ngang sô' 1224'QD THTPHCM In xong nôp lưu chiếu quy IV/2007 ... ữưYTRÌNHÙUẢNLÝDựAN Xác ứỊnh tổ chức dụ'' án Quản lý việc thực dụ ''án Kết thUc dự án 13 15 24 24 NHỮNG NHÂN VẬT CHÍNH CỦA Dự ÁN Nhà tài trợ Nhà quản lý dụ ''án TruOng nhOm dự án Thành viên nhOm dự án Các... tuần hay nhiều tháng sau, đến cuối dự án, vấn đề lộ rõ, lúc muộn để xử lý Tất khía cạnh khác liên quan đến dự án việc quản lý dự án đề cập chi tiết nội dung sách ? ?Quản lý dự án lớn nhỏ? ?? Cũng khác... QUẢN LÝ Dự An l On v A NflO 31 NHÀQƯẢN LÝ Dự An Bất kỳ dự án cUng cần có nhà quản lý Nhà quản lý dụ'' án nguOl cliịu trách nhiệm lập kế hoạch lịch trinh cho nhiệm vụ cUa dự án cUng nhu'' quản lý