HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 I. ĐÁNH GIÁ , NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8. Công ty cơ khí 19-8 được thành lập ngày 06-06-1979 trong khoảng thời gian đó đến nay, công ty không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Từ một nhà máy nhỏ đi lên, cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn lạc hậu, trình độ quản lý sản xuất kinh doanh chưa cao chưa đồng bộ . Đặc biệt việc tổ chức công tác kế toán của công ty ngày đầu nói chung còn nhiều hạn chế , chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty . Trước tình hình đó , yêu cầu đặt ra cho công ty phải củng cố lại sản xuất kinh doanh của toàn công ty , tổ chức lại bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán sao cho phù hợp với tình hình mới . Mặc dù công ty đã đạt được những thành công nhất định song công ty cũng đã và đang gặp không ít khó khăn trong cơ chế thị trường . Thực tế mà xét hiện nay công tác quản lý sản xuất kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng ở công ty phần nào đã được củng cố hoàn thiện phù hợp với yêu cầu đặt ra của công ty . Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý khá chặt chẽ, khá khoa học và lãnh đạo công ty đều có trình độ quản lý cũng như nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc , hầu hết họ đều có nhiều kinh nghiệm . Riêng bộ máy kế toán của công ty về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay . Nó không chỉ phản ánh và giám đốc được tình hình sử dụng vật tư , lao động , tiền vốn mà còn tổ chức thu thập sử lý và cung cấp các thâng tin quan trọng phục vụ đắc lực cho việc chỉ đạo hoạt đông sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Ngoài ra viêc tổ chức xắp xếp và bố trí nhân viên ở phòng tài chính kế toán của công ty là tương đối hợp lý , đảm bảo cho nhiệm vụ kế toán đặt ra được tiến hành và đạt hiêu quả cao. Khi đi sâu nghiên cứu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty cơ khí 19-8 đây thực sự là một phần hành kế toán cực kỳ quan trọng và không thể thiếu để hạch toán sản xuất kinh doanh . Bởi nó không những cung cấp số liệu kịp thời , nhanh chóng và chính xác cho việc phân tích tình hình sản xuất cũng như tình hình tiêu thụ sản phẩm và thanh toán công nợ với khách hàng mà còn phản ánh giám đốc một cách chính xác , đầy đủ kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình thanh toán các khoản phải nộp cho nhà nước . Trong quá trình hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty cơ khí 19- 8, sau khi đi sâu và tìm hiểu tôi thấy rằng có những mặt làm được và chưa làm được như sau : Ưu điểm : - Về phương pháp ghi sổ : Hiện nay kế toán công ty thực hiện việc ghi sổ theo phương pháp thủ công. Với hình thức kế toán nhật ký chứng từ thì phương pháp này là phù hợp với công tác kế toán, tăng cường tính thống nhất của kế toán. Mặt khác do trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ kế toán nên kế toán đã thực sự trở thành công cụ hữu hiệu cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Về kế toán thành phẩm : Công ty đã chấp hành chế độ quản lý và bảo quản thành phẩm một cách khoa học. Hệ thống quản lý như : kho tàng, phòng kế hoạch, phòng kế toán thường xuyên đối chiếu số liệu, đảm bảo quản lý thành phẩm một cách chặt chẽ, tránh được mọi sự hao hụt, mất mát, nhầm lẫn. Công ty hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song đã phù hợp với đặc điểm thành phẩm và trình độ của cán bộ kế toán. áp dụng phương pháp này giúp việc quản lý thành phẩm ở kho, phòng kế toán được chính xác và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu tình hình xuất nhập kho thành phẩm. - Về công tác tiêu thụ thành phẩm : Doanh thu tiêu thụ được kế toán phản ánh kịp thời và chi tiết theo từng hoá đơn, từng loại thành phẩm, từng hình thức thanh toán. Từ đó giúp cho việc xác định doanh thu bán hàng trong kỳ chính xác và đầy đủ. Mặt khác công ty đã sử dụng hợp lý các hình thức thanh toán phù hợp với các đối tượng khách hàng và có chế độ khuyến khích khách hàng bằng cách chiết khấu kho khách hàng nên công tác tiêu thụ được đẩy mạnh. - Về kế toán thanh toán với khách hàng : Kế toán đã mở sổ chi tiết thanh toán với từng đối tượng khách hàng cụ thể giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình hình công nợ của từng khách hàng cũng như toàn bộ công nợ của khách hàng từ đó kịp thời có các biện pháp thu hồi nợ tránh bị chiếm dụng vốn quá nhiều. - Về kế toán giá vốn hàng bán : Kế toán tính toán và xác định một lần vào cuối tháng dựa trên bảng kê số 8 (Nhập-xuất-tồn thành phẩm) và được tính toán chi tiết theo từng loại thành phẩm giúp lãnh đạo nắm bắt chính xác tình hình sản xuất kinh doanh, số lượng nhập- xuất-tồn kho trong kỳ của từng loại thành phẩm. Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nên kế toán phải lập nhiều sổ sách theo dõi cho từng loại vì vậy công ty đã trang bị máy tính nhằm hỗ trợ cho công việc kế toán nên giảm được khối lượng công việc kế toán. Có thể nói, hiện tại công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ ở Công ty cơ khí 19-8 đã thực hiện khá quy củ, khoa học, có độ tin cậy cao. Việc mở sổ kế toán, ghi chép hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng theo đúng nguyên tắc kế toán nên đã cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công ty trước những quyết định về sản xuất kinh doanh của lãnh đạo. Tồn tại : - Về phương pháp ghi sổ : Hiện nay kế toán công ty ghi sổ theo phương pháp thủ công, mặc dù phù hợp với hình thức kế toán NKCT nhưng trong điều kiện hiện nay, yêu cầu quản lý và sử lý số liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác. Nhưng bằng phương pháp thủ công sẽ khó khăn, dễ sai sót, nhầm lẫn ảnh hưởng đến việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh. - Về đánh giá thành phẩm : Thực tế hiện nay thành phẩm được đánh giá theo giá thực tế. Cách đánh giá này có hạn chế là đến cuối kỳ mới xác định được tổng giá thành thực tế của từng loại thành phẩm nên không đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác của kế toán. Đối với thành phẩm xuất kho, công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để đánh giá thành phẩm xuất kho, công việc này kế toán chỉ thực hiện vào cuối tháng do lúc đó mới tổng hợp được tổng nhập trong kỳ. Còn hàng ngày khi xuất kho thành phẩm kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng . Hiện nay công ty đang sản xuất nhiều loại sản phẩm nên việc xuất nhập diễn ra thường xuyên hàng ngày. Do đó chức năng giám đốc bằng tiền của kế toán chưa được phát huy do không theo dõi được mặt giá trị. - Về kế toán bán hàng : Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích khách hàng mua hàng, công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán linh hoạt. Trong đó số khách hàng được mua hàng trả chậm (Các dịch vụ, đại lý) là phổ biến, nên rủi ro trong thanh toán là khó tránh khỏi. Tuy nhiên công ty không lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi nếu vậy khi khách hàng không có khả năng thanh toán thì công ty phải hạch toán lỗ, như vậy chưa đảm bảo nguyên tắc “thận trọng” khi thực hiện chế độ kế toán hiện hành. - Về sổ chi tiết : Kế toán công ty chưa lập sổ chi tiết cho TK911 Xác định kết quả kinh doanh cho từng loại sản phẩm mà chỉ lập sổ cái TK 911 cho toàn công ty – như vậy không xác định chính xác được kết quả của từng loại sản phẩm. Mặt khác chi phí bán hàng, chi phí QLDN không được phân bổ cho từng loại sản phẩm tiêu thụ , nên việc xác định lỗ lãi cho từng sản phẩm dẫn đến quyết định chọn lựa kế hoạch sản xuất kinh doanh từng loại mặt hàng sẽ khó khăn. II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 Ý kiến 1 : Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN cho từng mặt hàng (thành phẩm) Phần trước đã nêu, công ty cơ khí 19-8 hiện nay đang tập hợp chi phí bán hàng, chi phí QLDN trên bảng kê số 5 . Nhưng hai loại chi phí này không được phân bổ cho từng thành phẩm để xác định kết quả riêng cho chúng . Vì vậy công ty nên phân bổ hai loại chi phí này cho từng thành phẩm hoặc nhóm thành phẩm. Việc trước tiên phải chọn tiêu thức để phân bổ chi phí Hai loại chi phí này liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ta có thể chọn một trong hai tiêu thức để phân bổ hai loại chi phí này . Đó là giá vốn hàng bán và thu nhập của doanh nghiệp (thu nhập bán hàng, thu nhập khác) Nếu chọn tiêu thức phân bổ là giá vốn hàng bán thì chỉ phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả sản xuất kinh doanh chính . Mà ở đây chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan cả tới hoạt động khác của doanh nghiệp : hoạt động tài chính hoạt động bất thường nên khi phân bổ chi phí QLDN để xác định kết quả của hoạt động khác thì tiêu thức này không phù hợp . Tiêu thức thu nhập của doanh nghiệp nếu được chọn làm tiêu thức phân bổ thì có thể phân bổ được cả chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho mọi hoạt động và ở góc độ hẹp hơn là phân bổ cho các loại thành phẩm, hàng hoá để xác định kết quả riêng cho chúng. Việc phân bổ hai loại chi phí trên được tiến hành theo công thức sau : Chi phí bán hàng Tổng chi phí bán hàng phân bổ cho một = phát sinh trong kỳ Doanh thu của loại SP M trong kỳ X SP M trong kỳ Tổng doanh thu trong kỳ Chi phí QLDN Tổng chi phí QLDN phân bổ cho loại = phát sinh trong kỳ Doanh thu SP M trong kỳ X SP M trong kỳ Tổng doanh thu trong kỳ Ví dụ : - Tổng chi phí bán hàng PS trong kỳ : 30.000.000 - Tổng chi phí QLDN : 60.000.000 - Tổng doanh thu trong kỳ là : 1.500.000.000 - Doanh thu SP nhíp : 1.300.000.000 + Chi phí bán hàng phân bổ cho SP nhíp là : 30.000.000 X 1.300.000.000 = 26.000.000 1.50000.000.000 + Chi phí QLDN phân bổ cho SP M là : 60.000.000 X 1.300.000.000 = 52.000.000 1.500.000.000 Ý Kiến 2 : Xác định kết quả bán hàng riêng cho từng loại sản phẩm : Hiện nay kế toán công ty xác định kết quả bán hàng trên cơ sở tập hợp từ các NKCT và các bảng tổng hợp có liên quan để ghi vào sổ cái TK 911 như vậy công ty không biết cụ thể lợi nhuận của mỗi thành phẩm tiêu thụ. Vì vậy, để tạo thuận lợi cho việc quản lý, hạch toán chánh sai sót, nhầm lẫn và có những thông tin cụ thể, chính xác thì trước khi vào sổ cái kế toán nên mở sổ chi tiết TK 911 theo từng loại thành phảm như: TK 911.1 – Kết quả tiêu thụ SPA TK 911.2 – Kết quả tiêu thụ SPB TK 911.3 – Kết quả tiêu thụ SPC Cách mở sổ: + Căn cứ bảng kê số 8, bảng kê số 5 và các sổ tài khoản, bảng tổng hợp có liên quan, kế toán ghi vào phần ghi nợ TK 911, ghi có các TK 632, TK 641, TK 642 phản ánh trị giá vốn và các khoản chi phí phân bổ cho từng loại thành phẩm tương ứng. + Tương tự như trên: Phần ghi có TK 911; nợ TK 511 phản ánh doanh thu thuần tương ứng. Cột nợ TK 911; có TK phản ánh lãi từng loại thành phẩm. Ví dụ: Xem bảng SỔ CHI TIẾT TK 911.1 Tháng 3/2004 Tên sản phẩm: Nhíp ô tô TT Diễn giải TK đối ứng Tháng 3/2004 Nợ Có 1 Gía vốn hàng bán 632.1 1.061.363.000 2 Chí phí bán hàng 641.1 26.000.000 3 Chi phí QLDN 642 52.000.000 4 Doanh thu 511.1 1.300.000.000 5 Lãi 160.637.000 Ý Kiến 3 : Về lập dự phòng rủi ro những khoản phải thu khó đòi Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty thường bán chịu sản phẩm cho nhiều khách hàng khác nhau , đại bộ phận khách hàng đều có khả năng thanh toán . Tuy nhiên cũng có khách hàng vì tình hình tài chính gặp nhiều khó khăn hoặc vì lý do nào đó không có khả năng trả hết nợ cho công ty . Các khoản tiền nợ của những khách hàng này được gọi là nợ phải thu khó đòi đồng thời để đề phòng tổn thất các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế về những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán và phản ánh được giá trị thực của tài sản công ty trên bảng cân đối kế toán . Cuối niên độ kế toán công ty cần phải phân tích từng khoản nợ đối với từng khách hàng nợ để tìm ra các khoản nợ phải thu khó đòi và tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán . Số tính trước này gọi là '' Dự phòng phải thu khó đòi '' Tuy nhiên việc xác định các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản lý nhà nước ( nếu là doanh nghiệp nhà nước ) . Số nợ này theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính để chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán. Ý Kiến 4 : Công ty nên áp dụng rộng rãi các phần mềm kế toán trong công tác kế toán, giúp giảm bớt khối lượng ghi chép, việc xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác hạn chế sai sót, tiết kiệm lao động vì hiện nay ở công ty việc sử dụng máy tính còn hạn chế, công việc kế toán chủ yếu vẫn thực hiện thủ công , số liệu ghi chép nhiều vừa tốn thời gian lại không đảm bảo được độ chính xác. Cơ cấu phòng kế toán nhỏ, một nhân viên phải đảm nhiệm nhiều phần việc kế toán nên đến kỳ hạch toán rất bận, khó tránh khỏi nhầm lẫn. Vì vậy, việc ứng dụng các phần mềm kế toán là phù hợp và rất cần thiết, nó vừa giảm nhẹ khối lượng công việc, tránh được sai sót đồng thời cung cấp thông tin đa dạng, chính xác, kịp htời cho yêu cầu quản lý. Các biện pháp cụ thể : - Công ty cần trang bị hệ thống máy tính đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thực tế công tác kế toán tại đơn vị. - Có kế hoạch đào tạo độ ngũ cán bộ nhân viên sử dụng thành thạo máy tính để phục vụ tốt công tác kế toán trên máy. - Ứng dụng các phần mềm máy tính phù hợp với phương pháp hạch toán và quản lý của công ty. Ý Kiến 5 : Nâng cao vai trò của kế toán quản trị nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận của đơn vị : * Có các biện pháp tăng cường đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm. Quản lí chặt chẽ công tác bán hàng ( có các chính sách thưởng, phạt hợp lý cho công tác tiêu thụ sản phẩm, công tác thu hồi công nợ ) Cụ thể về chiết khấu thương mại: Hiện tại công ty đã thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán ngay. Song nên phân nhỏ các mức được chiết khấu hơn nữa để kích thích hơn nữa đối với khách hàng. Ví dụ : 1 triệu – 3 triệu hưởng 2% >3 triệu – 5 triệu hưởng 3% >5 triệu – 7 triệu hưởng 4% . Công ty A mua hàng số tiền hàng chưa thuế là : 6.000.000 đ ( trả bằng tiền mặt ) mức chiết khấu được hưởng là : 6.000.000 x 4% = 240.000 đ Kế toán ghi sổ : Nợ TK 521 : 240.000 Có TK 111 : 240.000 Cuối tháng tập hợp các khoản chiết khấu thương mại và phản ánh vào báo cáo doanh thu thành phẩm. Lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay công ty đang có lượng sản phẩm nhíp ô tô tồn kho tương đối lớn, một số loại do sản xuất từ vài năm trước nên hình dáng, mẫu mã, chủng loại xe, thậm chí cả chất lượng chưa đáp ứng với thị trường hiện nay. Một mặt công ty nên cân đối giữa sản xuất và tiêu thụ cho phù hợp, mặt khác cần lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm tránh những thiệt hại cho công ty trong thời gian tới. Kế toán sử dụng tài khoản 159 ‘Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh tình hình trích lập và hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách hạch toán : Vào cuối năm tài chính, sau khi tính mức cần lập dự phòng giảm giá cho số hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp kế toán phải so sánh với số đã lập dự phòng ở cuối năm trước ( Dư có TK 159) : - Nếu số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số đã lập ở cuối năm trước thì tiến hành trích lập bổ sung và ghi Nợ TK 632 Phần chênh lệch Có TK 159 - Nếu số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số đã lập ở cuối năm trước thì kế toán ghi sổ Nợ TK 159 Phần chênh lệch Có TK 632 Giải pháp này gúp cho doanh nghiệp đảm bảo được giá trị thành phẩm dự trữ, chủ động trong sản xuất kinh doanh tránh được những thiệt hại. * Xây dựng các định mức vật tư kỹ thuật sát với từng khâu trong quá trình sản xuất nhằm giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. KẾT LUẬN Sau khi đi sâu vào nghiên cứu lý luận và thực tiễn kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty cơ khí 19-8 , em thấy rằng đây thực sự là một bộ phận kế toán vô cùng quan trọng , cần thiết và không thể thiếu để hạch toán kế toán sản xuất kinh doanh . Là một mắt xích cuối cùng trong một chuỗi mắt xích liên kết rất chặt chẽ với nhau, không thể tách rời , do đó để có thể dễ dàng nhận thấy phần hành kế toán này giữ vị trí vai trò cơ bản trong công tác kế toán ở công ty . Mặt khác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là bộ phận kế toán luôn được lãnh đạo công ty quan tâm chú ý và coi trọng nhất, bởi vì nó không chỉ cung cấp số liệu kịp thời , nhanh chóng , đầy đủ và chính xác về kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn là cơ sở cho ban lãnh đaọ công ty đưa ra phương hướng biện pháp hữu hiệu để tăng cường quản lý sản xuất kinh doanh ở kỳ tiếp theo cũng như đề ra nhiệm vụ cơ bản phải thực hiện trong thời gian tới . Với tầm quan trọng như vậy cho nên kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng luôn được ban lãnh đạo nghiên cứu để hoàn thiện cải tiến cho phù hợp với chế độ quản lý hiện hành, từ đó đáp ứng được yêu cầu quản lý trong cơ chế mới . Trong thời gian thực tập tại công ty em thấy rằng mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng đem hết sức lực và trí tuệ để góp phần đưa công ty ngày một đi lên vững bước trong cơ chế thị trường , luôn đi đầu trong quá trình công nghiệp hoá , hiện đại hoá đất nước . Cuối cùng một lần nữa , em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty cơ khí 19-8 cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán và cô giáo Trần Thị Nam Thanh đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này . Ngày 20 tháng 05 năm 2004 Sinh viên Ngô Thị Minh Tâm . HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19- 8 I. ĐÁNH GIÁ , NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM. THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19- 8. Công ty cơ khí 19- 8 được thành lập ngày 06-06 -197 9 trong khoảng thời gian đó đến nay, công ty không