Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Việt Vượng

phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty TNHH Việt vợng I. bài học kinh nghiệm về hoàn thiện công tác kế toán bán hàng Lý luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra. Điều đó đòi hỏi công tác quản lý trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đúng đắn kịp thời của mỗi quyết định đa ra. Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành một công cuộc quản lý hữu hiệu đối với mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác tính toán ghi chép thuần tuy về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời. Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lý lấy đó để làm cơ sở để đa ra những quyết định thích hợp. Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển đợc hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán của doanh nghiệp . Chế độ kế toán hiện nay đợc ban hành thống nhất cho toàn bộ nền Kinh tế Quốc dân (ngoại trừ một số quy định riêng cho một số doanh nghiệp kinh doanh có tính chất đặc thù). Tuy vậy, trong quá trình áp dụng vào thực tiễn các doanh nghiệp thì chế độ kế toán còn nhiều điều bất cập và tính thống nhất hợp lý cũng nh sự phù hợp đối với từng doanh nghiệp. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá phải đáp ứng những nhu cầu sau: - Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nớc - Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung cũng nh kế toán bán hàng hoá nói riêng một cách hiệu quả, khoa học và tiết kiệm. - Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp. Trải qua 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Việt Vợng đã đạt đợc những thành công nhất định. Công ty đã mở rộng đợc thị trờng tiêu thụ, từng bớc triển khai các giải pháp có hiệu quả, thiết lập đợc quan hệ với các bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng đơn vị mình có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mời và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ. Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế trong khu vực cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhng với tiềm lực sẵn có của mình, Công ty đã từng bớc khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển, kinh doanh ổn định. Một trong những nhân tố làm nên sự thành công của Công ty cũng nh kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý kinh doanh thơng mại của đơn vị: công tác bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh đợc chính xác kế toán xác định kết quả bán hàng của Công ty thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác. Việc lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá bán ra nhìn chung là kịp thời, chấp hành đúng quy định của hệ thống kế toán Việt Nam. Các mẫu sổ kế toán sử dụng đơn giản cụ thể dễ ghi chép. Về công tác tổ chức lao động kế toán, toàn bộ các nhân viên kế toán Công ty có trình độ đại học, nắm vững chế độ kế toán tài chính. Các nhân viên trong phòng kế toán đợc phân công phân nhiệm vụ rõ ràng đảm bảo mỗi ngời đều phải có trách nhiệm với phần hàng mình đảm nhận. Bên cạnh tính độc lập thì việc tổ chức kế toán của Công ty còn đảm bảo đợc tính thống nhất nhịp nhàng giữa công việc củacác kế toán viên. Giữa các kế toán viên thờng xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Về việc áp dụng khoa học kỹ thuật trong công tác kết toán, trong những năm gần đây Công ty đã đa máy vi tính vào sử dụng trong kế toán. Phòng kế toán đợc trang bị 2 máy vi tính, phần lớn các nhân viên kế toán có khả năng sử dụng đợc chơng trình kế toán máy. mặc dù phần lớn công việc kế toán vẫn đợc ghi chép bằng tay xong việc đa máy vi tính vào sử dụng bớc đầu đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn công tác kế toán ở Công ty đặc biệt là trong việc lu trữ và cung cáp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, rõ ràng, đáp ứnt yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty 1.Về tài khoản kế toán sử dụng Tại Công ty kế toán hàng hoá chi tiết tài khoản 1561 giá mua hàng hoá nh sau: TK 1561: giá mua hàng hoá nhập kho TK 1561 A -GT: giá mua hàng giao thẳng TK1561 B -UT: hàng nhận xuất khẩu uỷ thác Việc Công ty sử dụng tài khoản nh trên là cha hợp lý vì tài khoản 1561 chỉ phản ánh giá mua của hàng hoá nhập kho. Trờng hợp mua bán vận chuyển thẳng, Công ty nên đa tài khoản 157 vào sử dụng thay vì sử dụng tài khoản 1561 A -GT vì hàng hoá trong trờng hợp này sau khi tiếp nhận của ngời bán Công ty vận chuyển thẳng đến kho ngời mua, không qua nhập kho của Công ty. Việc hạch toán vào tài khoản 1561 A -GT làm cho hàng tồn kho của Công ty tăng lên một cách giả tạo. Trong trờng hợp này, khi tiếp nhận hàng vận chuyển thẳng cho khách hàng căn cứ vào chứng từ mua hàng ghi trị giá mua hàng bán thẳng. Nợ TK 157 Có TK 111, 112, 133 (Thuế và phí nộp Nhà nớc ) Thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu phải nộp ghi: Nợ TK 3331 Có 111, 112 Khi giao nhận hàng với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 Trờng hợp nhận xuất khẩu uỷ thác, khi Công ty nhận hàng của bên uỷ thác xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toán bộ trị giá hàng hoá nhận về cần ghi đơn vào bên nợ TK 003 Hàng nhận bán hộ ( nếu bán theo giá CIF) chứ không TK 1561 B -UT vì hàng hoá trong trờng hợp này không thuộc sở hữu của Công ty. Hiện tại theo dõi doanh thu, hàng hoá nhập khẩu xuất kho đợc ghi chép theo từng khối hàng, tuy nhiên kế toán Công ty không mở các tài khoản chi tiết theo khối hàng. Số liệu trên cơ sở các TK 156, 511, 632, 911, 641, 642 đều chung cho tất cả các khối hàng, do đó cha phản ánh rõ kết quả tiêu thụ từng khối hàng thì kế toán phải tiến hành tính toán lại rất mất thời gian không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin. Vì vậy, theo em kế toán Công ty nên hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo từng khối hàng. Để thực hiện việc này, kế toán có thể mở chi tiết các tài khoản sau: TK 15611 : Giá mua hàng thuộc khối sữa TK 15612 : Giá mua hàng htuộc khối thiết bị TK 15613 : Giá mua hàng thuộc khối đồ dùng Các tài khoản 511, 631, 641, 642, 911 chi tiết tơng tự. Làm đợc nh trên sõ đảm bảo cho kế toán quản trị có sơ sở để phân tích giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy đợc xu hớng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu t vào thị trờng nào mặt hàng nào để đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất. 2. Sổ sách kế toán Việc ghi sổ kế toán tại Công ty còn đơn giản và có nhiều điểm cha hợp lý. Thứ nhất, việc lập hai sổ theo dõi hoá đơn ( một sổ để theo dõi khi khách hàng mang hoá đơn đến phòng kế toán để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn một sổ theo dõi hoá đơn khi thủ kho giao hàng cho khách) là không cần thiết vì cả hai sổ này không nhằm mục đánh hạch toán mà chỉ dùng để quản lý hoá đơn, hơn nữa nó còn làm tăng khối lợng ghi chép cho nhân viên kế toán. Thứ hai, về Sổ theo dõi chi phí thu mua nh đã trình bày thì việc ghi chép chi phí nh vậy không phân biết đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào, vì vậy đếm kỳ sau khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu xem chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm nh vậu rất mất thời gian. Theo em, thay vì việc ghi chép theo kiểu liệt kê chi phí theo hàng dọc, kế toán Công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau: Sổ theo dõi chi phí thu mua TK 1562 Tháng 6/2005 Chứng từ Diễn giải Phát sinh trong kỳ(hay còn lại tháng trớc chuyển sang) Phân bổ trong kỳ Còn lại Ngày Số hiệu Sữa Frisolac23N-QL10 11.016.000 1.836.000 9.180.000 Sữa FrisoPre 4.464.000 3.348.000 1.116.000 Tổng số phân bổ trong kỳ 5.184.000 Làm nh trên thì sau mỗi lần phân bổ thì kế toán biết đợc chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại bao nhiêu để tiện cho phân bổ tiếp theo. Thứ ba, sổ theo dõi doanh thu còn có nhợc điểm là mới chỉ thể hiện đợc tổng tiền hàng trên mỗi hoá đơn mà cha thể hiện đợc đơn giá, số lợng tứng lần bán hàng. trong đó, nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu gía mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã đợc ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Theo em, kế toán Công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết bán hàng Khối sản phẩm sữa Tháng 6/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn vị tính Doanh thu Thuế GTGT Ngày Số l- ợng Đơn giá Thành tiền 4/1/01 46205 Sữa Friso Pre 131 Hộp 1800 72.700 130.864.000 13.086.400 8/1/01 46212 Sữa Frisolac 131 Hộp 1200 62.700 75.240.000 7.524.000 . . . . . . . Cộng 1.025.000.000 102.500.000 Thứ t, nh trên đã đề cập ở trên, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng TK 157 để hạch toán hàng giao thẳng. sổ theo dõi hàng giao hàng thẳng cũng nên quản lý chi tiết theo từng khối hàng chứ không nên hạch toán tập trung trên cùng 1 tài khoản nh hiện nay. Hơn nữa, do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên có không đợc quản lý về mặt số lợng trên thẻ chi tiết hàng hoá vì vậy nên đa thêm chỉ iêu số lợng hàng giao thẳng vào quản lý trên sổ theo dõi hàng giao thẳng. Với đặc điểm kinh doanh thiết bị, hàng tiêu dùng, các sản phẩm sữa nên có rất nhiều mặt hàng, chủng loại kích cỡ nên để đảm bảo quản lý chặt chẽ hàng hoá, cứ 6 tháng Công ty tiến hành kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng hoá tồn kho 1 lần và lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin thờng xuyên, kịp thời về nhập- xuất- tồn hàng hoá thì cuối mỗi quý kế toán hàng hoá nên lập một báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hoá báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá theo mẫu quy định. 3. Ghi chép và phân bổ chi phí Theo thông t số 63/1999/TT- BTC ngày 07/6/1999 hớng dẫn việc quản lý doanh thu,chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nớc thì các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn dợc hạch toán vào chi phí tài chính nhng kế toán Công ty lại đa khoản này vào TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Đã có rất nhiều ý kiến về việc phản ánh chi phí lãi vào đâu? Đã có ý kiến cho rằngcần phải hạch toán chi phí lãi vay trung thực đúng bản chất hoạt động của nó. Điều đó có ý nghĩa là tiền vay theo chức năng hoạt động nào thì chi phí lãi vay đợc tính vào chi phí hoạt động đó. ở Công ty chi phí lãi vay phần lớnđợc sử dụng vào việc thu mua hàng hoá nh vậy kế toán nên đa chi phí lãi vay này vào chi phí thu mua. Khi trả lãi tiền vay mua hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 1562 Có TK 111, 112 Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả lãi tiền vay kế toán ghi: Nợ TK 641, 642 Có TK 111, 112 Hàng năm Công ty sử dụng một khoản tiền vay rất lớn để thu mua hàng hoá (năm 2000 là gần 2 tỷ ). Chính vì vậy khoản chi phí lãi vay cũng rất lớn vì vậy việc hạch toán khoản chi phí này vào đâu, nh thế nào sẽ ảnh hởng đến tính chính xác tơng đối của kết quả bán hàng. Nh vậy, doanh nghiệp nên có kiến nghị với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý, vì nếu đa hết chi phí lãi vay vào TK642 nh hiện nay ở Công ty thì không phản ánh chính xác chức năng của chi phí. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý của doanh nghiệp xác đình chung cho tất cả các mặt hàng kinh doanh và phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ. Việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ nh ở Công ty là hợp lý vì lợng hàng hoá tồn đầu kỳ và cuối kỳ là tơng đ- ơng nhau. Tuy vậy chi phí bán hàng hàng quý cần đợc phân bổ cho từng nhóm hàng, mặt hàng kinh doanh để theo dõi cụ thể kết quả bán hàng của nhóm mặt hàng. có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đối tợng kế toán chi tiết. Việc phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng hay mặt hàng kinh doanh sẽ giúp cho việc đa ra báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh từng nhóm hàng giúp cho lãnh đạo Công ty biết đợc hoạt động nào đem lại hiệu quả để tăng cờng khuyến khích, còn hoạt động nào không có hiệu quả để tìm nguyên nhân khắc phục. 4. Phơng hớng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bớc sang năm 2005, nền kinh tế đất nớc tiếp tục đợc thúc đẩy phát triển, từng bớc hội nhập vào nền kinh tế quốc tế và khu vực. Thêm vào đó, nền kinh tế khu vực đang dần hồi phục, thị trờng trong nớc và xuất khẩu đang có chiều hớng khá hơn sẽ tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cỷa kinh tế đất nớc. Tuy nhiên nền kinh tế đất nớc vẫn còn những tồn tại và yếu kém cha đợc khắc phục, nhịp độ tăng trởng cha cao, sức mua trong nớc còn hạn chế tình hình kinh doanh nội địa nhày càng có sự cạnh tranh gay gắt hơn. Cùng đứng trớc những khó khăn thử thách của nền kinh tế đất nớc Công ty cần phải xác định hớng đi đúng đắn để tiếp tục sự phát triển ổn định của mình. Qua nghiên cứu tình hình thực tế ở Công ty TNHH Việt Vợng, em xin đa ra một số phơng hớng và biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp nh sau: Về vấn đề bán hàng hoá: Tiếp tục tìm kiếm các mặt hàng mới và thị trờng mới cho xuất khẩu đồng thời củng cố và phát triển kinh doanh các mặt hàng và thị trờng đã đ- ợc thiết lập. - Mở rộng thị trờng nội địa, đẩy mạnh bán hàng tồn, tăng cờng bán trực tiếp bán lẻ cho các đơn vị sản xuất và ngời tiêu dùng. - Với các đơn vị kinh doanh thơng mại, công tác tiếp thị quảng cáo đóng một vai trò quan trong trong việc tăng doanh số bán. Hiện tại, việc quảng, tiếp thỉ Công ty hầu nh cha có. Nh vậy để có thể tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, Công ty nên có những biện pháp tuyên truyền quảng cáo trên các phơng tiện thông tin, có các biện pháp xúc tiến bán hàng để thúc đầy lợng hàng bán ra, rút ngắn vòng quay hàng hoá, tăng vòng quay của vốn, đảm bảo tiết kiệm chi phí sử dụng vốn cũng nh bảo quản hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty phải nắm bắt đợc thông tin, nhu cầu hàng hoá để từ đó có mức dự trữ phù hợp. Về công tác quản lý tài chính. - Công ty phải giữ quan hệ tốt với ngân hàng, giữ tín nhiệm trong việc vay trả nhằm giải quyết đủ vốn kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Theo dõi và thu hồi công nợ đúng hạn, có biện pháp tích cực đòi nợ ráo riết nhng vẫn chú ý giữ gìn mối quan hệ với khách hàng. Về tổ chức lao động : Công ty nên sắp xếp tổ chức, cơ cấu hợp lý, biên chế gọn, làm việc có hiệu quả. Đánh giá lại đội ngũ cán bộ quản lý, thay đổi cán bộ quản lý kém năng lực. Ngoài các biện pháp trên thì việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán cũng là một biện pháp quan trọng. Công ty đã đa máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán nhng vẫn cha khao thác tận dụng đợc hết chức năng của chúng. Hiện tại, kế toán máy cỷa Công ty mới chỉ dừng lại ở việc lu trữ thông tin còn phần lớn công việc vẫn làm bằng tay. Công ty nên cài đặt chơng trình kế toán phù hợp với điwuf kiện kinh doanh, tổ chức bồi dỡng nghiệp vụ kế toán máy cho các kế toán viên đảm bảo kế toán máy thực sự trở thành công cụ cập nhật xử lý cung cấp và lu trữ thông tin cho ngời sử dụng. Kết luận Trong điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng nh hiện nay, vấn đề quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức thận trọng, nhạy bén trong mỗi quyết định tài chính. Trong chiến lợc về quản lý, kế toán luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng. Nó là công cụ quản lý hiệu lực nhất vời chức năng phản ánh và giám đốc toàn bộ quá trình kinh doanh. Vì vậy việc tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý ảnh hởng lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin về doanh nghiệp chính xác kịp thời nhất. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tuy chỉ là một phần trong công tác kế toán nói chung của doanh nghiệp. Song, nó là một phần hành quan trọng ảnh hởng không nhỏ đến toàn bộ kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Vợng, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài Hoàn thiện công tác Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ . Trong một chừng mực nhất định, bài viết đã giải quyết đợc những nội dung cơ bản sau: -Trình bày khái quát hệ thống lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Trình bày khái quát thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Việt Vợng đồng thời đa ra những nhận xét khái quát và một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Trần Mạnh Dũng đã tận tình hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Phòng Kế toán trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Vợng. . nhằm hoàn thiện công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty 1.Về tài khoản kế toán sử dụng Tại Công ty kế toán hàng hoá chi tiết. trình thực tập tại Công ty TNHH Việt Vợng, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài Hoàn thiện công tác Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ . Trong một