ở giai đoạn này công ty có nhiệm vụ tổ chức thu mua tiếp nhận gia công khai thác chế biến để cung cấp vàvận tải cho các dơn vị của Bộ, các thiết bị toàn bộ, các vật t chuyên dùng, chuyên
Trang 1THựC TRạNG HạCH TOáN Kế TOáN TIÊU THụ Và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty vật t và thiết
ở giai đoạn này, công ty có hai chuyên nghành chính :
+Thứ nhất, là ngành hậu cần của cơ khí luyện kim, quản lí kho tàng hàng hoá chongành và một phần nền kinh tế quốc dân
+Thứ hai là phục vụ chiến đấu, vận tải lơng thức và vũ khí phục vụ cho tiền tuyến.Công ty đã hình thành các kho (Tổng kho I ở Yên Viên, Tổng khoII ở Hải Phòng,Tổng kho III ở Thái Nguyên), các ban tiếp nhận (Ban tiếp nhận I ở Yên Viên , Bantiếp nhận II ở hải Phòng , Ban tiếp nhận III ở Đà Nẵng),các xí nghiệp (Xí nghiệpvận tải Yên Viên , Xí nghiệp vật liệu I ở Đông Anh)
Năm 1978, do yêu cầu phát triển của toàn xã hội, Xí nghiệp thiết bị toàn bộ thuộccông ty vật t đợc nhà nớc quyết định tách ra để tổ chức thành công ty thiêt bị toàn
bộ trực thuộc bộ cơ khí luyện kim cũ
1.2 Giai đoạn từ năm1978-1993
Ngày 12/01/1979, hội đồng chính phủ đã ra quyết định số 14/CP hợp nhất công tyvật t và công ty vật t và thiết bị toàn bộ thành một công ty lấy tên là :"Công ty vật t
và thiết bị toàn bộ " trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim cũ ở giai đoạn này công ty
có nhiệm vụ tổ chức thu mua tiếp nhận gia công khai thác chế biến để cung cấp vàvận tải cho các dơn vị của Bộ, các thiết bị toàn bộ, các vật t chuyên dùng, chuyênngành thông dụng, tổ chức tiêu thụ các sản phẩm kể cả thiết bị toàn bộ do các đơn
vị sản xuất Đến năm 1991, công ty đã đợc bộ công nghiệp nặng giao thêm nhiệm
vụ xuất nhập khẩu trực tiếp với các hãng nớc ngoài
1.3 Giai đoạn từ năm 1993 đến nay
Trải qua một thời gian hoạt động, ngày 5/5/1993, công ty đợc thành lập lại theoquyết định số 214QĐ/TCNSTD với tên "Công ty vật t và thiết bị toàn bộ " ,tên giaodịch quốc tế là MATEXIM (Material and technical export import corporation)
- Giấy phếp kinh doanh số 018234 cấp ngày 20/5/1993
- Giấy phép kinh doanh xuất khẩu số 1.01.1.022./CP ngày 20/9/1993
- Trụ sở công ty : Đờng Hoàng Quốc Việt -Nghĩa Đô -Hà Nội
- Điện thoại : 8.343065- 8361692- 8344241
- Fax :84 - 4 - 8345416
Tài khoản số :
Trang 2- 362 -111 - 370 - 257 , tại ngân hàng ngoại thơng Việt Nam
- 710A - 00626 tại hội sở chính ngân nàng Công Thơng Việt Nam
-710A - 0045 tại chi nhánh ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội
Tổng số vốn :28 tỉ đồng
Trong đó :Vốn cố định :8 tỉ đồng
Vốn lu động :20 tỉ đồng
Những nhiệm vụ chức năng chủ yếu của công ty là:
-Xuất khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật t và phụ tùng, thiếy bị phục vụ chosản xuất của ngành công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả nớc
-Làm các dịch vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sảnxuất
-Là đại lí bán hàng cho một số hãng nớc ngoài:
+Đại lí độc quyền cho tập đoàn SUDMOcủa cộng hoà Liên bang Đức
+Đại lí bán và vận chuyển xr máy cho công ty Hon Da Việt Nam
+Đại lí bán các loại xe nâng của hãng Ligitrans- Đan mạch
Ngoài những hoạt động chủ yếu trên công ty còn là :
-Thành viên sáng lập Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
-Thành viên sáng lập công ty liên doanh cơ khí Việt Nhật chuyên sản xuất các sảnphẩm bằng gang đúc có chất lợng cao
-Hội viên của phòng thơng mại và công nghiệp Việt nam
-Hiện tại công ty vật t và thiết bij toàn bộ có quan hệ buôn bán với nhiều nớc trênthế giới nh :Thái Lan, Singapore, Malaysia, Anh, Pháp ,Đức
Các đơn vị thành viên trực thuộc công ty:
- Chi nhánh vật t Miền Nam
- Chi nhánh vật t Miền Trung
- Chi nhánh vật t Tây Nguyên
- Chi nhánh vật t Hải Phòng
- Chi nhánh vật t Thái Nguyên
- Chi nhánh vật t Nam Hà Nội
- Tổng kho I
- Xí nghiệp vật t vận tải
- Xí nghiệp thơng mại dịch vụ
- Cửa hàng bán xe và dịch vụ do Honda uỷ nhiệm
Trang 3Qua một quá trình sản xuất kinh doanh, hiên tại nguồn vốn kinh doanh của doanhnghiệp là 92.453 tỉ bao gồm:
Vốn chủ sở hữu: (Vốn NSNN cấp và vốn tự bổ xung) :30.142 tỉ
Vốn vay nợ:62.311tỉ
Xết về cơ cấu vốn thì vốn cố định chiém 18.6% còn vốnlu động chiếm 81.4%
Trong nhữngđiều kiện nh trên, công ty đã đúng dắn tìm ra hớng đi đúng để khắcphục khó khăn, đảm bảo sự phát triển ổn định của mình
Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm 1999,2000,2001 củacông ty:
Bảng1: Thực hiện các chỉ tiêu qua các năm:
Bớc sang năm 2000, do tình hình kinh tế khu vực nói riêng cũng nh tình hìnhkinh tế thế giới nói chung có nhiều biến động nên công ty không tránh khỏi những
ảnh hởng Tuy nhiên không để cản trở bớc phát triển của mình, trong năm 2000Công ty và các cơ sở đã từng bớc triển khai các biện pháp có hiệu quả, phát huy tối
đa các khả năng của mình nh đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu,tăng cờng củng
cố các mối quan hệ với các bạn hàng; cho các đối tợng trong và ngoài nớc thuê khotàng bến bãivà làm dịch vụ vận chuyển bốc xếp hàng hóa, gia công chế biến cácsản phẩm từ nhựa mây tre đan để xuất khẩu Nhờ những cố gắng trên Công ty đẫtừng bớc ổn định đợc hoạt động kinh doanh, nâng cao doanh số,đảm bảo tốt việcnộp ngân sách hàng năm
Sang năm 2001 Công ty và cơ sở chú trọng hơn tới thị trờng trong nớc cũng
nh nớc ngoài để nâng cao doanh thu.Đồng thời Công ty đề ra các kế hoạch cụ thể
để ổn định tốt hoạt động kinh doanh, tỏ rõ khả năng của mình trên thị trờng
Trải qua 30 năm phấn đấu, công ty đã không ngừng củng cố và phát triển : Cótrên 10 thành viên trực thuộc công ty ở hầu hết các thành phố lớn ở 3 miền Bắc -Trung -Nam và Tây Nguyên Đời sống của cán bộ công nhân viên ngày một nângcao, xây dựng đợc cơ ngơi khang trang, trang bị hệ thống điện thoại, fax, máy tính
Trang 4Công ty đã và đang chứng tỏ khả năng sức mạnh của mình trên thơng trờng , khẳng
định uy tín của mình trong và ngoài nớc
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty
Cùng với sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lí củacông ty ngày càng gọn nhẹ và hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí theo môhình tập trung
Sơ đồ bộ máy công ty
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau:
*Giám đốc : Là ngời lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiểmtớc bộ côngnghiệp về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Giám đốc có toànquyền quyết định đối với hoạt động của công ty theo pháp luật ,theonghị định của
đảng uỷ và công đoàn công ty theo thực tế về quản lí sản xuất kinh doanh trongcông ty
*Đảng uỷ công ty:Là tổ chức đại diện cho các đảng viên công ty,dựa vào các nghịquyết của Đảng để tổ chức hớng dẫn công ty thch hiện nhiệm vụ của mình
*Công đoàn công ty:Là tổ chức đai diện cho ngời lao động trong công đoàn công tytham gia vào công tác quản lí công ty và bảo vệ quyền lợi cho ngời lao động
*Phó giám đốc : Là ngời giúp việc cho giám đốc và phụ trách những lĩnh vực dogiám đốc uỷ quyền
Công đoàn công ty Giám đốc công ty
Đảng ủy công ty
Kế toán trởng Phó giám đốc
Ban kiểm toán nội bộ
Văn phòng công ty
Phòng tổ chức lao
động
Phòng kĩ thuật kho và vận tải
Phòng tài chính
Trang 5*Kế toán trởng:Là ngời phụ trách toàn bộ tình hình tài chính kế toán của công ty.
*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đảm bảo các chức năng :
-Lập kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng tháng, hàng quý, hàng năm
-Kinh doanh các máy móc thiết bị phụ tùng
-Làm đơn hàng mời thầu quan hệ ngoại giao với nớc ngoài để thực hiện hoạt độngxuất nhập khẩu
-Làm công tác quảng cáo tuyên truyền trong và ngoài nớc
*Phòng tài chính kế toán đảm nhận các chức năng sau :
-Chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin và hạch toánkinh tế của công ty
-Theo dõi giá cả trong nớc
-Tính toán cân đối thu chi
-Quản lí kho tàng hàng hoá
*Phòng kĩ thuật kho và vận tải đảm nhận các chức năng :
-Đảm bảo công tác vận chuyển hàng hoá
-Đảm bảo kho tàng, cất giữ bảo quản hàng hoá
-Thiết ké thi công sửa chữa các công trình xây dựng của công ty Sửa chữa bảoquản các phơng tiện kĩ thuật
-Hớng dẫn về mặt pháp luật cho các hoạt động của công ty
-Giải quyết các công việc hành chính sự nghiệp : Văn th lu trữ,thực hiện công tácphục vụ quan hệ giao dịch của các phòng ban
*Ban kiểm toán nội bộ :
-Tổ chức kiểm toán các đơn vị thành viên, xử lí tổng hợp kết quả kiểm toán nội bộ.-Bồi dỡng nghiệp vụ cho kế toán viên
-Đề ra các biện pháp chấn chỉnh
-Giúp lãnh đạo đánh giá việc thực hiện qui chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của
hệ thống kiểm soát nội bộ, tình hình chấp hành luật pháp
4.Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán:
Trang 6*Kế toán tổng hợp : Thực hiện việc ghi chép sổ cái, kiểm tra đối chiếu số liệu vàlập các báo cáo kế toán nộp cho cấp trên.
*Kế toán hàng hoá : Kế toán hàng hoá theo dõi hàng hoá để mua vào và bán ra cả
về số lợng và giá trị theo từng nhóm hàng Kế toán hàng hoá căn cứ vào các phiếunhập xuất hàng hoá để lập chứng từ nhập xuất hàng hoá của bộ phận kế toán hànghoá dể vào sổ chi tiết cho từng khách hàng từng nhà cung cấp
*Kế toán thanh toán và tiền lơng : có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng séc,bằng tiền mặt Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh (các chứng từ về thanhtoán tiền mặt, séc, cáckhoản thanh toán lơng, thanh toán tiền tạm ứng )để chuyểntiền và làm các thủ tục thanh toán Dựa trên căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch đã đợcgiám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán sau đó tập hợp lênphiếu chi và vào sổ kế toán
*Kế toán tài sản cố định : Kế toán tài sản cố định theo dõi chi tiết từng tài sản cố
định, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của tàisản cố định thông qua việc lập thẻ tài sản cố định Căn cứ để lập thẻ tài sản cố định
là biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, bảngtrích khấu hao tài sản cố định, biên bản thanh lí tài sản cố định vầ các tài liệu kĩthuật có liên quan Hàng tháng kế toán tài sản cố định lập bảng phân bổ khấu haocho từng đối tợng sử dụng tài sản cố định để làm cơ sở tính chi phí
*Kế toán ngân hàng : Công ty có mối quan hệ với ngân hàng công thơng Việt Nam.Nhiệm vụ kế toán là làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vào các chiứng
từ phát sinh để lập các chứng từ chuyển tiền bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng séc theotừng công việc và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán
và tiền lơng
Kế toán tài sản cố
định
Thủ quĩ
Kế toán ngân hàng
Kế toán
hàng hóa công nợKế toán
Phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc
Trang 7*Thủ quĩ :Căn cứ vào các chứng từ phát sinhcủa kế toán thanh toán để thu chi tiền
và vào sổ quỹ Sổ quỹ đợc khoá vào cuối mỗi ngày Hàng tháng thủ quỹ còn căn
cứ vào sổ công nợ để ghi chép sổ sách, lên sổ số d để thu hoàn tạm ứng của từngngời
4.2 Tổ chức hình thức sổ kế toán
*Hệ thống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng đợcvận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc đợc qui định ở Quyết định 1141/TC-QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995và thông t số 10/TC-CĐKTcủa Bộ tài chính Vì là mộtcông ty lớn với hoạt đọng kinh doanh đa dạng nên công ty sử dụng hầu hết các tàikhoản trong hệ thống tài khoản
*Hình thức kế toán áp dụng : Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ.Kì hạch toán là tháng
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty
II/Hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty vật
t và thiết bị toàn bộ.
1.Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý :
Các mặt hàng của công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, kích
cỡ khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các loại thép chất l ợng caonhập khẩu cho ngành cơ khí chế tạo và các loại máy móc thiết bị nhập Công tychủ yếu nhập các loại mặt hàngcủng nh máy móc của Trung Quốc và Hàn Quốc.Thị trờng mua bán của công ty nói cung tơng đối ổn định và có tơng lai phát triển
mở rộng hơn với các nớc trong khu vực nói riêng và thế giới nói chung Đồng thờicông ty bán các loại thép chát lợng cao cũng nh các mặt hàng khác cho thị trờngtrong nớc, Công ty xuất hàng sang Nga và các nớc Đông Âu.Việc quản lí hàng hoá
đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Hàng hoá xuất kho đợc tính
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ chi tiết tài khoản
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng
từ gốc
Sổ cái
Bảng cân đối phất sinh
Báo cáo kế toán
Trang 8theo phơng pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theogiá nhập của lô đó Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm mặt hàng khácnhau ) và số lợng hàng tồn kho rất lớn nên công ty không có điều kiện để lập báocáo nhập, xuất, tồn kho hàng tháng Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hànghoá một cách chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hànghoá, đánh giá lại chất lợng hàng tồn kho cũng nh điều chỉnh lại giá trị hàng tồn khotheo giá thị trờng và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá.
2 Các phơng thức bán hàng ở công ty :
Công ty áp dụng 2 phơng thức bán hàng chủ yếu sau:
-Phơng thức bán buôn qua kho : Bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công tyhoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên
-Phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng: Sau khi hàng nhập về cảng của công tytiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuậntrong hợp đồng
Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn đợc chú trọng về những mặt sau:-Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ : Hàng hoá trớc khi nhập xuất phải đợckiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh qui cách Chính vì vậy ở công ty không có tr-ờng hợp hàng bán bị trả lại, hay giảm giá hàng bán do kém phẩm chất
-Về giá bán hàng hoá : Hệ thống giá bán đợc xác định trêngiá mua thực tế cộngvới chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự biến động của giá cả thị trờng Giábán hàng hoá thờng đợc thoả thuận với ngời mua cho nên các mặt hàng của công tykhông có giá bán cố định nh các mặt hàng của các công ty thơng mại khác
3.Tài khoản sử dụng
Việc hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công tymang tính độc lập Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh
đúng chế độ, tuy nhiên có trờng hợp tài khoản 156 "Hàng hoá" là có sự khác biệt.Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán kế toán tiêu thụ và xác
định kết quả kinh doanh nh sau:
-TK 156"Hàng hoá": Tài khoản này đợc chi tíêt thành 2 tài khoản cấp 2
*TK1561"Trị giá mua của hàng hoá "
*TK1561:Phản ánh giá mua hàng bán qua kho
+TK1561- A-GT: Phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng khôngqua kho
Trang 9-TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Do công ty không có giá bán cố định xác định từ trớc về việc hàng hóa nhậpxuất luôn đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng qui cách nên tại công ty không có trờnghợp hàng bán bị trả lại củng nh giảm giá hàng bán nên công ty không sử dụngTK531 và TK532
4.Hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá
4.1 Chứng từ kế toán:
4.1.1 Chứng từ kế toán hàng hóa bán qua kho:
Trớc khi xuất kho giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hoá đơnGTGT thành 5 liên Một liên lu lại phòng kinh doanh, 4 liên lại giao cho kháchhàng Khách hàng cầm hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Sau đó
kế toán đa lại hoá đơn cho ngời mua Ngời mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho
để làm thủ tục nhận hàng Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho l u lại một liên để ghi
sổ kho sau đó xuất hàng cho ngời mua Ngời mua giữ lại 1 liên (liên đỏ).Thủ khochuyển 2 liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán
Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng nh sau:
Ngày 10 tháng 11 năm2001
Đơn vị bán hàng: Công ty vật t và thiết bị toàn bộ (MATEXIM)
Địa chỉ : Nghĩa Đô-Từ Liêm-HN.Số tài khoản :710A 00628 NH Công thơngVN
Trang 104.1.2 Chứng từ kế toán hàng hóa bán thẳng không qua kho có tham gia thanh toán.
Với phơng thức bán hàng này, căn cứ vào hóa đơn đặt hàng của khách, phòngkinh doanh tiến hành giao dịch với phía nớc ngoài để thỏa thuận với số lợng giá cảhàng hóa, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng với khách hàng
Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT (nh mẫu1) và cử ngời xuống tiếp nhận hàng hóa Hàng hóa có thể giao trực tiếp cho kháchhàng hay chuyển đến một địa điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng Khi giao nhậnhàng hóa, công ty lập biên bản giao nhận có xác nhận của bên mua để làm căn cứthanh toán sau này
Biên bản giao nhận có mẫu nh sau:
I.Bên A: Công ty Vật t và thiết bị toàn bộ
-Đại diện bên A: Ông Nguyễn Văn Hùng cán bộ phòng kinh doanh
4.2 Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa
Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toánthực tế có những điểm rất khác biệt so với phơng pháp này Trình tự ghi sổ kế toántại công ty diễn ra nh sau:
Ngời mua hàng
(Kí,ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị (Kí,đóng dấu,ghi rõ họ tên)
Kế toán trởng (Kí,ghi rõ họ tên)
Trang 11Sơ đồ16: Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa
4.3 Kế toán nghiệp vụ giá vốn hàng hóa xuất bán
Công ty quản lí hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song Hàng ngày căn cứvào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lợng hànghoá) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán
Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại phòng kế toán khi nhận đợc hoá đơn bánhàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá Sổ nàygiống nh sổ kho nhng theo dõi thêm chỉ tiêu giá trị hàng hoá Công ty quản lýhàng theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì đơn giá của lô đó để tính giáxuất
Mẫu3 (Trang )
Ngoài ra việc quản lí hàng hoá theo từng loại trên thẻ chi tiết hàng hóa, kế
toán còn theo dõi giá mua của hàng hóa nhập xuất trên sổ theo dõi giá mua hàngnhập kho và sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho theo hoá đơn
