TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ THIẾT BỊ TOÀN BỘ (VT&TBTB)

THựC TRạNG HạCH TOáN Kế TOáN TIÊU THụ Và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty vật t và thiết bị toàn bộ VT&TBTB I/đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động tại công ty vật t

THựC TRạNG HạCH TOáN Kế TOáN TIÊU THụ Và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty vật t và

thiết bị toàn bộ (VT&TBTB)

I/đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động tại công ty vật t và thiết bị toàn bộ -MATEXIM

ở giai đoạn này, công ty có hai chuyên nghành chính :

+Thứ nhất, là ngành hậu cần của cơ khí luyện kim, quản lí kho tàng hàng hoácho ngành và một phần nền kinh tế quốc dân

+Thứ hai là phục vụ chiến đấu, vận tải lơng thức và vũ khí phục vụ cho tiềntuyến

Công ty đã hình thành các kho (Tổng kho I ở Yên Viên, Tổng khoII ở HảiPhòng, Tổng kho III ở Thái Nguyên), các ban tiếp nhận (Ban tiếp nhận I ở YênViên , Ban tiếp nhận II ở hải Phòng , Ban tiếp nhận III ở Đà Nẵng),các xínghiệp (Xí nghiệp vận tải Yên Viên , Xí nghiệp vật liệu I ở Đông Anh)

Năm 1978, do yêu cầu phát triển của toàn xã hội, Xí nghiệp thiết bị toàn bộthuộc công ty vật t đợc nhà nớc quyết định tách ra để tổ chức thành công ty thiêt

bị toàn bộ trực thuộc bộ cơ khí luyện kim cũ

1.2 Giai đoạn từ năm1978-1993

Ngày 12/01/1979, hội đồng chính phủ đã ra quyết định số 14/CP hợp nhất công

ty vật t và công ty vật t và thiết bị toàn bộ thành một công ty lấy tên là :"Công tyvật t và thiết bị toàn bộ " trực thuộc bộ cơ khí và luyện kim cũ ở giai đoạn nàycông ty có nhiệm vụ tổ chức thu mua tiếp nhận gia công khai thác chế biến đểcung cấp và vận tải cho các dơn vị của Bộ, các thiết bị toàn bộ, các vật t chuyêndùng, chuyên ngành thông dụng, tổ chức tiêu thụ các sản phẩm kể cả thiết bịtoàn bộ do các đơn vị sản xuất Đến năm 1991, công ty đã đợc bộ công nghiệpnặng giao thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu trực tiếp với các hãng nớc ngoài

1.3 Giai đoạn từ năm 1993 đến nay

Trải qua một thời gian hoạt động, ngày 5/5/1993, công ty đợc thành lập lại theoquyết định số 214QĐ/TCNSTD với tên "Công ty vật t và thiết bị toàn bộ " ,têngiao dịch quốc tế là MATEXIM (Material and technical export importcorporation)

- Giấy phếp kinh doanh số 018234 cấp ngày 20/5/1993

- Giấy phép kinh doanh xuất khẩu số 1.01.1.022./CP ngày 20/9/1993

- Trụ sở công ty : Đờng Hoàng Quốc Việt -Nghĩa Đô -Hà Nội

- 710A - 00626 tại hội sở chính ngân nàng Công Thơng Việt Nam

-710A - 0045 tại chi nhánh ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội

Tổng số vốn :28 tỉ đồng

Trong đó :Vốn cố định :8 tỉ đồng

Vốn lu động :20 tỉ đồng

Những nhiệm vụ chức năng chủ yếu của công ty là:

-Xuất khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật t và phụ tùng, thiếy bị phục vụcho sản xuất của ngành công nghiệp và các ngành kinh tế quốc dân trong cả n-ớc

-Làm các dịch vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sảnxuất

-Là đại lí bán hàng cho một số hãng nớc ngoài:

+Đại lí độc quyền cho tập đoàn SUDMOcủa cộng hoà Liên bang Đức

+Đại lí bán và vận chuyển xr máy cho công ty Hon Da Việt Nam

+Đại lí bán các loại xe nâng của hãng Ligitrans- Đan mạch

Ngoài những hoạt động chủ yếu trên công ty còn là :

-Thành viên sáng lập Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex

-Thành viên sáng lập công ty liên doanh cơ khí Việt Nhật chuyên sản xuất cácsản phẩm bằng gang đúc có chất lợng cao

-Hội viên của phòng thơng mại và công nghiệp Việt nam

-Hiện tại công ty vật t và thiết bij toàn bộ có quan hệ buôn bán với nhiều nớctrên thế giới nh :Thái Lan, Singapore, Malaysia, Anh, Pháp ,Đức

Các đơn vị thành viên trực thuộc công ty:

- Chi nhánh vật t Miền Nam

- Chi nhánh vật t Miền Trung

- Chi nhánh vật t Tây Nguyên

- Chi nhánh vật t Hải Phòng

- Chi nhánh vật t Thái Nguyên

- Chi nhánh vật t Nam Hà Nội

- Tổng kho I

- Xí nghiệp vật t vận tải

- Xí nghiệp thơng mại dịch vụ

- Cửa hàng bán xe và dịch vụ do Honda uỷ nhiệm

Qua một quá trình sản xuất kinh doanh, hiên tại nguồn vốn kinh doanh củadoanh nghiệp là 92.453 tỉ bao gồm:

Vốn chủ sở hữu: (Vốn NSNN cấp và vốn tự bổ xung) :30.142 tỉ

Vốn vay nợ:62.311tỉ

Xết về cơ cấu vốn thì vốn cố định chiém 18.6% còn vốnlu động chiếm 81.4%Trong nhữngđiều kiện nh trên, công ty đã đúng dắn tìm ra hớng đi đúng để khắcphục khó khăn, đảm bảo sự phát triển ổn định của mình.

Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm 1999,2000,2001của công ty:

Bảng1: Thực hiện các chỉ tiêu qua các năm:

địa giảm Đặc biệt năm 1999, lần đầu tiên xuất hiện luật thuế GTGT, gây không

ít khó khăn cho doanh nghiệp Những vớng mắc trong việc tính thuế cho hàngtồn đọng từ những năm trớc ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.Bớc sang năm 2000, do tình hình kinh tế khu vực nói riêng cũng nh tìnhhình kinh tế thế giới nói chung có nhiều biến động nên công ty không tránh khỏinhững ảnh hởng Tuy nhiên không để cản trở bớc phát triển của mình, trong năm

2000 Công ty và các cơ sở đã từng bớc triển khai các biện pháp có hiệu quả,phát huy tối đa các khả năng của mình nh đẩy mạnh hoạt động xuất nhậpkhẩu,tăng cờng củng cố các mối quan hệ với các bạn hàng; cho các đối tợngtrong và ngoài nớc thuê kho tàng bến bãivà làm dịch vụ vận chuyển bốc xếphàng hóa, gia công chế biến các sản phẩm từ nhựa mây tre đan để xuấtkhẩu Nhờ những cố gắng trên Công ty đẫ từng bớc ổn định đợc hoạt độngkinh doanh, nâng cao doanh số,đảm bảo tốt việc nộp ngân sách hàng năm

Sang năm 2001 Công ty và cơ sở chú trọng hơn tới thị trờng trong nớc cũng

nh nớc ngoài để nâng cao doanh thu.Đồng thời Công ty đề ra các kế hoạch cụthể để ổn định tốt hoạt động kinh doanh, tỏ rõ khả năng của mình trên thị trờng.Trải qua 30 năm phấn đấu, công ty đã không ngừng củng cố và phát triển :

Có trên 10 thành viên trực thuộc công ty ở hầu hết các thành phố lớn ở 3 miềnBắc -Trung -Nam và Tây Nguyên Đời sống của cán bộ công nhân viên ngàymột nâng cao, xây dựng đợc cơ ngơi khang trang, trang bị hệ thống điện thoại,fax, máy tính

Công ty đã và đang chứng tỏ khả năng sức mạnh của mình trên thơng trờng ,khẳng định uy tín của mình trong và ngoài nớc

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty

Cùng với sự phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lícủa công ty ngày càng gọn nhẹ và hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lítheo mô hình tập trung

Sơ đồ bộ máy công ty

Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau:

*Giám đốc : Là ngời lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiểmtớc bộcông nghiệp về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Giám đốc

có toàn quyền quyết định đối với hoạt động của công ty theo pháp luật ,theonghị

định của đảng uỷ và công đoàn công ty theo thực tế về quản lí sản xuất kinhdoanh trong công ty

*Đảng uỷ công ty:Là tổ chức đại diện cho các đảng viên công ty,dựa vào cácnghị quyết của Đảng để tổ chức hớng dẫn công ty thch hiện nhiệm vụ của mình

*Công đoàn công ty:Là tổ chức đai diện cho ngời lao động trong công đoàncông ty tham gia vào công tác quản lí công ty và bảo vệ quyền lợi cho ngời lao

*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đảm bảo các chức năng :

-Lập kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng tháng, hàng quý, hàng năm

-Kinh doanh các máy móc thiết bị phụ tùng

-Làm đơn hàng mời thầu quan hệ ngoại giao với nớc ngoài để thực hiện hoạt

động xuất nhập khẩu

-Làm công tác quảng cáo tuyên truyền trong và ngoài nớc

*Phòng tài chính kế toán đảm nhận các chức năng sau :

Đảng ủy công ty Giám đốc công ty Công đoàn công ty

Kế toán trởng Phó giám đốc

Văn phòng công ty

Phòng tổ chức lao

động

Phòng kĩ thuật kho và vận tải

Phòng tài chính

kế toán

-Chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin và hạch toánkinh tế của công ty.

-Theo dõi giá cả trong nớc

-Tính toán cân đối thu chi

-Quản lí kho tàng hàng hoá

*Phòng kĩ thuật kho và vận tải đảm nhận các chức năng :

-Đảm bảo công tác vận chuyển hàng hoá

-Đảm bảo kho tàng, cất giữ bảo quản hàng hoá

-Thiết ké thi công sửa chữa các công trình xây dựng của công ty Sửa chữa bảoquản các phơng tiện kĩ thuật

-Hớng dẫn về mặt pháp luật cho các hoạt động của công ty

-Giải quyết các công việc hành chính sự nghiệp : Văn th lu trữ,thực hiện côngtác phục vụ quan hệ giao dịch của các phòng ban

*Ban kiểm toán nội bộ :

-Tổ chức kiểm toán các đơn vị thành viên, xử lí tổng hợp kết quả kiểm toán nộibộ

-Bồi dỡng nghiệp vụ cho kế toán viên

Kế toán thanh toán

và tiền lơng

Kế toán công nợ

*Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và hoạt động tài chính kế toáncủa doanh nghiệp Kế toán trởng chỉ đạo giám sát công tác kế toán của công ty

*Kế toán thanh toán và tiền lơng : có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng séc,bằng tiền mặt Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh (các chứng từ vềthanh toán tiền mặt, séc, cáckhoản thanh toán lơng, thanh toán tiền tạmứng )để chuyển tiền và làm các thủ tục thanh toán Dựa trên căn cứ các chỉ tiêu

kế hoạch đã đợc giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toánsau đó tập hợp lên phiếu chi và vào sổ kế toán

*Kế toán tài sản cố định : Kế toán tài sản cố định theo dõi chi tiết từng tài sản cố

định, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của tàisản cố định thông qua việc lập thẻ tài sản cố định Căn cứ để lập thẻ tài sản cố

định là biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định,bảng trích khấu hao tài sản cố định, biên bản thanh lí tài sản cố định vầ các tàiliệu kĩ thuật có liên quan Hàng tháng kế toán tài sản cố định lập bảng phân bổkhấu hao cho từng đối tợng sử dụng tài sản cố định để làm cơ sở tính chi phí

*Kế toán ngân hàng : Công ty có mối quan hệ với ngân hàng công thơng ViệtNam Nhiệm vụ kế toán là làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vàocác chiứng từ phát sinh để lập các chứng từ chuyển tiền bằng uỷ nhiệm chi hoặcbằng séc theo từng công việc và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan

*Thủ quĩ :Căn cứ vào các chứng từ phát sinhcủa kế toán thanh toán để thu chitiền và vào sổ quỹ Sổ quỹ đợc khoá vào cuối mỗi ngày Hàng tháng thủ quỹ còncăn

cứ vào sổ công nợ để ghi chép sổ sách, lên sổ số d để thu hoàn tạm ứng của từngngời

4.2 Tổ chức hình thức sổ kế toán

*Hệ thống tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng đợcvận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc đợc qui định ở Quyết định1141/TC-QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995và thông t số 10/TC-CĐKTcủa Bộ tàichính Vì là một công ty lớn với hoạt đọng kinh doanh đa dạng nên công ty sửdụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản

Phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc

*Hình thức kế toán áp dụng : Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ - Ghi

sổ Kì hạch toán là tháng

Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty

II/Hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty vật

t và thiết bị toàn bộ.

1.Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý :

Các mặt hàng của công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại,kích cỡ khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các loại thép chất l -ợng cao nhập khẩu cho ngành cơ khí chế tạo và các loại máy móc thiết bị nhập.Công ty chủ yếu nhập các loại mặt hàngcủng nh máy móc của Trung Quốc vàHàn Quốc Thị trờng mua bán của công ty nói cung tơng đối ổn định và có tơnglai phát triển mở rộng hơn với các nớc trong khu vực nói riêng và thế giới nóichung Đồng thời công ty bán các loại thép chát lợng cao cũng nh các mặt hàngkhác cho thị trờng trong nớc, Công ty xuất hàng sang Nga và các nớc Đông

Âu.Việc quản lí hàng hoá đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.Hàng hoá xuất kho đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh, hàng xuấtthuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó Do sự đa dạng về chủngloại (có tới hàng trăm mặt hàng khác nhau ) và số lợng hàng tồn kho rất lớn nêncông ty không có điều kiện để lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho hàng tháng

Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá một cách chặt chẽ cứ 6tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất l-ợng hàng tồn kho cũng nh điều chỉnh lại giá trị hàng tồn kho theo giá thị trờng

và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá

2 Các phơng thức bán hàng ở công ty :

Công ty áp dụng 2 phơng thức bán hàng chủ yếu sau:

-Phơng thức bán buôn qua kho : Bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công

ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên

Sổ chi tiết tài khoản

Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng

từ gốc

Sổ cái

Báo cáo kế toán Bảng cân đối phất sinh

-Phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng: Sau khi hàng nhập về cảng của công tytiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuậntrong hợp đồng.

Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn đợc chú trọng về những mặt sau:-Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ : Hàng hoá trớc khi nhập xuất phải đ-

ợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh qui cách Chính vì vậy ở công ty không

có trờng hợp hàng bán bị trả lại, hay giảm giá hàng bán do kém phẩm chất.-Về giá bán hàng hoá : Hệ thống giá bán đợc xác định trêngiá mua thực tế cộngvới chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự biến động của giá cả thị trờng.Giá bán hàng hoá thờng đợc thoả thuận với ngời mua cho nên các mặt hàng củacông ty không có giá bán cố định nh các mặt hàng của các công ty thơng mạikhác

3.Tài khoản sử dụng

Việc hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công

ty mang tính độc lập Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản

ánh đúng chế độ, tuy nhiên có trờng hợp tài khoản 156 "Hàng hoá" là có sự khácbiệt Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán kế toán tiêu thụ

và xác định kết quả kinh doanh nh sau:

-TK 156"Hàng hoá": Tài khoản này đợc chi tíêt thành 2 tài khoản cấp 2

*TK1561"Trị giá mua của hàng hoá "

*TK1561:Phản ánh giá mua hàng bán qua kho

+TK1561- A-GT: Phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng khôngqua kho

-TK 642: Chi phí quản lí doanh nghiệp

-TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Do công ty không có giá bán cố định xác định từ trớc về việc hàng hóanhập xuất luôn đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng qui cách nên tại công ty không

có trờng hợp hàng bán bị trả lại củng nh giảm giá hàng bán nên công ty không

sử dụng TK531 và TK532

4.Hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá

4.1 Chứng từ kế toán:

4.1.1 Chứng từ kế toán hàng hóa bán qua kho:

Trớc khi xuất kho giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hoá đơnGTGT thành 5 liên Một liên lu lại phòng kinh doanh, 4 liên lại giao cho kháchhàng Khách hàng cầm hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trảtiền Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng.Sau đó kế toán đa lại hoá đơn cho ngời mua Ngời mua cầm 4 liên của hoá đơnxuống kho để làm thủ tục nhận hàng Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lu lại

một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho ngời mua Ngời mua giữ lại 1 liên(liên đỏ).Thủ kho chuyển 2 liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán.Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng nh sau:

46.499.670

Số tiền bằng chữ: Bốn mơi sáu triệu bốn trăm chín mơi chín nghìn sáu trăm bảymơi đồng chẵn

Với phơng thức bán hàng này, căn cứ vào hóa đơn đặt hàng của khách,phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nớc ngoài để thỏa thuận với số l-ợng giá cả hàng hóa, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng với khách hàng.Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT (nhmẫu 1) và cử ngời xuống tiếp nhận hàng hóa Hàng hóa có thể giao trực tiếp chokhách hàng hay chuyển đến một địa điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng Khigiao nhận hàng hóa, công ty lập biên bản giao nhận có xác nhận của bên mua đểlàm căn cứ thanh toán sau này

Biên bản giao nhận có mẫu nh sau:

N 0 1368

Đơn vị bán hàng: Công ty vật t và thiết bị toàn bộ (MATEXIM)

Địa chỉ : Nghĩa Đô-Từ Liêm-HN.Số tài khoản :710A 00628 NH Công thơngVN

Côntg ty vật t và tbtb cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

I.Bên A: Công ty Vật t và thiết bị toàn bộ

-Đại diện bên A: Ông Nguyễn Văn Hùng cán bộ phòng kinh doanh

4.2 Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa

Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kếtoán thực tế có những điểm rất khác biệt so với phơng pháp này Trình tự ghi sổ

kế toán tại công ty diễn ra nh sau:

Sơ đồ16: Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa

4.3 Kế toán nghiệp vụ giá vốn hàng hóa xuất bán

Công ty quản lí hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song Hàng ngày căn

cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lợnghàng hoá) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán

Sổ theo dõi hóa đơn

Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc

Sổ chi tiết TK156,632,511

Hóa đơn bán hàng

Sổ cái TK632,511