Đang tải... (xem toàn văn)
Khi Chart Wizard hiển thị hộp hội thoại Chart Wizard thứ tư và là hộp hội thoại cuối cùng, hãy dùng hộp này để nêu ra vị trí của biểu đồ mới: Trên một trang mới, trang bảng tính, hoặc đố[r]
(1)MỤC LỤC
BÀI 1: MỞ ĐẦU 4
I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 4
1 Khái niệm
2 Mở bảng tính có sẵn – thay đổi vài chỗ ghi lưu
3 Mở vài bảng tính đồng thời
4 Tạo bảng tính ghi lưu
5 Ghi lưu bảng tính có lên đĩa cứng, đĩa mềm
6 Đóng ứng dụng bảng tính
7 Dùng chức trợ giúp
II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ 8
1 Thay đổi chế độ hiển thị trang
2 Sử dụng cơng cụ phóng to thu nhỏ
3 Sửa đổi hiển thị công cụ
III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 9
1 Ghi lưu bảng tính có thành tệp khuôn dạng khác Tệp chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp phần mềm khác, phiên khác v.v
2 Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site
BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN 10
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 10
1 Nhập số vào ô 10
2 Nhập chữ vào ô 10
3 Nhập kí tự / kí hiệu đặc biệt vào ô 10
4 Nhập công thức đơn giản vào ô 11
5 Sử dụng lệnh Undo 11
II CHỌN DỮ LIỆU 11
1 Đánh dấu chọn vùng ô kề nhau, không kề 11
2 Đánh dấu chọn dòng, cột Chọn vùng dòng / cột kề nhau, không kề 11
III SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XĨA 12
1 Dùng cơng cụ chép dán để tạo đúp nội dung vùng ô sang phần khác tờ bảng tính 12
2 Dùng cơng cụ chép dán để di chuyển nội dung vùng ô sang phần khác tờ bảng tính 12
3 Sao chép nội dung vùng ô tờ bảng tính mở 12
4 Di chuyển nội dung vùng cửa sổ bảng tính mở 12
5 Xố nội dung vùng chọn 12
IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 13
1 Dùng cơng cụ tìm kiếm nội dung cần tìm 13
2 Dùng cơng cụ thay nội dung ô cần thay 14
(2)1 Thêm dòng, thêm cột 14
2 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 14
3 Xố dịng, cột chọn 15
VI SẮP XẾP DỮ LIỆU 16
1 Sắp xếp liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16
2 Sắp xếp liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16
BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN 18
I. CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC 18
1 Dùng công thức số học, lôgic để cộng trừ nhân chia bảng tính 18
2 Dùng chức điền tự động chuỗi liệu tăng có quy luật 18
3 Hiểu sử dụng địa tương đối công thức hàm 19
4 Hiểu sử dụng địa tuyệt đối công thức hàm 19
II LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM 20
1 Dùng hàm tổng 20
2 Dùng hàm trung bình 20
3 Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP 21
BÀI 4: ĐỊNH DẠNG 23
I. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ 23
1 Định dạng ô để hiển thị liệu kiểu số khác nhau: 23
2 Định dạng ô để hiển thị ngày tháng 24
3 Định dạng để hiển thị kí hiệu tiền tệ 24
4 Định dạng ô để hiển thị phần trăm 24
II ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN 24
1 Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ 24
2 Thay đổi màu chữ 25
3 Chỉnh hướng viết chữ 25
III VÙNG CÁC Ô 26
1 Căn vị trí chữ vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn 26
2 Thêm đường viền biên ô cho vùng ô 27
IV KIỂM TRA CHÍNH TẢ 27
1 Dùng cơng cụ kiểm tra tả sửa đổi cần 27
V BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28
1 Sửa đổi thiết lập khoảng cách lề tài liệu 28
2 Chỉnh sửa để trí vừa vào trang 29
3 Thêm Đầu trang Chân trang 30
4 Thay đổi hướng trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang 31
BÀI 5: IN ẤN 32
I. IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN 32
1 Dùng lựa chọn in sở 32
2 Xem tài liệu trước in 33
(3)4 In phần tờ bảng tính, vùng định trước 34 BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35 I. NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI 35
1 Nhập đối tượng từ ngồi vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn 35
2 Di chuyển co giãn đối tượng nhập bảng tính 35 II BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ 35 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác từ số liệu bảng tính để phân tích liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, ngang v.v 35 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang chia Sửa đổi màu sắc biểu đồ, đồ hoạ 39
(4)BÀI 1: MỞ ĐẦU
I BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ. 1 Khái niệm
Giới thiệu chương trình Microsoft Excel :
- Microsoft Excel (Excel) chương trình chuyên dùng tạo biểu bảng thống kê (bảng tính), từ bảng tính tạo bảng khác mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ
Excel chạy mơi trường Windows cần cài đặt vào ổ đĩa cứng sau cài đặt Windows Bạn đọc cần phải thành thạo thao tác Windows Những thành thạo phần mềm bảng tính Lotus Quattro, Windows tự đọc tài liệu thực hành máy để làm quen với Excel
Khởi động Excel từ Windows :
Chọn cách sau :
- Bấm nút phía phải hình (nếu có) - Bấm đúp biểu tượng hình (nếu có) - Bấm Start\Programs\Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel mở sẵn sàng làm việc
(5)Ngoài thành phần giống cửa sổ Windows, tiêu đề, nút điều chỉnh kích thước, cửa sổ Excel cịn có thành phần sau: Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp mở
2 Thanh thực đơn (Menu bar): nơi bạn thực lệnh Excel Thực đơn Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
3 Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi dụng cụ biểu tượng tương ứng với thao tác xử lý Ví dụ để mở Workbook ta phải vào Menu File\New, nhờ công cụ ta kích vào biểu tượng để mở Workbook
4 Thanh định dạng (Formatting): Cho biết định dạng thời bảng tính, số chức định dạng khác
5 Thanh cơng thức (Formula bar): Ơ bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải cho biết tên hàm, đối số hàm đó, kết thời hàm, tồn cơng thức
6 Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập liệu, công thức, hiển thị liệu bạn nhập hiển thị giá trị tính tốn
7 Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng phím khác bàn phím Một tính đặc biệt trạng thái Excel hộp AutoCalculate, hiển thị kết chức chọn (SUM theo mặc định) nhờ sử dụng sáng bảng tính hoạt động Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi tên rìa phải rìa trái ngang, bảng tính qua cột
9 Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang sang trang khác Hoặc bạn nhấn vào mũi tên đỉnh đáy dọc, bảng tính lên hay xuống hàng
2 Mở bảng tính có sẵn – thay đổi vài chỗ ghi lưu
a Mở Workbook có sẵn:
(6)- Vào menu File chọn Open - Bấm tổ hợp phím Ctrl+O
- Kích vào biểu tượng Open công cụ
Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở nhấp chuột vào file Exel muốn mở Khi ta thực chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ file
b Lưu giữ Workbook:
- Ghi thay đổi Workbook thời vào đĩa: sau sửa đổi file Exel, muốn ghi lại thay đổi ta làm sau:
Vào menu File \Save
Kích vào biểu tượng Save công cụ
- Ghi Workbook thời tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại Save As xuất
Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp Trong mục File name: Tên tệp
(7)3 Mở vài bảng tính đồng thời.
Tương tự mở tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, bảng tính cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở bảng tính sinh cửa sổ Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên hình, ta mở tất tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hộp thoại Arrange Windows với mục lựa chọn xếp tập tin muốn xem hình: Tiled, Cascade, Horizontal, Vertical.
4 Tạo bảng tính ghi lưu Tạo Workbook mới: có cách: - Vào Menu File chọn New - Bấm tổ hợp phím Ctrl + N
- Kích vào biểu tượng New cơng cụ
Sau ta lưu tính trường hợp 5 Ghi lưu bảng tính có lên đĩa cứng, đĩa mềm
Ghi Workbook thời tên khác: Vào File\ Save as, hộp thoại xuất
Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm chọn đường dẫn cho tệp ổ đĩa A, muốn ghi lên đĩa cứng chọn đường dẫn cho tệp ổ đĩa cứng.Sau chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save
(8)7 Dùng chức trợ giúp.
- Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1) II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ
1 Thay đổi chế độ hiển thị trang.
Có kiểu xem tài liệu hình: - Kiểu Normal : xem bình thường
- Xem tồn hình (bỏ hết menu, công cụ): dùng lệnh View\Full Screen, trở lại hình cũ cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close hộp Full Screen
2 Sử dụng cơng cụ phóng to thu nhỏ
Khi muốn phóng to thu nhỏ văn vào View Toolbar chọn Zoom dùng phím tắt Alt+V\Z Cuối chọn kích cỡ hiển thị hộp thoại Zoom sau ấn OK
3 Sửa đổi hiển thị cơng cụ
Để sử dụng công cụ cách dễ dàng nên hiển thị chúng cách sau:
Vào View\Toolbars chọn công cụ cần thể khơng muốn xuất hình nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải Toolbars lựa chọn công cụ)
Dưới số cơng cụ bản:
• Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng sau:
Thanh Standart Toolbar chứa số lệnh thông dụng Excel dạng biểu tượng (Icon) Các lệnh chọn trực tiếp chuột Chẳng hạn, muốn ghi văn lên đĩa, thay cho việc lựa chọn mục chọn bảng chọn, bạn nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm
(9)Thanh Formatting Toolbar chứa lệnh dạng biểu tượng để định dạng biểu tượng để định dạng liệu bảng tính kiểu, loại phơng, cỡ phơng, lề, chọn dấu ($),dấu phần trăm…
Ngoài Standart Toolbar Formatting Toolbar cịn có Toolbar khác hay khơng hình việc lựa chọn mục Toolbars bảng chọn View
• Formula Bar :(Thanh cơng thức) hiển thị tọa độ ô hành, nút hủy bỏ (Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung liệu sổ thời
III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU
1 Ghi lưu bảng tính có thành tệp khn dạng khác Tệp chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp phần mềm khác, phiên khác v.v.
Vào File\Save As chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu Save as Type nhấn Enter
2 Ghi lưu tài liệu với khn dạng thích hợp để đưa lên Web Site.
Vào File\Save As Web Page chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu Save as Type nhấn Enter.
(10)BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU
1 Nhập số vào ô.
- Chọn ô cần nhập liệu
- Nhập số vị trí cần nhập liệu - Ấn Enter
2 Nhập chữ vào ô. - Chọn ô cần nhập liệu
- Nhập chữ vị trí cần nhập liệu - Ấn Enter
3 Nhập kí tự / kí hiệu đặc biệt vào ô. Dùng Symbol
- Đưa trỏ vào vị trí cần chèn
- Vào Insert\Symbol.Xuất hộp thoại Symbol
- Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa ký hiệu muốn chọn
(11)4 Nhập công thức đơn giản vào ô. Chọn ô cần nhập công thức
Nhập công thức vị trí cần nhập theo thứ tự: ký tự phải “+” “=” sau đến giá trị cơng thức
VD: +5*3 ; =7+3
5 Sử dụng lệnh Undo.
Để hủy bỏ thao tác vừa tiến hành, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + Z Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng
II. CHỌN DỮ LIỆU
1 Đánh dấu chọn vùng ô kề nhau, không kề
- Chọn khối: Khối vùng chữ nhật bảng tính Việc chọn khối tiến hành sau:
Cách dùng bàn phím:
+ Đưa ô sáng đến góc khối
+ Giữ phím Shift đồng thời sử dụng phím mũi tên để di chuyển trỏ qua ô cần lựa chọn
+ Hoặc chọn tồn bảng tính dùng phím tắt Ctrl+A, hay vào menu Edit chọn Select All.
Cách dùng chuột:
+ Đưa ô sáng đến góc khối
+ Bấm giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện khối
+ Chọn ô không kề nhau: Đưa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl kích chuột định chọn
2 Đánh dấu chọn dòng, cột Chọn vùng dòng / cột kề nhau, không kề
- Chọn hàng: Kích chuột cột tiêu đề bảng tính - Chọn cột: Kích chuột hàng tiêu đề bảng tính
(12)- Chọn vùng khơng kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích rê chuột vùng khác
III. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XĨA
1. Dùng cơng cụ chép dán để tạo đúp nội dung vùng ô sang phần khác tờ bảng tính
Chọn ơ, khối muốn chép
Vào Menu Edit\Copy ấn Ctrl + C Chọn ô muốn dán liệu
Vào Menu Edit\Paste ấn Ctrl +V
2 Dùng công cụ chép dán để di chuyển nội dung vùng ô sang một phần khác tờ bảng tính.
Chọn ô, khối muốn di chuyển
Vào Menu Edit\ Cut ấn Ctrl + X Chọn ô muốn di chuyển liệu
Vào Menu Edit\ Paste ấn Ctrl + V
3 Sao chép nội dung vùng tờ bảng tính mở Chọn ô, khối muốn di chuyển
Vào Menu Edit\ Copy ấn Ctrl + C
Chọn ô muốn di chuyển liệu bảng tính khác Vào Menu Edit\ Paste ấn Ctrl + V
4 Di chuyển nội dung vùng ô cửa sổ bảng tính mở Chọn ô, khối muốn di chuyển
Vào Menu Edit\ Cut ấn Ctrl + X
Chọn ô muốn di chuyển liệu bảng tính khác Vào Menu Edit\ Paste ấn Ctrl + V
5 Xố nội dung vùng chọn. Chọn ơ, khối muốn xố
Vào Menu Edit\Clear:
(13)o Contents: Xoá nội dung o Notes: Xoá ghi
Để xoá nhanh nội dung ô, khối Ta chọn ô, khối cần xố sau bấm Delete dùng phím tắt Ctrl+X.
IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.
Dùng cơng cụ tìm kiếm nội dung cần tìm.
- Find (Tìm kiếm) cho phép tìm nội dung Để tìm kiếm, ta tiến hành qua bước sau:
Thực hiện: Edit\Find dùng phím tắt Ctrl+F , xuất hộp thoại:
Nhập nội dung cần tìm kiếm vào khung Find what hộp thoại (Có thể khơng font chữ tiếng Việt)
Nhấn nút Find Next, Excel dị tìm, thấy từ lên từ bơi đen nằm sát hộp thoại
Khi muốn sửa chữa nhấn chuột trực tiếp văn Nhấn nút Find Next để tìm tiếp
Nhấn nút Cancel để kết thúc Các lựa chọn hộp thoại Find
Find what: Nhập nội dung cần tìm kiếm
(14) Match Case: Nếu đánh dấu Excel tìm ký tự từ xác nhập vào khung Find what
Find entries Cell Only: Nếu chọn, Excel tìm từ nhập vào khung Find what Nếu khơng chọn mục Excel tìm ln tất từ vần
Look up: Nhấn nút để xác định thuộc tính định dạng nội dung cần tìm (Values,Comments, Fomula)
Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm 2. Dùng công cụ thay nội dung ô cần thay.
Khi tìm thấy nội dung cần tìm lệnh Edit\Find trình bày đây, muốn thay từ từ khác, chọn mục Replace. Nếu muốn dùng kết hợp tìm thay ta thực lệnh Edit\Replace, Excel hiển thị hộp thoại Replace:
- Nhập nội dung cần tìm khung Find what
- Nhập nội dung muốn thay khung Replace With
- Nhấn nút Find Next, Excel tiến hành tìm, tìm thấy bạn muốn thay nhấn nút Replace, bỏ qua khơng muốn thay nhấn nút Find Next Nếu muốn thay tất nhấn nút Replace All nhấn OK.
- Nhấn nút Cancel để kết thúc
V. CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT
1 Thêm dòng, thêm cột. a Chèn hàng:
- Chọn hàng chỗ bạn muốn thêm hàng trống - Vào Menu Insert\Rows
b Chèn cột:
- Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột - Vào Menu Insert\ Columns
2 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng.
(15)- Cách 1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng tiêu đề cột bảng tính Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu kích rê chuột
- Cách 2: Chọn nhiều cột cần thay đổi độ rộng Vào Format\ Column
+ Width: Thay đổi độ rộng cột
+ Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung cột + Hide: ẩn cột chọn
+ Unhide: Hiện lại ô ẩn
+ Standard Width: Trở độ rộng ngầm định
b Điều chỉnh độ cao hàng:
- Cách1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng hàng tiêu đề bảng tính
- Cách 2: Vào Menu Format\Row
+ Height: Điều chỉnh độ cao hàng
+ Auto Fit: Điều chỉnh vừa khít nội dung hàng + Hide: Ẩn hàng chọn
+ Unhide: Hiện lại hàng ẩn 2 Xố dịng, cột chọn.
- Chọn hàng, cột, cần xố
- Vào Menu Edit\ Delete Hộp thoại xuất hiện:
+ Shift cells left: Xoá đẩy ô bên phải sang trái + Shift cells up: Xố đẩy phía lên
(16)VI. SẮP XẾP DỮ LIỆU
1 Sắp xếp liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần. Sắp xếp liệu kiểu số theo trật tự tăng (giảm)
Bôi đen vùng liệu cần xếp
Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất
Chọn trường cần xếp khung Sort by
Thứ tự xếp xác định cách chọn Ascending (Tăng) Descending(Giảm)
Ta mở thêm khung Then by để chọn trường Chọn OK
Kết ghi xếp theo trật tự tăng giảm trường chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by
Tại khung My list has
o Header Row: Có dịng tiêu đề
o No Header Row: Khơng có dịng tiêu đề
Muốn xếp nhanh theo trường đó, để trỏ trường, bấm nút
2 Sắp xếp liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần. Sắp xếp liệu kiểu ký tự theo trật tự tăng (giảm)
(17) Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất Chọn trường cần xếp khung Sort by
Thứ tự xếp xác định cách chọn Ascending (Tăng) Descending (Giảm).
Ta mở thêm khung Then by để chọn trường Chọn OK
(18)BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN
I. CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LƠGIC
1 Dùng cơng thức số học, lôgic để cộng trừ nhân chia bảng tính
Trong Excel ta tiến hành tính tốn đơn giản trực tiếp bảng tính dựa phép tốn như:
Phép cộng + Phép nhân * Phép trừ - Phép chia /
Các phép toán quan hệ so sánh; <>,<=,>=,=,<> (khác)
2 Dùng chức điền tự động chuỗi liệu tăng có quy luật
a Điền lệnh:
Vào giá trị cho ô cần điền
Vào Menu Edit\ Fill\Series Xuất hộp thoại hình sau :
Trong khung Series in:
+ Rows: Điền liệu theo dòng + Columns: Điền liệu theo cột + Step value: Giá trị bước nhảy
+ Stop Value: Giá trị cuối dãy Trong khung Type:
(19)b Điền liệu Auto Fill
Vào giá trị cho ô thứ thứ hai vùng cần điền liệu
Bôi đen ô dịch chuột tới mép phải vùng bôi đen (chuột trở thành hình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột kéo dọc theo cột hàng cần điền 3 Hiểu sử dụng địa tương đối công thức hàm.
Địa tương đối: Trong nhập liệu ta thường xuyên phải sử dụng địa ô vùng để tham chiếu đến ô vùng khác Cách viết địa thông thường hiểu tương đối Khi ta chép ô (ô nguồn) tới (ơ đích), nội dung ô nguồn công thức (công thức gốc) cơng thức tương tự đích (Cơng thức sao) Nghĩa phép toán, địa ô tham gia công thức thay đổi tương đương khơng cách bảng tính ô nguồn ô đích
4 Hiểu sử dụng địa tuyệt đối công thức hàm.
Địa tuyệt đối: Địa tuyệt đối gồm + Tuyệt đối cột
+ Tuyệt đối dòng
+ Tuyệt đối cột dòng
Địa tuyệt đối A1, có cách viết sau: + $A1 - Địa tuyệt đối cột, tương đối dòng + A$1 - Địa tuyệt đối dòng, tương đối cột + $A$1 - Địa tuyệt cột dòng
- Địa tuyệt đối cột chép địa cột cố định địa dòng thay đổi
- Địa tuyệt đối dịng chép địa dòng cố định địa cột thay đổi
- Địa tuyệt đối cột dịng chép khơng thay đổi địa dòng cột
VII. LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM 1 Dùng hàm tổng.
(20)- Cú pháp: Sum (<Danh sách đối số>) - Tính tổng giá trị khối - Địa có hai loại:
+ Địa khơng kề viết cách dấu phẩy + Địa liên tục viết cách dấu hai chấm Ví dụ:
= Sum (A2:A5) Tính tổng từ A2 đến A5 = Sum (A2,A5) Tính tổng A2 ô A5 = Sum (6,7,7) = 20
2 Dùng hàm trung bình.
Cú pháp: Average (<Danh sách đối số>)
- Tính trung bình cộng khối Ví dụ:
= Average (A2:A5) Tính trung bình từ A2 đến A5 = Average (A2,A5) Tính trung bình từ A2 ô A5 =Average ( 6,7,5) =
3 Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP
(21)- Cú pháp: VLOOKUP(<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Cột>, <False>)
Trong đó:
Giá trị tìm kiếm: Có thể giá trị, địa chuỗi Text Dùng để tham chiếu tới cột < Bảng tìm kiếm>
Bảng tìm kiếm: Là địa bảng liệu gồm nhiều hàng cột chứa liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối
Cột: Là số thứ tự cột <Bảng tìm kiếm> tính từ bên trái sang
False: Là giá trị Logic dùng cần tìm kiếm xác <Giá trị tìm kiếm> cột <Bảng tìm kiếm> Nếu True khơng có cho cách tìm tương đối
- Ý nghĩa: Hàm tìm <Giá trị tìm kiếm> cột <Bảng tìm kiếm>, tìm thấy trả lại giá trị hàng với <Giá trị tìm kiếm> <Cột> Nếu khơng tìm thấy có False trả lỗi #N/A
b Hàm HLOOKUP:
- Cú pháp: HLOOKUP (<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Hàng>, <False>)
Trong đó:
Giá trị tìm kiếm: Có thể giá trị, địa chuỗi Text Dùng để tham chiếu tới hàng < Bảng tìm kiếm>
Bảng tìm kiếm: Là địa bảng liệu gồm nhiều hàng cột chứa liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối
Hàng: Là số thứ tự hàng <Bảng tìm kiếm> tính từ xuống False: Là giá trị Logic dùng cần tìm kiếm xác <Giá trị tìm kiếm>
trong hàng <Bảng tìm kiếm> Nếu True khơng có cho cách tìm tương đối
- Ý nghĩa: Hàm tìm <Giá trị tìm kiếm> hàng <Bảng tìm kiếm>, tìm thấy trả lại giá trị hàng với <Giá trị tìm kiếm> <Hàng> Nếu khơng tìm thấy có False trả lỗi #N/A
(22)Bảng sau cung cấp danh sách đầy đủ giá trị lỗi Excel trả lại khơng thực phép tính cơng thức
Giá trị lỗi Miêu tả
#Div /0! Cơng thức chia giá trị cho zero, phép tính số học khơng xác định
#N/A Công thức tham chiếu ô cung cấp giá trị lỗi “No Avail able” (không khả năng), ô cung cấp giá trị sai sót cách sử dụng hàm =NA()
#NAME? Công thức sử dụng tên khoảng ô không xác định, hàm bị viết sai, chuỗi văn khơng có dấu ngoặc kép “ ”
#NULL! Công thức tham chiếu ô giao hai khoảng - trừ khơng có điểm giao hai khoảng
#NUM! Một đối số không hợp lệ cung cấp cho hàm nhờ đối số số, kết lớn nhỏ để biểu thị Excel #REF! Cơng thức tham chiếu khơng cịn tồn bạn xố
chúng
#VALUE Cơng thức sử dụng tốn hạng đối số sai Ví dụ, đoạn văn phép tính số học điều khơng có ý nghĩa
(23)BÀI 4: ĐỊNH DẠNG
I. ĐỊNH DẠNG Ơ CHỨA SỐ
1 Định dạng để hiển thị liệu kiểu số khác nhau:
- Số kí số, số khơng sau dấu chấm (phẩy) thập phân, dấu phẩy (chấm) để phân cách hàng nghìn, hàng triệu v.v
- Định dạng số:vào menu Format chọn Cells, chọn tab Number
Trong khung Category:
General: Định dạng chung.
Number: Định dạng số thông thường.
Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân
Use 1000 Separators (,): Dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm
Sample: Hiện mẫu định dạng
(24) Special: Định dạng theo mã vùng số điện thoại.
Custom: Định dạng theo khuôn dạng gõ vào hộp Type. 2 Định dạng ô để hiển thị ngày tháng
Date: Định dạng ngày theo mẫu chọn hộp Type
Time: Định dạng theo mẫu chọn hộp Type 3 Định dạng để hiển thị kí hiệu tiền tệ
Currency: Dùng để định dạng cho giá trị tiền tệ. Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân
Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ nước khác (Mĩ, Anh, Đức ) Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm
Sample: Hiện mẫu định dạng
Accounting: Ký hiệu tiền tệ dấu chấm thập phân số định dạng theo kiểu dóng thẳng hàng
4 Định dạng ô để hiển thị phần trăm.
Percentage: Định dạng theo kiểu phần trăm.
Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân VIII. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN
1 Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ. - Chọn ô, khối cần định dạng
- Vào Menu Format\Cells, xuất hộp thoại Format Cells,chọn tab Font:
(25) Trong khung Size: Chọn cỡ Font
Trong khung Underline chọn kiểu gạch chân, chọn None để bỏ gạch chân
Trong khung Effects:
o Strikethrought: Kiểu gạch ngang chữ o Superscript: Đánh số
o Subscript: Đánh số 2 Thay đổi màu chữ.
Vào Menu Format\Cells Xuất hộp thoại Format Cells: - Chọn tab Font
- Trong khung Color: Chọn màu chữ 3 Chỉnh hướng viết chữ.
Vào Menu Format\Cells Xuất hộp thoại Format Cells: - Chọn tab Font
- Trong khung Font Style chọn kiểu Font: Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng. Regular: Chữ thường
Bold Italic: Cả chữ đậm nghiêng
IX. VÙNG CÁC Ô
1 Căn vị trí chữ vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn. Vào Menu Format\Cells
Xuất hộp thoại Format Cells: Chọn Aligment Trong khung Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang General: Căn chỉnh theo định dạng thông thường
Left, Right, Center bên trái, bên phải, vào ô Fill: Tự động điền đầy ô
(26) Centrer across selection: Căn vào vùng lựa chọn Trong khung Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc
Top, Center, Bottom: Căn sát đỉnh, vào giữa, sát đáy ô Justify: Tự động theo chiều cao ô
Trong khung Orientation: Chọn hướng liệu ô Trong khung TextControl:
Wrap Text: Text xuống dịng dài độ rộng thời ô Shrink to fit: Text vừa khít ô bị co hẹp
Merge cells: Trộn ô hàng cột 2 Thêm đường viền biên ô cho vùng ô - Vào Menu Format\Cells
- Xuất hộp thoại Format Cells - Chọn tab Border
- Trong khung Presets: None: Huỷ kẻ khung
(27)- Trong khung Line - Style: Chọn kiểu đường kẻ khung. - Trong khung Color: Chọn màu đường kẻ
- Trong khung Border: Cho phép chọn đường viền ô khối cách kích chuột cách kích chuột vào tám nút xung quanh
X. KIỂM TRA CHÍNH TẢ
1. Dùng cơng cụ kiểm tra tả sửa đổi cần.
Vào Tools \ Options, chọn tab Spelling sau sử dụng lựa chọn để sửa lỗi tả tự động cần
AutoCorrect chức tự động sửa lỗi, Exel cho phép thay từ (viết sai) thành từ khác (viết đúng) việc thay hoàn toàn tự động
Thực việc cách: Mở trình đơn Tools\AutoCorrect Option xuất hộp thoại AutoCorrect:
Ta định nghĩa cặp từ ngữ cần sửa lỗi tự động:
Trong khung Replace, nhập từ sai, ví dụ CN
(28)Từ lúc trở đi, văn lúc bạn nhập chữ “CN” nhấn phím cách chữ CN thay “Thành tiền”
XI. BÀI TRÍ TÀI LIỆU
1 Sửa đổi thiết lập khoảng cách lề tài liệu - Vào File\ Page Setup
(29) Thay đổi trị số mục Top, Bottom, Left, Right để thay đổi lề trên, dưới, trái, phải bảng tính
Header, Footer: Khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang Trong khung Center on page:
Horizontally: lề vào trang theo chiều ngang.
Vertically: lề vào trang theo chiều dọc 2 Chỉnh sửa để trí vừa vào trang.
Vào File\ Page Setup Chọn Page
- Trong khung Scaling:
Adjust to: Phóng to/ thu nhỏ bảng tính theo tỷ lệ
Fit to: Thu nhỏ bảng tính vừa trang để Excel tự động
Wide by: Phân trang bảng tính bị thừa dịng hay cột 3 Thêm Đầu trang Chân trang.
- Vào File\ Page Setup - Chọn tab Header\Footer
- Kích chuột vào Custom Header Custom Footer để tạo tiêu đề đầu trang cuối trang Xuất hộp thoại Header Footer:
(30)Chức nút biểu tượng
1: Định dạng Font chữ 2: Chèn số trang
3: Chèn tổng số trang
4: Chèn ngày tháng từ hệ thống máy tính 5: Chèn từ hệ thống máy tính
6: Chèn tên File
7: Chèn tên bảng tính
(31)- Chọn Page
- Trong khung Orientation:
(32)BÀI 5: IN ẤN I. IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN
1 Dùng lựa chọn in sở. - Vào File\ Page Setup
- Chọn Sheet
Print area: Chọn vùng liệu cần in. Print Titles: Tiêu đề hàng, cột liệu
Rows to repeat at top: Điạ khối dòng dùng làm tiêu đề cột. Columns to repeat at left: Địa khối cột dùng làm tiêu đề dòng Print: Lựa chọn kiểu in.
Row and Column Heading: In tiêu đề hàng, cột bảng tính Gridlines: In đường lưới bảng tính
Comment: In thích
Draft Quality: In nhanh (Bỏ qua Format) Black and white: In đen trắng
Page order: Thứ tự in.
Down, then over: In từ xuống trước, sau sang ngang Over, then down: In sang ngang trước, sau xuống
(33)- Chọn lệnh File\ Print Preview Hoặc bấm nút Print Preview Trong cửa sổ Print Preview mở có hình ảnh thu nhỏ trang tài liệu in
- Muốn xem trang khác, bấm nút Next Previous
- Muốn phóng to phần trang in để xem cho rõ, di chuyển trỏ chuột (hình kính lúp) đến phần cần xem bấm chuột Muốn xem lại toàn trang, bấm chuột (con trỏ có hình mũi tên) vị trí phần bảng tính phóng to (hoặc bấm nút Zoom)
- Nếu muốn thay đổi lề độ rộng cột, bấm nút Margins Và đặt trỏ chuột (có hình dấu cộng) vào mốc đường ranh giới lề /cột cần thay đổi mép trang kéo
- Nếu cần thay đổi lại định dạng trang in, bấm nút Setup chuyển trở lại hộp thoại Page Setup
- Gõ phím ESC (hoặc bấm nút Close) để đóng cửa sổ Print Preview trở cửa sổ bảng tính
3 In số bảng tính, tờ bảng tính
- Nếu liệu bảng tính gồm khối có kích thước vừa trang in bố cục hồn chỉnh in máy in cách chọn nút Print công cụ
- Có thể in cách bấm nút Print hộp thoại Page Setup, cửa sổ Print - Preview
- Thao tác in bảng tính:
+ Trong trường hợp, nên chọn lệnh: File\ Print
+ Sẽ xuất hộp thoại Print (hộp thoại xuất bấm nút Print hộp thoại Page Setup)
- Chọn thành phần cần in tài liệu: + Phần lựa (Selection),
(34)- Nếu muốn in tất trang, chọn All
- Nếu muốn in số trang liên tục, gõ số thứ tự trang (đặt thẻ
Header/Footer) bắt đầu in trang kết thúc in vào mục From To
- Chọn nút OK
4 In phần tờ bảng tính, vùng định trước
- Giống trường hợp nhiên nguyên tắc in: phải lựa phần bảng tính, hay đối tượng (đồ thị, hình ảnh ) bảng tính cần in Sau chọn lệnh: File\ Print
- Sẽ xuất hộp thoại Print (hộp thoại xuất bấm nút Print hộp thoại Page Setup)
(35)BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO
I. NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGỒI
1 Nhập đối tượng từ ngồi vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản.
- Dùng công cụ Drawing để đưa đối tượng Autoshape, Text Box, Word Art vào bảng tính.
- Dùng lệnh Insert\Picture\From File để chèn tranh lấy từ tệp vào bảng tính
- Dùng lệnh Insert\Picture\ Clip Art để chèn tranh lấy từ Clip Art vào bảng tính
2 Di chuyển co giãn đối tượng nhập bảng tính
- Khi đưa tệp hình ảnh, đồ họa vào bảng tính ta kéo đến vị trí bảng tính, dùng nút Order công cụ Drawing để chuyển ảnh đến vị trí cần thiết
- Di chuyển: chọn hình, xuất mũi tên đầu nhấn giữ chuột kéo vị trí
Co giãn hình: Nhắp lên hình ảnh để chọn Thay đổi kích thước: mũi tên hai đầu, kéo chỉnh XII. BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ
1 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác từ số liệu bảng tính để phân tích liệu, ví dụ biểu đồ quạt trịn, cột đứng, ngang v.v. Lựa khối ô chứa liệu cần vẽ đồ thị
(36)a Bước 1(Chọn nhóm kiểu đồ thị) :
- Chọn thẻ Standard Types chọn nhóm đồ thị chuẩn danh sách Chart Type : Column, bar, Line, Trong hình minh hoạ bên, chọn Column
- Chọn kiểu đồ thị nhóm khung mẫu Chart Sub-type bên phải (chọn kiểu thứ từ xuống)
- Nếu muốn ta chọn thẻ Custom Types chọn dạng cụ thể đồ thị
- Có thể bấm nút Back để trở bước trước Bấm nút Finish, Excel tự động tạo đồ thị có kiểu ngầm định kết thúc việc tạo đồ thị
- Bấm nút Next để chuyển sang bước sau
b Bước (Chọn khối dãy liệu dùng vẽ đồ thị).
(37)- Chọn thẻ Data Range, chọn khung Data range gõ địa khối liệu dùng vẽ đồ thị Vì trước chọn lệnh ta lựa khối liệu dùng vẽ đồ thị nên Excel tự điền địa cho ta
- Ghi nhớ: Khi vẽ đồ thị toán học, ta dùng cặp giá trị X,Y để vẽ, chuỗi cặp giá trị gọi dãy giá trị thể thành đường, nhiều dãy giá trị thể thành nhiều đường Excel dùng dãy giá trị (Series in) liệu hàng cột làm dãy giá trị Y, dãy X tương ứng tự định theo liệu
- Chọn dãy giá trị theo hàng mục Rows theo cột mục Column Đang chọn mục Rows, nghĩa dùng liệu hàng (Sơ cấp, Trung cấp, ) làm dãy giá trị để vẽ đồ thị
- Chọn thẻ Series kiểm tra (xem - sửa) tên dãy (series), địa chúng (Name, Values), địa dãy giá trị X (Category (X) axis labels)
- Bấm nút Next để chuyển qua bước sau
c.Bước 3: (Bổ sung tiêu đề cho biểu đồ)
(38)dụng tên tổ chức có liệu,tên bảng liệu vẽ đồ thị làm tiêu đề cho biểu đồ
Các hộp văn tên trục cho phép bạn bổ sung tên trục nêu rõ hạng mục (Như hình trên- trục ngang) vào trục định chuẩn điểm liệu chuỗi liệu (Như hình trên- trục dọc)
d Bước 4(Lưu biểu đồ)
(39)Sau bạn chuyên biệt vị trí cho biểu đồ tạo ra, nhấp Finish Chart Wizard vẽ biểu đồ tương tự biểu đồ bạn định rõ
2 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang chia Sửa đổi màu sắc biểu đồ, đồ hoạ.
a Thêm tiêu đề, thích:
Các loại tiêu đề cho đồ thị: tiêu đề chính, tiêu đề trục Thao tác: - Chọn lệnh Chart \ Chart Options Trong hộp thoại xuất hiện:
+ Thêm tiêu đề: Chọn thẻ Titles + Thêm thích:
- Bấm chọn đối tượng đồ thị (không phải tiêu đề) - Gõ văn dùng làm thích, gõ phím Enter - Kéo thích đến vị trí cần thiết
Vị trí tiêu đề thích thay đổi phạm vi đồ thị cách kéo
* Sửa nội dung tiêu đề, thích: lựa chọn tiêu đề cần sửa chữa, sửa gõ nội dung mới, Enter
(40)Việc thêm nhãn (hoặc giá trị dùng biểu diễn) đầu dãy làm cho đồ thị trở nên trực quan, dễ hiểu Thao tác:
- Chọn Data series cần thêm nhãn
- Chọn lệnh Chart \ Chart Options Trong hộp thoại xuất + Chọn thẻ Data Labels:
- None: Không hiển thị tiêu đề
- Show Value: Hiển thị theo kiểu giá trị - Show Label: Hiển thị theo kiểu chữ + Chọn nút OK kết thúc thao tác
c Thêm, bớt đường lưới:
- Chọn lệnh Chart \ Chart Options Trong hộp thoại xuất
+ Chọn thẻ Gridlines : chọn bỏ dấu kiểm mục Category(X) axis
hoặc Value(Y) axis
+ Chọn nút OK kết thúc thao tác
d Thêm mũi tên:
- Chọn lệnh View \ Toolbar Xuất hộp bao gồm tên công cụ Excel Bấm chọn công cụ Drawing Chọn nút OK
- Bấm chọn nút mũi tên công cụ Con trỏ chuột thành hình dấu cộng - Kéo vạch vị trí, hướng, kích thước mũi tên
e Thay đổi Font, mầu nền:
- Lựa chọn đối tượng
- Chọn lệnh Format \ Selected
Trong hộp thoại Format xuất hiện, tuỳ theo đối tượng lựa, có thẻ khác Chọn thẻ Font, Patterns, thao tác tương tự lệnh Format\Cells
f Định dạng trục:
Ta biết trục gồm thành phần: Nhãn trục (kí tự), Bản thân trục, vạch chia trục, Việc định dạng trục làm thay đổi thành phần Thao tác:
(41)Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis menu rút gọn) Xuất hộp thoại Format Axis:
- Định cách thể trục vạch chia: Chọn thẻ Pattern:
+ Trong khung Axis, chọn kiểu (Style), màu (Color), độ dày (Weight) đường trục
+ Trong khung Major tick mark type (hoặc Minor tick mark type), chọn mục với ý nghĩa sau: Inside, Outside, Crosses, None: vạch phía trong, phía ngồi, cắt qua trục, bỏ vạch chia
- Định cách thức chia vạch trục :
+ Chọn thẻ Scale, mục chọn với ý nghĩa sau:
o Value (Y) axis crosses at categories number: Trục Y cắt trục X ở nhóm thứ
o Number of categories between tick-mark labels: Cách bao nhiêu vạch có nhãn
o Number of categories between tick-marks: số nhóm biểu diễn vạch chia
o Value (Y) axis crosses between categories: Trục Y cắt trục X giữa nhóm
o Value (Y) axis crosses at mãimum category: Chuyển trục Y sang phải
- Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số:
Chọn thẻ Font, Number, Alignment thao tác giống lệnh Format\Cells - Bấm chọn trục Y :
+ Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis menu rút gọn) Xuất hộp thoại Format Axis:
- Định cách thể trục vạch chia : Làm giống làm với trục X
- Định tỷ lệ chia vạch:
(42)+ Minimum, Maximum: giá trị nhỏ nhất, lớn biểu diễn trục, tương ứng với giá trị nhỏ nhất, lớn số liệu biểu diễn
+ Major Unit, Minor Unit: định đơn vị chia vạch (chính-phụ) cho trục + Category (X) Crosses at: chuyển trục X lên cao theo giá trị liệu
+ Logarithmic Scale: Tính tốn lại Minor Unit, Major Unit theo Logarit số 10
+ Category (X) Crosses at M aximum value: chuyển trục X lên - Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số
Chọn thẻ Font, Number, Alignment thao tác giống lệnh Format \ Cells.
3 Thay đổi kiểu biểu đồ.
a Đổi kiểu đồ thị cho dãy (Data Series) :
Chỉ áp dụng cho đồ thị tạo dạng hai chiều
Khi đồ thị thiết lập với tham số chọn, bạn thay đổi hồn tồn dạng đồ thị
- Bấm lựa Data Series (không lựa đổi kiểu đồ thị)
- Chọn lệnh Chart\Chart Type (hoặc bấm nút Chart Type công cụ, chọn kiểu đồ thị) Trong hộp thoại Chart Type:
- Chọn thẻ Standar Types
+ Trong hộp Chart Type, chọn nhóm đồ thị + Trong hộp Chart Sub Type, chọn kiểu đồ thị
+ Trong vùng Options, chọn mục Apply to Selection + Chọn nút OK
b Thay đổi kích thước đồ thị.
- Thay đổi kích thước: Để trỏ chuột vào chấm đen đỉnh (hoặc cạnh) khung đồ thị kéo chuột để dịch chuyển cạnh (góc) khung c Kiểu đồ thị:
(43)+ Area: Biểu đồ khu vực + Bar: Biểu đồ + Column: Biểu đồ cột + Line: Biểu đồ đường
+ Doughnut: Biểu đồ hình vành khăn + Radar: Biểu đồ kiểu radar
+ Scatter: Biểu đồ XY + Bubble: Biểu đồ bọt
+ Stock Chart: Biểu đồ cổ phiếu
+ Các loại biểu đồ hình lăng trụ, nón, kim tự tháp…
- Nếu muốn thay đổi cách chọn dãy số cần biểu diễn, bấm nút By Row hoặc By Column.
- Gỡ bỏ / thêm bảng giải: bấm nút Legend
- Thay đổi hướng nội dung chữ - số đồ thị, bấm nút xoay hướng chữ số
- Mở hộp chọn đối tượng, chọn đối tượng bấm nút định dạng đối tượng (Format )
4 Di chuyển xoá biểu đồ, đồ hoạ.
- Sao chép: bấm lựa đồ thị, làm thao tác chép giống làm với khối liệu
- Xoá: bấm lựa đồ thị, gõ phím Delete