MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty 3.1- Một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 118 . Là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đờng công trình công nghiệp thờng có quy mô lớn , kết cấu phức tạp , thời gian sử dụng lâu dài , giá trị lớn . Nhiều công trình lớn do công ty thi công có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nớc . Nên công ty đã rất coi trọng chất lợng và tiến độ hoàn thành thi công các công trình và đã tạo lập đợc uy tín lớn trên thị trờng . Hơn nữa, các sản phẩm xây dựng thờng mang tính tổng hợp về nhiều mặt nh kinh tế kỹ thuật mỹ thuật . rất đa dạng nhng mang tính độc lập , mỗi công trình đợc xây dựng theo một kiểu thiết kế riêng và tại một địa điểm nhất định . Quá trình từ khi khởi công xây dựng cho đến khi công trình. Hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng lâu dài . Do vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng , đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ảnh hởng tới chất lợng cũng nh mỹ quan của công trình . Chính vì thế tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu nhằm góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại công ty công trình giao thông , vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , với sự hớng dẫn của các cán bộ tài chính kế toán em thấy công tác kế toán vật liệu có những u điểm nổi bật sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đã phát huy đợc hiệu quả, tạo điều kiện chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự lãnh đạo (tập trung) thống nhất của kế toán trởng đối với công tác kế toán của công ty. Đội ngũ kế toán công ty có trình độ khá vững, am hiểu về nhiệm vụ kế toán. Hơn nữa, phải phòng- Tài chính kế toán lại đợc trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chơng trình kế Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 1 1 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề toán máy AFSYS đã đợc cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng đ- ợc các yêu cầu về thông tin khi cần thiết - Về tổ chức hệ thống tổ chức kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách: Công ty đã vận dụng một cách tơng đối đầy đủ theo chế độ và mẫu biểu do BTC ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của công ty. - Về tổ chức kế toán chi tiết vật liệu công ty tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ghi thể song song là hợp lý nhất với đặc điểm của ngành xây dựng. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm nêu trên , công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng ở công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp trực hoàn thiện đẻ phù hợp với yêu cầu với quản lý kinh tế, ngày càng trở thành một công cụ đắc lực và hiệu quả cho công ty. - Về phơng pháp đánh giá vật liệu suất kho: công ty đăng ký đánh giá vật liệu suất kho heo phơng pháp giá đích danh nhng theo cách làm hiện nay thì việc đánh giá vật liệu suất kho của công ty không phải theo phơng pháp giá đích danh mà cùng không tuân theo một trong những phơng pháp đánh giá vật liệu suất kho đã đợc quy định. - Vận dụng hệ thống kế toán: vận dụng đầy đủ nhng cha hoàn thiện điều này thể hiện ở chỗ sử dụng Tài khoản 152 để hạch toán heo dõi giá tị hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu trong kho của công ty nhng lại không mở chi tiết các tài khoản cấp 2,3 . của tài khoản 152 trong khi đó vật liệu của công ty thì có nhiều loại nhóm. Hơn nữa, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế theo vai trò của chúng mà lại không mở chi tiết tài khoản 152 cho từng loại đó. - Về thời gian luân chuyển chứng từ: Địa bàn công ty rất rộng lớn do công ty thờng thi công tại các công trình ở nhiều vùng, địa phơng trên cả nớc . Vì vậy việc luân chuyển chứng từ chậm, việc hạch toán (nhập vật liệu vào máy tính) đợc thực hiện sau khi nghiệp vụ phát sinh khá lâu dẫn đến tình trạng khối lợng công việc vào một thời điểm dẫn đến sai sót làm mất đi tính chính xác thông tin về kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho: nh đã chính bày ở chơng II: Vật liệu mua về, trớc khi nhập kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu (mặc dù đã lập ra ban kiểm nghiệm). Điều này dễ dẫn đến xảy ra trờng hợp vật Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 2 2 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề liệu nhập kho không đảm bảo yêu cầu về chất lợng, quy cách bởi vì công ty thờng sử dụng khá nhiều vật liệu có tính năng kỹ thuật khác nhau mà chỉ riêng một mình thủ kho thì cha chắc đã có đủ trình độ đẻ xác định xem vật liệu đó có đủ đảm bảo cho thi công sản xuất đó hay không. - Một số tồn tại khác: Khi mua vật liệu về vận chuyển thẳng đến công trình phục vụ cho thi công, bộ phận vật liệu đó chỉ ký ngay vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản xác nhận vật liệu vào thi công. + Công ty cha tiến hành xá định và quy định về định mức dự trữ vật liệu cho thi công. Mặc dù cha có ảnh hởng gì lớn đến kế hoạch sản xuất của công ty nhng công ty nên sớm đa ra quy định và thực hiện tốt vấn đề này nhằm tránh những rủi ro, đồng thời tránh tình trạng có những loại vật liệu để tồn kho nhiều đến lúc phải thanh lý và xin huỷ, điều này sẽ làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Công ty cha tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Thiết nghĩ, trong nền kinh tế thị trờng khi mà cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt thì việc phấn đấu tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm là một trong những nhu cầu khách quan của tất cả các doanh nghiệp. muốn làm đợc điều này, ngoài việc phải hạch toán chính xác đợc chi phí vật liệu phát sinh, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu để từ đó có thể tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. + Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu ở công ty cha phát huy đợc tác dụng trong từng phòng, bởi lẽ, mỗi phòng tài chính- kế toán quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp đợc với việc vận dụng thống tài khoản vào công ty. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty phần xây dựng công trình giao thông 118. 3.2.1- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 3 3 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Hiện nay, Vật liệu của công ty đã đợc phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò của nó. Tuy nhiên công ty lại không mở chi tiết (cấp hai) cho TK152 . Vì vậy, để công tác kế toán đợc hoàn thiện hơn công ty nên mở thêm những TK cấp hai cho tài khoản 152 nh sau: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác 3.2.2- Về việc mã hoá vật liệu và lập số danh điểm vật liệu Theo em để phát huy tác dụng của việc mã hoá vật liệu nhằm nâng cao chất lợng của công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Phục vụ chùn cho yêu cầu quản lý, quản trị vật liệu cần thiết là công ty phải sửa lại mã vật liệu giữa các phong trong công ty nhằm phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công tác quản lý vật liệu Phơng pháp mã hoá vật liệu có thể nh sau: - Kết hợp chặt chẽ với việc vận dụng hệ thống tài khoản, công ty có thể đa vào ký hiệu của tài khoản cấp một (TK152) và dựa vào việc phân loại vật liệu để mã hoá. Theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu, theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu. Phơng pháp mã hoá có thể nh sau: Xxxx Xx xx Xx Mã loại vật liệu ( Mã TK cấp hai của TK 152) Mã nhóm vật liệu Mã tên vật liệu Mã quy cách, kích cỡ từng thứ vật liệu Giải thích : Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 4 4 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề - Vật liệu của công ty đợc chia thành sáu loại vì thế trớc khi ta tiến hành mã hoá từng loại vật liệu, công ty nên sử dụng luôn ký hiệu của TK 152 (quy định trong hệ thống TK kế toán ) nh đã nêu ở phần 3.3.1 tức là: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác Trong mỗi loại vật liệu thì lại gồm có các nhóm vật liệu khác nhau. Ví dụ trong loại nguyên vật liệu chính thì lại gần các nhóm nh: Nhóm xi măng, Nhóm thép, Nhóm đá, Nhóm gạch . Vì thế ta nên mã hoá các nhóm nh sau: 01 Xi măng, 02 là thép, 03 là đá gạch . Trong mỗi nhóm vật liệu lại bao gồm nhiều thứ vật liệu và mỗi loại vật liệu có thể có quy cách, kích cỡ khác nhau. Lên có thể dùng hai chữ số khác nhau để biểu thị cho tên ( từng thứ ) vật liệu, và dùng tiếp hai chữ số để biểu thị cho quy cách của chúng: Ví dụ: trong nhóm thép gồm có - Thép tròn, - thép tròn trơn, - thép tấm, - thép danh Trong thép tròn xoắn lại có các kích cỡ sau: - Thép tròn xoắn 6 - Thép tròn xoắn 8 - Thép tròn xoắn 10 - Thép tròn xoắn 12 - Thép tròn xoắn 14 - Thép tròn xoắn 16 - Thép tròn xoắn 18 Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 5 5 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Nh vậy ta có thể mã hoá thứ vật liệu nh sau: 01 thép tròn xoắn 02 thép tròn trơn 03 thép tấm 04 thép ray Và mã quy cách kích cỡ của từng thứ vật liệu nh sau: Ví dụ: trong ( thứ ) vật liệu thép tròn xoắn 01 1- Thép tròn xoắn 6 2- Thép tròn xoắn 8 07 Thép tròn xoắn 18 Và nh vậy , số danh điểm vật liệu có thể lập nh sau: Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 6 6 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Bảng 3.1: Sổ danh điểm Ký hiệu danh điểm ( mã ) vật liệu Tên, Nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Xi măng Kg 1521.01.01 Xi măng PC 30 Kg 1521.01.02 Xi măng PC 40 Kg . . 1521.02 Thép 1521.02.01 Thép tròn xoắn 1521.02.01.01 Thép tròn xoắn 6 Kg 1521.02.01.02 Thép tròn xoắn 8 Kg 1521.02.01.03 Thép tròn xoắn 10 Kg 1521.02.01.04 Thép tròn xoắn 12 Kg 1521.02.01.05 Thép tròn xoắn 14 Kg 1521.02.01.06 Thép tròn xoắn 16 Kg 1521.02.01.07 Thép tròn xoắn 18 Kg . . 1521.02.02 Thép tròn trơn 1521.02.02.01 Thép tròn trơn CT1 Kg 1521.02.02.02 Thép tròn trơn CT2 Kg . . 1521.02.03 Thép tấm . 1521.02.04 Thép ống . . 1521.02.05 Thép ray . . . 1521.03 Gạch Viên 1521.03.01 Gạch đặc không chỉ Viên 1521.03.01.01 Gạch đặc 1 chỉ Viên 1521.03.01.02 Gạch đặc 2 chỉ Viên 1521.03.02 Gạch lỗ Viên 1521.03.02.01 Gạch 2 lỗ Viên 1521.03.02.02 Gạch 1 lỗ Viên Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 7 7 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề 1 2 3 4 1521.04 Đá 1521.04.01 Đá AC 1521.04.02 Đá Base 1521.04.03 Đá Subbase 1521.04.04 Đá côn 1521.04.05 Đá hộc 1521.04.06 Đá mạt . . 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.01 Que hàn Kg 1522.02 Phụ gia bê tông . 1523 Nhiên liệu 1523.01 Dầu . 1523.02 Nhớt . 1523.03 Xăng . . . 1524 Phụ tùng thay thế . . . 1528 Vật liệu khác . . 3.2.3 Về đánh giá vật liệu suất kho Theo cách làm hiện nay của công ty thì vật liệu xuất kho đợc đánh giá theo phơng pháp: tức là xuất kho vật liệu có đơn giá lớn nhất sau đó nhỏ dần. Việc đánh giá vật liệu xuất kho nh vậy là không đúng qui định. Theo em, doanh nghiệp lên đánh giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân (liên hoà) vì doanh nghiệp sử dụng kế toán máy lên ph- ơng pháp này khá thích hợp. Theo phơng pháp này(đơn giá bình quân) thì sau mỗi lần nhập máy sẽ tính gia đơn giá bình quân và khi xuất kho thì lấy số lợng xuất nhận với đơn giá bình quân này. Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 8 8 Trêng C§KT-KTCN I B¸o c¸o chuyªn ®Ò Sinh viªn: Ph¹m v¨n §iÒn Líp K9B – GTVT Trang 9 9 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Công thức tính nh sau: Đơn giá thực tế bình quân Giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lợng vật liệu tồn kho đầu kì số lợng vật liệu nhập trong kì Giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá vốn thực tế xuất kho Đơn giá thực tế bình quân số lợng vật liệu xuất kho = + = + Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 có tài liệu nh sau: Tồn kho ngày 1/9: 400 Kg Số tiền 308.800 đ. Nhập ngày 13/9: 3.600 Kg Số tiền 27.936.000 đ Nhập ngày 21/9: 40.000 Kg Số tiền 31.020.000 đ Xuất ngày 15/9: 35.000 Kg Xuất ngày 24/9: 38.000 Kg Ta tính đợc giá trị vốn thực tế vật liệu xuất kho nh sau: - Xuất kho ngày 15/9: ( 35.000 Kg ) 308.800 + 27.936.000 Đơn giá bình quân = = 775,96 ( đ/ Kg ) 400 + 36.000 Giá vốn thực tế xuất dùng = 35.000 * 775,96 = 27.158.600 đ - Xuất ngày 24/9: ( 38.000 Kg ) Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 10 10 [...]... nhập kho vật liệu cha trả ngời bán, cả kế toán và kế toán công nợ phải tiến hành nhập liệu Trên đây là một số phần mềm kế toán công ty đang sử dụng Trong thời gian tới, để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của mình công ty nên yêu cầu bên cung cấp phần mềm kế toán sửa đổi một số lập tình về phần mềm này Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mau vật liệu nhập kho cha trả tiền ngời bán thì chỉ cần kế toán vật liệu. .. tập hợp, xử lý các chứng từ phát sinh tại đội mình để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình ( hạng mục công trình ) do đội thi công Hàng tháng kế toán các đội sẽ gửi báo cáo giá thành lên phòng TC- KT của công ty, để từ đó tổng hợp giá thành lập báo cáo lãi ( lỗ ) Khi đó sẽ giúp phần làm giảm nhẹ công tác kế toán ở công ty, nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu, hiện nay khối lợng công việc... chuyển chứng từ kế toán Do đặc điểm của ngành xây dựng là công trình ở các địa bàn khác nhau Do đó chứng từ đợc chuyển về phòng tài chính kế toán ở công ty là muộn, điều đó gây khó khăn cho công tác kế toán Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể tổ chức bộ phận kế toán riêng hạch toán phụ thuộc tại các đội với cơ cấu gọn nhẹ, phù hợp với tính chất cơ động của công tác xây dựng Bộ phận kế toán này có... việt của kế toán máy Biểu 3.3: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu chính- TK 1521 Kho 01 Tháng ST T Tên vật Đ Tồn đầu kỳ liệu chính VT SL TT Tổng X cộng Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT X X X Biểu 3.4: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu phụ - TK 1522 Kho 01 Tháng ST Tên vật Đ T liệu phụ Tồn đầu kỳ VT SL TT Tổng... lý, sử dụng nguyên vật liệu Hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm là rất quan trong, song nh thế vẫn cha đủ Trên cơ sở những số liệu kế toán kết hợp với tiêu chuẩn về kinh tế kỹ thuật Công ty phải tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu để đánh giá xem việc quản lý vật liệu đã tốt cha sử dụng có hiệu quả hay không Muốn phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu. .. số công trình công ty đang thi công nhiều, nếu tính riêng phế liệu từng công trình thì số phế liệu thu hồi không phải là lớn, nhng tổng giá trị phế liệu thu hồi của tất cả các công trình thì không phải là nhỏ Tuy nhiên công ty cha tận dụng đợc nguồn phế liệu này Do vậy, để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty nên quan tâm đến việc theo dõi, quản lý nguồn nguyên vật. .. kế toán vật liệu, thực hiện tốt phân tích tình hình quản lý, sử dụng t liệu sẽ là một biện pháp tích cực để có thể tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm, quản lý vật liệu có hiệu quả Qua quá trình thực tập tại công ty công trình giao thông 118, do điều kiện khách quan nên em mới chỉ đi vào nghiên cứ những vấn đề cơ bản, chủ yếu về công tác tổ chức kế toán vật liệu và tình hình phân tích việc quản lý... cáo tổng hợp vật liệu theo kho: Sổ này sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình xâm nhập, xuất tồn kho của các loại vật liệu Nếu thực hiện nh trên thì các Báo cáo vật liệu của công ty sẽ bao gồm: (các báo cáo này đợc mở cho từng kho và cho toàn bộ công ty ) - Báo cáo vật liệu chính Biểu 3.3 - Báo cáo vật liệu phụ Biểu 3.4 - Báo cáo nhiên liệu - Báo cáo phụ tùng thay thế - Báo cáo vật liệu. .. nhập liệu vào dữ liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ tự động đi vào các sổ vật liệu, công nợ Kết luận Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT 17 Trang 17 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do đó kế toán vật liệu có vai trò rất quan trong sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị Làm tốt công tác kế. .. nghiệm vật t (Xem Biểu số 3.2) 3.2.6.2- Sửa lại mẫu sổ báo cáo vật liệu Trong thời gian tới có thể quản lý và quản trị vật liệu tốt hơn, theo em công ty cổ phần công trình giao thông 118 nên bổ sung và sửa lại mẫu Báo cáo vật liệu cụ thể: - Công ty nên mở sổ Báo cáo vật liệu theo kho cho từng loại vật liệu chính Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT 12 Trang 12 Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề Mã sốBáo . đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty 3.1- Một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty. không kết hợp đợc với việc vận dụng thống tài khoản vào công ty. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty