MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xà phòng hà nội Cơ chế thị trờng với nhiều thành phần kinh tế cùng tham gia sản xuất kinh doanh cạnh tranh và phát triển, do vậy muốn đứng vững trên thị trờng, các doanh nghiệp thực hiện hạch toán kinh doanh phải có lãi. Là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính, đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một nhu cầu cần thiết của công tác quản lý, là tiền đề quan trọng cho công tác điều hành sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là công việc rất cần thiết nhằm góp phần tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để thấy đợc những gì đã làm đợc và phát hiện những gì cha làm đợc để rút ra những nội dung chủ yếu, cần thiết của việc hoàn thiện. I-/ Nhận xét về hoạt động tiêu thụ, tổ chức bộ máy kế toán, tô rchức kế toán hoạt động tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1-/ Về hoạt động tiêu thụ Trong những năm gần đây, Công ty Xà phòng Hà Nội đã trải qua không ít những thuận lợi và khó khăn, những bớc thăng trầm và biến động của thị trờng, những thay đổi về chính sách, pháp luật của Nhà nớc cùng với sự đầu t liên doanh của hãng Unliver cũng là tiếp bớc với một thách thức mới. Trong cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc với cơ chế khắc nghiệt của nền kinh tế thị trờng đầy thách thức nhng Công ty Xà phòng Hà Nội vẫn gặt hái đợc những thành công nhất định, đặc biệt là trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm. Doanh thu về tiêu thụ sản phẩm tăng đều qua các năm 1997 đạt 19.214.415.600đ; năm 1998 đạt 20.587.088.510đ. Qua các báo cáo kết quả kinh doanh Tổng doanh thu lên tới 75.335.934.152. Để có thành tích nh thế công ty đã không ngừng cải tiến dây truyền sản xuất nâng cao chất lợng sản phẩm và đặc biệt là mở rộng thị trờng tiêu thụ. 2-/ Về tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Xà phòng Hà Nội đã lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với yêu cầu của công việc, phù hợp với chuyên môn của từng ngời. Công tác kế toán của công ty đợc tổ chức có quy củ có kế hoạch, sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống dới, đặt biệt là theo phân cấp của phòng kế toán. Công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm của công ty nhìn chung đã đi vào nề nếp ổn định nghiêm chỉnh chấp hành hệ thống sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành đặc biệt còn cập nhật đợc việc cơ giới hoá trong hạch toán bằng việc trang bị máy vi tính tạo điều kiện cho công tác hạch toán đợc chính xác hơn với tốc độ cao hơn. 3-/ Về tổ chức kế toán hoạt động tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả 3.1. Ưu điểm: Ưu điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty Xà phòng Hà Nội đợc tiến hành tơng đối hoàn chỉnh. 1 - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu. + Các chứng từ ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế, những nội dung kinh tế phát sinh đều đợc ghi ché đầy đủ vào chứng từ. + Các chứng từ đều đợc kiểm tra giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. Việc luân chuyển chứng từ tơng đối tốt, các chứng từ đợc phân loại hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trớc khi đi vào khâu lu trữ. - Đối với công tác tổ chức kế toán tổng hợp. Kế toán đã áp dụng Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp mới đợc Bộ Tài chính ban hành áp dụng từ ngày 1/1/1996 để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2,3 nhằm phản ánh một cách chi tiết cụ thể tình hình biến động tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đợc phần nào khối lợng công việc kế toán, tránh đợc sự nhầm lẫn chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán. + Công ty đã áp dụng chơng trình phần mềm kế toán trên máy lên giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ tuy nhiên hình thức sổ cũng đợc kế toán công ty thay đổi cải tiến sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Nói chung hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Nó liên quan đến khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nớc đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong sản xuất kinh doanh. 3.2. Những mặt hạn chế: Tuy đã đạt đợc kết quả khả quan nhng công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng ở công ty vẫn còn những điểm còn tồn tại và khắc phục để hoàn thiện. + Về hạch toán giá vốn hàng xuất. Công ty đã áp dụng giá thành phẩm theo phơng pháp trực tiếp giản đơn đến cuối tháng mới có giá thành cho từng loại sản phẩm. Đồng thời công ty thực hiện tính giá hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân gia quyền do vậy việc phản ánh giá vốn hàng xuất bán đến cuối tháng mới thực hiện đợc. Tuy nhiên hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng là Nhật ký chung yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh hàng ngày vào sổ nhật ký chung. Nhng trên thực tế, khi hạch toán tiêu thụ thành phẩm kế toán chỉ phản ánh đợc doanh thu còn định khoản, kết chuyển giá vốn hàng xuất bán đến cuối kỳ mới thực hiện đợc nh vậy là cha đúng với trình tự ghi chép của hình thức sổ. 2 + Với thị trờng tiêu thụ của công ty có mặt ở nhiều nơi những việc lập hoá đơn bán hàng cho nghiệp vụ bán hàng đại lý cha đúng thời điểm và cha đúng theo mẫu chế độ quy định. + Về hàng nhập bị trả lại. + Với thị trờng tiêu thụ rộng lớn và có rất nhiều bạn hàng cho nên công ty thờng có rất nhiều khách hàng thờng xuyên đến lấy hàng và thanh toán sau. Điều đó không tránh khỏi rủi ro thờng gặp trong việc thanh toán tình hình công nợ. II-/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức tiêu thụ tại Công ty Xà phòng Hà Nội 1-/ Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết theo dõi hàng xuất gửi đại lý và tiêu thụ qua đại lý Hiện nay, khi xuất kho thành phẩm cho đại lý, kế toán công ty lại ghi hàng ngày vào thẻ kho của từng đại lý để theo dõi. Nh vậy thẻ kho chỉ theo dõi về mặt lợng mà không phản ánh chi tiết về mặt giá trị hàng tồn kho của một đại lý. Vậy để theo dõi tình hình xuất kho và tiêu thụ sản phẩm ở mỗi đơn vị đại lý đợc đầy đủ, chính xác, tôi có ý kiến kế toán nên thay thẻ kho bằng Sổ chi tiết hàng gửi đại lý sổ này đợc mở chi tiết cho từng đại lý và mỗi trang sổ thể hiện một số liệu của một tháng, mẫu nh sau: Sổ chi tiết hàng gửi đại lý Tên cửa hàng: Tháng .năm 1999 Chứng từ Diễn giải Hàng xuất kho gửi đại lý Hàng tiêu thụ trong tháng Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá A Hàng hoá B Hàng hoá A Hàng hoá B Đơn giá Số l- ợng TT Đơn giá Số l- ợng TT Đơn giá Số l- ợng TT Đơn giá Số l- ợng TT - Tồn kho đầu tháng - Xuất kho ký gửi Tồn cuối tháng - Chỉ tiêu Số tồn đầu tháng phản ánh giá đơn vị, số lợng và giá trị từng hàng hoá, sản phẩm còn tồn ở đại lý tháng trớc. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi bán cho đại lý, kế toán ghi số lợng, đơn giá của từng loại hàng hoá, đồng thời ghi nhập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ vào máy ta có số liệu Thành tiền do máy đa ra. Đây chính là giá trị hàng xuất kho. 3 TK 632 TK 155 2.687.192 (1) 2.687.192 TK 111,112,131 TK 531 TK 511 (2) (3) 1.656.299 1.656.299 1.656.299 1.656.299 - Chỉ tiêu Tồn cuối tháng phản ánh đơn giá, số lợng và giá trị từng loại sản phẩm cha tiêu thụ đợc trong tháng. Tuy nhiên, để quản lý và theo dõi chặt chẽ số thành phẩm đợc tiêu thụ ở từng đại lý thì giữa Công ty và đại lý phải có sự trao đổi thông tin thờng xuyên về tình hình tiêu thụ sản phẩm. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết các đại lý. Số liệu dùng để đối chiếu với số liệu trên các TK 157, 632. 2-/ Về hàng nhập bị trả lại Hiện nay ở Công ty Xà phòng Hà Nội hàng nhập bị trả lại đợc bù đắp với số hàng bán cụ thể: Nếu trong tháng có hàng bán bị trả lại bất kỳ hàng hoá đó đợc xuất bán khi nào thì kế toán đều ghi giảm giá vốn và doanh thu của thành phẩm xuất bán ngay trong tháng có phát sinh hàng nhập trả lại. Nh vậy số liệu tổng hợp về doanh thu và giá vốn trên các sổ kế toán là số sau khi đã trừ đi giá vốn và doanh thu của hàng nhập bị trả lại. Do vậy khi nhìn vào sổ kế toán tổng hợp ta không biết đợc tổng giá trị hàng nhập là bao nhiêu, tổng giá trị số thành phẩm xuất bán thực trong tháng là bao nhiêu. Vì vậy theo tôi công ty hạch toán hàng nhập bị trả lại nh sau: * Ví dụ: Kem HS (xuất khẩu). Trong tháng 12 năm 1998 công ty có số hàng nhập trả lại 423 kg với giá 3.195,6/kg (Số liệu trích từ bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn và tờ tiêu thụ). Quy trình hạch toán nh sau: (1) Nhận lại thành phẩm do ngời mua trả lại. (2) Trả lại tiền cho ngời mua hoặc ghi giảm nhẹ 1 khoản phải thu là 1.656.299 (3) Kết chuyển trừ vào doanh thu vào cuối kỳ. 3-/ Về lập dự phòng các khoản nợ khó đòi Công ty hiện nay có nhiều bạn hàng. Ngoài những khách hàng đến mua thanh toán ngay. Công ty còn có những bạn hàng thờng xuyên là bạn hàng quen thuộc thờng đến nhận hàng và thanh toán sau. Điều đó khó có thể tránh khỏi đợc những mặt tiêu cực của nền kinh tế thị trờng. Căn cứ vào số liệu bảng kiểm kê công nợ ta thấy số nợ phải thu lên đến 1.009.513.409 đồng. Trong khi đó tổng doanh thu chỉ đạt 886.671.862 đồng. 4 Hơn nữa tôn trọng nguyên tắc thận trọng trong sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải lập dự phòng cho các khoản phải thu để đảm bảo an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nên theo tôi công ty có thể lập dự phòng nh sau: Xác định mức dự phòng nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 6426 Có TK 139 Khi có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi thì xóa sổ các khoản nợ khó đòi không đòi đợc. Nợ TK 6426. Có TK 139. Khi có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi thì xoá sổ các khoản nợ khó đòi không đòi đợc. Nợ TK 6426. Có TK 131 Có TK 138. Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004, nợ khó đòi đã xử lý để tiếp tục theo dõi khoản nợ này. Khi tính số dự phòng phải thu sau niên độ ghi: - Trờng hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trớc thì số chênh lệch đợc hoàn nhập vào thu nhập bất thờng, kế toán ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 721 : Thu nhập bất thờng. - Trờng hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập của niên độ trớc khi lập dự phòng bổ xung, kế toán ghi: Nợ TK 6426 Có TK 139 Đối với những khoản phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ nếu khách hàng trả lại khi thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 721 Đồng thời ghi Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý. 4-/ Về sổ chi tiết lãi lỗ Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay vẫn sử dụng Sổ chi tiết lãi lỗ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, việc sử dụng sổ chi tiết lãi lỗ để xác định ở công ty nói chung cũng đợc. Nhng sau khi kế toán sử dụng TK 521,531,532, để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu, hơn nữa cột d đầu tháng, nhận trong tháng, xuất trong tháng, tồn cuối tháng đã đợc chi tiết trong bảng kê 8,9 về mặt giá trị và trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn 5 về mặt số lợng nên để giảm bớt việc ghi chép của kế toán thì theo tôi công ty nên sử dụng Sổ chi tiết bán hàng thay cho Sổ chi tiết lãi lỗ sổ này sẽ mang tiện lợi cho việc ghi chép, theo dõi, quản lý đồng thời phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Cách làm mẫu sổ nh sau: * Ví dụ: Xà phòng giặt Bạch Đằng 72%. - Cột số lợng: căn cứ vào cột xuất bán ở bảng tổng hợp kho thành phẩm. - Cột giá trị = Số lợng x Đơn giá. - Cột thuế GTGT = Doanh thu tiêu thụ * Thuế suất thuế GTGT Sổ chi tiết bán hàng Tháng năm 2000 Tên sản phẩm: N/T Ghi sổ Chứng từ TK đối ứng Doanh thu Giảm trừ Số hiệu Ngày thán g Diễn giải Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác . - Xuất bán - Nhập trả lại 5-/ Về hạch toán khác ở Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay có một số trờng hợp xuất khác nh: xuất tái chế, biếu tặng, . Khi xuất sản phẩm biếu tặng kế toán ghi: Nợ TK 641 - Số lợng đơn giá bình quân kỳ trớc. Có TK 155 Theo tôi mọi trờng hợp xuất bán (trừ xuất tái chế) đều phải hạch toán giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng để lấy đó làm cơ sở nộp thuế GTGT cho nên việc hạch toán nên thực hiện nh sau: - Khi biếu tặng: + Xác định giá vốn hàng bán theo định khoản 632 + Nộp thuế GTGT Nợ TK 511 6 Có TK 3331 - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 911 * Khi xuất thành phẩm đi tái chế kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 155 ở Công ty Xà phòng Hà Nội có trờng hợp thành phẩm sau khi kết thúc quá trình công nghệ nhập kho phát sinh sự cố nh hỏng hóc, mất mầu, . phải đem đi tái chế lại những sản phẩm này đã trải qua các giai đoạn của quá trình sản xuất nên bản thân nó khi nhập kho đã bao gồm các khoản chi phí: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. Chính vì vậy, khi sản phẩm kém chất lợng phải đem đi tái chế kế toán nên hạch toán nh sau: Nợ TK 154 Có TK 155. III-/ Điều kiện để thực hiện việc hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả Việc hoàn thiện quá trình hạch toán và xác định đòi hỏi phải hợp lý 3 khâu: + Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ một cách hệ thống khoa học hợp lý nhằm tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. + Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra công tác quản lý của đơn vị. + Tổ chức và lập báo cáo và phân tích báo cáo tài chính kịp thời, hữu hiệu phục vụ cho công việc điều chỉnh và ra quyết định quản lý cho phù hợp. Tuy nhiên thực tế cho thấy các chính sách quy định của Nhà nớc về công tác kế toán cha đổi mới và bắt kịp với những biến đổi không ngừng của nền kinh tế thị trờng. Vì vậy trong thời gian tới các doanh nghiệp có điều kiện hoàn thiện bộ máy kế toán và tuân thủ các quy định của Nhà nớc ta phải đa ra các văn bản cụ thể hơn. Thực hiện quản lý chặt chẽ không chỉ trong công tác hạch toán kế toán nói chung mà còn trong cả hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng. 7 8 kết luận Nền kinh tế thị trờng đang ngày một phát triển, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh hoà nhập với nền kinh tế mở, đòi hỏi phải không ngừng tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy doanh nghiệp phải phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh luôn luôn phải đợc cải tiến và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu về cả số lợng, chất lợng, chủng loại. Mặc dù nguyên vật liệu sử dụng ở công ty đa dạng. Nhiều loại giá cả cao và luôn biến động, thị trờng có những loại vật t khan hiếm những với sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc công ty cộng với sự giúp đỡ của Bộ và cơ quan chủ quản cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Xà phòng Hà Nội đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng và chiều sâu, đã đạt đợc những thành tích đáng kể đặc biệt là công ty đã có công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty và thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách Nhà nớc đầy đủ và đúng hạn. Cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đặc biệt là khâu kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh không ngừng đợc thực hiện, đáp ứng đợc yêu cầu SXKD phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất đ- ợc hoạt động liên tục song bên cạnh những u điểm đó công ty còn vấp phải những điểm hạn chế nh đã trình bày trong bản chuyên đề. Do thời gian thực tập hẹp với kinh nghiệm thực tế còn hạn chế em đã cố gắng tập trung phân tích tình hình thực tế về công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh tại công ty và em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện một bớc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tuy là ý kiến của cá nhân nhng em vẫn mong có sự tham gia khác của công ty để giúp cho kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh đợc tốt hơn. Với thời gian cha nhiều, trình độ và khả năng có hạn, chắc chắn bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong đợc sự đóng góp quý báu của các cán bộ kế toán công ty và thầy giáo để bản chuyên đề của em thực sự có ý nghĩa trên cả phơng diện lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp quý báu! 9 môc lôc 10 . một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xà phòng hà nội Cơ chế thị trờng. toán nói chung và đặc biệt là kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả