Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở trong các doanh nghiệp sản xuất

Lý luận chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 Vị trí, vai trò nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có yếu tố sản xuất bản, t liệu lao động, đối tợng lao động sức lao động Trong nguyên vật liệu đóng vai trò đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, tài sản cố định công cụ, dụng cụ khác t liệu lao ®éng, lao ®éng cđa ngêi chÝnh lµ u tè sức lao động Nh nguyên vật liệu ba yếu tố trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt khâu sản xuất Về mặt hình thái, tham gia vào trình sản xuất kinh doanh, dới tác động sức lao ®éng vµ t liƯu lao ®éng, NVL sÏ thay ®ỉi hình thái vật chất ban đầu Chính tác dụng cấu thành nên thực thể sản phẩm mà đặc điểm, tính chất loại nguyên vật liệu chi phối đặc điểm, tính chất sản phẩm chúng tạo nên Về mặt giá trị ,chúng tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh chuyển dịch lần toàn giá trị vào giá trị sản phẩm tạo Sự chuyển dịch giá trị nguyên vật liệu đồng nghĩa với phát sinh chi phí nguyên vật liệu Nói đến chi phí phải nói đến giá thành, dựa sở tiết kiệm chi phí doanh nghiệp hạ giá thành Chi phí NVL thêng chiÕm tû träng kh¸ lín tỉng chi phÝ sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất, nh công nghiệp chế biến: khoảng 70%, công nghiệp nhẹ: 65%, công nghiệp khí: 50-60% Hiện hạ giá thành biện pháp tối quan trọng doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Muốn doanh nghiệp không quan tâm đến việc giảm yếu tố chi phí nguyên vật liệu cách hợp lý Nh nguyên vật liệu có vị trí quan trọng trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp không mặt vật mà ảnh hởng không nhỏ tới kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói riêng toàn kinh tế nói chung 1.2 Yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu 1.2.1 Sự cần thiết việc quản lý nguyên vật liệu Trong hình thái kinh tế xà hội, tính hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh mục tiêu không xét đến, cho dù làm việc hoạt động lĩnh vực nào, ngời mong muốn có đợc lợi ích cao với mức hao phí bỏ thấp nhất, đặc biệt mục tiêu thể rõ kinh tế thị trờng, mà vấn đề tối đa hoá lợi nhuận đợc đặt lên hàng đầu Muốn tối đa hoá lợi nhuận, trớc tiên phải phấn đấu giảm chi phí sản xuất, có yếu tố chi phí nguyên vật liệu Xuất phát từ lý xuất phát từ đặc điểm, vị trí nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh, việc quản lý NVL nhu cầu khách quan sản xuất xà hội 1.2.2 Yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu Nh đà trình bày trên, quản lý NVL tất yếu khách quan ®èi víi mäi nỊn kinh tÕ x· héi Tuy nhiên đặc điểm, trình độ sản xuất khác mà yêu cầu cách thức quản lý không giống thời kỳ Xà hội ngày phát triển phơng thức quản lý ngày đại phức tạp Cùng với phát triển không ngừng xà hội tất lĩnh vực : khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá, nhu cầu xà hội ngày tăng đòi hỏi sản phẩm nhiều hơn, đa dạng kích cỡ màu sắc, chủng loại, mẫu mÃ.Trong bối cảnh đó, yêu cầu công tác quản lý NVL phải cung cấp đầy đủ, kịp thời số lợng chủng loại NVL nhằm phục vụ tốt cho trình sản xuất Trong kinh tế thị trờng nhu cầu vật chất lớn đa dạng, nguồn nguyên liệu sẵn có tự nhiên không đủ đáp ứng nhu cầu này, đòi hỏi nhà kinh tế phải xem xét đến tính khan đắt đỏ yếu tố đầu vào Do bên cạnh việc khai thác NVL đáp ứng cho sản xuất,chế tạo sản phẩm, nhà kinh tế phải tìm biện pháp sử dụng NVL hợp lý tiết kiệm Muốn cần phải tăng cờng công tác quản lý NVL.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu phải chặt chẽ tất khâu , từ khâu thu mua, bảo quản, sử đụng khâu dự trữ + Khâu thu mua: NVL tồn dới dạng tài sản dự trữ thờng xuyên biến động Muốn quản lý tốt, doanh nghiệp phải quan tâm khối lợng, chất lợng, quy cách ,chủng loại, giá mua, chi phí thu mua (địa điểm thu mua, phơng tiện vận chuyển), tính ổn định nguồn hàng.Thời gian thu mua phải đợc lập cho phù hợp với kế hoạch sản xuất doanh nghiệp + Khâu bảo quản: việc tổ chức hệ thống kho tàng, bến bÃi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật liệu tránh h hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu + Khâu sử dụng: sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu giá thành sản phẩm, tăng nguồn tích luỹ cho doanh nghiệp Do khâu cần thực tốt việc nghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất dùng NVL hoạt động sản xuất kinh doanh + Khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh đợc diễn cách bình thờng không bị ngừng trệ gián đoạn việc cung ứng, thu mua không kịp thời tránh tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều NVL Quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng dự trữ nội dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp 1.3 Vai trò, cần thiết nhiệm vụ công tác kế toán nguyên vật liệu 1.3.1 Vai trò, cần thiết công tác kế toán nguyên vật liệu Nh đà trình bày, để quản lý tốt NVL đòi hỏi nhà quản lý phải quản lý tốt tất khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ Có nhiều công cụ mà nhà quản lý sử dụng để thực việc quản lý nói trên, nhng có một công cụ thiếu quản lý hệ thống thông tin.Với chức cung cấp hệ thống thông tin xác, đầy đủ kịp thời, hạch toán kế toán nói chung kế toán NVL nói riêng đóng vai trò quan trọng hƯ thèng qu¶n lý kinh tÕ, qu¶n lý doanh nghiƯp lý Hạch toán kế toán NVL có xác đầy đủ kịp thời nhà lÃnh đạo nắm bắt đợc tình hình thu mua, dự trữ xuất dùng nguyên vật liệu thực tế diễn nh nào, từ có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp nhằm đảm bảo cho trình sản xuất không bị gián đoạn Mặt khác, nhờ công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, đồng thời khâu giúp công việc hạch toán giá thành đợc xác Do hạch toán NVL phải đảm bảo xác, kịp thời khoa học Cùng với phát triển không ngừng cách mạng khoa học công nghệ ngày yêu cầu cách thức tổ chức quản lý doanh nghiệp dần thay đổi, cách thức quản lý thông tin thủ công đợc thay phơng pháp đại hơn, điều đợc đánh dấu thâm nhập mạnh mẽ cuă công nghệ tin học vào công tác lý,công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán máy trình thiết kế sử dụng chơng trình theo nội dung , trình tự phơng pháp kế toán để thu nhận xử lý cung cấp thông tin kế toán nhằm cachs xác, kịp thời có hệ thống, đáp ứng đợc yêu cầu đối tợng sử dụng thông tin Với việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đà giúp nâng cao hiệu suất công tác kế toán, áp dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp thực số khâu công việc theo cách thủ công nh: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán, mà phải thực công việc nh phân loại, bổ xung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập liệu từ chứng từ gốc vào máy, phân tích số liệu sổ, báo cáo kế toán để đa định cho phù hợp Tuy nhiên máy tính tin học phơng tiện trợ giúp cho kế toán viên xử lý cung cấp thông tin kế toán, chúng thay hoàn toàn ngời,do doanh nghiệp phải đặt lên hàng đầu việc đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ tốt tổ chức công tác kế toán máy phải tuân thủ theo nội dung vàyêu cầu tổ chức công tác kế toán điều kiên thủ công 1.3.2 Nhiệm vụ công tác kế toán nguyên vật liệu Để thực chức giám đốc công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ vị trí kế toán quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nớc đà xác định nhiệm vụ kế toán NVL nh sau: Thực đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nớc, yêu cầu quản trị doanh nghiệp Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liƯu vỊ t×nh h×nh nhËp- xt- tån kho vËt liƯu vật giá trị.Tính toán đắn trị giá vốn thực tế NVL nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp áp dụng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra phận doanh nghiệp thực đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu NVL, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để theo dõi NVL Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ sử dụng NVL Phát kịp thời, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý vËt liƯu thõa, thiÕu, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt TÝnh toán, xác định xác số lợng giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng đà tiêu hao trình sản xuất Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nớc qui định, lập báo cáo vật liệu phục vụ công tác lÃnh đạo quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua bảo quản dự trữ sử dụng vật liệu Nh kế toán vật liệu công cụ phục vụ quản lý vật liệu Thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật liệu hệ thống phơng pháp khoa học mà biết đợc thông tin cách đầy đủ kịp thời, xác tình hình tài sản nói chung vật liệu nói riêng 1.4 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiêp sản xuất, NVL bao gồm nhiều loại khác với nội dụng công dụng tính lý, hoá học khác Để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán chi tiết tới loại thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hạnh phân loại chúng theo tiêu thức phù hợp * Căn vào nội dung kinh tế yêu cầu kế toán quản trị doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc chia thành loại sau đây: - Nguyên vật liệu (bao gồm nửa thành phẩm mua ): Đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL đối tợng chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm nh: sắt thép doanh nghiệp chế tạo máy khí, vải doanh nghiệp may Nửa thành phẩm mua với mục đích tiếp tục trình sản xuất sản phẩm nh sợi mua doanh nghiệp dệt đợc coi nguyên liệu - Vật liệu phụ: vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng có khả làm tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho trình sản xuất đợc thực cách bình thờng phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật nh loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn - Nhiên liệu : doanh nghiệp sản xuất, nhiên liệu bao gồm loại thể lỏng, khí, rắn dùng cung cấp nhiệt lợng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, giúp cho phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh nh: xăng,dầu, than, củi, đốt -Phụ tùng thay : Bao gồm loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện, vận tải -Thiết bị xây dựng bản: Bao gồm loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng ( thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng ) -Vật liệu khác: Là loại vật liệu loại trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh: gỗ, sắt, thép vụn phế liệu thu hồi trình lý tài sản cố định Việc phân chia nh mang tính tơng đối có loại nguyên vật liệu doành nghiệp nguyên vật liệu nhng doanh nghiệp khác lại vật liệu phụ *Ngoài cách phân loại nh vào mục đích, công dụng NVL nh nội dung phản ánh chi phí NVL tài khoản kế toán, doanh nghiệp chia nh sau: + Nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp dïng cho sản xuất chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: ví dụ nguyên vật liệu phục vụ quản lý phân xởng, tổ, đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp * Nếu vào nguồn hình thành, chia NVL thành loại: NVL nhập mua ngoài, tự gia công chế biÕn, nhËn gãp vèn liªn doanh, nhËn biÕu tặng 4.2 Đánh giá nguyên vật liệu 1.4.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá NVL dùng thớc đo tiền tệ để biểu giá trị chúng theo nguyên tắc định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống Trong kế toán nguyên tắc chi phối đến việc đánh giá NVL là: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc quán, nguyên tắc thận trọng * Nguyên tắc giá gốc: theo nguyên tắc nhập kho NVL phải đợc đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua toµn bé chi phÝ mua) vµ xt kho cịng phải xác định giá vốn thực tế theo phơng pháp quy định * Nguyên tắc quán: nguyên tắc đòi hỏi phơng pháp tính doanh nghiệp áp dụng phải đợc sử dụng thống mét thêi gian dµi ( Ýt nhÊt lµ kỳ kế toán) * Nguyên tắc thận trọng: nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL có khả làm giảm nguồn vốn doanh nghiệp, kế toán ghi nhận mà không cần phải có chứng cớ chắn (nguyên tắc nhằm ghi nhận trớc khoản tổn thất phát sinh nguồn vốn doanh nghiệp) Ngợc lại, nghiệp vụ liên quan đến NVL có khả làm tăng nguồn vốn doanh nghiệp kế toán đợc phép ghi nhận đà có đầy đủ chứng chắn chứng minh cho tăng 1.4.2.2 Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu Theo hệ thống văn hành quy định việc hạch toán NVL NVL nhập xuất kho đợc phản ánh theo trị giá vốn thực tế với nội dung sau: * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Căn vào nguồn nhập mà trị giá thực tế nguyên vật liệu đợc xác định nh sau: + Đối với nguyên vật liệu mua nhập kho: Giá vèn thùc tÕ cđa VL nhËp kho = Gi¸ mua ghi hoá đơn + Chi phí mua thực tế - Các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ giá mua ghi hoá đơn giá cha có thuế GTGT Đối với hoá đơn có tính đặc thù nh: tem th, vé tàu giá cha có thuế đợc tính chuyển theo công thức sau: Tổng giá toán + % thuế suất GTGT Những sơ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Giá cha có thuế GTGT = GTGT sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT giá mua ghi hoá đơn tổng giá toán (bao gồm thuế GTGT đầu vào) Chi phÝ thu mua bao gåm: chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dỡ, chi phí thuê kho bÃi, chi phí bảo hiểm +Đối với NVL nhập kho tự gia công chế biến trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho trị giá vốn thực tế cđa vËt liƯu xt kho céng víi c¸c chi phÝ gia công chế biến + Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho trị giá vốn thực tế NVL xuất gia công cộng với số tiền phải trả cho bên gia công, cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ NVL đến nơi gia công chi phí vận chuyển từ nơi gia công vỊ + §èi víi NVL nhËp kho nhËn gãp vốn liên doanh: giá thực tế vật liệu nhập kho giá hội đồng liên doanh thống đánh giá + NVL nhập kho nhận biếu tặng, phế liệu thu hồi đợc trình sản xuất kinh doanh: giá thực tế nhập kho già ớc tính (tính theo giá thị trờng sản phẩm loại tơng đơng) * Nguyên vật liệu xuất kho: Do vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nên giá thực tế lần nhập khác nhau, xuất kho doanh nghiệp phải xác định giá thực tế xuất kho theo phơng pháp định (phơng pháp phải đăng ký trớc đợc sư dơng Ýt nhÊt mét kú kÕ to¸n) Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ ngày 31 tháng 12 doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp dới để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho: Phơng pháp 1: tính theo đơn giá thực tế bình quân gia quyền Theo phơng pháp giá thực tế vật liệu xuất kho đợc xác định vào số lợng vật t xuất dùng kỳ đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân đợc tính cho kỳ đơn giá bình quân liên hoàn tính cho lần xuất (hoặc sau lẫn nhập) + Tính theo đơn giá bình quân cố định (cả kỳ): Trị giá thực tÕ xt kho = sè lỵng xt kho kú x đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân kỳ = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập kỳ - Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán - Nhợc điểm: công việc tính toán bị dồn vào cuối tháng - Điều kiện áp dụng: áp dụng ®èi víi c¸c doanh nghiƯp cha sư dơng kÕ to¸n máy, nghiệp vụ nhập - xuất diễn thờng xuyên + Tính theo đơn giá bình quân liên hoàn: Theo phơng pháp giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính tơng tự nh cách nhng đơn giá thực tế bình quân đợc sử dụng để xác định giá vốn thực tế xuất kho cho lần xuất đơn giá bình quân liên hoàn Trị giá thực tế tồn Đơn giá bình quân liên hoàn = + kho sau lần xuất trớc Số lợng vật t tồn kho + Trị giá thực tế nhập kho từ sau lần xuất trớc đến trớc lần xuất kho Số lợng vật t nhập từ sau lần xuất tr- sau lần xuất trớc ớc đến lần xuất sau - Ưu điểm: kế toán đợi đến cuối tháng tính toán đợc mà tính đợc trị giá thực tế vật liệu lần xuất kho Đảm bảo việc theo dõi, phản ánh biến động NVL cách thờng xuyên, kịp thời - Nhợc điểm: công việc tính toán nhiều phức tạp -Điều kiện áp dụng: sử dụng thích hợp với đơn vị đà áp dụng kế toán máy Phơng pháp 2: phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO) Phơng pháp này, giả định lô hàng nhập trớc đợc xuất trớc, ta phải xác định đợc trị giá thực tế nhập kho lần nhập Giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trớc giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho lần nhập sau Phơng pháp 3: phơng pháp nhập sau xuất trớc(LIFO) Theo phơng pháp ta phải xác định đợc đơn giá thực tế lần nhập kho với giả định lô hàng nhập sau đợc xuất Ta dùng đơn giá lần nhập sau để tính cho lần xuất Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ trị giá thực tế vật liệu thuộc lần nhập kỳ Phơng pháp 4: Tính theo giá thực tế đích danh Theo phơng pháp tính trị giá vốn xuất kho lô hàng ta phải lấy đơn giá thực tế nhập kho trớc lô hàng Giá vốn thực tế hàng kho đợc tính số lợng lô hàng nhân với đơn giá nhập kho lô hàng - Ưu điểm: theo dõi xác giá nhập giá xuất kho - Nhợc điểm: trờng hợp đơn vị có nhiều mặt hàng xuất nhập thờng xuyên khó theo dõi công việc kế toán chi tiết NVL trở nên phức tạp - Điều kiện áp dụng: áp dụng doanh nghiệp có mặt hàng, loại NVL có giá trị cao,đặc chủng, tần xuất nhập- xuất hàng đều, kế toán chi tiết vật liệu khoa học, có trình độ quản lý cao Ngoài phơng pháp đánh giá NVL, theo quy định, thực tế có số đơn vị sử dụng đơn giá hạch toán để hạch toán nhập xuất hàng ngày, cuối tháng tính hệ số giá để xác định trị giá thực tế NVL xuất kho 1.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý NVL phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập -xuất- tồn NVL số lợng, chất lợng, chủng loại giá trị hạch toán chi tiết NVL cần kết hợp phòng kế toán kho 1.4.3.1 Chứng từ sử dụng: Mọi tợng kinh tế xảy trình hoạt động sản suất kinh doanh doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất, tồn NVL phải đợc lập chứng từ kế toán cách kịp thời, đầy đủ, xác theo chế độ ghi chép ban đầu vật t Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất tiêu đặc trng cho nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh nh : néi dung kinh tế phát sinh, địa điểm, thời gian xảy nghiệp vụ, ngời chịu trách nhiệm nghiệp vụ, ngời lập chứng từ chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liên theo quy định Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định số167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 trởng Bộ tài chính, chứng từ bắt buộc nguyên vËt liÖu bao gåm: - PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02-VT) - PhiÕu xuÊt kho kiêm vận chuyển nội ( mẫu 03-VT) - Thẻ kho (mẫu 05-vt) - Biên kiểm nghiệm vật t ( mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02-BH) Ngoài chứng từ bắt buộc sử dụng thống theo quy định, doanh nghiệp có thĨ sư dơng c¸c chøng tõ kÕ to¸n híng dÉn nh : - PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc (mẫu 04-VT) - Biên kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật t lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và số chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc ®iĨm, t×nh h×nh thĨ cđa tõng doanh nghiƯp thc lĩnh vực, thành phần kinh tế khác 1.4.3.2 Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp công việc quản lý nguyên vật liệu nhiều phận tham gia, nhng việc quản lý tình hình nhập -xuất tồn kho NVL lại chủ yếu phận kho phòng kế toán doanh nghiệp thực Công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực theo phơng pháp sau: - Phơng pháp ghi thẻ song song - Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phơng pháp sổ số d *Phơng pháp ghi thẻ song song: - Nguyên tắc hạch toán: kho ghi chép mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép số lợng giá trị thứ nguyên vật liệu + Trình tự ghi chép kho : Việc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xt tån kho thđ ghi thẻ kho ghi theo tiêu số lợng Hàng ngày thủ kho vào chøng tõ nhËp - xt NVL (thđ kho ph¶i kiĨm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ), ghi số thực nhập, thực xuất, vào thẻ kho có liên quan, cuèi ngµy tÝnh sè tån kho vµ ghi vào thẻ kho.Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn thẻ kho với số tồn thực tế NVL kho Định kỳ, sau ghi thẻ kho, thủ kho phải gửi ( kế toán xuống nhận) chứng từ đà đợc phân loại theo thứ vật liệu lên cho phòng kế toán + Tại phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết cho danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho kho để ghi chép t×nh h×nh nhËp -xt- tån kho vËt liƯu theo chØ tiêu vật tiêu giá trị Cơ sở để ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu chứng từ nhập- xuất kho thủ kho gửi lên Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho tõng thø vËt liƯu, nã cã kÕt cÊu gièng thỴ kho nhng thêm cột ghi tiêu giá trị Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu tiến hành kiểm tra đối chiếu với thủ kho Ngoài để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ (thẻ) chi tiết vật liệu để vào bảng kê nhập -xuất- tồn kho vật liệu theo nhóm thứ loại vật liệu - Ưu điểm: ghi chép đơn giản,dễ kiểm tra dễ đối chiếu số liệu - Nhợc điểm: Việc ghi chép kho phòng kế toán trùng lắp tiêu số lợng Hơn việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức kiểm tra kế toán - Điều kiện áp dụng: thích hợp doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, khối lợng nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu ít, không thờng xuyên trình độ nhiệp vụ chuyên môn cán kế toán hạn chế Sơ đồ tổng quát Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Bảng kê tổng hợp N - X - T NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: *Phơng pháp sổ số d: - Nguyên tắc hạch toán: kho theo dõi số lợng thứ nguyên vật liệu, phòng kế toán theo dõi giá trị thứ nguyên vật liệu + kho: hàng ngày hay định kỳ sau ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn chứng từ nhập- xuất kho phát sinh ngày, kỳ phân loại nhóm NVL theo quy định Căn vào kết phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ: ghi số lợng, số hiệu chứng từ nhóm NVL Cuối tháng phải ghi vào sổ số d số tồn kho đà tính đợc thẻ kho (sổ số d kế toán mở cho kho) + phòng kế toán: kế toán më sỉ sè d theo tõng kho dïng cho c¶ năm để ghi sổ số tồn kho thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo tiêu giá trị Sỉ sè d cã hai cét: cét sè lỵng thđ kho ghi, cét sè tiỊn kÕ to¸n ghi Mỗi lần nhận đợc chứng từ nhập - xuất từ thủ kho, kế toán phải phân loại để ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất riêng theo thứ nguyên vật liệu sau cộng lại lấy số liệu ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn ghi giá trị Cuối tháng nhận sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán vào số tồn kho số lợng mà thủ kho đà ghi sổ số d đơn giá ®Ĩ tÝnh sè tån kho cđa tõng nhãm, thø nguyên vật liệu theo tiêu giá trị để ghi vµo cét sè tiỊn ë sỉ sè d ViƯc kiĨm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng, vào cột số tiền tồn kho cuối tháng sỉ sè d ®Ĩ ®èi chiÕu víi cét sè tiỊn tồn kho bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn - Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán kế toán ghi tiêu thành tiền, công việc đợc dàn tháng Hơn nữa, với phơng pháp kế toán thực đợc việc kiểm tra thờng xuyên ghi chép thủ kho thẻ kho kiểm tra thờng xuyên ®èi víi viƯc b¶o qu¶n kho cđa thđ kho - Nhợc điểm: kế toán ghi chép mặt giá trị, để có thông tin tình hình nhập, xuất, thứ NVL phải vào số liệu thẻ kho, điều dễ dẫn đến phát sinh sai sót, nhầm lẫn, kiểm tra đối chiếu khó khăn - Điều kiện áp dụng: áp dụng doanh nghiệp đà xác định đợc hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày, có khối lợng nhập xuất diễn thờng xuyên, nhiều chủng loại vật t doanh nghiệp đà xây dựng đợc danh điểm vật liệu, trình độ quản lý, trình độ chuyên môn cán kế toán tơng đối cao Sơ đồ tổng quát Thẻ kho Chứng từ nhập Phiếu giao nhËn chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sæ sè dư Bảng kê nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng kê tổng hợp N X T NVL *Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + ë kho: thđ kho cịng tiÕn hµnh ghi chÐp, phản ánh tình hình nhập xuất tồn thẻ kho giống nh hai phơng pháp +ở phòng kế toán: kế toán sử dụng"Sổ đối chiếu lân chuyển"để ghi tổng hỵp sè liƯu nhËp -xt kho theo tõng thø vËt liệu, theo kho dùng cho năm Sổ ghi lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập -xuất kho thứ nguyên vật liệu sở chứng từ nhập xuất kho thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi tiêu số lợng giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho số liệu kế toán sổ tổng hợp - Ưu điểm: ghi lần vào cuối tháng nên đà giảm đợc khối lợng ghi chép so vơi phơng pháp thẻ song song - Nhợc ®iĨm: viƯc ghi sỉ vÉn trïng l¾p ViƯc ®èi chiÕu kiểm tra kho phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra công tác quản lý Để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu thẻ kho - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL, điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày Sơ đồ tổng quát Chứng từ nhập Phiếu giao nhËn chøng tõ nhËp ThỴ kho Chøng tõ xt Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng kê xuất 1.4.4 Tổ chức kế toán NVL điều kiện kế toán máy 1.4.4.1 Nguyên tắc: Khi tổ chức công tác kế toán nói chung công tác kế toán NVL điều kiện ứng dụng phần mềm tin học thiết phải quán triệt tuân thủ nguyên tắc sau: - Đảm bảo phù hợp chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài nói chung nguyên tắc chế độ kế toán hành nói riêng - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô phạm vi hoạt động đơn vị - Đảm bảo phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, kế toán đơn vị - Đảm bảo tính đồng tự động hoá cao, phải tính đến độ tin cậy, an toàn bảo mật công tác kế toán - Tổ chức trang bị đồng sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu 1.4.4.2 Các đối tợng cần quản lý thông tin tổ chức kế toán nvl: * Xác định đối tợng cần quản lý thông tin: Trong tổ chức kế toán NVL, có nhiều đối tợng cần phải quản lý thông tin nh: - Các loại chứng từ - Các loại tài khoản sử dụng - Các loại sổ sách báo cáo - Danh điểm vật t - Danh sách nhà cung cấp - Danh mục kho hàng * Xác định danh mục: Mỗi đối tợng có đặc thù, đặc điểm riêng nên yêu cầu quản lý đối tợng khác Muốn quản lý đợc đối tợng cần phải xác định đợc danh mục tơng ứng với đối tợng Sự tồn danh mục yếu tố giúp cho chơng trình phần mềm kế toán quản lý đợc toàn diện hoạt động doanh nghiệp Tên gọi nội dung danh mục đợc thiết kế tuỳ theo phần mềm kế toán, nhng nguyên tắc không đợc phép có trùng lặp danh mục Mặc dù có khác phần mềm nhng danh mục thờng đợc thiết kế thành 02 nhóm: - Nhóm 1: Là danh mục đợc sử dụng vào mục đích cố định nh: danh mục tài sản cố định, danh mục vật liệu sản phẩm hàng hoá - Nhóm 2: Là danh mục đợc thiết kế dạng mở (tức chúng đợc sử dụng tuỳ theo lựa chän cđa doanh nghiƯp ) VÝ dơ nh: danh mơc vụ việc đợc sử dụng cho tên công trình, hạng mục công trình tên hoá đơn, hợp đồng * Tổ chức mà hoá: Do đối tợng cần quản lý nhiều chúng có đặc điểm, đặc thù khác nên để thuận tiện cho công tác quản lý, theo dõi đối tợng bên cạnh việc xây dựng danh mục tơng ứng, đơn vị cần tổ chức mà hoá Mà hoá cách thức để thực việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tợng cần quản lý Thông qua mà hoá, cho phép nhận diện, tìm kiếm cách nhanh chóng, không nhầm lẫn đối tợng trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ xác, giảm thời gian nhập liệu tiết kiệm nhớ Nguyên tắc chung việc mà hoá đối tợng phải đầy ®đ, ®ång bé, cã hƯ thèng, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhất, quán phù hợp với chế độ kế toán hành, phần mềm kế toán Việc xác định đối tợng cần mà hoá hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp Thông thờng công tác kế toán NVL, đối tợng chủ yếu sau cần phải đợc mà hoá: - Danh mục tài khoản ( TK 152,111,331,621 ) - Danh mục chứng tõ: PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho - Danh mục vật t, sản phẩm hàng hoá - Danh mục khách hàng (nhà cung cấp) - Danh mục kho hàng - Danh mơc kho¶n mơc chi phÝ * Khai báo, cài đặt: Sau đà mà hoá cho đối tợng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến đối tợng Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta khai báo về: kho, tên, mÃ, đơn vị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản chi phí ,liên quan đến danh mục tài khoản ta phải khai báo tên tài khoản, số hiệu tài khoản, loại tiền, tài khoản mẹ Thông qua việc cài đặt thông số làm việc với đối tợng nào, máy tự động lên thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tợng (do đà ngầm định) 1.4.3.3 Nội dung tổ chức kế toán NVL máy vi tính: * Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán khâu công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm sở liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho đối tợng sử dụng Tổ chức kế toán NVL điều kiện kế toán máy phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Xác ®Þnh hƯ thèng danh mơc chøng tõ - Tỉ chøc hạch toán ban đầu - Tổ chức kiểm tra thông tin chøng tõ kÕ to¸n - Tỉ chøc ln chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu kế toán NVL với phận kế toán khác có liên quan nh: kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành Cuối chứng từ kế toán phải đợc chuyển phận kế toán đảm nhận phần hành kế toán NVL để tiến hành nhập liệu Danh mục loại chứng từ tỉ chøc kÕ to¸n NVL thêng bao gåm: - PhiÕu nhËp kho ( nhËp mua, nhËp ®iỊu chØnh kho, nhËp khÈu ) - PhiÕu xuÊt kho ( xuÊt néi bộ, xuất điều chuyển, xuất khác ) - Phiếu xuất điều chỉnh kho * Hệ thống tài khoản kế toán: Các phần mềm kế toán thờng cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp cấp theo nội dung, phơng pháp ghi chép đà đợc quy định chế độ kế toán hành Tuy nhiên chúng phục vụ cho việc ghi chép, kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, doanh nghiệp cần phải vào đặc điểm doanh nghiệp mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp cho đối tợng Nhu cầu sử dụng khả mở tài khoản chi tiết hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống tài khoản tơng ứng - Đối với phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán thực ghi chép cách thờng xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu vào tài khoản sổ kế toán së c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt Gi¸ vèn thùc tế vật liệu xuất kho đợc xác định sở tổng hợp số liệu chứng từ xuất kho theo đối tợng sử dụng Với phơng pháp trị giá vật liệu tồn kho tính sở số liệu sổ kế toán thời điểm kỳ, đồng thời đảm bảo thực đợc chức giám đốc cách thờng xuyên, liên tục nguyên vật liƯu cđa doanh nghiƯp KÕ to¸n sư dơng TK 152 tài khoản chủ yếu để phản ánh số liệu có tình hình biến động nguyên vật liệu TK 152 mở thành TK cấp 2,3 để kế toán chi tiết theo nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cđa doanh nghiƯp: TK 1521 - nguyªn vËt liƯu chÝnh TK 1522 - vËt liƯu phơ TK 1523 - nhiªn liƯu TK 1524 - phơ tïng thay thÕ TK 1525 - thiết bị xdcb TK 1528 - vật liệu khác Ngoài kế toán sử dụng tài khoản kh¸c nh: TK 331, 133, 111, 112, 141, 621, 627 Các tài khoản đợc mở chi tiÕt t thc vµo lùa chän cđa tõng doanh nghiệp - Phơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi cách thờng xuyên, liên tục tình hình biến động hàng tồn kho Việc xác định giá vốn thực tế vật liệu xuất dùng không vào chứng từ xuất kho mà vào giá vốn thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập kỳ kết kiểm kê cuối kỳ theo công thøc: Gi¸ vèn thùc tÕ cđa nvl Gi¸ vèn thùc = xuÊt dïng tÕ nvl tån Gi¸ vèn thùc + tế NVL nhập đầu kỳ - kỳ Trị giá vèn thùc tÕ nvl tån ci kú KÕ to¸n sư dụng TK 611 " mua hàng" để theo dõi, phản ánh trị giá nguyên vật liệu mua vào nhập kho kỳ, tài khoản hàng tồn kho dùng để phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ cuối kỳ * Trình tự kế toán: Tuỳ theo phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà ta có trình tự kế toán khác Trong trờng hợp doanh nghiệp có áp dụng kế toán máy trình tự ghi sổ có đôi chút khác biệt Hầu hết sổ kế toán xem, in hàng ngày nhập chứng từ vật t vào máy tự động kết chuyển sang sổ kế toán có liên quan * Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán: Theo quy định hiƯn hµnh, doanh nghiƯp cã thĨ sư dơng mét bốn hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán nhật ký sổ Hệ thống sổ kế toán tổng hợp trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán Trên sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp trình tự hệ thống hoá thông tin tơng ứng với hình thức kế toán đà đợc quy định chế độ kế toán hành, yêu cầu quản lý sử dụng thông tin chi tiết doanh nghiệp, chơng trình phần mềm kế toán đợc thiết kế để xử lý hệ thống hoá thông tin kế toán tự động máy theo yêu cầu Hệ thống sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đợc thiết lập máy dựa mẫu sổ đà đợc quy định sẵn, tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp mà mở thêm số loại báo cáo sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác nh: báo cáo chi tiết theo khoản mục, báo cáo chi tiết tài khoản, tiểu khoản theo nhiều yếu tố nh ngoại tệ, số lợng ... xác tình hình tài sản nói chung vật liệu nói riêng 1.4 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiêp sản xuất, NVL bao gồm... doanh nghiệp chia nh sau: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: ví dụ nguyên vật liệu phục vụ quản lý phân xởng, tổ, đội sản xuất. .. nguyên vật liệu doành nghiệp nguyên vật liệu nhng doanh nghiệp khác lại vật liệu phụ *Ngoài cách phân loại nh vào mục đích, công dụng NVL nh nội dung phản ánh chi phí NVL tài khoản kế toán, doanh