Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công phát triển phần mềm và dào tạo eDT

Về mặt kinh doanh hàng hoá Trong điều kiện mở của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải phát huy nền tự chủ và tự chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề phương hướng kinh doanh,

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công

phát triển phần mềm và dào tạo eDT

I Nhận xét chung về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.

Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo em có một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở công ty như sau:

1 Những ưu điểm.

Tuy ra đời với một thời gian chưa lâu nhưng công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn và thuận lợi dưới cơ chế thị trường khó khăn như hiện nay Do đó công ty đã rút ra được những bài học kinh nghiệm từ nền cơ chế quản lý quan liêu bao cấp để khắc phục và vận dụng chúng vào nền kinh tế thị trường một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn

Công tác tài chính kế toán của công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin một cách kịp thời về tình hình biến động hàng hóa, giúp lãnh đạo công ty ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó công ty cũng có nhiều cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty

Về mặt kinh doanh hàng hoá

Trong điều kiện mở của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải phát huy nền tự chủ và tự chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề phương hướng kinh doanh, phương án tổ chức kinh doanh đảm bảo tự trang trải, tự phát triển và làm chọn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, đảm bảo kết hợp đúng đắn lợi ích cán bộ công nhân viên, lợi ích của doanh nghiệp, lợi ích của nhà nước

Nhận rõ vấn đề, công ty phát triển phần mềm và đào tạo đã định hướng ngay từ đầu cho mình “bán hàng là sức sống” đội ngũ ban quản lý công ty nhất là phòng kinh doanh đã luôn luôn tìm cho mình khách hàng và tìm nhà cung cấp với chi phí tối ưu nhất mà chất lượng đảm bảo nhất, giảm được uy tín cho mình nhưng lại phải giữ uy tín cho bạn hàng

Để tồn tại và phát triển đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hoá, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá vốn hàng hoá tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ

Từ một doanh nghiệp còn non trẻ, công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT đã định hướng đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Luôn tìm ra phương thức bán hàng hợp lý nhất trong mỗi trường hợp cụ thể Công ty đặc biệt coi trọng đến khâu bán hàng Phòng kinh doanh cùng các tổ công tác đã được

mở rộng để tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hoá bán ra Tìm nguồn cung ứng tốt đảm bảo được yêu cầu thị trường Công

ty luôn quan tâm đến việc nghiên cứu tìm ra những biện pháp cụ thể để quản lý hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá phù hợp với tình hình thực tế của công ty hiện nay

Về hình thức tổ chức công tác kế toán.

Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung với hình thức sổ chứng từ ghi sổ phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty Với hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc công ty Áp dụng hình thức sổ

kế toán này có ưu điểm đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu, chính xác, kịp thời cung cấp thông tin một cách nhanh nhất

Phòng tài chính kế toán

Phòng kế toán của công ty có 4 người Mỗi cán bộ, nhân viên có chức năng nhiệm vụ cụ thể đảm bảo nâng cao trình độ nghiệp vụ Các phần hành kế toán được

phân công một cách hợp lý, đảm bảo việc phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau nhằm xử lý tốt nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán phù hợp với chương trình kế toán trên máy và điều kiện thực tế của công ty, giảm bớt công việc không cần thiết để phù hợp với biên chế và nghiệp vụ

Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý nói chung và của công tác kế toán nói riêng công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy vi tính cho công tác hạch toán Điều này giúp cho công việc hạch toán được giảm đi rất nhiều Mặc dù về lý thuyết hình thức chứng từ ghi sổ không phải là hình thức sổ phù hợp nhất cho việc áp dụng kế toán trên máy nhưng Công ty đã có một chương trình kế toán riêng có thể ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận tiện nhất Hiện nay chương trình kế toán máy toàn công ty đã đảm bảo được nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo được mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi nhập dữ liệu vào máy, đảm bảo máy vừa ghi được vào sổ kế toán tổng hợp vừa ghi được vào sổ kế toán chi tiết và sự phù hợp số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp

và sổ kế toán chi tiết Khi có một nghiệp vụ kế toán phát sinh kế toán phần hành chỉ cần nhập số liệu vào máy và định khoản, máy sẽ cung cấp đầy đủ các sổ kế toán cần thiết, các báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng

+ Chương trình đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mặt khác giúp cho các phần hành kế toán có thể kiểm soát lẫn nhau bởi vì một bộ phận sửa chữa sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác và như vậy sẽ có sự kiểm soát lẫn nhau

+ Chương trình đảm bảo cho việc sửa chữa sổ kế toán nếu có trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm (tuy nhiên có nguyên tắc mật khẩu quy định, chỉ những người phụ trách mới được quyền sửa chữa số liệu) và chữa sổ theo

đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán, đảm bảo nhập dữ liệu và nhận thông tin bất kì thời điểm nào khi cần thiết

Ngoài ra, như đã nói ở phần trên, hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng tại Công

ty có cải tiến cho phù hợp hơn với việc áp dụng kế toán máy Kết quả là trong những năm qua công ty đã thực hiện tốt chức năng quản lý và hạch toán toàn công

ty, theo dõi, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp chi phí và kết quả kinh doanh rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra

Ưu thế của việc lưu giữ và ghi chép kế toán bằng máy tính là ở chỗ làm giảm nhiều lỗi toán học, hơn nữa tốc độ của máy tính cho phép cập nhật liên tục các thông tin mới, xác định sớm yêu cầu tiền mặt trong tương lai Những kết quả ứng dụng máy vi tính vào kế toán đã giúp cho việc cung cấp nhiều thông tin về các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh hơn nhiều so với khối lượng thông tin mà nhà quản lý

có được nếu xử lý số liệu kế toán bằng phương pháp thủ công

Việc vận dụng tin học trong kế toán như trình bày ở trên cho thấy công ty đã khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty, giảm nhẹ rất nhiều khối lượng công việc, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý doanh nghiệp

Về công tác hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá.

Kế toán hàng hoá ghi chép tình hình biến động hàng hoá được kết hợp giữa sổ

kế toán chi tiết vào kế toán tổng hợp Hệ thống ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác

và hợp lý kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hoá

Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá cũng như công tác kế toán chung của doanh nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu của công ty đề ra: đảm bảo thống nhất

về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số lượng

kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với điều kiện hiện nay

2 Những tồn tại, hạn chế

Bên cạnh phần lớn các ưu điểm trên thì công tác kế toán cũng còn một số hạn chế như sau:

- Công ty phát triển phần mềm và đào tạo các hoạt động kinh doanh tuy khác nhau nhưng cùng lĩnh vực công nghệ thông tin nên các mảng hoạt động hỗ trợ nhau rất nhiều Tuy nhiên nếu như hạch toán riêng chi phí cho từng bộ phận thì sẽ giúp lãnh đạo nắm rõ được hiệu quả của từng bộ phận từ đó ra những quyết định đầu tư vào bộ phận nào nhiều hơn để mang lại lợi nhuận cao hơn cho Doanh nghiệp Mặt khác nếu như tình hình kinh doanh của từng bộ phận được rõ ràng và Giám đốc có chính sách trích thưởng kịp thời cho mọi người, bộ phận thực hiện thì

sẽ khuyến khích bộ phận đó vươn lên Như vậy việc làm đó mang lại cả lợi ích cho Doanh nghiệp và từng cá nhân

Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán, do vậy đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, khi có quyết định xử

lý, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có 131 xoá sổ nợ không đòi được Cách hạch toán này sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng

II Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.

Trong điều kiện hiện nay cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt Nhà nước đứng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế, công tác kế toán đóng

vai trò quan trọng trong sự hoạt động của công ty Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của

kế toán (chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối) có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác kịp thời về tài sản và sự vận động của tài sản trong qía trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm tới tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ Vì vậy phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường hiện nay

Trong các doanh nghiệp thương mại quá trình dự trữ và trao đổi hàng hoá là công việc chủ yếu, trong đó khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh là quá trình tiêu thụ, quá trình đó kế toán phải được theo dõi chặt chẽ và thường xuyên Vì thế hoàn thiện công tác kế toán “tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh” là một vấn đề hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay Hoàn thiện cả nội dung cũng lấn phương pháp kế toán cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp là vấn đề cần thiết Muốn hoàn thiện được cần phải có biện pháp đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm kinh doanh của công ty, đồng thời đảm bảo cung cấp đầy

đủ kịp thời những thông tin kinh tế vùa tiết kiệm được chi phí vưà có hiệu quả Việc hoàn thiện góp phần vào việc sử dụng đúng kế toán để phẩn ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kế toán đồng thời giúp bạn hàng, những người quan tâm đến doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình thực tế của doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác kế toán trên ngoài hiệu quả đem lại đối với kế toán “tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh” nó còn góp phần vào công tác tổ chức

kế toán tại Công ty, giúp cho nhà quản lý có thể lãnh đạo hoạt động kinh doanh tốt hơn

Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán “tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh” Tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT Em có một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty như sau:

Ý kiến 1: Về quản lý hàng hoá

Đặc trưng của công ty là tiêu thụ buôn bán máy tính linh kiện máy tính và phần mềm máy tính Máy tính và phần phềm dễ quản lý hơn linh kiện máy tính Linh kiện máy tính nhiều bộ phận đa dạng và phong phú Nên công ty cần quản lý chi tiết và chặt chẽ mặt hàng này

Để có kế hoạch lâu dài trong kinh doanh, Công ty cần có đội ngũ cán bộ phòng kinh doanh cũng như toàn công ty phải luôn luôn tìm kiếm thị trường, tìm kiếm bạn hàng lâu dài và mua với nguồn hàng với chi phí thấp nhất có thể hạ giá bán trong cạnh tranh

Mặt khác công ty cần đặt mã số cho từng mặt hàng, để tiện cho công tác quản lý của công ty đồng thời tiện cho công tác theo dõi HTK trên máy vi tính

Hàng hoá của công ty chia ra hai loại:

- Phần cứng

+ Bộ máy

+ Linh kiện

- Phần mềm

Trong bộ máy chia ra theo các hãng, linh kiện chia ra từng loại riêng, phần mềm cũng được chia ra từng trương trình của từng công ty

(Trong đó có nhiều loại hàng khác nhau Hàng giống nhau về chủng loại nên đặt cùng mã số để nhận xét từng mặt hàng cho dễ)

VD: - Phần cứng ký hiệu là 0

- Phần mềm ký hiệu là 1

- Bộ máy là 01

- Linh kiện là 02

- Bộ máy của hãng acer 011

- Linh kiện Ram 128 021

……

Ý kiến 2: Về tình hình theo dõi công nợ:

Công ty có rất nhiều nhà cung cấp cũng như có rất nhiều khách mua hàng Trong kinh doanh việc chiếm dụng vốn lẫn nhau là điều không thể tránh khỏi Thế nhưng mối quan hệ với một số khách hàng không thường xuyên như hiện nay Công ty chưa mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình công nợ đối với từng chủ hàng và khách hàng mà thực tế đặt ra mỗi hợp đồng kinh tế không phải là nhỏ Điều này đã gây khó khăn cho công ty với việc thanh toán với người bán và người mua vì khó xác định xem khoản nào mình phải thanh toán trước khoản nào thanh toán sau và khoản nào phải thu để can thiệp kịp thời

Muốn là đối tác lâu dài, việc mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) giúp kế toán theo dõi được từng khoản nợ đến từng khách hàng giúp nắm bắt được tình hình vốn tồn đọng của công ty nằm tại đâu để có những biện pháp thích hợp trong việc thu hồi vốn

Cũng chính từ việc mở chi tiết thanh toán với người mua sẽ giúp cho kế toán xác định được những khoản nợ có thể mất khả năng đòi để lập những khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” để có thể chủ động trong trường hợp không đòi được tiền, lập dự phòng sẽ hạn chế được đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ hạch toán

Chẳng hạn công ty có một số khách hàng quen thuộc như: Công ty RIM Technology, Công ty điện toán & truyền số liệu, Công ty Equant… trong tháng khách hàng nhận hàng liên tục nên công ty mở sổ chi tiết riêng cho những công ty này sẽ giúp quản lý vốn lưu động một cách dễ dàng hơn

Ý kiến 3: Phân tích chỉ tiêu kinh tế

Trong điều kiện hiện nay để tồn tại và phát triển thì nhiệm vụ mà doanh nghiệp đặt ra mà phải đạt được trong kinh doanh đó là lợi nhuận Lợi nhuận là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp nhất phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đánh giá trước hết thông qua lợi nhuận Lợi nhuận càng cao chứng tỏ hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao và ngược lại Không ngừng nâng cao LN có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp

Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của LN Phân tích tình hình LN luôn phải được quan tâm Vì vậy công ty cần phải chú trọng đến phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm thực hiện tốt hơn hiệu quả kinh doanh ở đơn vị mình

Một số chỉ tiêu được phân tích và đánh giá

1 Phân tích tình hình LN của doanh nghiệp.

2 Phân tích các tỷ suất (hay cơ cấu) tài chính.

- Phân tích sự biến động cơ cấu đầu tư tài sản và nguồn vốn

- Phân tích khả năng độc lập về mặt tài chính

- Phân tích tỷ suất đầu tư

- Phân tích tỷ suất tự tàI trợ TSCĐ

3 Phân tích khả năng thanh toán nợ NH và DH của doanh nghiệp.

- Tỷ suất thanh toán NH

- Hệ số thanh toán nhanh

- Hệ số thanh toán lãi vay

4 Phân tích khả năng thanh toán các khoản phải thu.

- Vòng quay các khoản phải thu.

- Kỳ thu tiền trung bình

5 Phân tích tốc độ chu chuyển vốn hàng hoá của doanh nghiệp.

- Số vòng quay HTK

- Số ngày một vòng quay HTK

- Số vốn lưu động tiết kiệm (hay lãng phí) do tốc độ chu chuyển vốn hàng hoá (giá vốn) nhanh hay chậm

6 Phân tích mức độ sinh lời của hoạt động kinh doanh.

- Tỷ suất LN của kết quả kinh doanh

- Tỷ suất LN vốn kinh doanh

- Đánh giá khả năng tăng trưởng tài chính Như ta đã biết, doanh thu của công ty gồm hai phần chịu thuế và không chịu thuế, chịu thuế gồm linh kện máy và bộ máy, không chịu thuế về đào tạo và phần mềm Do vậy khi phân tích chỉ tiêu kinh tế ta sẽ thấy được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đi lên hay đi xuống là do đâu

Ý kiến 4: Về Tài khoản kế toán Để có được kết quả chính xác về kinh

doanh của các bộ phận thì kế toán phải mở các tiểu khoản của các tài khoản như:

- Tài khoản 156: Hàng hoá

+1561: Hàng hoá phần mềm +1562: Hàng hoá phần cứng

- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

+1311: Phải thu của khách hàng phần mềm +1312: Phải thu của khách hàng phần cứng