THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRÀNG THI

Đến thời kỳ khó khăn, giai đoạn thử thách doanh nghiệp quốc doanh, để tồn tại, công ty phải từng bước kiện toàn tổ chức, sắp xếp lại công việc cho phù hợp, giảm số phòng ban từ 6 xuống 3

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG

TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRÀNG THI 2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại công ty có ảnh hưởng tới

kế toán tiêu thụ hàng hoá.

2.1.1.Vài nét về quá trình hoạt động, phát triển của công ty dịch vụ thương mại Tràng Thi.

a Những năm đầu của quá trình hình thành (1955-1966)

Công ty Thương Mại -Dịch vụ Tràng Thi tiền thân ban đầu là Công ty Ngũ Kim được thành lập ngày 14/02/1955 trực thuộc công ty Bách hoá Bộ nội thương Công ty chính thức bán hàng vào ngày 17/05/1955 tại cửa hàng số 7 Tràng Tiền với mô hình ban đầu gồm 34 cán bộ công nhân viên Đến tháng 8 năm 1957 công

ty tiếp nhận thêm cửa hàng số 5 tràng Tiền và kinh doanh phụ tùng ôtô - xe máy -

xe đạp Đến tháng 12 năm 1957 nhận quyết định tách thành: Công ty Kim khí hoá chất và công ty xe máy, xeđạp Công ty đã có sự đóng góp đáng kể vào quá trình hình thành cơ sở thương nghiệp quốc doanh ở Thủ đô tập hợp các ngành hàng kim khí, điện máy, hoá chất, mô tô, xe đạp, góp phần cải tạo công thương nghiệp tư bản

tư doanh ở Thủ đô Cho đến cuối năm 1960, công ty đã thu hút, sắp xếp và tuyển dụng, đào tạo bổ sung thêm 366 cán bộ công nhân viên

b Những năm xây dựng CNXH thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất ( 1961- 1965)

Nhiệm vụ đặt ra cho công ty thưòi kỳ này là từng bước củng cố tổ chức, đi sâu vào quản lý kinh doanh chuyên ngành Theo quyết định số 216 của Bộ Nội Thương, công ty Kim khí hoá chất được thành lập ngày 27 tháng 3 năm 1962 trên

cơ sở thông nhất hai công ty Mô tô - xe máy – xe đạp và công ty Kim khí hoá chất Công ty đã thực hiện bán buôn, bán lẻ theo sự chỉ đạo thông nhất trong lưu thông, phân phối các ngành hàng Kim khí điện máy – hoá chất, đồ điện dân dụng, sửa chữa mô tô, xe máy, xe đạp Mạng lưới kinh doanh tập trung ở 4 Quận nội thành

gồm 26 điểm kinh doanh và 27 điểm sửa chữa dịch vụ Với 600 cán bộ công nhân viên, công ty đều vượt kế hoạch giao hàng năm từ 10-12%.

c Thời kỳ chống Mỹ cứu nước ( 1966-1975)

Giai đoạn này, miền Bắc bước vào công cuộc chông chiến tranh phá hoại của

đê quốc Mỹ, nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh cũng có những thay đổi cho phù hợp với thời chiến Công ty vừa cố gắng làm tốt nhiệm vụ kinh doanh vừa nỗ lực tham gia vào phong trào đấu tranh Đen tháng 7 năm 1972 công ty tách cửa hàng 240 Hàng Bột sang thành lập công ty hoá chất vật liệu điện

d Thời kỳ 1976-1986

Cùng với sự trưởng thành của ngành, công ty đã tiến hành cải tạo cơ sở vật chất ở một số điểm kinh doanh như: số 12-14 Tràng Thi, kho Từ Liêm, xí nghiệp sửa chữa Radio 52 Hàng Bài, xí nghiệp mô tô xe máy… Năm 1978, công ty tách cửa hàng dầu sang công ty chất đốt Côgn ty đã tăng tổng doanh số lên 528 triệu, hoàn thành nhiệm vụ nhu cầu sinh hoạt của Thủ đô Tháng 7 năm 1985 công ty tách xí nghiệp sửa chữa Radio sang thành lập công ty điện tử Hà Nội ( Hanel)

e Thời kỳ đổi mới (1986 đến nay)

Mục tiêu trong thời kỳ này phải dựa trên yêu cầu đổi mới tư duy đặc biệt là

tư duy về kinh tế Công ty đã tập trung để từng bước chyển dần hình thức kinh doanh từ kinh doanh chuyên ngành sang kinh doanh đa dạng, tổng hợp Tháng 9 năm 1988, công ty tiếp nhận thêm 450 cán bộ công nhân viên của công ty gia công thu mua và kinh doanh tổng hợp, nâng cán bộ công nhân viên lên 1200 người Nhiệm vụ kế hoạch từ 3,5 tỷ đầu năm 1987, đến năm 1988 là 18 tỷ đồng Đến thời

kỳ khó khăn, giai đoạn thử thách doanh nghiệp quốc doanh, để tồn tại, công ty phải từng bước kiện toàn tổ chức, sắp xếp lại công việc cho phù hợp, giảm số phòng ban

từ 6 xuống 3, chuyển một lực lượngđáng kể lao động gián tiếp sang hoạt động kinh doanh tại các đơn vị: giải thể xí nghiệp xe đạp, bỏ tổng kho bán buôn và cửa hàng

54 Hàng Bồ, đồng thời thành lập thêm 5 cửa hàng mới tia D2 Giảng Võ, Cửa Nam,

Gia Lâm, Nghĩa Đô, Đống Đa Để phù hợp với quá trình kinh doanh theo cơ chế thị trường năm 1993, công ty giải quyết chế độ cho 187 cán bộ công nhân viên Từ năm 1987 đến năm 1991, số lượng công ty giảm 387 người.

Năm 1994, công ty đổi têm thành công ty Thương Mại -Dịch vụ Tràng Thi, kết quả kinh doanh năm 1987 mới đạt 3,5 tỷ thì năm 1998 thực hiện đạt 167 tỷ, gấp 55,3 lần Và cho đến nay công ty luôn là lá cờ đầu trong phong trao từng bước khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp nhà nước Doanh thu năm sa cao hơn năm trước một cách khá ổn định, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện

Ngày 01/01/2004 Công ty được UBND thành phố giao cho việc tiếp nhận Công ty Thương mại Thanh Trì Ngày 01/05/2004, UBND Thành phố lại cho Công ty tiếp nhận thêm Công ty Thương Nghiệp Tổng Hợp Đông Anh Với việc tiếp nhận thêm hai công ty trên, quy mô hoạt động của Công ty Thương mại – Dịch vụ Tràng Thi

đã được mở rộng từ phía bắc đến phía nam thành phố với hơn 70 địa điểm kinh doanh-dịch vụ và gần 800 lao động ở khắp các quận nội thành và hai huyện nội thành

- Tổ chức các dịch vụ kinh doanh cho thuê văn phòng đặt trụ sở giao dịch, dịch vụ

du lịch , tổ chức gia công dịch vụ sửa chữa : đồ gia dụng, điện tử , điện lạnh gia dụng, phương tiện đi lại

- Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước Để thực hiện các chức năng nêu trên , công ty có các nhiệm vụ cơ bản sau đây:

 Nhiệm vụ.- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn do Nhà nước giao, tạo thêm nguồn vốn để tự trang trải về tài chính, tiến hành kinh doanh có lãi

và làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của thành phố Hà Nội nói riêng và của cả nước nói chung, góp phần ổn định giá cả cho phù hợp với đời sống của người dân

- Tuân thủ đầy đủ các chế độ chính sách về quản lý kinh tế hiện hành của Nhà nước

và thực hiện đúng cam kết trong các hợp đồng kinh tế

- Nghiên cứu các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hoá kinh doanh, mở rộng thị trường góp phần phát triển kinh doanh của công ty, tạo khoản thu cho ngân sách Nhà nước

- Thực hiện đúng đắn các chế độ về quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý lao động và tiển lương, làm tốt công tác phân phối lao động, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá nghiệp vụ cho mỗi người lao động

- Thực hiện tôt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường

và bảo vệ an ninh xã hội

- Đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, tích cực giới thiệu và tiêu thụ hàng hoá ở nước ngoài

- Hàng năm lập kế hoạch trình Nhà nước phê duyệt, đây là căn cứ chính để xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho Công ty thực hiện

2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng

Có thể mô tả theo sơ đồ sau đây:

Ban giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế toán

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

14 đơn vị trực tiếp kinh doanh dịch vụ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Trong đó chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận như sau:

- Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho giám đốc về các lĩnh vực khác nhau Phó giám đốc công ty do Giám đốc Sở Thương Mại ra quyết định bổ nhiệm theo đề nghi của Giám đốc công ty, vừa đóng vai trò giúp việc cho giám đốc, vừa chịu trách nhiệm thực hiện các công việc được phân công, uỷ quyền và báo cáo công việc được giao Trong đó:

14 đ n v ơ ị

tr c ti p ự ế

- 1 Phó giám đốc ( kiêm giám đốc) trung tâm thương mại dịch vụ Đông Anh

- 1 Phó giám đốc trung tâm thương mại dịch vụ Thanh Trì

- 1 Phó giám đốc phụ trách các dự án xây dựng của công ty

- 1 Phó giám đốc phụ trách kế toán,các hoạt động quảng bá,phát triển mạng lưới

- 1 Phó giám đốc phụ trách kinh doanh chung

 Các phòng ban chức năng

- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, quản lý mạng lưới kinh doanh, công tác thanh tra bảo vệ, khen thưởng, kỷ luật, quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, lái xe, bảo vệ

cơ quan

- Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động về kế hoạch tài chính và công tác kế toán theo pháp lệnh của Nhà nước quy định Cụ thể bao gồm các phân việc sau đây: lập kế hoạch tài chính, dự trữ ngân sách hàng năm cho từng dự án của công ty, tổ chức theo dõi và kiểm soát các công việc, chỉ tiêu và thực hiện các chính sách tài chính của công ty và Nhà nước

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đóc công ty

về các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá cua doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ bán buôn mà công ty giao cho bao gồm cả khai thác tìm nguồn hàng, tổ chức tiêu thụ và đẩy mạnh xuất nhập khẩu

 Các đơn vị trực thuộc

Theo báo cáo, hiện nay công ty có 14 đơn vị trực thuộc là:

- Trung tâm Thương Mại-Dịch vụ Tràng Tiền

- Trung tâm Thương Mại-Dịch vụ Tràng Thi

- Cửa hàng Thương mại- Dịch vụ Cửa Nam

- Cửa hàng Thương Mại- Dịch vụ Thuốc Bắc

- Cửa hàng Thương Mại- Dịch vụ Đông Xuân

-Cửa hàng Thương Mại- Dịch vụ Đại La

- Cưa hàng Thương Mại Hàng Đào.

- Cửa hàng Thương Mại Cát Linh

- Cửa hàng Thương Mại Giảng Võ

- Xí nghiệp mô tô - xe máy Hà Nội

- Xí nghiệp sửa chữa điện lạnh

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

- Trung tâm Thương Mại- Dịch vụ Thanh Trì

- Trung tâm Thương Mại- Dịch vụ Đông Anh

2.1.4 Một số kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây.

Dể thực hiện tốt hoạt động thương mại trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi đã không ngừng cải tiến, đổi mới hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của thi trường Bên cạnh đó là chính sách đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh với phương thức hoạt động linh hoạt phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng…

Kết quả hoạt động của Công ty qua 3 năm từ 2003 đến 2005 thể hiện ở bảng sau: Đơn vị tính: triệu đồng

Thu nhập bình quân đầu người/ tháng 0.82 0.844 1.15

Biểu hình 2.1 Kết quả hoạt động Công ty trong thời gian từ 2003 đến 2005

Xét chỉ tiêu tổng doanh thu, ta thấy qua 3 năm từ 2003 đến 2005 doanh thu đều tăng thể hiện sự mở rộng quy mô kinh doanh Cụ thể, tổng doanh thu năm 2004 là

213,064 triệu đồng tăng 45% so với tổng doanh thu năm 2003 Tổng doanh thu năm 2005 là 275,000 triệu đồng tăng 29% so với năm 2004 Qua đó ta thấy năm

2004 đánh dấu sự mở rộng mạnh về quy mô của công ty

Cùng với sự mở rộng về quy mô chi phí kinh doanh do đó cũng tăng theo Tổng chi phí hoạt động kinh doanh năm 2004 tăng 45% so với năm 2003, và năm 2005 tổng chi phí tăng 29% so với năm 2004

Bên cạnh đó, mở rộng quy mô là cho lợi nhuận các năm tăn đều, thu nhập bình quân đầu người ngày càng được nâng cao, mức nộp ngân sách nhà nước tăng qua các năm

Tổng lợi nhuận năm 2004 tăng 34% so với năm 2003 và năm 2005 tăng 10% Thu nhập bình quân đầu người năm 2004 tăng 3% so với năm 2003 và ănm 2005 tăng đáng kể với mức tăn là 36%

Nộp ngân sách nhà nước qua các năm như sau, năm 2004 tăng 7% so với năm

2003, năm 2005 tăng 10% so với 2004

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thương mại Dịch vụ Tràng Thi

Mọi công tác kế toán của công ty được lập và triển khai thực hiện đều do trưởng phòng tài chính- kế toán thực hiện với sự chỉ đạo của công ty Phòng kế toán có 8 người, mội nhân viên kế toán có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán

Công tác kế toán có thể được biểu diễn qua sơ đồ sau:

Kế toán 13 đơn vị trực thuộc của công ty

Sơ đồ2.2: Sơ dồ bộ máy kế toán Công ty

- Kế toán trưởng: là người điều hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán toàn công ty Kiêm kế toán tổng hợp, tổng hợp các phần hành kế toán khác và là người phụ trách vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh kịp thời, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và toàn bộ công ty về mặt tài chính Thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng, thực hiện đày đủ các văn bản của công ty và nhà nước

- Kế toán vốn bằng tiền: bao gồm theo dõi về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đabg chuyển hay chính là theo dõi biến động của TSLĐ của công ty

- Kế toán công nợ: theo dõi tình hình công nợ của công ty, các khoản phải trả mà công ty đang chiếm dụng, các khoản lương của cán bộ công nhân viên của công ty

- Kế toán phí và tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí của công ty đã qua sử dụng qua các kỳ tư đó đưa ra các ý kiến tăng hay giảm chi phí Đồng thời cũng theo dõi tất cả các biến động về tải sản cố định của công ty và hiệu quả sử dụng các tải sản đó

- Kế toán thuế và quan hệ nội bộ: cố nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thanh toán với ngân sách nhà nước , đó là các khoản thuế Vì công ty có các đơn vị trực thuộc nên người

kế toán nay cũng có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ nội bộ phát sinh và đã thanh toán của các đơn vị trực thuộc.

- Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tiền mặt tại quỹ của cônh ty Chịu trách nhiệm thu hoăc chi theo yêu cầu của cấp trên

- Kiểm toán nội bộ: theo dõi, kiểm tra việc thực hiện theo các nghĩa vụ đối với nhà nước, chế độ kế toán, sai sót kế toán để

đề nghị ban giám đốc có biện pháp sửa đổi cho đúng quy định

Ngoài ra các đơn vị trực thuộc của công ty có tổ chức

kế toán riêng cũng có nhiệm vụ tổ chức sổ sách chứng từ kế toán để theo dõi, phản ánh các hoạt động kinh doanh tại đơn

vị nội bộ và báo cáo về phòng kế toán của công ty để tổng hợp

2.3 Hình thức sổ áp dụng trong công ty.

Hình thức sổ sách mà công ty áp dụng là hình thức Nhật

ký chứng từ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng từ

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng chi tiết tổng hợp Báo cáo tài chính Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

2.2 Tình hình thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty Thương Mại- Dịch vụ Tràng Thi.

2.2.1 Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp.

2.2.1.1 Thị trường tiêu thụ hàng hoá chủ yếu của doanh nghiệp.

Hiện nay công ty kinh doanh nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau để đáp ứng cho nhu cầu ngày càng tăng của thị thường như:

Hàng nột thất văn phòng và gia đình, hàng đồ dùng may mặc, lương thực thực phẩm, vật liệu kim khí, bên cạnh đó công ty còn đủ khả năng đáp ứng kịp thời đầy đủ nhu cầu hàng định kỳ, lẻ thường xuyên, nhu cầu tức thời của mọi đối tượng khách hàng

Công ty tiến hàng cả hai hoạt động bán buôn và bán lẻ, tuy nhiên hoạt động bản lẻ là chủ yếu, thị thường tiêu thụ chính là các khu vực, địa bàn công ty có cơ sở bản lẻ

2.2.1.2 Cách phát triển bán h ng m doanh nghi à à ệp đang thực hiện.

Bán hàng trực tiếp là hình thức công ty giao cho người mua trực tiếp tại cửa hàng, tại kho và khách hàng thanh toán ngay tiền hàng cho công ty hoặc chấp nhận thanh toán trong thời gian quy định Tại công ty Thương mại và Dịch vụ TràngThi, bán trực tiếp không phân biệt bán buôn, bán lẻ Mọi khách hàng có nhu cầu đều đén mua hàng trực tiếp tại công ty và tự lo phườg tiện vận chuyển nên việc giao hàng được thực hiện tại công ty Nếu khách hàng có

yêu cầu chuyển hàng đến tận kho của khách hàng thì mọi chi phí có liên quan khách hàng sẽ phải chịu và công ty sẽ hạch toán khoản này vao TK 711 “Chi phí bất thường”.

2.2.2 Kế toán tổng hợp quá trình tiêu thụ h ng hoá à

2.2.2.1 Chứng từ sử dụng.

+ Hoá đơn GTGT.( Biểu 2.2)

Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn GTGT được sử dụng cho cả khâu mua vào và bán ra ở khâu mua vào, hoá đơn do đơn vị bán hàng giao cho Công ty (giao cho khách hàng liên 2) Đây là chứng từ làm căn cứ ghigiá vốn hàng bán trên Báo cáo bán ra Hoá đơn này được tập hợp từ bộ phận cung tiêu của mỗi cửa hàng định kỳ đưa lên phòng kế toán: trên cơ sở đó kế toán mua hàng hạch toán thuế GTGT đầu vào theo từng tháng

Khi bán ra, Hoá đơn GTGT cũng được lập khi khách hàng có yêu cầu.Tương tự ở khu mua vào, Hoá đơn GTGT này được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

Liên 1: Lưu lại cuống hoá đơn

Liên 2: Giao cho khách hàng ( đơn vị tính thuế đầu vào).Liên 3: Dùng thanh toán

Trong khâu này , hoá đơn là căn cứ để ghi doanh thu, cùng với một số chứng từ khác đối chiếu với tiền hàng mậu dịch viên nộp hàng ngày