HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI

Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, tinh giảm trong đó chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán được phân công rõ ràng, cụ thể đã trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực ch

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.

3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một công

ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực chế tạo máy biến áp và các thiết bị điện Trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ cán bộ, công nhân viên với trình độ chuyên môn, kỹ thuật và kinh nghiệm cao trong công việc, góp phần tích cực thúc đẩy quá trình phát triển của Công

ty Là một doanh nghiệp mới chuyển đổi hình thức sở hữu, khi bước vào nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hóa đầy tính cạnh tranh, để tồn tại và phát triển như ngày nay, Công ty đã nỗ lực vượt qua rất nhiều khó khăn Trong sự

đi lên của Công ty có sự góp phần không nhỏ của toàn thể cán bộ, công nhân viên, thêm vào đó là sự hoàn thiện không ngừng của bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng

Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, tinh giảm trong đó chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán được phân công rõ ràng, cụ thể đã trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực cho Ban quản lý, cung cấp các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ

và kịp thời nhất nhằm phục vụ tốt hơn cho việc ra các quyết định quản lý của Ban giám đốc Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng Tài vụ của Công

ty Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên, đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với chuyên môn hóa lao động kế toán, nhất

là đối với một công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, liên tục với tính chất phức tạp như Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế

và Vật liệu Điện Hà Nội đã tạo điều kiện phát huy đầy đủ quyền chỉ đạo, điều hành của cấp trên cũng như khả năng tham gia xây dựng tổ chức của các cấp dưới, giúp Công ty phát triển một cách mạnh mẽ, ổn định và bền vững

3.1.2 Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán nguyên, vật liệu.

Sau khi cổ phần hóa, năm 2006, khi Bộ tài chính ban hành quyết định

mới quy định về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp, Quyết định số

15/2006/QĐ/BTC, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà

Nội đã nhanh chóng chuyển đổi, áp dụng chế độ kế toán mới vào tổ chức hạch toán kế toán trong Công ty

Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, hầu hết các chứng

từ thuộc nhóm chỉ tiêu về nguyên, vật liệu được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngoài ra, các chứng từ đặc thù của Công ty được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền Các chứng từ sử dụng đều đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản và các thông tin cần thiết cho việc quản lý và ghi sổ Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trung thực trên các chứng từ và được ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán theo hình thức ghi sổ phù hợp

Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận

Tuy nhiên, do đặc điểm sản xuất sản phẩm phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên, vật liệu, có những loại xuất dùng cho sản xuất nhưng không dùng hết Một số nguyên, vật liệu thừa được nhập lại kho, còn một số nguyên, vật liệu sang tháng sau vẫn được sử dụng tiếp thì sẽ không làm thủ

tục nhập kho mà được để lại bộ phận sử dụng Tuy nhiên, Công ty lại không

sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu này Điều này

có thể dẫn tới thất thoát, lãng phí vật tư

Về tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, tại Công ty, các tài khoản sử

dụng trong kế toán nguyên, vật liệu chủ yếu là tài khoản tổng hợp Ngoài ra, Công ty cũng mở thêm một số tài khoản cấp hai để thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ và chặt chẽ, đảm bảo ghi chép được toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, tránh xảy ra tình trạng nhầm lẫn, không rõ ràng về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tuy nhiên, Công ty không sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Trong thực tế, việc trích lập dự phòng là rất quan trọng, nó giúp đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có, đặc biệt là đối với

dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu Trong tình hình thị trường nguyên, vật liệu đầu vào của Công ty đang biến động hết sức phức tạp, không tránh khỏi hiện tượng giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của nguyên, vật liệu, việc lập dự phòng sẽ bù đắp được các khoản thiệt hại thực tế xảy ra cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa

Công ty cũng không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”, điều này cũng là một mặt hạn chế vì khi nhập mua nguyên, vật liệu

có thể xảy ra tình trạng hóa đơn nguyên, vật liệu đã về nhưng nguyên, vật liệu vẫn chưa về nhập kho Trong trường hợp này, lượng vật tư đó phải được hạch toán vào tài khoản 151 theo đúng quy định

Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán, việc tổ chức sổ kế

toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ nghiệp vụ kế toán cao và dễ chuyên môn hóa lao động

kế toán Theo hình thức này, việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết được kết hợp trên cùng một sổ và trong cùng một quá trình ghi chép, giúp nhanh chóng lập báo cáo tài chính lúc cuối kỳ Tuy nhiên, hình thức này lại bộc lộ những nhược điểm là mẫu sổ phức tạp, mặt khác, nó không thuận tiện

cho kế toán trên máy vi tính, nhất là khi hiện nay, Công ty đang từng bước thực hiện tự động hóa trong công tác kế toán

Đối với phần hành kế toán nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp Cách trình bày dễ hiểu, rõ ràng

và hợp lý, quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu được thực hiện theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu

Tuy nhiên, hiện nay, nguyên vật liệu được sử dụng trong Công ty rất đa dạng, phong phú cả về số lượng và chủng loại, các loại nguyên, vật liệu mới chỉ được ký hiệu bằng các mã số mà chưa có một quy định rõ ràng về cách xây dựng mã số và Công ty cũng không sử dụng Sổ danh điểm nguyên, vật liệu để quản lý nguyên, vật liệu

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính, kế toán của Công ty có ý nghĩa rất quan trọng Ngoài việc đảm bảo tính kịp thời, thống nhất, ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp Ban lãnh đạo của Công ty nắm bắt quy trình và các số liệu về tài chính của các bộ phận một cách nhanh chóng và đầy đủ nhất Nắm bắt được điều này, Công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên phòng Tài vụ một máy tính riêng và đưa phần mềm kế toán VASJ vào sử dụng từ năm 2005 Việc ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm chuyên dụng trong công tác kế toán giúp cho khối lượng công việc được giảm bớt, sai sót trong quá trình kế toán cũng được giảm thiểu

3.1.3 Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu.

3.1.3.1 Về yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu.

Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của nguyên, vật liệu, Công ty đã xây dựng được chế độ quản lý nguyên, vật liệu một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của nguyên, vật liệu từ thu mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm Điều này không những đảm bảo cung cấp

nguyên, vật liệu kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo toàn vốn cho Công ty

Công ty đã có hệ thống kho bãi tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gàng phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá của từng loại cho nên việc quản

lý vật tư ở đây rất khoa học và hiệu quả

3.1.3.2 Về đánh giá nguyên, vật liệu.

Với đặc thù của sản phẩm chính là máy biến áp, các yếu tố đầu vào của sản xuất thường có giá trị lớn và phải mua từ nhập khẩu, do đó, kế toán nguyên, vật liệu là công việc quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao nhưng lại rất phức tạp do chủng loại vật tư, hàng hóa đa dạng và số lượng luôn luôn biến động Vì vậy, phương pháp kê khai thường xuyên được Công ty áp dụng trong kế toán nguyên, vật liệu là rất hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, giúp Ban giám đốc nắm bắt được tình hình biến động nguyên, vật liệu một cách nhanh chóng Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về nguyên, vật liệu kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên, vật liệu Tuy nhiên, do Công ty có nhiều chủng loại nguyên, vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư diễn ra thường xuyên nên áp dụng phương pháp này cũng tốn nhiều công sức, thời gian

Đối với việc đánh giá nguyên, vật liệu nhập kho, Công ty áp dụng

phương pháp giá thực tế để tính giá nguyên, vật liệu nhập kho Giá thực tế của nguyên, vật liệu có tác dụng lớn trong công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên, vật liệu, tính toán phân bổ chính xác về nguyên, vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị thực

tế hiện có của doanh nghiệp

Đối với việc đánh giá nguyên, vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng

phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất hợp lý Phương pháp bình quân cả

kỳ dự trữ có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, đặc biệt là đối với tình hình các nghiệp vụ xuất kho diến ra với mật độ lớn thì kế toán sẽ không cần phải theo dõi giá trị vật liệu xuất kho đối vơi từng lấn xuất Chỉ đến cuối tháng, khi tính

ra giá bình quân cho từng danh điểm vật tư thì mới cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho cho mỗi lần xuất trong tháng Tuy nhiên, phương pháp này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định Do sử dụng giá bình quân cho toàn bộ lượng nguyên, vật liệu cùng loại xuất dùng trong tháng nên mức độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán tập trung vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán

3.1.3.3 Về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu.

Để phù hợp với đặc điểm nguyên, vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công

ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ Phương pháp này có ưu điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập xuất -tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị

Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu số lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, với số lượng các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên, vật liệu phát sinh trong tháng nhiều thì việc đối chiếu sẽ tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót

3.1.3.4 Về kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu.

Hiện nay, Công ty đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký – Chứng

từ trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng

số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý

Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán nguyên, vật liệu theo hình thức Nhất ký – Chứng từ giúp theo dõi đầy đủ tình hình biến động nguyên, vật liệu, quản lý tình hình nhập mua nguyên, vật liệu theo các hình thức thanh toán trong sự kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán Điều đó đảm bảo quá trình thu mua diễn

ra minh bạch, không có gian lận, đảm bảo tính so sánh, đối chiếu cao giữa các tài liệu kế toán Ngoài ra, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ còn tránh được ghi chép trùng lắp, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán

Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trung thực trên các chứng từ và được ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác trên sổ sách kế toán Trình tự nhập, xuất vật tư ở Công ty được tiến hành hợp

lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật

tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công

ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.

3.2.1 Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu.

Hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu còn rất đơn giản, chưa khoa học

và việc kiểm tra đối chiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản

lý nguyên, vật liệu Và để thuận lợi cho công tác quản lý nguyên, vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát hiện sai sót và thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, thì đầu tiên Công ty nên lập Sổ danh điểm vật tư Sổ danh điểm vật tư là danh sách toàn

bộ các vật tư mà Công ty đang sử dụng Trong Sổ danh điểm, vật tư được theo dõi theo từng nhóm, từng loại một cách chặt chẽ, giúp cho công tác quản

lý và hạch toán nguyên, vật liệu được tổ chức một cách trật tự, khoa học Việc

mở sổ danh điểm phù hợp sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho vận hành kế toán vật liệu trên máy tính

Để lập được Sổ danh điểm vật tư, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý Công ty có thể sửa đổi

bộ mã hiện tại cho phù hợp hơn dựa vào các đặc điểm như loại vật tư, nhóm vật tư trong mỗi loại và quy cách vật tư Trước hết, bộ mã vật tư của Công ty nên được xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp hai đối với nguyên, vật liệu Trong mỗi loại nguyên, vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập

mã cho từng nhóm và quy cách nguyên, vật liệu trong nhóm

Hệ thống danh điểm nguyên, vật liệu sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật của nó Mở Sổ danh điểm vật tư nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và phòng vật tư sau đó trình lên Ban giám đốc

để thống nhất sử dụng và quản lý trong toàn Công ty

Công ty có thể tham khảo, sử dụng Sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau (Biểu số 18):

Biểu số 18: Sổ danh điểm vật tư

Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ

vật tư

Đơn vị

SM10/0250 Sứ cao thế mới 10KV/250A Quả

Ngày … tháng … năm …

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,

đóng dấu)

3.2.2 Theo dõi nguyên, vật liệu còn lại cuối kỳ.

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên, vật liệu, có những loại xuất dùng cho sản xuất nhưng không dùng hết Một số nguyên, vật liệu thừa được nhập lại kho, còn một số nguyên, vật liệu sang tháng sau vẫn được sử dụng tiếp thì sẽ không làm thủ tục nhập kho

mà được để lại bộ phận sử dụng Khi đó, Công ty nên sử dụng Phiếu báo vật

tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu này nhằm tránh thất thoát, lãng phí vật tư

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ được sử dụng để theo dõi số lượng vật

tư còn lại cuối kỳ kế toán ở bộ phận sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập nếu đến cuối

kỳ nguyên, vật liệu vẫn chưa được sử dụng hết nhưng không nhập lại kho Phiếu này được lập thành hai bản, một bản giao cho phòng Vật tư, một bản giao cho phòng Tài vụ

Công ty có thể tham khảo và lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu số 04-VT của Bộ Tài chính như sau (Biểu số 19):