THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY I

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY I2.1.Hạch toán kế toán tiền lương tại công ty 2.1.1.Hạch toán thời gian và kết quả lao động..

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY I

2.1.Hạch toán kế toán tiền lương tại công ty

2.1.1.Hạch toán thời gian và kết quả lao động

*Về thời gian lao động:

Nhận thức được vai trò rất quan trọng của tiền lương nên công ty đã rất chú trọng đến công tác hạch toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho

cá nhân người lao động trong công ty.Đồng thời quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động,kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội,của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động;với mong muốn có hình thức trả lương đúng đắn làm đòn bẩy kinh tế,khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động,đảm bảo ngày công,giờ công và năng suất lao động Phòng tài chính kế toán và Ban giám đốc công

ty đã nghiên cứu đặc điểm lao động trong công ty (Bộ phận văn phòng công ty,Bộ phân công nhân tại các xí nghiệp thành viên,Lực lượng lao động thuyền viên ) để quyết định lựa chọn hình thức trả lương theo thời gian để tính và trả lương cho người lao động trong công ty.Trong nội dung này chúng ta đề cập đến bộ phận văn phòng công ty :

Tại bộ mỗi bộ phận này có một bộ phận này có một bảng chấm công được lập tháng một lần : Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng,người phụ trách chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương ứng từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định.Nếu CBCNV nghỉ việc do

ốm đau,thai sản … phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế,bệnh viện cấp và được ghi vào bàng chấm công theo những ký hiệu quy định (ốm "O";thai sản "TS";

…).Nếu CBCNV chỉ làm một phần thời gian lao động theo quy định trong ngày thì căn

cứ vào thời gian làm việc thực tế để tính 1 ngày,nửa ngày hay không tính công ngày đó.Bảng chấm công được công khai trong phòng và ngươi phụ trách của từng bộ phận là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công.Cuối tháng bảng chấm công của từng bộ phận được chuyển về phòng tài chính-kế toán để làm căn cứ tính lương,tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của toàn công ty và thời gian sử dụng

cụ thể ở mỗi bộ phận tại văn phòng công ty

Đơn vị : Công ty CP vận tải thủy I BẢNG CHẤM CÔNG Mẫu 01a-TĐTL

Bộ phận : Phòng tổ chức nhân chính Tháng 3 năm 2009 Ban hành theo QĐ số 15/2006 ngày 20/03/2006

Số công hưởng lương thời gian

Số công ngừng việc nghỉ việc được hương 100% lương

Số công ngừng việc nghỉ việc hưởng ….%

lương

Số công hưởng BHXH

Biểu số 2.1 : Bảng chấm công

Công ty CP vận tải thủy I

Mẫu số C01C-HD

GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ

Từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2009

Họ và tên : Trịnh Bá LạcNơi công tác : Phòng kinh doanh vận tải - Công ty CP vận tải thủy INgày tháng Nội dung công việc Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên

Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ

đội vận tải

Biểu số 2.2 : Giấy báo làm thêm giờ

Số : ……

BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ

Tháng 3 năm 2009…

1 2 …… 29 30 31 Ngày làm việc Ngày thứ bẩy,chủ nhật Ngày lễ tết Làm đêm

Biểu số 2.3 : Bảng chấm công làm thêm giờ

*Về kết quả lao động :

Song song với việc hạch toán số lượng lao động,thời gian lao động,kế toán còn tiến hành hạch toán kết quả lao động.Đây là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán lao động-tiền lương ở các doanh nghiệp nói chung và tại công ty nói riêng.Việc ghi chép chính xác,kịp thời số lượng hoặc chất lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân,tập thể làm căn cứ tính trả lương chính xác,hợp lý.Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là các bảng chấm công của các phòng ban,tổ đội gửi lên vào cuối mỗi tháng.Để nắm được công tác hạch toán kết quả lao động tại công ty,sau đây em xin đi vào hai lực lượng lao động điển hình tại công ty đó là bộ phận văn phòng và lao động thuyền viên

Đối với bộ phận văn phòng công ty :

TN = [ Lcb×Ktt22 ×N1+Lcb

22×N2+Ppc ] + [ 300.000đ×(K cv+K22tn+K kk)×K tt K kv K sl ×N1 ]

Trong đó :

TN : thu nhập của cá nhân người lao động trong tháng (đồng)

Lcb : lương cơ bản tối thiểu của người lao động

(theo Nghị định 28/2010/NĐ-CP ngày 25/3/2010 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu đến tháng 5/2010 là 730.000 đồng )

N1 : số ngày trực tiếp làm việc

N2 : số ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ

Ppc : phụ cấp (nếu có) của cá nhân trong tháng như phụ cấp trách

nhiệm,phụ cấp khu vực,phụ cấp ca 3 …

300.000đ là mức tăng thu nhập cơ bản 1 tháng của công ty

Kcv : Hệ số đánh giá mức độ làm việc của cá nhân đối với công việc đang

đảm nhận.Hệ số này do trưởng phòng nghiệp vụ và trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương đánh giá,xác định trình giám đốc duyệt

Trong đó :

Kcv1 : Hệ số tính đếm thời gian lao động có ích hoặc cường độ lao động để

hoàn thanh công việc Kcv1 gồm 4 mức độ hệ số : 0,4 ; 0,6 ; 0,8 và 1

Kcv2 : Hệ số tính đến mức độ phức tạp khó khăn của công việc gồm 4 mức

hệ số : 0,4 ; 0,6 ; 0,8 và 1

KCV3 : Hệ số tính đến môi trường làm việc,gồm 2 mức hệ số là 0,7 và 1

Kcv4 : Hệ số hoàn cảnh công việc gồm 4 mức hệ số 0,1 ; 0,3 ; 0,6 và 1

Ktn : Hệ số phụ cấp lãnh đạo (từ cấp phó trở lên)

Kkk : Hệ số khuyến khích đối với cá nhân có trình độ năng lực về ngoại

ngữ,vi tính được sử dụng vào công việc

Ktt : Hệ số thành tích,đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân

trong tháng,do trưởng phòng đánh giá và giám đốc duyệt

Kkv : Hệ số khuyến khích khu vực làm việc

Kksl : Hệ số sản lượng doanh thu của công ty trong tháng,hệ số được sử

dụng nhằm khuyến khích người lao động nâng cao doanh thu,sản lượng,nâng cao thu

nhập cho người lao động

[ 200.000đ×(K cv+K tn22K kk)×K tt ×K cv ×K sl ×N1 ] : Phần bù thu nhập,tăng thu nhập cho người lao động ngoài tiền lương cấp bậc

Ví dụ : Tiền lương tháng 3/2009 của ông Lê Đăng Hòa -Trưởng phòng tổ chức nhân chính

Hệ số lương cấp bậc = 4,66 Phụ cấp trách nhiệm = 0,6

Hệ số Kcv=2,3 Trong đó Kcv1=0,8;KCV2=0,8;Kcv3=0,7;Kcv4=0,6

Số ngày làm việc thực tế là 25 ngày

Số ngày nghỉ được hưởng lương 0 ngày

Đối với thuyền viên :

Để đảm bảo thực hiện kế hoạch doanh thu và lợi nhuận đặt ra hàng năm,công

ty đã áp dụng cơ chế trả lương theo doanh thu.Và công tác trả lương cho thuyền viên được phòng tổ chức nhân chính đảm nhận tính toán mức khoán phải trả cho một chuyên đi và phân phối tiền công cho từng thành viên,cùng phối hợp với phòng tài

chính kế toán chi trả tiền và phòng vận tải theo dõi các chuyến đi

Tập thể thuyền viên được trả lương khoán thu nhập theo thời gian quay vòng thực hiện chuyến hàng dựa vào các biểu khoản thu nhập tiền lương theo thời gian

quay vòng thực hiện theo từng chuyến chuẩn đối với từng mặt hàng,"áp dụng đối với đoàn tàu đẩy TD70 trọng tải 800 tấn,định biên là 10 người"

Thời gian quay vòng được tính toán dựa trên cơ sở tốc độ chạy từng tuyến,năng suất xếp dỡ tại các bến.Thời gian quay vòng gồm : thòi gian hành trình;thời gian tại bến rót hàng,thời gian tại bến xếp dỡ,thời gian khác.Cụ thể :

- Thời gian hành trình gồm : thời gian chạy có hàng và không có hàng,thời gian nghỉ đêm và chờ thủy chiều

- Thời gian tại bến rót hàng : được tính từ khi đoàn tàu tới bến rót hàng làm các thủ tục,chờ rót hàng và thực rót hàng,kể cả thời gian chờ thủy chiều (nếu có) đến khi đoàn tàu xong mọi thủ tục và rời bến rót

- Thời gian tại bến dỡ hàng : được tính từ khi đoàn tàu tới bến dỡ hàng,làm các thủ tục,chờ dỡ hàng,thực dỡ hàng đến khi xong mọi thủ tục và bắt đầu rời bến hàng

- Thời gian khác là thời gian hậu cần cho một chuyến đi và các yếu tố khác

Thời gian quay vòng được tính tại bến cảng chính tại Hạ Long,các bến khác tại khu vực Hạ Long được cộng thêm ngày định mức theo bảng điểu chính định mức.Để nắm được cách thức trả lương sau đây em xin đi vào một ví dụ cụ thể :

Hàng hóa : Than điện Hành trình : Phả Lại-Hạ Long-Phả Lại

11 8.200.000 18 (khoán ngày) (chuẩn)

Biểu số 2.4 : Bảng lương khoán một chuyến chuẩn Phả Lại-Hạ Long-Phả Lại

Công ty thực hiện chia lương cho mỗi cá nhân dựa vào hệ số chia lương đã được xây dựng căn cứ vào chức danh,nhiệm vụ của mỗi người và dựa vào tỷ lệ quan

hệ tương đối hệ số lương giữa các chức danh

Hệ số chia lương cho từng chức danh nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ :

Chức danh Hệ số chia lương Số lượng (người)

Thuyền phó 1-Máy trưởng 1,5 1 thuyền phó 1 -1 máy trưởngThuyền phó 2-Máy phó 1,2 1 thuyền phó 2 -1 máy phó

Biểu số 2.5: Bảng hệ số chia lương của đoàn tàu TĐ70 trọng tải 800 tấn

Từ đó xác định mức tiền công trung bình cho một hệ số chia lương ( tổnghệsốchialươngcủađoàntàu Mứckhoáncủađoàntàu ) rồi nhân với hệ số chia lương ra thu nhập của thuyền viên

Công ty cổ phần vận tải thủy I

Nghỉ việc ngừng việc hưởng …

% lương

Phụ cấp thuộc quỹ lương

Phụ cấp khác

Tổng số

Tạm ứng

kỳ I

Các khoản khấu trừ vào lương Kỳ II được lĩnh

số công số tiền

số công

số

Thuế TNCN phải nộp

tiền

Ký nhậ n

Lê Đăng Hòa 4,66 25 3.442.045 390.000 1.397.727 5.229.727 2.000.000 261.486 52.297 313.783

Tổng cộng 20.269.97 3 1.159.043 2.875.342 24.304.358 8.500.00 0 1.215.21 7 243.043 1.458.26 1 14.346.096

Tổng số tiền viết bằng chữ : Mười bốn triệu ba trăm bốn mươi sáu nghìn không trăm chín sáu đồng …

Giám đốc

Biểu số 2.6: Bảng thanh toán tiền lương

2.1.2.Hạch toán chi tiết tiền lương

Hiện nay công ty thực hiện trả lương cán bộ công nhân viên làm 2 lần trong một tháng.Lần thứ nhất là tạm ứng lương- không quá lương cơ bản của mỗi lao động,lần 2 thanh toán số tiền còn lại.Trong tháng 3 năm 2009 ta có bảng thanh toán tạm ứng lương lần thứ nhất như sau :

BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I

Tháng 3 năm 2009Đơn vị : Công ty CP vận tải thủy I

Biểu sô 2.7: Bảng ứng lương kỳ I tháng 3 năm 2009

Ngày 31 tháng 3 khi các bảng chấm công,bảng chấm công làm thêm giờ được tập hợp,kế toán tiến hành tính lương cho từng người lao động và của toàn công ty.Sau

đó lập bảng thanh toán lương cho các phòng ban,tổ đội và bảng tổng hợp thanh toán lương cho toàn công ty.Căn cứ vào bảng thanh toán lương,bảng tổng hợp thanh toán lương,kế toán tiến hành trích các khoản trích theo lương (BHXH,BHYT) và thực hiện chi trả lương cho người lao động.Sau đó vào sổ chi tiết tài khoản 334

Tổng công ty vận tải thủy

Công ty CP vận tải thủy I

SỔ CHI TIẾT TK 334Tiền lươngTháng 3 năm 2009 …Chứng từ

9 6-3 Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3 111 80.000.000

14 31-3 Tiền lương phải trả cho thuyền viên T3 622 198.745.362

14 31-3 Tiền lương phải trả nhân viên quản lý T3 642 110.070.571

12 31-3 Thanh toán tiền lương kỳ II T3 111 210.286.938

18 31-3 Trích BHXH trừ vào lương của công nhân 3383 15.440.796

18 31-3 Trích BHYT trừ vào lương công nhân 3384 3.088.159

33 31-3 Thanh toán BHXH trả thay lương cho công nhân 111 1.070.284

37 31-3 BHXH trả thay lương cho Phạm Minh Châu 3383 1.070.284

Công ty CP vận tải thủy I

H

ệ số

Lương thời gian

Nghỉ việc ngừng việc hưởng …

% lương

Phụ cấp khác thuộc quỹ lương

Phụ cấp khác

Tổng số Tạm

ứng kỳ

I Các khoản khấu trừ vào lương Kỳ II được lĩnh

Số côn g

Số tiền

Số côn g

Số

Thuế TNCN phải nộp

Tổng Số tiền Ký

Tổng số tiền viết bằng chữ : Hai trăm mười triệu hai tám sáu nghìn chín trăm ba tám đồng chẵn…

Biểu số 2.9 : Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của công ty tháng 03/2009

2.1.3.Hạch toán tổng hợp kế toán tiền lương

Để hạch toán tổng hợp tiền lương hiện tại công ty sử dụng các tài khoản sau :

TK 334 - Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với CBCNV của doanh nghiệp về tiền lương,tiền công,trợ cấp BHXH,tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động

Thực hiện theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tài khoản này cũng được kế toán phụ trách tiền lương của công ty chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 như sau :

 Tk 3341 : phải trả công nhân viên,phản ánh các khoản mà công ty phải trả cho người lao động bên trong công ty

 Tk 3342 : phải trả lao động khác,phản ánh các khoản mà công ty phải trả cho lao động thuê ngoài

Bên cạnh đó,để hạch toán tổng hợp kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như :111;338,622,627,641,642

Công ty sử dụng các loại sổ sách theo Quyết định 15/2006/ QĐ-BTC nên để hạch toán tiền lương hệ thống sổ sách bao gồm : chứng từ ghi sổ;sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sổ cái Tk 334

Trong tháng phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như sau :

 Ngày 6/3/2009 thanh toán tiền lương tạm ứng kỳ I

Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tạm ứng lương kỳ I (Biểu số 2.7) và phiếu chi

số 15 ngày 6 tháng 3 năm 2009 : kế toán ghi vào sổ chi tiết Tk 334,đồng thời phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ ghi sổ :

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Thanh toán tạm ứng lương kỳ I

tháng 3/09 cho toàn công ty 334 111 80.000.000

(Chứng từ gốc kèm theo : Bảng thanh toán tiền tạm ứng lương kỳ I tháng 3 năm 2009)

 Ngày 31 tháng 3 : căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 3,Công ty

thanh toán tiền lương kỳ II cho người lao động sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ như : BHXH,BHYT.Căn cứ vào bảng thanh toán lương và Phiếu chi số 26 ngày 31 tháng 3,kế toán ghi vào sổ chi tiết Tk 334 theo định khoản :

Nợ Tk 334 : 210.286.938

Có Tk 111 : 210.286.938Nghiệp vụ này được phản ánh trên chứng từ ghi sổ như sau :

CHỨNG TỪ GHI SỔNgày 31 tháng 3 Số : 12 Trích yếu Số hiệu Tk Số tiền

(Chứng từ gốc kèm theo : Bảng thanh toán lương tháng 3/09 của phòng ban,tổ đội)

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Công ty cổ phần vận tải thủy I

78-Bạch Đằng -Hà Nội

SỔ CÁI TK 334TIỀN LƯƠNGTháng 3 năm 2009Ngày

ghi sổ Chứng từSH NT Diễn giải đối ứngTk Số tiềnNợ Có

67

31-3 9 6-3 Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 3/09 111 80.000.0000

31-3 12 31-3 Thanh toán lương kỳ II tháng 3/09 111 210.286.938

31-3 14 31-3 Tiền lương phải trả cho thuyền viên tháng 3/09 622 198.745.36231-3 14 31-3 Tiền lương phải trả cho cán bộ quản lý tháng 3/09 642 110.070.57131-3 18 31-3 Trích BHXH trừ vào lương của

31-3 18 31-3 Trích BHYT trừ vào lương của người lao động 3384 3.088.159

31-3 33 31-3 Thanh toán chế độ BHXH cho Phạm Minh Châu 111 1.070.284

31-3 37 31-3 Số tiền BHXH trả thay lương cho Phạm Minh Châu 3383 1.070.284

2

505.453.21 8

Biểu số 2.10 : Sổ cái tài khoản 334 tháng 3 năm 2009

2.2.Hạch toán kế toán các khoản trích theo lương Công ty

2.2.1.Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương bao gồm : BHXH,BHYT và KPCĐ.Hiện nay công ty đang thực hiện tính và trả BHXH theo Luật Bảo hiểm và NĐ 63/2005;NĐ152/2006 của Chính phủ : theo đó công ty là người sử dụng lao động đóng 15% BHXH 2% BHYT và 2% KPCĐ-tổng 19% khoản này được tính vào chi phí trong kỳ còn lại 6% do người lao động đóng góp

Để hạch toán,kế toán sử dụng các chứng từ như : Phiếu nghỉ hưởng BHXH;Bảng thanh toán BHXH và Bảng kê các khoản trích nộp theo lương.Trong thời gian lao động,người lao động có bị ốm có xác nhận của cơ quan y tế thì người lao động được phép nghỉ và hưởng lương theo quy định,người lao động phải báo cho công ty và nộp giấy nghỉ cho người phụ trách chấm công,số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng.Cuối tháng,phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơn vị chuyển về phòng tài vụ để tính BHXH.Căn cứ vào đó kế toán lập bảng kê trích lập các khoản theo lương vê bảng thanh toán BHXH,cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH,bảng chấm công.Bảng thanh toán BHXH được lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp …Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương.Bảng thanh toán lập làm 2 liên : liên 1 gửi cơ quan quản lý BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi,liên còn lại lưu tại phòng tài vụ

Trong tháng anh Phạm Minh Châu là nhân viên thuộc phòng kinh doanh vận tải của công ty bị bệnh,có giấy xác nhận của Bệnh viện.Trên bảng chấm công số công thực tế của anh là 12 ngày nghỉ ốm 14 ngày,mức lương cơ bản hiện tại là 3,45.Theo chế độ hiện hành anh được hưởng lương BHXH trả thay được tính như sau :

Số tiền lương BHXH trả thay lương = 3,45×650.000đ22 ×14×75 = 1.070.284đ

Do đó,anh sẽ được hưởng lương do BHXH chi trả là 1.070.284đ

(Phụ lục : Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng lương BHXH)

Bảng thanh toán BHXH : sau khi tổng hợp các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn công ty.Bảng thanh toán BHXH phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp : nghỉ bản thân công nhân ốm,con ốm,tai nạn,thai sản ….trong mỗi khoản phải phân

ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương.Cuối tháng căn cứ vào