THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG

đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lạinhà xưởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp.Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG

Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội.Trước hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đốingoại được nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thương coixuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế Nắm bắt được tình hình đó, Công ty

Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã chuyển đổi hướng sản xuất là: gia cônghàng xuất khẩu Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nước ngoài như: HànQuốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan đồng thời tạo công ăn việc làm cho sốđông người lao động

Trước sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con người ngàycàng cao hơn Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng được coi trọng và trởthành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu

1 Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị hạch toán kinh

tế độc lập thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam - Bộ Công nghiệp Được thànhlập ngày 19/05/1996 Khi đó Công ty thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ - là một bộ phậncủa Công ty may 10 và có tên gọi là “Xí nghiệp may Hưng Yên” Từ khithành lập đến năm 1987, Công ty được giao nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất trangphục, phục vụ cho quân đội nhân dân Việt Nam và gia công quần áo bảo hộ laođộng xuất khẩu cho các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trước đây.Từ năm 1988đến 1990, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất của Công ty là áo váy nữ xuất khẩucho Liên Xô cũ.Trong suốt thời gian đó (Từ 1966 - 1990) Công ty có nhiệm vụ sảnxuất theo kế hoạch của Nhà nước đặt ra Nhưng đến nay 1991, sự thay đổi của cácnước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu làm cho những khách hàng, những mặt hàng vàthị trường tiêu thụ truyền thống của Công ty không cần tới nữa Vì vậy, Công ty rơivào tình trạng hết sức khủng hoảng, sản xuất đình trệ, công nhân không có việclàm, đời sống vô cùng khó khăn thiếu thốn Trước tình hình đó, việc chuyển hướngsản xuất trở thành vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với Công ty Vì vậy Ban Giámđốc Công ty đã quyết định chuyển sang sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩucho các nước tư bản chủ nghĩa

Bước đầu chuyển đổi, trước yêu cầu cấp bách của công cuộc đổi mới đấtnước, hoạt động tổ chức kinh tế chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh, bên cạnh

đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lạinhà xưởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp.

Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân đều đã

có những cố gắng phi thường tạo ra những bước phát triển vượt bậc về mọi mặt.Song song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình pháttriển kinh tế của đất nước, “Xí nghiệp may Hưng Yên” chính thức đổi tên thành

“Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long” (theo quyết định số 224 - CNN.TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ trực thuộc Tổng Công

ty dệt - may Việt Nam) Công ty có tên giao dịch quốc tế là HUGACO, trụ sởchính đặt tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên Sự kiện này không phải là

sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, nhừng thànhtựu đánh dấu sự trưởng thành cũng như hướng hoạt động mới của Công ty sau gần

30 năm kể từ khi thành lập

Hiện nay Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu.Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo như: Áo Jaket 3 lớp, Jaket 5 lớp,

áo sơ mi, quần thể thao, áo T-Shirt, quần âu, quần Short,

Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, từ khi mới thành lập với quy mônhỏ, trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu và công việc sản xuất kinh doanh theo kếhoạch của Nhà nước giao, chủng loại mặt hàng ít, chất lượng sản phẩm không caothì nay Công ty đã xây dựng được 2 Cơ sở sản xuất kinh doanh chính và 1 cơ sởsản xuất liên doanh với đơn vị bạn

Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nayCông ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 2700 công nhânđược đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng được phần lớn nhu cầu củakhách hàng trong nước cũng như nước ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đãtrang bị được 2425 máy may công nghiệp chủ yếu đều được nhập từ Nhật và đượclắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại - sự lớn mạnh của Công ty cả

về chất lượng cũng như số lượng đã được phản ánh qua một số chỉ tiêu sau:

STT Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 2004

1 Giá trị tổng S lượng Triệu đồng 28.865 30.148 35.418

3 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 48.607 60.725 90.852

Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là:

1 - TSCĐ năm 2003 so năm 2002 tăng = 1,28lần

Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,364lần

2 - Vốn cố định năm 2003 so năm 2002 tăng 1,03 lần

Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,39 lần

3 - Vốn lưu động năm 2003 so năm 2002 tăng 1,47 lần

Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,4 lần

4 - Vốn kinh doanh năm 2003 so năm 2002 tăng 1,07 lần

Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,15 lần

5 - Giá trị tổng sản lượng năm 2003 so năm 2002 tăng 1,04 lần

Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,17 lầnThu nhập bình quân 1 người/1tháng

Năm 2003 so năm 2002 tăng 1,19 lầnNăm 2004 so năm 2003 tăng 1,3 lầnQua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đãphát triển lớn mạnh không ngừng

2 Cơ cấu tổ chức sản xuất:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long từ chỗ là một xí nghiệp maynhỏ số lượng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2005) đãtrở thành một doanh nghiệp may mặc lớn nhất trên địa bàn tỉnh Hưng Yên và làmột doanh nghiệp khá mạnh thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, với tám xínghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vữngtrên thị trường - đặc biệt là thị trường may mặc

Tám xí nghiệp thành viên là:

Xí nghiệp may I; Xí nghiệp may II; Xí nghiệp may III; Xí nghiệp may IV; Xínghiệp may V; Xí nghiệp may VI; Xí nghiệp may VII; Xí nghiệp may Mỹ Văn

36.74530.177

Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu giấy

Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm

mẫu do khách hàng gửi đến Bộ phận cắt và máy sản phẩm mẫu

Gửi mẫu cho khách hàng kiểm tra và duyệt mẫu

Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng như nhau đó là sản xuất ra cácloại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng Do đó các

xí nghiệp hầu như hoàn toàn độc lập với nhau

3 Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long có hình thức sản xuất kinhdoanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng

may mặc nước ngoài Quá trình gia công được thực hiện theo 02 bước:

Bước 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến

Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách hàng

kiểm tra và nhận xét, góp ý

SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT BƯỚC 1 NHƯ SAU

Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì mới

được đưa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đượckhách

hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết Quá trình sản xuất được thực

hiện khép kín trong từng xí nghiệp

4 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị quản lý theohình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực

tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty

* Giám đốc Công ty: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công tytheo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng

đường lối của Đảng và Nhà nước Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó

giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trưởng phòng hoặc các Giám đốc xí

nghiệp thành viên Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ

Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên, người

lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Ban lãnh đạo Công ty gồm: Một phó giám đốc kinh doanh, một phó giámđốc sản xuất, một phó giám đốc kỹ thuật

* Phó giám đốc kinh doanh: Có chức năng làm công tác đối nội đối ngoạicủa Công ty Thay mặt giám đốc điều hành khi được uỷ quyền, giúp Giám đốc

quản lý công tác kinh doanh và quản lý các phòng nghiệp vụ của Công ty

* Phó giám đốc sản xuất: Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thốngcác xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về số lượng, chấtlượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng.

* Phó giám đốc kỹ thuật: Có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi lĩnhvực liên quan đến kỹ thuật, mẫu mã, màu sắc, kích cỡ sản phẩm

Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:

* Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Công ty xâydựng các nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ, hạch toán tiền lương, ngàygiờ công lao động của Công ty, lập phương pháp đánh giá việc thực hiện các chỉtiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty

Tham mưu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiềnlương, tiền thưởng.Hướng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thưởng vật chất vàchế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty

* Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết

bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dưới sự điều hành củaphó giám đốc kinh doanh Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trongnước và ngoài nước Quản lý công tác xuất nhập khẩu;Tìm nguồn hàng và pháttriển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó giám đốc sản xuất

Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp,chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu

* Phòng kỹ thuật - cơ điện: điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện

và các xí nghiệp may theo chức năng.Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu

tố có liên quan đến chất lượng sản phẩm Cùng với giám đốc sản xuất và trưởngphòng KCS chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm

Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trìnhsản xuất

* Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lượng sản phẩm của toànCông ty Có quyền nắm bắt xử lý chất lượng sản phẩm trong các công đoạn sảnxuất của các xí nghiệp thành viên như: Công đoạn cắt, may, là

Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các

sự cố về chất lượng sản phẩm sản xuất ra

Có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lượngsản phẩm sản xuất ra không đảm bảo Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đềxuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chấtlượng sản phẩm, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chấtlượng sản phẩm của Công ty khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ

* Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty, giúp giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinhdoanh và có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính

- Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu

- Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đưa ra tiêu thụ trên thị trường

- Trợ giúp và tham mưu cho giám đốc và các thông tin tài chính

- Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trước Ban Giámđốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước

* Phòng Y tế - Nhà trẻ: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộcông nhân viên của Công ty, đồng thời chăm sóc con em cho cán bộ công nhânviên tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác

Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, còn có 8 xí nghiệp thànhviên Mỗi xí nghiệp có một giám đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu

sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc sản xuất Có chức năng sau:

- Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuấttrong xí nghiệp

- Thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sảnphẩm

- Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năngtới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất

Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộmáy quản lý của Công ty

5 Tổ chức công tác kế toán của Công ty.

Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công

ty là do bộ máy kế toán đảm nhận Bộ phận này có chức năng quan trọng là kiểmtra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi Công ty, giúp giám đốc tổchức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo

Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính đượcthực hiện trên phòng kế toán của Công ty.

Bộ phận kế toán của Công ty được biên chế như sau:

+ Một trưởng phòng kế toán điều hành chung công việc của cả phòng và

là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kếtoán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán

+ Một phó phòng kế toán giúp kế toán trưởng điều hành chung công việccủa phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản

+ Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảoquản tiền của Công ty

+ Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tàisản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định

+ Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụtheo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi

+ Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hìnhxuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ

+ Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính,trích và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội

+ Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8,

sổ chi tiết số 3; Một kế toán theo dõi công nợ

BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ĐƯỢC BIÊN CHẾ

CÓ THỂ KHÁI QUÁT THEO SƠ ĐỒ SAU

Thủ quỹ Kế toán thanh toán với ngân hàng vay ngắn hạn Kế toán tài sản cố định Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán theo dõi công nợ

Thống kê phân xưởng

Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ” các loại

sổ thường dùng là: Nhật ký chứng từ, Sổ chi tiết, Bảng kê, Bảng phân bổ, Sổ cái

Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theophương pháp kê khai thường xuyên

Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm

Kỳ kế toán là tháng

Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số dư đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ

Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầucăn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG

CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG

1 Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một Công ty có qui mô lớntrên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với số vốn đầu tư lớn, thuộc Tổng Công ty dệt mayViệt Nam Trong việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, mặt hàng quần áo củaCông ty rất phong phú và đa dạng, được ký hiệu bằng các mã số Vì thế Công ty đãđáp ứng phần lớn nhu cầu của người tiêu dùng

Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp)

Mã 910181 (áo sơ mi)

Mỗi sản phẩm này được tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêucầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụngvào sản xuất rất nhiều và với khối lượng lớn

Hiện nay, nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển, Công ty Cổ phầnMay và dịch vụ Hưng Long từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kếhoạch và chỉ tiêu Nhà nước đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đóhỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình vàphải có lãi Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên cơ sở kếhoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng củakhách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường sao cho hợp lý tránh đểxẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá dư thừa hoặc sản xuất bị đình đốn

vì thiếu nguyên vật liệu

Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lượng vàchủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt làgiá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua được khốilượng vật tư cần thiết, bảo đảm chất lượng nhưng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đógóp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra

* Về tình hình thu mua:

- Nguyên liệu do khách hàng đưa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữahai bên Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lạicho khách hàng như hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm vớikhách hàng

Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồncung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ Công việc này do phòng xuất nhập khẩu củaCông ty đảm nhận

Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được mua từ các đơn vịtrong nước như: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam,Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ TOCONTAP bên cạnh

đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới

để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất

2 Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đây là bước khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bước đệm cho việc hạch toán chi tiết,tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ

-2.1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Với một khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế vàtính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác, đơngiản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao chohợp lý

* Vật liệu:

- Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm

như: Vải chính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng,

lông Trong đó vải chính và vải lót lại được chia ra làm nhiều loại theo thànhphần như:

Bông có nhiều loại như: Bông 100, bông 120, bông 40, bông 80

- Vật liệu phụ: Là những đối tượng lao động không cấu tạo lên thực thể sảnphẩm nhưng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm như: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, kenvai, nhãn mác

- Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô

- Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ

- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy ráp, sơn các loại

* Công cụ - dụng cụ:

- Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm bảo

vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã trang bịmột găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng

- Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băngdính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót hòm, đai đóng hòm phục vụ cho việc đónggói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm

Ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại được phân chia vàquản lý theo các kho như: Kho nguyên liệu,Kho phụ liệu,Kho cơ khí, kho thànhphẩm Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ như trên của Công ty sẽ giúpcho việc quản lý vật tư của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xáchơn phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra được tiến hành thuận lợi và nhanhchóng

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để hiểu hiện giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo được tính chân thực và tính thống nhất.

Ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế đểhạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư Vật tư củaCông ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công Nhưng đối với hàng giacông thì Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đưa vềtheo định mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuấtsản phẩm lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm

Mặt khác, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Nhà nước đang khuyếnkhích xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nước ngoài vềCông ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu như nguyên liệu nhập về đúng

và đủ định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nước,phải nộp thuế trong trường hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng kývới hải quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêuthụ ở thị trường trong nước Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trịcủa số nguyên liệu thừa Nhưng trường hợp này chưa xảy ra đối với Công ty

Đối với vật tư xuất kho: Ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực

tế nên khi vật tư xuất kho, Công ty tính giá vật tư theo phương pháp bình quân giaquyền của Vật liệu - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Theo phương pháp này:

Trị giá vốn thực tế của

VL - CCDC xuất kho

Số lượng VL - CCDC xuất kho của lần đó

Đơn giá thực tế bình quân gia quyền

Số lượng VL - CCDC tồn kho đầu tháng

Trị giá VL - CCDC của những lần lập trước

Số lượng VL - CCDC của những lần nhập trước

Ví dụ:

Trong tháng 1 năm 2005, loại bông 120 có các tài liệu sau:

Tồn đầu tháng: Số lượng 123,7m Thành tiền: 841.962 đ

Ngày 9/1 nhập: Số lượng 10.968m Thành tiền: 71.095.500 đ

Ngày 12/1 nhập: Số lượng 15.538m Thành tiền: 100.718.625 đ

Ngày 15/1 xuất: Số lượng 9.200m

=

++

Tại kho, thủ kho kiểm tra số thực nhập

Phòng xuất nhập khẩu

căn cứ vàohoá đơn bán hàng hoặc chứng từ

khác để viết phiếu nhập kho (3 liên)

1 liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu

1 liên thủ kho giữ và làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển lên phòng

kế toán Vật tư

Ngày 20/1 xuất: 13.084,7m

Đơn giá thực tế

bình quân gia quyền

841.962+71.095.500+100.718.625 123,7 + 10.968 + 15.538

6.483,88đ/m

Như vậy: Ngày 15/01 xuất 9.200m x 6.483,88 đ/m = 59.651.749đ

Ngày 20/01 xuất: 13.084,7m x 6.483,88đ/m = 84.839.710 đ

3 Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị kinh doanh hàng

may mặc có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên Hạch toán chi tiết vật liệu

-công cụ dụng cụ là -công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm

mục đích theo dõi được từng lần nhập, xuất vật tư và tồn kho cuối tháng Trong

Công ty, vật liệu - công cụ dụng cụ được sử dụng đa dạng, các nghiệp vụ

nhập-xuất lại diễn ra thường xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ

dụng cụ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu được

Ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng

từ sau: Phiếu nhập kho - mã số 01 – VT; Phiếu nhập kho - mã số 02 – VT và một

số chứng từ khác như: Thẻ kho; Sổ chi tiết

3.1 Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ:

a Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ:

Ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long, công việc thu mua vật liệu

-công cụ dụng cụ do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm

- Giá nhập nguyên vật liệu theo giá hóa đơn

Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám

đốc xí nghiệp thông báo lên (bằng chứng từ) Trên cơ sở đó, phòng XNK sẽ tính

toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật tư về chủng loại và số lượng

Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi

đưa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo

trình tự như sau:

1 liên dùng để thanh toán

Vật tư nhập về kho phải được phân thành từng loại theoquy định của Công ty đểđảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết

* Trường hợp nhập hàng gia công:

Khi vật tư được đưa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công tymột bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thương mại và viết phiếu nhập kho trên

cơ sở cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lượng và

đủ về số lượng Ta có mẫu Invoice như sau:

Biểu số 1

COMMERCIAL INVOICE

1 Shipper/exporter: 8 No & date of invoice

UNICORE CO., LTD UNI - 9008A Jan 22nd 2004

SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 11 9 No & date of L/C

YUKSAM - DONG KANGNAM- NO commereisl value

KU,SEOUL, KOREA

2 For account and Risk of messers 11 Remarks

HUNGLONGGARMENT JOINT STOCK COMPANY

DI SU MY HAO HUNG YEN TOWN

HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM

4 Port of loading 5 final destination

KOREA PORT Haiphong, Vietnam

6 Carrier Sailing on or about

2 Mark and number of

pkgs

13/Description of gooods

14/Quantity/

Unit

15 Unit Price

16/

Amount

Hai Phong Viet nam Interlining 40” 346 YDS 0,5 USD 182,00 USD

USD COLOR: TrimFabric 60” 108,70YDS 2,00 USD 217,40 USD

USD

Telephone No 3453 - 4380 18/Signed By S.H.Lee

Trên Invoice có thể hiện giá trị của vật tư nhưng nó chỉ có ý nghiac dùng đểkhai báo với hải quan cửa khẩu, không có giá trị thanh toán

Đối với hàng gia công khi nhập nguyên vật liệu về kho Công ty thì Công tychỉ theo dõi về mặt số lượng nên khi phòng xuất nhập khẩu viết phiếu nhập kho(Mẫu số ) biểu số 2 cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng

Biểu số 2:

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 29/1/2005Nợ:

Có:

Mẫu số C11 - H

QĐ số 999 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 2/11/96 của BTC

Họ tên người giao hàng: Hãng UNICORE

Nhập tại kho: Nguyên liệu

Số Tên, nhãn hiệu,

qui cách vật tư

tiền T

T

Mã số vị

tính

Theo chứng từ

Thực nhập

Phụ trách XNH Người giao hàng Thủ kho

* Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng nhỏ Công tythanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Cũng trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vịbán, phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho theo mẫu biểu số 3

Hoá đơn (biểu số 3)

Phiếu nhập kho (biểu số 4)

Biểu số 3:

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (giao khách hàng)Ngày 04/01/2005

Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B

Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển sản xuất và nhập khẩu Thiên Nam

Địac chỉ: Số 3 Trần Quốc Toản - Hà Nội

Điện thoại: STK: 3611 300103304

Mã số:

Họ tên người mua hàng: Đ/c Thắng

Đơn vị: Phòng XNK - Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long

Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ hào - Tỉnh Hưng Yên

Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt

59

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Biểu số 4:

Đơn vị: Công ty CP may & DV Hưng Long

Địa chỉ: Mỹ Hào - Hưng Yên

Mẫu số C11 - H

QĐ số 1141 - TC/CĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 31/01/2005Nợ:

89

Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và xuất nhậpkhẩu Thiên Nam

Theo hoá đơn số: 02491 ngày 04/01/2005

Nhập tại kho: Nguyên liệu

giá

Thành tiền vị

tính

Theo chứng từ

Thực nhập

Số tiền viết bằng chữ: Bốn sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn

Phụ trách cung tiêu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

* Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nước với khối lượng lớn thìCông ty có thể thanh toán bằng ngoại tệ, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, séc thôngqua hệ thống ngân hàng

Trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán gửi cho phòng xuất nhập khẩu,cán bộ phòng xuất khẩu sẽ kiểm tra nếu thấy đúng như yêu cầu thì viết phiếu nhậpkho

Biểu số 5:

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (giao khách hàng)Ngày 03/01/2005

Mẫu số 01 - HTKT - 3LL AB/99 - B

Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh sản xuất Bông EVC Hà Nội

Địac chỉ: Gia Lâm - Hà Nội

Điện thoại: STK:

Mã số:

Họ tên người mua hàng: Đ/c Tâm

Đơn vị: Phòng xuất nhập khẩu - Công ty CP may & DV Hưng Long

Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ Hào - Tỉnh Hưng Yên

Hình thức thanh toán: Ngoại tệ (USD)

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: (Chín nghìn bẩy trăm chín hai đô la Mỹ và hai mươi cents)

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

89