Kế toán Tài sản cố định

1 Kế toán Tài sản cố định 1. Yêu cầu quản lý Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản lý đối với đối tượng này. Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng, tiêu thức khác nhau như o Kỹ thuật  Nhà cửa vật kiến trúc  Máy móc thiết bị công tác  Phương tiện vận tải o Kinh tế  TSCĐ trong sản xuất kinh doanh  TSCĐ dùng cho quản lý Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết: o Nguyên giá o Hao mòn o Giá trị còn lại o Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là  Vốn ngân sách  Vốn tự có Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng: o Thời gian sử dụng o Phương pháp khấu hao o Phương pháp phân bổ 1 - 1 - 2 2. Hạch toán ban đầu 2.1.Phân loại và đánh giá Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau: - TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh: o Nhà cửa, vật kiến trúc o Máy móc thiết bị  Thiết bị khoan  Thiết bị điện tử  Phương tiện vận tải o Dụng cụ quản lý  Máy photocopy  Máy in các loại - Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp o Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu o Máy điều hòa nhiệt độ Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình. Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định của nhà nước. 2 - 2 - Bắt đầu Ban quản lý công ty ra quyết định Xét duyệt Mua/ thanh lý tài sản cố định Đưa vào sử dụng/ thanh lý Thẻ tài sản cố định Lưu trữ và bảo quản Hợp đồng giao nhận Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm 3 2.2.Tổ chức hạch toán ban đầu 2.2.1. Quy trình tăng giảm tài sản cố định 2.2.2. Chứng từ sử dụng Chứng từ tăng tài sản cố định: - Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty. - Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Hợp đồng mua bán TSCĐ. Chứng từ giảm tài sản cố định: - Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số TSCĐ 3 - 3 - 4 - Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất. - Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định. - Biên bản của hội đồng thanh lý. - Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ. Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định: - Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ TSCĐ. Chứng từ theo dõi TSCĐ: - Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định. 3. Hạch toán chi tiết 3.1.Sổ sách sử dụng Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị: - Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp. - Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm, các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời. Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định 3.2.Nghiệp vụ tăng TSCĐ Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1:  Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê duyệt.  Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công ty.  Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết kế đường 1 4 - 4 - 5  Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố định, giai đoạn này chứng từ gồm có: o Giấy giới thiệu của công ty. o Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua.  Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng: Công ty Thủy Linh 31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437 Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế: Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:……… Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành IBM 2668 Máy tính xách tay IBM Thinhkpad T43 TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999 Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền VND 15 820 VND VND 31 624 180.0 Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418 Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598 Số viết bằng chữ Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn năm trăm chín mươi tám đồng Hình thức thanh toán Thanh toán ngay Ghi chú TT ngay Ký nhận khách hàng (Hoặc người đại diện) Thủ kho TLC Group (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên)  Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4 5 - 5 - 6 3.3.Nghiệp vụ giảm TSCĐ Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả những tài sản có quyết định thanh lý. Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý. Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do đã khấu hao hết. Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ: Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Số: 12 Nợ: TK 214 Có: TK 211 Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004 của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm: Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100 - Nước sản xuất: Đức - Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09 - Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng - Giá trị còn lại: 0 đồng 6 - 6 - 7 III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công ty cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí thanh lý TSCĐ: - Giá trị thu hồi: - Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004 Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1 Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3. 7 - 7 - 8 Đơn vị: Công ty tư vấn Thiết kế Đường bộ Biểu 1: Thẻ tài sản cố định Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng 8 - 8 - Đơn vị: Phòng địa chất Số hiệu TSCĐ: 241 Thẻ Tài sản cố định (Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải) Tên TSCĐ: Máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43 Nhãn, ký hiệu: Thinkpaq H11752 Chứng từ nhập: Hóa đơn số 072437 của công ty TLC C/Suất T/Kế: Tháng, năm bắt đầu đưa vào sử dụng: 31/03/2004 Nơi sản xuất: Mỹ Nguyên giá (Đồng) 31 624 180 Năm sản xuất: 2004 Nguồn vốn đầu tư: Địa điểm đặt: Phòng Thiết kế đường 1 Đình chỉ sử dụng ngày Đặc điểm KT Kích thước 31,1x25,5x2,63 cm trọng lượng 2kg Lý do: Tỷ lệ % Khấu hao Từ năm: ……………………… .……… Cơ bản: ……………………… ……% Sửa chữa lớn: ………………… …% Từ năm: ………………………………………………… .…… Cơ bản: ……………………………………………… ……% Sửa chữa lớn: ……………………………………… …… .% Khấu hao đã trích (Đồng) Năm Hàng năm Cộng dồn Cơ bản Số C/lệch Cơ bản Xây dựng trang bị thêm Giảm tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn Chứng từ Số tiền (Đồng) Chứng từ Số tiền (Đồng) Lý do Chứng từ Số Ngày Số Ngày Số Ngày Dụng cụ phụ kèm theo Di chuyển nội bộ Số TT Tên Quy cách Đơn vị tính Số lưọng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Địa điểm chuyển đến Số Ngày Tình hình đánh giá lại NT HS đánh giá lại Giá sau khi đánh giá lại Giá tăng, giảm Khấu hao trước khi đánh giá lại Khấu hao sau khi đánh giá lại Khấu hao tăng giảm 9 BIểu 2: Sổ tài sản cố định dùng chung toàn doanh nghiệp Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng Sổ tài sản cố định (Đơn vị: Nghìn đồng) Số thứ tự Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do Số hiệu Ngày tháng Tỷ lệ (%) khấu hao Mức khấu hao Số hiệu NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 356 31/9/97 Máy khoan XJ 100 Đức 1997 09 83 000 10 10 83 000 243 01/09/04 Máy đã cũ … … 34B 31/3/04 Máy tính xách tay IBM Mỹ 2004 241 31 624 25.0 4 … Người ghi sổ (Ký, học và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) 9 - 9 - 10 Biểu 3: Sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị Tổng Công ty TVTK Đường bộ Công ty TVTK GTVT Đơn vị Phòng thiết kế đường 1 Biên bản kiểm kê TSCĐ Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2006 Số TT Thẻ TSCĐ Số máy Năm SD Tên TSCĐ và công cụ dụng cụ Đ/vị tinh Vi tính V/tính x/tay Máy in Điều hòa Phần mềm Loại khác Nguyên giá Tình trạng Tốt Hỏng Tài sản cố định Cộng 2003 7 1 1 2 0 0 152 404 204 Năm 2004 Máy vi tính 8 241 H11752 Máy tính xách tay IBM T43 Chiế c 1 31 624 180 x Máy in Điều hòa Cộng 2004 7 1 1 2 0 0 187 191 132 Năm 2006 Cộng 2006 7 1 1 2 0 0 187 191 132 (Trong năm 2004, công ty đã tiến hành thanh lý chiếc máy cũ, phòng không bổ xung thêm TSCĐ khác) 10 - 10 - [...]... vào mục tài sản cố định là hợp lý Tuy nhiên, chúng lại được phản ánh trong mục Tài sản cố định hữu hình” Đìều này không đúng với bản chất của tài sản và nó sẽ khiến cho việc quản lý tài sản của công ty không thông suốt.Cũng có thể, kế toán thấy nhóm tài sản cố định vô hình chiếm tỷ trọng không lớn lắm, nếu mở thêm một sổ chi tiết 213 sẽ không thực sự có ý nghĩa nên kế toán đã để tất cả trong tài khoản... (đồng) Sau khi phản ánh trên báo cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản cố định Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho toàn doanh nghiệp như một chứng từ gốc chứ không dùng các bảng phân bổ 11 - 11 - 12 4 Hạch toán tổng hợp 4.1 Hạch toán tổng hợp Đáng lưu ý, công ty trong năm 2004, theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 đã thực... trong việc quản lý tài sản cố định đó là, công ty chưa thực hiện chặt chẽ việc bảo quản, theo dõi chất lượng tài sản Đã xảy ra hiện tượng, khi tài sản cố định luân chuyển giữa các phòng ban thì một số phụ tùng, thiết bị kèm theo không còn đảm bảo chất lượng Nguyên do có thể vì công ty chưa có quy chế quản lý tài sản cố định chặt chẽ hơn, việc kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản cố định mới chỉ diễn... tài khoản 211 Bên cạnh đó, tiêu thức đánh giá tài sản cố định của công ty cũng chưa được hoàn chỉnh Đó là, một số tài sản có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn vẫn được công ty ghi nhận vào Tài sản cố định Ví dụ như một số máy tính, phần mềm đơn giản Năm 2004, khi công ty thực hiện phân loại, đánh giá lại hàng loạt tài sản cố định thì có hơn 400 triệu tài sản được chuyển thành công cụ dụng cụ, góp phần... trên tài khoản 131 thì việc quản lý, đối chiếu sẽ chính xác hơn nhiều 2.2.3 Hạch toán tài sản cố định Thứ nhất, công ty nên tổ chức quy chế đánh giá tài sản sao cho phù hợp với chế độ và tiện cho công ty theo dõi, quản lý Cụ thể, công ty nên mở thêm tài khoản 213 để theo dõi chi tiết nhóm Tài sản cố định vô hình” Về vấn đề quản lý tài sản, công ty cũng nên có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn Đối với tài. .. Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ  Trên cơ sở số dư trên sổ cái, kế toán phản ánh lên báo cáo tài chính tổng hợp 14 - 14 - 15 4.2 Trình tự khái quát Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ cái 211, 214… Cuối năm, công ty có hai báo cáo liên quan tới tài sản cố định:  Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định và khấu hao cơ bản  Trích khấu hao tài sản cố định Hai sổ trên dùng chung cho tất cả các TSCĐ đang sử dụng... từng tài khoản trực tiếp mà chỉ mở riêng tài khoản 627 Đây là tài khoản mang tính phân bổ nên khi kết chuyển, giá trị của từng công trình đã bị sai lệch khá nhiều Tuy sử dụng nhóm tài khoản này, việc tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá là rất đơn giản, nhưng nó lại không đúng với bản chất của tài khoản 627 Bên cạnh đó, để phản ánh tài sản cố định, công ty cũng chưa có tài khoản 213 theo dõi nhóm tài sản. .. chuyển nội bộ, kế toán cũng nên có biện pháp đánh giá, kiểm tra tài sản trước khi giao nhận giữa các bên để quy định rõ trách nhiệm của từng bên, Trên thực tế, công ty đang tổ chức đánh giá lại tái sản của công ty theo gợi ý của Kiểm toán độc lập và để phục vụ cho việc định giá doanh nghiệp, thực hiện cổ phần hóa tới đây Công ty cũng đang mở tài khoản 213 và phản ánh lại một số tài sản cố định vô hình Việc... ty Kiểm toán Vaco đã đưa ra kết luận Chấp nhận toàn bộ đối với báo cáo tài chính của công ty trong năm 2004 30 - 30 - 31 Kết luận Sau một thời gian thực tập kế toán ở Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ, tuy trong một thời gian ngắn nhưng em đã rút ra được rất nhiều điều bổ ích Từ thực tế tổ chức quản lý, kế toán của Công ty, em đã có được những bài học thực tế cho mình Những quy định, chế độ kế toán dù... ty đã cố gắng hết sức vận dụng chế độ sao cho có lợi cho những người tham gia công ty nhiều nhất Vì cố gắng đìều hòa lợi ích giữa các bên như vậy, hệ thống kế toán không khỏi có đôi chỗ sai lệch so với chế độ Cuối cùng, tổ chức kế toán của công ty cũng đã phục vụ đắc lực cho hoạt động hoạch định tài chính cho công ty, giúp công ty chủ động hơn rất nhiều trong những kế hoạch của mình 1.1.Hệ thống tài . cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản cố định. Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho toàn. 1 Kế toán Tài sản cố định 1. Yêu cầu quản lý Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các quyết định quản