HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX)

Chuyên đề tốt nghiệp HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX). 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Công ty Thăng Long từ ngày thành lập đến nay, đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn, sản phẩm ban đầu cũng không phải là nghành may mặc mà là sản xuất máy khâu gia đình, nhưng qua quá trình nỗ lực không ngừng theo kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng, mà đến nay Công ty đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề, các máy móc thiết bị hiện đại và sản phẩm đến nay đã phục vụ cho nhiều đối tượng cả trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Ban giám đốc Công ty luôn trăn trở và tìm kiếm những định hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh của Công ty, mang tới thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường. Bộ máy kế toán của Công ty nhỏ gọn và cũng được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của Công ty tương đối nhanh, công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ và chi tiết rõ ràng. Công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo đảm đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ Công ty đã nhận thức được ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau. 3.1.1 Ưu điểm: Nguyễn Thị Thu Giang- Lớp Q10K3 59 2 Chuyên đề tốt nghiệp -Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức được bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. -Về khâu dự trữ: Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liều hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định mức dự trữ cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. -Về bảo quản: Hệ thống kho tàng được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã thu mua dành cho sản xuất may mặc quần áo. -Về khâu sử dụng: Nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trước khi xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần phải được cải tiến để nguyên vật liệu trong Công ty được quản lý và sử dụng hợp lý hơn. - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu: Vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng Công ty lại chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo giõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn. Do đó, vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn tới tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. -Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: 2 3 Chuyên đề tốt nghiệp Phế liệu thu hồi không làm cac thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì tính giá thành sản phẩm được xác định theo công thức: Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy, hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận dụng thu sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán còn trùng lặp quá nhiều. - Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Việc sử dụng sổ chi tiết sổ 2: Với hình thức số Nhật ký chung. Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 dể hạch toán theo dõi chi tiết hình thức thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở sổ riêng theo giõi cho từng người, như vậy kế toán không theo giõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi với tất cả mọi người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào cuối tháng sau khi đã tập hợp chứng từ đối với người bán. Do đó càng làm tăng công việc vào cuối tháng trong khi đó vẫn không theo giõi được thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ vào cuối tháng, phân loại và vào bảng phân bổ số 2. Theo cách này, TK 152 được mở chi tiết thành TK 1521, TK1522, TK 1523. Nhưng khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tổng hợp chung cho TK 152 chứ không phân 3 4 Chuyên đề tốt nghiệp thành các TK 152 chi tiết cho từng dối tượng. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần đối tượng sử dụng, ghi Nợ các TK như vậy sẽ không đúng các mẫu biểu kế toán. 3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 3.2.2 Lập bảng danh biểu: Để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Công ty cần sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu”. -“Sổ danh điểm vật liệu”: là sổ tập hợp các loại vật liệu của Công ty đã và đang sử dụng. Trong đó theo dõi từng nhóm, từng loại, từng thứ vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty thực hiện một cách dễ dàng hơn và thống nhất hơn. Mỗi loại, mỗi nhóm mỗi thứ vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Bảng 3.1 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU KÝ HIỆU Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Quy cách Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 152.1.01 Vải m 152.1.01.01 Vải voan ren 152.1.01.02 Vải dệt kim … … … … 4 5 Chuyên đề tốt nghiệp 152.1.02 Chỉ Cuộn 152.1.02.01 Chỉ xanh Cuộn . 152.1.02.02 Chỉ trắng Cuộn 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu: Công ty cần phải xây dựng một quy chế ụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu. khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục hập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá quă nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính… thì cũng có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Nguyên vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các bộ phận sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chưc năng kiểm tra, giám sát của minh trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời giúp kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để khi mua nguyên vật liệu về được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chủng loại. Có như thế nguyên vật liệu nhập kho mới đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2: Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với từng người bán để theo dõi từng khách hàng như chế độ kế toán đã ban hành. Do sử dụng một sổ để theo dõi từng 5 6 Chuyên đề tốt nghiệp khách hàng nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào một lần cuổi tháng mà vẫn không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán. Như vậy, nó sẽ không phản ánh chính xác các nghiệp vụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên mở sổ riêng cho từng người bán có quan hệ thường xuyên, còn với những người ít nhập vật liệu cho Công ty thì mở chung vào một sổ. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Mục đích của việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình N-X-T từng thứ, từng loại vật liệu cả về sổ lượng lẫn giá trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc xuống mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng thuận lợi hơn. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, vì doanh nghiệp chưa có sổ danh điểm nên việc lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn kho vật liệu vẫn chưa được ngắn gọn. Vì vậy, kế toán vật liệu tại Công ty cần lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu căn cứ vào bảng danh điểm. Bảng Nhập –Xuất – Tồn kho vật liệu được lập như sau: Bảng 3.2 6 7 Chuyên đề tốt nghiệp BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT- TỒN VẬT LIỆU Loại vật liệu: Vật liệu chính Tháng 10/2004 Danh điểm Tên vật liệu Đvị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kì Xuất trong kỳ SL ST SL ST SL ST … … … … … … … … … 152.1.01.02 Vải voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 … Cộng Người lập Ngày… tháng…năm… Trưởng phòng kế toán. 7 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệuThẻ Kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp 8 Chuyên đề tốt nghiệp Như vậy trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ3.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình tìm hiểu tại Công ty Thăng Long. Tuy nhiên, do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên chưa phải là phương án tối ưu, mà chỉ là có tính chất tham khảo, góp phần nhỏ bé cùng với Công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. 8 9 Chuyên đề tốt nghiệp KẾT LUẬN Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của đất nước, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt được chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Thăng Long (TALIMEX) , em đã được tiếp cận với thực tiễn của công tác kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã được học trong quá trình học tập và có được một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy được vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất, và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại công ty Thăng Long. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại công ty Thăng Long, tìm ra nguyên nhân, và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của Công ty và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Kính mong nhận được sụ thông cảm và đóng góp của thầy cô giáo, các sinh viên trong nhà trường. Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa QTKD trường Đại Học Công Đoàn. 9 10 Chuyên đề tốt nghiệp Công ty Thăng Long (TALIMEX). Đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo của Cô giáo: Nguyễn Thu Hiền, đã giúp đỡ ủng hộ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài Chính, Tháng 10/2004. 2. Chủ biên: TS Đặng Thị Loan, Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, NXB Tài Chính, 2004. 3. Bộ Tài Chính, Hướng dẫn lập chứng từ kế toán hướng dẫn ghi sổ kế toán, NXB Tài Chính, 2004. 4. Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài Chính, 2002. 5. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, Giáo trình kế toán quản trị, NXB Tài Chính, 2004. 6. Các tài liệu sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty Thăng Long (TALIMEX) 10 . HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX). 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Công ty Thăng. mẫu biểu kế toán. 3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo