Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học tại Học viện Ngân hàng theo định hướng quy trình nghiệp vụ

Về vấn đề công tác quản lý nhiệm vụ NCKH tại đơn vị, Học viện đã bám sát mục tiêu và nhiệm vụ của Ngành, nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm; Viện NCKH Ngân hàng đã[r]

MỤC LỤC Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Danh mục từ viết tắt Danh mục hình vẽ Danh mục bảng biểu Danh mục biểu đồ, sơ đồ

Tóm tắt kết nghiên cứu luận văn

LỜI MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined 1 Tính cấp thiết luận văn Error! Bookmark not defined 2 Mục tiêu nghiên cứu Error! Bookmark not defined 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined 4 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined 5 Ý nghĩa khoa học thực tiễn luận văn Error! Bookmark not defined 6 Cấu trúc luận văn Error! Bookmark not defined CHƢƠNG - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG VÀ ĐỊNH HƢỚNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TINError! Bookmark not defined

1.1 Tổng quan công tác quản lý nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Học viện Ngân hàng Error! Bookmark not defined 1.1.1 Công tác quản lý nhiệm vụ NCKH trường đại học Việt Nam Error! Bookmark not defined

1.1.2 Tổng quan Học viện Ngân hàng chiến lược khoa học công nghệ giai đoạn 2016 – 2020 Error! Bookmark not defined 1.1.3 Thực trạng công tác quản lý nhiệm vụ NCKH Học viện Ngân hàng Error! Bookmark not defined

1.2 Định hướng quy trình nghiệp vụ phát triển hệ thống thông tin Error! Bookmark not defined

1.2.3 Bộ ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMNError! Bookmark not defined

CHƢƠNG – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Error! Bookmark not defined 2.1 Quy trình Quản lý đề tài NCKH cấp Cơ sở cán bộ, giảng viênError! Bookmark not defined

2.1.1 Quy trình Xác định danh mục, tuyển chọn, phê duyệt giao đề tài Error! Bookmark not defined

2.1.2 Quy trình Tổ chức triển khai kiểm tra thực đề tàiError! Bookmark not defined

2.1.3 Quy trình Đánh giá, nghiệm thu kết thực đề tàiError! Bookmark not defined

2.2 Quy trình Quản lý biên soạn tài liệu phục vụ đào tạoError! Bookmark not defined 2.2.1 Quy trình Xác định danh mục, phê duyệt đề cương giao chủ biên Error! Bookmark not defined

2.2.2 Quy trình tổ chức triển khai kiểm tra thực biên soạn tài liệu Error! Bookmark not defined

2.2.3 Quy trình Đánh giá, nghiệm thu kết biên soạn tài liệu phục vụ đào tạoError! Bookmark not defined

2.3 Quy trình Quản lý tổ chức kiện khoa học HVNHError! Bookmark not defined

2.3.1 Quy trình Quản lý tổ chức SKKH kế hoạchError! Bookmark not defined

2.3.2 Quy trình Quản lý tổ chức SKKH ngồi kế hoạchError! Bookmark not defined

3.2 Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Học viện Ngân hàng Error! Bookmark not defined 3.2.1 Yêu cầu toán Error! Bookmark not defined 3.2.2 Thiết kế quy trình Error! Bookmark not defined 3.2.3 Thiết kế thành phần gắn với nhiệm vụ quy trìnhError! Bookmark not defined

3.2.4 Thiết kế sở liệu Error! Bookmark not defined 3.2.5 Thiết kế báo cáo Error! Bookmark not defined 3.3 Đề xuất, khuyến nghị cho thành phần lại hệ thốngError! Bookmark not defined

3.3.1 Phần cứng Error! Bookmark not defined 3.3.2 Dữ liệu Error! Bookmark not defined 3.3.3 Con người Error! Bookmark not defined 3.3.4 Các quy trình thủ tục khác Error! Bookmark not defined 3.4 Đánh giá kết Error! Bookmark not defined 3.4.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 3.4.2 Hạn chế Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC

1 Tính cấp thiết mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.1 Tính cấp thiết đề tài

đang ngày phát triển chiều rộng chiều sâu Tuy nhiên, công tác quản lý quy trình triển khai nhiệm vụ NCKH lại thực đa phần theo phương

pháp thủ công với nhiều phương tiện cách thức liên lạc e-mail, điện thoại, văn

bản giấy,… Điều khiến cho cơng tác quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH Học viện gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng địi hỏi cơng tác quản lý nói chung

Với thực tiễn đó, luận văn “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Học viện Ngân hàng theo định hướng quy

trình nghiệp vụ” thực nhằm mục đích phát triển giải pháp tin học hóa quy

trình quản lý hoạt động NCKH đây, với kỳ vọng đem lại lợi ích thực tế cho tổ chức, cụ thể Học viện Ngân hàng

1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Mục tiêu tổng quát: Luận văn thực nhằm mục tiêu ứng dụng định

hướng quy trình nghiệp vụ (Business Process Orientation – BPO) vào trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH Học viện Ngân hàng,

góp phần cải thiện chất lượng công tác quản lý hoạt động khoa học công nghệ gắn với chiến lược phát triển giai đoạn 2016 – 2020

Mục tiêu cụ thể: Đề tài kỳ vọng hồn thiện quy trình thực nhiệm vụ

NCKH theo định hướng BPO, xây dựng cấu phần phần mềm hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH tảng web khuyến nghị, đề xuất các yêu cầu, điều kiện tiên cho cấu phần lại hệ thống bao gồm: phần cứng, người, liệu quy trình thủ tục khác

2 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chủ thể nhiệm vụ nghiên cứu khoa học với khách thể cán Viện NCKH Ngân hàng giảng viên, sinh viên

Học viện Ngân hàng nói chung

NCKH với hoạt động thông báo, xác định danh mục, tuyển chọn, giao trực tiếp, phê duyệt, triển khai thực nghiệm thu, lý sản phẩm NCKH trụ sở

Học viện Ngân hàng, giai đoạn từ năm 2016 – 2020, bao gồm: Đề tài NCKH cấp

Cơ sở cán bộ, giảng viên; Các tài liệu phục vụ đào tạo; Các kiện khoa học; Đề tài

NCKH cấp Học viện sinh viên Còn thành phần khác hệ thống như: phần cứng, người, liệu quy trình thủ tục, tác giả dừng lại giai đoạn khuyến

nghị, đề xuất yêu cầu 3 Phƣơng pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng hướng tiếp cận nghiên cứu theo khoa học thiết kế (DSRM), nghiên cứu, tổng hợp, phân tích tài liệu, vấn quan sát Luận văn bám sát khung lý thuyết định hướng quy trình nghiệp vụ (BPO) sử dụng hệ quản trị quy trình nghiệp vụ Process Maker để phát triển hệ thống

CHƢƠNG - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG VÀ ĐỊNH HƢỚNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRONG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN

1.1 Tổng quan công tác quản lý nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Học viện Ngân hàng

Hình 1.1 Cơng tác quản lý nhiệm vụ NCKH trƣờng Đại học Việt Nam

Học viện Ngân hàng (HVNH) thành lập theo Quyết định số 30/1998/QĐ-TTg ngày 9/2/1998 Thủ tướng Chính phủ với tiền thần Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu khoa học Ngân hàng, từ trường đại học chuyên đào tạo lĩnh vực Tài – Ngân hàng, mở rộng đào tạo đa ngành Các hoạt động nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ Học viện Ngân hàng đóng góp hiệu vào cơng phát triển khoa học cơng nghệ ngành nói riêng kinh tế nói chung Đây năm mục tiêu quan trọng Học viện xác định Kế hoạch chiến lược phát triển giai đoạn 2016 – 2020 với tổng thể hệ thống thông tin xây dựng quy hoạch theo lộ trình cụ thể

Tuy nhiên, công tác số tồn Quy chế quản lý hoạt động khoa học công nghệ Học viện ban hành việc thực đa phần dùng cách thức thủ công liên lạc qua điện thoại, email, văn cứng, làm việc trực tiếp,…; Việc theo dõi, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ NCKH gặp nhiều khó khăn Viện khơng quản lý tiến trình thực nhiệm vụ theo thời gian thực (đang thực đến bước nào, hạn hay q hạn,…), gây thời gian, cơng sức, lãng phí cơng;

1.2 Định hƣớng quy trình nghiệp vụ phát triển hệ thống thông tin

Phương pháp “Design Science Research Methodology - DSRM” hướng tiếp cận nghiên cứu theo khoa học thiết kế, phù hợp với đề tài thuộc lĩnh vực hệ thống thông tin, lĩnh vực coi giao thoa cơng nghệ, quản lý nghiệp vụ với vịng tuần hồn gồm bước chính: Xác định vấn đề, khoảng trống nghiên cứu; Giới hạn phạm vi nghiên cứu; Nghiên cứu, đánh giá giải pháp công nghệ; Phát triển thiết kế giải pháp cho vấn đề nghiên cứu; Đánh giá; Kết luận

Định hướng quy trình nghiệp vụ (Business Process Orientation – BPO) cách

Hình 1.2 Phƣơng pháp phát triển hệ thống thông tin theo BPO

BPMN (Business Process Modeling Notaion) ký pháp đồ họa dùng để mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ Những ký pháp thiết kế đặc biệt nhằm thể mối quan hệ thành phần trao đổi thơng điệp chúng tổng thể quy trình nghiệp vụ cách dễ hiểu (BPMN, 2011)

Hình 1.3 Các nhóm ký pháp dùng BPMN

Theo Quy chế, quản lý hoạt động khoa học công nghệ HVNH việc quản lý cụ thể bốn nhiệm vụ chính, bao gồm: Quản lý đề tài NCKH cấp Cơ sở cán bộ, giảng viên HVNH; Quản lý biên soạn tài liệu phục vụ đào tạo; Quản lý tổ chức

kiện khoa học HVNH; Quản lý nhiệm vụ NCKH sinh viên HVNH Trong quy chế,

từng quy trình nhỏ nhằm quản lý bốn nhiệm vụ mô tả rõ lời Tác giả đã tiến hành mơ hình hóa đặc tả cụ thể tổng cộng 13 quy trình quản lý trên, sử dụng ký pháp BPMN Đây sở phân tích thiết kế, phục vụ cho việc xây dựng hệ thống sau Hình 2.1 ví dụ quy trình thuộc cơng tác quản lý đề tài NCKH cấp Cơ sở cán bộ, giảng viên HVNH

Hình 2.1 Quy trình Báo cáo định hình thực đề tài

CHƢƠNG – TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

3.1 Giới thiệu hệ quản trị quy trình nghiệp vụ - Process Maker

sáu bước: Khởi tạo quy trình; Thiết kế quy trình; Tạo biến; Thiết kế form; Định nghĩa quy tắc; Phân công nhiệm vụ

3.2 Thiết kế phần mềm quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH Học viện Ngân hàng

Hệ thống thông tin quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH cần đảm bảo yêu cầu sau: Chuẩn hóa tin học hóa quy trình quản lý nhiệm vụ NCKH mơ tả phần Phân tích hệ thống; Đảm bảo quy tắc giao việc – nhận việc – 1, chống chối bỏ trách nhiệm; Cung cấp báo cáo tiến độ cho lãnh đạo cấp; Có chế nhắc việc cho bên liên quan đến hạn hoàn thành nhiệm vụ; Làm sở lưu trữ thứ cấp văn bản, định,… dạng mềm, song song với việc lưu trữ cứng đơn vị; Dễ dàng điều chỉnh, cải tiến quy trình; Làm tài liệu hỗ trợ công tác đào tạo nghiệp vụ cho nhân Viện sau

Dựa vào logic luồng quy trình với mối quan hệ đối tượng tham gia vào quy trình, để đảm bảo quy tắc giao việc – 1, tác giả chia 13 quy trình mơ tả trong phần Phân tích hệ thống thành 22 quy trình nhỏ với 01 quy trình báo cáo riêng Mỗi quy trình chia thành nhiều bước Đối với định hướng BPO, bước coi một nhiệm vụ (task) Mỗi nhiệm vụ quy trình gắn với Form kèm với biến (variables), câu lệnh Javascript (nếu cần), tài liệu đầu vào (Input Documents), tài liệu đầu (Output Documents), triggers (nếu cần), templates

(nếu cần) Tổng số thành phần thiết kế gấp – lần tổng số lượng task tất quy trình, đó, lên tới hàng vài trăm thành phần Hệ thống sử dụng công nghệ kéo thả linh hoạt để tạo form, liên kết thành phần cách thức viết số câu lệnh ngắn ngôn ngữ PHP, Javascript để giải chức tính tốn, cập nhật CSDL, gửi mail,… Từng nhiệm vụ phân cơng cho một nhóm đối tượng có trách nhiệm thực Các văn bản, định lưu hệ thống theo nhiều cấp

Hệ thống có khả trả báo cáo tiến độ theo quy trình dạng sơ đồ trực quan Mặt khác, hệ thống cung cấp báo cáo thống kê tiến độ loại nhiệm vụ NCKH với tình trạng nhiệm vụ theo năm học

Hình 3.1 Theo dõi tiến độ theo quy trình

Hình 3.2 Form báo cáo tiến độ nhiệm vụ NCKH 3.3 Đề xuất, khuyến nghị cho thành phần lại hệ thống

Hệ thống quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH tận dụng tảng phần cứng sẵn có đơn vị server, host, hạ tầng mạng, đội ngũ nhân quản lý hệ

thống có kiến thức kinh nghiệm Tuy nhiên, Học viện cần quan tâm đến vấn đề lưu trữ, bảo mật thông tin, đảm bảo tính tồn vẹn, xác thực, an tồn sẵn có liệu

Dữ liệu vấn đề vô quan trọng hệ thống, đặc biệt bối cảnh hệ

thể hệ thống thông tin đơn vị Hệ thống quản lý tiến độ cần kết nối với hệ thống hỗ trợ hệ thống email nội bộ, hệ thống quản trị nhân sự, sở liệu sản phẩm NCKH,… nhằm quản lý triệt để công tác khoa học công nghệ đơn vị Do đó, Học viện cần xây dựng sở liệu tập trung cho hệ thống này, tránh tình trạng mát, trùng lặp, thiếu đồng bộ, đảm bảo khả tích hợp dễ dàng

Con người thành phần then chốt hệ thống thông tin Như đề cập, điểm mấu chốt việc áp dụng định hướng quy trình nghiệp vụ vào cơng tác quản lý việc phải thay đổi tư lãnh đạo nhân đơn vị từ việc điều hành hoạt động theo hướng chức sang hướng quy trình Học viện cần lập kế hoạch triển khai tuyên truyền, giúp cán bộ, giảng viên nhận thức rõ lợi ích, đào tạo, nâng cao trình độ sử dụng máy tính hiểu biết quy trình nghiệp vụ cho tồn nhân Mặt khác, đào tạo người dùng vấn đề vơ quan trọng q trình phát triển hệ thống Học viện cần xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết kế hoạch tổ chức buổi training cho đối tượng cụ thể: Nhân quản trị hệ thống; Cán quản lý; Nhân Viện NCKH Ngân hàng; Các cán bộ, giảng viên khác

Để giúp nhân đơn vị ý thức rõ trách nhiệm mình, Ban Giám đốc Học viện cần hồn thiện quy trình thủ tục thể tâm, cam kết tổ chức theo định hướng quy trình nghiệp vụ, đặc biệt văn bản, quy chế chiến lược cụ thể

3.4 Đánh giá kết

Ưu điểm: Tác giả xây dựng đầy đủ quy trình đề phần Yêu cầu

tốn; Tích hợp tốt với hệ thống email nội Học viện; Trả báo cáo tiến độ liên quan đến nhiệm vụ NCKH; Lưu vết tất thao tác tài khoản tham gia vào hệ thống; Lưu lại tất văn bản, định liên quan theo cấp;

Hạn chế: Hệ thống chưa có kết kiểm thử đánh giá thức

hệ quản trị quy trình nghiệp vụ mã nguồn mở với số chức bị hạn chế nên số quy trình, form, chức chưa thuận tiện, đẹp mắt

KẾT LUẬN Kết đạt đƣợc

Tác giả hoàn thiện mơ hình hóa vơ trực quan, logic dễ hiểu quy trình quản lý nhiệm vụ NCKH Học viện Ngân hàng Hi vọng rằng, tài liệu

hữu ích phục vụ công tác đào tạo nhân cho đơn vị, giúp Học viện dễ dàng điều chỉnh, cải tiến quy trình, hướng tới hồn chỉnh quy hoạch hệ thống thơng tin cách nhanh chóng Việc xây dựng phần mềm quản lý tiến độ thực nhiệm vụ NCKH cho Học viện phần làm rõ lý thuyết định hướng quy trình nghiệp vụ phát triển hệ thống thông tin Hệ thống hồn tồn có khả nhân rộng cho cơng tác quản lý tương tự tổ chức, doanh nghiệp thuộc tất ngành nghề, lĩnh vực Bên cạnh đó, để hệ thống phát huy hết tác dụng, tổ chức cần quan tâm đến đề xuất, khuyến nghị nêu luận văn phần cứng, liệu, người quy trình thủ tục khác

Hƣớng phát triển

http://wiki.processmaker.com