Chất lượng công tác văn phòng tại đảng ủy khối các cơ quan trung ương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MỸ HẠNH CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ĐẢNG ỦY KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành: Quản lý Cơng Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HÀ HÀ NỘI – NĂM 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập Trong Luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin văn nhà nƣớc đƣợc thích TÁC GIẢ Nguyễn Thị Mỹ Hạnh LỜI CẢM ƠN Với tình cảm trân trọng sâu sắc nhất, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới TS.Nguyễn Thị Hà tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tác giả trình thực luận văn Học viện Hành Quốc gia Tác giả xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, đội ngũ giảng viên, cán Học viện Hành Quốc gia tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức hỗ trợ chu đáo trình học tập tập thể học viên cao học Xin chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè gia đình động viên, quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho tác giả hồn thành chƣơng trình học tập luận văn Xin trân trọng cảm ơn! DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Bảng 1: Thống kê số lƣợng họp, hội nghị, Trang số 47 hội thả Bảng 2: Thống kê số chuyến công tác, số km 51 phục vụ DANH MỤC SƠ ĐÔ STT Tên sơ đồ Sơ đồ 1: Tổ chức máy quan Đảng ủy Khối Trang số 27 quan Trung ương Sơ đồ 2: Tổ chức máy văn phòng Đảng ủy Khối Sơ đồ 3: tổ chức máy làm công tác tham mƣu tổng hợp 28 39 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Những vấn đề chung công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3 Vai trò Văn phòng hoạt động quan, tổ chức 13 1.2 Chất lƣợng chất lƣợng cơng tác văn phịng 15 1.2.1 Khái niệm chất lƣợng 15 1.2.2 Chất lƣợng cơng tác văn phịng 18 1.2.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng tác văn phịng 19 1.2.4 Tiêu chí đánh giá chất lƣợng cơng tác văn phịng 23 Tiểu kết Chƣơng 25 Chƣơng THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ĐẢNG ỦY KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG 26 2.1 Khát quát chung Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 26 2.1.1 Lƣợc sử hình thành Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 26 2.1.2 Khái quát Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 27 2.2 Thực trạng chất lƣợng cơng tác Văn phịng Đảng ủy Khối 39 2.2.1 Công tác tham mƣu tổng hợp 39 2.2.2 Công tác quản trị, hậu cần 44 2.3 Đánh giá chung chất lƣợng cơng tác văn phịng Văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 51 2.3.1 Những mặt đạt đƣợc 51 2.3.2 Những hạn chế 53 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 55 Tiểu kết Chƣơng 59 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ĐẢNG ỦY KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG 60 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 60 3.2 Đề xuất giải pháp 60 3.2.1 Giải pháp chung 60 3.2.2 Giải pháp cụ thể 67 3.2.3 Một số giải pháp khác 73 3.3 Một số kiến nghị Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nghị 30c/NQ-CP, ngày 08 tháng 11 năm 2011 Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành nhà nƣớc giai đoạn 2011 2020 xác định mục tiêu: “Xây dựng hệ thống quan hành nhà nƣớc từ Trung ƣơng tới sở thông suốt, sạch, vững mạnh, đại, hiệu lực, hiệu quả, tăng tính dân chủ pháp quyền hoạt động điều hành Chính phủ quan hành Nhà nƣớc” Theo đó, cải cách máy hành hƣớng tới yêu cầu: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; xây dựng cấu cán bộ, công chức, viên chức hợp lý gắn với vị trí việc làm; phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với trình độ, lực, sở trƣờng cơng tác Trong năm qua, với quan, tổ chức nƣớc, Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng thực nhiều giải pháp triển khai thực chƣơng trình cải cách hành theo Nghị 30c/NQ-CP Chính phủ, đặc biệt trọng nội dung: cải tiến phƣơng thức, lề lối làm việc bƣớc đại hóa cơng tác văn phòng Bên cạnh kết đạt đƣợc tồn tại, hạn chế nhƣ: Tổ chức cơng tác văn phịng cịn chƣa thực khoa học, cách thức tổ chức, phân công công việc số phận chƣa thực chất lƣợng, hiệu thực thi chƣa cao Văn phịng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức nào, Văn phòng Đảng uỷ khối quan Trung ƣơng không ngoại lệ Trong tổ chức hoạt động quan, tổ chức văn phịng ln giữ vai trị đặc biệt quan trọng, phận tham mƣu, tổng hợp; nơi thu thập, xử lý thông tin phục vụ hoạt động quản lý, nơi chăm lo đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần phục vụ hoạt động quan, tổ chức Cũng giống nhƣ Văn phòng quan, Văn phòng Đảng uỷ khối quan trung ƣơng quan đầu mối giúp việc, chịu lãnh đạo, đạo, trực tiếpcủa Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ, Thƣờng trực Đảng ủy Khối Văn phòng Đảng uỷ khối quan trung ƣơng thực chức tham mƣu tổng hợp, chức hậu cần; cầu nối truyền đạt xử lý thơng tin Là đầu mối nắm tình hình, tổng hợp thơng tin phục vụ lãnh đạo Chính vậy, chất lƣợng, hiệu hoạt động văn phịng có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu lãnh đạo, đạo Đảng ủy Khối Những năm gần đây, đƣợc quan tâm Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ, Thƣờng trực Đảng ủy Khối, Văn phòng Đảng uỷ khối quan trung ƣơng đƣợc kiện toàn bƣớc mặt tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức đƣợc tăng cƣờng, thực tốt nhiệm vụ đƣợc giao, phục vụ ngày tốt Tuy nhiên, trƣớc yêu cầu đổi hội nhập quốc tế đặt nay, tổ chức hoạt động Văn phòng Đảng uỷ khối quan Trung ƣơng cịn có số hạn chế định, đặc biệt hoạt động tham mƣu, bố trí số cán bộ, cơng chức chƣa khoa học, trình độ chun mơn đƣợc đào tạo chƣa phù hợp với vị trí việc làm; việc tham mƣu đề xuất giải pháp để thực chƣơng trình, kế hoạch chƣa đƣợc sâu sắc, toàn diện, thiếu sắc sảo, mối quan hệ phối hợp cơng tác đơi cịn thiếu chặt chẽ Chính lý nêu trên, em chọn đề tài “Chất lƣợng cơng tác văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng” nghiên cứu làm luận văn cao học Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Công tác văn phịng nói chung chất lƣợng cơng tác văn phịng nói riêng, từ trƣớc đến đƣợc nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu Có thể kể số cơng trìnhtiêu biểu nhƣ sau: - Phạm Huy, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng (1996) Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Thành phố Hồ Chí Minh - Nguyễn Hữu Thân (2004), “Quản trị Hành Văn phịng”, Nxb Thống Kê, Hà Nội; - Học viện Hành Quốc gia (2006),“ Hành văn phòng quan Nhà nước”, Nxb Khoa học Kỹ thuật Hà Nội - Văn Tất Thu (2011)“Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ”, Nhà xuất Chính trị Quốc gia - Văn Tất Thu (làm chủ nhiệm) (2010) Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Cơ sở khoa học hồn thiện mơ hình tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” Các cơng trình nêu chủ yếu cung cấp kiến thức lý luận văn phòng quản trị văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng; nghiệp vụ cơng tác văn phịng cơng tác văn phịng quan hành nhà nƣớc, đánh giá hiệu quản lý hành nhà nƣớc…Nhìn góc độ thực tiễn hoạt động văn phịng cơng trình nêu chƣa đề cập đến Bên cạnh sách chun khảo, giáo trình, cịn có nhiều đề tài luận văn thạc sĩ hành cơng nghiên cứu hoạt động văn phòng, cụ thể số luận văn sau: - Thái Thị Thùy Linh (2010) “Nâng cao lực điều hành Văn phịng UBND quận Hà Đơng bối cảnh nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội - Cấn Ngọc Bảo (2008) “Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng cấp quận, thị xã thành phố Hải Phòng từ thực tiễn Văn phòng HĐND - UBND quận Hồng Bàng”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội - Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “Hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội - Lê Thu Huyền (2015) Hiệu hoạt động văn phòng HĐND UBND thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội Nhìn chung, cơng trình nghiên cứu nêu đề cập đến hoạt động văn phịng quan quyền địa phƣơng chủ yếu Nghiên cứu “Chất lượng cơng tác văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ương” chƣa có đề tài đề cập đến, vậy, việc nghiên cứu Chất lƣợng cơng tác văn phòng Đảng uỷ khối quan Trung ƣơng bối cảnh hoàn toàn cần thiết Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận thực tiễn chất lƣợng cơng tác văn phịng văn phịng Đảng ủy Khối, tác giả nghiên cứu,đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn phòng Đảng ủy Khối thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu nêu trên, luận văn thực số nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa sở lý luận chất lƣợng cơng tác văn phịng nói chung chất lƣợng cơng tác văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng nói riêng - Nghiên cứu yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác văn phòng Đảng uỷ Khối quan Trung ƣơng - Nghiên cứu thực trạng chất lƣợng công tác Văn phòng Đảng ủy Khối quanTrung ƣơng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng cơng tác văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu luận văn Chất lƣợng cơng tác văn phịng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Công tác văn phòng liên quan đến nhiều nội dung, nghiệp vụ Vì vậy, khn khổ luận văn này, tác giả tập trung nghiên cứu chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp; công tác quản trị hậu cần - Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến 2016 xây dựng, phổ biến sách mục tiêu chất lƣợng, kế hoạch thực hiên mục tiêu chất lƣợng quy trình cơng việc đơn vị Trong q trình xây dựng sách chất lƣợng, việc lựa chọn cơng việc để xây dựng quy trình quản lý cần phân tích sâu sắc mục đích, yêu cầu, biện pháp thực phù hợp khả thực tế, tránh việc dàn trải, chọn nhiều công việc đƣa vào hệ thống quản lý chất lƣợng 3.3 Nhóm giải pháp cụ thể Để nâng cao chất lƣợng, hiệu công tác văn phòng Đảng ủy Khối, cần thực đồng nhóm giải pháp sau đây: 3.3.1 Nhóm giải pháp cải tiến lối làm việc, tập trung nâng cao chất lƣợng tham mƣu, phục vụ -Cần định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm hoạt động văn phòng Đảng Khối Các hội nghị kết hợp với nội dung bồi dƣỡng nghiệp vụ cơng tác văn phịng - Cán làm cơng tác tổng hợp Văn phòng Đảng ủy Khối cần tăng cƣờng đầu tƣ nghiên cứu, nắm tình hình trị, kinh tế, văn hóa xã hội đất nƣớc đảng ủy trực thuộc để tham mƣu cho Thƣờng trực Đảng ủy Khối - Cần xây dựng lịch công tác tháng Thƣờng trực Đảng ủy Khối, thông báo tới lãnh đạo ban, đơn vị Đảng ủy Khối biết để chủ động chuẩn bị tài liệu, văn trình Thƣờng trực Đồng thời, bám sát chủ trƣơng, ý kiến đạo, chƣơng trình cơng tác Thƣờng trực, chủ động phối hợp với ban, đơn vị Đảng ủy Khối để tham mƣu tổ chức thực - Văn phòng Đảng ủy Khối cần chủ động tăng cƣờng phối hợp với ban, đơn vị Đảng ủy Khối việc theo dõi, đôn đốc tiến độ văn trình Thƣờng trực Đảng ủy Khối để hồn thành chƣơng trình cơng tác Đồng thời, cung cấp thông tin ngày để Thƣờng trực Đảng ủy Khối xử lý, tháo gỡ - Văn phòng Đảng ủy Khối cần khẩn trƣơng xây dựng mạng kết nối thông tin nội tăng cƣờng trao đổi văn điện tử với đảng ủy trực thuộc quan Đảng ủy Khối 67 Trƣớc mắt, phối hợp chặt chẽ với Trang Thông tin điện tử Bản tin Thông báo nội Đảng ủy Khối; kịp thời cung cấp văn giấy văn điện tử để đăng tải; coi đầu mối để gửi văn quan Đảng ủy Khối Trang tin điện tử Đảng ủy Khối cần đăng tải 100% văn đạo, điều hành (không nằm danh mục tài liệu mật), báo cáo tổng hợp, biểu mẫu thống kê Và thông tin cần thiết khác phục vụ cơng tác văn phịng cấp ủy Đảng Khối - Tham mƣu, phối hợp với ban, đơn vị Đảng ủy Khối xây dựng danh mục tài liệu mật Đảng ủy Khối, quy định rõ ràng chế độ bảo quản tài liệu, phổ biến tới tồn thể cán bộ, cơng chức làm cơng tác đảng tồn Đảng Khối để thực - Văn phòng cần phối hợp với Ban Tổ chức Đảng ủy Khối tổ chức Hội nghị chuyên đề hƣớng dẫn cán bộ, công chức ban, đơn vị Đảng ủy Khối việc thực nội quy, quy định quan nhƣ: Quy chế làm việc, Quy chế cán bộ, quy trình văn bản, thủ tục loại chứng từ toán để công chức biết thực quy định Đặc biệt tập huấn định kỳ công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức quan Đảng ủy Khối để cán bộ, công chức quan tự bảo hành, sửa chữa nhỏ, khắc phục cố nhỏ máy tính, bớt gánh nặng cho Văn phòng Đảng ủy Khối đảm bảo hiệu tiến độ công việc Đồng thời biết cách vận hành, bảo máy móc, thiết bị làm việc, hạn chế làm thất thốt, hỏng hóc, bảo vệ tài sản Đảng Thực khốn chi văn phịng phẩm, điện thoại… , tiến tới khốn chi kinh phí xăng xe… để tiết kiệm thời gian, biên chế phục vụ để tăng cƣờng biên chế cho công tác tham mƣu chuyên sâu - Tăng cƣờng lề lối thói quen làm việc chuyên nghiệp, văn minh hoạt động tài chính, quản trị, hành chính, văn thƣ Văn phòng Đảng ủy Khối - Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2015 vào hoạt động văn phòng Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 68 9001:2015 vào hoạt động Văn phòng Đảng ủy khối quan trung ƣơng nhu cầu xu hƣớng tất yếu Về tổng thể, trình cần trải qua giai đoạn: trang bị kiến thức bƣớc để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng: lập kế hoạch, đào tạo chun mơn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lƣợng hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ƣu hoá nâng cao chất lƣợng phục vụ văn phịng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chuyên môn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu - Rà sốt, cải tiến, đổi quy trình làm việc, áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng vào hoạt động Văn phòng hƣớng đến hài lòng Lãnh đạo quan, cán bộ, công chức đơn vị thuộc trực thuộc Đảng ủy khối quan trung ƣơng Với Văn phòng Đảng ủy khối quan trung ƣơng, đơn giản, gọn nhẹ quy trình là thƣớc đo, hài lòng Lãnh đạo, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức từ đơn vị khác đến làm việc tiêu chuẩn cho chất lƣợng hiệu hoạt động, mục tiêu phấn đấu động lực thơi thúc làm việc 3.3.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác tham mƣu tổng hợp Chức tham mƣu - tổng hợp đƣợc thể nhiệm vụ cụ thể nhƣ: xây dựng quy chế tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng tổ chức thực chƣơng trình cơng tác, thơng tin tổng hợp v.v… Ngồi ra, văn phịng cịn có nhiệm vụ phục vụ hoạt động ngày nhƣ: tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo Hai chức tham mƣu - tổng hợp phục vụ có đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mƣu để phục vụ phục vụ có tham mƣu Tham mƣu khơng đề xuất chủ trƣơng, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý Vì vậy, ngƣời làm nhiệm vụ tham mƣu khơng đơn giúp việc, bảo làm lấy mà phải ngƣời có lĩnh, có lực, có trình độ, trung 69 thực, thẳng thắng, nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng có tính ngun tắc cao; phải ngƣời có tƣ biện chứng, khơng định kiến, hẹp hịi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ đúng, tốt Xác định rõ vai trò tầm quan trọng công tác tham mƣu - tổng hợp, Văn phịng cần coi trọng khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt chức tham mƣu - tổng hợp giúp Lãnh đạo quan thực quyền định quyền giám sát, giúp tổ chức, điều hành, lãnh đạo, đạo đơn vị triển khai thực tốt nhiệm vụ tất lĩnh vực đời sống xã hội Với phƣơng châm“Kịp thời, xác, khoa học chu đáo”, Văn phịng cần thực nhiều biện pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lƣợng cơng tác Trong tập trung đổi nâng cao chất lƣợng xây dựng chƣơng trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lƣợng đội ngũ … - Nâng cao chất lƣợng chƣơng trình cơng tác Chƣơng trình cơng tác cơng cụ giúp cho Lãnh đạo Văn phịng đạo điều hành cơng việc đƣợc tồn diện, vừa đảm bảo công việc thực trƣớc mắt, đồng thời quán xuyến đƣợc công việc trọng tâm, lâu dài tạo đƣợc thích ứng hợp lý mục tiêu biện pháp thực Việc xây dựng chƣơng trình cơng tác có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho hoạt động Văn phòng đơn vị chức đƣợc tiến hành liên tục, hiệu Ngồi ra, việc xây dựng chƣơng trình cơng tác cịn có chức điều chỉnh xử lý tình khác thực tế, đảm bảo hiệu hoạt động quan - Tổ chức lao động khoa học công chức Văn phịng + Phân chia cơng việc rõ ràng, cụ thể cơng chức văn phịng, từ cơng chức chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mƣu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt 70 + Các cơng chức Văn phịng cần chủ động việc đề xuất ý kiến với lãnh đạo.Lãnh đạo Văn phòng cần động viên kịp thời cơng chức có cố gắng, có tính sáng tạo cơng việc.Điều thể dân chủ, gắn bó Lãnh đạo cơng chức Văn phịng - Xây dựng kế hoạch cơng tác cá nhân phận + Các đơn vị chức năng, cơng chức văn phịng vào chƣơng trình cơng tác chung xây dựng kế hoạch chi tiết theo ba nguyên tắc: Thứ nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không đƣợc hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch, cấp với cấp dƣới Nguyên tắc thứ hai nguyên tắc ưu tiên.Sự ƣu tiên thể việc công chức văn phịng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trƣớc để ƣu tiên giải Cuối nguyên tắc dự phòng.Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi đơn vị chức năng, cơng chức văn phịng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch công tác Trong q trình xây dựng chƣơng trình cơng tác, tuân thủ theo nguyên tắc giúp đơn vị chức năng, cơng chức văn phịng có kế hoạch cơng tác bảo đảm tính cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cơng chức văn phịng, phù hợp với mục tiêu hoạt động Văn phòng, thống biện pháp thực đảm bảo đƣợc tính khả thi 3.3.3.Giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, điều hành Trong lãnh đạo điều hành phải có đầy đủ thơng tin, kể thơng tin ngồi hệ thống Với chức tham mƣu tổng hợp, văn phòng cần thiết lập đƣợc hệ thống cung cấp thông tin ổn định hiệu quả, ban hành quy định chế độ thông tin báo cáo nội bộ, xác định cụ thể nội dung, phƣơng thức, thời gian, đối tƣợng báo cáo, đặc biệt tối ƣu hóa 71 phƣơng thức báo cáo thƣ điện tử, văn phòng điện tử, thiết lập cán đầu mối cung cấp thông tin… Để đổi mới, nâng cao chất lƣợng, hiệu cơng tác thơng tin, Văn phịng Đảng ủy khối quan trung ƣơng cần phải tham mƣu tổ chức thực tốt nội dung công việc sau: (1)Tổ chức tốt kênh thông tin (2) Thực tốt công tác định hƣớng thông tin cho đầu mối (3)Thực tốt quy trình thu nhận xử lý thơng tin (4) Tiêu chuẩn hố quy trình xử lý thơng tin chỗ (5)Tăng cƣờng cơng tác sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào công tác thơng tin (6) Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin 3.3.4 Nhóm giải pháp tài chính, sở vật chất - Về tài Cần rà sốt, nghiên cứu kỹ nhu cầu hoạt động công tác đảng năm, hội nghị quán triệt, triển khai nghị hội nghị Trung ƣơng Đảng, hội thảo, lớp bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ, thông tin thời cho cán bộ, đảng viên nhu cầu khác Xây dựng dự tốn kinh phí đáp ứng u cầu công tác - Về sở vật chất + Tăng cƣờng đầu tƣ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc để đảm bảo công tác lƣu trữ văn mềm (File điện tử); thiết bị chống vi rút xâm nhập máy tính, thiết bị bảo mật thông tin không để lực thù địch, tội phạm mạng, phần tử xấu lợi dụng xâm nhập hệ thống lấy cắp tài liệu, bí mật Đảng + Sớm xây dựng hệ thống kết nối sở liệu ban Đảng, Đảng ủy Khối đảng ủy trực thuộc để tăng cƣờng cập nhật thông tin hàng ngày phục vụ Ban Thƣờng vụ, Thƣờng trực Đảng ủy Khối 3.3.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, giám sát thực nhiệm vụ Công tác kiểm tra, giám sát cần đƣợc đặc biệt ý nhằm nâng cao hiệu quản lý, điều hành cơng tác Văn phịng Hoạt động kiểm tra, giám sát 72 cần thực định kỳ đột xuất để bảo đảm quy định tiêu chuẩn, chất lƣợng, yêu cầu công tác văn phịng đƣợc thực đầy đủ Bên cạnh đó, thông qua hoạt động kiểm tra, giám sát, Lãnh đạo Văn phịng phát điểm bất hợp lý tổ chức công việc để kịp thời điều chỉnh, định hƣớng cho phù hợp Đồng thời, qua kiểm tra, giám sát tìm cách làm hay, điển hình nhân rộng nhằm tạo chuyển biến toàn diện chất lƣợng hoạt động Văn phòng Hoạt động kiểm tra, giám sát cần bảo đảm nguyên tắc không làm ảnh hƣởng đến tiến độ cơng việc chung Văn phịng 3.3.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng hoạt động theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tập trung vào quy trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Đảng ủy Khối Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hệ thống quản lý chất lƣợng khoa học, áp dụng cho quy trình sản xuất đạt tiêu chuẩn Việc quy định áp dụng ISO quan hành nhà nƣớc nhằm kiểm sốt chất lƣợng sản phẩm : văn quản lý hành nhà nƣớc Việc áp dụng hệ thống ISO vào trực tiếp giải công việc quan, đơn vị đặc biệt Văn phòng Đảng ủy Khối điều cần thiết Trong thời gian tới, nhiệm vụ cần đƣợc củng cố bổ sung quy trình cần thiết nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động hệ thống ban, đơn vị thuộc Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng Để phù hợp với phát triển giai đoạn nay, Văn phòng Đảng ủy Khối cần nghiên thí điểm số quy trình ISO điện tử thơng qua việc kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với xây dựng, áp dụng công bố hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2015 vào hoạt động ban, đơn vị thuộc Đảng ủy Khối quan trung ƣơng nhằm tạo phƣơng pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, tăng cƣờng tính giám sát, giảm thiểu đƣợc công tác liên quan đến thủ cơng, giảm thiểu giấy tờ, lƣu trữ khó khăn, khơng gian làm việc bị thu hẹp, tìm kiếm 73 lƣu trữ hồ sơ đƣợc dễ dàng đặt biệt, việc thực ý kiến đạo điều hành lãnh đạo đƣợc nhanh chóng, thuận tiện 3.3.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phịng Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin có ý nghĩa to lớn quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng nhƣ: Tăng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, cập nhật, tra cứu thông tin đơn giản, hiệu Nghị 30c/NQQ-CP ngày 8/11/2011 phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020 nêu rõ nội dung h iện đại hóa hành : Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin – truyền thông hoạt động quan hành nhà nƣớc để đến năm 2020, 90% văn bản, tài liệu thức trao đổi quan hành nhà nƣớc đƣợc thực dƣới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức ngƣời lao động thƣờng xuyên sử dụng hệ thống thƣ điện tử công việc, bảo đảm liệu điện tử phục vụ hầu hết hoạt động quan; ứng dụng cơng nghệ thong tin quy trình xử lý cơng việc quan hành chính, đơn vị hành với giai dịch với tổ chức, cá nhân… Để đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, Văn phịng Đảng ủy Khối cần thực số biện pháp sau làm sở để đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin: - Xây dựng quy chế thực việc truyền, nhận thông tin mạng mạng nội mạng diện rộng với quan đơn vị trực thuộc - Quan tâm đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức công nghệ tin học cho đội ngũ cán bộ, công chức sử dụng thành thạo máy vi tính, có khả ứng dụng, sử dụng thành thạo phần mềm vi tính - Tập trung nâng cao nhận thức công nghệ thông tin đội ngũ cán bộ, cơng chức văn phịng Tổ chức buổi, lớp đào tạo, tập huấn 74 kiến thức công nghệ thông, kỹ sử dụng máy tính, phần mềm quản lý cơng việc cách - Đặc biệt đội ngũ lãnh đạo cần sử dụng thành thạo phần mềm giải công việc Việc sử dụng phần mềm giải công việc cịn giúp lãnh đạo thời gian cơng tác xử lý đƣợc cơng việc, từ giúp công việc đƣợc giải nhanh, hiệu quả, giảm chi phí, thời gian tạo đồng hoạt động xử lý văn - Tiếp tục đầu tƣ cho cơng tác tin học hóa quản lý hành nhà nƣớc, phải đầu tƣ cách đồng bộ, tránh tình trạng nhỏ giọt, cục để phát huy tác dụng toàn hệ thống đƣa vào khai thác, vận hành - Nâng cấp trang thông tin điện tử Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng - Đẩy mạnh trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Tóm lại, với việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin áp dụng tiêu chuẩn ISO tạo cho đội ngũ cán bộ, công chức phong cách làm việc mới, vừa nâng cao tốc độ độ xác giải công việc, vừa đảm bảo tuân theo quy trình đƣợc xác định phân công rõ ràng với thái độ văn minh, lịch sự, có trách nhiệm Đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin tiêu chuẩn ISO vào q trình hoạt động Văn phịng ĐẢng ủy Khối góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động Văn phòng 3.3.8 Xây dựng văn hóa cơng sở Văn hóa cơng sở giống nhƣ loại hình văn hóa khác, loạt hành vi quy ƣớc mà ngƣời phải dựa vào để điều khiển mối quan hệ tƣơng tác với ngƣời khác Văn hóa cơng sở Văn phịng Đảng ủy Khối hƣớng tới giá trị tinh thần, tạo nên niềm tin giá trị thái độ đội ngũ cán bộ, công chức ảnh hƣởng đến suy nghĩ cách làm việc họ Xây dựng lề lối làm việc khoa học, có trật tự, kỷ cƣơng, dân chủ hoạt động Văn phịng Các tiêu chí để xây dựng văn hóa cơng sở bao gồm: 75 - Trang phục đẹp, gọn gàng, lịch sự, thích hợp với cơng việc văn phịng; - Có kỹ năng, văn hóa ứng xử tốt; - Tiết kiệm nguồn lực cơng việc văn phịng; - Có cách làm việc khoa học, hiệu quả; - Bảo vệ đƣợc thƣơng hiệu đơn vị Một số giải pháp cụ thể để xây dựng văn hóa cơng sở đại: - Tạo hịa đồng; - Giữ hịa khí nơi làm việc; - Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm; - Tuân thủ quy chế, chuẩn mực nơi cơng sở 3.3.9 Động viên, khích lệ tinh thần, vật chất cho ngƣời lao động Văn phòng Đảng ủy Khối Văn phòng Đảng ủy Khối đơn vị có nhân đơng quan Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng Với số lƣợng cán đông, mảng công việc không trùng khớp thời gian làm việc phần lớn không phụ thuộc vào quy định làm việc, nghỉ ngơi quan nên việc quản lý, chế độ đãi ngộ vấn đề liên quan đến ngƣời khó khăn trình thực Chế độ đãi ngộ đƣợc biểu dƣới nhiều hình thức đãi ngộ khác nhau, đãi ngộ vật chất trực tiếp cán bộ, cơng chức đãi ngộ dƣới phƣơng thức tạo điều kiện, môi trƣờng thuận lợi cho họ đƣợc phấn đấu công bằng, cạnh tranh lành mạnh Để nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, cần áp dụng công cụ hỗ trợ mặt vật chất tinh thần nhằm khích lệ, động viên, thúc đẩy hiệu hoạt động thực thi công việc Lãnh đạo Văn phòng cần tạo điều kiện mặt thời gian tối đa để cán đƣợc học tập, nâng cao trình độ chun mơn, đồng thời tham gia lớp đào tạo kỹ mềm để thành thạo, nhuần nhuyễn q trình thừa hành cơng vụ 76 Ngân sách nhà nƣớc dành cho việc đào tạo cán công chức thƣờng hạn hẹp không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế.Thu nhập từ lƣơng, khoản thƣởng không đủ trang trải cho cán thực nhiệm vụ học tập Việc lãnh đạo Văn phịng huy động khoản thu ngồi nguồn ngân sách để có chế độ hỗ trợ kinh tế khoản thu đáp ứng nhu cầu cho cán học công cụ hỗ trợ tốt nhằm phát huy tối đa lực, sở trƣờng cán trình thực nhiệm vụ Thực tế thực hiện, cán Văn phòng đƣợc học sở đào tạo không thuộc diện quan cử học, lãnh đạo có tạo điều kiện thời gian, tài liệu suốt trình học Văn phòng Đảng ủy Khối quan tâm đến chế độ khen thƣởng cho cán bộ, nhân viên Thực khen thƣởng tạo động lực cho cán phấn đấu nhiệm vụ đƣợc giao nhƣu học tập nâng cao trình độ, qua khen thƣởng hàng năm, chun đề, khen đột xuất chế độ tăng lƣơng trƣớc thời hạn dựa thành tích khen thƣởng tạo nên sóng lan tỏa, nhân rộng điển hình tiên tiến quan Đảng ủy Khối Về chế độ sách: công chức, ngƣời lao động trẻ, ngƣời thƣơng binh, gia đình liệt sĩ có hồn cảnh khó khăn làm việc Văn phịng Đảng ủy Khối đƣợc cơng đồn văn phịng cơng đồn quan quan tâm Hằng năm có quà tặng cho lao động Trong xu hội nhập phát triển nay, việc làm tiền lƣơng tƣơng xứng công việc chƣa thực phù hợp, tình trạng chảy máu chất xám từ có quan nhà nƣớc doanh nghiệp tƣợng phổ biến Nhằm phát huy lục, sở trƣờng giữ ngƣời có tài cống hiến suốt đời cho hành chính, cần tạo mơi trƣờng làm việc lành mạnh, có quan tâm mức tới đời sống tinh thần, tạo điều kiện cho cán đƣợc học tập nâng cao trình độ 77 sTiểu kết chƣơng Trên sở nguyên nhân hạn chế chƣơng định hƣớng mục tiêu nâng cao chất lƣợng cơng tác Văn phịng Đảng uỷ Khối quan trung ƣơng Tác giả đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng cơng tác Văn phịng Đảng uỷ Khối quan Trung ƣơng mặt hoạt động tham mƣu tổng hợp phục vụ hậu cần Ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động văn phịng Đảng uỷ khối, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, ngƣời lao động làm việc Văn phịng, tạo điều kiện học tập, nâng cao trình độ….để đảm bảo hiệu hoạt động, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn 78 KẾT LUẬN Văn phịng có chức tham mƣu, tổng hợp, giúp việc quản lý hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để quan, tổ chức đổi phƣơng thức lãnh đạo, quản lý, lề lối làm việc, nâng cao chất lƣợng hiệu công tác lãnh đạo Chính vậy, việc nâng cao chất lƣợng hiệu hoạt động phận văn phòng cần đƣợc đặc biệt ý Văn phòng Đảng ủy khối quan trung ƣơng năm qua nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ tham mƣu, tổng hợp, hậu cần Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đƣợc, Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng số hạn chế Công tác tham mƣu, đề xuất giúp Đảng ủy Khối có lúc, có việc chƣa đáp ứng u cầu, địi hỏi thực tiễn Công tác theo dõi, đôn đốc, nắm bắt, phản ánh tình hình hoạt động đơi chƣa kịp thời, hiệu chƣa cao Công tác tổng hợp, thơng tin báo cáo phục vụ lãnh đạo có việc chậm, thiếu nhanh nhạy, vụ việc quan trọng, phức tạp, phát sinh đột xuất Trình độ chuyên môn, lực nghiên cứu, đề xuất, lề lối làm việc số cán bộ, công chức cịn hạn chế, cách làm việc cịn thiếu tính chun nghiệp Chính vậy, để nâng cao chất lƣợng hoạt động Văn phòng Đảng ủy Khối quan trung ƣơng cần thực hệ thống giải pháp đồng bộ, toàn diện Cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cơng chức văn phịng, làm cho cơng chức văn phịng nhận thức thức đầy đủ ý nghĩa, vai trị cơng tác văn phịng, gắn bó với cơng tác văn phịng; cần nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cơng chức văn phòng, quan tâm đầu tƣ sở vật chất, xây dựng chế phối hợp Văn phòng đơn vị chuyên môn nhằm bảo đảm điều kiện để Văn phịng thực có hiệu nhiệm vụ 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 01 Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng, Quy định số 222 - QĐ/TW chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy, ngày 08/5/2009 02 Ban Chấp hành Đảng Khối quan Trung ƣơng, Văn kiện Đại hội đại biểu Đảng Khối quan Trung ương nhiệm kỳ 2010 2015, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội, 2011 03 Ban Chấp hành Trung ƣơng, Quyết định số 253 - QĐ/TW ban hành Quy chế phối hợp công tác Đảng ủy Khối quan Trung ương với đảng đoàn, ban cán đảng, lãnh đạo quan Trung ương tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương, ngày 07/8/2009 04 Ban Chấp hành Trung ƣơng, Quyết định số 98 - QĐ/TW chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Đảng ủy Khối quan Trung ương, ngày 22/10/2007 05 Ban Chấp hành Trung ƣơng, Chỉ thị số 17 - CT/TW tăng cường đạo cơng tác văn phịng tỉnh ủy, thành ủy, ngày 08/4/1993 06 Đảng Khối quan Trung ƣơng, Sơ thảo Lịch sử Đảng Khối quan Trung ương (1948 - 2010), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2010 07 Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng, Quyết định số 412QĐ/VPĐUK ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ương, ngày 08/8/2013 08 Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng, Quy chế số 1033 QC/ĐUK công tác cán Cơ quan Đảng ủy Khối quan Trung ương, ngày 19/7/2013 09 Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng, Quyết định số 758 QĐ/ĐUK chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòngĐảng ủy Khối quan Trung ương, ngày 05/12/2012 80 10 Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng, Quy chế số 352 - QC/ĐUK Quy chế làm việc Cơ quan Đảng ủy Khối quan Trung ương, ngày 01/01/2012 11 Hứa Thị Yến Hoa, Luận văn Quản lý công “Nâng cao chất lƣợng hoạt động văn phòng- thống kê cấp xã địa bàn huyện Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn”, Học viện Hành Quốc gia 12 Học viện Hành Quốc gia (2004), Giáo trình Hành Văn phịng quan nhà nước, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 13 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (chủ biên) (2015), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Đồng Thị Thanh Phƣơng, Nguyễn Thị Ngọc An (2012), Quản trị hành văn phịng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh 13 Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị Hành văn phịng, NXB Lao động-Xã hội, Hà Nội 14 Văn Tất Thu (2010), Vị trí, vai trị, u cầu, ngun tắc cơng tác tham mưu văn phịng bộ, có quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 10/2010 15 Văn phòng Đảng ủy Khối quan trung ƣơng, Báo cáo kết công tác năm 2015, 2016 16 Trần Thị Hải Vân (2013),Luận văn Quản lý công“Nâng cao chất lượng công tác tham mưu Văn phòng giai đoạn nay”, Học viện Hành 17 Ngơ Thị Hồng Yến(2013), Luận văn Quản lý hành cơng“Nâng cao hiệu hoạt đơng văn phịng hệ thống trường đảng cao cấp nước ta nay”, Học viện Hành Quốc gia 81 ... TRẠNG CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ĐẢNG ỦY KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG 2.1 Khát quát chung Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 2.1.1 Lược sử hình thành Đảng ủy Khối quan Trung ương Đảng. .. kinh phí, sở vật chất cho hoạt động Đảng ủy Khối quan Đảng ủy Khối 2.1.2.3 Chức Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ương Văn phòng Đảng ủy Khối quan tham mƣu, giúp việc Đảng ủy Khối, trực tiếp thƣờng... TRẠNG CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ĐẢNG ỦY KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG 26 2.1 Khát quát chung Văn phòng Đảng ủy Khối quan Trung ƣơng 26 2.1.1 Lƣợc sử hình thành Đảng ủy Khối quan Trung