(Luận văn thạc sĩ) hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận thanh xuân, TP hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ LÊ THỊ THƯY HẰNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội – 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ LÊ THỊ THÖY HẰNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã ngành: 60.34.04.06 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội – 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP Hà Nội” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Cơng trình chưa cơng bố phương tiện Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Lê Thị Thúy Hằng LỜI CẢM ƠN Trong trình thực nghiên cứu đề tài, gặp nhiều khó khăn việc thu thập nghiên cứu tài liệu, song nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện từ phía quan, trường học như: Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội); Văn phòng HĐND – UBND quận Thanh Xuân, UBND phường Thanh Xuân Trung thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt người hướng dẫn khoa học –PGS.TS Đào Xn Chúc Qua đây, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc quan tâm, giúp đỡ q báu Đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP Hà Nội” cần nhiều thông tin lĩnh vực Quản trị văn phịng, cải cách hành chính, cơng nghệ thông tin, … chắn đề tài không tránh khỏi số hạn chế, tác giả mong nhận đóng góp q Thầy giáo, quan bạn đọc để đề tài luận văn tơi hồn thiện có sở để phát triển hướng nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Lê Thị Thúy Hằng MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu .2 Nhiệm vụ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nguồn tƣ liệu phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHÕNG, HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TRONG ĐIỀU KIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 1.1.Văn phòng 1.1.1 Khái niệm Văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 10 1.2 Đặc điểm cơng tác văn phịng cấp quận máy hành nhà nƣớc13 1.2.1 Địa vị pháp lý văn phòng HĐND - UBND quận 13 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng 14 1.2.3 Tổ chức máy Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện 18 1.2.4 Nguyên tác lãnh đạo, hoạt động Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện 20 1.3 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 21 1.3.1 Khái niệm đại hóa 21 1.3.2 Sự cần thiết khách quan phải đại hóa Văn phịng 23 1.3.3 Những nội dung đại hóa cơng tác văn phịng 25 Tiểu kết chƣơng 33 Chƣơng 34 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG 34 TẠI QUẬN THANH XUÂN 34 2.1 Khái quát quận Thanh Xuân 34 2.2 Khái quát Văn phòng HĐND UBND quận Thanh Xuân 36 2.2.1 Vị trí, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng HĐND UBND quận Thanh Xuân 36 2.2.2 Về cấu tổ chức nhân Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân 43 2.2.2.1 Tổ chức máy 43 2.3 Tình hình đại hóa cơng tác Văn phòng văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân 48 2.3.1 Những quy định UBND Quận Thanh Xuân đại hóa cơng tác văn phịng 48 2.3.2 Đội ngũ cán bộ, cơng chức văn phịng 50 2.3.3.Công tác văn thư công tác lưu trữ 52 2.3.4.Công tác tổ chức họp, hội nghị 53 2.3.5 Công tác thi đua khen thưởng 54 2.3.6.Công tác tổ chức kiểm sốt thủ tục hành 55 2.3.7.Ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý hành 58 2.4.Cải cách hành cơng nghệ thơng tin quản lý hành nhà nƣớc văn phịng quận Thanh Xuân 59 2.4.1.Cải cách thủ tục hành quản lý hành nhà nước Văn phịng HĐND-UBND quận Thanh Xuân 59 2.4.2.Tin học hóa quản lý hành nhà nước Văn phịng HĐND-UBND quận Thanh Xuân 61 2.5 Đánh giá tình hình thực hiện đại hóa cơng tác văn phịng quận Thanh Xuân 62 2.5.1 Những kết đạt việc đại hóa cơng tác văn phòng 62 2.5.2 Một số tồn cần khắc phục 64 Tiểu kết chƣơng 65 Chƣơng 66 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA 66 CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN 66 TRONG ĐIỀU KIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 66 3.1 Phƣơng hƣớng đại hóa cơng tác văn phịng UBND quận Thanh Xuân trình cải cách hành 66 3.1.1.Đổi nhận thức vị trí, vai trị, chức văn phòng 66 3.1.2 Hiện đại hóa gắn liền với áp dụng tin học 70 3.1.3 Hiện đại hóa đơi với giữ gìn sắc dân tộc thực quy chế văn hóa cơng sở 71 3.2.Các giải pháp đại hóa cơng tác văn phịng UBND quận Thanh Xuân điều kiện cải cách hành 74 3.2.1 Xây dựng chế phối hợp 75 3.2.2 Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng, phòng ban, đơn vị thuộc quận 75 3.2.3.Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin 75 3.2.4 Xây dựng môi trường văn hóa cơng sở đại 76 3.2.5 Giải pháp tin học hóa 78 Tiểu kết chƣơng 80 KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 DANH MỤC 86 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBCC Cán công chức CCHC Cải cách hành CNH Cơng nghiệp hóa CNTT Cơng nghệ thơng tin HĐH Hiện đại hóa HĐND Hội đồng nhân dân TTHC Thủ tục hành UBND Uỷ ban nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức tất quan nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp Là phận có chức tham mưu, giúp việc cho cấp lãnh đạo quản lý, văn phịng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc hoạt động chung; đảm bảo sở vật chất, điều kiện phương tiện làm việc cho quan; đồng thời trung tâm, đầu mối thực hoạt động giao dịch liên lạc, góp phần trì phát triển mối quan hệ quan Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, nước ta xuất khái niệm Văn phòng đại số ngành, cấp Ở tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, xí nghiệp liên doanh với nước ngồi, mơ hình Văn phịng đại áp dụng phổ biến Trong số quan hành Nhà nước, quan cấp Trung ương cấp tỉnh bước đầu có Văn phịng tổ chức theo xu hướng đại mức độ khác có đan xen Văn phịng kiểu Văn phòng kiểu cũ Tuy nhiên, điểm yếu Văn phòng nước ta hoạt động Văn phịng cịn mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thơng tin Trình độ xử lý thơng tin tin học hố Văn phịng cịn mức thấp Nguy tụt hậu tổ chức hoạt động Văn phòng nặng nề Nhiều quan, tổ chức cấp huyện đặc biệt cấp sở trang thiết bị chưa đầu tư mức, người lao động Văn phòng đào tạo yếu chất lượng Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố cấp bách Đảng Nhà nước ta quan tâm đến vấn đề đại hoá Văn phịng Ngun Tổng Bí Thư Đỗ Mười phát biểu Đại hội Đảng Văn phòng TWngày 30/11/1994 rõ” Văn phịng sớm đại hố, phục vụ tốt lãnh đạo Đảng.Hiện đại hóa văn phịng khơng tốn lắm, điều kiện để tăng cường sở vật chất không khó lắm; quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại” (TheoNguyên Tổng Bí Thư Đỗ Mười bài“Xây dựng hồn thiện quyền ngang tầm phát triển đất nước, xứng đáng với lịng tin u nhân dân”,Tạp chí cộng sản số 3-1995).Trước hết, phải đại tri thức người làm việc Văn phịng, sau đại hố trang thiết bị.Vì cần đại hóa cơng tác văn phịng, tăng cường cơng tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo nhằm thực cơng cải cách hành chính, đáp ứng nhu cầu đại hóacơng tác cải cách hành chính, đồng thời bước nâng cao đời sống vật chất, tính thần cán công chức, viên chức Hiện tại, quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội tiến hành đại hóa trang thiết bị cơng tác văn phịng Tuy nhiên, q trình thực số hạn chế định ảnh hưởng đến hiệu hoạt động cơng tác văn phịng như: trang thiết bị đầu tư, chưa khai thác có hiệu quả, người, tổ chức nghiệp vụ văn phòng chưa đảm bảo phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo UBND quận Thanh Xn.Chính tơi chọn đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Ủy ban Nhân dân quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội” để làm đề tài luận văn Mục tiêu - Làm rõ yêu cầu, cần thiết, nội dung đại hóa cơng tác văn phịng cấp quận bối cảnh cải cách hành - Đánh giá thực trạng q trình đại hóa cơng tác văn phịng UBND quận Thanh Xuân - Đề xuất giải pháp tiếp tục đại hóa cơng tác văn phịng UBND quận Thanh Xuân Nhiệm vụ Để thực mục tiêu đề ra, đề tài tập trung hoàn thành nhiệm vụ chủ yếu sau: - Hệ thống sở lý thuyết sở pháp lý về chức năng, nhiệm vụ văn phịng nói chung đại hóa cơng tác văn phịng quan quận nói riêng 99 ' 100 • 101 Luu 102 103 , Thang 5/2018 104 105 106 107 108 -' 109 110 - Phụ lục MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG QUẬN THANH XUÂN ... ủy viên Ủy ban nhân dân quận Hội đồng nhân dân quận định Chánh Văn phịng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố Văn. .. nhân dân quận Điều Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận có chức tham mưu tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân nội dung sau: a Hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; ... đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; b Phục vụ chuyến công tác, làm việc, tiếp khách Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân