(TÓM tắt LUẬN văn THẠC sĩ) hiện đại hóa công tác văn phòng tại tỉnh đoàn bắc ninh nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan nhà nước tỉnh bắc ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI QUANG THỊNH HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐỒN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỔI HỢP VỚI CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2022 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng u cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phịng từ trang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức q trình hội nhập tồn cầu Cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư diễn nhiều nước phát triển Theo ông Klaus Schwab – người sáng lập Chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế Thế giới – tốc độ đột phá cách mạng cơng nghiệp 4.0 “khơng có tiền lệ lịch sử” Trên thực tế, cách mạng công nghiệp 4.0 phá vỡ hầu hết ngành công nghiệp quốc gia Và, chiều rộng, chiều sâu thay đổi báo trước chuyển đổi toàn hệ thống sản xuất, quản lý quản trị Thế giới bước sang kỷ nguyên số Việt Nam không ngoại lệ Chính lĩnh vực văn phịng, quan, tổ chức cần tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cách mạng Xuất phát từ vai trò quan trọng văn phịng Đây phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, cơng ty ngồi nước Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn văn nội Xuất phát từ thực trạng nhiều hạn chế đại hóa cơng tác Văn phịng Tỉnh đồn địa phương Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh vậy, có đan xen văn phịng kiểu văn phòng kiểu cũ hoạt động Tồn nhiều hạn chế khiến cho Văn phòng Tỉnh đồn gặp khó khăn cơng đại hố Xuất phát từ khoảng trống nghiên cứu Đã có nhiều cơng trình khoa học nghiên cứu cơng tác văn phịng nói chung đại hóa cơng tác văn phịng nói riêng, nay, chưa có cơng trình nghiên cứu cơng tác Tỉnh đồn Bắc Ninh Từ luận giải nói trên, tơi lựa chọn đề tài: "Hiện đa ̣i hóa cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đồn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh" làm đề tài luận văn Tổng quan nghiên cứu Hiện nay, có rấ t nhiề u tài liệu giới thiệu cơng tác văn phịng hiện đa ̣i hóa cơng tác văn phòng, như: Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (2010), “Quản trị văn phịng, giáo trình đào tạo cử nhân”, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2009), “Quản trị hành văn phịng”, NXB Thống kê, TP HCM Văn Tất Thu (2011), “Tổ chức hoạt động văn phòng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ”, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội Nguyễn Văn Hậu (2015), “Kỹ nghiệp vụ hành chính”, NXB Lao động, Hà Nội Jan Yager (2014), “Để văn phòng bạn trở thành nơi làm việc lý tưởng”, NXB Văn hóa Sài Gịn, TP HCM (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh Nhìn chung cơng trình khoa học hệ thống hóa lý luận văn phịng cơng tác văn phịng, nghiên cứu quan điểm, khái niệm, tổ chức, hoạt động phương thức vận hành văn phòng khía cạnh, góc độ tiếp cận khác nhau, tạo tảng mặt lý luận để nghiên cứu đề tài luận văn Bên cạnh đó, cũng có một sớ đề tài nghiên cứu về cơng tác văn phịng ở quan hành nhà nước quan Đảng Đoàn thể như: Nguyễn Toàn Thắ ng (2009), “Hiện đa ̣i hóa cơng tác quản tri ̣ của Văn phịng UBND thành phớ trực thuộc Trung ương phu ̣c vu ̣ cải cách hành chính”, Luận văn Tha ̣c sỹ Quản lý công, Ho ̣c viện Hành Nguyễn Thi ̣ Thanh Thủy (2014), “Hiện đa ̣i hóa cơng tác văn phịng ta ̣i Ban quản lý làng văn hóa, du lich ̣ dân tộc Việt Nam theo yêu cầ u cải cách hành hội nhập quố c tế ”, Luận văn Tha ̣c sỹ Quản lý cơng, Ho ̣c viện Hành Lê Thị Th Hằng (2019), "Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Quản trị văn phòng, Đại học KHXH NV Những đề tài tiếp cận cơng tác văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng lĩnh vực, quan khác nhau, phân tích lý luận khảo sát thực tế cơng tác văn phịng, từ đề xuất số giải pháp nhằm đại hóa hoạt động phạm vi quan, tổ chức cụ thể Nhìn chung, cơng trình nghiên cứu tập trung vào việc hệ thống hóa lý luận về cơng tác văn phịng, đề tài chủ yếu nghiên cứu đại hóa cơng tác văn phịng cơ quan hành nhà nước Cho đến thời điểm tại, chưa có một cơng trình nghiên cứu về hiện đa ̣i hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn Vì vậy, đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn cịn khoảng trống nghiên cứu cịn bỏ ngỏ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu: Đề tài luận văn nghiên cứu nhằm mục đích tăng cường đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn, từ nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN địa bàn tỉnh Bắc Ninh 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục đich nghiên cứu nói trên, đề tài phải giải ba nhiệm vụ nghiên cứu bản: Thứ nhất, phân tích sở khoa học cơng tác văn phịng, đại hóa cơng tác văn phịng Thứ hai, phân tích thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Tỉnh Đồn so sánh với lý luận để bất cập, tồn nguyên nhân bất cập tồn Thứ ba, đề xuất giải pháp góp phần tăng cường đại hố cơng tác Văn phịng Tỉnh Đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn Cơng tác văn phịng nội dung có phạm vi nghiên cứu rộng Tuy nhiên, phạm vi luận văn, tác (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh giả trọng tâm nghiên cứu hoạt động đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi thời gian - Luận văn nghiên cứu trình đại hố Văn phịng Tỉnh Đồn khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2020 - Thời gian thực luận văn: Từ tháng 04 đến tháng 08 năm 2021 Phạm vi không gian Luận văn tập trung nghiên cứu phạm vi Tỉnh Đoàn Bắc Ninh Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận - Quan điểm vật biện chứng - Quan điểm vật lịch sử 5.2 Phương pháp nghiên cứu * Phân tích tài liệu * Khảo sát, điều tra Kết cấu luận văn Luận văn “Hiện đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh tỉnh Bắc Ninh” bao gồm phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Về phần nội dung gồm có chương: Chương Cơ sở lý luận đại hố cơng tác văn phịng Chương Thực trạng đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Chương Giải pháp tăng cường đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC HIỆN ĐẠI HÓA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.Văn phịng Văn phịng phận thiếu quan đơn vị nào, dù quan đơn vị có hoạt động lĩnh vực văn phịng công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý Văn phịng đóng vai trị định hoạt động quan đơn vị nên việc tổ chức văn phòng phải nghiên cứu, xếp cho hợp lý Văn phòng tồn tất yếu khách quan theo yêu cầu nhà quản trị Tuỳ theo tính chất, quy mơ hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động quan, đơn vị (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 1.1.2 Chức văn phòng - Chức tham mưu: Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác; thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn - Chức tổng hợp: Trong văn phịng, chức thơng tin tổng hợp khơng có tác dụng thiết thực đến chức tham mưu mà cịn có vai trị thành cơng hay thất bại quan đơn vị Chính ỳ nghĩa to lớn chức này, nên quan, đơn vị luôn phải quan tâm củng cố đại hố cơng tác văn phịng Chú trọng đầu tư trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tính nối mạng internet, để đáp ứng với phát triển không ngừng lưu lượng thông tin ngày phong phú đa dạng - Chức hậu cần: Bất kỳ quan tổ chức muốn vào hoạt động bỏ qua bước đầu quan trọng chuẩn bị yếu tố sở vật chất như: Nhà xưởng, trang thiết bị, tài phương tiện Ngồi phải thực tổ chức họp, chuyến công tác cho lãnh đạo công tác lễ tân, tiếp khách Những điều kiện trang thiết bị cơng tác thuộc hoạt động hậu cần cơng tác văn phịng Hậu cần thường công việc dịch vụ tạo sở vật chất để cán nhân viên thực nhiệm vụ họ, tăng thêm hiệu làm việc Thực nhiệm vụ quản lý khoản đảm bảo cho đời sống cán nhân viên Làm công cụ quản lý việc chuẩn bị tiêu kế hoạch góp phần vào việc hồn tất tiêu kế hoạch Cơng tác hậu cần cịn diện mạo quan qua việc xây dựng sở vật chất, xây dựng uy tín cơng tác đối nội, đối ngoại quan 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng - Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan đơn vị - Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị - Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Trợ giúp văn - Bảo đảm yếu tố vật chất tài cho hoạt động quan - Tổ chức máy văn phịng - Duy trì hoạt động văn phòng 1.1.4 Ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn phịng *Ý nghĩa cơng tác văn phòng: - Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị - Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển - Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động đơn vị - Tăng cường khả sử dụng nguồn lực đơn vị - Nâng cao suất lao động đơn vị - Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh - Giúp cho hoạt động trì kiểm sốt chặt chẽ *Tầm quan trọng văn phòng: Văn phòng nơi thu thập, xử lý thơng tin; nơi đưa định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo yếu tố vật chất, tinh thần cho hoạt động quan đơn vị Các quan đơn vị muốn tồn phát triển có hiệu quả, phải nắm vững kiến thức chiến lược phát triển đơn vị mình, phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sản xuất kinh doanh tối ưu => Chính mà cơng tác văn phịng quan trọng khơng thể thiếu 1.2 Hiện đại hố cơng tác văn phịng 1.2.1 Khái niệm đại hố cơng tác văn phịng Hiện đại hố cơng tác văn phịng hiểu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phịng Là q trình xử lý kỹ thuật tự động hố vào quy trình nghiệp vụ văn phịng Đặc biệt ứng dụng cơng nghệ tin học vào nghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động người mà đảm bảo hiệu trì suất lao động cao 1.2.2 Vai trị đại hố cơng tác văn phịng Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Nền kinh tế có cạnh tranh ngày sơi động phức tạp đòi hỏi quan, đơn vị phải tự đổi mới, đầu tư trang thiết bị đại phục vụ cho hoạt động ngày tốt hơn, tiếp tục hoàn thiện, đổi mặt tổ chức, lao động phương thức quản lý có hiệu quả, trọng đến cơng tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức trình độ nghiệp vụ cao Hoạt động văn phòng kết hợp với khoa học đại ngày nâng cao hiệu suất hoạt động toàn thể cơng nhân viên văn phịng nâng cao chất lưọng công việc 1.2.3 Nội dung đại hố cơng tác văn phịng 1.2.3.1 Trang thiết bị kỹ thuật 1.2.3.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ 1.2.3.3 Xử lý thông tin 1.2.3.4 Tổ chức máy làm việc 1.2.4 Các tiêu chí để đánh giá văn phòng đại - Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho cơng tác văn phịng phải đựoc trang bị mua sắm đầy đủ Đồng thời chúng phải đạt tới tiêu chuẩn, chuẩn mực định, đảm bảo phục vụ đem lại hiệu công việc cách tối đa Nhất phương tiện thu xử lý thông tin cần trọng nhiều Vì thu thập, xử lý quản lý thông tin nhiệm vụ hàng đầu văn phòng - Về nguồn nhân lực văn phòng: Một văn phịng đại khơng dừng lại trang thiết bị đại mà cần phải có người đại vận hành điều khiển trang thiết bị Trong văn phịng đại người quản trị văn phịng ngồi tri thức, kỹ nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhân viên, quản lý công việc văn phòng cần khoa học hợp lý - Ngồi văn phịng cịn phải xây dựng chương trình hoạt động tháng, quý, năm cho hoạt động quan việc đề khoản chi tiêu tháng tới, quý tới, số lượng nhân viên cần có cách nhanh chóng kịp thời 1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hố cơng tác văn phòng 1.2.5.1 Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 1.2.5.2 Nguồ n nhân lực văn phòng 1.2.5.3 Nghiệp vụ hành văn phịng Tiểu kết Chương Để tiến kịp với giới, việc nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng u cầu tất yếu thời đại Văn phịng đóng vai trị cầu nối xun suốt tồn q trình vận hành quan, tổ chức Vì vậy, đại hóa văn phòng từ trang thiết bị, nguồn nhân kỹ thuật nghiệp vụ hành tạo tăng tốc cho quan, tổ chức trình hội nhập toàn cầu Mặt khác, cần phải ý đến vai trò người lãnh đạo Lãnh đạo cần khơi dậy niềm tin cho nhân viên để họ đóng góp nhiều cho tổ chức, trao quyền cho họ, chia sẻ nhiệm vụ kết nối tổ nhóm, gắn kết hệ thống cơng nghệ mục đích chung Từ thúc đẩy, phát huy tài xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng hiệu CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐỒN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 2.1 Giới thiệu khái qt Tỉnh đồn Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 2.1.1 Tỉnh đoàn Bắc Ninh 2.1.1.1 Chức Nghiên cứu tham mưu cho Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn đề chủ trương, kế hoạch, chương trình cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi tỉnh Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động Đoàn phong trào thiếu nhi tỉnh; đề xuất, kiến nghị với Ban thường vụ, Ban chấp hành thực tốt đường lối, chủ trương, sách, thị, nghị Đảng, pháp luật nhà nước, Đoàn cấp quan Tỉnh Đoàn 2.1.1.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu, đề xuất với Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn chủ trương cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi thời gian; tổng kết, hướng dẫn thực nghị quyết, chương trình cơng tác Ban chấp hành, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Chuẩn bị báo cáo cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi, cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác đạo Ban thường vụ, Ban chấp hành (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh Giữ mối quan hệ làm việc với Đảng, nhà nước, ban, ngành, đoàn thể, địa phương; phối hợp với ngành hữu quan tổ chức thực chủ trương, chế độ sách Đảng nhà nước; nghị liên tịch, chương trình phối hợp hoạt động Đoàn ban ngành, đoàn thể Tổ chức nghiên cứu đạo điểm mơ hình, nhân điển hình hoạt động Đoàn phong trào thiếu nhi Xây dựng, quản lý sở vật chất đảm bảo điều kiện hoạt động Ban chấp hành, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn; quản lý tổ chức biên chế, ngân sách, sở vật chất, công tác thi đua khen thưởng Đoàn theo qui định nhà nước Điều lệ Đoàn 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy 2.1.2 Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ - Chức năng: Văn phòng Tỉnh đồn có chức tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thường trực Tỉnh đoàn cơng tác thơng tin, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi phạm vi tồn tỉnh; cơng tác thi đua khen thưởng Đoàn; quản lý trang thiết bị quan Tỉnh đoàn - Nhiệm vụ: + Tham mưu cho Ban Thường vụ Tỉnh đoàn tổng hợp đánh giá tình hình, kết cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi toàn tỉnh + Là Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Ban Chấp hành Tỉnh đồn, có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp, giữ mối quan hệ chặt chẽ với sở Ban chun mơn Tỉnh đồn, nắm bắt, đề xuất công tác thi đua, khen thưởng kịp thời Đồn TNCS Hồ Chí Minh tỉnh + Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động Ban Chấp hành, Ban Thường vụ hoạt động Cơ quan Tỉnh đoàn + Tham mưu cho Thủ trưởng Cơ quan quản lý, sử dụng sở vật chất, hậu cần phục vụ hoạt động phong trào; tham mưu cơng tác tài chính, thực cơng tác kế toán, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ + Tham mưu cho Thường trực Tỉnh đoàn giám sát việc chấp hành quy định, quy chế, nội quy quan ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc cán công chức quan sở Quy chế làm việc Cơ quan + Thực nhiệm vụ khác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thủ trưởng quan Tỉnh đồn phân cơng + Tham mưu công tác đối ngoại Cơ quan công tác đối ngoại Đoàn Thanh niên tỉnh Bắc Ninh + Tham mưu, xây dựng lịch công tác hàng tháng cho đồng chí thường trực, ban thường vụ, tập thể quan + Là phận thường trực Ban Chỉ huy quân quan 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Hiện văn phịng tỉnh đồn gồm biên chế hợp đồng 68 Đứng đầu Chánh văn phòng phụ trách quản lý, quán xuyến đầu việc văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan, thường (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh trực quan Tiếp đến Phó Chánh văn phịng, hỗ trợ cơng việc cho Chánh văn phịng kiêm làm Kế toán trưởng quan Bộ phận văn thư phòng CNTT văn phòng tập trung chủ yếu vào mảng giấy tờ, sổ sách, tiếp nhận văn bản, gửi văn bản, phổ cập CNTT, hỗ trợ kỹ thuật quan có hỏng hóc sở vật chất - Xây dựng sở liệu online tổ chức đoàn - Xây dựng sở liệu online Đồn TNCS Hồ Chí Minh - Tin học hóa quy trình nghiệp vụ đồn - Tạo tương tác hai chiều đoàn viên tổ chức 2.1.3 Sự phối hợp Tỉnh đoàn quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh 2.1.3.1 Phối hợp công tác tuyên truyền, giáo dục hệ trẻ; đoàn kết, tập hợp niên Các quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh Ban Chấp hành Tỉnh Đoàn Bắc Ninh tăng cường phối hợp, tổ chức giáo dục lý tưởng cách mạng, đạo đức, lối sống văn hóa, pháp luật cho thiếu nhi Xây dựng lớp niên thời kỳ có lý tưởng cách mạng, lĩnh trị vững vàng, giàu lịng yêu nước, có đạo đức, lối sống văn hóa, có trách nhiệm, tn thủ pháp luật, u chuộng hịa bình; có sức khỏe, hồi bão, khát vọng vươn lên; xung kích, tình nguyện, sáng tạo nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa 2.1.3.2 Phối hợp phát huy niên thực mục tiêu, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội bảo vệ Tổ quốc Các quan hành nhà nước tỉnh tạo điều kiện để Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh phát huy tính sáng tạo niên học tập, nghiên cứu khoa học; lao động, sản xuất, kinh doanh; công tác, phục vụ nhân dân; sinh hoạt hàng ngày Giao Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh đảm nhận thực cơng trình, phần việc niên; kết nối, phát huy sản phẩm nghiên cứu, sáng kiến, ý tưởng sáng tạo niên; phát huy niên nghiên cứu, ứng dụng yếu tố tích cực từ cách mạng công nghiệp lần thứ 4; phối hợp chặt chẽ với Sở Khoa học Công nghệ việc thực chương trình Sáng tạo trẻ 2.1.3.2 Phối hợp phát huy niên thực mục tiêu, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội bảo vệ Tổ quốc Các quan hành nhà nước tỉnh tạo điều kiện để Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh phát huy tính sáng tạo niên học tập, nghiên cứu khoa học; lao động, sản xuất, kinh doanh; công tác, phục vụ nhân dân; sinh hoạt hàng ngày Giao Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh đảm nhận thực cơng trình, phần việc niên; kết nối, phát huy sản phẩm nghiên cứu, sáng kiến, ý tưởng sáng tạo niên; phát huy niên nghiên cứu, ứng dụng yếu tố tích cực từ cách mạng công nghiệp lần thứ 4; phối hợp chặt chẽ với Sở Khoa học Công nghệ việc thực chương trình Sáng tạo trẻ 2.1.3.3 Phối hợp hỗ trợ niên học tập, nghiên cứu khoa học; định hướng nghề nghiệp, giải việc làm, khởi nghiệp, lập nghiệp; nâng cao thể chất, đời sống văn hóa tinh thần (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh Tỉnh Đoàn Bắc Ninh phối hợp với sở, ban, ngành, quan thuộc UBND tỉnh có liên quan đầu tư, phát huy vai trò đơn vị làm công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Đoàn cấp huyện để giáo dục, bồi dưỡng, rèn luyện đội ngũ niên ưu tú có lực, phẩm chất toàn diện 2.1.3.4 Phối hợp xây dựng sách; kiểm tra, giám sát, phản biện xã hội q trình xây dựng thực sách thiếu nhi Các sở, ban, ngành, quan thuộc UBND tỉnh phối hợp với Tỉnh Đoàn Bắc Ninh tổ chức chương trình, hoạt động nhằm phát huy tinh thần xung kích niên tham gia cải cách hành nhà nước, xây dựng công sở văn minh - đại Nâng cao vai trị, vị trí Tỉnh Đồn Bắc Ninh việc xây dựng UBND tỉnh liêm chính, kiến tạo, hành động, phục vụ người dân doanh nghiệp 2.1.3.5 Phối hợp cơng tác chăm sóc, bảo vệ, giáo dục thiếu niên, nhi đồng; thực pháp luật trẻ em Các sở, ban, ngành, quan thuộc UBND tỉnh phối hợp tạo điều kiện hỗ trợ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh xây dựng thiết chế văn hóa, điểm vui chơi cho thiếu niên, nhi đồng 2.1.3.6 Chế độ hội họp trao đổi thông tin Các sở, ban, ngành, quan thuộc UBND tỉnh Ban Chấp hành Tỉnh Đồn có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ công tác nghiên cứu, thông tin niên; cung cấp, trao đổi thông tin cần thiết liên quan đến tình hình niên để tham mưu UBND tỉnh ban hành quy định chế độ, sách, chiến lược phát triển niên cho phù hợp 2.2 Khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan HCNN tỉnh Bắc Ninh 2.2.1 Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phịng Hiện đại hố nguồn nhân lực 4, 8% 6, 12% Thông qua văn giấy Thông qua văn điện tử 12, 24% 28, 56% Thông qua điện thoại Thông qua giao tiếp trực tiếp Biểu đồ 1.1 Phương thức làm việc chủ yếu với văn phịng Tỉnh Đồn tồn thể quan Ta thấy Biểu đồ 1.1, qua khảo sát toàn quan qua phiếu khảo sát (50 phiếu) ta thấy sau: Phương thức làm việc thông qua văn giấy 28/50 chiếm 56%, phương thức làm việc thông qua văn điện tử 12/50 chiếm 24%, phương thức làm việc thông qua điện thoại 6/50 chiếm 12%, phương thức làm việc giao tiếp trực tiếp 4/50 chiếm 8% Từ ta thấy chuyển biến rõ ràng (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 10 có áp dụng CNTT công tác làm việc quan, từ tạo tiền đề cho đại hố nguồn nhân lực văn phịng tạo điều kiện lý tưởng để làm việc hiệu giảm thiểu áp lực công việc lên nhân mà đạt hiệu định 2.2.2 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ 2.2.2.1 Cơng tác văn thư Qua khảo sát thực tế, thấy Tỉnh Đồn áp dụng hình thức văn thư tập trung Cơ quan có văn thư chung tồn quan, đặt trực thuộc phịng Hành Bộ phận thực chủ yếu nghiệp vụ văn thư như: Soạn thảo văn bản, tiếp nhận, đăng ký quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn đi, đến Kiểm tra thể thức, thủ tục văn theo quy định pháp luật; lập hồ sơ hành, đăng ký kiểm tra việc thi hành văn bản, nhân văn đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho đơn vị trực thuộc Tỉnh Đoàn Hiện Bộ phận văn thư quan thực nghiệp vụ văn thư thường xuyên liên tục là: + Soạn thảo ban hành văn + Quản lý giải văn (1) Quản lý giải văn đến Bảng 2.1 Số lượng văn đến đơn thư từ năm 2015 đến năm 2019 Năm Số lượng văn đến Số lượng đơn thư đến 2015 2.179 135 2016 2.231 150 2017 2.577 168 2018 2.890 171 2019 2.998 165 4,000 3,000 2,000 Văn đến 1,000 Đơn thư đến Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Biểu đồ 2.1: Thể số lượng văn đơn thư đến từ năm 2015 đến năm 2019 Tỉnh Đoàn Thanh Niên Qua biểu đồ thấy rõ số lượng văn đến tăng lên qua năm từ năm 2015-2019 đơn thư tăng qua năm Điều chứng tỏ số lượng công việc ngày phải giải nhiều lên (2) Quản lý văn Bảng 2.2 Số lượng văn Tỉnh Đoàn niên từ năm 2015 đến năm 2019 Năm Số lượng văn (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 11 2015 2.133 2016 2.214 2017 2.304 2018 2.332 2019 2.484 2,600 2,484 2,500 2,400 2,304 2,300 2,200 2,332 2,214 2,133 2,100 2,000 1,900 2015 2016 2017 Văn 2018 2019 Biểu đồ 2.2: thể số lượng văn Tỉnh Đoàn niên năm 2011 đến năm 2015 Văn quan ngày tăng lên, có năm văn tăng đột biến, năm mà Tỉnh đồn có nhiều kiện, cơng việc + Quản lý sử dụng dấu + Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.2.2.2 Công tác lưu trữ - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Công tác phân loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Công tác thống kê tài liệu lưu trữ - Công tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ -Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Bảng 2.3: Thống kê số lượt người khai thác tài liệu năm 2015 - 2019 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 162 192 189 259 168 (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 12 300 259 250 200 192 162 189 168 150 100 50 2015 2016 2017 2018 2019 Biểu đồ 2.3: Số lượt người khai thác tài liệu Tỉnh đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2015 – 2019 2.2.3 Hiện đại hóa công tác tổ chức họp, hội nghị Năm 2020 2021 năm yêu cầu cao CNTT tình hình dịch bệnh căng thẳng, khơng phép tập trung đông người nên 100% họp, hội nghị quan tổ chức phải dựa hình thức trực tuyến Để khắc phục vấn đề đó, văn phịng Tỉnh đồn đưa phương án sử dụng hệ thống công nghệ họp xác tay, lưu động, vừa đảm bảo yêu cầu đặt giảm thiểu tối đa kinh phí chi trả Qua phiếu khảo sát, mức độ hiệu đánh giá quan sau: Phần mềm họp trực tuyến Hồn tồn khơng đại 29% 2% 2% 19% Không đại Hiện đại phần Hiện đại 48% Rất đại Biểu đồ 3.1 Thể đánh giá mức độ đại hoá Phần mềm họp trực tuyến Tỉnh đoàn bắc Ninh Các khố đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Hồn tồn không đại 4% 10% 6% 28% Không đại Hiện đại phần 52% Hiện đại Rất đại Biểu đồ 3.2 Sự đánh giá mức độ đại hoá khoá đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến Tỉnh đồn Bắc Ninh 2.2.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 2.2.4.1 Ứng dụng ISO 9001:2008 2.2.4.2 Trang bị công nghệ thông tin (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 13 Các phịng ban thuộc Văn phịng Tỉnh đồn trang bị máy điện thoại, máy vi tính, máy fax để phục vụ cho nhu cầu làm việc Các máy tính Văn phịng Tỉnh đồn kết nối mạng Lan ( chia sẻ tài nguyên với nhau: tập tin, máy in, máy quét số thiết bị khác)và kết nối internet Hiện Văn phòng Tỉnh đoàn xây dựng đưa vào ứng dụng phần mềm: Đó phần mềm quản lý văn VNPT iOffice phần mềm Hệ thống nghiệp vụ đồn TNCS Hồ Chí Minh 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Về hiê ̣n đa ̣i hoá nguồ n nhân lực văn phòng 2.3.1.1 Ưu điểm Cán bộ, công chức, viên chức đơn vị có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với cơng việc giao; có tinh thần đoàn kết hỗ trợ lẫn giải cơng việc Cán bộ, cơng chức có thâm niên làm việc lâu năm 2.3.1.2 Hạn chế Qua thống kê đội ngũ nhân văn phòng có xu hướng già hóa, khơng có động, cơng chức với độ tuổi trẻ tỷ lệ công chức biết ngoại ngữ chiếm tỷ lệ thấp chủ yếu chứng A, B, C, điều kiện để thi vào trình độ trị trung cấp chiếm đại đa số Cán bộ, công chức có trình độ kỹ thuật biết ngoại ngữ nguồn nhân lực quan trọng, thúc đẩy hỗ trợ cho q trình đại hóa cơng tác văn phịng TĐBN Tuy nhiên, số hạn chế thấy là: Trình độ, lực đội ngũ cơng chức cịn chưa đồng đều; thiếu hụt đội ngũ công chức chuyên trách công nghệ thông tin với trình độ cao; tác phong làm việc số cơng chức cịn chưa nhanh nhẹn chưa tận tình với cơng việc Bên cạnh đó, tình trạng “ngồi chơi xơi nước”, sử dụng lãng phí thời gian cho ngày làm việc tương đối phổ biên Việc bố trí nhân phịng ban chưa hợp lý, có cơng chức, nhân viên tình trạng “sáng cắp ô đi, chiều cắp ô về” Một số đơn vị, phịng ban cịn có thừa, thiếu nhân 2.3.2 Về hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn thư, lưu trữ 2.3.2.1 Ưu điểm: Công tác văn thư: Bộ phận văn thư có cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ; Văn ban hành kiểm tra quản lý thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định nhà nước; Việc quản lý văn đến thực nghiêm chỉnh; Việc quản lý sử dụng dấu quan đơn vị thực theo quy định nhà nước; Văn có độ mật, tuyệt mật có sổ theo dõi riêng quản lý theo quy định nhà nước; Bộ tiến hành ứng dụng phần mềm VNPT iOffice vào quản lý văn máy tính góp phần đảm bảo quản lý văn nhanh chóng, thuận tiện Cơng tác lưu trữ: Bộ phận lưu trữ trì thường xuyên việc hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ; Cán lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài liệu cách khoa học; Việc giao nhận tài liệu tiến hành công khai, minh bạch; Công tác chỉnh lý tài liệu tiến hành nghiêm túc; Việc bảo quản tài liệu lưu trữ thực tương đối tốt, tài liệu xếp ngăn nắp, gọn gàng giá; Việc ứng dụng phần mềm khai thác sử dụng tài liệu góp phần nâng cao hiệu làm việc 2.3.2.2 Hạn chế: Công tác văn thư: Việc tiếp nhận, xử lý văn số đơn vị cịn chậm; Đơi cán công chức, viên chức chưa (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 14 ý thức đầy đủ vai trị cơng tác lập hồ sơ việc giải công việc giao; Một số cán soạn thảo chưa tập trung vào việc rà soát nội dung văn để phát sai sót, kịp thời điều chỉnh trước trình ký; Hiện Tỉnh đồn chưa ban hành danh mục hồ sơ năm nên việc lập hồ sơ cơng việc chun viên cịn gặp nhiều khó khan; Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa thời gian quy định; Việc đăng ký văn đi, đến thực mạng giao diện nội hay xảy tình trạng q tải; Có văn gửi đến không qua văn thư Tỉnh đoàn xử lý mà lại chuyển trực tiếp lên phịng ban dẫn đến việc văn khơng kiểm sốt; Phần mềm quản lý cơng tác văn thư cần nghiên cứu, nâng cấp ứng dụng để đưa lại hiệu tính nhiều Cơng tác lưu trữ: Cơng tác thu thập tài liệu cịn nhiều khó khăn phụ thuộc vào đơn vị giao nộp; Chất lượng hồ sơ tài nhiều hạn chế, nhiều tài liệu trùng thừa khơng có giá trị; Công tác bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng nhu cầu giải cơng việc; Chưa thực số hóa tồn diện tài liệu lưu trữ 2.3.3 Về hiê ̣n đa ̣i hoá công tác tổ chức cuô ̣c ho ̣p, hơ ̣i nghi ̣ 2.3.3.1 Ưu điểm: Văn phịng Tỉnh đoàn đưa vào sử dụng nâng cấp hệ thống mạng Lan cho tồn phịng, đơn vị quan với mục tiêu: Mở rộng băng thông tăng tốc độ kết nối điện tử, tăng độ bảo mật bảo đảm an tồn thơng tin đáp ứng yêu cầu công việc, thực nhanh hơn, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian tăng hiệu công tác - Đã ứng dụng phần mềm quản lý văn VNPT iOffice giúp cho việc quản lý văn dễ dàng, thuận tiện tốn thời gian - Ứng dụng phần mềm kế toán cơng tác kế tốn – tài văn phịng quan - Văn phòng vào triển khai nghiên cứu số hóa tài liệu lưu trữ để giúp cho việc lưu trữ tốt Như vậy, Văn phịng Tỉnh đồn biết tiếp cận gần với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng 2.3.3.2 Hạn chế: - Các phần mềm Văn phịng Tỉnh đồn sử dụng chưa có tính ưu việt, Mạng Lan trình cải tạo, nâng cấp nên đường truyền chưa thật ổn định - Cán bộ, công chức Văn phòng yếu tin học công nghệ thông tin, tiếng anh nên việc đưa vào áp dụng phần mềm đại gặp khó khăn, có áp dụng phải đào tạo cơng chức, nhân viên thời gian dài phải có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 2.3.4 Về ứng du ̣ng công nghê ̣ thông tin công tác văn phòng 2.3.4.1 Ưu điểm Văn phịng Tỉnh đồn xây dựng ban hành hệ thống tài liệu ISO 9001:2008 theo tiêu chuẩn Việt Nam có danh mục kèm theo; 100% lãnh đạo văn phịng Tỉnh đồn nắm rõ yêu cầu nguyên tắc điều khoản quy định tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 2.3.4.2 Hạn chế Hệ thống tài liệu xây dựng áp dụng bỏ qua; Có tới 83% ý kiến trả lời cơng chức, nhân viên gặp khó khăn ứng dụng ISO 9001:200 (tổng hợp qua phiếu khảo sát) Tiểu kết Chương Tỉnh Đoàn quan chuyên trách Đồn TNCS Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh, hoạt động theo pháp (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 15 luật nhà nước ngun tắc Điều lệ Đồn Văn phịng Tỉnh đồn có chức tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thường trực Tỉnh đồn cơng tác thơng tin, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi phạm vi tồn tỉnh; cơng tác thi đua khen thưởng Đoàn; quản lý trang thiết bị quan Tỉnh đoàn Sự phối hợp Tỉnh đồn quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh thể nhiều phương diện Dựa kết khảo sát thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đồn bốn nội dung bản: (1) Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phịng; (2) Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ; (3) Hiện đại hóa cơng tác tổ chức họp, hội nghị; (4) Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng, Chương nêu lên thực trạng đại hố cơng tác văn phịng Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh cách khách quan Đồng thời nêu ưu điểm nhược điểm thực trạng Đây sở thực tiễn quan trọng để đề xuất hệ thống giải pháp kiến nghị Chương CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỈNH ĐOÀN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHỐI HỢP VỚI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH 3.1 Quan điểm đại hố cơng tác Văn phịng Tỉnh đoàn Bắc Ninh 3.1.1 Nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, chức văn phịng - Thứ nhất, tạo tiền đề phát triển cho quan tổ chức; - Thứ hai, giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức; - Thứ ba, nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng nhân viên chức văn phịng, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao nhất; - Thứ tư, thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng 3.1.2 Đảm bảo lãnh đạo thống Đảng hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng - Nâng cao nhận thức cấp uỷ đảng, quyền cấp thiết phải chủ động tham gia tích cực có hiệu Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, coi nhiệm vụ trọng tâm áp du ̣ng và o hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng Gắn mục tiêu, nhiệm vụ tham gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ mơi trường, bảo đảm quốc phịng, an ninh cấp, ngành - Xác định nội dung cốt lõi sách chủ động tham gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư nước ta nói chung và của Tỉnh đoàn Bắ c Ninh nói riêng thúc đẩy phát triển khoa học, công nghệ đổi sáng tạo tất ngành, lĩnh vực thúc đẩy chuyển đổi số, trọng tâm phát triển quyền điện tử, tiến tới văn phòng thông minh - Tỉnh đoàn ưu tiên chuyển giao ứng dụng mạnh mẽ công nghệ liñ h vực hà nh chính văn phòng; có trách nhiệm thúc đẩy nghiên cứu khoa học, công nghệ, tạo mơi trường thuận lợi hỗ trợ có trọng tâm, trọng điểm để đoàn viên niên cũng cán bô ̣ quan chủ thể định tham gia Cách mạng công nghiệp lần thứ tư - Phát huy tham gia có hiệu Mặt trận Tổ quốc, tổ chức trị - xã hội, đối tượng chịu tác động sách vào trình hoạch định giám sát thực thi sách có liên quan đến Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Xây dựng chế hợp tác Tỉnh đoà n doanh nghiệp, hiệp (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 16 hội doanh nghiệp xây dựng thực thi sách hiê ̣n đa ̣i hoá 3.1.3 Hiện đại hoá phải đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước Thứ nhất, tham gia chủ thể xã hội vào hoạt động hành nhà nước Sự tham gia cơng dân, nhấ t là niên nhiều hình thức khác vào hoạt động thực thi quyền lực nhà nước yếu tố bảo đảm quyền lực nhà nước thuộc nhân dân, tạo khả kiểm soát thực tế hoạt động hành chính nhà nước Sự tham gia tổ chức cá nhân vào hoạt động hành nhà nước phải mở rộng tất cấp ta ̣i địa phương Các tổ chức cơng dân tham gia vào hoạt động nhà nước cách trực tiếp gián tiếp Thứ hai, tính dự đốn hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng Tỉnh đoà n Tính dự đốn sản phẩm hệ thống luật pháp quy định rõ ràng, cụ thể cơng khai hóa, đồng thời tuân thủ cách thống có hiệu Tính dự đốn địi hỏi Tin̉ h đoàn phải xây dựng quy định rõ ràng dịch vụ cơng phủ cung cấp, hoạt động khu vực tư nhằm hướng dẫn họ sản xuất, tiếp thị, định đầu tư Thứ ba, tính cơng hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng Hiê ̣n đa ̣i hoá công tác văn phòng phải bảo đảm phục vụ cơng bằng, bình đẳng cho đối tượng khác quan và ngoài xã hô ̣i, không phân biệt giai cấp, dân tộc tôn giáo Cơng tác văn phòng cần phải tính đến nhu cầu nhóm thiểu số người nghèo, nhóm bị thiệt thịi xã hội, có Tỉnh đoàn trì phát triển cách bền vững, tránh mâu thuẫn xã hội Thứ tư, tính thích ứng linh hoạt với phát triển Tin̉ h đoàn cần có lực quản lý phát triển Sự thay đổi diễn bên tác động môi trường bên ngồi Sự thích ứng linh hoạt Tỉnh đoàn bối cảnh đòi hỏi việc áp dụng chế thị trường phương pháp quản lý đại, so sánh chi phí lợi ích, coi công dân khách hàng, quản lý theo kết quả… để làm cho hiê ̣n đa ̣i hoá văn phòng trở nên động, đáp ứng yêu cầu ngày cao niên và người dân Thứ năm, tính hiệu lực hiệu Hiệu lực hiê ̣n đa ̣i hoá văn phòng thực đúng, có kết chức quản lý máy hành để đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề Hiệu hiê ̣n đa ̣i hoá văn phòng kết quản lý đạt máy hành tương quan với mức độ chi phí nguồn lực Trong điều kiện nay, người dân nói chung và niên nói riêng quan tâm ngày nhiều đến việc Tỉnh đoà n sử dụng khoản thuế mà họ đóng góp nào, Tỉnh đoàn phải kiểm sốt chi tiêu, phân bổ sử dụng hợp lý nguồn lực tài để tạo đầu mong muốn 3.1.4 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực Muốn đại hóa cơng tác văn phịng, trước hết lãnh đạo quan cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn phòng Sự quan tâm phải thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán văn phịng; có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng, đặc biệt tin học ngoại ngữ Bên cạnh đó, lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng cần phải hiểu rõ tầm quan trọng yếu tố trang thiết bị, cần thiết phải ứng dụng công nghệ thơng tin vào nghiệp vụ văn phịng, mơi trường làm việc 3.2 Giải pháp tăng cường đại hố cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đồn Bắc Ninh nhằm nâng cao hiệu phối hợp với quan hành nhà nước tỉnh Bắc Ninh 3.2.1 Giải pháp thể chế Hiện đại hóa hành xu hướng phủ nhận bối cảnh cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ Việc ứng dụng thành tựu khoa học-công nghệ vào hoạt động hành (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 17 nhà nước khơng làm tăng suất lao động mà cịn góp phần thay đổi phương thức làm việc cán bộ, cơng chức, hướng tới mơi trường hành đại Hệ thống văn quy phạm pháp luật đại hóa hành nhà nước hồn thiện, góp phần đưa định hướng, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho lĩnh vực Tuy nhiên, khoảng trống mặt pháp lý lớn lĩnh vực văn phòng nói chung đại hóa cơng tác văn phịng nói riêng Vì vậy, cần xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật cụ thể để điều chỉnh nội dung tương lai, đó, cần nhấn mạnh yêu cầu, tiêu chuẩn bắt buộc việc đại hóa cơng tác văn phịng quan HCNN Đối với hoạt động TĐBN, cần sửa đổi, bổ sung Quy chế hoạt động tinh thần quy định cụ thể chế thông tin, phối hợp Văn phịng Tỉnh đồn với đơn vị, phận khác quan Việc ứng dụng CNTT tiến hành tảng quy trình quy định cách mạch lạc, rõ ràng, khơng chồng chéo Vì vậy, việc hồn thiện văn pháp lý điều chỉnh hoạt động, tiêu chuẩn, quy trình phối hợp, giải cơng việc Văn phịng Tỉnh đồn điều kiện tiên để tiến hành đổi nâng cao chất lượng công tác đại hóa văn phịng Cần xây dựng KPI (Key performance indicator - Chỉ số đo lường hiệu cơng việc) cho cơng việc Văn phịng Tỉnh đồn Dựa mơ tả cơng việc, phận quản lý nhân nghiên cứu để xây dựng KPI cho loại cơng việc vị trí việc làm Văn phịng Tỉnh đồn KPI xây dựng tốt vững cho việc tuyển dụng, bổ nhiệm, phân công công việc đánh giá cán 3.2.2 Giải pháp nhận thức Qua kết từ phiếu khảo sát có 100% ý kiến đề xuất lãnh đạo quan tâm để hoạt động văn phịng Tỉnh đồn tốt Vì vậy: - Lãnh đạo quan, đơn vị cần nâng cao tầm nhận thức vai trò, ý nghĩa cơng tác văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng xem yếu tố tiên để hồn thành nhiệm vụ - Văn phịng ngồi chức hậu cầu mình, cần làm tốt chức tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo phương hướng, nhiệm vụ đầu việc phạm vi Để lãnh đạo thấy rằng: Bộ phận văn phịng có vị trí quan trọng khơng thể thiếu từ u cầu phải đặt cần đại hóa cơng tác văn phịng cách nhanh chóng tồn diện - Tăng cường cơng tác thông tin, tuyên truyền nâng cao nhận thức cấp, cán bộ, công chức, viên chức Tỉnh đoàn tầm quan trọng cần thiết phải đẩy mạnh đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn, Tỉnh đoàn quan cấp tỉnh, phục vụ hoạt động đoàn viên niên xây dựng tổ quốc có mối liên quan mật thiết với quan HCNN tỉnh, nội dung phức tạp nên nhiệm vụ công tác văn phịng khơng phục vụ cho hoạt động cung cấp thơng tin cho lãnh đạo, mà cịn cung cấp nguồn tư liệu phong phú cho hoạt động nghiệp vụ khác Do vậy, đại hóa cơng tác văn phịng khơng đơn đại hố cơng nghệ quản lý, nâng cao chất lượng hiệu cơng việc mà cịn hướng tới đổi tư duy, nhận thức cán bộ, công chức, viên chức quan Tỉnh đồn vị trí, vai trị cơng tác văn phịng hoạt động chung quan Vì vậy, để có nhận thức đắn đầy đủ tầm quan trọng việc đại hóa cơng tác lưu trữ cần tập trung vào số biện pháp sau: - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền phổ biến văn Đảng, Nhà nước quy định cơng tác văn phịng, phổ biến chuyên đề văn đề cập tới vai trị, mục tiêu, tiến trình đại hóa cơng tác văn phịng nước, ngành nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Hình thức phổ biến tuyên truyền cần phong phú, đa dạng, nhiều kênh như: phổ biến hội (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 18 nghị tập huấn, đưa lên cổng thông tin Portal nội quan, đưa lên cổng thơng tin điện tử Tỉnh đồn - Tổ chức lớp đào tào bồi dưỡng công tác văn phịng cho cán bộ, cơng chức, viên chức tồn quan Mục đích biện pháp nâng cao tầm hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức cơng tác văn phịng, qua cán bộ, cơng chức, viên chức có nhìn tổng qt vị trí, vai trị cơng tác văn phòng quan, đơn vị Nắm rõ bước quy trình tiến hành lập hồ sơ cơng việc, giao nộp hồ sơ vào văn phòng quan hay có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Để qua đó, cán cơng chức, viên chức quan Tỉnh đoàn nhận thức cơng tác văn phịng lĩnh vực hoạt động Tỉnh đồn, có quy trình, quy định nhà nước hướng dẫn, quản lý pháp luật - Tổ chức khảo sát mô hình đại hóa cơng tác văn phịng quan Tỉnh đồn, qua tận dụng ý kiến, sáng kiến cán bộ, cơng chức tồn quan việc xây dựng kế hoạch, lộ trình đại hóa cơng tác văn phịng quan Tỉnh đoàn 3.2.3 Giải pháp nhân lực - Muốn đại hóa cơng tác văn phịng, trước hết lãnh đạo quan cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn phịng Sự quan tâm phải thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán văn phịng; có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng, đặc biệt tin học ngoại ngữ Bên cạnh đó, lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng cần phải hiểu rõ tầm quan trọng yếu tố trang thiết bị, cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ văn phịng, mơi trường làm việc Yếu tố mặt người - trang thiết bị, công nghệ môi trường làm việc phải trọng song hành với - Thường xuyên tổ chức buổi hội nghị, tọa đàm nâng cao chất lượng nghiệp vụ cơng tác văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng phạm vi Tỉnh đồn Tỉnh đoàn - Cấp lãnh đạo cần quan tâm đến đời sống cán bộ, công chức, nhân viên Trong cơng việc cần đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến chính, cần động viên tạo khơng khí thỗi mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu - Tổ chức máy nhân cần phân định rõ trách nhiệm quyền hạn tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống dưới, có vấn đề xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm bên có liên quan - Có kế hoạch dài hạn cho nhân văn phịng, quy hoạch lại đội ngũ nhân đơn vị văn phòng Phải xác định rõ trách nhiệm quyền lợi cá nhân công việc cụ thể, khơng để tình trạng có việc mà khơng có người làm có quan mà khơng có việc, chí có cơng việc mà nhiều đơn vị làm thành chồng chéo, không thống Tránh tình trạng thừa thiếu nhân đơn vị - Cần nhìn nhận, phản ánh đúng, đủ chất lượng đội ngũ nhân nay, vấn đề khó thân người cơng chức phải tự đánh giá, nhìn nhận lực yếu thân, xộc thẳng phá vỡ nếp nghĩ lạc hậu, không phù hợp ràng buộc - Nâng cao lực, phẩm chất đội ngũ cán bộ, công chức công tác giáo dục, cung cấp bổ sung kỹ năng, nghiệp vụ cho công việc mà cán bộ, công chức phụ trách - Lấy quy luật cạnh tranh (cạnh tranh lành mạnh) chế thị trường làm sở để sử dụng cán bộ, cơng chức Cần có tinh thần; người vừa làm tốt cơng việc hơm lại vừa có kiến thức chuyên môn để phát triển tương lai giữ lại làm việc, người thụ động khơng hồn thành nhiệm vụ, khơng có tinh thần cầu tiến phải kiên loại bỏ Phải dũng cảm thay cán bộ, cơng chức khơng cịn phù (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 19 hợp - Cần có chế độ tiền lương, thưởng phải đảm bảo nguồn thu nhập chủ yếu viên chức, công chức, đảm bảo sống người lao động máy nhà nước để họ yên tâm phục vụ lâu dài Lương, thưởng phải gắn bó trực tiếp với vai trị cán bộ, công chức chất lượng công việc 3.2.4 Giải pháp cơng tác văn thư – lưu trữ Bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Thủ trưởng quan phải bố trí lựa chọn công chức kiêm nhiệm công tác văn thư thực cơng việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tỉnh đồn có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 20 Cán bộ, công chức giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật thể thức trình bày văn Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin: Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc in, nhân văn khơng bị gián đoạn Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, quy chuẩn: Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp có lắp đặt hệ thống phịng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đến thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho Giải phóng không gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ: Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay không, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm công chức vi phạm quy định văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo tài liệu mật theo quy định pháp luật 3.2.5 Giải pháp cơng nghệ Thứ nhất, đầu tư kinh phí mua mới, nâng cấp phần mềm ứng dụng công tác văn phịng cơng tác lưu trữ, cơng tác quản lý tài sản Đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ Thứ hai, ứng dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn Phát triển phần mềm chạy Web để cán bộ, cơng chức truy cập từ lúc, nơi dựa tài khoản cá nhân cung cấp Thứ ba, xây dựng hệ thống kiểm soát vào Tỉnh đồn văn phịng Tỉnh đồn, ứng dụng phần mềm kiểm soát an ninh nội bộ, trang thiết bị an ninh: máy camera, máy đọc mã vạch, mắt thần, làm thẻ từ, dấu vân tay 3.2.6 Giải pháp tiêu chuẩn quản lý chất lượng (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 21 Với công tác văn phòng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thực chất áp dụng hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình quản lý khoa học, hợp lý hơn, xác định rõ việc, rõ người, rõ cách làm đảm bảo sở pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng ISO 9001:2015 công tác văn phịng quan Tỉnh đồn hạn chế tình trạng làm việc theo thói quen, tùy tiện, kinh nghiệm, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học để nâng cao suất, chất lượng cơng tác văn phịng hồn tồn phù hợp với chủ trương Nhà nước việc phát triển cơng tác văn phịng, nhằm phục vụ hiệu hoạt động thực tiễn bảo vệ phát huy giá trị mặt hoạt động quan Tỉnh đồn Bên cạnh đó, việc áp dụng ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng quan Tỉnh đồn có lợi ích sau: - ISO 9001:2015 giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, công chức, viên chức xác định nâng cao Từ kiểm sốt công việc, tạo môi trường làm việc động thoải mái - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục phiền hà cho đối tượng đến khai thác hồ sơ tài liệu - Tạo sở nâng cao thỏa mãn cán bộ, công chức, viên chức quan Tỉnh đồn với cơng chức làm văn phòng quan qua việc đáp ứng nỗ lực vượt qua mong đợi họ - Tạo cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng phong cách làm việc áp dụng CNTT truyền thông, nâng cao tốc độ độ xác giải cơng việc Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ quan Tỉnh đoàn cần thực số biện pháp sau: - Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể việc áp dụng ISO 9001:2015 công tác văn phòng - Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá, cấp chứng cho mua sắm máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 3.2.7 Giải pháp tài Đây coi giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc muốn cơng đại hóa cơng tác văn phịng quan Tỉnh đồn thành cơng Bởi kinh phí nguồn lực vật chất to lớn mà tất quan, tổ chức bắt buộc phải có để vận hành trơn tru mặt hoạt động quan, tổ chức Trong cơng tác văn phịng có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: - Đầu tư kinh phí để trang bị trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho đại hóa cơng tác văn phịng: Tại quan Tỉnh đoàn, việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trước hết cần trọng đầu tư thiết bị tin học với 03 mục tiêu sau: trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; trang bị để thay thiết bị hư hỏng, hết khấu hao lạc hậu không đáp ứng công nghệ mới; trang bị cho dự án phát triển tin học, triển khai phần mềm Vì vậy, triển khai phần mềm văn phòng điện tử ngành, tiến hành số hóa tài liệu, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu cần phải đầu tư, trang bị đồng để đảm bảo thực có hiệu máy scan, máy tính tốc độ cao, máy trạm, máy chủ… giúp cho việc giải quyết, xử lý văn nhanh, xác - Bố trí kinh phí tổ chức hội nghị văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước quan, hệ thống Tỉnh đoàn - Đầu tư kinh phí cho đồn khảo sát học tập nước cho đoàn học tập văn thư, lưu (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh 22 trữ quan hệ thống Tỉnh đồn để học tập kinh nghiệm cơng tác đại hóa cơng tác văn phịng - Bố trí kinh phí cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng quan Ngồi cơng tác văn phịng, kinh phí cần bổ sung hoạt động nghiệp vụ như: - Thuê đơn vị dịch vụ lưu trữ chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tài liệu tồn đọng chưa thu thập kho lưu trữ - Kinh phí để thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan - Kinh phí để số hóa tài liệu văn phịng Với khối lượng cơng việc lớn vậy, địi hỏi phải có quan tâm lãnh đạo Tỉnh đồn, Lãnh đạo văn phịng, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa cơng tác văn phòng, nâng cao hiệu hoạt động văn phịng nói riêng quan Tỉnh đồn nói chung 3.3.2 Kiến nghị Tỉnh đoàn Bắc Ninh - Đối với hoạt động TĐBN, cần sửa đổi, bổ sung Quy chế hoạt động tinh thần quy định cụ thể chế thông tin, phối hợp Văn phịng Tỉnh đồn với đơn vị, phận khác quan Việc ứng dụng CNTT tiến hành tảng quy trình quy định cách mạch lạc, rõ ràng, không chồng chéo Vì vậy, việc hồn thiện văn pháp lý điều chỉnh hoạt động, tiêu chuẩn, quy trình phối hợp, giải cơng việc Văn phịng Tỉnh đoàn điều kiện tiên để tiến hành đổi nâng cao chất lượng công tác đại hóa văn phịng - Thường xun tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức vai trị đại hố cơng tác văn phịng đến tồn thể quan - Nên có đề án, đề xuất lên UBND tỉnh việc đầu tư kinh phí cho cơng tác đại hố văn phịng - Thường xun tổ chức khố tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng cán Văn phòng Tỉnh đồn nói riêng tồn thể cán quan nói chung nhằm nâng cao trình độ, lực tiếp cận với đại hoá - Cần ứng dụng đồng công nghệ thông tin đại hoạt động quan nói chung Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng như: hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hệ thống quản lý đoàn viên, hộ thống phát hành văn (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh (TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh(TOM.tat.LUAN.van.THAC.si).hien.dai.hoa.cong.tac.van.phong.tai.tinh.doan.bac.ninh.nham.nang.cao.hieu.qua.phoi.hop.voi.co.quan.nha.nuoc.tinh.bac.ninh