Hoàn thiện kiểm soát hoạt động thu và chi tại trường đại học quảng nam

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUỲNH LÊ THÙY TRANG HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 834 03 01 Đà Nẵng – Năm 2020 Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học : TS Hà Phƣớc Vũ Phản biện 1: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: TS Hồ Văn Nhàn Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 10 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thơng tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong xu phát triển hội nhập nay, ngành giáo dục đào tạo đứng trước hội phát triển; đồng thời phải đối mặt với nhiều thách thức với yêu cầu ngày cao Đặc biệt Nghị định 16/2015/NĐ-CP quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp cơng Chính phủ ban hành thay cho Nghị định 43/2006/NĐ-CP nhằm điều chỉnh chế hoạt động, chế tài đơn vị nghiệp công lập theo hướng tăng cường trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đòi hỏi đơn vị nghiệp giáo dục phải xây dựng chế hoạt động hiệu quả, tiết kiệm, cơng tác kiểm sốt hoạt động thu chi cần phải quan tâm mức Trường Đại học Quảng Nam (ĐHQN) trường Đại học công lập (ĐHCL) trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam, đơn vị tự đảm bảo phần kinh phí hoạt động thường xuyên Hiện nay, trước tình hình chung ngành giáo dục đào tạo nước, Trường Đại học Quảng Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức định, đặc biệt công tác tuyển sinh bậc học gặp nhiều khó khăn chưa bảo đảm tiêu đào tạo giao nên số ngành đào tạo bị ảnh hưởng định đến số lượng chất lượng đào tạo Điều làm ảnh hưởng lớn đến nguồn thu nhà trường Do đó, yêu cầu cấp thiết đặt nhà trường phải có biện pháp để tăng nguồn thu, kiểm soát sử dụng hợp lý khoản chi để sử dụng tiết kiệm, hiệu nguồn lực có nhà trường Để làm điều đó, nhà trường cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội (KSNB), đặc biệt hệ thống kiểm sốt thu chi tài nội vững mạnh đơn vị Tuy nhiên, thấy chế kiểm soát hoạt động thu, chi trường chưa quan tâm mức Với ý nghĩa tính cấp thiết đó, q trình nghiên cứu, tơi chọn đề tài: “Hồn thiện kiểm soát hoạt động thu chi Trƣờng Đại học Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn Mục tiêu nghiên cứu - Mơ tả, đánh giá thực trạng kiểm soát hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận thực tiễn cơng tác kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam - Phạm vi nghiên cứu: Thực tiễn cơng tác kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam năm 2019 Phƣơng pháp nghiên cứu + Phương pháp quan sát thu thập thông tin: Quan sát thu thập thơng tin liên quan đến kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam + Phương pháp xử lý thông tin: tổng hợp kết quan sát thu thập thông tin để mơ tả, phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập Chương 2: Thực trạng kiểm soát hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Chương 3: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Tổng quan tình hình nghiên cứu Đến có nhiều cơng trình nghiên cứu kiểm soát thu, chi Trường Cao đẳng, Đại học nhiều khía cạnh khác Trong luận văn tác giả tham khảo số tài liệu tương tự như: Luận văn tác giả Nguyễn Thị Thuý Hiền (2013); Hồ Thị Vui (2013); Lê Thị Thanh Thu (2013); Nguyễn Thị Thu Hậu (2014); Luận văn tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh (2016); Trần Văn Quý (2016); Trình Thị Nhinh (2017) Qua tham khảo cơng trình nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy cơng trình có giá trị to lớn lý luận thực tiễn Tuy nhiên, năm gần Trường ĐHQN chưa có đề tài nghiên cứu kiểm soát hoạt động thu, chi Trường Chính vậy, tác giả chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam”, nhằm mục đích nghiên cứu thực trạng kiểm soát thu, chi Trường đưa giải pháp nhằm nâng cao tính kiểm sốt, hạn chế rủi ro, sai sót hoạt động thu chi đem lại hiệu kinh tế cho nhà trường CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội INTOSAI (2004) định nghĩa kiểm sốt nội “một q trình bị chi phối nhà quản lý nhân viên đơn vị, thiết lập đối phó với rủi ro cung cấp đảm bảo hợp lý trình theo đuổi sứ mệnh đơn vị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức” 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội Các mục tiêu KSNB đơn vị gồm: Mục tiêu hoạt động; mục tiêu báo cáo; mục tiêu tuân thủ; mục tiêu quản lý nguồn lực 1.1.3 Sự cần thiết lợi ích kiểm sốt nội Trong q trình hoạt động đơn vị, đối diện với rủi ro, với nguy khiến cho đơn vị không đạt mục tiêu đề Việc KSNB tốt đem lại cho tổ chức lợi ích giúp cho đơn vị hạn chế rủi ro kiểm soát rủi ro ngưỡng mức rủi ro chấp nhận được, giúp cho đơn vị nâng cao lực; cải tiến hiệu hoạt động; hạn chế cố hoàn thành mục tiêu tổ chức 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Theo INTOSAI (2004), hệ thống kiểm soát nội cấu thành năm yếu tố gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát 1.2 KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP 1.2.1 Nội dung hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập (ĐHCL) a Nội dung hoạt động thu sở giáo dục ĐHCL Nguồn thu sở giáo dục ĐHCL bao gồm: Nguồn ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu nghiệp từ học phí, lệ phí từ người học theo quy định Nhà nước; thu từ hoạt động sản xuất, dịch vụ nguồn thu khác b Nội dung hoạt động chi sở giáo dục ĐHCL Nội dung chi sở giáo dục ĐHCL bao gồm: Chi toán cá nhân; chi hoạt động nghiệp vụ; chi mua sắm, xây dựng sửa chữa tài sản cố định thường xuyên; chi khác… 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập Kiểm sốt nhằm đánh giá tình hình sử dụng khoản thu, chi có quy định Nhà nước, quy chế CTNB đơn vị; giúp phát ngăn chặn kịp thời sai phạm; đảm bảo thông tin sổ sách, CTKT, BCTC đầy đủ, rõ ràng, trung thực 1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập Các sở giáo dục Đại học công lập tuân thủ theo quy định Thông tư 107/2017/TT–BTC tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách báo cáo kế toán 1.2.4 Các hoạt động kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học cơng lập a Hoạt động kiểm sốt khoản thu - Mục tiêu kiểm soát : Nhằm đảm bảo thu đúng, đầy đủ, kịp thời, đảm bảo thông tin khoản thu thể chứng từ, sổ sách, báo cáo đơn vị đầy đủ, rõ ràng, trung thực - Các rủi ro khoản thu: Thu không theo mức thu quy định Nhà nước; Không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Khi thu không đôn đốc thu nên dẫn đến tình trạng thu khơng kịp thời, chí thất thu; Các khoản thu khơng phản ánh đầy đủ vào sổ sách kế toán;… - Thủ tục kiểm soát khoản thu: Tất khoản thu trường thu cần có văn cụ thể quy định mức thu, mức miễn giảm (nếu có) hoạt động đơn vị sở quy định Nhà nước; Khi thu phải phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Thủ quỹ không vừa viết Phiếu thu vừa thu tiền; Thường xuyên theo dõi, báo cáo tình hình thực nguồn thu để đôn đốc khoản thu kịp thời;… b Hoạt động kiểm soát khoản chi - Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo chi kịp thời, chi đối tượng, mục đích, quy định Nhà nước; khoản chi thể chứng từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực - Rủi ro khoản chi: Chi vượt dự toán, vượt định mức quy định Nhà nước, quy chế CTNB đơn vị; Chi sai số tiền duyệt; Chứng từ chi không theo quy định hành; Các khoản chi không kịp thời,… - Thủ tục kiểm soát khoản chi: Khi chi đơn vị phải xây dựng kế hoạch, phải lập dự tốn chi để trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt trước thực phải tuân thủ theo định mức chi quy định Nhà nước quy chế CTNB xây dựng đơn vị; Cần kiểm tra thật kỹ chứng từ kế toán xem đảm bảo chưa; Các đơn vị phải sử dụng chứng từ kế toán theo quy định hành;… KẾT LUẬN CHƢƠNG CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.1.1 Giới thiệu trƣờng Đại học Quảng Nam Trường Đại học Quảng Nam (ĐHQN) đơn vị nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh Qua 20 năm xây dựng phát triển, Trường ĐHQN xác định trường đại học đa cấp, đa ngành, đa hệ 2.1.2 Cơ cấu tổ chức tổ chức máy kế toán Trƣờng a Cơ cấu tổ chức : Gồm có 19 đơn vị trực thuộc, gồm phịng, khoa chun mơn, trung tâm Trường Mầm non Thực hành b Tổ chức máy kế tốn: Gồm có Trưởng phịng kiêm Kế toán trưởng; Kế toán viên Thủ quỹ 2.2 NỘI DUNG CÁC HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.2.1 Nội dung hoạt động thu Trƣờng Đại học Quảng Nam: Các nguồn thu Trường Đại học Quảng Nam gồm có nguồn thu từ Ngân sách nhà nước cấp thường xuyên không thường xuyên; Nguồn thu nghiệp dịch vụ khác 2.2.2 Nội dung hoạt động chi Trƣờng Đại học Quảng Nam a Các hoạt động chi thường xuyên: Thường chia làm nhóm chi: (1) Chi tốn cá nhân; (2) Chi hành chun môn; (3) Chi mua sắm - sửa chữa tài sản; (4) Chi khác b Các hoạt động chi không thường xuyên: Gồm chi chế độ cho sinh viên Lào, dân tộc thiểu số, sinh viên khuyết tật; chi thực sách tinh giản biên chế; chi đầu tư xây dựng … 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.3.1 Mơi trƣờng kiểm sốt Trƣờng - Triết lý phong cách lãnh đạo Ban giám hiệu (BGH) nhà trường: BGH quan tâm đến việc tổ chức kiểm tra, kiểm soát tất mặt hoạt động Trường Do BGH xuất thân từ sư phạm nên khả quản lý tài phần bị hạn chế - Năng lực đội ngũ CBVC: Đội ngũ nhân Phòng KH-TC Trường đào tạo chuyên ngành Kế toán đảm bảo hồn thành tốt cơng việc giao Tuy nhiên, kỹ phân tích số liệu kế tốn đội ngũ kế tốn cịn hạn chế - Cơ cấu tổ chức: hợp lý, gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc thù Trường thuận lợi trình đạo, điều hành BGH Tổ chức máy kế tốn Phịng KH-TC chưa hợp lý khơng có kế tốn theo dõi TSCĐ; khơng có Phó phịng mà có Trưởng phịng kiêm KTT KTT đảm nhận nhiều cơng việc nên giải công việc không hiệu dễ xảy sai phạm - Chính sách nhân : thực tốt sách nhân 2.3.2 Đánh giá rủi ro hoạt động thu, chi Trƣờng Công tác đánh giá rủi ro dừng lại bước nhận diện rủi ro xảy hoạt động thu, chi chưa sâu vào phân tích, đánh giá rủi ro hoạt động thu, chi cụ thể 2.3.3 Hoạt động kiểm soát thu, chi Trƣờng a Hoạt động kiểm soát khoản thu  Kiểm soát nguồn thu từ nguồn NSNN cấp - Mục tiêu kiểm soát: nhằm đảm bảo lập dự toán nguồn NSNN đúng, đủ theo số lượng SV thuộc tiêu NS cấp năm, theo định mức quy định ngành đào tạo Trường 10 Bảng 2.4 Các hoạt động kiểm soát nguồn thu học phí Rủi ro Hoạt động kiểm sốt - Xác định - Hiệu trưởng phân cơng Phịng Đào tạo xây dựng mức thu học chương trình đào tạo; xác định số tín SV phí khơng ngành học Trên sở khung chương trình theo đào tạo văn quy định Nhà nước quy định Phịng KH-TC, KTT tính toán tham mưu Hiệu trưởng ký duyệt để định mức thu học phí năm học cho phù hợp với trường - - Xác định - Vào đầu năm học, Phòng CTSV hướng mức miễn dẫn SV thuộc đối tượng miễn, giảm học phí giảm học làm hồ sơ; kiểm tra hồ sơ lập danh sách SV phí khơng miễn, giảm gửi cho Phòng KH-TC Tại theo Phòng KH-TC, KTT phân cơng cho kế tốn thu quy định học phí xác định số tiền miễn, giảm Nếu theo quy định KTT trình danh sách cho Hiệu trưởng kiểm tra, ký duyệt ban hành định công nhận SV thuộc đối tượng miễn, giảm - Sai sót - Khi SV đến nộp học phí kế tốn thu học phí khâu đăng nhập vào phần mềm quản lý thu học phí cập nhật xuất hố đơn thu học phí để thu học phí cho SV liệu nên có Hố đơn thu học phí gồm có liên:1 liên giao sinh cho người nộp để có sai sót SV xuất trình viên nộp hóa đơn để đối chiếu liên kế tốn thu học phí lưu lại đơn vị Hàng ngày, kế tốn thu học phí báo nợ học kết xuất liệu phần mềm để đối chiếu phí danh sách SV nộp ngày hóa đơn thu học phí thu ngày có khớp khơng? 11 - Số tiền - Đối với thu học phí tiền mặt hàng ngày, thu học phí KTT u cầu kế tốn thu học phí tổng hợp danh khơng nộp sách thu học phí kèm hóa đơn ngày để kế vào sổ toán toán kiểm tra lập Phiếu thu sách KT phần mềm kế toán để chuyển cho Thủ quỹ thu tiền Định kỳ, hàng tháng, quý, năm, kế toán toán đối chiếu số liệu thu học phí sổ sách kế tốn với báo cáo thu học phí kế tốn thu học phí có khớp với hay không? - Số tiền thu - Hằng ngày, kế tốn thu học phí báo cáo danh học phí qua sách thu học phí qua hệ thống ngân hàng để kế ngân hàng toán toán cập nhật vào phần mềm kế tốn khơng phản Cuối tháng, kế toán toán lấy sổ phụ tài ánh kịp thời khoản thu học phí kiểm tra đối chiếu có khớp vào sổ sách với số tiền kế tốn thu học phí báo cáo - Khơng đơn - Trước kỳ thi kế tốn thu học phí gửi danh đốc để sách SV nợ học phí lớp để SV biết SV nợ học số tiền nợ học phí phối hợp với Giáo vụ phí nhiều Khoa để đơn đốc SV nộp HP, cấm thi SV chưa dễ xảy nộp Ngoài ra, kết thúc học kỳ kế tốn tình trạng thu học phí đối chiếu tình hình thực tế thu học phí thất thu với kế hoạch dự toán thu ban đầu nhằm đưa SVnghỉ học giải pháp đảm bảo thu học phí đầy đủ, kịp thời  Kiểm sốt nguồn thu dịch vụ nguồn thu khác - Mục tiêu kiểm soát: Nhằm đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời số tiền theo hợp đồng thỏa thuận bên theo chế tài quy định Quy chế chi tiêu nội trường - Các hoạt động kiểm soát nguồn thu dịch vụ thu khác 12 Để hạn chế rủi ro gian lận che giấu nguồn thu nhà trường kiểm soát nguồn thu dịch vụ dựa theo mức thu thỏa thuận hợp đồng bên kiểm soát nguồn thu Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học; trường Mầm non thực hành thông qua chế tài quy định Quy chế CTNB trường b Các hoạt động kiểm soát khoản chi  Nhóm 1: Chi tốn cá nhân - Mục tiêu kiểm soát: nhằm đảm bảo khoản chi tuân thủ theo quy định hành Nhà nước theo quy chế CTNB Bên cạnh cịn đảm bảo việc chi trả khoản toán cá nhân đầy đủ, kịp thời, đối tượng Bảng 2.6 Các hoạt động kiểm soát chi lƣơng, tiền cơng, khoản phụ cấp đóng góp theo lƣơng Rủi ro Hoạt động kiểm soát - Các định - Cuối tháng, Phịng TC-TT trình liên quan đến việc định thay đổi hệ số lương, thâm niên tính lương khơng giảng dạy, phụ cấp chức vụ, nghỉ thai sản cập nhật kịp tháng cho Hiệu trưởng ký duyệt sau thời, đầy đủ dẫn chuyển cho Phịng KH-TC tính lương đến phải truy thu Các thay đổi nhân sự, hệ số lương, phụ truy lĩnh cấp thường xuyên kiểm tra, đối chiếu lương Phòng KH-TC Phịng TC-TT - Việc tính lương, - Tại Phịng KH-TC, KTT phân cơng kế tốn khoản đóng lương sở định lương góp theo lương Phịng TC-TT tính tốn bảng lương, hàng tháng cho khoản đóng Bảo hiểm Việc tính bảng lương Cán viên chức chấp hành theo thang bảng lương hệ 13 khơng xác số lương, phụ cấp lương theo quy định không kịp thời Nhà nước Trước chuyển lương, kế toán lương gửi bảng lương lên trang Web nội để CBVC kiểm tra, đối chiếu - Các hoạt động kiểm soát chi toán giảng dạy vƣợt cho GV Bảng 2.7 Các hoạt động kiểm soát chi toán giảng dạy vƣợt cho GV Rủi ro Hoạt động kiểm soát - Việc giám sát - Đầu năm học, Khoa phân công giờ giảng dạy giảng dạy cho GV gửi bảng phân công không thực cho Phòng ĐT Phòng ĐT tổng hợp thường xuyên nên danh sách phân công giảng dạy xác định không Khoa thành lập hội đồng họp, duyệt phân xác số cơng giảng dạy Hàng ngày, Phòng ĐT giảng vượt phân công CBVC theo dõi nề nếp giảng dạy - Việc tính tốn - Trên sở bảng tổng hợp giảng dạy bảng Phòng ĐT Hiệu trưởng kiểm tra, toán dạy vượt giảng ký duyệt Phịng ĐT gửi cho Phịng KHgiờ TC, KTT phân cơng kế tốn lương tính khơng xác giảng dạy dựa vào thơng tin hệ số xảy gian lận lương, phụ cấp chức vụ GV đối chiếu bảng tính lại với Phịng TC-TT chưa? Ngồi ra, việc tính giảng dạy cịn dựa danh hiệu thi đua hàng năm; trình độ chun mơn GV quy định quy chế CTNB Trường Bảng tính gửi lên Web nội để GV kiểm tra, phản hồi kịp thời 14 - Các hoạt động kiểm soát chi học bổng KKHT Bảng 2.8 Các hoạt động kiểm soát chi học bổng KKHT Rủi ro Hoạt động kiểm sốt - Xảy sai sót - Cuối học kỳ Khoa gửi q trình nhập điểm điểm mơn học file nhập điểm học tập điểm rèn Phòng Đào tạo Phòng Đào tạo kiểm luyện dẫn đến xác tra, đối chiếu lại tính điểm trung bình định sai đối tượng học tập SV gửi cho Phòng CTSV cập nhật SV nhận học bổng điểm rèn luyện Sau đó, Phịng CTSV gửi bảng điểm học tập rèn luyện lên Website trường để SV kiểm tra có sai sót phản hồi kịp thời - Xác định không - Trên sở số lượng SV Phịng CTSV xác số lượng Phịng ĐT cung cấp Phịng KH-TC SV lớp lập bảng kế hoạch học bổng cho kỳ tính học bổng dẫn lớp Kế tốn phụ trách mảng học bổng SV đến xác định sai số lập bảng kế hoạch mức học phí học bổng trích thu theo quy định, tổng số sinh viên kỳ gây tổn thất cho lớp để lập kế hoạch học bổng phân bổ nhà trường quỹ học bổng lớp Mức học bổng trích 8% theo mức thu học phí quy  Nhóm 2: Chi hành chun mơn - Mục tiêu kiểm soát : Nhằm đảm bảo khoản chi chi trả theo tình hình thực tế sử dụng đơn vị; theo quy định hành Nhà nước, quy chế CTNB Trường - Các hoạt động kiểm sốt chi hành 15 Bảng 2.9 Các hoạt động kiểm sốt chi hành Rủi ro - Các Hoạt động kiểm soát khoản chi - Chi dịch vụ công cộng; thông tin liên lạc: không tuân thủ theo vào hoá đơn hàng tháng điện quy định Nhà thoại cố định, nước, xăng, internet…Phòng nước mức khoán HC-QT lập chứng từ tốn kèm hóa chi quy định đơn để Phịng KH-TC trình Hiệu trưởng ký quy chế CTNB duyệt trả nhà cung cấp nhà trường - Chi văn phòng phẩm, cơng cụ dụng cụ cho CBVC, Phịng, Khoa; Chi hội nghị; Chi cơng tác phí: Nhà trường kiểm soát khoản chi vào mức khoán chi quy định quy chế CTNB - Các hoạt động kiểm sốt chi chun mơn: mua vật tư, trang thiết bị phục vụ chuyên môn; chi phục vụ công tác đào tạo; nghiên cứu khoa học;… Để hạn chế rủi ro mua sắm vật tư, trang thiết bị khơng xuất phát từ nhu cầu thực tế đầu năm học Phịng, Khoa có nhu cầu mua lập giấy đề xuất mua sắm trình Phịng HC-QT xem xét tổng hợp nhu cầu mua sắm trình Hiệu trưởng phê duyệt Trên sở đó, Phịng HC-QT tiến hành mua làm thủ tục tốn Phịng KH -TC kiểm tra hợp đồng; biên nghiệm thu, lý; báo giá ba nhà cung cấp khác nhau; hóa đơn; …xem có đầy đủ khơng? Nếu chứng từ đầy đủ làm thủ tục chuyển trả NCC Đối với khoản chi phục vụ công tác đào tạo Phòng ĐT phụ trách Các khoản chi NCKH Phòng QLKH & HTQT phụ trách Trước thực Phịng tiến hành lập dự toán Nhà trường kiểm soát khoản chi thơng qua việc kiểm tra 16 lập dự tốn thủ tục tốn có theo mức chi quy định quy chế CTNB Trường hay khơng?  Nhóm 3: Chi mua sắm sửa chữa tài sản - Mục tiêu kiểm soát: nhằm đảm bảo chi mua sắm sửa chữa tài sản theo nhu cầu thực tế kế hoạch mua sắm từ đầu năm; phải có đầy đủ chứng từ liên quan đến mua sắm sửa chữa - Các hoạt động kiểm soát mua sắm sửa chữa tài sản Hàng năm sở kế hoạch mua sắm sửa chữa TSCĐ Hiệu trưởng phê duyệt, Phòng HC-QT tiến hành mua sắm; lập kế hoạch sửa chữa theo quy định nhà nước làm thủ tục toán.Tùy thuộc vào giá trị tài sản sửa chữa tài sản mà chứng từ toán khác Phòng KH-TC kiểm tra hồ sơ tốn đảm bảo theo quy định trình chứng từ tốn cho Hiệu trưởng ký duyệt để chuyển trả cho Nhà cung cấp  Nhóm 4: Kiểm soát khoản chi khác - Mục tiêu kiểm soát: nhằm đảm bảo khoản chi tuân thủ theo quy định Nhà nước thực tế phát sinh Trường - Các hoạt động kiểm soát khoản chi khác: Các khoản chi khác chi tiếp khách, chi hỗ trợ bồi dưỡng khác, Để hạn chế rủi ro gian lận khai khống khoản chi tốn Phịng, Khoa kèm giấy xin ý kiến có phê duyệt Hiệu trưởng hóa đơn, chứng từ có liên quan kèm theo để làm chứng từ toán  Kiểm soát chi từ nguồn NSNN cấp không thƣờng xuyên - Mục tiêu kiểm soát: nhằm đảm bảo chi đối tượng SV, chi đủ kịp thời chế độ học bổng theo quy định  Các hoạt động kiểm soát chi từ nguồn NSNN cấp không thƣờng xuyên : chi chế độ SV khuyết tật, DTTS, Lào,… Hàng năm, Phòng CTSV văn quy định 17 nhà nước thu hồ sơ kiểm tra hồ sơ SV thuộc chế độ NSNN cấp không thường xuyên Nếu hồ sơ đảm bảo Phịng CTSV ban hành Quyết định cơng nhận kèm theo danh sách SV thuộc chế độ NS cấp khơng thường xun trình Hiệu trưởng ký duyệt Sau đó, Phịng CTSV gửi cho Phịng KH-TC để hàng tháng chi trả chế độ cho SV 2.3.4 Thông tin truyền thông Trƣờng a Thông tin - Về tổ chức thông tin ban đầu thông qua chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán lập theo quy định Luật Kế toán Thông tư 107/2017TT-BTC - Về tổ chức tài khoản kế toán: đơn vị áp dụng tài khoản kế tốn quy định Thơng tư số 107/2017/TT-BTC - Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: theo hình thức CTGS - Về tổ chức hệ thống hóa thơng tin kế tốn: Cơng tác kế tốn Trường tin học hóa phần mềm kế tốn DAS 10.0 - Về tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn: Thực báo cáo tài báo cáo tốn theo Thơng tư 107/TT-BTC b Truyền thông: Nhà trường thiết lập kênh truyền thông từ cấp xuống cấp dưới; từ cấp lên cấp trên, trao đổi phận với nhau; nhà trường với tổ chức bên 2.3.5 Hoạt động giám sát thu chi Trƣờng Ban TTND thường xuyên giám sát tình hình tài chính, việc thực nội quy, quy chế Trường Ngồi ra, cịn có giám sát định kỳ hàng tháng, quý KTT, Hiệu trưởng qua báo cáo kế toán phần hành báo cáo tổng hợp thu, chi kế toán tổng hợp 2.4 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 18 2.4.1 Những ƣu điểm - Về mơi trƣờng kiểm sốt : BGH nhà trường ln quan tâm tổ chức kiểm tra, kiểm sốt tất mặt hoạt động Trường Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc thù Trường thuận lợi trình đạo điều hành BGH - Về đánh giá rủi ro: Nhà trường ban đầu thực việc nhận diện rủi ro liên quan đến hoạt động thu, chi - Về hoạt động kiểm soát : Các hoạt động kiểm sốt có phân chia trách nhiệm rõ ràng phận Nhà trường xây dựng Quy chế CTNB làm để kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu chi Trường thuận lợi - Về thông tin truyền thông: Nhà trường xây dựng hệ thống chứng từ; tài khoản; hệ thống sổ sách kế toán lập đầy đủ báo cáo kế toán theo quy định Thông tư số 107/2017/TT-BTC - Về hoạt động giám sát: Nhà trường ban đầu thực giám sát thường xuyên định kỳ hoạt động thu, chi Trường 2.4.2 Những hạn chế - Về mơi trƣờng kiểm sốt : BGH xuất thân từ sư phạm nên khả đạo, điều hành công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi bị hạn chế Tổ chức máy kế toán Trường chưa hợp lý Kỹ phân tích số liệu kế tốn đội ngũ kế tốn cịn hạn chế - Về đánh giá rủi ro: dừng lại bước nhận diện rủi ro chưa sâu vào phân tích, đánh giá rủi ro hoạt động thu, chi - Về hoạt động kiểm soát +Về kiểm soát hoạt động thu * Kiểm sốt nguồn thu học phí: Khi thu học phí vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Cuối năm tài kế tốn thu học phí chưa lập 19 danh sách SV chưa nộp học phí để kế tốn ghi nhận vào doanh thu theo dõi số cịn phải thu SV * Kiểm sốt nguồn thu dịch vụ: Hiệu trưởng nhà trường phân công cho Phòng HC-QT thực thỏa thuận với bên thuê để ký hết hợp đồng, xác định mức giá cho thuê nên dễ thông đồng với bên thuê việc xác định mức giá cho thuê + Về kiểm soát hoạt động chi * Kiểm soát khoản chi lương KTT chưa kiểm sốt chặt chẽ việc tính lương; chưa thực chấm công hàng tháng * Đối với khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, mua sắm TSCĐ giao Phòng HC-QT thực tất khâu nên không khách quan, dễ thông đồng với nhà cung cấp * Đối với khoản chi khác nhà trường không quy định cụ thể mức chi quy chế CTNB nên việc kiểm soát chi khó khăn - Về thơng tin truyền thơng + Về tổ chức chứng từ kế tốn: Việc ghi sổ, hạch toán kế toán hoạt động thu, chi kế toán toán thực nên dễ xảy sai sót Thủ tục toán chưa phổ biến rộng rãi đến CBVC nên Phòng KH-TC phải tốn nhiều thời gian để hướng dẫn + Về hệ thống hóa thơng tin kế tốn: Hiện việc bảo mật thơng tin kế tốn quản lý sở liệu kế toán trường chưa thực tốt dễ xảy rủi ro liệu bị mất, bị sửa đổi + Về tổ chức báo cáo kế toán: Hằng năm, chưa thực báo cáo phân tích thơng tin biến động doanh thu, chi phí so với dự tốn - Về hoạt động giám sát: Việc giám sát hoạt động thu, chi Ban TTND GV, CBVC Phịng nên khơng am hiểu nhiều tài Do đó, việc kiểm tra, giám sát mang tính hình thức KẾT LUẬN CHƢƠNG 20 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 3.1 CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện mơi trƣờng kiểm sốt Trƣờng a Hồn thiện máy kế toán Trường Nhà trường cần tổ chức lại máy kế toán Trường bổ sung cán quản lý cho Phòng KH -TC để san sẻ cơng việc cho KTT điều hành cơng tác kế tốn tốt Mặt khác, KTT nên phân cơng kế tốn viên đảm nhận thêm mảng kế toán TSCĐ b Nâng cao lực BGH, Ban tra nhân dân đội ngũ kế tốn Khuyến khích Ban giám hiệu, Ban tra nhân dân tìm hiểu cập nhật văn Nhà nước quy định hoạt động thu, chi tài liên quan đến nhà trường Nâng cao kỹ tổng hợp, phân tích số liệu kế tốn kỹ mềm ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác quản lý tài cho đội ngũ kế tốn 3.2.2 Giải pháp hồn thiện đánh giá rủi ro Trƣờng Nhằm giúp cho nhà trường hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro hoạt động thu, chi tác giả đề xuất bước thực sau: Bƣớc 1: Trong hoạt động thu, chi nhà trường cần xác định mục tiêu cụ thể cần đạt Bƣớc 2: Nhận diện tất rủi ro xảy ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu hoạt 21 động thu, chi Bƣớc 3: Phân tích rủi ro đánh giá khả xảy mức độ ảnh hưởng rủi ro cách cho điểm từ - Bƣớc 4: Xác định mức độ rủi ro xác định tích số khả xảy rủi ro mức độ ảnh hưởng rủi ro Bƣớc 5: Xem xét để đưa biện pháp quản lý rủi ro thích hợp nhằm hạn chế rủi ro xảy mức thấp 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát thu chi Trƣờng a Hồn thiện hoạt động kiểm sốt khoản thu - Hồn thiện kiểm sốt nguồn thu học phí Hiện nay, thu học phí tiền mặt Trường kế tốn thu học phí vừa xuất hóa đơn thu học phí vừa thu tiền theo dõi phần mềm thu học phí vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Do đó, để kiểm sốt tốt nguồn thu KTT phân cơng kế tốn thu học phí thực việc cập nhật liệu thu học phí phần mềm xuất hóa đơn thu học phí sau chuyển cho Thủ quỹ để thu học phí SV Ngồi ra, cuối năm tài KTT phải u cầu kế tốn thu học phí lập bảng tổng hợp danh sách SV lớp chưa nộp học phí để kế ghi nhận doanh thu theo dõi khoản phải thu SV vào sổ sách kế toán nhằm phản ánh khoản thu vào sổ sách kế tốn đầy đủ, kịp thời, tránh bỏ sót nguồn thu Bên cạnh đó, tác giả đề xuất hồn thiện quy trình thu học phí Trường để phù hợp với công việc nhiệm vụ phân công - Hồn thiện kiểm sốt nguồn thu dịch vụ Để tránh tình trạng thơng đồng với bên th việc xác định mức giá cho thuê nhà trường nên phân cơng Phịng HC-QT Phịng KH-TC phối hợp với để tính mức giá cho thuê cho hợp 22 lý đảm bảo theo nguyên tắc thu bù đắp khoản chi chí bỏ xác định kết kinh doanh cuối kỳ phải có lãi b Hồn thiện hoạt động kiểm sốt khoản chi - Hồn thiện kiểm sốt chi tiền lƣơng, tiền công, khoản phụ cấp lƣơng Thực chấm cơng hàng ngày CBVC Phịng nộp cho Phòng TC-TT tổng hợp để gửi cho Phòng KH-TC tính lương Ngồi ra, Phịng KH-TC phối hợp chặt chẽ với Phịng TC-TT thường xun kiểm tra, rà sốt lại số lao động Trường, hệ số lương, phụ cấp chức vụ, thâm niên, làm sở để xác định đầy đủ, xác kịp thời q trình tốn lương Để kiểm sốt việc tính tốn bảng lương xác KTT phân cơng kế tốn phịng đảm nhiệm thêm cơng tác kiểm tra, rà sốt lại bảng lương Bên cạnh đó, trước ký bảng lương Kế toán trưởng phải đối chiếu với bảng lương tháng trước, xem xét biến động tăng giảm tiền lương hàng tháng nhằm hạn chế sai sót gian lận q trình tính lương kế tốn lương - Hồn thiện kiểm sốt chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị phục vụ chuyên môn, chi mua sắm TSCĐ Để kiểm soát tốt hạn chế rủi ro xảy khoản chi nhà trường cần phân công công việc cụ thể mua sắm vật tư, trang thiết bị, TSCĐ khơng nên giao hồn tồn cho Phịng HC-QT thực tất khâu Ngồi ra, Phịng HC-QT phải ln chuyển cán mua sắm năm lần để tránh tình trạng mua sắm chỗ quen biết thơng đồng với NCC Bên cạnh đó, tác giả đề xuất hướng hồn thiện quy trình mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị để kiểm soát tốt hạn chế rủi ro quy trình - Hồn thiện kiểm sốt chi phí khác 23 Trong quy chế CTNB Trường cần bổ sung thêm hướng dẫn mức chi khoản chi cho phù hợp với tình hình thực tế theo quy định hành nhà nước nhằm giúp cho nhà trường kiểm soát hoạt động thuận lợi 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt hoạt động thu chi Trƣờng - Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế tốn: hướng dẫn quy trình trình tự toán kèm theo mẫu chứng từ số khoản chi chủ yếu đăng tải lên Website nội Trường để CBVC nắm rõ Phòng KH-TC nên phân cơng thêm kế tốn kiểm tra lại khâu ghi sổ, hạch toán chứng từ thu, chi kế tốn tốn - Hồn thiện hệ thống báo cáo phân tích phục vụ kiểm sốt hoạt động thu chi Trường: Hàng năm, lập thêm báo cáo phân tích tình hình thực doanh thu báo cáo phân tích tình hình thực chi phí giúp nhà trường đánh giá việc khai thác nguồn thu năm có hiệu có thực tiết kiệm chi khơng? - Tăng cường tính bảo mật liệu kế toán mềm kế toán: KTT cần phân quyền truy cập vào phần hành kế toán cho KTV KTV có mật sử dụng để chống tình trạng liệu kế toán bị sửa đổi, chép; Thường xuyên thực lưu liệu kế tốn để đề phịng liệu kế tốn bị hư hỏng 3.2.5 Giải pháp hồn thiện hoạt động giám sát Trƣờng Để thực tốt cơng tác kiểm tra, giám sát, kiểm sốt hoạt động thu, chi nhà trường cần ban hành quy định cụ thể chế độ phụ cấp, nhân sự, kế hoạch hoạt động, phương thức giám sát…của Ban TTND để Ban TTND làm việc hiệu tận tâm với công tác giám sát hoạt động thu, chi Trường KẾT LUẬN CHƢƠNG 24 KẾT LUẬN Trong thời gian qua, cơng tác kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam có nhiều tiến bộ, góp phần khơng nhỏ việc bảo vệ tài sản, chống thất thoát, lãng phí tiền vốn ngân sách cung cấp thơng tin xác cho BGH để kịp thời có hướng giải điều hành hoạt động tài Trường Qua nghiên cứu Luận văn “Hồn thiện kiểm sốt hoạt động thu chi Trƣờng Đại học Quảng Nam” tác giả rút kết luận sau: Thứ nhất: Luận văn giới thiệu vấn đề nghiên cứu, hệ thống hóa sở lý luận kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập Thứ hai: Thơng qua việc nghiên cứu thực trạng kiểm sốt hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam, luận văn nêu lên thực trạng nội dung hoạt động thu, chi Trường; thực trạng kiểm soát hoạt động thu chi Trường Trên sở luận văn đánh giá ưu điểm; hạn chế kiểm soát hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Thứ ba: Xuất phát từ hạn chế kiểm soát hoạt động thu chi Trường, tác giả đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát hoạt động thu chi Trường Luận văn nhìn chung đáp ứng u cầu, mục đích nghiên cứu đặt Tuy nhiên, trình nghiên cứu hạn chế thời gian nhận thức thân nên khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định mong đóng góp ý kiến Qúy Thầy (cô) giáo Hội đồng bảo vệ để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! ... VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 3.1 CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI. .. CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU VÀ CHI TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM 2.1.1 Giới thiệu trƣờng Đại học Quảng Nam Trường Đại học Quảng Nam (ĐHQN) đơn... trạng kiểm soát hoạt động thu chi Trường Đại học Quảng Nam Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát hoạt động thu chi sở giáo dục Đại học công lập 3 Chương 2: Thực trạng kiểm soát hoạt động