Câu hỏi
1 Vì sao chúng ta có thể khẳng định rằng thế giới hiện thực là một bàn đàm phan khéng 16? Phan biệt giao dịch và dam phan?
2 Phân tích những đặc trưng của đàm phán kinh doanh? 3 Hãy nêu một số ví dụ về mâu thuẫn và phương pháp giải quyết mâu thuẫn của bản thân mình?
4 Câu nói sau đây của Jonh F, fennedy có ý nghĩa gi "Đừng bao giờ đàm phán trong sự sợ hãi, nhưng cũng đừng bao giờ sợ đàm phán"?
5 Bối cảnh đàm phán là gì? Thực hiện nguyên tắc "che dấu bối cảnh của mình, tìm hiểu bối cảnh của đối tác" như thế nào?
6 Vấn để đàm phán ở đâu có ảnh hưởng thế nào đến các bên đàm phán?
7 Tại sao lại khẳng định dam phán là một quá trình? những điểm chết trong đàm phán và nguyên tắc, phương pháp khắc phục?
8 Những loại quyển lực được sử dụng trong đàm phán? 9 Những phong cách chủ yếu trong đàm phán? Những mặt tích cực và hạn chế của các phong cách đàm phán?
10 Những nghệ thuật bảo đảm thành công trong đàm phán?
Trang 2Chương VHI
NỘI DUNG, PHƯƠNG THỨC VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC TRONG DAM PHAN KINH DOANH
Đối tượng đàm phán kinh doanh là hang héa va dich vy mà các bên sẽ mua bán uới nhau Chương này trình bày những nội dụng chủ yếu của đàm phán kinh doanh; các phương thúc đàm phán kinh doanh Đàm phán là một nghệ thuật, những người đàm phán cẩn có chiến lược uà chiến thuật cho từng cuộc đàm phán cụ thể Những chiến lược, chiến thuật phải được uận dụng lính hoạt để đi đến một thỏa thuận hợp Lý, các bên đêu chấp nhận được
I NOI DUNG DAM PHAN KINH DOANH
1, Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch mua ban "Tên hàng" là điều khoản quan trọng bậc nhất trong việc xác định đối tượng hợp đồng Nếu điều khoản này không rõ ràng thì người ta khơng thể xác định chính xác loại hàng muốn bán hoặc muốn mua Vì thế, tên hàng phải được diễn tả cách nào cho khơng thể có sự hiểu lầm được, như:
- Tên thơng thường của hàng hóa được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó, phương pháp này được dùng trong buôn bán hóa chất, cây giống, con giống
Trang 3
đó Phương pháp này được dùng trong mua bán những hàng thổ sản, đặc sản
- Tên hàng được ghỉ kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hóa đó Phương pháp này được dùng nhiều trong mua bán những sản phẩm nổi tiếng của một nhà sẵn xuất nhất định
- Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hóa đó, ví dụ như: Xe vận tải 25 tấn hoặc phim ảnh 34 mm
- Tên hàng được ghi kèm với cơng dụng của hàng đó, ví dụ giấy in báo
- Tên hàng được ghì kèm với số hiệu hạng mục của danh mục hàng hóa thống nhất đã được ban hành Ví dụ: Mơ tơ điện, số hạng mục 100.101,
2 Giao dịch về chất lượng hàng hóa mua bán
Chất lượng hàng hóa rất phức tạp Trong nhiều trường hợp phải dùng máy móc, thiết bị hiện đại mới xác định được Phương pháp xác định chất lượng rất có ý nghĩa trong giao địch đàm phán để xác định chất lượng hàng hóa Người ta thường sử dụng các phương pháp sau đây để giao dịch đầm phán về chất lượng:
+ Chất lượng theo mẫu Theo phương pháp này chất lượng hàng hóa được xác định căn cứ vào chất lượng của một, số ít hàng hóa gọi là mẫu hàng đo người bán đưa ra và người mua thơa thuận
Ví dụ: Bạn đi may một cái áo Người thợ may cất một mảnh vải nhỏ đính vào giấy hẹn làm mẫu Khi nhận áo bạn so áo của bạn với mẫu vải xem có đúng chất lượng không
Trang 4
"hương VI: Nội dung, phương thủi
+ Chất lượng theo tiêu chuẩn quy định Khi giao dịch đàm phán lấy thước do chất lượng theo các quy định của Nhà nước hoặc quốc tế, Ví dụ mua bán xi măng mác P300 theo TCVN 140/84, hoặc theo tiêu chuẩn quốc té ISO
+ Chất lượng dựa theo nhãn hiệu hàng hóa: Ví dụ chè "Thanh Hương" khác chất lượng với chè "Hồng Đào"
3 Giao dịch về số lượng hàng hóa mua bán
Nhằm nói lên mặt "lượng" của hàng hóa được giao dịch, điểu khoản này bao gồm các vấn để về đơn vị tính số lượng
hoặc trọng lượng của hàng hóa , phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng
Trước hết, phải xác định rõ đơn vị tính số lượng Nhiều khi do khơng thỏa thuận chính xác đơn vị đo sẽ dẫn tới sự hiểu lầm Do tập quán địa phương nhiều đơn vị đo lường cùng một tên gọi nhưng lại có một nội dung khác
Thứ hai, phương pháp quy định số lượng:
Trong thực tiễn buôn bán, người ta có thể quy định số lượng hàng hóa giao dịch bằng hai cách:
Một là, bên bán và bên mua quy định cụ thể số lượng hàng hóa giao dịch Dé là một số lượng khẳng định đứt khóa t Khi thực hiện hợp đồng, các bên không được phép giao nhận theo số lượng khác với số lượng đó Phương pháp này thường được dùng với những hàng tính bằng cái, chiếc
Trang 5
hoặc hợp déng quy định dung sai về số lượng gọi là điểu khoản phỏng chừng
Điều khoản số lượng phỏng chừng có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc mua bán những mặt hàng có khối lượng lồn như ngũ cốc, than, quặng, dầu mỏ v.v Đó là do việc sản xuất những hàng có quy mơ lớn, do việc cân đo hàng khó đảm bảo chính xác tuyệt đối và cịn là do khó khăn trong việc tìm phương tiện chuyên chở phù hợp hoàn toàn với khối lượng hàng Cho nên, đối với những mặt hàng này, việc quy định dung sai về số lượng cho phép tránh được những khó khăn
trong khi thực hiện hợp đồng
Trong nhiều trường hợp, người ta còn thỏa thuận quy định giá hàng của khoản dung sai về số lượng, sao cho một trong hai bến không thể lợi dụng sự biến động của giá cả thi trường để làm lợi cho mình
Ngồi việc quy định dung sai về số lượng, người ta còn quan tâm đến địa điểm xác định số lượng và trọng lượng:
Nếu lấy trọng lượng được xác định ở nơi gửi hàng làm cơ sở
để xét tỉnh hình người bán chấp hành hợp đông, hoặc để
thanh toán tiển hàng thì những rủi ro xảy ra với hàng hóa trong quá trình chuyên chỗ do người mua phải chịu Nếu việc thanh toán tiển hàng tiến hành trên cơ sở trọng lượng được xác định nơi hàng đến, hai bên phải căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng hàng ở nơi đến Kết quả này được ghi trong một chứng từ do một tổ chức được các bên thỏa thuận chỉ định tiến hành kiểm tra và lập nên
Thứ ba, phương pháp xác định trọng lượng
Trang 6
- Trọng lượng cả bị: Đó là trọng lượng hàng hóa cùng với trọng lượng của các loại bao bì hàng đó Những mặt hàng được mua bán theo trọng lượng cả bì khơng phải là ít Những
cuộn giấy làm báo, các loại đậu tạp v.v Khi mua bán, người ta thường tính trọng lượng cả bì
- Trọng lượng tịnh: Đó là trọng lượng thực tế của bản thân hàng hóa Nó bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng của vật liệu bao bì Từ trọng lượng cả bì muốn tính ra trọng lượng tịnh, phải tính được trọng lượng của bì
4, Bao bi
Trong điểu khoản về bao bì, các bên giao dịch thường phải thỏa thuận với nhau những vấn để về yêu cầu chất lượng của bao bì, phương thức cung cấp bao bì và giá cả của bao bì
Để quy định chất lượng của bao bì, người ta có thể ding
một trong hai phương pháp sau đây:
- Quy định chất lượng bao bì phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó, ví dụ: “Bao bì thích hợp với vận chuyển đường sắt", "bao bì đường biển"
Số đĩ người ta có thể thỏa thuận chung chung như vậy mà vẫn hiểu được vì, trong bn bán quốc tế, đã hình thành một số tập quán về các loại bao bì này
Trang 7
“ˆ GIÁO TRÌNH GIAO DICH AB
suất cước khác nhau vào chung một kiện hàng, bởi vì trong trường hợp như vậy, các hãng tàu có quyền áp dụng một suất cước cao nhất trong số các suất cước của hàng hóa đóng gói chung đó để tính cước cho cả kiện hàng
Trong chuyên chở đường sắt, bao bì cũng cần khá chắc chắn, bởi vì hàng hóa có thể qua nhiều khâu sang toa, dịch chuyển Đẳng thời bao bì đường sắt cũng cần có kích thước phù hợp với quy định của các cơ quan đường sắt, nơi hàng đi qua Những hàng hóa có bao bì quá đài và có trọng lượng quá nặng thường gặp khó khăn trong khi đăng ký xin toa, cũng như khi bốc dỡ
Bao bì thích hợp với việc vận chuyển máy bay phải là bao bì nhẹ, có kích thước phù hợp với quy định của cơng ty hàng khơng Có như vậy mới giảm được cước chi phí chuyên chở, bởi vì suất cước máy bay cao hơn nhiều so với suất cước cho các phương thức chuyên chổ khác Ngoài ra, để tránh nguy hiểm cho hàng hóa và cơng cụ vận tải, người ta tránh dùng những vật liệu đễ bốc cháy trong việc chế tạo bao bì
Điểm lại các tập quán có liên quan đến bao bì, chúng ta thấy rằng các quy định chung về chất lượng bao bì vẫn có thể gây nên sự không thống nhất trong việc giải thích yêu cầu
đối với bao bì Ví dụ, mỗi bên giao dịch có thể hiểu một cách
khác nhau về khái niệm "khá chắc chắn", hoặc "kích thước
phù hợp”
Nói chung, việc cung cấp bao bì được thực hiện bằng một trong ba cách dưới đây, tùy theo sự thỏa thuận của các bên giao dịch
Một là, bên bán cùng cấp bao bì đồng thời với việc giao
—-—-——
Trang 8
hàng cho bên mua Đây là phương thức thông thường nhất, phổ biến nhất
Hai là, bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hóa , nhưng sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì Nói cách khác, bên bán chỉ bán hàng hóa , cịn bao bì được giữ lại để tiếp tục sử dụng Phương thức này chỉ đùng đối với những loại bao bì có giá trị cao hơn giá trị hàng hóa
Ba là, bên bán yêu cầu bên mua gửi bao bì đến trước để đóng gói, sau đó mới giao hàng Trường hợp này chỉ xảy ra khi nào bao bì quả thật khan hiếm và khi thị trường thuộc về người bán
ð Giao dịch về giá cả hàng hóa
Trong giao dịch thương mại, giá cả là một nội dung quan trọng Giá cả mua bán phải là giá cả thị trường Hai bên giao địch với nhau phải thống nhất về mức giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá Trong giao dịch thương mại, bên bán thách giá và bên mua trả giá Nguyên tắc đặt giá và trả giá trong giao địch tuân thủ phương châm: "Ai đặt giá cao và giữ giá thường bán được giá cao", "Ai trả giá thấp thường mua được giá rẻ", "Ai nhượng bộ quá lớn sẽ bị thua thiệt" Cho nên thách giá phải cao và nhượng bộ phải từ từ
6 Giao dịch về thời hạn và địa điểm giao hàng Nội dung cơ bản của thỏa thuận giao hàng là xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng
Trang 9
thành nghĩa vụ giao hàng Nếu các bên giao dịch khơng có thỏa thuận gì khác, thời hạn này cũng là lúc đi chuyển những rủi ro và tốn thất về hàng hóa từ người bán sang người mua
Việc lựa chọn địa điểm giao hàng có liên quan chặt chế
đến phương thức chuyên chở hàng hóa và điều kiện cơ sở giao hàng Quy định chặt chẽ cơ sở giao hàng để tránh những trục trặc trong giao hàng, tốn chi phí, mất mát
Thực tiễn giao dịch về mua bán hàng hóa làm nảy sinh ra nhiều phương thức giao hàng
Người ta có thể quy định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng Việc giao nhận sơ bộ thường được tiến hành ở ngay địa điểm sản xuất hàng hóa hoặc ở nơi gửi hàng Việc giao nhận sơ bộ thường có mục đích là bước đầu xem xét hàng hóa, xác định sự phù hợp về số lượng và chất lượng hàng so với quy định trong hợp đồng Trong khi giao nhận sơ bộ, người mua có quyển địi khắc phục khuyết điểm hàng hóa trước khi giao hàng Việc giao nhận cuối cùng có mục đích xác nhận việc người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng về các mặt số lượng, chất lượng hàng, thời hạn giao hàng Qua đó, hai bên thừa nhận các kết quả kiểm tra hàng hóa đã lấy được ở nơi giao nhận cuối cùng
Người ta có thể quy định việc giao nhận về số lượng được tiến hành ở một địa điểm nào đó là việc giao nhận về số lượng hoặc việc giao nhận về chất lượng
Trang 10
nhận về số lượng ở đâu được tiến hành là tùy theo điều khoản quy định trong cáo hợp đồng Ví dụ: Nếu hợp đồng quy định "trọng lượng bốc hàng" thì địa điểm xác định trọng lượng là cảng gửi hàng, thời gian xác định là khi giao hang
Giao nhận về chất lượng là việc kiểm tra hàng hóa về
tính năng, công dụng, hiệu suất, kích thước, hình dáng và các chỉ tiêu khác của hàng đó để xác định sự phù hợp giữa chúng với quy định của hợp đồng Việc giao nhận này, tùy theo sự thỏa thuận của các bên, có thể được tiến hành bằng
phương pháp cảm quan hoặc phương pháp phân tích lý tính, hóa tính, cơ học Cũng theo sự thỏa thuận đó, việc giao nhận này có thể được tiến hành trên toàn bộ hàng hóa hoặc chỉ trên cơ sổ kiểm tra điển hình Địa điểm tiến hành việc
giao nhận này cũng phụ thuộc vào giao nhận của hợp đồng,
chẳng hạn như vào các điểu khoản "phẩm chất đỡ hàng" 7 Thanh toán và kết thúc giao dịch
Hai bên phải thống nhất với nhau về phương thức thanh toán Bàn bạc thống nhất về điều kiện và thời gian thanh toán Trách nhiệm và quyển lợi hai bên trong thanh toán
phải rõ ràng Hai bên cùng thỏa thuận loại tiển trong giao địch mua bán
Quy định với nhau về thời hạn kết thúc giao địch, chuẩn bị cho lần giao dịch mới
II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH
Trang 11
1 Đàm phán qua điện tín
Hình thức lâu đời là thư tín Đàm phần qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được
Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu đài
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chỉ phi dam phán Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cÁ một tập thể Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết, gửi truyền thống Tuy vậy khi tiến hành đàm phan bang thu tin cần phải chú ý đến những vấn để sau: Bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn để chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng
vé moi vấn để, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những
Trang 12
chóng Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai
2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tỉn học
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì khơng có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận của các bên Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax
Đàm phần qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chỉ tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức Điển hình là đàm phán qua Internet Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mật thế giới Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng Đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu Qua mạng Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau Điểm hạn chế là chí phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được
3 Dam phán trực tiếp
Trang 13mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm
bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hịa lợi ích của các bên Phương thức đàm phán trực tiếp đồi hỏi chỉ phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thóa t duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt kết quả Khi áp dụng phương thức này đồi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống Do phương thức này phải chịu chỉ phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thỏa thuận chỉ tiết
Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới
Trang 14
Để đạt được thành công trong đầm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phần trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chỉ tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm
phán trực tiếp
III CHIEN LƯỢC ĐÀM PHAN KINH DOANH
1 Những chiến lược thích hợp để đi đến một thỏa
thuận hợp tác
Trong chương trước, giáo trình đã cung cấp những thông
tin cần thiết về những điểm mong muốn của đối tác nhằm đi đến "phương án tối ưu", đơi bên cùng có lợi Xin nhớ rằng những thông tin như thế không hề dễ phát hiện ra Trong chương này giáo trình xin đưa ra 5 chiến lược giúp các nhà dam phán tìm những thông tin để xác định "phương án tối ưu"
Không một chiến lược nào là hoàn hảo cho tất cả mọi hồn cảnh Chúng tơi mong muốn cung cấp cho người đọc những thơng tìn cẩn thiết và mỗi người lựa chọn lấy chiến lược thích hợp cho hoàn cảnh của mình Người đàm phán hồn tồn có thể đổi qua chiến lược khác nếu như chiến lược
Trang 15thỏa thuận phù hợp cho cả hai bên Những thông tin chia sẻ cũng phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn nhau Một số thông tin về thị trường, các đối thd, kha năng đáp ứng nhu cầu các bên đàm phán chia sẻ cho nhau sẽ giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi Lòng tin và chia sẻ thông tin sẽ đem lại những hiệu ứng tốt cho các bên đàm phán Sự tin tưởng lẫn nhau không chỉ đưa lại sự tốt lành trong quá trình đàm phần mà còn dẫn tới sự triển khai thực hiện các cam kết tốt hơn, hợp tác thực thi có hiệu quả hơn
Chiến lược 2: Hỏi thật nhiều câu hỏi
Trong một số hoàn cảnh, chia sẻ hoàn tồn thơng tin khơng phải là lợi thế cho chúng ta Một bên không phải lúc nào cũng vui lòng chia sẻ thong tin bi mật - với những lý do chính đáng Đó có thê là những thông tin sẽ có hại cho họ nếu phía bên kia biết được Một chiến lược đơn giản là hỏi thật nhiều câu hỏi, điểu đó giúp cho chúng ta có được rất nhiều thơng tin - kể cả khi mà phía bên kia khơng phải lúc nào cũng trả lời mọi câu hỏi của ta,
Hầu hết mợi người đều coi đầm phán là cơ hội để chúng ta gây ảnh hưởng tới phía bên kia Kết quả là mọi người nói nhiều hơn cẩn thiết và thay vì nghe phía đối tác nói lại tập trung vào sẽ nói gì tiếp theo Để đàm phán có hiệu quả, nhà quản lý cẩn tìm hiểu ý kiến của phía đối tác Đưa ra những câu hỏi đại loại như "Các anh sẽ mất bao nhiêu nếu dừng ngay lại những đợt tiếp thị này?", "Các anh sẽ có lời bao nhiêu nếu tiếp tục tiếp thị trong 2 năm nữa?" Câu trả lời sẽ cung cấp những hiểu biết căn bản về mối quan tâm của đối tác
Trang 16
không đặt câu hỏi Hơn nữa, chúng ta sẽ học được nhiều qua những điều được nói ra lẫn khơng nói ra
Chiến lược 3: Đưa ra một vai théng tin
Nếu sự tin tưởng giữa hai bên đối tác không cao, nếu như đối tác của chúng ta không chịu trả lời những câu hỏi một cách tích cực thì hãy đưa ra một vài thơng tin, nó sẽ giải quyết được tình trạng bế tắc này Khi mà nhà lãnh đạo khơng muốn nói cụ thể về kỹ thuật, công nghệ hoặc giá cả thì họ có thể cung cấp những thông tin quan trọng liên quan về phía họ Ví dụ nhà đàm phán đốn rằng giá để phía đối tác chi cho chương trình tiếp thị sản phẩm chính là 2 triệu USD/ năm Nhà đàm phán không hề tiết lộ thông tin cho đối tác có
thể đúng Thơng tin này có ích cho đối tác và giúp cho cả hai
bên cùng tiếp tục tìm "phương án tối ưu"
Các cuộc đàm phán thường diễn ra như vậy Khi chúng
ta tức giận với mọi người thì mọi người cũng tức giận với ta,
Khi chúng ta xin lỗi thì họ cũng sẽ xin lỗi ta Cũng như vậy khi chúng ta đưa ra một vài thơng tìn họ cũng sẽ đưa lại cho ta những thông tin cần thiết
Chiến lược 4: Cùng lúc đưa ra rất nhiều những lời
đề nghị
Trang 17
nhiều nhà quản lý cảm thấy không thỏa ¡ mái khi phải trả lời trước khi họ có đủ những thơng tin cần thiết Thơng thường thì họ đưa ra một để nghị Nhà đàm phán sẽ được gì nếu đưa ra để nghị mà đưa cho đối tác 14 triệu USD để họ dừng tiếp thị và đối tác từ chối Nhà đàm phán sẽ học được rất ít Những người đàm phán sẽ không biết tại sao lời đề nghị bị từ chối và họ sẽ cũng khơng học được gì cả
Chién luge 5: Tim kiếm cách giải quyết hậu quả Chúng ta nhận thấy rằng rất nhiều những cuộc bàn cãi
được giải quyết bằng những nhà lãnh đạo cứng rắn Được
giải quyết nhưng có hiệu quả không? Thường là không Bằng cách đưa ra khái niệm "giải quyết hậu quả - PSS" Howard Raifa đã đưa ra một hướng giải quyết mới để giảm những điểm không hợp lý trong đàm phán Lý luận của ông ta là các nhà quản lý muốn đạt đến một thỏa thuận mà cả hai bên cùng chấp nhận có thể nhờ bên thứ ba giúp họ tìm ra một thỏa thuận chung Trong quá trình giải quyết hậu quả, các bên đều có quyền bác bỏ lời để nghị của bên thứ ba trong quá trình đàm phán và giữ nguyên ý kiến ban đầu của mình
Trang 18
2 Sử dụng linh hoạt chiến thuật trong đàm phán trực tiếp
Các chiến thuật dam phan 1a những công cụ của nhà dam phán Nhà đàm phán sử dụng những công cụ này để đạt được mục tiêu của mình Trong tay những người có kỹ năng đàm phán, những chiến thuật đó là những vũ khí đây uy lực Do vậy, các nhà đàm phán giỏi thường sử dụng rất nhiều thời gian để nghiên cứu và hoàn thiện việc sứ dụng các chiến thuật này
Mục tiêu đàm phán là đi đến một hợp đồng hay một sự nhất trí Ngay khi một bên nào đó lựa chọn giải pháp "hoặc chấp nhận hoặc không", đàm phán bị phá vỡ Mặc dầu hợp đồng là mục tiêu căn bản của đàm phán, các cuộc đàm phán hiếm khi kết thúc mà không đạt được sự nhất trí Trong ngắn hạn, khơng đạt được hợp đồng đôi lúc lại tốt hơn đạt một hợp đồng khi thỏa mãn Nói chung các nhà đàm phán kinh nghiệm thường hiếm khi để cho các cuộc đàm phán đổ vỡ hoàn tồn, họ khơng có chủ đích đưa đến một lựa chọn "hoặc chấp nhận hoặc không" hoặc không để cho đối tác thực hiện điểu đó Những chiến thuật sau cần được vận dụng linh hoạt để tránh đổ võ trong các cuộc đàm phần trực tiếp:
- Chuẩn bị kỹ và lường trước các khả năng có thể xảy ra Các thành viên tham gia nhóm đàm phán chuẩn bị và thảo luận kỹ về những việc cần làm, mục tiêu và các chiến thuật cho những cuộc đàm phán sắp tới Nhóm đàm phán sẽ trình
Trang 19
để có nhiều kha nang sẽ xảy ra Bằng cách này nhóm đàm phán sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng Thêm nữa, giúp các nhà quần lý cao cấp của công ty nhận thức rõ về "những việc cần làm", các mục tiêu và các chiến thuật được sử dụng Nhờ vậy, nếu cuộc đàm phán sau đó bị bế tắc, ban quản lý cao cấp sẵn sàng tham gia và tiếp thêm sức mạnh cho những cuộc đàm phan quan trọng
- Xúc tiến và theo sát những để nghị của đối tác Cổ nhân nói rằng: "Tấn công là cách phòng ngự tốt nhất" Bằng cách thảo luận rõ từng điểm để nghị của đối tác để buộc đối tác phải lộ ra mục tiêu cũng như những điểm yếu, điểm mạnh của họ
- Làm thay đối sự chú ý Trên phương diện con người của các cuộc đàm phán, nhà đàm phán nghiên cứu và nắm rõ tính cách, hành vi của đối tác sẽ có một lợi thế Ví dụ, khi một người nóng tính bắt đầu có biểu hiện khơng tự kiểm sốt được mình nữa, nhà đàm phán có nhiều kinh nghiệm sẽ nhanh chóng chuyển sự chú ý ra khỏi vấn đề đang thảo luận Lúc đó, một câu chuyện vui, một giai thoại hay giải lao uống cà phê có thể là những giải pháp làm giảm căng thẳng
- Sử dụng các câu hỏi có hiệu quả Sử dụng các câu hỏi một cách khôn ngoan là một trong những chiến thuật quan
trọng nhất đàm phán Bằng cách nêu ra những câu hỏi đúng
lúc, nhà đàm phán có thể kiểm soát tiến độ và xu hướng của
Trang 20
Chiến thuật trả lồi câu hỏi một cách đúng dan cing quan
trong nhu chiến thuật đưa ra các câu hổi một cách đúng đắn
Một nhà đàm phán thành công biết khi nào trả lời, khi nào không trả lời, khi nào trả lời rõ ràng và khi nào trả lời mập mờ Không phải tất cả các câu hỏi đều yêu cầu câu trả lời
Nhiều câu hỏi chỉ được hổi, người hỏi biết khơng có câu trả lời, do vậy đáp lại câu hổi đó khơng phải là mong đợi của
người hỏi
Câu trả lời đúng cho các câu hồi trong đàm phán không dựa trên cùng tiêu chí sử dụng cho câu trả lời đúng của các câu hỏi nêu ra trong các tình huống khác Đối với các câu hỏi dam phán, câu trả lời đúng là câu trả lời giúp xúc tiến các
chiến thuật đàm phán hay chiến lược dai hạn Các nhà chính
trị thường là những chuyên gia về câu hỏi và trả lời các câu hỏi Các câu hỏi và các câu trả lời của họ thường được kết nối
với các kế hoạch chiến lược của họ Đối với một nhà quan sắt,
dường như những câu trả lời của các nhà chính trị khơng liên quan đến những câu hỏi, các nhà chính trị nói với người nghe
những gì mà họ muốn khán giả biết về chính sách của họ, dù những câu trả lời đó có trả lời đây đủ các câu hỏi được nêu ra
hay không
Các nhà đàm phần thành công nhận thấy rằng các cuộc đầm phán không giống với lớp học nơi mà câu trả lời chính
xác sẽ nhận được điểm cao Trong đàm phán, mục đích của những câu hỏi và câu trả lời không phải để cho đối tác thấy nhà đàm phán thơng mình nhanh nhạy đến mức nào Mà là để duy trì tìm mục tiêu của đối tác và để biết càng nhiều
càng tốt việc đối tác định sử dụng các thủ pháp như thế nào
Trang 21'GIÁO.TRÌNH GIAO DỊCH VÀ,ĐĂM PHÁN KiNHE ĐỒ)
thỏa ng là những câu trả lời sai Mức độ chính xác cần thiết tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể của mỗi cuộc đàm phán
- Sử dụng những tuyên bố tích cực có tính khích lệ Cùng với các câu hỏi khôn ngoan, các tuyên bố tích cực dé hiểu có thể tác động tốt đến cuộc đàm phán Ví dụ, giả sử nhà đàm phán biết rằng những câu hỏi nhất định sẽ khơi gợi một sự phần ứng đầy tình cảm từ phía đối tác Các câu hỏi này được hỏi sẽ tạo ra cơ hội để đưa ra tuyên bố tích cực Một nhà đàm phán giỏi có thể nói như sau: "Tôi hiểu quan điểm của anh và tôi hiểu anh cảm thấy thế nào về vấn để này Quan điểm của anh nêu ra đã được thừa nhận" Trái lại, sự đáp lại tiêu cực đó là nhà đàm phán nói "Anh hoàn toàn sai" Khi nha dam
phán nói với đối tác quan điểm của anh ta đã được hiểu và được xem xét là hợp lý, mặc dầu nhà đàm phán không đồng ý
với quan điểm đó, đối tác chắc chắn sẽ xem xét quan điểm của nhà đàm phán một cách khách quan hơn
- Biết lắng nghe Lắng nghe đầy đủ là một nhu cầu cơ bản Lắng nghe cẩn thận các từ ngữ, giọng nói trong khi cùng lúc quan sát điệu bộ, cử chỉ, cách ăn mặc và việc sử đụng các "ngôn ngữ không lời" khác của đối tác có thể đem lại những điều rất bổ ích Từ việc quan sát trên, người tỉnh ý có thể có nhiều "chứng cớ" liên quan đến vị thế đàm phán của đối tác
- Hãy tôn trọng và ân cần với đối tác Một số chuyên gia đàm phán cho rằng các cuộc đàm phần càng dễ thắng lợi nếu các nhà đầm phán càng tàn bạo và độc đoán Mặc đầu có một số chứng cớ hỗ trợ cho quan điểm này, nhưng đó chỉ là thiểu sd
Trang 22
pháp trên sẽ mang lại kết quả trong đàm phán Tuy nhiên, đa số các công ty mà những công ty này tìm kiếm lợi nhuận và mối quan hệ tiếp tục với đối tác cần chọn một phương pháp khác Nhà đàm phán sẽ không mất đi lợi thế khi quan tâm đến cá nhân đối tác, giữ thể diện cho họ và thỏa mãn một cách hợp lý những như cầu về tình cảm của họ
- Không bao giờ cho không bất cứ cái gì Như là một vấn để chiến lược, nhà đàm phán thành công thỉnh thỏa ng để cho đối tác dùng thủ pháp đưa mình đi đến chấp nhận một điểm nào đó Điều này khơng có nghĩa là nhà đàm phán từ bd một cái gì đó Nhà đàm phán không bao giờ "cho không bất cứ thứ gì" Nhà đàm phán ln luôn mong đợi thỏa hiệp trong "đổi chác" Mặt khác, nhà đàm phán không cảm thấy phải có trách nhiệm để đáp ứng tất cả các thỏa hiệp không được đưa ra bởi đối tác Trong quá trình "đổi chác", một nhà đàm phần thành công thực hiện các thỏa hiệp ít hơn đối tác
của mình Tiếp tục quá trình "cho và nhận" này, vị trí ngày càng gần với mục tiêu của cả hai bên Thỏa hiệp lẫn nhau làm lợi cho cả hai bên và đưa đến một hợp đổng có lợi thế chung, tuy nhiên những lợi thế của các bên là không ngang nhau
Trang 23
Câu hỏi
1 Những phạm trù sau có ý nghĩa gì trong đàm phán: "Tên gợi, nhãn hiệu, thương hiệu và qui cách chủng loại hàng hóa ?
9 Những vấn để cơ bản khi đàm phán về số lượng và chất lượng hàng hóa ?
3 Tại sao giá cả lại là trọng tâm của đàm phán? Những nội dung đàm phán về giá cả hàng hóa ?
4 Bạn cho ý kiến của mình về vấn để "tốt gỗ hơn tốt nước sơn"? Những vấn để cần thiết khi đàm phán về bao bì hàng hóa?
5 Những nội dụng đàm phán về thời bạn, địa điểm và thanh toán?
6 Các phương thức đàm phán và ưu điểm, hạn chế của từng phương thức?
7 Trình bày những chiến lược để đi đến một thỏa thuận hợp tác?
Trang 24
Chương IX
HOẠT ĐỘNG CHUAN BI DAM PHAN KINH DOANH
Đàm phán la một quá trình được bắt đầu bằng hoạt động chuẩn bị cho cuộc đàm phán Trong chương này trừnh bày những nội dung công tác chuẩn bị va kiến thúc nghiệp uụ
chuẩn bị đàm phán kinh doanh Những người có sử chuẩn bị
chu đáo cho cuộc đờm phán sẽ chủ động uà thường giành lợi thế, Tùy thuộc uào tính chất, tâm quan trọng mà chuẩn bị một kế hoạch đàm phán thích hợp Những kỹ thuật chỉ tiết xây dựng một kế hoạch đàm phán được trình bày trong chương này sẽ hình thành kỹ năng cho người học
I NGHIÊN CỨU CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KINH DOANH 1 Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó
khăn, phức tạp nhưng quan trọng Có thể nói, khâu chuẩn bị
chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán Vì thế đồi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần
trách nhiệm và trình độ hiểu biết Có hai quy tắc cần ghi nhớ
trong quá trình chuẩn bị đàm phần kinh doanh
Quy tắc 1: Tạo điểu kiện đủ thời gian cần thiết cho việc
Trang 25
Quy tắc 9: Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch
Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn bị một số công việc cụ thể sau:
- Các công việc có liên quan đến việc để ra sáng kiến tổ
chức và lập kế hoạch đàm phán
- Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chỉ tiết)
- Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán
- Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán
- Phân tích sơ bộ, để ra mục tiêu, xác định chủ để, dự kiến các thành viên tham gìa đàm phán
Để nắm quyển chủ động và để ra sáng kiến tổ chức tốt cuộc đàm phần, phải có các yếu tố sau day:
+ Tính tích cực, chủ động, nhạy bén và óc linh cảm (yếu tố đầu tiên)
+ Khả năng phân tích sơ bộ
+ Khối lượng công việc cần phải giải quyết
Trước khi tiến hành đàm phán, phải xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn để tài, thời điểm thích hợp và sau đó mới thỏa thuận với đối tác Có như vậy doanh nghiệp mới giành được quyền chủ động và kiểm sốt được tình hình trong quá trình đàm phán
Trang 26nifong IX: Hoat dong chuẩn bị đảm Dhón Kính doanh
hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần này cần vạch rõ khối luợng công việc cần phải chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho từng công việc chuẩn bị Các kế hoạch ở trên được thành lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét, đánh giá, do đó địi hỏi chúng ta phải có óc tưởng tượng, tư duy phân tích, tổng hợp Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh cho thấy hiện tượng mắc sai lầm, khuyết điểm, thậm chí thất bại phần lớn là do khâu chuẩn bị lập kế hoạch đàm phán chưa tốt
a Thu thap va xu ly tài liệu ban đầu
- Cơng tác thu thập xử lý tài liệu: Là cơng việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị Cần đành thời gian tối đa cho việc thu thập tài liệu và thông tin cho cuộc đàm phán
Nhiều cuộc đàm phán không đem lại kết quả là do khâu chuẩn bị vội vã, hời hợt, thiếu tài liệu, thơng tin cần thiết Vì vậy, một cuộc đàm phán kinh doanh muốn đạt hiệu quả cao nhất, không nên giới hạn việc thu thập tài liệu
Cần có mạng lưới thu thập thơng tín, tài liệu ổn định, có kế hoạch nhằm mổ rộng kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn, củng cố kiến thức văn hóa cơ ban
Trang 27
tổng hợn, Từ điển Bách khoa toàn thư trợ giúp rất nhiều cho chúng ta trong quá trình chuẩn bị đàm phán
Thông tin cũng có nhiều nguồn khác nhau, chúng ta có
thể thu thập tất cả các bài báo, bản viết tay có liên quan đến nhu cầu và hoạt động của mình bằng cách cắt, sao chụp, in lại các loại tạp chí hay Đó là các nguồn thông tin phục vụ cho các bài viết về chuyên môn, các bài bút chiến Vì vậy trong giai đoạn hiện nay cần phải đánh giá chúng một cách nghiêm túc hơn Khi cần thiết phải đọc các bài báo từ hai đến
ba lần Theo các chuyên gia trong lĩnh vực đàm phán kinh đoanh thì chúng ta nên lưu giữ tài Hệu thu được trong các cặp hồ sơ hoặc các đĩa của máy tính Muốn giảm nhẹ gánh nặng trong việc thu thập tài liệu cần tuân theo các nguyên
tắc sau đây:
- Giấy viết và các loại phiếu nên có kích thước bằng phong bì của bưu điện thì tiện lợi hơn cả
- Cần ghi bằng một vài từ then chốt, nhấn mạnh nội dung chủ yếu của bản chép tay hoặc phiếu ghi
- Các phiếu phải đánh số thứ tự, chữ viết phải rõ ràng - Chỉ viết một mặt phiếu để đễ tra cứu và tăng tính trực quan của tài liệu
- Dành đủ chỗ (ể) để bổ sung tài liệu
- Gạch dưới những vấn để quan trọng trong phiếu hoặc bài viết tay đó
Trang 28
Khi đã ấn định ngày tiến hành đàm phán thì cần phải
bắt đầu ngay việc lựa chọn và hệ thống tài
cuộc đàm phán lệu phục vụ cho
Tủ hề sơ cá nhân sẽ giúp đỡ ta rất nhiều trong việc tìm kiếm tài liệu, thơng tin cần thiết Ngoài ra, ta có thể lấy tài liệu từ các nguồn khác (hổ sơ cá nhân, các bộ phận, phịng ban có liên quan)
Cách tốt nhất giúp cho việc lựa chọn và hệ thống tài liệu khi bắt dầu công việc chuẩn bị đàm phán là dùng cặp hồ sơ Cần phải xác định ngay tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu sao cho ta không phải giữ một số lớn tài Hệu hỗn độn khơng cần
thiết
Có thể sử dụng các câu hỏi sau đây làm tiêu chuẩn cho việc lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng phục vụ cho công việc:
- Tài liệu này đem lại lợi ích thực tế gì cho lập trường quan điểm của chúng ta, cho việc tiến hành đàm phán?
- Cần thời gian bao lâu để trình bày tài liệu?
- Tài liệu có tính thuyết phục, có đễ hiểu đối với đối tác hay không? :
- Tài liệu có tâm quan trọng đến mức nào trong việc nắm tình hình và thơng qua quyết định cuối cùng?
- Có thể bỏ tài liệu đó được khơng?
Trang 29
INH GIAO 'DICH VA BAM PHAN KINH DOANH
Khối lượng tài liệu và công tác xử lý tài liệu mang lại kết quả, thành công trong việc tiến hành đàm phán
Hệ thống hóa tài liệu trong quá trình thu thập và chuẩn
bị cho cuộc đàm phán là một thao tác quan trọng Cần bố trí một số vị trí trong tập hồ sơ không những dùng cho việc tìm kiếm mà còn dùng để thu thập tài liệu cho đầy đủ
Có thể chia kế hoạch hệ thống hóa tài liệu phục vụ cho cuộc đàm phán thành ba mức độ:
- Mức độ tổng thể mang tích chất chức năng
- Mức độ các đề án: Tập hợp các chi tiết cùng loại trên cùng một kế hoạch (để án) Ví dụ "Nhóm các báo cáo", "Nhóm các vấn để chưa được rõ ràng" Chúng là thành phần của một nhóm chức năng
- Nhóm các để án chỉ tiết
Phương án hệ thống hóa tài liệu này có giá trị về mặt động cơ và cấu trúc, giúp cho việc chuẩn bị đàm phán, giúp cho việc định hướng tư đuy có hệ thống và có tổ chức, tạo điểu kiện nâng cao chất lượng và hiệu quả đàm phán Việc thu thập và xử lý tài liệu cần tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định nguồn thông tin (báo cáo tổng kết, sơ kết,
chuyên để, các cơng trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê chính thức, các mối quan hệ cá nhân trên thực
tế
+ Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng )
+ Tiến hành thu thập thông tin
Trang 30
Chuang ‘nuda bi.dém phan kinh đoonh nhận xét, đánh giá ngay Điều này sẽ có lợi cho các thao tác
tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán
Khối lượng và chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào:
+ Mức độ am hiểu thơng tin nói chung + Phương pháp thu thập thông tin
+ Trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin
+ Sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tỉnh thần tận tụy với công việc của cán bộ thừa hành (đây là điểm cơ bản nhất)
Thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị
- Lựa chọn uà hệ thống hóa tài liệu:
Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu Thực chất đây là sự tiếp tục quá trình thu thập tài liệu Từ khối lượng thông tìn, tài liệu thu thập được, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán
Sau khi chọn lọc, cần hệ thống hóa tài liệu theo từng nhóm vấn đề (ví dụ: Nhóm các sự kiện, các số liệu )
- Phân tích tài liệu thu thộp được:
Trang 31
Tất cả các thao tác nhớ, bộ phận được đưa vào chỉnh thể
thống nhất
Về mặt lơgíc, phân tích tài liệu có nghĩa là sắp xếp và
kiểm tra thông tin, dự kiến thời gian, mức độ công bố thông tin cho phù hợp
Để đạt được mục tiêu, cần tập trung vào phân tích và
đưa ra một số phần đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai,
đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thơng báo, giải
thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm
phán Cần phải cẩn thận, tránh hấp tấp, vội vàng, phải
chat lọc được những ý kiến quan trọng, đi vào thực chất vấn đề
b Chuẩn bị tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán
Sau khi kế hoạch đàm phần đã được vạch ra cần tiến hành tổ chức triển khai nó trong thực tiễn Để cho cuộc đàm
phần thành công yếu tố quyết định là con người Nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán Những người tham gia đoàn đàm phán chia thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán Đây là người
rất quan trọng Họ là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán Người lãnh đạo là chỉ huy tổ chức đàm phán Họ phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế
hoạch chuẩn bị đàm phán Đó là người phải xây dựng được
chiến lược, chiến thuật ứng phó các tình huống trong đàm
Trang 32
Người lãnh đạo nhóm đàm phán vừa phải có kiến thức chuyên môn vừa giỏi điễn thuyết, trình bày Tuy nhiên khơng phải ai cũng có khả năng giỏi cá chuyên môn, giỏi cả nói năng Trong trường hợp người lãnh đạo bị hạn chế về khẩu khiếu thì nên có một người giỏi trình bày giúp cho khâu dẫn giải vấn để Người chỉ huy đầm phán phải ứng tác trước các tình huống, tranh luận Họ phải nêu ra các hướng kết luận và quyết định kết luận kết thúc đàm phán Thứ hơi, các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán Đây là những người có vị trí hết sức quan trọng Có thể nói họ là những trợ thủ đắc lực của chủ thể đàm phán Trong
những cuộc đàm phán quan trọng, đội ngũ chuyên môn gồm nhiều chuyên gia kinh tế, chuyên gia luật pháp, chuyên gia công nghệ Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm này là:
+ Bằng kiến thức chun mơn của mình tham gia từng
phần việc có liên quan Họ phải theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tan déng hoặc bác bổ ý kiến của đối tác
+ Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán Đặc biệt theo dõi chiến lược và sách lược của tất cả các bên đàm phán
+ Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có
thể để kiến nghị với lãnh đạo đoàn đàm phán
+ Cung cấp thơng tìn cụ thể, chỉ tiết hoặc luận giải làm rõ vấn
đề khi cần thiết
Trang 33
GIÁO TRÌNH GIÁO DỊCH VÀ
Thứ ba, thư ký đồn đàm phán, Nhóm này có thể có từ 1
đến 3 người Họ giúp tất cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phần như: Lo các điều kiện phục vụ đàm phán; Ghỉ chép lại
tất cả các vấn đề bàn luận; Ghi chép lại các kết luận; Chỉnh sửa văn bản thỏa thuận; Thu thập và lưu trữ tất cả các tư
liệu, tài liệu của cuộc đàm phán
-© Chuẩn bị bế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán
Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra vào một thể thống nhất, có lơgíc chặt chẽ Thao tác này nhằm lập phương án cuối cùng về cấu trúc một cuộc đàm phán
Các bước cụ thể của thao tác:
- Định giới hạn cho mỗi phần của cấu trúc đàm phán
- Bổ sung nội dung cụ thể cho mỗi phần của cấu trúc
đàm phán (sắp xếp các tài liệu đã được chọn lọc và hệ thống hóa theo từng giai đoạn sao cho chúng có liên quan chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất)
: Xóa bổ ranh giới giả tạo giữa các giai đoạn của quá trình đàm phán
- Viết báo cáo sơ bộ về kết quả chuẩn bị Trong báo cáo có
ghỉ rõ các phạm trù, khái niệm then chốt, ghi rõ kế hoạch cụ
thể tiến hành đàm phần như thế nào Những lập luận then
chốt phải được trình bày trực quan, đễ hiểu, làm cho người đọc cảm nhận ngay đó là trọng tâm của bản báo cáo
Chú ý cần ghi chép tất cả những điểm quan trọng bằng
Trang 34
phần kinh deanh
nhất cho bài phát biểu chuẩn bị sẵn, nhấn mạnh những vấn để quan trọng bằng các ký hiệu, gạch đưới, tô màu v.v
9 Nghiên cứu chuẩn bi dam phán kinh doanh
a, Nghiên cứu cấu trúc một cuộc đàm phán hình doanh
Một cuộc đàm phán kinh đoanh thông thường bao gồm ð giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Mỏ đầu
Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin Giai đoạn 3: Lập luận
Giai đoạn 4: Vơ hiệu hóa lập luận của đối tác Giai đoạn ð: Ra quyết định
Cấu trúc nãy không phải cố định, cứng nhắc mà có thể thay đổi trình tự, có khi bổ cả một giai đoạn (ví dụ: nếu khơng cần lập luận thì có thể bỏ giai đoạn 3)
Tất nhiên trong năm giai đoạn thì giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất, suy cho cùng các giai đoạn trước đều nhằm mục đích phục vụ cho giai đoạn này
Điều cần chú ý là không nên phân định quá rạch rồi ranh giới giữa các giai đoạn Độ đài, ngắn của các giai đoạn khơng cố định, nó phụ thuộc vào thời gian cho phép, sự hiểu biết, thiện chí giữa các thành viên tham gia, công tác chuẩn bị, diễn biến của cuộc đàm phán v.v Bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào cũng đều cần dựa vào kiến thức của các khoa
học: Tâm lý học, xã hội học, thuật hùng biện (ngôn ngữ học) và các khoa học chuyên ngành khác
235
Trang 35
b Nghiên cứu yêu cầu uề nội dung một cuộc dam
phán hinh doanh
Để bảo đảm thành công cho một cuộc đàm phán cần áp dụng 10 quy tắc dưới đây:
1 Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy
2 Tính rõ rùng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lơgíc Phải loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục
3 Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ (nghe, nhìn v.v ) nhằm thể hiện trực quan, khơi gợi óc tưởng tượng, nên sử dụng các ví dụ so sánh nhằm làm cho lập luận bài phát biểu mang tính cụ thé bét chung chung, trừu tượng
4 Có phương hướng ổn định: Cân phải luôn ghỉ nhớ những nhiệm vụ cơ bản và nhắc nhở đối tác bám sát chủ đề
tránh lan man, chệch hướng
5 Quy tắc vé nhịp điệu: Cố gắng tăng cường độ đầm phán vào lúc kết thúc, nhất là các vấn để then chốt, quan trọng
6 Quy tắc nhắc lại: Cần phải nhắc lại những vấn đề cơ bản, có ý nghĩa quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin, điểu khoản cần thiết
7 Quy tắc bất ngờ: Phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây được bất ngồ cho đối tác vào thời điểm cần thiết
Trang 36
phải tập trung chú ý) và "thóai trào” (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy nghị
9 Thông tin uữa đủ
10 Hài hước, châm biếm viva phải Khi cần phải diễn tả
ý nghĩ khó chịu hoặc phan bác ý kiến thì hài hước hoặc châm
biếm có tác dụng đặc biệt
Ngoài 10 quy tắc trên, cần lưu ý các chỉ dẫn sau đây để các cuộc đàm phán đạt được kết quả
- Nội dung và phương pháp tiến hành đàm phán có ý
nghĩa rất lớn đối với bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào Vì thế ngồi việc đấm bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phần cũng phải thật khoa học, chặt chẽ
- Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đó - Cần có các phương án khác nhau cho mỗi cuộc đàm
phán
- Thỉnh thỏa ng cần nhắc lại và rút ra kết luận từ những điểu đã trình bày
- Ln luôn quan tâm, chú ý đến đối tác vì quan hệ, hiểu biết lẫn nhau có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh e Nghiên cứu các phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm trong đàm phán hình doanh
Các phương pháp sử dụng ngơn ngữ biểu cảm có liên quan chặt chế với nhau Tuy vậy, căn cứ vào thể loại và mức
độ tác động của biểu cảm có thể phân biệt chúng thành các
nhóm sau:
Trang 37
GIÁO TRÌNH GIÁO DỊCH VẢ ĐẦM PHẦN KỈNH.DOANH ˆˆ `
- Phương pháp gây ấn tượng: Nhắc lại, giải thích, tuyên bố, trích dẫn và đặc biệt là sử dụng phương pháp giao nhau Ví dụ trong mệnh để sau: "Lập kế hoạch tương đối dễ, nhưng để hoàn thành kế hoạch thì rất khó khăn" ở đây ngôn ngữ được sử dụng chứa bốn phần tử giao nhau, đan chéo nhau
- Phương pháp gây căng thẳng: Trong đàm phán được sử dụng để khiêu khích, phản để hoặc móc xích các sự kiện nhằm gây áp lực với đối tác đàm phán
d Nghiên cứu chuẩn bị oề mặt kỹ thuật cho cuộc
dam phan kinh doanh
Chuẩn bị về mặt kỹ thuật tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết từ khâu để ra kế hoạch đến khi ra quyết
định
Có thể sử dụng các phương pháp cơ bản của kế hoạch
hóa vào việc chuẩn bị mang tính chất kỹ thuật sau khi hệ thống kế hoạch chuẩn bị đàm phán đã hoàn chỉnh
Trước tiên ta hoàn thành từng khâu kế hoạch chuẩn bị cho cuộc đàm phán, sau đó chuẩn bị về mặt kỹ thuật
Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: + Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng, động cơ, thói quen làm việc của người thừa hành
+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán + Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán
Trang 38làm phần Kinh đoonh
Chủohg IX: Hoại động chuối
được đặt ra và thực hiện việc nghiên cứu, phân nhóm và bế
trí các phần theo mơ hình một cuộc đàm phán
1L XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH 1 Tâm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch đàm phán
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là đối với những vấn để phức tạp, đòi hỏi cồn phải tranh luận (chẳng hạn các cuộc đàm phán về thương mại, hợp tác kinh tế )
Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một sơ đổ có tính khái qt lơgíc áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể, nhằm đạt mục tiêu đã định
Tùy theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô cuộc đàm phán, số lượng các thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập một sơ đổ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh chu đáo giúp ta rèn luyện kỹ năng, hình thành thói quen phần ứng linh hoạt trong mọi tỉnh huống, chủ động, bất ngồ, tạo ưu thế thuận lợi trong đàm phán, cho dù là môi trường không quen thuộc hoặc gặp khó khăn
Trang 39
diễn biến dù là nhỏ nhất của quá trình đàm phán cùng với đồng nghiệp của mình Họ đã giả định được các tình huống có thể xây ra trong cuộc đàm phán (tất nhiên các tình huống giả định tuy chưa đúng hoàn toàn song cũng phù hợp với thực tế mà chúng ta đặt ra cho họ)
Vì thế khi chúng ta đưa ra những tình huống bất ngờ, họ vẫn thân nhiên, tập trung lái nội dung vào những vấn đề chính, khơng sa vào những vấn đề vụn vặt Chứng tổ họ đã chuẩn bị, dự kiến trước, phán đoán được ý đồ, kế hoạch đàm phán của chúng ta nên đã có phản ứng linh hoạt, chủ động
Chính vì vậy vai trò của việc xây dựng kế hoạch chí tiết cho những cuộc dàm phán là hết sức quan trọng nhất là những vấn để đàm phán có quy mơ lớn
2 Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán Trong quá trình xây dựng kế hoạch cần hết sức tỉ mi, chính xác, định rõ những việc cần phải làm, biện pháp tiến hành trong quá trình đàm phán Điều đó cho phép ta kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc theo dự kiến, tính tốn chi phí, so sánh tài liệu, thông tin thu được với chỉ tiêu, kế hoạch ban đầu nhằm xác định nhu cầu và khả năng thực hiện để án nào đó
Q trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần xuất phát từ một nguyên lý đã được khẳng định Kế hoạch là sự thiết lập, tính tốn trình tự cơng việc, thao tác, thời hạn chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu
Việc xây dựng bế hoạch đàm phán cân thực hiện các thao tác sau:
Trang 40
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán
- Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó (nghĩa là để ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đàm phán)
- Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đàm phán
- Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho cuộc đàm phán và mối liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ
- Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên bao gồm lập chương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình dam phan
Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chỉ tiết:
Qua các thao tác phân chia kế hoạch tổng quát ta sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chỉ tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đàm phán đạt kết quả
Nục tiêu của uiệc xây dựng kế hoạch chỉ tiét dam
phán là:
- Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chỉ tiét can thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án khác