Bài giảng Khởi sự kinh doanh – Bài 4: Lập kế hoạch kinh doanh

Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Khởi sự kinh doanh – Bài 4: Lập kế hoạch kinh doanh để nắm chi tiết các kiến thức bao gồm mô tả về kế hoạch kinh doanh; giải thích tại sao cần phải lập bản kế hoạch kinh doanh; xác định được các loại bản kế hoạch kinh doanh.

BÀI 4 LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền, Ngô Thị Việt Nga (Chủ biên) (2014), Giáo trình Khởi sự

kinh doanh, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội

2 David H.Bangs (Phan Thăng, Trần Đoàn Lâm dịch), JR, Hướng dẫn lập kế hoạch

kinh doanh, Nhà xuất bản Lao động – xã hội, 2007

3 Deloitte & Touche, Writing an Effective Business Plan (New York: Deloitte &

Touche, 2003)

4 Deloitte & Touche, Writing an Effective Business Plan

5 Harper, The McGraw-Hill Guide to Starting Your Own Business 2nd ed (New

York: McGraw-Hill, 2003)

6 ILO, Lập kế hoạch kinh doanh – sách hướng dẫn khởi sự doanh nghiệp và tăng

cường khả năng kinh doanh – SIYB, 1998

7 Trang web http://www.bsdvn.com

8 SME Toolkit – Việt Nam

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc

qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Bài 4 trong Học phần Khởi sự kinh doanh nghiên cứu những vấn đề khái quát của một

bản kế hoạch kinh doanh, ngoài ra cung cấp các kỹ năng cần có trong quá trình soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh Kế hoạch kinh doanh có thể giúp người khởi sự tránh những quyết định mạo hiểm khiến doanh nghiệp có thể thất bại Nếu đề xuất mạo hiểm của người khởi nghiệp không mạch lạc, không có lợi ích gì thì kế hoạch kinh doanh sẽ chỉ cho người người nghiệp tại sao và giúp họ tránh phải trả giá đắt cho việc học về nguyên nhân thất bại của doanh nghiệp

Mục tiêu

 Mô tả về kế hoạch kinh doanh

 Giải thích tại sao cần phải lập bản kế hoạch kinh doanh

 Xác định được các loại bản kế hoạch kinh doanh

T ình huống dẫn nhập

Lập kế hoạch kinh doanh

Ông A đang dự định mở một Công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng kinh nghiệm khi đi du lịch Dịch vụ cung cấp của công ty nhằm giúp khách hàng cuốn hút cả tâm trí lẫn tinh thần, đồng thời nâng cao hiểu biết về các nền văn hóa thông qua âm nhạc Công ty được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu của những người yêu âm nhạc Cả hai tour du lịch nội địa và quốc tế có kèm dịch vụ âm nhạc đầy đủ sẽ được giới thiệu cho các cá nhân và tập thể có nhu cầu trong các thị trường đặc biệt Sản phẩm của công ty bao gồm du lịch trọn gói từ các thành phố của việt Nam đến các địa điểm nổi tiếng có nền âm nhạc dân gian đặc sắc Khả năng thành công của Công ty là khá cao Vì xu hướng hiện tại trong du lịch là thám hiểm Tuy nhiên thành công chỉ có thể đạt được khi công ty có một kế hoạch tiếp thị hợp lý và chu đáo Mùa có nhiều

khách du lịch nhất của Công ty thường là từ tháng 5 đến tháng 9 hàng năm, khoảng thời gian còn lại sẽ được dùng cho công việc tiếp thị và chuẩn bị cho mùa du lịch năm tới Mục tiêu của công ty là trở thành nhà điều hành các tuyến du lịch kết hợp âm nhạc tốt nhất ở việt Nam, nhằm cung cấp cho khách hàng các tour du lịch mạo hiểm nhưng được bảo vệ an toàn và để lại trong lòng khách hàng cảm giác yên bình, thoải mái sau những ngày làm việc đầy căng thẳng

1 Theo bạn, công ty có nên lập bản kế hoạch kinh doanh không? Lập kế hoạch kinh doanh có lợi ích gì với công ty không?

2 Nếu có, trước tiên nên lập bản kế hoạch gì?

4.1 Khái lược về kế hoạch kinh doanh

4.1.1 Khái niệm

Kế hoạch nói chung là một văn bản xác định mục tiêu cần đạt và các giải pháp đảm

bảo thực hiện mục tiêu đó Một tổ chức hay cá nhân bất kỳ, nếu hoạt động có ý thức

và muốn đạt kết quả như mong muốn, đều cần lập những kế hoạch nhất định cho các khoảng thời gian hay công việc nhất định nào đó Chẳng hạn, một sinh viên có thể lập

kế hoạch cho mình trong 4 năm học tập ở bậc đại học trong đó xác định rõ trong 4

năm ấy mình định đạt các mục tiêu gì và phác thảo các giải pháp cần thiết để có thể biến các mục tiêu ấy thành hiện thực

Tương tự, từ khi sắp thành lập đến suốt quá trình hoạt

động một doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai

thực hiện nhiều loại kế hoạch như kế hoạch kinh doanh

và kế hoạch tạo lập doanh nghiệp (xây dựng trước khi

tạo lập doanh nghiệp); chiến lược/kế hoạch dài hạn (có

thể là chiến lược, có thể là kế hoạch); kế hoạch hàng

năm (có khi cũng gọi là kế hoạch kinh doanh); kế

hoạch ngắn hơn một năm (kế hoạch tiến độ, kế hoạch

điều hành,…) và cũng có những kế hoạch chỉ gắn với những nhiệm vụ cụ thể nhất

định như dự án, chương trình, đơn hàng,

Đối với người khởi sự, sau khi tìm kiếm và khẳng định ý tưởng kinh doanh của mình

có tính khả thi, người khởi sự bắt tay xây dựng kế hoạch kinh doanh Bản kế hoạch

giúp người khởi nghiệp mô hình hóa ý tưởng dựa trên các mô phỏng của thị trường, các mục tiêu mà người khởi nghiệp đặt ra và cách thức người khởi nghiệp sẽ thực

hiện nó

Theo cách hiểu như trên, khác với các kế hoạch cho từng giai đoạn phát triển cụ thể khác, kế hoạch kinh doanh thường được lập ra khi người khởi nghiệp chuẩn bị khởi sự một công việc kinh doanh Kế hoạch kinh doanh được hiểu là một văn bản trình bày ý tưởng kinh doanh và cách thức hiện thực hóa ý tưởng đó của người khởi sự kinh doanh

4.1.2 Vai trò và cách phân loại

4.1.2.1 Vai trò của việc lập kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào

cũng cần tiến hành cho dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào Kế hoạch kinh

doanh là một trong những công cụ quan trọng nhất mà những doanh nghiệp thành công đã sử dụng Vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh trong các doanh nghiệp được thể hiện thông qua các mục tiêu cơ bản:

 Bản kế hoạch trình bày về cơ hội kinh doanh tiềm năng mà người tạo lập doanh

nghiệp dự tính khởi sự Bản kế hoạch phải chứng minh được là có một cơ hội tiềm năng rất có triển vọng mà doanh nghiệp đang dự định đầu tư

 Kế hoạch kinh doanh trình bày các công việc kinh doanh dự tính khởi sự để khai thác các cơ hội Một kế hoạch kinh doanh giải thích các biến quan trọng cho sự

thành công hay thất bại, nó có thể giúp người khởi sự dự đoán các tình huống khác nhau có thể xảy đến trước khi trở nên quá muộn, do vậy người khởi sự có thể tìm giải pháp để giải quyết hoặc ngăn ngừa trước khi có thể xảy ra

 Giúp người khởi sự định hình tầm nhìn ban đầu cho doanh nghiệp bằng cách đưa

ra những câu hỏi then chốt và nghiên cứu để tìm ra câu trả lời thỏa đáng

Ngoài ra, thông qua bản kế hoạch kinh doanh cho phép

người khởi sự thể hiện rõ ràng cơ hội kinh doanh với

các đối tượng hữu quan theo cách hiệu quả nhất Các

nhân viên, các nhà đầu tư, các tổ chức tài chính và

thành viên hội đồng quản trị đều có thể tìm thấy sự hữu

ích của bản kế hoạch kinh doanh Bản kế hoạch kinh

doanh cung cấp những thông tin cần thiết và do đó,

người khởi sự có thể trình bày về triển vọng phát triển

của doanh nghiệp và thu hút các nguồn lực, bao gồm cả nguồn tài chính Bản kế hoạch cung cấp những căn cứ hợp lý để thuyết phục những nhân viên tiềm năng rời bỏ công việc hiện tại của họ để đến với doanh nghiệp Bản kế hoạch cũng là một công cụ có

thể thắt chặt mối quan hệ với các đối tác chiến lược, các khách hàng quan trọng hay

những nhà cung cấp chính

Quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp định hình tầm nhìn

ban đầu của họ gắn với cơ hội kinh doanh bằng cách đưa ra những câu hỏi then chốt

và nghiên cứu để tìm ra câu trả lời thoả đáng Thí dụ, một câu hỏi mà tất cả những

người sáng lập doanh nghiệp cần trả lời là: Nhu cầu cần thoả mãn của khách hàng là

gì? Đối thoại với khách hàng và các chuyên gia tư vấn đáng tin cậy sẽ giúp doanh

nghiệp định hướng tốt hơn vào nhu cầu và mong muốn của khách hàng Công việc

trước khi khởi sự này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc vô kể cho những người

sáng lập doanh nghiệp so với trường hợp sau khi thành lập doanh nghiệp mới cố gắng định hình lại cơ cấu danh mục sản phẩm của mình Trong khi tất cả các doanh nghiệp điều chỉnh danh mục sản phẩm của mình dựa vào những thông tin phản hồi từ khách hàng, quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh có thể giúp những người sáng lập doanh nghiệp phán đoán một số trong những điều chỉnh đó từ trước khi doanh nghiệp được khai trương

Tóm lại, kế hoạch kinh doanh cung cấp cho chủ doanh nghiệp sự hiểu biết sâu sắc cần thiết để trả lời những câu hỏi then chốt mà nhiều đối tượng hữu quan sẽ đặt ra Hoàn chỉnh một bản kế hoạch kinh doanh đáng tin cậy, có căn cứ sẽ tạo cho chủ doanh nghiệp sự tín nhiệm trong con mắt của các đối tượng hữu quan

4.1.2.2 Phân loại kế hoạch kinh doanh

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà các tác giả của kế hoạch kinh doanh đặt ra

là bản kế hoạch cần có độ dài và chi tiết như thế nào cho phù hợp? Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào loại kế hoạch kinh doanh mà người khởi nghiệp đang được viết Có ba loại kế hoạch kinh doanh, mỗi loại sẽ có quy tắc khác nhau về chiều dài và mức độ chi tiết Trình bày trong hình 4.1, có ba loại kế hoạch sau:

 Thứ nhất, bản kế hoạch tóm tắt

Bản kế hoạch tóm tắt có độ dài khoảng 10 – 15 trang và được sử dụng trong giai đoạn rất sớm của người khởi nghiệp Viết một bản kế hoạch tóm tắt

có thể nhằm kêu gọi tài trợ để từ đó có thể tiến hành các phân tích cần thiết nhằm viết một kế hoạch hoàn chỉnh Ví dụ, nếu một người nào đó như Meg Whitman, Giám đốc điều hành (CEO) của eBay, đã suy nghĩ về việc bắt đầu một doanh nghiệp mới, cô ấy có thể viết một

kế hoạch kinh doanh tóm tắt và gửi nó cho các nhà đầu tư lựa chọn để có được thông tin phản hồi về ý tưởng của mình Hầu hết các nhà đầu tư biết về sự thành công của bà Whitman của eBay nên không cần thông tin quá chi tiết

 Thứ hai, bản kế hoạch hoàn chỉnh

Bản kế hoạch hoàn chỉnh có độ dài khoảng 25 – 35 trang Loại kế hoạch này nêu

rõ các hoạt động của doanh nghiệp và được viết chi tiết hơn so với kế hoạch kinh doanh tóm tắt và thường được sử dụng để chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh cho nhà đầu tư

 Thứ ba, bản kế hoạch tác nghiệp

Một số doanh nghiệp chuẩn bị thành lập sẽ viết một kế hoạch kinh doanh tác nghiệp, thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp Bản kế hoạch kinh doanh tác nghiệp thường được viết chi tiết về các hoạt động của doanh nghiệp Có độ dài

từ 40 đến 100 trang, các phần trong bản kế hoạch này thường rõ ràng và chi tiết Thực tế, không thể nói một cách dứt khoát và chắc chắn là một bản kế hoạch nên

có độ dài cụ thể là bao nhiêu trang vì còn phụ thuộc vào loại kế hoạch, mục đích của việc soạn thảo, tính chất đặc thù của từng dự án kinh doanh và nhiều yếu tố khác nữa Tuy nhiên, chúng ta nên thiết kế bản kế hoạch với độ dài điển hình trong khoảng từ 25 đến 35 trang Tránh viết quá ngắn và không bao gồm hết các nội dung cần trình bày, nhưng cũng tránh viết quá dài và lan man làm phân tán sự tập trung của người đọc và gây tâm lý chán nản, không muốn tiếp tục tìm hiểu về dự

án kinh doanh của bạn nữa Nên viết ít nhưng hiệu quả

Hình 4.1 Các loại kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh tác nghiệp

Độ dài: 40 – 100 trang Thường được sử dụng trong nội bộ công ty Bản kế hoạch này như là một công cụ để tạo ra một kế hoạch chi tiết cho dự án mới và cung cấp các chỉ dẫn cho nhà quản lý

Kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

Độ dài: 25 – 35 trang Thường được sử dụng trong các dự án mới vào thời điểm bạn đang cần tài trợ Được coi như “kế hoạch chi tiết” cho các hoạt động của công ty

Kế hoạch kinh doanh tóm tắt

Độ dài: 10 – 15 trang Thường được sử dụng ở giai đoạn đầu cho các dự án mới,

để “thử nghiệm” xem liệu các nhà đầu tư có quan tâm đến

dự án của họ không

4.1.2.3 Kết cấu

Kế hoạch kinh doanh thường có mức độ chi tiết khác nhau, tùy vào mục đích và đối tượng phục vụ Do đó, kết cấu của bản kế hoạch kinh doanh cũng có thể thay đổi cho phù hợp Không có kết cấu nào được coi là hoàn toàn "chuẩn mực" cho mọi bản kế

hoạch kinh doanh Nhìn chung, bản kế hoạch kinh doanh phải bao gồm những nội dung chính sau:

 Luận chứng về quy mô và triển vọng của cơ hội kinh doanh trên thị trường

 Luận chứng về mô hình kinh doanh nên được khởi sự để hiện thực hoá cơ hội kinh doanh nói trên thành tỷ suất lợi nhuận cao Mô hình kinh doanh bao gồm các thông tin về tên gọi, hình thức pháp lý, địa điểm trụ sở của doanh nghiệp; phương thức sản xuất - kinh doanh; các nguồn lực cần huy động (số lượng, cơ cấu) và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp; mô hình doanh thu - chi phí - lợi nhuận và phương thức hoàn trả các khoản nợ vay cũng như giải quyết quan hệ sở hữu của các đối tượng hữu quan đối với doanh nghiệp

 Thông tin về kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực

tiễn của nhóm đồng sáng lập/điều hành doanh nghiệp

 Các tài liệu hỗ trợ, bổ sung thông tin đi kèm với bản kế hoạch

Hình 4.2 chúng ta có thể thấy nhiều điểm tương đồng giữa hai cấu trúc Lưu ý rằng

không có một cấu trúc nào được coi là "duy nhất đúng" cho mọi tình huống, mọi mục đích Người tạo lập doanh nghiệp phải trên cơ sở mục đích, qui mô kinh doanh để xác định yêu cầu cụ thể về tính chi tiết đối với từng phần nội dung của bản kế hoạch

Hình 4.2 Hai kiểu cấu trúc điển hình của bản kế hoạch kinh doanh

4.2 Kỹ năng cần thiết khi soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh

4.2.1 Một số kỹ năng soạn thảo kế hoạch kinh doanh

Có lẽ việc khó khăn nhất trong viết bất cứ bản kế hoạch kinh doanh nào là bắt đầu đặt bút viết những dòng đầu tiên Biên soạn các dữ liệu, sắp xếp chúng theo một trình tự mạch lạc và soạn thảo sản phẩm cuối cùng (bản kế hoạch) có thể là một công việc khó

Kiểu cấu trúc thứ nhất:

1 Trang bìa ngoài;

2 Mục lục;

3 Tóm tắt;

4 Kế hoạch tổ chức;

5 Kế hoạch marketing;

6 Kế hoạch tài chính;

7 Các phụ lục (nếu có)

Kiểu cấu trúc thứ hai:

1 Trang bìa ngoài;

2 Mục lục;

3 Tóm tắt;

4 Phân tích ngành, khách hàng và đối thủ cạnh tranh;

5 Mô tả doanh nghiệp và sản phẩm;

6 Kế hoạch marketing;

7 Kế hoạch sản xuất;

8 Kế hoạch phát triển doanh nghiệp;

9 Mô tả nhóm đồng sáng lập;

10 Trình bày những rủi ro cơ bản;

11 Kế hoạch tài chính;

12 Các phụ lục (nếu có)

khăn, khiến nhiều người nản chí Trong trường hợp

như vậy, cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là chia nhỏ

quá trình xây dựng kế hoạch thành nhiều bước

Việc trước tiên là viết một bản tóm tắt ngắn (dưới năm

trang) về ý tưởng kinh doanh và tầm nhìn của những

người sáng lập Chính nội dung này sẽ trở thành định

hướng cho người viết và những người đồng sự theo sát

định hướng đó trong suốt quá trình soạn thảo kế hoạch

Việc tiếp theo là bắt tay vào viết các phần chính của bản kế hoạch Mặc dù mỗi phần

sẽ có liên quan và ảnh hưởng đến tất cả các phần khác song nhiều người thường thấy

dễ dàng nhất là viết phần mô tả sản phẩm/dịch vụ nên hay viết nội dung này trước

tiên Đây thường là bộ phận rõ ràng và cụ thể nhất trong tầm nhìn của những người

sáng lập doanh nghiệp Nói chung, sẽ thấy dễ viết hơn đối với những phần mà người viết có hiểu biết sâu và nguồn dữ liệu dồi dào Tuy nhiên, cần lưu ý rằng soạn thảo

một kế hoạch kinh doanh không thuần tuý là một quá trình diễn ra tuần tự từng bước một Người viết có thể đồng thời viết các phần khác nhau của bản kế hoạch hoặc theo một trình tự nào đó thích hợp

Cuối cùng, sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên về tất cả các phần chính của bản kế hoạch chính là lúc viết lại bản tóm tắt súc tích và chuẩn xác hơn Điều không quá ngạc nhiên là bản tóm tắt sau cùng có thể khác nhiều so với bản tóm tắt đầu tiên vì những hiểu biết và định hình lại của người viết trong suốt quá trình soạn thảo kế hoạch

Tuy nhiên, người khởi sự cần lưu ý kế hoạch kinh doanh không phải là bất biến Mặc

dù người viết sẽ trau chuốt bản thảo kế hoạch của mình nhưng hầu hết các kế hoạch

kinh doanh sẽ trở nên lỗi thời nhanh chóng Điều đó có nghĩa là những người sáng lập cần luôn luôn cập nhật và sửa đổi kế hoạch kinh doanh của họ khi cần thiết phải làm như vậy Mỗi sửa đổi lớn cần được lưu trữ và đôi khi người viết nên tham khảo lại để rút kinh nghiệm Cần nhớ rằng ý nghĩa quan trọng của bản kế hoạch kinh doanh không phải là sản phẩm cuối cùng (bản kế hoạch) mà là những điều những người sáng lập

học hỏi được trong quá trình soạn thảo kế hoạch để hiện thực hoá tầm nhìn của mình Bản kế hoạch thể hiện rõ ràng ý tưởng những người sáng lập đang nung nấu trong đầu

và làm cho tầm nhìn của họ trở nên sáng rõ đối với chính bản thân mình và nhóm

đồng sự Nó cũng phác họa tiến trình ra đời, tăng trưởng và chín muồi của doanh nghiệp sắp thành lập Soạn thảo kế hoạch kinh doanh là một công việc đầy hứng thú

và sáng tạo, đặc biệt là khi làm việc với nhóm đồng sáng lập

Trong suốt quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh người viết nên sử dụng kết hợp

các phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Đó chính là những cơ sở thông

tin cần thiết và khách quan để phân tích, xử lý và thể hiện trong bản kế hoạch, làm

tăng sức thuyết phục của bản kế hoạch trước các đối tượng hữu quan

Để có thể thu thập dữ liệu sơ cấp thông thường tiến hành thông qua phương pháp quan sát Ví dụ, có thể tiến hành quan sát số lượng khách vào cửa hàng của đối thủ cạnh tranh trong một ngày và ước tính tỷ lệ người mua hàng, giá trị hàng mua,… Cũng có thể tiến hành các phương pháp điều tra nhằm thu thập dữ liệu sơ cấp như phỏng vấn chuyên gia, điều tra bằng bảng hỏi đối với khách hàng tiềm năng hay sử dụng công nghệ thông tin (điện thoại, internet,…) để tiến hành điều tra đối với các đối tượng cần thiết

Các nguồn dữ liệu thứ cấp nhiều khi rất hữu dụng và luôn cần được khai thác trong quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh là các số liệu thống kê cũng như các trang web rất hữu ích là:

 http://www.vcci.com.vn của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam có thư mục "Phổ biến kiến thức" chứa nhiều nội dung hướng dẫn viết kế hoạch kinh doanh Ngoài ra, website này còn cung cấp nhiều thông tin rất phong phú về môi trường kinh doanh và cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam

 http://www.businessedge.com.vn rất hữu ích, chứa nhiều tài nguyên trực tuyến hướng dẫn soạn thảo kế hoạch kinh doanh khởi sự doanh nghiệp cũng như quản trị điều hành doanh nghiệp nhỏ và vừa

 Ngoài ra còn nhiều trang web khác ở trong và ngoài nước

Có một số chỉ dẫn quan trọng sẽ ảnh hưởng đến soạn

thảo kế hoạch kinh doanh Người khởi sự cần nhớ rằng

bản kế hoạch kinh doanh nhằm cung cấp cho người

đọc những cơ sở cần thiết đầu tiên về công việc kinh

doanh dự tính khởi sự sẽ được nhà đầu tư xem xét Nếu

bản kế hoạch không đầy đủ hoặc trông cẩu thả thì nó

dễ làm cho nhà đầu tư cảm thấy rằng công việc kinh

doanh này là không đầy đủ và cẩu thả Điều quan trọng là cần phải chú ý đến cấu trúc, nội dung và loại kế hoạch trước khi gửi cho nhà đầu tư hoặc một người nào đó mà liên quan đến liên doanh mới

Để tạo ấn tượng tốt nhất, một kế hoạch kinh doanh nên theo một cấu trúc thông thường, chẳng hạn như cấu trúc bản kế hoạch được giới thiệu trong bài 5 Mặc dù một

số người khởi nghiệp muốn chứng minh sự sáng tạo trong tất cả mọi thứ họ làm, xuất phát từ cấu trúc cơ bản của định dạng bản kế hoạch kinh doanh thông thường là một sai lầm Thường các nhà đầu tư là những người rất bận rộn và muốn có một kế hoạch

mà họ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin quan trọng để đi đến quyết định có đầu tư hay cho người khởi sự vay tiền hay không Nếu một nhà đầu tư phải mất công tìm kiếm thông tin bởi vì nó ở trong một nơi khác thường hay chỉ là không có, thì có thể chỉ đơn giản là từ bỏ và chuyển sang kế hoạch tiếp theo

Nhiều sản phẩm phần mềm có sẵn sử dụng cách tiếp cận tương tác để hỗ trợ soạn thảo

kế hoạch kinh doanh Một số các chương trình này là rất hữu ích Tuy nhiên, người khởi sự cũng nên tránh một kế hoạch mẫu trông như thể nó đến từ một nguồn "đóng hộp" Các phần mềm này có thể hữu ích trong việc cung cấp các cấu trúc và tiết kiệm thời gian, nhưng thông tin trong kế hoạch vẫn nên được phù hợp với việc kinh doanh

cá nhân

Một số doanh nghiệp thuê tư vấn hoặc cố vấn bên ngoài để soạn thảo kế hoạch kinh doanh của họ Mặc dù không có gì là sai với việc thuê tư vấn nhằm đảm bảo rằng một

kế hoạch có vẻ như là chuyên nghiệp nhất có thể Tuy nhiên, cần lưu ý một nhà tư vấn hay cố vấn bên ngoài không phải là tác giả chính của bản kế hoạch kinh doanh Cùng với sự kiện và con số, kế hoạch kinh doanh cần phải dự báo được triển vọng phát triển của doanh nghiệp - nhiệm vụ này chỉ có thể được thực hiện tốt nhất bởi người sáng lập nên doanh nghiệp

Kế hoạch kinh doanh nên cung cấp thông tin rõ ràng và súc tích trên tất cả các khía

cạnh quan trọng của liên doanh được đề xuất Bản kế hoạch kinh doanh phải đủ dài để cung cấp đầy đủ thông tin nhưng cũng tránh viết quá dài và lan man làm phân tán sự

tập trung của người đọc và gây tâm lí chán nản Tuy nhiên, tránh viết quá ngắn vì sẽ

không hàm chứa mọi nội dung cần trình bày, cần viết ngắn đủ để duy trì sự quan tâm của người đọc Đối với hầu hết các kế hoạch khoảng từ 25 đến 35 trang là đủ Thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như các bản sơ yếu lí lịch của các thành viên chính trong nhóm

sáng lập, có thể xuất hiện trong phụ lục

Sau khi bản kế hoạch kinh doanh hoàn tất, cần được

soát xét lại rất thận trọng để đảm bảo rằng không có

thông tin quan trọng bị bỏ qua Có nhiều nhà đầu tư

phàn nàn, họ nhận được bản kế hoạch kinh doanh mà

bỏ qua những thông tin quan trọng, chẳng hạn như xu

hướng phát triển của ngành, doanh nghiệp cần bao

nhiêu tiền để hoạt động, hoặc số tiền ấy sẽ được sử

dụng như thế nào,… Một nhà đầu tư thậm chí còn nói rằng ông từng nhận được một

kế hoạch kinh doanh mà không có bất kỳ thông tin liên lạc nào Rõ ràng, những người xây dựng kế hoạch đã quá tập trung vào nội dung của bản kế hoạch kinh doanh mà

quên cung cấp thông tin liên lạc trên bản kế hoạch kinh doanh Đây là khuyết điểm

không sửa chữa được Hãy thử tưởng tưởng một nhà đầu tư sẽ cảm thấy như thế nào

nếu đang thích thú vì bản kế hoạch kinh doanh hấp dẫn mà lại không biết phải liên lạc với người viết bằng cách nào để tìm hiểu thêm về ý tưởng kinh doanh?

Trong khi soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh, một trong những thiếu sót thường gặp nữa là người khởi sự viết quá sa đà vào lĩnh vực chuyên môn của mình Chẳng hạn,

nếu người khởi sự có kinh nghiệm về tiếp thị kinh doanh thì mảng phân tích thị trường

và nhu cầu sản phẩm của họ rất chi tiết, trong khi đó ở các phần dự đoán tài chính,

nguồn vốn thực hiện dự án lại không được viết rõ ràng và mạch lạc, các quy trình kỹ

thuật sản xuất, nguồn nguyên liệu đầu vào lại bị xem nhẹ Ngược lại, nếu người khởi

sự có kiến thức kỹ thuật chuyên môn về sản phẩm mình dự định cung cấp thì họ lại

quá chuyên tâm về chi tiết kỹ thuật của sản phẩm mà không đánh giá được nhu cầu thị trường, các đối thủ cạnh tranh và phân khúc thị trường mà họ muốn nhắm vào

Dù ý tưởng của người khởi nghiệp rất hay, nhưng khi viết bản kế hoạch kinh doanh thì đừng quên một nhân tố rất quan trọng: con người triển khai dự án - khả năng của đội

ngũ đồng sáng lập của doanh nghiệp Đây chính là một trong những yếu tố thuyết phục nhà đầu tư bỏ vốn vào dự án của người khởi nghiệp Chính vì thế mà trong bản

kế hoạch kinh doanh, nên có phần giới thiệu khả năng và kinh nghiệm của người viết hoặc những người tham gia, thay vì chỉ có một số thông tin về sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp và mức lương dự tính cho các vị trí tương ứng

Ngoài ra, để thuyết phục các nhà đầu tư, một bản kế hoạch kinh doanh cần phải có đầy

đủ các phần sau:

 Sản phẩm, dịch vụ Mô tả sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ cung cấp, chú trọng vào lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình

 Phân tích thị trường: là phần trọng yếu mà từ đó người viết (cũng như người đọc) có thể xác định được phân khúc thị trường, tiềm năng phát triển, nhu cầu khách hàng, cách thức tiếp cận khách hàng, tình hình các đối thủ cạnh tranh…

 Đội ngũ đồng sáng lập Phần này rất được nhà đầu tư chú trọng, bao gồm một sơ

đồ tổ chức, sơ lược về năng lực của những người tham gia, xác định những kỹ năng còn thiếu sót và chiến lược bổ trợ những thiếu sót ấy

 Phân tích tài chính Các báo cáo dự toán ở mức tối thiểu về kết quả kinh doanh, cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ cho cho giai đoạn từ 3 đến 5 năm; ngoài ra có thể phân tích thêm về thời điểm hòa vốn hoặc các chỉ tiêu tài chính cơ bản

Một bản kế hoạch kinh doanh thường không đòi hỏi người viết phải trau chuốt về ngôn từ nên các ý chính có thể được viết dưới dạng gạch đầu dòng miễn sao bảo đảm yếu tố rõ ràng mạch lạc Ngoài ra để làm phong phú và tăng tính hấp dẫn, dễ hiểu của bản kế hoạch, người khởi nghiệp có thể sử dụng hình ảnh, đồ thị và bảng biểu để minh họa cho ý tưởng của mình

4.2.2 Lưu ý khi soạn thảo kế hoạch kinh doanh

 Thứ nhất, các lưu ý về nội dung

Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch kinh doanh, những người xây dựng nên lưu ý một số điểm sau về nội dung của bản kế hoạch:

o Luôn luôn tâm niệm bản kế hoạch là một "tổng thể" hay một "sản phẩm hoàn chỉnh" Những người sáng lập có thể sử dụng bản kế hoạch kinh doanh để khởi sự một công việc kinh doanh mới, nếu không có điều kiện

để làm việc đó thì có thể bán kế hoạch cho người nào quan tâm đến công việc kinh doanh mà mình đang lập kế hoạch Những người sáng lập phải luôn để ý đến tính "toàn cục" và có hệ thống, logic của các phần nội dung trong bản kế hoạch, tránh quá tập trung vào một nội dung nào đó mà lại trình bày sơ sài về những nội dung khác Người lập kế hoạch có thể viết các nội dung của bản kế hoạch kinh doanh theo bất cứ thứ tự nào thấy thuận lợi; nội dung nào có đầy đủ thông tin cần thiết thì có thể viết trước Tuy nhiên, cuối cùng người xây dựng

kế hoạch phải xem lại tổng thể bản kế hoạch, chỉnh sửa về kết cấu và nội dung

để đảm bảo bản kế hoạch là một “sản phẩm hoàn chỉnh”

o Bản kế hoạch cần có mức độ chi tiết phù hợp với mục đích soạn thảo và đối tượng nhận kế hoạch Chúng ta đã biết nếu mục đích của bản kế hoạch là để khơi gợi sự quan tâm của người đọc thì cần ngắn gọn và trình bày thẳng vào những nội dung chính như làm nổi bật cơ hội kinh doanh trên thị trường và ý tưởng về sản phẩm/dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu và cầu chưa được thoả mãn của người tiêu dùng Mặt khác, nếu mục đích soạn thảo kế hoạch là nhằm cung cấp cho người đọc những cơ sở cần thiết để quyết định có hợp tác hoặc cung cấp các nguồn lực cần thiết cho doanh nghiệp hay không thì bản kế hoạch cần được trình bày chi tiết với những căn cứ rõ ràng cho việc ra quyết định của họ

Và vì thế bản kế hoạch phải có độ dài lớn hơn