báo cáo quy trình công chứng - học phần 2

MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xã hội phát triển, nhu cầu giao kết hợp đồng giao dịch ngày tăng cao, để đảm bảo cho tính xác thực, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội hợp đồng, giao dịch mà công chứng đời Giờ đây, hoạt động công chứng trở nên không xa lạ tất người Hoạt động cơng chứng góp phần tích cực quan trọng việc phòng ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật cơng chứng viên có trách nhiệm vơ quan trọng việc tạo văn công chứng hợp pháp giảm thiểu tranh chấp đồng thời góp phần vào việc ổn định trật tự xã hội Thẩm quyền phạm vi công chứng rộng, để tổ chức hành nghề công chứng thực công chứng theo thẩm quyền, thiết phải có quy trình, cụ thể Quy trình thực việc cơng chứng hiểu theo nghĩa khoa học pháp lý bao gồm cách thức, bước, hành vi mà người yêu cầu công chứng công chứng viên phải tiến hành nhằm xác lập việc thuộc thẩm quyền phạm vi công chứng quan công chứng Để phục vụ tốt cho người dân đến công chứng hợp đồng, giao dịch để góp phần thực tốt cơng tác chun mơn với tư cách người học nghề cơng chứng, sau em có số ý kiến xin trao đổi quan điểm “Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật” Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng đề tài Mục đích Tìm hiểu quy định pháp luật quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam đưa đề xuất, hướng hoàn thiện pháp luật cho quy trình cơng chứng Đối tượng đề tài Đối tượng đề tài gồm quy định pháp luật liên quan đến quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật, bên cạnh cịn tìm hiểu thực tiễn áp dụng quy định liên quan đến quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tổ chức hành nghề công chứng Cơ cấu báo cáo Bài viết nhằm báo cáo quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam thực tiễn thực tổ chức hành nghề cơng chứng để từ đưa hướng hoàn thiện cụ thể Bài báo cáo gồm phần: Phần 1: Phần mở đầu Phần 2: Nội dung Phần 3: Kết luận II NỘI DUNG Tìm hiểu phân tích quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam Một số khái niệm: Hiện khơng có quy định cụ thể nêu rõ quy trình cơng chứng, Luật công chứng 2014 đề cập đến thủ tục công chứng quy định Chương V – Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình quy định trình tự, cách thức thực công việc cụ thể Thủ tục phương thức cách thức giải cơng việc theo trình tự định, thể lệ thống nhất, gồm nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhằm đạt kết mong muốn Như thấy ranh giới phân biệt hai khái niệm quy trình thủ tục mong manh, nhiều trường hợp hiểu với nghĩa gần tương đương Theo khoản 1, Điều Luật cơng chứng 2014 thì: “ Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn ( sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” Từ khái niệm cho ta thấy cơng chứng chứng nhận tích xác thực hợp pháp việc hành vi mà cơng chứng viên kiểm duyệt chặt chẽ, công chứng bao gồm yếu tố sau đây: Thứ nhất, người có thẩm quyền thực cơng chứng phải công chứng viên, họ người Nhà nước trao quyền thực chức công chứng thông qua việc bổ nhiệm công chứng viên Bộ Tư pháp Thứ hai, công chứng việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch Trong đó, tính hợp pháp nghĩa khơng trái với quy định pháp luật Tính xác thực bao gồm: Xác định người: Nghĩa xác định người yêu cầu công chứng thông qua giấy tờ tùy thân họ Đồng thời, xác định họ phải trạng thái tinh thần thoải mái, tự nguyện, không chịu sức ép từ phía bên ngồi họ hoàn toàn ý thức hậu việc làm Ví dụ: Ơng Nguyễn Văn A văn phịng cơng chứng B cơng chứng hợp đồng chấp quyền sử dụng đất vợ ông A bận cơng tác nên khơng trực tiếp đến văn phịng cơng chứng ơng A nhờ em vợ bà Lê Thị C (chị em sinh đơi với vợ ông A) ký tên thay Lúc công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra thơng tin cần thiết kiểm tra dấu vân tay bà C điểm vào hợp đồng chấp Xác định việc: Người u cầu cơng chứng phải xuất trình đủ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến hợp đồng, giao dịch Xác định chất thực hợp đồng, giao dịch: Công chứng viên phải xác định xem thoả thuận bên đương có phản ánh ý chí, nguyện vọng họ hay khơng, thỏa thuận có nhằm che giấu mục đích khác hay khơng Ví dụ: Vợ chồng ơng N muốn chuyển tồn quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất cho ơng K sau vợ chồng ơng qua đời Văn phịng cơng chứng Y vợ chồng ông N yêu cầu làm hợp đồng tặng cho nhà quyền sử dụng đất Sau nghiên cứu hồ sơ tìm hiểu ý nguyện vợ chồng ơng N cơng chứng viên phải giải thích cho vợ chồng ơng N trường hợp phải thực công chứng di chúc thực công chứng hợp đồng tặng cho Thứ ba, hợp đồng, giao dịch công chứng phải hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng bên yêu cầu công chứng nên công chứng viên thực công chứng hợp đồng, giao dịch Thứ tư, việc cơng chứng thực hợp đồng, giao dịch, giấy tờ, tài liệu văn Bởi lẽ, theo pháp luật hành, công chứng viên không công chứng hợp đồng, giao dịch lời nói, hành vi cụ thể mà phải thể dạng văn Từ phân tích trên, hiểu quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định trình tự thực bước để công chứng hợp đồng, giao dịch mà bên tham gia vào hoạt động công chứng phải tuân thủ theo quy định pháp luật Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch Cơ sở pháp lý Luật cơng chứng 2014: Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Trong đó, thủ tục chung cơng chứng quy định Điều 40, Điều 41; quy trình công chứng số hợp đồng, giao dịch cụ thể quy định Điều 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60 Để đảm bảo cho tính hợp pháp Văn cơng chứng quy trình cơng chứng, bên tham gia giao dịch, công chứng viên, người có quyền nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo thủ tục quy định Điều 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51 Hiện công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên cần tuân thủ nguyên tắc giao kết hợp đồng, xác lập giao dịch theo quy định pháp luật Về mặt thủ tục, công chứng phải tuân theo quy định quy định Điều 40, Điều 41 Luật cơng chứng 2014 Cụ thể quy trình cơng chứng phân chia bước cụ thể sau: + Tiếp nhận yêu cầu công chứng; + Nghiên cứu xử lý hồ sơ; + Ký cơng chứng; + Hồn tất thủ tục công chứng; Tiếp nhận yêu cầu công chứng Đây bước bước vơ quan trọng hoạt động cơng chứng sở để thực bước nhanh chóng, thuận lợi pháp luật Cơng chứng viên phải có trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng để làm rõ số vấn đề sau: Thứ nhất, ý chí chủ thể tham gia giao dịch, làm rõ vấn đề giúp cho cơng chứng viên có hướng xác với u cầu cơng chứng, nội dung loại hợp đồng, giao dịch mà người u cầu cơng chứng hướng đến Có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng đề nghị thực hợp đồng, giao dịch sau trao đổi công chứng viên nêu rõ quyền nghĩa vụ tính ràng buộc pháp lý mà người u cầu cơng chứng có hướng khác Ví dụ, người u cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu làm hợp đồng tặng cho trao đổi với cơng chứng viên di chúc mà hợp đồng tặng cho Thứ hai, sở nắm yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên phải xác định yêu cầu cơng chứng có thuộc thẩm quyền tổ chức hành nghề hay khơng Quy định cụ thể Điều 42 luật công chứng 2014 “Công chứng viên tổ chức hành, nghề công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản” Cụ thể, người yêu cầu cơng chứng có nhà tỉnh Long An mà đến tổ chức hành nghề công chứng thành phố Hồ Chí Minh yêu cầu làm hợp đồng tặng cho Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thành phố Hồ Chí Minh thực yêu cầu sau: công chứng di chúc, công chứng văn từ chối nhận di sản công chứng văn ủy quyền mà khơng có thẩm quyền thực công chứng hợp đồng tặng cho Thứ ba, nội dung công chứng không vi phạm pháp luật khơng trái đạo đức xã hội Ví dụ, ơng Nguyễn Văn A (70 tuổi) có gia đình đại gia bất động sản ông A ngưỡng mộ thầm yêu chị Trần Thị B (22 tuổi) ông A muốn tặng cho biệt thự cho chị B với điều kiện chị B không kết Từ ví dụ cho ta thấy điều kiện ông A đưa rõ ràng quy phạm pháp luật trái với đạo đức xã hội Trong q trình tiếp nhận u cầu cơng chứng cơng chứng viên phải tìm hiểu nội dung u cầu xem quy định pháp luật điều chỉnh yêu cầu công chứng cho phù hợp Sau xác định xác u cầu cơng chứng loại việc gì, có thẩm quyền tổ xác định quy định pháp luật điều chỉnh quan hệ xác lập bên tham gia giao dịch công chứng viên hướng người yêu cầu công chứng chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho hồ sơ công chứng Hồ sơ yêu cầu công chứng lập thành bộ, gồm giấy tờ sau đây: Phiếu yêu cầu công chứng Phiếu yêu cầu cơng chứng có thơng tin họ tên, địa người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; Việc luật công chứng không quy định mẫu phiếu yêu cầu công chứng mà quy định nội dung cần phải có phiếu yêu cầu công chứng tỏ phù hợp Việc không quy định mẫu chung cho phiếu yêu cầu công chứng tạo nên tính động cho tổ chức hành nghề công chứng xây dựng mẫu áp dụng cho tổ chức mình, tùy theo vụ việc mà nội dung phiếu yêu cầu công chứng khác Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng, văn theo đề nghị người yêu cầu công chứng, hồ sơ yêu cầu công chứng có khác biệt nhật định Tuy nhiên trường hợp pháp luật có quy định mẫu chung cho hợp đồng giao dịch phải tuân thủ theo quy định pháp luật Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; quy định chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực Có thể hiểu đơn giản giấy tờ tùy thân giấy tờ có giá trị xác định đặc điểm nhận dạng nhân thân người Do chưa thống cách hiểu nên lĩnh vực lại quy định giấy tờ tùy thân khác Khi người yêu cầu công chứng đến đến tổ chức hành nghề cơng chứng phải xuất trình giấy tờ sau để chứng minh nhân thân cụ thể - Hộ chiếu; - Chứng minh nhân dân; - Thẻ Căn cước công dân; Ngồi giấy tờ tuỳ thân nêu cịn có giấy tờ xem giấy tờ tùy thân để thực hợp đồng, giao dịch chứng minh sĩ quan quân đội; chứng minh công an; Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phòng lực lượng thường trực Quân đội nhân dân Điều 117 Bộ luật dân 2015 quy định điều kiện có hiệu lực giao dịch bao gồm: + Người tham gia giao dịch có lực pháp luật dân lực hành vi dân + Mục đích nội dung hợp đồng không trái với đạo đức xã hội vi phạm pháp luật + Người tham gia giao dịch hồn tồn tự nguyện Với quy định trên, khẳng định lực hành vi dân yếu tố quan trọng định giao dịch dân có hiệu lực hay khơng Để xác minh chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch có lực hành vi dân hay không công chứng viên trước hết cần vào giấy tờ tuỳ thân người cung cấp lúc giấy tờ tuỳ thân giúp công chứng viên xác định chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch Thông qua giấy tờ tuỳ thân, công chứng viên xác định người yêu cầu cơng chứng có đáp ứng quy định độ tuổi xác lập giao dịch hay không Như vậy, phương diện thực chức công chứng công chứng viên, giấy tờ tuỳ thân quan trọng giúp công chứng viên xác thực chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng sở để công chứng viên xác định đối tượng hợp đồng, giao dịch hợp đồng giao dịch có đối tượng tài sản thông qua giấy tờ người yêu cầu cơng chứng chứng minh chủ sử dụng chủ sở hữu tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch Bản giấy tờ khác Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có ngồi giấy tờ liệt kê nêu Việc đưa quy định loại giấy tờ khác hoàn toàn hợp lý, nhiều trường hợp, có giấy tờ tuỳ thân giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản chưa đủ chứng minh hợp pháp, tính xác thực hợp đồng, giao dịch điển hình cần cung cấp giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân người chưa đăng ký kết hôn Văn hủy áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời tài sản áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời… Ví dụ: anh Nguyễn Văn A (21 tuổi) chủ sở hữu nhà sống độc thân Nay anh A muốn bán nhà cho vợ chồng ông Nguyễn Văn B Như việc cung cấp giấy tờ tuỳ thân giấy chứng nhận quyền sở hữu anh A phải cung cấp thêm giấy xác nhận tình trạng nhân để chứng minh trình trạng nhân có đủ điều kiện thực giao dịch 2.2 Nghiên cứu xử lý hồ sơ Kiểm tra, xem xét giấy tờ tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp Khi tiếp nhận giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên phải tiến hành việc xác định tính hợp pháp, đầy đủ giấy tờ, tài liệu cung cấp cụ thể quy định khoản 3, Điều 40 Luật công chứng 2014 cụ thể sau: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ cơng chứng Cơng chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục công chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch Kết kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ hồ sơ yêu cầu công chứng có trường hợp: Thứ nhất, trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện thuộc hành vi bị cấm thực hợp đồng giao dịch quy định Điều luật công chứng 2014 để thực việc cơng chứng cơng chứng viên từ chối u cầu cơng chứng + Mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch, nội dung dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực giao dịch giả tạo hành vi gian dối khác; + Ép buộc cấu kết, gây áp lực, đe dọa, thông đồng làm thiệt hại đến quyền nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng, giao dịch có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối công chứng Hoặc đối tượng yêu cầu công chứng không thẩm quyền giải tổ chức hành nghề cơng chứng Ví dụ 1, Ơng Nguyễn Văn X đến văn phịng cơng chứng Y u cầu thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất vợ chồng ông X cho anh Nguyễn Văn B (anh B ruột ơng X) ơng X trình bày với cơng chứng viên ơng đứng thực hợp đồng, giao dịch mà không cần vợ ơng X, ơng X cho đến thời điểm vợ ông X bị bệnh tâm thần, ý chí vợ ơng người định thay mà khơng cần làm theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định Thứ hai, hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ cơng chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ cần thiết để tiến hành thực hợp đồng, giao dịch Trường hợp hiểu hồ sơ u cầu cơng chứng thiếu sót giấy tờ cần sửa đổi để chứng minh nội dung cần thiết cho việc thực hợp đồng, giao dịch Ví dụ, để chứng minh nguồn gốc tài sản người độc thân ngồi giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ chứng minh tài sản người yêu cầu cơng chứng cịn phải bổ sung thêm giấy xác nhận tình trạng nhân Trường hợp người u cầu công chứng cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết cơng chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn bên tham gia hợp đồng, giao dịch tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng; giải thích rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ hậu pháp lý phát sinh từ việc xác lập hợp đồng, giao dịch Công chứng viên sau tiếp nhận giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp cơng chứng viên có kỹ năng, biện pháp trao đổi với bên tham gia hợp đồng, giao dịch để làm rõ ý chí, quyền nghĩa vụ bên, lực hành vi dân bên có đáp ứng đầy đủ theo quy định pháp luật hay không, khoản 5, Điều 40 Luật công chứng 2014 quy định: “Trong trường hợp có cho hồ sơ yêu cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng” Với quy định cơng chứng viên có quyền yêu cầu bên làm rõ vấn đề liên quan đến nội dung đối tượng công chứng, tiến hành xác minh, giám định…để công khai minh bạch hướng đến mục đích cuối hợp đồng, giao dịch, không làm ảnh hường đến quyền lợi hay nghĩa vụ bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch 2.3 Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn công chứng Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp dự thảo hợp đồng soạn sẳn cơng chứng viên phải kiểm tra lại xem dự thảo có đáp ứng đầy đủ nội dung hợp đồng theo quy định pháp luật không Kiểm tra xem nội dung dự thảo hợp đồng có vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội hay dự thảo hợp đồng có làm hạn chế quyền nghĩa vụ các bên tham gia giao dịch khơng Nếu dự thảo chưa hồn thiện công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng sữa chữa cho phù hợp Nếu người yêu cầu công chứng yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo văn cơng chứng tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng, văn Ký hồ sơ u cầu cơng chứng hồn tất thủ tục cơng chứng Ký hồ sơ yêu cầu công chứng Sau hoàn thành việc soạn thảo kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cung cấp dự thảo cho bên đọc, trường hợp người tham gia hợp đồng, giao dịch không đọc (phải có người làm chứng) sau cơng chứng viên đọc lại dự thảo cho bên để đảm bảo bên hiểu rõ nội dung hợp đồng, bên đồng ý tất nội dung hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên hướng dẫn họ ký tên/ điểm vào hợp đồng, văn “Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu cơng chứng Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch” quy định khoản 7, Luật công chứng 2014 Bước công chứng viên yêu cầu tham gia hợp đồng, giao dịch bên xuất trình giấy tờ nộp từ đầu để đối chiếu với ban để kiểm tra lại lần cuối sau ghi lời chứng Cơng chứng viên ký vào trang hợp đồng, giao dịch theo quy định Điều 46 luật công chứng 2014 mẫu số 20 ban hành kèm theo thông tư 06/2015/TT-BTP quy định chi tiết hướng dẫn số điều Luật cơng chứng Hồn tất thủ tục cơng chứng Sau hồn tất thủ tục nêu công chứng viên phải thực bước - Thu phí, thù lao chi phí khác theo Điều 66,67,68 Luật cơng chứng 2014 Phí cơng chứng + Phí cơng chứng bao gồm phí cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp văn cơng chứng Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch, lưu giữ di chúc, cấp văn công chứng phải nộp phí cơng chứng Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng quản lý phí cơng chứng thực theo quy định pháp luật Thù lao công chứng + Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, chụp, dịch giấy tờ, văn việc khác liên quan đến việc công chứng + Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng tổ chức hành nghề công chứng địa phương Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao loại việc không vượt mức trần thù lao công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành niêm yết công khai mức thù lao trụ sở Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao mức trần thù lao mức thù lao niêm yết bị xử lý theo quy định pháp luật + Chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng thù lao cơng chứng Chi phí khác Trường hợp người u cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định thực cơng chứng ngồi trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng người u cầu cơng chứng phải trả chi phí để thực việc Mức chi phí người u cầu cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận Tổ chức hành nghề cơng chứng khơng thu chi phí cao mức chi phí thỏa thuận Tổ chức hành nghề cơng chứng phải niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác có trách nhiệm giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng chi phí cụ thể - Đóng dấu, phát hành văn cơng chứng cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch Lưu trữ hồ sơ công chứng - Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo Điều 64 Luật công chứng 2014 + Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an toàn hồ sơ cơng chứng + Bản văn công chứng giấy tờ khác hồ sơ cơng chứng phải lưu trữ 20 năm trụ sở tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngồi trụ sở phải có đồng ý văn Sở Tư pháp Các nghiệp vụ liên quan khác 2.5.1 Sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng Cơ sở pháp lý để thực việc sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng khoản Điều 50 Luật Công chứng 2014: “Lỗi kỹ thuật lỗi sai sót ghi chép, đánh máy, in ấn văn công chứng mà việc sửa lỗi khơng làm ảnh hưởng đến quyền nghĩa vụ người tham gia hợp đồng, giao dịch “Việc sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng thực tổ chức hành nghề công chứng thực việc cơng chứng Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng giải thể tổ chức hành nghề cơng chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực việc sửa lỗi kỹ thuật “Công chứng viên thực việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu lỗi cần sửa với giấy tờ hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau ghi chữ, dấu số sửa vào bên lề kèm theo chữ ký đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng Cơng chứng viên có trách nhiệm thơng báo việc sửa lỗi kỹ thuật cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.” 2.5.2 Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp văn công chứng Được quy định Điều 51 Luật Công chứng 2014: “Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực có thỏa thuận, cam kết văn tất người tham gia hợp đồng, giao dịch Việc cơng chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực tổ chức hành nghề công chứng thực việc cơng chứng cơng chứng viên tiến hành Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng giải thể cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương này.” 2.6 Mặt đạt được: Nhiều đóng góp tích cực Cơng chứng nước ta xuất từ thời kỳ Pháp thuộc, trải qua nhiều giai đoạn lịch sử gắn liền với cơng giải phóng dân tộc, hoạt động công chứng nước ta gặp nhiều khó khăn, thăng trầm Phải đến năm 1987, tức sau Đại hội lần thứ VI Đảng thơng qua chủ trương đổi tồn diện đất nước, hoạt động cơng chứng nước ta thức củng cố phát triển, phịng cơng chứng Nhà nước thành lập, thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội mở rộng nước Chủ trương xã hội hóa hoạt động cơng chứng đắn, tạo điều kiện cho việc phát triển tổ chức hoạt động công chứng Việt Nam theo hướng chuyên nghiệp hóa, phù hợp với chuẩn mực thông lệ hoạt động công chứng khu vực giới, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước, thu hút đầu tư nước Các văn phịng cơng chứng thành lập theo chủ trương xã hội hóa bước hoạt động ổn định Cơng tác quản trị, điều hành tổ chức, hoạt động tổ chức hành nghề công chứng cải tiến theo hướng chun nghiệp hóa Cơng chứng từ chỗ thủ tục hành đơn coi ngành nghề chuyên sâu Với kết nêu trên, hoạt động công chứng thời gian qua đóng góp kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, góp phần giảm bớt gánh nặng cho biên chế ngân sách nhà nước, tăng nguồn thu ngân sách địa phương, giải công việc cho nhiều người lao động; tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành cải cách tư pháp Bởi thế, thời gian tới cần nâng cao chất lượng dịch vụ công triển khai tốt chiến lược, đề án… lĩnh vực công chứng, bảo đảm phát triển bền vững, đáp ứng ngày tốt yêu cầu cải cách tư pháp Đồng thời, phải tăng cường công tác quản lý nhà nước, công tác kiểm tra, giám sát việc thực pháp luật công chứng 2.7 Mặt hạn chế: Hiện khơng có quy định cụ thể nêu rõ quy trình cơng chứng Luật công chứng 2014 đề cập đến thủ tục công chứng quy định Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch Trong điều kiện nước ta nay, công chứng thiết chế quan trọng giúp nhà nước quản lý mối quan hệ theo hướng minh bạch hơn, ổn định Người dân n tâm có cơng chứng “gác cửa” mặt pháp lý Rất nhiều tổ chức hành nghề cơng chứng hay ỷ lại giao phó cho nhân viên nghiệp vụ thư ký hướng dẫn thủ tục công chứng, bước thụ lý hồ sơ, kiểm tra giấy tờ cần thiết đến thực giao dịch hồn tất hồ sơ cơng chứng viên cần ký tên vào văn công chứng mà không quan tâm đến quyền nghĩa vụ bên tham gia giao dịch Công chứng viên quên người nhà nước giao cho quyền hạn đại diện cho nhà nước thực dịch vụ công, qua sơ hở để xảy tranh chấp thiệt hại cho người tham gia giao dịch ngồi trách nhiệm bồi thường thiệt hại cịn làm giảm hình ảnh cơng chứng viên Việc thụ lý hồ sơ chưa thực đúng, nhiều trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ cần thiết , giấy tờ không quy định thụ lý Ngun nhân việc khơng làm quy định quy trình cơng chứng tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu việc đặt nặng yếu tố lợi nhuận, muốn thu hút khách hàng cách giải nhanh lẹ mà quên quy định pháp luật, trách nhiệm mình, quyền lợi ích hợp pháp người dân Các quy định liên quan đến công chứng Bộ luật dân sự, Luật đất đai, Luật nhà … văn hướng dẫn thi hành có điểm chưa đồng chồng chéo với Luật cơng chứng Sự phối kết hợp quan nhà nước có liên quan cịn chưa đồng (có trường hợp công dân bị từ chối việc công chứng quan lại đến quan khác để công chứng) Hướng hồn thiện pháp luật quy trình công chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Việt Nam 3.1 Nguyên nhân: Nguyên nhân tồn tại, hạn chế nêu quy định pháp luật quy định pháp luật có liên quan chưa đầy đủ chưa chặt chẽ, phù hợp quy định nằm nhiều văn khác chưa thống Công chứng viên cần phải phấn đấu nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp vững vàng qua cho đời văn cơng chứng chun môn cao nhằm hạn chế rủi ro, tranh chấp làm ổn định trật tự xã hội 3.2 Hướng kiến nghị hoàn thiện pháp luật: Từ nội dung nêu cho thấy cần có quy trình công chứng chung, thống phục vụ cho người dân giúp công chứng hạn chế gặp số rủi ro hành nghề, giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời quy định pháp luật, nhằm đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp người giao dịch cơng chứng viên cịn ví vị thẩm phán phòng ngừa trước nạn giả người, giả giấy tờ cơng chứng ngày tinh vi, phức tạp, có vụ qua mặt công chứng viên Các đối tượng thực trót lọt nhiều vụ ủy quyền, mua bán, chấp nhà đất, gây ảnh hưởng xấu đến trật tự giao dịch dân an toàn xã hội Điều chỉnh hoàn thiện pháp luật hành trình tự, thủ tục cơng chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải tập hợp yêu cầu xuất từ thực tiễn thực việc công chứng để đề xuất, kiến nghị quan có thẩm quyền mà cụ thể Bộ Tư pháp để có sớm ban hành quy định định thống trình tự, thủ tục bắt buộc thực việc công chứng Trước mắt, chờ quan có thẩm quyền ban hành quy định cụ thể quy trình thực việc cơng chứng, để giải tỏa kịp thời tình trạng tải Bởi thế, việc hồn thiện quy trình cơng chứng phịng cơng chứng trở thành vấn đề cấp thiết giai đoạn để phục vụ tốt yêu cầu công chứng cá nhân tổ chức Đối với trình tự, thủ tục tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng phải tiến hành họp công chứng viên nhân viên nghiệp vụ công chứng xây dựng quy trình tiếp nhận hồ sơ thống nội dung cụ thể hồ sơ việc công chứng hợp đồng Khi thống trình tự, thủ tục tiếp nhận giải yêu cầu cơng chứng hợp đồng phải niêm yết cơng khai vị trí thuận lợi để ngời có u cầu công chứng tiện theo dõi chấp hành Các biển, biểu phải kẻ to, rõ đặc biệt phải ghi rõ thời hạn giải việc thụ lý đầy đủ hồ sơ Phối hợp với quan có liên quan để tuyên truyền thẩm quyền phạm vi thực việc làm công chứng để d luận ngời có u cầu cơng chứng hiểu rõ hoạt động công chứng Các quan nhà nước cần có phối hợp chặt chẽ bộ, ban ngành để sớm điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung quy định liên quan đến hoạt động công chứng Việc quy định thống quy định pháp luật công chứng rõ ràng giúp cho cơng chứng viên hồn thành tốt trách nhiệm đối văn cơng chứng Bên cạnh cơng chứng viên thiếu tự tin gặp trường hợp phát sinh trình làm việc, cập nhật kiến thức chuyên môn không kịp thời, quy định pháp luật chưa nắm vững dẫn đến việc thực công việc không thuận lợi, xảy sai sót đảm làm ảnh hưởng đến lợi ích đến người tham gia hợp đồng, giao dịch Cần đẩy mạnh, đổi công tác phổ biến, giáo dục pháp luật công chứng, chứng thực để nâng cao nhận thức, hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức tầng lớp nhân dân tính chất, vị trí, vai trị, lợi ích thiết thực hoạt động công chứng Cần xây dựng mạng lưới đăng ký tài sản thông tin tài sản kiểm định tồn quốc phục vụ cho hoạt động cơng chứng lúc cơng chứng viên thực chứng nhận hợp đồng, giao dịch an toàn giảm thiểu rui ro, thiệt hại III KẾT LUẬN: Cơng chứng viên phải nắm trình tự, thủ tục thực văn công chứng vận dụng vào q trình làm việc mình, bên cạnh cập nhật bổ sung văn quy phạm pháp luật có liên quan Cơng chứng viên người chịu trách nhiệm trước pháp luật văn công chứng nên công chứng viên phải đảm bảo thực theo nguyên tắc đạo đức thủ tục hành nghề công chứng Việc tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc, thủ tục đem lại an toàn cho cơng chứng viên đồng thời bảo đảm tính pháp lý cho văn mà công chứng viên chứng nhận, tránh tranh chấp xảy Để có văn cơng chứng hồn hảo cơng chứng viên phải nghiên cứu kỹ quy định pháp luật liên quan vận dụng quy định vào thực tiễn cách linh hoạt, xác IV Danh mục tài liệu tham khảo: - Bộ Luật dân 2015 - Luật công chứng 2006 - Luật công chứng 2014 - Thông tư 06/2015/TT-BTP Quy định chi tiết, Hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng - Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên - Giáo trình Kỹ hành nghề công chứng Tập 1, Học Viện Tư Pháp, nhà xuất Tư Pháp - Giáo trình Kỹ hành nghề công chứng Tập 3, Học Viện Tư Pháp, nhà xuất Tư Pháp  ... khảo: - Bộ Luật dân 20 15 - Luật công chứng 20 06 - Luật công chứng 20 14 - Thông tư 06 /20 15/TT-BTP Quy định chi tiết, Hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng - Thông tư 25 7 /20 16/TT-BTC quy định... nêu rõ quy trình cơng chứng, Luật công chứng 20 14 đề cập đến thủ tục công chứng quy định Chương V – Thủ tục cơng chứng hợp đồng, giao dịch Quy trình quy định trình tự, cách thức thực công việc... nắm yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên phải xác định yêu cầu cơng chứng có thuộc thẩm quy? ??n tổ chức hành nghề hay khơng Quy định cụ thể Điều 42 luật công chứng 20 14 ? ?Công chứng viên tổ