I Mở đầu Tính cấp thiết đề tài Luật Công chứng 2006 không quy định việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên thực mà Ủy ban nhân dân cấp xã tư pháp cấp huyện thực theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 Luật Công chứng năm 2014 Quốc hội khóa 14 thơng qua ngày 20/06/2014 có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 quy định: Công chứng viên chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Việc quy định thẩm quyền cho công chứng viên chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký văn bane, giấy tờ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân việc lựa chọn đến tổ chức hành nghề công chứng Ủy ban nhân dân cấp xã tư pháp cấp huyện để yêu cầu chứng thực, nhờ giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức vừa giảm áp lực việc chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng đề tài a Mục đích Tìm hiểu điểm quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên thực kể từ Luật Cơng chứng 2014 có hiệu lực thi hành quy định công chứng viên chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký văn bản, giấy tờ mà trước việc chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã tư pháp cấp huyện thực b Đối tượng đề tài Đối tượng đề tài gồm quy định pháp luật liên quan đến quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên thực thực tiễn áp dụng quy trình Văn phịng cơng chứng hay Phịng cơng chứng nhà nước c Cơ cấu báo cáo Bài viết nhằm báo cáo quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên thực theo quy định pháp luật dựa vào thực tiễn thực quy trình để từ đưa hướng hoàn thiện cụ thể Bài báo cáo gồm phần: Phần 1: Phần mở đầu Phần 2: Nội dung Phần 3: Kết luận II Nội dung: Phân tích quy định pháp luật quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký: a Một số khái niệm: Khái niện chính: Theo quy định khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ “bản chính” giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận địng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Từ đó, hiểu là: - Những giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu Đó giấy tờ, văn quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật cấp lần đầu, có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan, tổ chức cấp giấy tờ, văn Những giấy tờ, văn cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe mô tô, giấy khai sinh…, giấy tờ trình sử dụng bị mất, bị hư hỏng cũ nát… quan có thẩm quyền cấp lại có ghi chữ “cấp lại” Các giấy tờ, văn cấp lại, cấp đăng ký lại, trước khơng coi khơng phải cấp lần đầu nên không chứng thực từ Nay Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định giấy tờ quan có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp lại đăng ký coi tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho người dân chứng thực từ - Những giấy tờ, văn cá nhân tự xác lập có xác nhận đóng dấu quan có thẩm quyền giấy tờ cá nhân tự lập như: đơn đề nghị có tài khoản gửi ngân hàng, đơn xin xác nhận người có chứng minh nhân dân, … Các giấy tờ cá nhân tự lập quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận vào đơn đóng dấu quan có thẩm quyền xem cơng chứng viên chứng thực giấy tờ theo quy định pháp luật Khái niệm sao: Theo quy định khoản Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì: “Bản chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc” Như vậy, có hai loại: loại thứ chụp từ nghĩa giấy tờ, văn cho vào máy photocopy để photo giống nhau, có nội dung, hình thức giống với đó; loại thứ hai đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc Bản từ sổ gốc thường quan, tổ chức có thẩm quyền cấp thực quan có sổ gốc để đánh máy với nội dung đầy đủ xác nội dung ghi sổ gốc Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực từ việc quan, tổ chức có thẩm quyền …căn vào để chứng thực với chính” Điều có nghĩa rằng, có từ chính, người thực chứng thực gồm: công chứng viên, Ủy ban nhân dân cấp xã phường, Trưởng, Phó Phịng Tư pháp cấp quận huyện đối chiếu với chính, với ký chứng thực .Một số loại giấy tờ không chứng thực: Theo quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có loại giấy tờ khơng chứng thực gồm: - Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ - Bản bị hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung - Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ nội dung không chụp - Bản có nội dung trái quy định pháp luật, trái đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân - Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định khoản Điều 20 Nghị định - Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền b Quy trình chứng thực sao: Thủ tục chứng thực quy định Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trình tự thủ tục chứng thực chia làm bước sau: - Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận loại giấy tờ cần chứng thực người có yêu cầu chứng thực Có hai trường hợp xảy ra: + Trường hợp thứ nhất, người yêu cầu chứng thực chuẩn bị sẵn lẫn giấy tờ, văn cần chứng thực + Trường hợp thứ 2, người có u cầu chứng thực xuất trình giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực Đối với trường hợp này, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ, văn người chứng thực trước xem có thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay khơng Sau kiểm tra chính, cơng chứng viên thấy chứng thực từ giấy tờ tiến hành photo giấy tờ, văn Trước tiến hành photo, công chứng viên thư ký phải hỏi người yêu cầu chứng thực số lượng loại giấy tờ cần chứng thực để tiến hành photo Khi photo nên photo loại giấy tờ, văn thêm 01 để làm lưu sao, theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên chứng thực từ khơng phải lưu trữ sao, thực tế công chứng viên tự thực lưu để phòng có khiếu nại có u cầu giải trình quan pháp luật cơng chứng viên có lưu trữ để làm chứng - Bước 2: Kiểm tra giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực sao; kiểm tra với Đây việc quan trọng với công chứng viên, việc kiểm tra loại giấy tờ, văn cần chứng thực theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi công chứng viên sau Nếu công chứng viên chủ quan, cảnh giác, khơng kiểm tra kỹ chính, thấy giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, có đóng dấu quan, tổ chức, hình thức văn mà không xem kỹ nội dung văn bản, xem xét giấy tờ có bị tẩy xóa, chỉnh sửa, thêm bớt nội dung khơng … mà vội ký chứng thực dễ bị đối tượng xấu lợi dụng đưa có nội dung sửa chữa, nội dung trái pháp luật…để chứng thực Khi chứng thực, kẻ xấu đem sử dụng, lúc hậu khơng lường trước công chứng viên ký chứng thực chịu tránh nhiệm trước pháp luật Việc kiểm soát photo với để chứng thực bắt buộc, thực tế trước xảy trường hợp người yêu cầu chứng thực sửa nội dung photo, photo khác thực đề nghị cơng chứng viên chứng thực sao, công chứng viên không kiểm tra kỹ nội dung photo mà ký chứng nhận tất photo họ có cơng chứng có nội dung khơng với Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình văn bản, giấy tờ cơng chứng viên tiến hành kiểm tra giấy tờ, văn có thuộc trường hợp không làm sở để chứng thực hay khơng, giấy tờ, văn đủ sở để chứng thực tiến hành photo thành nhiều theo yêu cầu người chứng thực Trường hợp này, công chứng viên đối chiếu tất photo với trước thực việc ký chứng thực Tuy nhiên, công chứng viên nhận chứng thực từ photo máy photo tổ chức hành nghề công chứng mà phải tiếp nhận chứng thực người yêu cầu chứng thực chuẩn bị sẵn Trường hợp chứng thực từ có nhiều trang khơng đóng dấu giáp lai, nhiều cơng chứng viên cịn lúng túng vấn đề này, có nhiều có nhiều trang lại khơng có đóng dấu giáp lai nên khơng có để đảm bảo trang đích thực văn đó, không bị thay trang khác, thực chứng thực có từ trang trở lên người thực chứng thực lại phải đóng dấu giáp lai theo quy định điểm b khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Theo quy định Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn bản, người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác với - Bước 3: Ghi lời chứng ký chứng thực Công chứng viên tiến hành kiểm tra với chính, với đóng dấu “Bản sao” vào bên phải trang đầu giấy tờ, văn ghi đầy đủ lời chứng thực từ theo mẫu quy định, có từ trang trở lên ghi lời chứng thực vào trang cuối Cơng chứng viên lý, đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng nơi hành nghề, đóng dấu họ tên cơng chứng viên ký chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với việc chứng thực mà có từ trang trở lên, công chứng viên ghi lời chứng trang cuối đóng dấu giáp lai theo quy định khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Công việc cuối thu phí chứng thực vào sổ chứng thực lưu trữ sao, trả chứng thực cho người yêu cầu chứng thực Việc thông thường phận văn thư – kế toán tổ chức hành nghề công chứng thực c Quy trình chứng thực chữ ký: c.1 Phạm vi chứng thực chữ ký: Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định trường hợp không chứng thực chữ ký để công chứng viên biết không thực chứng thực, trường hợp thực chứng thực chữ ký pháp luật khơng có quy định, nên có yêu cầu chứng thực chữ ký, công chứng viên phải xem xét cụ thể yêu cầu có thuộc trường hợp khơng chứng thực chữ ký hay khơng để đưa định có chứng thực chữ ký hay từ chối chứng thực Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định trường hợp không chứng thực chữ ký gồm: - Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức làm chủ hành vi thời điểm chứng thực - Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu khơng cịn giá trị sử dụng giả mạo - Giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình để u cầu chứng thực có nội dung quy định khoản Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là: giấy tờ, văn có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân - Giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng giao dịch, trừ trường hợp quy định điểm d khoản Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trường hợp pháp luật có quy định khác Như vậy, theo phương pháp loại suy cơng chứng viên loại trừ trường hợp chứng thực chữ ký để xác định trường hợp thực việc chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật c.2 Chứng thực chữ ký: Để chứng thực chữ ký giấy tờ, văn quy định pháp luật, công chứng viên cần thực bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận giấy tờ người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy tờ gồm: + Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu giá trị sử dụng; + Giấy tờ, văn yêu cầu chứng thực chữ ký - Bước 2: Kiểm tra giấy tờ chứng thực Đây bước quan trọng tồn cơng việc chứng thực chữ ký, cụ thể công chứng viên phải làm công việc sau: + Kiểm tra xem giấy tờ người yêu cầu xuất trình đầy đủ theo quy định hay chưa; + Kiểm tra nội dung, giấy tờ, văn xem nội dung văn có thuộc trường hợp khơng chứng thực chữ ký theo quy định Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay không; + Kiểm tra lực hành vi dân người yêu cầu chứng thực Người yêu cầu chứng thực phải minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi - Bước 3: Công chứng viên yêu cầu người chứng thực chữ ký ký tên vào giấy tờ, văn trước mặt cơng chứng viên Sau đó, cơng chứng viên ghi lời chứng chực chữ ký, thực ký chứng thực, ghi họ tên, đóng dấu tổ chức hành nghề cơng chứng nơi hành nghề ghi vào sổ cơng chứng Thực tiễn áp dụng quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký: a Mặt đạt được: Ngay sau Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (từ ngày 10/4/2015), quy định chứng thực nhanh chóng triển khai đến tổ chức hành nghề công chứng Với quy định này, bên cạnh Phòng Tư pháp UBND cấp xã, người dân lựa chọn chứng thực sao, chứng thực chữ ký tổ chức hành nghề công chứng Đây không việc trao lại cho công chứng viên nhiệm vụ thuộc thẩm quyền trách nhiệm họ, mà tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, trao cho họ thêm hội lựa chọn tổ chức thực chứng thực phù hợp với nhu cầu thân Theo đó, thay phải chờ đợi cán bộ, cơng chức Phịng Tư pháp hay UBND cấp xã thực chứng thực số ngày định đảm đương nhiều nhiệm vụ quản lý Nhà nước khác, người dân đến tổ chức hành nghề cơng chứng không làm việc theo ngày, quan hành nhà nước mà cịn làm việc ngồi hành chính, nơi ln có đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công chứng, chứng thực… Mặt khác, số lượng tổ chức hành nghề công chứng công chứng viên tăng lên nhiều lần so với giai đoạn trước Cụ thể, 1.003 tổ chức hành nghề cơng chứng so với 131 Phịng cơng chứng trước đây; 2420 cơng chứng viên có so với 393 cơng chứng viên hành nghề tính đến trước thời điểm Luật Cơng chứng năm 2006 có hiệu lực thi hành b Mặt hạn chế: - Bên cạnh kết đạt được, việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký thời gian qua phát sinh số vấn đề tồn đáng ý, tình trạng chứng thực giấy tờ mà không phát giấy tờ giả dẫn đến hậu “biến giả thành thật”; chứng thực mà khơng cần chính; chứng thực giấy tờ, tài liệu quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng nhận chứng nhận giấy tờ, tài liệu chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định khoản Điều 20 Nghị định 23 - Đối với chứng thực chữ ký, số trường hợp chứng thực chữ ký văn bản, giấy tờ bán xe ô tô, xe máy, văn ủy quyền định đoạt bất động sản… giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký theo quy định Điều 25 Nghị định 23; chứng thực chữ ký người dịch mà theo quy định Luật Công chứng phải công chứng dịch - Các văn quy phạm pháp luật quy định nội dung văn không chứng thực chung chung chưa cụ thể - Sự phối kết hợp quan nhà nước có liên quan cịn chưa đồng (có trường hợp công dân bị từ chối chứng thực quan lại đến quan khác để chứng thực) - Chế tài xử lý cá nhân, tổ chức vi phạm chưa nghiêm Hướng kiến nghị hoàn thiện pháp luật quy trình chứng thực sao, chứng thực chũ ký: a Nguyên nhân: Nguyên nhân tồn tại, hạn chế nêu quy định pháp luật chứng thực quy định pháp luật có liên quan chưa đầy đủ chưa chặt chẽ, phù hợp Chẳng hạn, Nghị định 23 quy định chứng thực từ khơng lưu trữ (Điều 23) Với quy định này, thực tế phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu không lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy khó việc giám sát tài Cạnh đó, khơng vướng mắc Nghị định 23 mà thiếu đồng bộ, thiếu chặt chẽ Nghị định 23 quy định xử lý vi phạm hành lĩnh vực chứng thực dẫn đến tình trạng phát sai phạm mà khơng xử lý Điển hình vụ Văn phịng cơng chứng Nguyễn Văn Thu bị phát chứng thực khơng có chính, Nghị định số 110/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành tư pháp, nhân gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã Nghị định số 67/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110 không quy định hình thức xử lý hành vi Ngoài ra, quy định mức phạt nhẹ hành vi “sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội dung để yêu cầu chứng thực sao” (chỉ phạt 500 nghìn đến triệu đồng) quy định xử phạt hành vi “sử dụng giấy tờ giả để làm thủ tục yêu cầu chứng thực” chưa quy định thủ tục xử phạt cụ thể nên khó xử lý… vài ví dụ khác thiếu sót quy định pháp luật Đó chưa nói đến thực trạng sử dụng lưu hành giấy tờ, văn bằng, chứng giả tràn lan, loại giấy tờ, văn bằng, chứng giả làm tinh vi mà có quan Cơng an có đủ trang thiết bị để xác định xác Đây tốn khơng dễ giải người có thẩm quyền chứng thực nói chung, cơng chứng viên thực chứng thực nói riêng b Hướng kiến nghị hồn thiện pháp luật: Chính phủ cần có phối hợp chặt chẽ bộ, ban ngành để sớm điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung quy định liên quan đến quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký để việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên thực thuận lợi hơn, tránh bỡ ngỡ e ngại công chứng viên chưa có hướng dẫn rõ ràng Việc quy định rõ ràng giúp cho công chứng viên hồn thành tốt cơng việc Sự thiếu tự tin chưa có quy định rõ ràng dẫn đến việc thực công việc không thuận lợi, khơng đảm bảo lợi ích cho cơng chứng viên lẫn người dân thực chứng thực III Kết luận: 10 Việc tạo điều kiện để công chứng viên thực việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký góp phần tạo nên nhiều lựa chọn cho người dân Nếu trước bắt buộc phải phòng Tư pháp Ủy ban nhân dân cấp xã người dân lại sợ phiền hà, tốn kém, sợ bị gây khó dễ có chọn lựa thứ hai, tạo nhanh chóng đỡ tốn kém, lo âu Việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký cơng chứng viên thực góp phần giảm tải công việc cho phận tư pháp cấp huyện cấp xã, góp phần nâng cao đời sống xã hội quyền lợi cho người dân thực thủ tục liên quan đến hành IV Danh mục tài liệu tham khảo: - Luật công chứng 2014 - Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Trang https://phapluatxahoi.vn/con-sai-sot-trong-cong-tac-chung-thuc-2163.html - Trang https://baophapluat.vn/tu-phap/bai-toan-kho-voi-cong-chung-vien-thuc-hien-chung-thuc429635.html - Thông tư 20/2015/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch - Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT-BTC-BTP quy định mức thu, chế độ thu, nộp quản lý lệ phí chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch - Công văn 1352/HTQTCT-CT năm 2015 thực Nghị định 23/2015/NĐ-CP Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để có báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Sở Tư pháp kịp thời đạo - Giáo trình Kỹ hành nghề công chứng Tập 3, Học Viện Tư Pháp, nhà xuất Tư Pháp - Bài giảng: “Kỹ nhận dạng chữ viết, chữ ký, dấu giấy tờ, tài liệu” GV Phạm Quốc Tuấn, - Giám định viên cao cấp, Phân viện khoa học hình Tp Hồ Chí Minh - Các tài liệu khác có liên quan, chụp chứng thực chữ ký… 11 ... https://phapluatxahoi.vn/con-sai-sot-trong -cong- tac -chung- thuc-2163.html - Trang https://baophapluat.vn/tu-phap/bai-toan-kho-voi -cong- chung- vien-thuc-hien -chung- thuc429635.html - Thông tư 20/2015/TT-BTP... tự lập quan, tổ chức có thẩm quy? ??n xác nhận vào đơn đóng dấu quan có thẩm quy? ??n xem cơng chứng viên chứng thực giấy tờ theo quy định pháp luật Khái niệm sao: Theo quy định khoản Điều Nghị định... theo quy định Luật Công chứng phải công chứng dịch - Các văn quy phạm pháp luật quy định nội dung văn khơng chứng thực cịn chung chung chưa cụ thể - Sự phối kết hợp quan nhà nước có liên quan