Thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố đà nẵng

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI TRẦN THỊ KIM OANH VIỆN HÀN LÂM LƯU TRỮ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃNẴNG HỘI NGUYỄN NGỌC TUẤN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH SÁCH CƠNG Chun ngành: Chính sáchTRIỂN cơng CHÍNH SÁCH PHÁT Mã số:CHỨC 8340402TỪ THỰC TIỄN CÁN BỘ, CÔNG THỊ XÃ ĐIỆN BÀN, TỈNH QUẢNG NAM ĐÀ NẴNG - 2020 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI TRẦN THỊ KIM OANH THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành Mã số : Chính sách cơng : 8340402 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN ĐÍNH ĐÀ NẴNG - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” cơng trình nghiên cứu của riêng tơi Các số liệu kết nghiên cứu nêu luận văn trung thực, quan cho phép sử dụng chưa công bố cơng trình khác Học viên Trần Thị Kim Oanh LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời biết ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc, Khoa, Phịng thầy, giáo Học viện Khoa học xã hội nhiệt tình truyền đạt kiến thức q báu cho tơi suốt q trình học tập hồn thành luận văn thạc sĩ Chính sách cơng Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Lê Văn Đính người trực tiếp hướng dẫn, định hướng chuyên môn dành thời gian, tâm huyết hướng dẫn tơi hồn thành Luận văn Bên cạnh đó, xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo viên chức chuyên môn sở, ban, ngành Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố tạo điều kiện cho thực luận văn Mặc dù thân cố gắng trình thực hiện, luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận góp ý của thầy, cô giáo bạn bè Xin trân trọng cảm ơn! Học viên Trần Thị Kim Oanh MỤC LỤC MỞ ĐẦU Trang 07 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH CƠNG Trang 15 1.1 Cơ sở lý luận thực sách cơng Trang 15 1.2 Kinh nghiệm số địa phương thực công tác lưu trữ học rút cho thành phố Đà Nẵng Trang 31 Tiểu kết Chương 35 Chương THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Trang 36 2.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến thực sách lưu trữ quan hành thành phố Đà Nẵng Trang 36 2.2 Tình hình thực sách lưu trữ tài liệu quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng Trang 38 2.3 Đánh giá chung Trang 55 Tiểu kết Chương 59 Chương ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Trang 61 3.1 Định hướng nâng cao hiệu thực sách lưu trữ tài liệu Trang 61 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu thực sách lưu trữ tài liệu Trang 62 Tiểu kết Chương 71 KẾT LUẬN Trang 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang 73 PHỤ LỤC 1, Trang 76, 77 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG UBND Ủy ban nhân dân CBCC Cán bộ, công chức CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Vào ngày 03/01/1946, cách 69 năm, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm ký Thơng đạt số 1CP/VP gửi Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài công sở tự tiện hủy bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ Hành động có tính cách phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên Sở phải gìn giữ tất cơng văn, tài liệu cấm không hủy công văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” [26, Tr.2] Thông đạt văn của Nhà nước ta công tác lưu trữ, đặt móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trị hết sức quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hố, xã hội của địa phương Để phát huy tốt vai trị của tài liệu lưu trữ, ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu, bảo mật thơng tin tài liệu lưu trữ, tổ chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để thuận tiện việc tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào nghiệp bảo vệ phát triển đất nước giai đoạn Trong tiến trình cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí của cơng tác lưu trữ khẳng định ý nghĩa hết sức quan trọng Với vai trị đặc biệt đó, thời gian qua Đảng Nhà nước ta quan tâm đến lĩnh vực lưu trữ với hệ thống quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia xây dựng bước kiện toàn Bên cạnh việc thực tốt công tác lưu trữ tài liệu tạo thuận lợi việc khai thác, phục vụ công tác tra tìm, nghiên cứu cịn nhiều địa phương, đơn vị thực chưa tốt gặp trở ngại cơng chức, bất cập thực sách gây nên tình trạng tài liệu khơng lưu trữ đầy đủ, bị xáo trộn, chí thất nhiều tài liệu quan trọng, quý Trong nhiều năm qua, quyền thành phố Đà Nẵng triển khai liệt nhiều chủ trương cấp công tác lưu trữ quan, đơn vị đạt nhiều kết tốt Bộ Nội vụ đánh giá cao Tuy nhiên, nhiều vấn đề vướng mắc thực như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư, định ban hành thiếu, chưa qui định cụ thể hết, chưa đáp ứng với văn quy định văn điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử; trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc có chất lượng bàn giao của CBCC chưa đồng quan chưa có văn áp dụng chế tài; văn quy định thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, mang nội dung chung chung nên quan không mạnh dạn thực thủ tục tiêu hủy tài liệu, việc áp dụng công nghệ thông tin đem lại kết chưa đáp ứng cao; chưa có văn quy định loại tài liệu công bố nên đa số CBCC, người dân chưa tiếp cận với tài liệu quý hiếm, có giá trị với cộng đồng, Trước tình hình trên, tơi chọn đề tài “Thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” để phân tích rõ sách luận văn Thạc sĩ chun ngành Chính sách cơng Tình hình nghiên cứu vấn đề có liên quan đến đề tài Cho đến nay, có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề sách cơng, sách lưu trữ tài liệu, thực sách lưu trữ tài liệu, đáng quan tâm cơng trình sau: 2.1 Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến thực công tác lưu trữ - Năm 2008 - 2011 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng số nghiệp vụ công tác lưu trữ” của ThS.Nguyễn Thị Lan Anh, Đề tài cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định 130/2004/NĐ-CP Nghị định 131/2004/NĐ-CP của Chính phủ xây dựng quy trình nghiệp vụ thực công tác lưu trữ quan trung ương quan địa phương, Đề tài sở nghiên cứu để ban hành nên Luật Lưu trữ năm 2011 - Năm 2011 – 2012, cơng trình nghiên cứu “Chuyển đổi tiêu chuẩn ngành thành tiêu chuẩn quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” của Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Công trình nghiên cứu kích cỡ bìa hồ sơ, hộp bảo quản giá kệ phục vụ cho công tác lập, bảo quản hồ sơ kho lưu trữ hành kho lưu trữ lịch sử, sở Bộ Khoa học Công nghệ ban hành uy định quy cách, tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản giá kệ lưu trữ - Ngày 19/3/2020, Đề tài khoa học cấp sở “Nghiên cứu, hoàn thiện quy định hành thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu" ThS Đỗ Thị Huyền, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (nay Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ) làm chủ nhiệm đề tài sâu nghiên cứu văn quy định Luật Lưu trữ, Thông tư của Bộ hoàn thiện bảng quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cấp, quan - Cịn số cơng trình nghiên cứu ngành lưu trữ biên soạn thành “Kỷ yếu cơng trình nghiêu cứu khoa học ngành lưu trữ (1962 – 2012)” của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Kỷ yếu tập hợp tồn cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học, đề tài sở của chuyên gia đầu ngành xây dựng sách lưu trữ, đánh giá thực hiện, Kỷ yếu có giá trị tầm ảnh hưởng lớn ngành lưu trữ nước 2.2 Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến thực công tác lưu trữ thành phố Đà Nẵng Thành phố Đà Nẵng khơng có đề tài khoa học cơng tác lưu trữ, nhiên có sáng kiến cơng tác văn thư, lưu trữ áp dụng hiệu như: Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng Bộ mẫu danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động của trường tiểu học, trung học sở, trung học phổ thơng, 12 phịng chun mơn thuộc UBND quận, huyện khối phường, xã; Sổ tay nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, số vướng mắc biện pháp khắc phục… 2.3 Nhận xét tổng quan cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Từ cơng trình nghiên cứu đề cập, thấy đề cập nội dung lý luận thực tiễn sách cơng Việt Nam Qua cơng trình rút nội dung sau đây: Thứ nhất, cơng trình nghiên cứu sách công đề cập đến khái niệm, đặc điểm, vai trị phân loại sách cơng; Kết cấu nội dung bước sách cơng; Hoạch định sách cơng; Tổ chức thực sách cơng; Phân tích sách cơng; Đánh giá sách cơng, Nội dung phương pháp phân tích sách cơng, Truyền đạt kết phân tích Vai trị của sách công đặc biệt quan trọng, mục tiêu, động lực để phát triển nhanh bền vững giai đoạn phát triển; Thứ hai, cơng trình nghiên cứu sách lưu trữ tài liệu, hệ thống sách lưu trữ tài liệu đề vấn đề bản: Lý luận sách lưu trữ tài liệu, vai trị của nhà nước thực sách lưu trữ tài liệu Việt Nam nay, thực trạng thực sách lưu trữ nước ta nay; định hướng, giải pháp xây dựng hồn thiện hệ thống sách lưu trữ tài liệu Việt Nam thời gian tới Đây tài liệu tham khảo để tác giả làm rõ quan niệm, kết cấu, vai trò của sách 10 quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tiêu hủy tài liệu hết giá trị cần hủy Tuy nhiên, cuối điểm lại không quy định người có thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị phải cứ vào ý kiến thẩm định của quan thẩm định mà cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến của quan cấp trực tiếp Trong Luật Lưu trữ không quy định thẩm định tài liệu hết giá trị, quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, đồng thời Điều 18 Luật Lưu trữ không quy định Hội đồng xác định giá trị tài liệu của quan, tổ chức có nhiệm vụ thẩm định tài liệu hết giá trị mà Hội đồng có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Do vậy, cuối Điểm a, Khoản 2, Điều 28 Luật Lưu trữ cần bổ sung đoạn: “Căn cứ vào ý kiến thẩm định của quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp” vào trước đoạn “hoặc ý kiến của quan cấp trực tiếp” Trong trường hợp không điều chỉnh Luật Lưu trữ đề nghị Thông tư hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Đề nghị Bộ Nội vụ có văn hướng dẫn bộ, ngành trung ương việc đạo quan tổ chức theo ngành dọc việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử địa phương - Ban hành Thông tư hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Luật Lưu trữ quy định số nội dung chung tiêu hủy tài liệu hết giá trị; biểu mẫu, cách thức lập Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng tiêu hủy tài liệu hết giá trị, quan, địa phương thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị nên khơng có giá trị pháp lý (Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ban hành để hướng dẫn thực Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nghị định có nhiều nội dung khơng cịn phù hợp với tình hình mới, văn qui định mới, đề nghị thay Nghị định phù hợp, đồng thời thay Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP 64 - Ban hành Nghị định xử phạt vi phạm hành liên quan đến cơng tác lưu trữ, quy định hình thức, mức xử phạt hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình như: Làm mất, thất lực hồ sơ tài liệu lưu trữ, tiêu hủy tài liệu không đúng quy định; cung cấp, tiết lộ trái phép thông tin tài liệu lưu trữ; làm giả, truy cập, làm sai lệch tài liệu lưu trữ; chiếm đoạt tài liệu lưu trữ; mang tài liệu trái phép nước ngoài; thực hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa có chứng hành nghề… - Ban hành văn quy định việc mang tài liệu khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng nước; quy định hình thức khai thác, sử dụng tài liệu như: phục vụ khai thác sử dụng tài liệu từ xa; cung cấp thông tin tài liệu qua đường bưu điện; sử dụng tài liệu lưu trữ môi trường mạng - Đề nghị Bộ Nội vụ phối hợp, đôn đốc bộ, ngành Trung ương ban hành Thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, làm sở cho địa phương ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để xác định giá trị tài liệu Từ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia có hiệu lực thi hành (năm 2001) sau Luật Lưu trữ, đến có số ban hành Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành điều gây khó khăn cho công tác xác định giá trị tài liệu quan địa phương - Đề nghị Bộ Nội vụ phối hợp với ban hành thông tư quy định thành phần tài liệu bắt buộc hồ sơ cơng việc hình thành tương tự quan để nâng cao chất lượng thống nghiệp vụ lập hồ sơ cho hồ sơ có nội dung giống quan - Đề nghị Bộ Nội vụ sớm ban hành thơng tư quy định quy trình quản lý văn điện tử, lập hồ sơ điện tử để quan có sở thực - Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời để thực thống Lưu trữ lịch sử - Đề nghị ban hành văn hướng dẫn xây dựng mã phông lưu trữ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phơng đóng của quan giải thể, sáp nhập, đổi tên của phông lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử để thực thống 3.2.2.2 Về tổ chức máy quan chuyên môn lưu trữ 65 Tổ chức máy thực nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước Chi cục Văn thư, lưu trữ thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố phải ổn định, không biến động Đề nghị không sáp nhập Chi cục Văn thư Lưu trữ vào Sở Nội vụ, hạn chế trách nhiệm biên chế chuyên môn quản lý nhà nước công tác lưu trữ Cần nghiên cứu khoa học tổ chức máy tham mưu quản lý nhà nước lưu trữ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh - Từng bước kiện toàn tổ chức lưu trữ từ thành phố đến quận, huyện, phường, xã 3.2.2.3 Bố trí tuyển dụng cơng chức chế độ, sách cơng chức làm công tác lưu trữ quan, đơn vị - Cơng chức bố trí làm cơng tác liên quan đến văn thư, lưu trữ quan bắt buộc phải đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thấp Trung cấp văn thư, lưu trữ - Ban hành định mức biên chế người làm chuyên trách lưu trữ theo tiêu chí khoa học thực tiễn, qua làm sở cho việc xác định vị trí việc làm biên chế tối thiểu tối đa số người làm công tác công tác lưu trữ cho sở, ngành, …(có thể theo tiêu chí định mức số mét giá hồ sơ tài liệu lưu trữ hành quan, đơn vị cụ thể) - Tham mưu Bộ Nội vụ có văn quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn đăng ký dự thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức từ hạng Lưu trữ viên Trung cấp (hạng IV) lên Lưu trữ viên (hạng III) 3.2.2.4 Đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Tiếp tục phát hiện, lựa chọn CBCC trẻ có trình độ lực, tâm huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ CBCC làm công tác văn thư lưu trữ tinh thông, chuyên nghiệp Thường xuyên cập nhật kiến thức, kỹ nghiệp vụ cho đội ngũ người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; - Ngồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, công chức cần phải có trình độ nghiệp vụ tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm 66 nâng cao tinh thần làm việc của công chức chuyên trách công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ Hằng năm nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan thực tốt công tác lưu trữ tham quan Kho Lưu trữ lớn - Sở Nội vụ cần tham mưu cho UBND thành phố tổ chức tập huấn nghiệp vụ, văn cho CBCC quan nội dung liên quan đến phần việc của CBCC, đồng thời nâng cao ý thức bảo vệ tài liệu cho CBCC quan 3.2.2.5 Về phát triển cơng nghệ thơng tin Có thể thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác của quan, tổ chức Để phát huy vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ phát triển chung của giới, cấp, ngành cần: - Tiếp tục nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ, nghiên cứu áp dụng lập hồ sơ điện tử trình hoạt động của quan, đơn vị phần mềm quản lý văn điều hành; triển khai có hiệu việc số hóa tài liệu thực bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử thuận lợi phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu Ngoài ra, nâng cao dung lượng đường truyền để quan, đơn vị tiếp tục triển khai có hiệu phần mềm dùng chung cơng tác lưu trữ của thành phố phần mềm lưu trữ lịch sử - Trong thời đại công nghệ thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ, việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vận động theo hướng phướng triển nhanh đỏi hỏi Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phải tiếp tục có chiến lược để điện tử hố Kho lưu trữ cho tương lai Trong giai đoạn này, sách điện tử hố kho lưu trữ truyền thống cần hướng tới vấn đề, số hố tài liệu (tạo lập tài liệu điện tử), bảo quản lâu dài quản lý tài liệu điện tử cho sử dụng tương lai theo quy định Thông tư số 02/2019/TT-BNV Việc quản lý 67 tài liệu điện tử bảo đảm độ tin cậy của tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý sử dụng tài liệu điện tử 3.2.2.6 Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, quy chuẩn Hiện nay, kho lưu trữ quan hành nhà nước của thành phố bố trí Trung tâm Hành thành phố đảm bảo phần tiêu chuẩn kho, nhiều quan kho lưu trữ nhỏ, không đáp ứng đủ để quan bảo quản tài liệu nên nhiều quan phải bố trí thêm kho lưu trữ địa điểm Trung tâm Thành phố cần phải khẩn trương xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng đầy đủ quy chuẩn theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ Trung tâm hành thành phố, tùy số lượng tài liệu quan có số lượng phát sinh để bố trí kho lưu trữ hành phù hợp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản tra tìm tài liệu thường xuyên quan an tồn nhanh chóng, phải có dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Máy lọc bụi toàn kho, máy hút bụi, máy hút ẩm phương tiện làm vệ sinh thơng thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho Giải phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ 3.2.2.7 Về bảo quản an toàn phục vụ tra cứu tài liệu hiệu Đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thành phố; thực giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố theo đúng thời quy định, tránh phân tán tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân Bên cạnh đó, phát huy vai trò của Trung tâm Lưu trữ lịch sử việc sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ quý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc phục vụ tốt cho độc giả; cung cấp chứng thực lưu trữ giúp cho tổ chức cá nhân xác minh vấn đề xảy khứ, bị chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm chứng; công bố, giới thiệu lưu trữ ngày lễ, kỷ niệm kiện lớn của đất nước, của thành phố; biên soạn, xuất sách chuyên đề 68 theo thể loại, nội dung của tài liệu giúp cho độc giả dễ tiếp cận, dễ tra cứu tài liệu lưu trữ; phối hợp với đơn vị tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đến nhiều đối tượng công chúng, 3.2.2.8 Về thông tin, thơng báo tài liệu mang tính chất nghiên cứu xã hội (đối với tài liệu cho phép) Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa của dân tộc tài sản đặc biệt của quốc gia, chứa đựng thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ có giá trị khai khác, sử dụng vào mục đích trị, kinh tế, văn hóa xã hội, Ngồi hình thức tiếp cập tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, CBCC làm công tác lưu trữ quan nhạy bén thơng tin, thơng báo tài liệu lưu trữ có giá trị tài liệu cho phép sử dụng đến với cơng chúng thơng qua hình thức như: - Công bố, giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng: Là việc biên tập, viết đăng báo, tạp chí, trang web làm phim, video, clips nhằm giới thiệu, công bố, quảng bá truyền hình, phát thanh, internet… cơng tác lưu trữ, nguồn tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ - Việc biên soạn xuất sách, ấn phẩm lưu trữ: Từ nguồn thông tin tài liệu lưu trữ hình thức tổ chức sử dụng tài liệu quan trọng trung tâm lưu trữ thực từ nhiều năm - Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ: Là hình thức đưa tài liệu phiên tài liệu lưu trữ triển lãm theo chủ đề định Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ: Là hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang tính chủ động áp dụng phổ biến lưu trữ nhằm mục đích giới thiệu thơng tin cho quan, người nghiên cứu tài liệu khoa học, lịch sử bảo quản lưu trữ - 3.2.2.9 Về bảo đảm an tồn tài liệu có tính chất bảo mật Tất CBCC quan hành nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố cần nâng cao ý thức 69 tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước, ngồi việc phải ký cam kết với người thủ trưởng quan bảo vệ bí mật nhà nước văn bản, đảm bảo bí mật nhà nước văn lưu trữ giấy cần thực nghiêm túc yêu cầu: Không lưu sở liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thơng; Khơng chuyển mục đích sử dụng thiết bị lưu sở liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước chưa loại bỏ triệt để sở liệu tài liệu lưu trữ; Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ phải lưu 02 bộ, 01 phương tiện lưu trữ độc lập Việc lưu phải bảo đảm đầy đủ, xác, kịp thời, an tồn; Bảo đảm thống quy trình kiểm tra, lưu, phục hồi liệu; Người giao quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ của quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, lưu, phục hồi Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ lưu lưu trữ định dạng file XML (eXtensible Markup Language) Bảo đảm an toàn sở liệu tài liệu lưu trữ quy định Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử 3.2.2.10 Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác văn thư, lưu trữ: - Thường xuyên tiến hành việc kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc quan có đúng quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ đúng khơng, khơng đúng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, CBCC quan, công chức làm lưu trữ rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa - Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ lập hồ sơ lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm công chức vi phạm quy định văn thư, lưu trữ 3.2.3 Về yêu cầu thực tiễn phát sinh - Đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước làm việc với quan trung ương tổ chức theo ngành dọc trung ương để có hướng dẫn cụ thể quản lý văn bản, lập hồ sơ cơng việc tài liệu hành để quan trung ương tổ chức theo ngành dọc thành phố có sở triển khai thực Trường hợp quan trung ương tổ chức theo ngành dọc 70 khơng có hướng dẫn riêng, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có văn đề nghị đơn vị địa phương triển khai thực công tác lưu trữ loại hồ sơ, tài liệu hành theo quy định chung của pháp luật - Đề nghị quan trung ương tổ chức theo ngành dọc thành phố làm việc với quan chủ quản cấp điều chỉnh nội dung phần mềm quản lý văn theo đúng quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Đối với quan không dùng phần mềm đề nghị liên hệ với Sở Thông tin Truyền thông thành phố để cài đặt sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành của thành phố - Đề nghị quan thực giao nộp tài liệu hành có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Tiểu kết Chương Công tác lưu trữ gắn với tất quan hệ thống trị nhà nước, sản phẩm tất yếu hoạt động của quan, bên cạnh tác động tích cực để thực cơng tác lưu trữ cịn tác động tiêu cực ảnh hưởng đến q trình đưa cơng tác lưu trữ đến hoàn thiện như: Hệ thống văn pháp luật, sách chưa đồng bộ; nhận thức tầm quan trọng của công tác lưu trữ cấp lãnh đạo đảng, nhà nước chưa đồng đều; việc thực sách cịn nhiều bất cập, ý thức trách nhiệm của CBCC việc lập hồ sơ; lực lượng làm công tác lưu trữ quan chưa quan tâm đúng mức; trở thành rào cản thực sách lưu trữ Nhằm tăng cường tổ chức thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thành phố Đà Nẵng nói riêng quan máy hành nhà nước của thành phố nói chung; Trong chương đưa 03 định hướng 10 nhóm giải pháp, với tình hình thực tiễn nay, phát huy mạnh nhân tố tích cực, hạn chế điểm yếu nhân tố khơng tích cực; đồng thời thực đồng chặt chẽ 10 nhóm giải pháp này, hy vọng tình hình tổ chức thực sách lưu trữ thời gian tới đạt nhiều kết tốt đẹp hơn; góp phần vào phát triển kinh tế - xã hội chung của thành phố Đà Nẵng 71 KẾT LUẬN Chính sách lưu trữ tổ chức triển khai thực sách lưu trữ hai vấn đề của trình, có quan hệ biện chứng, tác động qua lại lẫn suốt q trình sách Mục tiêu của sách cơng tác lưu trữ có đạt mong muốn của nhà nước mà sách hướng tới hay không lại phụ thuộc nhiều vào trình tổ chức triển khai thực của cấp, ngành, địa phương tham gia tích cực của đối tượng sách cộng đồng xã hội Mỗi sách hướng đến đạt mục tiêu khác thời kỳ, giai đoạn phát triển xã hội Qua nghiên cứu, phân tích đánh giá tổng hợp luận văn làm sáng tỏ số vấn đề lý luận thực tiễn thực sách cơng tác lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng, cụ thể: Một là, phân tích khái quát số vấn đề lý luận thực sách cơng tác lưu trữ Hai là, phân tích, đánh giá thực trạng việc thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017 đến để thành công hạn chế công tác Ba là, luận văn đề xuất nhiều giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực sách cơng tác lưu trữ của quan thuộc thành phố Đà Nẵng thời gian tới, bao gồm: Hoàn thiện Luật Lưu trữ văn quy định Luật, tăng cường phổ biến, tuyên truyền sách, xây dựng chế phân công; nâng cao trách nhiệm cá nhân; bố trí cơng chức làm cơng tác lưu trữ; phát triển công nghệ thông tin; công tác kiểm tra, đánh giá q trình thực hiện,… góp phần thực chủ trương của Nghị số 43NQ/TW xây dựng thành phố Đà Nẵng đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045, theo đó, mục tiêu đến năm 2030 xây dựng Đà Nẵng trở thành trung tâm kinh tế - xã hội lớn của nước Đông Nam Á./ 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội; Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Hà Nội; Ban Chấp hành Trung ương (2019), Nghị 43-NQ/TW xây dựng phát triển thành phố Đà Nẵng đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045, Hà Nội; Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội; Chính phủ (2020), Nghị định số 26/2020/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Hà Nội; Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Quyết định số 5269/QĐ-UBND bãi bỏ Quyết định số 1517/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2009 Chủ tịch UBND thành phố thực chế độ phụ cấp độc hại người làm công tác lưu trữ, Quyết định số 2109/QĐ-UBND ngày 18 tháng năm 2017 Chủ tịch UBND thành phố sửa đổi Khoản 2, Điều Quyết định số 1517/QĐ-SNV thực chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật ngành lưu trữ, Đà Nẵng; Đảng Cộng sản Việt Nam (2020), Dự thảo Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIII Đảng, Hà Nội; Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Hà Nội; UBND thành phố Đà Nẵng (2017), Quyết định số 6926/QĐ-UBND Quy định việc đánh giá, xếp loại kết thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị địa bàn thành phố Đà Nẵng, Đà Nẵng; 10 UBND thành phố Đà Nẵng (2017), Công văn số 8009/UBND-SNV 73 triển khai thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử, Đà Nẵng; 11 UBND thành phố Đà Nẵng (2017), Công văn số 6068/UBND-SNV triển khai thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ, Đà Nẵng; 12 UBND thành phố Đà Nẵng (2018), Quyết định số 721/QĐ-UBND kế hoạch thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố, Đà Nẵng; 13 UBND thành phố Đà Nẵng (2018), Công văn số 3495/UBND-SNV triển khai thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ, Đà Nẵng; 14 UBND thành phố Đà Nẵng (2018), Thông báo số 61/TB-UBND kết đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, Đà Nẵng; 15 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Công văn số 2767/UBND-SNV chỉnh lý ban giao hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử thành phố, Đà Nẵng; 16 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Công văn số 4181/UBND-SNV triển khai thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ, Đà Nẵng; 17 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Cơng văn số 5365/UBND-SNV bố trí kho lưu trữ thiết kế, xây dựng trụ sở quan, Đà Nẵng; 18 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Quyết định số 4393/QĐ-UBND phê duyệt Đề án điều chỉnh Đề án chỉnh lý số hóa tài liệu lưu trữ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017 – 2020, Đà Nẵng; 19 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Công văn số 7728/UBND-SNV độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật ngành lưu trữ, Đà Nẵng; 20 UBND thành phố Đà Nẵng (2019), Quyết định số 5828/QĐ-UBND Kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, thành phố Đà Nẵng Hồng Sa hình thành trước năm 1975 bảo quản 74 Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Đà Nẵng; 21 UBND thành phố Đà Nẵng (2020), Công văn số 3334/UBNDNCPC triển khai thực kết đánh giá, thẩm định công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 quan, địa phương, Đà Nẵng; 22 UBND thành phố Đà Nẵng (2020), Công văn số 3408/UBNDNCPC triển khai thực Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” thành phố Đà Nẵng, Đà Nẵng; 23 Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng (2017), Thông báo số 354/TB-VP kết luận Chủ tịch UBND thành phố buổi kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, Đà Nẵng; 24 Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh (2015), Báo cáo Kỷ niệm 69 năm ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam, Đà Nẵng; Tài liệu tiếng Anh 25 James E Anderson (1984) “Public Polìcy Making: An Introduction”, 3rd ed, Boston, pp25-27; 26 Thomas R Dye (1972), “Understanding Public Policy”, Englevvood Cliffs, NJ: Prentice Hall, pp7-15; 27 William I Jenkins (1978), “Policy Analysis: Ả Poỉiticaỉ and Organizationaỉ Perspective”, London, pp 6-8; 28 Và nguồn tài liệu liên quan 75 Phụ lục Danh sách quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng Tên quan STT 01 02 03 Tên quan STT Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND thành phố Sở Tài BQL khu cơng nghệ cao 12 Sở Giáo dục Đào tạo 13 Sở Y tế 14 Khu công nghiệp Sở Lao động - Thương binh Xã hội 04 Sở Kế hoạch Đầu tư 15 Sở Văn hóa Thể thao 05 Sở Tư pháp 16 Sở Du lịch 17 Sở Tài nguyên Môi trường 06 Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn 07 Sở Công Thương 18 Sở Thông tin Truyền thông 08 Sở Khoa học Công nghệ 19 Sở Ngoại vụ 09 Sở Nội vụ 20 Thanh tra thành phố 10 Sở Xây dựng 21 BQL An tồn thực phẩm 11 Sở Giao thơng Vận tải 76 Phụ lục Tình hình thu thập hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử thành phố STT Tên quan Số mét Năm 2017 78 01 Sở Tài 49 02 Sở Nội vụ 03 Sở Văn hóa Thể thao 04 Sở Thơng tin Truyền thông 05 Sở Khoa học Công nghệ Năm 2018 35 06 Sở Lao động – Thương binh Xã hội 07 Sở Giáo dục Đào tạo 08 Sở Tài nguyên Môi trường 09 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn 10 Sở Du lịch 11 Sở Tài nguyên Môi trường 12 Năm 2019 114 12 Sở Thơng tin Truyền thơng 13 Sở Tài 20 14 Sở Nội vụ 12 15 Sở Khoa học Cơng nghệ 10 16 Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND & UBND thành phố 40 17 Sở Ngoại vụ 15 18 Sở Tư pháp Tổng cộng 227 77 78 ... CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến thực sách lưu trữ tài liệu quan hành thuộc Thành phố Đà Nẵng 2.1.1... tế - xã hội ảnh hưởng đến thực sách lưu trữ quan hành thành phố Đà Nẵng Trang 36 2.2 Tình hình thực sách lưu trữ tài liệu quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng Trang 38 2.3... OANH THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành Mã số : Chính sách cơng : 8340402 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN ĐÍNH ĐÀ NẴNG