MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở UBND XÃ IA RONG I.ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Bối cảnh của sáng kiến Trong cải cách nền hành chính Nhà nước, cải cách TTHC là một mắt xích quan trọng và cơ bản trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính của đất nước. Đây là một trong những thách thức lớn mà ngày nay Chính phủ các nước đang phát triển phải đối mặt nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước, phù hợp với yêu cầu của toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và sự bùng nổ của cách mạng thông tin. Thực tế tại nhiều đại phương cho thấy TTHC hiện vẫn còn rườm rà, phức tạp; việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ còn thiếu khoa học; thu phí lệ phí ở nhiều nới chưa đúng quy định; mặt khác một số cán bộ, công chức có thái độ thiếu ntoon trọng công dân, tổ chức đến liên hệ công việc, còn tồn tại tình trạng cửa quyền, sách nhiễu… Trong cải cách hành chính (CCHC), CNTT góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới, cải tiến hình thức cung cấp dịch vụ công. Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT, bộ máy hành chính Nhà nước dễ dàng liên kết với nhau hơn trong thực hiện nhiệm vụ, Chính phủ cũng thông qua đó để điều hành bộ máy Nhà nước một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác; kiểm soát Đến nay được sự chỉ đạo sâu sát của UBND Huyện, Phòng Nội vụ huyện sự quan tâm của cấp ủy Đảng, chính quyền và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND xã có có nhiều tiến bộ đáng kể. 2. Lý do chọn đề tài: Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã Ia Rong, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản quan trọng của UBND, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của coq quan. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của UBND xã là rất quan trong, thể hiện ở những điểm sau: Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị; thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của UBND xã. Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ ở UBND xã”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở cấp xã về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.
Mẫu 01 HĐKHSK ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ IA RONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ia Rong, ngày 20 tháng 11 năm 2018 ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN - Họ tên: Nguyễn Thị Như Ý - Đơn vị công tác: UBND Xã Ia Rong Đề nghị Hội đồng khoa học sáng kiến công nhận sáng kiến năm 2018 sau: Tên sáng kiến: Ứng dụng công nghề thông tin cải cách Thủ tục hành UBND xã Sự cần thiết: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ UBND xã Ia Rong, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động UBND; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan trọng UBND, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng coq quan Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành q trình hoạt động quan Giữa cơng tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động UBND xã quan trong, thể điểm sau: Công tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hệ thống trị; thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý UBND xã Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - Lưu trữ UBND xã” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ cấp xã kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ Nôị dung sáng kiến a/ Tổ chức quản lý công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình lãnh đạo phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho quan Khi có cơng văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ cơng văn đến có theo dõi công văn đến từ nguồn (Nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “Sổ văn đến”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể khơng chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ cơng văn đến b/ Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… UBND xã phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi c/ Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn UBND xã công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt cơng tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung UBND xã nói riêng - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định… theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập, in bảng kê loại đưa vào lưu trữ d/ Hồ sơ cán bộ, công chức: - Các hồ sơ phải Chủ tịch UBND xã xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ e/ Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở UBND xã.Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Phạm vi áp dụng Ở quan đơn vị, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn thuần, làm qua loa đại khái Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán văn phòng học lý thuyết, chưa thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thông qua đề tài góp phần giúp cơng chức văn phịng nói chung, cơng chức văn phịng xã, thị trấn hồn thành tốt nhiệm vụ Hiệu đạt được: Qua năm làm công tác văn thư - lưu trữ xã Ia Rong, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu quan - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh tồn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ xã cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ia Rong, ngày 20 tháng 11 năm 2017 Người Báo Cáo Mẫu 03 HĐKHSK ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ IA RONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ia Rong, ngày 20 tháng 11 năm 2017 BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG, HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Thời gian triển khai thực hiện: Từ ngày 01/06/ 2016 đến ngày 30/11/2017 1.Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư - Lưu Trữ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư - Lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng Hiện nay, hầu hết quan bố trí nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp công việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác lãnh đạo đạo điều hành việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quan 2.Phạm vi triển khai thực Ở quan đơn vị, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn thuần, làm qua loa đại khái Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng quan đơn vị Cán văn phòng học lý thuyết, chưa thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp cơng chức văn phịng nói chung, cơng chức văn phịng xã, thị trấn hoàn thành tốt nhiệm vụ 3.Mơ tả sáng kiến Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực công tác - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động UBND xã, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, cán bộ, cơng chức - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ, đẹp, thể thức a/ Tổ chức quản lý công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình lãnh đạo phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho quan Khi có cơng văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ cơng văn đến có theo dõi công văn đến từ nguồn (Nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “Sổ văn đến”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể khơng chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ cơng văn đến b/ Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… UBND xã phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi c/ Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn UBND xã công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt cơng tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung UBND xã nói riêng - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định… theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập, in bảng kê loại đưa vào lưu trữ d/ Hồ sơ cán bộ, công chức: - Các hồ sơ phải Chủ tịch UBND xã xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ e/ Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở UBND xã.Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Kết quả, hiệu mang lại: Qua năm làm công tác văn thư - lưu trữ xã Ia Rong, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân tơi đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu quan - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Cơng việc giải hàng ngày, chủ động - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ xã cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp 5.Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến: Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư, Lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, 10 ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Làm tốt cơng tác Văn thư, Lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Kiến nghị, đề xuất - Thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước liên quan công tác văn thư, lưu trữ - Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ sở; cử cán tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ huyện, tỉnh - Đề nghị bố trí phịng kho lưu trữ quan trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Tăng cường cơng tác phịng cháy, chữa cháy kho lưu trữ 11 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở UBND XÃ IA RONG I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Bối cảnh sáng kiến Trong cải cách hành Nhà nước, cải cách TTHC mắt xích quan trọng việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hành đất nước Đây thách thức lớn mà ngày Chính phủ nước phát triển phải đối mặt nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy nhà nước, phù hợp với u cầu tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế giới bùng nổ cách mạng thông tin Thực tế nhiều đại phương cho thấy TTHC rườm rà, phức tạp; việc tiếp nhận giải hồ sơ thiếu khoa học; thu phí lệ phí nhiều nới chưa quy định; mặt khác số cán bộ, cơng chức có thái độ thiếu ntoon trọng cơng dân, tổ chức đến liên hệ cơng việc, cịn tồn tình trạng cửa quyền, sách nhiễu… Trong cải cách hành (CCHC), CNTT góp phần tự động hóa, đơn giản hóa quy trình, thủ tục hành chính, tạo phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới, cải tiến hình thức cung cấp dịch vụ cơng Thơng qua hoạt động ứng dụng CNTT, máy hành Nhà nước dễ dàng liên kết với thực nhiệm vụ, Chính phủ thơng qua để điều hành máy Nhà nước cách nhanh chóng, hiệu xác; kiểm sốt Đến đạo sâu sát UBND Huyện, Phòng Nội vụ huyện quan tâm cấp ủy Đảng, quyền tìm tịi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác Văn thư, Lưu trữ UBND xã có có nhiều tiến đáng kể Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ UBND xã Ia Rong, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động UBND; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan trọng UBND, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng coq quan Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan 12 Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động UBND xã quan trong, thể điểm sau: Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hệ thống trị; thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý UBND xã Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - Lưu 13 trữ UBND xã” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ cấp xã kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ Phạm vi đối tượng nghiên cứu Ở quan đơn vị, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn thuần, làm qua loa đại khái Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán văn phòng học lý thuyết, chưa thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thông qua đề tài góp phần giúp cơng chức văn phịng nói chung, cơng chức văn phịng xã, thị trấn hồn thành tốt nhiệm vụ Mục đích sáng kiến Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư - Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư - Lưu Trữ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư - Lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Hiện nay, hầu hết quan bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt cơng tác lãnh đạo đạo điều hành việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quan 14 II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Thực trạng vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, đơn vị Trong thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, UBND cấp xã nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan…Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn thư, lưu trữ quan tâm kiện toàn ban, ngành Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Văn thư, lưu trữ UBND xã nhìn chung chưa kiện tồn theo quy định nhà nước - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực - Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thơng tin bắt đầu hình thành a) Thuận lợi Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử UBND xã Được quan tâm đạo trực tiếp UBND huyện, Phòng Nội vụ lãnh đạo UBND xã Đội ngũ cán bộ, công chức động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao b) Khó khăn Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp khơng khoa học 15 Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 2.Tổ chức giải Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động UBND xã, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, cán bộ, cơng chức - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ, đẹp, thể thức a/ Tổ chức quản lý công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình lãnh đạo phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho quan Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ cơng văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (Nơi gửi công văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “Sổ văn đến”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng 16 Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi vào sổ cơng văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ghi tên số thông tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ công văn đến b/ Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… UBND xã phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển cơng văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngồi ra, quan cịn số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi c/ Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn UBND xã cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học 17 Làm tốt công tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung UBND xã nói riêng - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định… theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập, in bảng kê loại đưa vào lưu trữ d/ Hồ sơ cán bộ, công chức: - Các hồ sơ phải Chủ tịch UBND xã xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ e/ Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở UBND xã - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Hiệu Sáng kiến Qua năm làm công tác văn thư - lưu trữ xã Ia Rong, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân tơi đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu quan - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học 18 - Cơng việc giải hàng ngày, chủ động - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ xã cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp III KẾT LUẬN Bài học kinh nghiệm, ý nghĩa sáng kiến công tác thực tiễn: Là người làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư, lưu trữ mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư, lưu trữ lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm cơng tác văn thư, lưu trữ luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tuy khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao Kiến nghị đề xuất - Thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước liên quan công tác văn thư, lưu trữ - Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư, lưu trữ sở; cử cán tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ huyện, tỉnh - Đề nghị bố trí phịng kho lưu trữ quan trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Tăng cường cơng tác phịng cháy, chữa cháy kho lưu trữ Ia Rong, ngày 20 tháng 11 năm 2017 Người viết 19 Nguyễn Thị Như Ý 20 ... văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - Lưu trữ UBND xã? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ cấp xã. .. văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư - Lưu 13 trữ UBND xã? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ. .. PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở UBND XÃ IA RONG I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Bối cảnh sáng kiến Trong cải cách hành Nhà nước, cải cách TTHC mắt xích quan trọng việc nâng cao hiệu