KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN “Cách để hành động hành động” Nguyễn Tuấn Dương Email: tuanduong101@gmail.com Tổng hợp Mr Dương HOW ? Tổng hợp Mr Dương Mục Đích Chương Trình  Nhận diện phân tích yếu tố gây ảnh hưởng đến hiệu quản lý thời gian  Phát triển ứng dụng quy trình quản lý thời gian hiệu thơng qua phân tích xây dựng kế hoạch công việc cá nhân Tổng hợp Mr Dương Thời gian miễn phí, vơ giá Bạn khơng sở hữu nó, bạn sử dụng Bạn khơng thể giữ nó, bạn dùng Một bạn đánh nó, bạn khơng nhận trở lại Tổng hợp Mr Dương Khái niệm quản lý thời gian  Quản lý thời gian tập hợp nguyên tắc, thói quen, kỹ năng, cơng cụ hệ thống kết hợp với nhằm hỗ trợ cho gia tăng hiệu sử dụng thời gian nhằm mục đích nâng cao chất lượng cơng việc chất lượng sống Nguyên tắc Thói quen Công cụ Hệ thống Tổng hợp Mr Dương Khái niệm quản lý thời gian Động Tâm trạng Kỹ xác Tổng hợp Mr Dương Các loại hình cơng việc HAVE TO’S GOALS WANT TO’S Tổng hợp Mr Dương Nguyên nhân lãng phí thời gian Tổng hợp Mr Dương Tiến Trình Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả o Bước 1: Nhận diện công việc o Bước 2: Phân tích cơng việc o Bước 3: Phân bổ cơng việc o Bước 4: Loại bỏ yếu tố “đánh cắp” thời gian o Bước 5: Sắp xếp kế hoạch công việc Tổng hợp Mr Dương Sơ đồ quản lý thời gian 10 Tổng hợp Mr Dương Nguyên tắc SMART S-Specific M-Measurable A-Achievable R-Realistic T-Time bound 13 Tổng hợp Mr Dương Analyze – Phân tích Phân tích bạn sử dụng thời gian nào? Hiểu xác bạn làm? Thói quen tốt bạn sử dụng thời gian? Thói quen xấu bạn sử dụng thời gian? Những bạn dành nhiều thời gian nhất? 14 Tổng hợp Mr Dương Nguyên tắc Pareto 15 Tổng hợp Mr Dương Nguyên tắc Parkinson   Rút gọn nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson) 16 Tổng hợp Mr Dương Ma Trận Ưu Tiên – Nguyên Lý Eisenhowey Khẩn cấp Quan trọng Không quan trọng 17 Không khẩn cấp I II III IV Tổng hợp Mr Dương Mơ hình Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Khơng khẩn cấp I •Khủng hoảng Quan trọng Khơng quan trọng 18 •Các vấn đề cấp bách •Các dự án đến hạn •Công việc tồn đọng II•Làm việc dài hạn •Xây dựng quan hệ •Tìm kiếm hội •Lập kế hoạch cơng việc vơ bổ III •Các việc đột xuất IV •Các •Điện thoại •Thư từ, e-mail •Họp hành •Các vấn đề cấp bách •Tán gẫu •Hoạt động “giải trí” Tổng hợp Mr Dương Attack – Kẻ cắp thòi gian  Nguyên nhân vật lý      Tiếng ồn Thiết bị liên lạc Tiện nghi làm việc Lưu trữ tài liệu Nguyên nhân tâm lý     19 Sự lo sợ Sự thất vọng Khơng thích thú Mâu thuẩn cá nhân Tổng hợp Mr Dương Loại bỏ yếu tố “đánh cắp” thời gian Không biết từ chối Thời gian dành cho giao tiếp điện thoại nhiều Thời gian dành cho trình giao tiếp với khách nhiều Nơi làm việc tổ chức Trì hỗn Chủ nghĩa cầu tồn Q nhiều cơng việc giấy tờ Q trình trao đổi thơng tin Năng lực giao việc/ ủy quyền chưa cao 10.Tiến hành họp không hiệu 20 Tổng hợp Mr Dương 21 Tổng hợp Mr Dương Arrange Sắp xếp kế hoạch công việc  Thiết lập kế hoạch:  Kế hoạch làm việc năm  Kế hoạch làm việc ngày/ tuần Công cụ: Bảng kế hoạch Sơ đồ Gantt 22 Tổng hợp Mr Dương Quy Tắc Lập Kế Hoạch Thời Gian      Viết Tính tốn thời gian, mức độ ưu tiên Kế hoạch phục hồi thời gian rảnh Theo nhịp điệu hàng ngày Có kế hoạch (thời gian) dự phịng 23 Tổng hợp Mr Dương Kiểm Sốt Cơng Việc        Kiểm tra lịch làm việc định kỳ Thường xuyên xem xét lại thứ tự ưu tiên Phát giải kịp thời phát sinh Điều chỉnh lịch làm việc có thay đổi Kiểm tra kết thực cơng việc sau định kỳ Loại bỏ công việc làm khỏi TO DO LIST Chuyển công việc chưa làm xong sang lịch làm việc kỳ sau 24 Tổng hợp Mr Dương 10 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian Hãy bắt đầu công việc phần quan trọng Đôi không cần phải làm phần lại Kiên nhẫn nhẫn nại Chỉ đọc giải lần thư từ, giấy tờ Dọn bàn làm việc đặt thứ cần thiết Sắp xếp chỗ cho vật dụng 25 Tổng hợp Mr Dương 10 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian Dành thời gian thích hợp cho việc xếp lại cơng việc Tự thưởng cho cá nhân hoàn thành xong công việc đặc biệt quan trọng Không lo lắng bị rơi vào trạng thái kiểm soát thời gian Trả lời email sớm tốt 10 Luôn tuân thủ kế hoạch làm việc cách nghiêm ngặt 26 Tổng hợp Mr Dương “Cách để hành động hành động” 27 Tổng hợp Mr Dương