THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán quỹ Phó kế toán trưởng( kiêm Kế toán ngân hàng và chi tiết) THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 02. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hơp với có cấu quản lý gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả. Phòng kế toán tài chính của công ty gồm 5 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên. Kế toán trưởng: là người giúp tổng giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trong công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Kế toán trưởng là người phụ trách chung, có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế toán thống kê tài chính trong công ty. Phó kế toán trưởng ( kiêm Kế toán ngân hàng và chi tiết): có nhiệm vụ trực tiếp giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi công tác. Thực hiện thanh toán nội bộ cho cán bộ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ hóa đơn chi tiêu hành chính, tiền mặt và chuyển khoản… Kế toán tổng hợp – Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi, tính khấu hao TSCĐ cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng. Lập báo cáo cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản định kỳ, báo cáo về các sự vụ kế toán. Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm. Tổng hợp doanh thu tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng… Kế toán vật tư kiêm kế toán quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền quỹ của công ty và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn quỹ vật tư hàng hóa, làm thẻ vật tư, thường xuyên đối chiếu với kho để khớp số dư. 2.2. Đặc điểm vận dụng các chế độ, chính sách kế toán Kỳ kế toán: kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Tuy nhiên do doanh nghiệp chính thức chuyển đổi sang công ty cổ phần từ ngày 14/02/2007, nên kỳ ké toán đầu tiên của công ty cổ phần bắt đầu từ thời điểm tại ngày 14/02/2007 đến ngày 31/12/2007. Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố. Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng tồn kho của công ty được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hàng tồn kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ được xác điịnh theo phương pháp giá đích danh. Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính. Đối với công ty, doanh thu được hạch toán phụ thuộc vào loại hình dịch vụ. Cổ tức lợi nhuận được chia ghi nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.  Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số liệu của kế toán phần hành mở tài khoản chữ T, lập bảng cân đối tài khoản và lên bảng cân đối kế toán. Hết năm, sau khi các chứng từ kế toán được kiểm toán thì được chuyển vào kho lưu trữ. Thời gian lưu trữ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của các chứng từ kế toán.  Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Theo QĐ 15/2006/QĐ BTC 20/03/2006). Cách tổ chức hệ thống tài khoản dựa trên các nghiệp vụ phát sinh và nhu cầu quản lý của công ty. Do là một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ nên công ty chỉ sử dụng các tài khoản có trong hệ thống các tài khoản kế toán ban hành. Phần lớn các tài khoản sử dụng là tài khoản cấp một. Chỉ có một số tài khoản liên quan đến thuế (như TK3333, TK3334, TK3331 .) và tài khoản tiền (TK1121,1122), công ty dùng tài khoản cấp hai để theo dõi chi tiết.  Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty có thể khái quát thành sơ đồ 1.3: Các chứng từ gốc sau khi được phân loại sẽ được phản ánh lên các Chứng từ - Ghi sổ. Công ty thường chỉ có các Chứng từ - Ghi sổ: Nợ TK111, Có TK111, Nợ TK112, Có TK112. Từ các Chứng từ - Ghi sổ, kế toán phản ánh lên các sổ cái TK, từ đó lập Bảng cân đối tài khoản. Căn cứ vào Bảng cân đối tài khoản lập các Báo cáo kế toán. Chứng từ gốc Chứng từ - Ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Sơ đồ 03: Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty Từ chứng từ gốc, kế toán viên có nhiệm vụ vào các sổ chi tiết như thẻ kho, sổ kho, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu bán hàng . Từ đó lên các Bảng kê chi tiết dùng đối chiếu với kế toán tổng hợp.  Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng các báo cáo tài chính sau:  Bảng cân đối kế toán - mẫu số B01/DNN  Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN  Thuyết minh Báo cáo Tài chính - Mẫu số B09-DNN  Bảng cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN Công tác kế toán của công ty nói chung đã cung cấp tương đối đầy đủ, chính xác các thông tin về mọi mặt của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặc biệt là về vốn bằng tiền và các khoản thanh toán, góp phần quan trọng vào việc quản lý vốn, phát huy hết tiềm năng lưu chuyển của vốn trong kinh doanh. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán tài sản cố định  Đặc điểm: TSCĐ trong công ty chủ yếu là cơ sở vật chất và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị tài sản. Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. TSCĐ rất đa dạng và phong phú, thuộc nhiều chủng loại để phù hợp với yêu cầu của từng công việc khác nhau: đối với khối quản lý chủ yếu là máy điều hòa nhiệt độ, hệ thống máy vi tính, máy in, máy photocopy… Đối với khối sản xuất , cung cấp dịch vụ chủ yếu là các tài sản phục vụ cho công việc. Để thuận tiện cho việc tính khấu hao, phân bổ chi phí, hình thành nguồn vốn khấu hao để đầu tư, TSCĐ hiện có của công ty được phân loại theo theo công dụng kinh tế. Với cách phân loại này TSCĐ của công ty được quản lý và sử dung một cách khoa học, tổ chức hạch toán được chặt chẽ, từ đó thúc đẩy việc sử dụng TSCĐ một cách hiệu quả nhất. TSCĐ của công ty được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. TSCĐ được ghi sổ theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên tắc đánh giá nguyên giá TSCĐ: Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn.  Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình, TK 212: TSCĐ thuê tài chính, TK 213: TSCĐ vô hình… Chứng từ sử dụng: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá giá trị TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ: Nghiệp vụ TSCĐ Bảo quản, lưu trữ Chủ sở hữuHội đồng giao nhận, thanh lýKế toán TSCĐ Quyết định tăng giảm TSCĐGiao nhận TSCĐ và lập biên bảnLập, hủy thẻ TSCĐ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Sơ đồ 04: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ  Hạch toán trên sổ kế toán: + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu. + Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 211, 212, 213. + Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ: Thẻ kho, sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TK 211 Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 211 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Hóa đơn, biên bản Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 05. Đối với những công trình lớn, cán bộ trong công ty không thể sửa chữa được, bộ phận quản lý phải lập biên bản bàn giao cho bôn phận sửa chữa. Khi TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, đơn vị phải lập các chứng từ sau: Hợp đồng sửa chữa, biên bản nghệm thu khối lượng sửa chữa lớn đã hoàn thành, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành, lập báo cáo quyết toán số chi phí sửa chữa lớn hoàn thành và trình duyệt quyết toán theo quy định của công ty. Cách hạch toán của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI không trích trước chi phí sửa chữa lớn mà dựa vào chi phí phát sinh thực tế và chi phí đó phải được sự phê duyệt của Tổng giám đốc công ty. 2.3.2. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Người có nhu cầu hàng Người bán hàngKế toán trưởngBộ phận cung ứngThủ khoKế toán hàng tồn kho Bảo quản, lưu trữ Lập chứng từ xin xuấtDuyệt lệnh xuấtLập phiếu xuất khoXuất kho Ghi sổ  Đặc điểm: Để hạch toán tình hình NVL trong kỳ công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Giá NVL nhập trong kỳ là giá mua không có thuế GTGT, giá xuất NVL là giá thực tế đích danh Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ chuyên về điện tử viễn thông, công ty luôn cần các loại NVL phục vụ cho việc chế tạo và lắp ráp như ổ cứng, vật tư thi công, khung giá… NVL chủ yếu cần dung cho việc chế tạo và lắp ráp bao gồm: IC các loại, Đi ốt các loại, Đi ốt các loại, Bán dẫn các loại, Tụ điện các loại, Điện trở các loại, Cuộn cảm biến các loại và các vật liệu khác như dây điện, nam châm…. Công cụ dụng cụ chủ yếu là két sắt, đồng hồ, máy tính, điện thoại bàn, máy khoan, mỏ hàn, ổn áp….  Tài khoản sử dụng: TK 152: NVL, TK 153: Công cụ dụng cụ  Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC: Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC: Nghiệp vụ nhập vật tư Người giao hàngBan kiểm nhậnBộ phận cung ứngCán bộ cung ứngKế toán hàng tồn kho Bảo quản, lưu trữ Đề nghị nhập khoLập biên bản kiểm nghiệmLập phiếu nhập khoKý phiếu nhập khoKiểm nhận hàng Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồnSổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC  Hạch toán trên sổ kế toán: +Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu. +Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 152, 153. +Quy trình hạch toán sổ chi tiết công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán NVL: Sơ đồ 08: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song +Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ: Thẻ kho, sổ chi tiết VL, CCDC Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng tổng hợp phiếu xuất nhập kho Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 152, 153 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Phiếu xuất kho, nhập kho Sổ quỹ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 09. NVL và CCDC của Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo đó tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư được theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên và liên tục trên các sổ sách kế toán. Ví dụ: Trong tháng 5 năm 2007 Công ty có các nghiệp vụ liên quan tới NVL như sau: Ngày 2/5 Công ty mua nhập kho 100 IC74LS00, đã trả bằng tiền mặt với đơn giá là 220.000VNĐ( đã bao gồm VAT 10%) Ngày 15/5 xuất kho 50 tụ điện 104 cho phòng kỹ thuật phục vụ lắp ráp với đơn giá 165.000VND. [...]... chỉnh  Hạch toán tiền đang chuyển Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển hầu như không có Đó là do công ty hầu hết thanh toán trực tiệp trao tay Nếu thanh toán qua ngân hàng thì sẽ được báo có ngay ngày hôm sau nên kế toán công ty không sử dụng TK113 để giảm khối lượng công việc kế toán phải làm mà vẫn đảm bảo được tính trung thực, hợp lý của thông tin kế toán  Thực trạng hạch toán tiền... bằng ngoại tệ Công ty thường nhập khẩu từ Trung Quốc, Ấn Độ…nhưng đều thanh toán bằng tiền đô la Mĩ (USD) Do đó công ty chỉ theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng tiền USD trên sổ chi tiết  Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng: Sau khi ghi sổ chi tiết tiền gửi, kế toán phần hành chuyển sổ phụ cho kế toán trưởng để tiến hành công tác kế toán tổng hợp Cuối tháng, kế toán trưởng tổng hợp tất... ngân hàng tại công ty  Đặc điểm hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Do khách hàng chính của công ty là các nhà thầu nên phần lớn là thanh toán bằng chuyển khoản hoặc séc Công ty cũng thanh toán tiền mua hàng hóa thông qua chuyển khoản là chủ yếu nên lượng giao dịch qua ngân hàng khá lớn và thường xuyên Hiện tại công ty có một tài khoản tiền gửi Đồng và một tài khoản tiền vay Việt Nam Đồng tại ngân... thanh toán đồng ngoại tệ công ty quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trưởng sẽ ký sổ chi tiết Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập bảng tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp hoặc khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để so sánh, đối chiếu với sổ cái + Sổ tổng hợp bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 131, 331 Hạch toán. .. sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được căn cứ vào các bảng sao kê tài khoản chi tiết của ngân hàng Công ty có hoạt động nhập khẩu nên có phát sinh tiền gửi bằng ngoại tệ Hình thức thanh toán khi nhập khẩu là L/C Do không phát sinh thường xuyên nên chỉ mở tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ khi phát sinh hoạt động  Thực trạng hạch toán tiền gửi ngân hàng Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán. ..  Hạch toán trên sổ kế toán: + Sổ chi tiết được lập riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp, phản ánh tình hình thanh toán trong trường hợp công ty chấp nhận phương thức thanh toán chậm Các điều kiện thanh toán chậm được phản ánh đầy đủ trong hóa đơn GTGT, hợp đồng Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán thực hiện phản ánh vào các bảng kê tổng hợp tình hình thanh toán. .. Nam đồng Tuy nhiên NVL cũng như hàng hóa chủ yếu do công ty nhập khẩu bằng hình thức thanh toán L/C dưới dạng ký quỹ ngân hàng cũng thường xuyên được sử dụng Do có hoạt động nhập khẩu nên công ty sử dụng tài khoản 1122 để theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ  Hạch toán tiền mặt tại công ty Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt được khái... hình thanh toán Trong bảng kê này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp vụ thanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết Sau đó kế toán sẽ ký vào bảng kê tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết Do đặc thù của mình công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng quý Dựa vào bảng kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số dư đầu kỳ, số đã thanh toán trong kỳ và số dư cuối kỳ của... Hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Hóa đơn, hợp đồng Sổ quỹ Sổ Bảng tổng hợp hóa đơn, hợp đồng chi tiết thanh toán Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 131, 331 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sỏ đồ 12 • Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước: Do công ty mới chuyển đổi thành công ty cổ phần vì vậy công ty chua phải nộp... sản phâm rhoặc công việc hoàn thành…  Hạch toán trên sổ kế toán: + Sổ chi tiết các loại tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 + Sổ tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 334, 338 + Quy trình hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện trên sơ đồ sau: Bảng chấm công, TL lương Sổ quỹ Sổ chi Bảng tổng hợp, bảng chấm công tiết tiền lương và BHXH… Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết . Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán quỹ Phó kế toán trưởng( kiêm Kế toán ngân hàng và chi tiết) THỰC TRẠNG TỔ CHỨC. TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 02. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô