Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý và đề xuất các giải pháp ứng dụng cho viện đại học mở hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CHO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Mã số: V2017-02 Xác nhận quan chủ trì đề tài Chủ nhiệm đề tài TS Trương Tiến Tùng Hà Nội, 12/2017 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI VÀ ĐƠN VỊ PHỐI HỢP TT Tên thành viên Đơn vị TS Trương Tiến Tùng Viện Đại học Mở Hà Nội TS Dương Thăng Long Viện Đại học Mở Hà Nội ThS Trần Tiến Dũng ThS Đinh Tuấn Long ThS Phạm Văn Hải ThS Trần Tiến Dũng Phòng Tổ chức – Hành chính, Viện Đại học Mở Hà Nội Trung tâm Đào tạo E-Learning, Viện Đại học Mở Hà Nội Phịng Tổ chức – Hành chính, Viện Đại học Mở Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin, Viện Đại học Mở Hà Nội Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội DANH MỤC BẢNG BIỂU & HÌNH VẼ Bảng 1: Tên nhóm thành viên tiêu chí……………………………………22 Bảng 2: Ma trận tổ chức quan hệ thành viên tổ chức…………… 25 Hình 1: Mối quan hệ hệ thống cũ mới………………………………36 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ý nghĩa đầy đủ STT Từ viết tắt HTTT Hệ thống thông tin VPNT Văn phòng nhà trường Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ…………………………… …… DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT………………………….………………… … PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương Cơ sở lý thuyết Khái niệm Một số phương pháp tiếp cận quản lý thông tin 2.1 Phương pháp quan sát 2.1.1 Quan sát thông thường 2.1.2 Quan sát có tham dự 2.2 Phương pháp vấn 2.2.1 Phương pháp vấn miệng 2.2.2 Phương pháp vấn qua vốn điều tra (anket, phiếu điều tra xã hội) 2.2.3 Quy tắc vấn .14 2.3 Phương pháp nghiên cứu tư liệu 16 2.4 Phương pháp trắc nghiệm 17 2.5 Phương pháp thực nghiệm nghiên cứu tổ chức .26 Chương Thực trạng vai trị hệ thống thơng tin 33 quản lý Viện Đại học Mở Hà Nội 33 Thực trạng 33 Mối quan hệ hệ thống thông tin quản lý 34 2.1 Tổ chức HTTT phục vụ quản lý hành 34 2.2 Phân tích hệ thống 36 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 34 Kết luận 38 Kiến nghị 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Bài tốn quản lý thơng tin tốn có ý nghĩa vơ to lớn thực tế, tốn kinh điển Sự phát triển nhanh chóng cơng nghệ kèm với thơng tin ngày nhiều nên quản lý, xếp kiểm soát để đem lại hiệu công việc công việc không đơn giản Hiện nay, sở đào tạo đặc biệt Viện Đại học Mở Hà Nội cơng việc tin học hóa quy trình quản lý ngày quan tâm việc có giải pháp ứng dụng giúp quản lý việc thiếu Công tác quản lý văn phòng nhà trường đầu mối đơn vị nhà trường Ban giám hiệu Tuy nhiên công việc thực cách thủ cơng gây khó khăn cho cán quản lý làm việc trực tiếp Mục tiêu đề tài Nghiên cứu áp dụng phối hợp phương pháp quan sát, vấn, nghiên cứu tư liệu, phương pháp trắc nghiệm, phương pháp thực nghiệm tổ chức để giải tốn quản lý thơng tin Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương Cơ sở lý thuyết Khái niệm Khái niệm hệ thống nói chung có nhiều cách định nghĩa khác nhau, song định nghĩa thường đề cập đến số mơ hình định hệ thống thường phục thuộc vào mục tiêu nghiên cứu Một cách tổng quát, hệ thống định tập hợp phần tử có liên hệ với tạo thành tổng thể chung Tuy nhiên dùng định nghĩa hẹp để phù với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống tập hợp phần tử với mối quan hệ xác định chúng tuân theo quy luật số quy luật nhằm thực chức Một hệ thống chia thành nhiều hệ thống con, thân phần tử hệ thống lại hệ thống khác Từ khái niệm chung, đưa định nghĩa hệ thống thông tin sau: Hệ thống thông tin hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành cá sản phẩm hơng tin có yếu tố Một số phương pháp tiếp cận quản lý thông tin 2.1 Phương pháp quan sát Là phương pháp thu thập thông tin ban đầu(thông tin sơ cấp) đối tượng nghiên cứu tri giác trực tiếp Mục đích phương pháp quan sát tạo thơng tin có giá trị mà phương pháp khác khó có được, thông tin nguyên người quan sát khách quan khơng có định kiến Nhược điểm phương pháp quan sát chỗ phụ thuộc lớn vào tầm nhìn, kỹ thuật quan sát, kinh nghiệm tri thức người quan Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội sát, người quan sát trước biến cố xảy địa điểm, thời gian xảy biến cố để bố trí quan sát, nhiều quan sát lệ thuộc vào hành vi đối tượng bị quan sát khó thấy Người quan sát (quan sát viên) nghiên cứu cán chuyên trách, đào tạo thành nghề nghiệp, nhân viên nghiệp dư, hợp đồng theo vụ việc Việc tiến hành quan sát tiến hành theo trình tự sau: - Xác định mục đích quan sát; - Chọn phương pháp quan sát (quan sát thông thường hay qua sát có tham dự) v.v… - Lập phương án quan sát (chọn địa điểm, đơn vị, thang đo, tiêu, kinh phí ước tính, thời hạn,…) - Tổ chức đội ngũ quan sát viên; - Xử lý số liệu thu được; - Phân tích, dự báo kết Quan sát thực theo hai cách: 2.1.1 Quan sát thơng thường - Đặc điểm: Đó quan sát tiên hành không sử dụng phương tiện đặc biệt Biện pháp nhằm vào giá trị khách quan, thái độ quan sát viên, hiểu biết vấn đề chưa đặt biện pháp đặc biệt Nó gợi lên từ tình cảm, trực giác từ khả suy luận quan sát viên: quan sát thơng thường sử dụng cho lúc bắt đầu nghiên cứu để: - Cụ thể hóa đối tường nghiên cứu - Tập hợp số đối tượng nghiên cứu định xử lý lại hình thành giả thuyết hoạt động - Và kết thúc nghiên cứu để xem lại phạm vi nghiên cứu tiến hành Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội - Nhược điểm quan sát thông thường là:  Biện pháp xác , giác quan quan sát khơng chuẩn xác người quan sát  Quan sát viên dễ thiên việc phóng đại tổng quát hóa việc quan sát  Biện pháp có thiếu sót có nguy rút ấn tượng nói nhiều tượng quan sát nhận thức bị biến đổi trao đổi trước nơi quan sát viên xuất 2.1.2 Quan sát có tham dự - Đặc điểm: Đây biện pháp quan sát viên tham gia hịa nhập vào sinh hoạt nhóm hat trường hợp biết, để tìm hiểu việc từ bên - Kết quan sát: Bằng phương pháp này, người ta quan sát phần lớn tượng phải nghiên cứu, biện pháp áp dụng cho tất quan sát sống nhóm có quy mơ hạn chế vừa phải Một đặc điểm người ta định hướng lại việc quan sát; phân tích việc tiến hành song song với quan sát, bổ sung phạm vi quan sát thay hay loại bỏ khác - Các quy định thực hiên việc quan sát có tham dự: phải đưa cho nhóm lời giải thích chung , ngắn gọn, dơn giản đối tượng theo đuổi, lời giải thích đủ rộng để mở tất phạm vi quan sát mà quan sát viên dự định tìm hiểu - Tiến hành ghi chú: Hiếm có khả lấy ghi nhận sống động, nên cần phải ghi lại trí nhớ quan sát viết chúng tốt Lúc bắt đầu nghiên cứu, ghi nhiều tốt, sau lập sơ đồ quan sát để phân loại, ghi chỉnh lại sơ hở quan sát - Ưu điểm:  Quan sát tình trạng thật với tồn mức độ tự nhiên vốn có việc Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội  Có nhận thức cá nhân, trực tiếp phản ứng thành viên nhóm  Có tiếp xúc với đối tượng mà người quan sát từ kh biết hay khơng có - Hạn chế:  Dễ có xu hướng mang tính chủ quan Khi định nhóm cần quan sát, người nghiên cứu dễ có xu hướng làm biến đổi hay coi trọng số khía cạnh thực  Dễ có xu hướng tổng quát hóa Hướng vào khu vực cụ thể đời sống xã hội, người nghiên cứu sa vào nguy nhìn tổng quát hay tự động coi khu vực quan sát đại biểu cho mẫu lớn nhiều 2.2 Phương pháp vấn Là phương pháp thu thập thông tin sơ cấp dựa tác động qua lại mặt tâm lý trực tiếp quan sát viên với đối tượng nghiên cứu vào lời phát biểu cá nhân riêng lẻ thông qua việc vấn trực tiếp phiếu điều tra Nói cách khác, vấn phương pháp thu thập thông tin sơ cấp tín hiệu ngơn ngữ (âm thanh, chữ viết) theo mục đích chương trình định 2.2.1 Phương pháp vấn miệng Phương pháp có nhiều ưu điểm: dễ trả lời ngay, uyển chuyển linh hoạt, dễ thích ứng với đối tượng, dễ đoán nhận nội tâm người vấn, dễ phát ràng buộc xã hội, luật pháp, làm người vấn e ngại…Dĩ nhiên, vấn bị hạn chế phương pháp quan sát (lỗi chủ quan, thiếu kinh nghiệm, thiếu kiến thức quan sát viên) 2.2.2 Phương pháp vấn qua vốn điều tra (anket, phiếu điều tra xã hội) Phương pháp có ưu điểm dễ mở rộng kích thước quy mô điều tra, dễ dàng lựa chọn chuẩn xác câu hỏi; kết trả lời thường hạn chế Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Ma trận tổ chức - ma trân mối liên hệ mà nhờ mối quan hệ nội tổ chức phân tích Ma trận tổ chức khả tiến hành phân tích mối liên hệ có cách cải tiến ma trận Nó xây dựng theo nguyên tắc sau: dịng có thành viên tổ chức phải quan sát có dịng, trình bày lựa chọn thành viên j (Ai chọn), cột - số lựa chọn nhận xác nhân vật đó, với tư cách thành viên lựa chọn (chọn ai) Ma trận tổ chức ghi mối quan hệ thành viên tổ chức với Bảng 2: Ma trận tổ chức quan hệ thành viên tổ chức Ai Chọn Aj Kết lựa chọn chọn A B C A + B + C + Σ+ Σ- Σ+_ … - - … 1 - … … … … … … Σ+_ … Σ- 0 … Σ+ 1 … Bằng cách cải tiến ma trận tổ chức, người ta tiến hành phân tích mối liên hệ quan hệ qua lại tổ chức Phương pháp đồ thị: Phương pháp đồ thị cho ta khả to lớn để phân tích cấu bên tập thể tập thể V.I.Lenin coi phương pháp đồ thị số trường hợp phương tiện tốt để phản ánh tượng xã hội Phân tích tồn cục đấu tranh nội Đảng 25 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Đại hội II tác phẩm “Một bước tiến, hai bước lùi” V.I.Lenin viết: “… Để có tranh chân thật, mớ hổ lốn gồm việc kiện rời rạc, vụn vặt riêng lẻ, để chấm dứt thảo luận miên man vô vị vài biểu (Ai bỏ phiếu cho người này? Ai ủng hộ người kia?) tơi thử trình bày hình thức đồ biểu, tất kiểu “phân chia” chủ yếu Đại hội Chắc chắn nhiều người, phương pháp lạ lùng, tơi khơng tin người ta tìm thấy phương pháp khác thất giúp tổng hợp tổng kết cách thật đầy đủ xác Việc phản ánh đồ mối liên hệ bên tập thể xác lập sở lựa chọn, gọi biểu đồ tổ chức Biểu đồ tổ chức xây dựng theo kết trưng cầu ý kiến, ghi vào ma trận tổ chức, phản ảnh trực quan đồ thị Khi phân tích hệ thống liên hệ, người ta áp dụng biểu đồ tổ chức khác nhau, biểu đồ phản ánh khía cạnh chất lượng khác mối liên hệ tổ chức- chức năng, mối liên hệ lãnh đạo, mối liên hệ tâm lý – tình cảm v.v… 2.5 Phương pháp thực nghiệm nghiên cứu tổ chức Khái niệm thực nghiệm: Thực nghiệm nghiên cứu tổ chức phương thức thu nhận thông tin thay đổi số lượng chất lượng tiêu hoạt động hành vi đối tượng phải nghiên cứu số nhân tố có điều khiểu kiểm tra (những biến số) tác động đến Đặc điểm thực nghiệm việc nghiên cứu tổ chức với tính chất phương pháp thu nhận thông tin đặc điểm đối tượng nghiên cứu quy định 26 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Cơ sở phương pháp luận thực nghiệm tổ chức thuyết biến số định Phương pháp thực nghiệm, đòi hỏi phải tach biến số có ý nghĩa quy định tổ chức tượng tổ chức Khi tác động vào biến số nghiên cứu phụ thuộc có tính chất nhân mà biến cố gây ra, nhà nghiên cứu tìm hiểu cấu quy định tượng vai trò biến số tách biệt Nếu thực nghiệm khoa học tự nhiên, tác động đến đối tượng thực nghiệm thông thường bị hạn chế khuôn khổ thời gian ban thân thực nghiệm, đối tượng người tổ chức, điều kiện hết quan trọng hạn chế tác động thời gian không thực Đối tượng tổ chức có trí nhớ tích lũy hành động biến số nhân khoảng thời gian dài, điều hạn chế mạnh mẽ khả kiểm tra tác động đến đối tượng hạn chế khả thực nghiệm tổ chức Một đặc điểm khác thực nghiệm nghiên cứu tổ chức mức độ phức tạp cao chất lượng phụ thuộc nhân tượng tổ chức, điều trước hết thể số biến số cao so với thực nghiệm khoa học tự nhiên Nói cách khác, khơng gian quy định thực nghiệm tổ chức không gian nhiều mức độ, điều gây khó khăn tất lớn cho việc tách phụ thuộc nhân “dưới dạng túy” khó đặt nhiệm vụ cho thực nghiệm Đặc điểm thực nghiệm với tính cách phương pháp thu nhận thông tin tổ chức chỗ, việc tiến hành địi hỏi phải khởi thảo đặt giả thiết tồn mối liên hệ nhân tượng nghiên cứu tính chất chết hoạt động tập thể hay cá nhân, suy phương pháp logic sở tư liệu mặt lý thuyết kinh nghiệm 27 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Những biến số thực nghiệm Việc lập giả thuyết quy hoạch kiểm tra giả thuyết trước hết đòi hỏi phải miêu tả hệ thống biến số quy định hành vi đối tượng xã hội bị hạn chế, tách cấu biến số, việc tiến hành thực nghiệm không hợp lý + Biến số, mà phương hướng cường độ hành động người nghiên cứu quy định theo chương trình khởi thảo từ trước, gọi biến số điều khiển Biến số biến số kiểm tra được, biến thiên số lượng chất lượng phương hướng tác động thực giới hạn mà người nghiên cứu đặt Biến số mà nhà nghiên cứu điều khiển kiểm tra gọi biến số độc lập + Biến số độc lập coi nhân tố thực nghiệm (biến số thực nghiệm) Đó nhân tố đối tượng tổ chức mà người nghiên cứu đem áp dụng nhân tố đối tượng quan sát mà người nghiên cứu doanh nghiệp khơng có chế độ khốn, người nghiên cứu với giúp đỡ phận hành doanh nghiệp lại áp dụng nó, điều nhân tố đối tượng với tư cách biến số độc lập + Nhân tố mà biến đổi biến số độc lập quy định gọi biến số phụ thuộc - Lựa chọn biến số phụ thuộc độc lập Đặc điểm hoạt động đối tượng tổ chức tính hồn chỉnh, tính hệ thống biến phụ thuộc Điều có nghĩa yếu tố riêng biệt tổ chức nhân tố riêng biệt tồn hoạt động không phụ thuộc vào yếu tố khác mà mối liên hệ trực tiếp với đặc điểm tổ chức Thông thường, yếu tố hay nhân tố riêng biệt liên quan với trực tiếp mà gián tiếp, thông qua đối tượng tổ chức nói chung, thơng qua mức cao tổ chức đối tượng Tác động cá nhân 28 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội riêng biệt phản ánh thông qua mức cao này, kết tác động phụ thuộc vào tình hình chung tổ chức vào tập nhân tố quy định Đặc điểm hoạt động mặt dẫn đến vấn đề nhân tố mạnh bị hịa tan vơ số mối liên hệ có phân nhánh phức tạp khơng gây ảnh hưởng quan trọng đến đối tượng tổ chức Những điều kiện tiến hành thực nghiệm Nhất thiết phải tính đến điềukiện tiến hành thực nghiệm chúng ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp đến tình trạng hoạt động đối tượng nghiên cứu đóng vai biến số thí nghiệm khong kiểm tra Ảnh hưởng thường trực tiếp thân điều kiện trở thành biến số độc lập cách hay cách khác, chúng tác động qua lại với biến số Có thể lấy việc nghiên cứu ảnh hưởng điều kiện hoạt động sản xuất đến mức thỏa mãn với lao động làm ví dụ Phép đo biến số Cần phải chọn biến số độc lập để quan sát đo cách dễ dàng Phép đo số lượng biến số độc lập có nghĩa ghi lại độ dài tác động số Việc đo đặc điểm đối tượng thực nghiệm phức tạp nhiều Trong việc nghiên cứu tổ chức, giả thuyết thường đề cập đến có mặt biến số khơng quan sát trực tiếp Những ví dụ biến cố loại tiêu chuẩn, phương hướng, động cơ, đặc điểm cá nhân Về nguyên tắc giả thuyết đưa biến số kiểm tra cách gián tiếp mà thôi, nghĩa kiểm tra dựa hệ có việc quan sát, hệ rút từ chúng Bởi vậy, biến cố nhà nghiên cứu sử dụng cần phải xác định xác tốt hệ thống chi 29 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội tiêu quan sát sở phán đốn biến đổi xảy với biến số Kiểm tra biến số Để phát đến mức túy tối đa tính chất tác động biến số độc lập đến đối tượng tổ chứcđược nghiên cứu, nhà nghiên cứu cần phải dự kiến trước việc kiểm tra trạng thái bán thân đối tượng tổ chức, điều kiện tồn tính chất phản ứng ghi tác động biến số độc lập Cần phải trì tính bất biến đặc điểm đối tượng tổ chức cách giữ lại khả biến thiên đối vơi đặc điểm chọn với tư cách dấu hiệu biến số phụ thuộc Tính tái thực nghiệm Một điều kiện áp dụng thực nghiệm với tư cách phương pháp thu nhận thông tin điều tra việc nghiên cứu tổ chức tính tái nó, nghĩa khả lặp lại nhà nghiên cứu khác Điều khơng đòi hỏi miêu tả cách dầy đủ đến mức cao điều kiện tồn đối tượng điều kiện tiến hành thực nghiệm, kể việc miêu tả cách ghi phản ứng người tham gia thực nghiệm Nếu việc tách nhân tố khả kiểm tra chúng nâng cao tính xác thực nghiên cứu, việc miêu tả đầy đủ điều tiến hành thực nghiệm nâng cao độ tin cậy kết Những yêu cầu chủ yếu việc tiến hành thực nghiệm: 1) Miêu tả đối tượng quan sát hệ thống nhân tố tạo thành đối tượng 2) Miêu tả điều kiện tồn đối tượng nghiên cứu 3) Đưa giả thuyết 4) Định nghĩa khái niệm giả thuyết thảo 5) Tách biến số độc lập 30 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội 6) Tách biến số phụ thuộc 7) Miêu tả điều kiện đặc thù Những hình thức thực nghiệm Tùy theo tính chất đối tượng nghiên cứu, thực nghiệm chia thành thực nghiệm kinh tế, sư phạm, luật học, thẩm mỹ học lĩnh vực khác Sự khác biệt thực nghiệm đặc điểm lĩnh vực hoạt động tổ chức định người Những thực nghiệm khoa học thực hành Trong tiến trình thí nghiệm nghiên cứu khoa học, người ta kiểm tra giả thuyết có thơng báo có tính chất khoa học, chưa khẳng định đầy đủ hoàn toàn chưa chứng minh Cuộc thực nghiệm thực hành gồm nhiều trình thực nghiệm phạm vi quan hệ tổ chức Nó vạch đặc thù điều kiện địa phương, cho vấn đề phổ biến Những thực nghiệm song song nối tiếp Cuộc thực nghiệm song song hiểu nghiên cứu tồn nhóm thực nghiệm nhóm kiểm tra việc chứng minh giả thuyết dựa vào so sánh trạng thái hai đối tượng quan sát thời gian Nếu người nghiên cứu thỏa thuận phạn hành thay đổi tiền công đội sản xuất , đội khác giống đội thứ nhất, tiền cơng cũ, lược đồ thực nghiệm trình bày sau: Tập thể với chế độ tiền lương cũ Năng xuất lao động P1 Tập thể với chế độ tiền lương Năng suất lao động P2 Thực nghiệm nối tiếp 31 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Trong thực nghiệm nơi tiếp khơng có nhóm kiểm tra Trong thực nghiệm này, mộ nhớm vừa nhóm kiểm tra trước áp dụng biến số độc lập, vừa nhóm thực nghiệm sau biến số độc lập gây tác động dự kiến trước Việc chứng minh giả thuyết trường hợp dựa vào so sánh hai trạng thái đối tượng quan sát vào thời gian khác Xử lý tài liệu thực nghiệm Trong tiến trình thực nghiệm nhà nghiên cứu thường nhận nhiều tư liệu khác trước chuyển sang phân tích chúng, trước hết phải giải vấn đề xếp lại tài liệu nhận được, nghĩa phân loại kết nhận xử lý chúng để làm cho chúng sử dụng thuận tiện cho việc đânhs giá đơn mắt thường Những kết thực nghiệm thường trình bày dạng bảng hay đồ thị Với tài liệu có khối lượng lớn phải áp dụng phương pháp xử lý thống kê Tính tiêu biểu tài liệu thực nghiệm Sau nhà nghiên cứu xác định trình thực nghiệm mối liên hệ nhân biến số phát chế sở kiểu hoạt động trước mắt nảy câu hỏi là, mối liên hệ nhận vượt khỏi phạm vi thực nghiệm đến mức nào, nói cách khác , thực tồn mối liên hệ đến mức đối tượng điều kiện khác 32 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Chương Thực trạng vai trị hệ thống thơng tin quản lý Viện Đại học Mở Hà Nội Thực trạng Viện Đại học Mở Hà Nội thành lập ngày 03/11/1993 theo Quyết định 535/TTg Thủ tướng Chính phủ Với cấu tổ chức bao gồm: Hội đồng trường, Đảng ủy, Ban giám hiệu, Cơng đồn, Đồn niên, Phịng ban, Trung tâm, Khoa Viện Đại học Mở Hà Nội trường đại học công lập hoạt động hệ thống trường đại học quốc gia Bộ Giáo dục Đào tạo trực tiếp quản lý Văn phòng nhà trường (VPNT) nhận công văn từ đơn vị bạn từ nguồn khác nhau, VPNT tiến hành xử lý phân loại, sau trình Ban giám hiệu xem xét đưa phương án giải quyết, cơng văn Ban giám hiệu xử lý có kết ngay, ngồi cơng văn Ban giám hiệu chuyển cho Phòng Ban, Khoa, Trung tâm xử lý báo cáo kết cơng việc để Ban giám hiệu có thơng tin qua giải cơng việc liên quan Xong, có cơng việc cần giải cần tìm kiếm lại để đối chiếu khó khăn tốn thời gian, cần phải có cách thức quản lý công văn gửi đến cách hiệu nhanh chóng Hàng tuần thư ký văn phòng nhà trường cập nhật lịch tuần tới lãnh đạo quan Viện thông qua cơng cụ soạn thảo đăng lên website, sau tạo xong thư ký văn phòng nhà trường đính kèm gửi email thơng báo đến cho lãnh đạo phòng ban trung tâm để cán nắm bắt thơng tin lãnh đạo Viện tuần tới, để tiện cho việc xếp lịch hẹn gặp 33 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Với cán giảng viên có lịch cá nhân cho riêng mình, cán giảng viên thường dùng lịch cá nhân để lên kế hoạch làm việc cho tuần đó, lên kế hoạch thu xếp công việc, việc cần ưu tiên làm trước, việc ưu tiên làm sau… Đôi việc tạo lịch cá nhân không cần thiết công việc nho nhỏ, muốn ghi nhớ việc tạo lịch thời gian, cách thường dùng tạo ghi dán vào hình máy tính dán vào Với lịch cá nhân cán giảng viên có lịch cá nhân cho riêng mình, nhân viên văn phòng thường nên dùng lịch cá nhân để lên kế hoạch làm việc cho tuần đó, lên kế hoạch thu xếp công việc việc cần ưu tiên làm trước, việc ưu tiên làm sau…Các đơn vị chủ động đăng ký kiện với văn phòng nhà trường trực tiếp hệ thống thay quy trình thư ký nhà trường tổng hợp từ đơn vị, phòng ban trung tâm vào chiều thứ 5, thứ hàng tuần, sau lên lịch đăng lên website Ngồi lãnh đạo trung tâm, phòng ban, khoa lãnh đạo nhà trường muốn giao việc cho cán bộ, giảng viên phụ trách gửi thơng báo đến cán bộ, giảng viên Sau nhận thông báo cán bộ, giảng viên tiến hành triển khai công việc sau báo cáo kết với người giao cơng việc Đơi có q nhiều cơng việc cần phải giải khiến cán bộ, giảng viên nhà trường đơi qn, cần phải nhắc nhở công việc phải xử lý sớm, công việc phải xử lý muộn nhằm đan xen, nâng cao hiệu suất công việc Mối quan hệ hệ thống thông tin quản lý 2.1 Tổ chức HTTT phục vụ quản lý hành Xét tổng thể hoạt động quản lý hành chính, hệ thống thơng tin phục vụ quản lý hành thể theo tuyến - Tuyến tổng thể: quản lý hành phạm vi tồn trường 34 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội - Tuyến theo đơn vị: quản lý hành theo phạm vi khoa, phịng, trung tâm Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý hành phải đảm bảo tính hệ thống thông suốt từ nhà trường đến đơn vị, phải có tính chun sâu lĩnh vực quản lý cấp quản lý Hệ thống thông tin tổng thể có vai trị nhân hàng liệu văn pháp quy, số liệu thống kê, lưu trữ mặt nhà trường Với khả truyền nhận thơng tin thích hợp, hệ thống thơng tin tổng thể cho phép thực đáp wungs cá nhu cầu truyền thông tin đào từ nhà trường đến đơn vị, thông tin báo cáo từ đơn vị nhà trường cách nhanh chuongs xác, đầy đủ; giúp cho việc đạo, tổng hợp, phân tích tình hình đắn kịp thời; tạo sở chặt chẽ nghiêm túc cho việc ban hành cá định mang tính khoa học, phù hợp với quy luật khánh quan có hiệu lực, hiệu Hệ thống thông tin phục vụ đơn vị hệ thống song song với quản lý tổng thể, hoạt động quản lý đơn vị có vai trị quan trọng, vai trị quản lý tồn diện mặt hoạt động đơn vị nhà trường Các hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý đơn vị tham gia trực tiếp vào trình quản lý tổng thể nói chung, phải vừa đảm bảo tính thống nhất, tập trung từ nhà trường đến đơn vị, phải kết hợp đảm bảo thống nhất, phát huy tính động, sáng tạo, tính tự chủ đặc thù đơn vị Tại đơn vị tiến hành triển khai xây dựng hồn thiện hệ thống thơng tin đơn vị nhằm + Phục vụ công tác điều hành quản lý hoạt động đơn vị + Hình thành kết nối để báo cáo, đạo, trao đổi thơng tin + Hình thành mối liên kết trao đổi thông tin với hệ thống thông tin đơn vị khác 35 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Hệ thống thông tin đơn vị bao gồm thành phần - Hệ điều hành tác nghiệp - Hệ thư điện tử - Website đơn vị - Các chương trình quản lý nội - Cơ sở liệu chương trình phục vụ chun mơn nghiệp vụ - Cơ sở liệu tổng hợp phục vụ điều hành - Cơ sở liệu văn pháp quy 2.2 Phân tích hệ thống Có nhiều phương pháp phân tích hệ thống, để nhận biết hệ thống phức tạp, ta phải loại bỏ đặc điểm phụ để nhận biết cho đặc điêm Hệ thống nhận thức hai mức: - Mức vật lý: mô tả thực trạng hệ thốn cũ o Làm o Làm - Mức logic: gạt bỏ chi tiết thất chất cần trả lời làm nào? Mô tả HT cũ làm việc nào? Mơ tả hệ thống cũ làm gì? Mô tả hệ thống làm việc nào? Mô tả hệ thống làm Hình 1: Mối quan hệ hệ thống cũ 36 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội a) Phân tích hệ thống mặt chức - Mục đích: o Phân tích để sâu vào chi tiết logic hệ thống o Diễn tả hệ thống theo chất o Hình thành hệ thống mức độ logic - Phân pháp chung để phân tích o Cần phân rả chức lớn, phổ quát thành chức nhỏ để vào chi tiết o Xét mối quan hệ chức o Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic o Chuyển từ hệ thống cũ sang hệt hống mức logic o Phân tích theo cách từ xuống b) Phân tích hệ thống liệu Phát luồng liệu việc sử dụng Biều đồ luồng liệu: - Dùng kỹ thuật chuyển đổi biều đồ luồng liệu từ mức vật lý sang mức logic - Dùng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng liệu từ hệ thống cũ sang 37 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Đề tài nghiên cứu phương pháp quan sát, nghiên cứu tư liệu, thực nghiệm tổ chức đề tìm phương án quản lý thơng tin Viện Đại học Mở Hà Nội Trong phương pháp thực nghiệm đem lại hiệu cao Kết áp dụng thử nghiệm quy trình quản lý tác nghiệp VPNT cho thấy hiệu trình chuyển đổi quy trình quản lý Việc áp dụng kết hợp phương pháp quan sát, nghiên cứu tài liệu thực nghiệm cho thấy q trình triển khai đơn vị ln có nhiều quy trình trước thiết lập chưa chặt chẽ làm ảnh hưởng đến công tác triển khai qua làm cơng việc khơng hồn thành kỳ vọng Kiến nghị Áp dụng phương pháp quan sát, nghiên cứu tư liệu, thực nghiệm để triển khai đơn vị khác VPNT, qua nâng cao chất lượng cơng việc, rút ngắn q trình triển khai cơng sức cho cán thực 38 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] 1969 L.A.Zadeh & E Ploak – System theory, Mc Graw – Hill, Inc United States of American [2] 1972 M.D Mesarovic – A Mathematical Theory of General Systems, Wiley Interscience, New York [3] 1969 H.Theil – Economics and Information theory, North Holland Amsterdam [4] 2007 [P.M.Tuấn, P.T.T.Hồng] Hệ thống thông tin quản lý, ĐH BKHN [5] 2010 [Đ.H.Tồn] Hệ thống thơng tin quản lý, Viện ĐHMHN [6] 2012 [T.T.S.Minh] Hệ thống thông tin quản lý, ĐH KTQD 39 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 ... để giải tốn quản lý thơng tin Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội PHẦN II: NỘI... Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội Hệ thống thông tin đơn vị bao gồm thành phần - Hệ điều hành... quan hệ hệ thống cũ 36 Đề tài Khoa học Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02 Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý đề xuất giải pháp ứng dụng cho Viện Đại học Mở Hà Nội a) Phân tích hệ thống