2.1. Tổ chức các HTTT phục vụ quản lý hành chính
Xét trên tổng thể của hoạt động quản lý hành chính, hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính được thể hiện theo các tuyến.
35
Đề tài Khoa học và Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02
- Tuyến theo đơn vị: quản lý hành chính theo phạm vi từng khoa, phòng, trung tâm
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính phải đảm bảo tính hệ thống thông suốt từ nhà trường đến đơn vị, phải có tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như từng cấp quản lý.
Hệ thống thông tin tổng thể có vai trò là nhân hàng dữ liệu về văn bản pháp quy, số liệu thống kê, lưu trữ trên mọi mặt của nhà trường. Với khả năng truyền nhận thông tin thích hợp, hệ thống thông tin tổng thể cho phép thực hiện và đáp wungs cá nhu cầu truyền thông tin chỉ đào từ nhà trường đến các đơn vị, và các thông tin báo cáo từ các đơn vị về nhà trường một cách nhanh chuongs chính xác, đầy đủ; giúp cho việc chỉ đạo, tổng hợp, phân tích tình hình đúng đắn kịp thời; tạo cơ sở chặt chẽ và nghiêm túc cho việc ban hành cá quyết định mang tính khoa học, phù hợp với quy luật khánh quan và có hiệu lực, hiệu quả.
Hệ thống thông tin phục vụ tại các đơn vị là các hệ thống song song với quản lý tổng thể, hoạt động quản lý tại các đơn vị có vai trò hết sức quan trọng, vai trò quản lý toàn diện mọi mặt hoạt động trên từng đơn vị trong nhà trường. Các hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý tại đơn vị tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý tổng thể nói chung, phải vừa đảm bảo tính thống nhất, tập trung của từ nhà trường đến đơn vị, phải kết hợp đảm bảo thống nhất, phát huy được tính năng động, sáng tạo, tính tự chủ và đặc thù tại mỗi đơn vị.
Tại mỗi đơn vị tiến hành triển khai xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin của đơn vị nhằm
+ Phục vụ công tác điều hành quản lý và hoạt động tại đơn vị + Hình thành kết nối để báo cáo, chỉ đạo, trao đổi thông tin
+ Hình thành mối liên kết và trao đổi thông tin với các hệ thống thông tin của các đơn vị khác.
36
Đề tài Khoa học và Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02
Hệ thống thông tin của mỗi đơn vị về cơ bản bao gồm các thành phần - Hệ điều hành tác nghiệp
- Hệ thư điện tử - Website của đơn vị
- Các chương trình quản lý nội bộ
- Cơ sở dữ liệu và chương trình phục vụ chuyên môn nghiệp vụ - Cơ sở dữ liệu tổng hợp phục vụ điều hành
- Cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy
2.2. Phân tích hệ thống
Có rất nhiều phương pháp phân tích hệ thống, để nhận biết được hệ thống quá phức tạp, ta phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho các đặc điêm chính.
Hệ thống được nhận thức dưới hai mức: - Mức vật lý: mô tả thực trạng hệ thốn cũ
o Làm cái gì
o Làm như thế nào
- Mức logic: gạt bỏ những chi tiết thất bản chất và chỉ cần trả lời làm như thế nào?
Hình 1: Mối quan hệ giữa hệ thống cũ và mới
Mô tả HT cũ làm việc như nào? Mô tả hệ thống cũ làm gì? Mô tả hệ thống mới làm gì Mô tả hệ thống mới
37
Đề tài Khoa học và Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02
a)Phân tích hệ thống về mặt chức năng - Mục đích:
o Phân tích để đi sâu vào những chi tiết logic của hệ thống
o Diễn tả hệ thống theo bản chất
o Hình thành hệ thống mới ở mức độ logic - Phân pháp chung để phân tích
o Cần phân rả những chức năng lớn, phổ quát thành chức năng nhỏ để đi vào chi tiết
o Xét mối quan hệ giữa các chức năng
o Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic
o Chuyển từ hệ thống cũ sang hệt hống mới mức logic
o Phân tích theo cách từ trên xuống b)Phân tích hệ thống về dữ liệu
Phát hiện luồng dữ liệu bằng việc sử dụng Biều đồ luồng dữ liệu:
- Dùng kỹ thuật chuyển đổi biều đồ luồng dữ liệu từ mức vật lý sang mức logic
- Dùng kỹ thuật chuyển đổi biểu đồ luồng dữ liệu từ hệ thống cũ sang mới .
38
Đề tài Khoa học và Công nghệ cấp Viện năm 2017, mã số: V2017-02
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ