Giải pháp hiệu quả xây dựng hệ thống thông tin tổng thể quản trị trường Đại học Vinh

Bài viết đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể quản trị Trường Đại học Vinh trong giai đoạn tái cấu trúc và đào tạo tiếp cận CDIO. Hệ thống được phát triển trên cơ sở phân tích, đánh giá hệ thống hiện tại và đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo tính liên thông và đồng bộ dữ liệu, phù hợp với sự đa dạng, phát triển và đổi mới của Nhà trường.

Trường Đại học Vinh Tạp chí khoa học, Tập 48 - Số 3A/2019, tr 51-59 GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ QUẢN TRỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Lê Văn Tấn (1), Lường Hồng Phong (1), Cao Thanh Sơn (2) Trung tâm Công nghệ thông tin, Trường Đại học Vinh Viện Kỹ thuật Công nghệ, Trường Đại học Vinh Ngày nhận 10/7/2019, ngày nhận đăng 4/9/2019 Tóm tắt: Bài báo đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể quản trị Trường Đại học Vinh giai đoạn tái cấu trúc đào tạo tiếp cận CDIO Hệ thống phát triển sở phân tích, đánh giá hệ thống đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo tính liên thơng đồng liệu, phù hợp với đa dạng, phát triển đổi Nhà trường Từ khóa: Tin học hóa; hệ thống thơng tin; mơ hình tổng thể quản trị trường học Mở đầu Trường Đại học Vinh, từ trường đại học (ĐH) sư phạm đến trở thành trường ĐH đa ngành, xếp vào danh sách xây dựng thành trường đại học trọng điểm quốc gia Trường trung tâm nghiên cứu khoa học sách quản lý lớn khu vực Bắc Trung Bộ Trải qua 60 năm xây dựng phát triển, Trường ĐH Vinh không ngừng đổi mới, sáng tạo để hội nhập với giáo dục ĐH khu vực giới Từ tháng 10/2015, Trường ĐH Vinh có ý tưởng thực chương trình đào tạo theo mơ hình CDIO tiến hành nghiên cứu sâu mơ hình Sau nhiều đợt tổ chức tập huấn tham gia hội nghị CDIO với hỗ trợ chuyên gia ngồi nước, Trường cơng bố chương trình đào tạo chuẩn đầu vào tháng 4/2017 áp dụng chương trình đào tạo tiếp cận CDIO từ khóa 58 Ngày 14/3/2018, Trường ĐH Vinh thức trở thành thành viên Hiệp hội CDIO quốc tế Đây thành công bước tiến quan trọng Trường ĐH Vinh tiếp cận mơ hình đào tạo tiên tiến CDIO nhằm nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Để phát triển Nhà trường tầm cao mới, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, đồng thời xây dựng Trường trở thành thành viên mạng lưới trường ĐH Đông Nam Á, xứng đáng trường ĐH trọng điểm quốc gia, Đề án tái cấu trúc Trường ĐH Vinh Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường thống nhất, theo đó, từ mơ hình hoạt động cấp nay, Nhà trường đề xuất theo mơ hình cấp gồm: trường - viện - khoa (trường trực thuộc), phịng - mơn, tổ chun mơn Việc tái cấu góp phần tinh giản máy; đảm bảo phát triển hài hòa ngành sư phạm ngành đào tạo cử nhân, kỹ sư; khối ngành cấu lại rõ ràng, minh bạch đào tạo Quá trình vận hành chương trình đào tạo theo tiếp cận CDIO tái cấu trúc trường làm thay đổi hệ thống quản lý, điều ảnh hưởng không nhỏ đến phần mềm quản lý sử dụng Trường Nhằm đáp ứng thay đổi trên, cần thiết phải nghiên cứu, phân tích, thiết kế triển khai hệ thống thơng tin tổng thể để quản trị Nhà trường cách thống hiệu Email: tandhv@vinhuni.edu.vn (L V Tấn) 51 L V Tấn, L H Phong, C T Sơn / Giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể… Hướng tới xây dựng “ĐH điện tử”, nhiều trường ĐH nước áp dụng mơ hình khác Chẳng hạn, trường ĐH Miami, bang Florida, Hoa Kỳ áp dụng mơ hình ERP (Enterprise Resource Planning) dựa trụ cột: (i) Hệ thống thông tin sinh viên, (ii) Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (iii) Hệ thống tài [7] ERP mơ hình quản lý tổng thể, phần hoạch định nguồn lực thành phần Đây hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp trường ĐH quản lý nguồn lực tác nghiệp Một giải pháp khác AZURE nhiều trường ĐH áp dụng gọi Hệ thống quản lý giáo dục tích hợp (Integrated Education Management System) [6] Trong [5], tác giả đề xuất hệ thống thông tin quản lý cho trường ĐH điện tử làm rõ khác biệt hệ thống với dạy học trực tuyến Một số tác giả khác nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng quản lý hoạt động dạy học đề xuất số giải pháp tổng thể xây dựng hệ thống thông tin [1] - [4] Tuy nhiên, cách quản lý trường khác nên việc xây dựng hệ thống tổng thể đáp ứng yêu cầu trường việc làm khó Trong báo này, chúng tơi đề xuất giải pháp tích hợp hệ thống tầng liệu áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý Trường ĐH Vinh Thực trạng cơng tác tin học hóa hoạt động quản lý Trường ĐH Vinh Trong nhiều năm qua, Trường ĐH Vinh không ngừng đẩy mạnh tin học hóa cơng tác quản trị Nhà trường Các phần mềm sử dụng cung cấp nhiều công ty khác Về phần mềm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ tối thiểu Tuy nhiên, tính liên thông hệ thống hạn chế gây nhiều khó khăn việc quản lý điều hành Nhà trường Trong trình vận hành, hệ thống cịn có số hạn chế sau: (i) Dữ liệu thiếu tính qn bị trùng lặp; (ii) Lãng phí nhân lực có số thành phần liệu phải cập nhật nhiều lần; (iii) Việc quản trị hệ thống cài đặt, bảo trì giám sát gặp nhiều khó khăn tảng công nghệ triển khai phần mềm khác nhau, có nhiều tài khoản người dùng; (iv) Các phần mềm thường khơng cập nhật kịp thời có phát sinh yêu cầu nghiệp vụ phải phụ thuộc vào hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm Trên thực tế, việc khai thác sử dụng thường có nhiều phát sinh yêu cầu nghiệp vụ hay xuất tình bất thường, khơng có hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm làm ảnh hưởng nhiều đến công việc Trường hợp xấu phải xây dựng lại phần mềm, điều nhiều thời gian phải đồng chuyển liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống Thêm vào đó, hệ thống cần có thời gian thử nghiệm để đánh giá độ tin cậy Hiện Trường ĐH Vinh có phần mềm xây dựng riêng biệt, phần mềm có sở liệu riêng khơng có tính liên thơng (xem Hình 1) Một số phần mềm xây dựng từ nhiều năm trước có chức khơng cịn đáp ứng yêu cầu đặt ra, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Từ thực trạng trên, với phát triển đổi Trường ĐH Vinh giai đoạn tái cấu trúc đào tạo tiếp cận CDIO cho thấy, không kịp thời đưa mơ hình giải pháp tổng thể để phát triển hệ thống thơng tin khó đáp ứng yêu cầu để quản trị Nhà trường Hơn nữa, số lượng phần mềm ngày nhiều việc đảm bảo tính đồng liệu khó khăn Chính vậy, việc đề xuất giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể quản trị Trường ĐH Vinh cần thiết 52 Trường Đại học Vinh Tạp chí khoa học, Tập 48 - Số 3A/2019, tr 51-59 Hình 1: Hệ thống phần mềm Trường ĐH Vinh Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể 3.1 Nguyên lý xây dựng hệ thống thông tin tổng thể Mơ hình tổng thể hệ thống thông tin quản lý hướng tới trường ĐH điện tử đề xuất mơ tả Hình Về bản, mơ hình tổng thể bao gồm hệ thống thông tin trường ĐH (University Management Information System - UMIS) hệ thống quản lý học tập (Learning Management System - LMS) [5] Hệ thống thông tin Người học HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Hệ thống thông tin Cán Hệ thống HỆ THỐNG thơng tin THƠNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Tài nguyên HỆ THỐNG QUẢN LÝ THI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC TẬP (LMS) HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG HỌC TRỰC TUYẾN/ HỢP TÁC Hệ thống thơng tin Tài TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN TỬ (E-University) Hình 2: Mơ hình thiết kế tổng thể trường ĐH điện tử 53 L V Tấn, L H Phong, C T Sơn / Giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể… - Hệ thống thông tin trường ĐH xây dựng bao gồm: Hệ thống thông tin Người học; Hệ thống thông tin Cán bộ; Hệ thống thông tin Tài nguyên Hệ thống thơng tin Tài - Hệ thống quản lý học tập xây dựng bao gồm hệ thống nhằm quản lý nghiệp vụ trình dạy học Chẳng hạn: hệ thống quản lý đào tạo; hệ thống quản lý thi; hệ thống quản lý đảm bảo chất lượng hệ thống học trực tuyến Triết lý theo hướng tiếp cận đề xuất hệ thống quản lý học tập (LMS) xem trung tâm mơ hình tổng thể, hệ thống khác xây dựng nhằm phục vụ cho LMS Điều hoàn toàn phù hợp với quan điểm Nhà trường, là: người học phải xem trung tâm trình dạy học Với cách tiếp cận này, trụ cột hệ thống thơng tin quản lý đề xuất Hình Trong mơ hình này, hạ tầng CNTT bao gồm (i) Hạ tầng phần cứng: máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, ; (ii) Hạ tầng phần mềm: hệ điều hành, phần mềm hệ thống phân hệ phần mềm nghiệp vụ để xây dựng hệ thống thông tin trụ cột So với hệ thống Trường ĐH Vinh trình bày Hình 1, điểm khác biệt mơ hình chúng tơi đề xuất hệ sở liệu lõi Trong q trình phân tích thiết kế sở liệu (CSDL), lựa chọn thành phần liệu sử dụng từ hai phân hệ phần mềm trở lên tạo thành hệ sở liệu lõi Điều tránh việc thành phần liệu phải cập nhật lại nhiều lần gây lãng phí nhân lực làm cho liệu thiếu tính qn Ngồi việc truy xuất vào CSDL lõi, phân hệ phần mềm cịn có CSDL nghiệp vụ riêng Hình 3: Các trụ cột thơng tin hỗ trợ hệ thống quản lý học tập 54 Trường Đại học Vinh Tạp chí khoa học, Tập 48 - Số 3A/2019, tr 51-59 Theo Hình 3, trụ cột mơ hình bao gồm: - Hệ thống thơng tin người học hệ thống thông tin quản lý đối tượng học bậc học, như: mầm non, tiểu học, trung học sở, trung học phổ thơng chun, ĐH quy, ĐH từ xa, sau ĐH - Hệ thống thông tin cán bộ: gồm hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ, định mức khối lượng lao động, lí lịch khoa học, cổng thông tin cán bộ,… - Hệ thống thông tin tài nguyên: gồm hệ thống thông tin quản lý thư viện số, phòng học, trang thiết bị phục vụ dạy - học, học liệu,… - Hệ thống thông tin tài chính: gồm hệ thống thơng tin quản lý tài cán người học 3.2 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể Dựa nội dung phân tích trên, đề xuất xây dựng hệ thống thông tin tổng thể quản trị Trường ĐH Vinh theo mơ hình tầng thể Hình 4, bao gồm: tầng trình diễn, tầng nghiệp vụ tầng liệu Cụ thể: - Tầng trình diễn: sử dụng giao diện cho phép người dùng tương tác với hệ thống như: nhập/xuất thông tin, xử lý nghiệp vụ - Tầng nghiệp vụ: sử dụng dịch vụ để xử lý, tính tốn tổng hợp thơng tin, tầng trung gian tầng trình diễn tầng liệu - Tầng liệu: sử dụng để lưu trữ CSDL lõi CSDL nghiệp vụ, kiểm soát quyền truy cập liệu từ tầng nghiệp vụ Hình 4: Mơ hình tầng đề xuất cho Trường ĐH Vinh Ưu điểm mơ hình tầng đề xuất cho Trường ĐH Vinh dễ dàng mở rộng cần thiết thay đổi quy mơ hệ thống mà không phá vỡ cấu trúc thiết kế ban đầu Điều phù hợp với đa dạng có đổi cách quản trị Nhà trường 55 L V Tấn, L H Phong, C T Sơn / Giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể… Để bảo đảm tính bảo mật liệu an toàn hệ thống, cán vai trò người quản lý chuyên viên thực nghiệp vụ qua phần mềm cài đặt mạng nội Đối với cán bộ, người học bên liên quan thiết kế Cổng thông tin riêng để truy cập qua mạng Internet liệu hệ thống (xem Hình 5) Hình 5: Các cổng thơng tin giao tiếp với hệ thống 3.3 Các yêu cầu hệ thống thông tin tổng thể Để đáp ứng thay đổi thường xuyên công tác quản trị Nhà trường, yêu cầu cần đạt hệ thống sau: (1) Hệ thống phải xây dựng theo hướng mơ-đun hóa để dễ triển khai, vận hành, bảo trì nâng cấp Các mơ-đun phải xây dựng CSDL lõi Nhà trường, có khả ghép nối để tạo thành hệ thống thống nhất; (2) Phần mềm phải xây dựng công nghệ tiên tiến, tương thích với việc sử dụng máy tính thiết bị di động; (3) Hệ thống sử dụng tài khoản (đăng nhập lần để dùng tất cho phân hệ khác phân quyền); (4) Một số báo cáo phần mềm phải in trực tiếp có mã QR để kiểm soát; (5) Hệ thống cho phép lưu lịch sử trình tác nghiệp lịch sử thay đổi liệu; (6) Các liệu đưa vào phải tuân thủ quy tắc: Nhập  Kiểm tra  Sử dụng; (7) Các chức phải tự động hóa tối đa để giảm thao tác người dùng hạn chế sai sót trình tác nghiệp; 56 Trường Đại học Vinh Tạp chí khoa học, Tập 48 - Số 3A/2019, tr 51-59 (8) Có kế hoạch xây dựng hệ thống đảm bảo tính kế thừa, khơng ảnh hưởng đến cơng việc tại, làm cho người dùng thích nghi dần với hệ thống mới; (9) Có chế phân luồng truy cập hệ thống để đảm bảo tính an tồn bảo mật; (10) Định hướng triển khai hệ thống thông tin quản lý đáp ứng yêu cầu: Cung cấp công cụ quản lý điều hành cho lãnh đạo; cung cấp công cụ hỗ trợ giảng dạy, nghiên cứu khoa học cho giảng viên, người học; cung cấp dịch vụ thông tin cho bên liên quan; cung cấp mơi trường để tích hợp phần mềm có đảm bảo toàn hệ thống hoạt động ổn định Kết Trong phần này, chúng tơi trình ày kết đạt giai đoạn dựa hệ thống đề uất Như đề cập, hệ thống phải xây dựng theo hướng mơđun hóa Nghĩa là, phân hệ chia nhỏ thành chức để thực nghiệp vụ riêng Các chức phân quyền theo nhóm người dùng ghép vào hệ thống tổng thể (các chức thiết kế theo ý tưởng xây dựng khối đồ chơi ghép hình Lego, dựa vào khối sản phẩm lắp ghép tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng) Kết sau giai đoạn 1, thiết kế xây dựng CSDL lõi số phân hệ chính, cụ thể: - Cơ sở liệu lõi xây dựng gồm 79 bảng (tables) 697 trường liệu (fields) thống kê chi tiết Hình 6(a) Hình 6(b) tương ứng, liệu xây dựng dựa phân tích thơng tin hồ sơ người học, hồ sơ cán ộ nghiệp vụ khác để thiết kế CSDL thiết kế phân hoạch để giảm tải cho hệ thống giảm thiểu dư thừa (các bảng liệu chuẩn hóa dạng 3NF) - Cổng thông tin cán Trường ĐH Vinh xây dựng tảng Web cài đặt địa chỉ: http://canbo.vinhuni.edu.vn Mỗi cán cấp tài khoản sử dụng riêng mật mã hóa để đảm bảo tính bảo mật Các chức Cổng thông tin cán dần hoàn thiện theo thiết kế an đầu tiếp tục bổ sung để đáp ứng yêu cầu Đến thời điểm (10/2019), chức đưa vào sử dụng như: (1) Hồ sơ cá nhân: cho phép quản lý thơng tin cá nhân, q trình đào tạo, q trình cơng tác, lịch sử chức vụ, hồ sơ số hóa,… (2) Quản lý học tập: cho phép quản lý hoạt động giảng dạy theo tiếp cận CDIO như: cập nhật thông tin học liệu, học phần, quản lý nhóm lớp học phần, quản lý tập nhóm, điểm danh, đánh giá,… (3) Hoạt động nghiên cứu khoa học (NCKH): cho phép kê khai thẩm định hoạt động NCKH (cơng trình khoa học, hoạt động seminar, sách, giáo trình,…) (4) Kê khai dạy: cho phép kê khai thẩm định hoạt động giảng dạy đại học quy, vừa làm vừa học, sau đại học, THPT chuyên, hướng dẫn, phản biện,… Ngoài ra, Cổng thơng tin cán cịn cho phép cán tra cứu thông tin nhận/gửi thông báo nội Cổng thông tin sinh viên xây dựng tảng we cài đặt địa chỉ: http://my.vinhuni.edu.vn Tại đây, sinh viên tải tài liệu học tập, nạp tập cho học phần, em thông tin cá nhân tương tác với giảng viên qua hệ thống 57 L V Tấn, L H Phong, C T Sơn / Giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thơng tin tổng thể… (a) (b) Hình 6: Thống kê số lượng bảng (a) trường liệu (b) CSDL lõi - Phân hệ quản lý tiền lương - bảo hiểm phân tích, xây dựng đưa vào sử dụng từ tháng 8/2018 Qua năm thực hiện, phân hệ đáp ứng yêu cầu đổi Trường Hệ thống cho phép tính tốn lương tự động, nhanh chóng xác Ngồi ra, hệ thống cịn có thống kê nhanh giúp cho nhà quản lý nắm bắt thông tin kịp thời, từ đưa sách, kế hoạch đắn, phù hợp với cán tổ chức Nhìn chung, phân hệ xây dựng đề cập đến thời điểm đáp ứng yêu cầu đặt thời kỳ đổi Nhà trường Hệ thống tổng thể hồn thiện giúp người quản lý thu thập số liệu để đưa báo cáo theo tiêu chuẩn, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo tính xác số liệu Kết luận Q trình tin học hóa hoạt động quản lý Trường ĐH Vinh Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường quan tâm, đầu tư nhiều năm qua mang lại hiệu định Tuy nhiên, hạn chế kinh phí, nguồn lực, việc tin học hóa tiến hành riêng lẻ phận dẫn đến tình trạng thiếu tính đồng hệ thống, liệu bị dư thừa khơng qn gây lãng phí nhân lực số liệu thiếu quán Bài viết đề xuất giải pháp hiệu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể nhằm quản trị Trường ĐH Vinh sở phân tích, đánh giá hệ thống đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo tính liên thơng đồng liệu, phù hợp với đa dạng, phát triển đổi Nhà trường Việc phân tích thiết kế tổng thể hệ thống tổng thể triển khai bước nhằm tạo kiến trúc tốt cho hệ thống thông tin, thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng bảo trì sau Kế hoạch xây dựng cần đảm bảo tính kế thừa, khơng ảnh hưởng đến công việc tại, làm cho người dùng thích nghi dần với hệ thống Hệ thống tổng thể cung cấp mơi trường để tích hợp phần mềm có thành hệ thống thống hoạt động ổn định, quán nhằm nâng cao chất lượng quản lý vị Nhà trường 58 Trường Đại học Vinh Tạp chí khoa học, Tập 48 - Số 3A/2019, tr 51-59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nghị định 64/2007/NĐ-CP Chính phủ “Ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước”, 2007 [2] Mai Văn Trinh, Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng quản lý hoạt động dạy học, Trường Đại học Vinh, Đề tài trọng điểm cấp Trường, 2012 [3] Lê Văn Tấn, Nghiên cứu giải pháp quản lý hệ thống thông tin Trường Đại học Vinh (Giải pháp hỗ trợ quản lý khoa học tiền lương cán bộ), Trường Đại học Vinh, Đề tài trọng điểm cấp Trường, 2014 [4] Lê Văn Tấn, “Đề xuất mơ hình giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin trường Đại học Vinh giai đoạn 2015 - 2020”, Tạp chí Quản lý giáo dục, Số 71, trang 61, tháng 4/2015 [5] M.E Hazem, M Nikos, “E-Learning and Management Information Systems for EUniversities”, Proceedings of the 13th WSEAS International Conference on Computers, pp 555-565, 2009 [6] CAMPUS Education Management System, Integrated Education Management System, Azure IT Solutions, http://www.atcampussolutions.com, 2018 [7] University of Miami, Benefits of an ERP System, https://erp.it.miami.edu, 03/2019 SUMMARY AN EFFICIENT SOLUTION FOR DEVELOPING THE OVERALL INFORMATION SYSTEM FOR THE MANAGEMENT OF VINH UNIVERSITY This paper proposes a solution for developing the overall information system for the management of Vinh University in a new phase of restructuring and training based on the CDIO approach The new system is developed based on the analysis and evaluation of the current system, and suggestion of solutions to assure the connectivity and synchronization, which is consistent with the diversity and continuous innovation in the management of Vinh University Keyword: Computerize; information system; overall management information system 59 ... hệ thống thông tin tổng thể? ?? - Hệ thống thông tin trường ĐH xây dựng bao gồm: Hệ thống thông tin Người học; Hệ thống thông tin Cán bộ; Hệ thống thông tin Tài nguyên Hệ thống thông tin Tài - Hệ. .. Người học HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Hệ thống thông tin Cán Hệ thống HỆ THỐNG thơng tin THƠNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Tài nguyên HỆ THỐNG QUẢN LÝ THI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC TẬP (LMS) HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẢM... phần mềm Trường ĐH Vinh Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể 3.1 Nguyên lý xây dựng hệ thống thông tin tổng thể Mơ hình tổng thể hệ thống thơng tin quản lý hướng tới trường ĐH điện tử