Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại thư viện quân đội

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: khóa luận tác giả viết Mọi số liệu kết nghiên cứu khóa luận trung thực Tơi xin cam đoan: giúp đỡ cho việc thực thiện đề tài khóa luận cảm ơn thơng tin trích dẫn khóa luận rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hồng Anh K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy giáo - Thạc sĩ Đồng Đức Hùng, người tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo – Thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh cô giáo – Thạc sĩ Trần Thị Thanh Vân giúp đỡ định hướng cho tơi việc tìm tài liệu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc toàn thể cán Thư viện Quân đội tận tình bảo, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt q trình thực đề tài Nhân đây, tơi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân bạn bè động viên, tạo điều kiện cho tơi học tập hồn thành khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng, trình độ thời gian có hạn nên khóa luận tơi cịn nhiều thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp q thầy bạn để đề tài hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hoàng Anh K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT BQP CSDL ĐKCB NDT TCCT TTTV TVQĐ K50 Thông tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH MINH HỌA Số bảng, hình Bảng Bảng Bảng Hình Hình Hình Hình Hình Hình Hình Hình Hình Hình 10 K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài 2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp lý luận thực tiễn NỘI DUNG CHƢƠNG - GIỚI THIỆU THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI VÀ NGUỒN TÀI LIỆU XÁM 1.1 Giới thiệu Thƣ viện Quân đội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 10 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức 10 1.1.3.2 Đội ngũ cán 12 1.1.4 Vốn tài liệu thư viện 13 1.1.4.1 Tài liệu dạng giấy 13 1.1.4.2 Tài liệu dạng điện tử 14 1.1.5 Đối tượng phục vụ nhu cầu tin 17 1.1.5.1 Nhóm người làm cơng tác lãnh đạo, quản lý 17 1.1.5.2 Nhóm người làm cơng tác nghiên cứu, giảng dạy 17 1.1.5.3 Nhóm cán nhân viên quan nhà nước tư nhân 18 1.1.5.4 Nhóm nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên 18 1.1.5.5 Cán hưu trí quân đội 18 1.2 Nguồn tài liệu xám 19 1.2.1 Định nghĩa tài liệu xám 19 1.2.2 Đặc điểm tài liệu xám 20 1.2.3 Các dạng tài liệu xám 20 1.2.4 Vai trò tài liệu xám 21 K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh CHƢƠNG – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 23 2.1 Giới thiệu văn quản lý kết hoạt động khoa học 23 2.2 Các loại tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 24 2.2.1 Tài liệu xám dạng giấy 25 2.2.1.1 Luận văn, luận án 25 2.2.1.2 Tư liệu 25 2.2.1.3 Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, huy 26 2.2.1.4 Các loại sách, báo, tin lưu hành nội 28 2.2.2 Tài liệu xám dạng điện tử 29 2.3 Thực trạng công tác thu thập tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 30 2.3.1 Số lượng bổ sung 30 2.3.2 Kinh phí bổ sung 31 2.3.3 Các nguồn bổ sung 31 2.3.3.1 Mua 31 2.3.3.2 Nhận lưu chiểu 32 2.3.3.3 Trao đổi nhận biếu tặng 33 2.3.3.4 Sao chụp 34 2.3.3.5 Sưu tầm nhân dân 35 2.4 Thực trạng công tác xử lý tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 36 2.4.1 Xử lý kỹ thuật 36 2.4.2 Xử lý hình thức 39 2.4.3 Xử lý nội dung 43 2.5 Thực trạng công tác tổ chức tra cứu phục vụ tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 49 2.5.1 Tổ chức máy tra cứu đại 49 2.5.2 Tổ chức máy tra cứu truyền thống 51 2.5.3 Tổ chức phục vụ bạn đọc 52 CHƢƠNG - NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 56 3.1 Nhận xét 56 3.1.1 Thuận lợi 56 3.1.2 Khó khăn 58 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động thu thập, xử lý phục vụ tài liệu xám Thƣ viện Quân đội 61 K50 Thông tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh 3.2.1 Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo vai trò tài liệu xám 61 3.2.2 Xây dựng chế quản lý tăng cường kinh phí cho hoạt động tài liệu xám 62 3.2.3 Xác định lại tính chất tài liệu xám 63 3.2.4 Tăng cường hoạt động hợp tác, trao đổi tài liệu 63 3.2.5 Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu xám 64 3.2.6 Tăng cường hiệu công tác tổ chức phục vụ tài liệu xám 65 3.2.7 Phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện tài liệu xám 66 3.2.8 Đào tạo người dùng tin 67 3.2.9 Đẩy mạnh hoạt động marketing thông tin - thư viện nói chung nguồn tài liệu xám nói riêng 68 KẾT LUẬN 69 K50 Thông tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Từ đầu thập kỷ 90 kỷ XX, phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin tác động sâu rộng đến phát triển giới nói chung phát triển hoạt động thông tin - thư viện (TTTV) nói riêng Thế giới chuyển dần từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin với kinh tế tri thức Xã hội thông tin xã hội dựa sản xuất, xử lý, lưu trữ, phổ biến, truy cập, sử dụng thông tin tri thức hình thức dựa hạ tầng sở viễn thơng phát triển Trong bối cảnh đó, việc hướng tới định hình xã hội thơng tin nước đặt yêu cầu việc khai thác sử dụng thông tin nguồn lực quan trọng để phát triển quốc gia Hơn 30 năm trước, nhà nghiên cứu chiến lược Hoa Kỳ D.Bell (1973) tiên liệu vị trí vai trị nguồn lực thơng tin tri thức thay nguồn lực lao động nguồn tài ngự trị hai kỷ xã hội cơng nghiệp Là loại tài sản vơ hình, thông tin tri thức khác với nguồn lực vật chất truyền thống đặc điểm trội, ví khơng bị giới hạn trữ lượng, q trình sử dụng giá trị thơng tin khơng bị “hao mịn” mà chí làm giàu hơn, tức thơng tin có khả tái sinh, tự sản sinh không cạn kiệt Tuy nhiên gia tăng nhanh chóng khối lượng thông tin tài liệu dẫn tới tượng bùng nổ thông tin Sự mâu thuẫn khối lượng thông tin gia tăng khả tiếp nhận, nhu cầu thông tin đặc thù khả nhận thông tin phù hợp, gia tăng số lượng loại hình tài liệu khả quản lý dẫn tới vấn đề nan giải cho quan TTTV công tác thu thập, xử lý tổ chức khai thác nguồn thông tin nói chung thơng tin khoa học nói riêng “Thơng tin khoa học sản sinh trình hoạt động khoa học người, tư liệu hóa tồn nhiều dạng khác nhau, có ba dạng chủ yếu: tài liệu trắng, tài liệu phù du tài liệu xám” [12,10] Tài liệu xám hiểu loại tài liệu không xuất công bố rộng rãi qua kênh phân phối đặc biệt, có giá trị cao nghiên cứu khoa học Nó có hàm lượng tri thức cao, có tính cập nhật, ngắn gọn, nội dung K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh trọng tâm Trên giới, nhiều nước quan tâm đặc biệt tới nguồn tài liệu Đã có hội nghị quốc tế bàn tài liệu xám Các thư viện lớn giới Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện Quốc gia Paris, Trung tâm Thông tin Khoa học Canada, Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Nhật Bản… coi trọng việc thu thập loại tài liệu xám “Ở Việt Nam, từ năm 60, việc thu thập luận án, công trình nghiên cứu, báo cáo hội nghị, hội thảo, báo cáo đoàn tham quan khảo sát nước đề cập… Tuy nhiên, chưa có chế phù hợp chưa có cơng cụ pháp lý đủ mạnh nên việc thu thập, bảo quản, khai thác loại hình tài liệu thời gian qua nhiền tồn tại, gây nên lãng phí khơng nhỏ” [12,13-14] Hiện nay, nước ta có Thư viện Quốc gia, Trung tâm TTTV mang tính chuyên ngành, đa ngành Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, thư viện các viện nghiên cứu trường đại học lớn trọng phát triển nguồn tài liệu xám đa số thư viện khoa học tổng hợp nước chưa dành ý đến mảng tài liệu Trong khối quan TTTV, Thư viện Qn đội (TVQĐ) thư viện có tính chất đặc thù vừa thư viện khoa học tổng hợp, vừa thư viện khoa học chuyên ngành quân lớn nước, đứng đầu hệ thống thư viện qn đội Với vị trí mình, TVQĐ cần phải quan tâm đặc biệt đến loại hình tài liệu xám, phục vụ nhu cầu nghiên cứu chủ đề trị, qn đơng đảo người dùng tin (NDT) Tuy nhiên, công tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám TVQĐ nhiều vấn đề tồn cần hồn thiện để với tính chất chuyên ngành Với mong muốn tìm hiểu rõ nguồn tài liệu xám trung tâm TTTV cụ thể, đồng thời góp phần nhỏ bé nhằm hồn thiện cơng tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám TVQĐ, mạnh dạn chọn đề tài “Công tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám Thư viện Quân đội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp K50 Thơng tin - Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh Trong cơng tác sưu tầm tài liệu, cán bổ sung Thư viện phải vất vả để tiếp cận, thuyết phục cá nhân đồng ý bán cho chụp tài liệu mà họ có Việc xử lý tài liệu xám gặp số khó khăn Nội dung nhiều tài liệu xám thường sâu vấn đề, chuyên ngành hẹp (chủ yếu quân sự, trị ngoại giao) thêm vào tính mới, tính cập nhật tri thức với hàm lượng khoa học cao, nhiều vấn đề lần tác giả nghiên cứu đề cập Điều địi hỏi người cán xử lý tài liệu nhiều phải có kiến thức chun mơn trị, qn khơng bỏ sót thơng tin, khơng làm sai lệch thơng tin gốc, đảm bảo chất lượng hiệu xử lý tài liệu Khó khăn cơng tác bảo quản tổ chức phục vụ tài liệu xám vấn đề việc để bảo quản tài liệu quý tốt đảm bảo thỏa mãn nhu cầu bạn đọc Có nhiều tư liệu dễ bị hư hỏng nên Thư viện cung cấp dịch vụ chụp tài liệu cho người dùng tin Bên cạnh đó, kinh phí hoạt động hạn hẹp, Thư viện chưa thể đầu tư đầy đủ trang thiết bị đại cho công tác bảo quản phục vụ bạn đọc Thêm vào đó, TVQĐ bước tin học hóa hoạt động thư viện Vì cơng tác phục vụ tài liệu xám, đặc biệt loại tài liệu xám dạng điện tử tồn nhiều vấn đề cần giải Do khó khăn đây, TVQĐ cịn hạn chế cơng tác thu thập, xử lý phục vụ tài liệu xám Đó là: - Vì chưa có hệ thống văn kiểm sốt nên công tác bổ sung tài liệu xám TVQĐ bị động Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân quan tổ chức tạo lập tài liệu xám Do tính đa dạng hoạt động tạo tài liệu xám tính chất khơng cơng bố nguồn tài liệu này, cán thư viện có thông tin kế hoạch nghiên cứu khoa học đơn vị đào tạo quân đội biết hết nguồn để bổ sung kịp thời - Thêm vào đó, bắt đầu tin học hóa hoạt động thư viện thời gian ngắn nên nay, loại hình tài liệu điện tử nói chung tài liệu xám dạng điện tử nói riêng cịn chưa thực phát triển Số lượng tài liệu xám dạng điện tử Thư viện nhiều so với tài liệu xám dạng giấy K50 Thơng tin - Thư viện 66 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh - Cơng tác xử lý tài liệu xám nhiều hạn chế Trước hết việc Thư viện chưa áp dụng tóm tắt loại hình tài liệu Như nói trên, tài liệu xám có hàm lượng tri thức lớn có giá trị sử dụng cao, cơng đoạn xử lý nên có thêm bước làm tóm tắt Thêm nữa, việc có cán chuyên trách xử lý tài liệu xám khơng có kiểm tra chéo cán thư viện khiến cho công tác mang tính chủ quan, dễ xảy sai sót Ngồi ra, xử lý tài liệu, cán thư viện chưa sử dụng phương pháp chuyên gia, tức hỏi ý kiến chuyên gia lĩnh vực nghiên cứu họ Phương pháp nên áp dụng để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu, đặc biệt loại tài liệu có hàm lượng tri thức cao tài liệu xám - Đối với công tác bảo quản tổ chức phục vụ tài liệu xám, hiệu phục vụ, tần xuất sử dụng bạn đọc chưa xứng với vốn tài liệu mà Thư viện có Hình thức tổ chức kho đóng có ưu điểm bảo quản tốt lại hạn chế tiếp xúc bạn đọc với tài liệu, khơng kích thích nhu cầu đọc Thêm vào đó, hệ thống tra cứu đại cịn chưa phát triển, chưa có CSDL dành riêng cho loại hình luận văn – luận án tư liệu, làm thời gian NDT muốn tra cứu tài liệu xám Việc marketing tài liệu xám chưa quan tâm, trọng Nhiều độc giả thiếu hiểu biết nguồn tài liệu xám phong phú Thư viện, đặc biệt loại tư liệu có giá trị cao nghiên cứu Bên cạnh đó, kho bảo quản tài liệu thư viện nói chung tài liệu xám nói riêng chật hẹp, chưa trang bị hệ thống máy thơng gió, điều hịa nhiệt độ Cơng tác phục vụ quản lý bạn đọc theo phương thức truyền thống, chưa có trợ giúp phần mềm máy tính loại máy móc chun dụng máy đọc mã vạch, cổng từ, camera… Hiện nay, TVQĐ triển khai xử lý hồi cố, dán mã vạch cho loại tài liệu thư viện từ năm 1998 trở trước chuẩn bị đầu tư trang thiết bị cần thiết để đại hóa hoạt động phục vụ bạn đọc Thư viện xây dựng trang web mạng cục MISTEN chưa đưa lên mạng Internet nên bạn đọc tra tìm tài liệu tới Thư viện qua mạng cục (chỉ phổ biến số quan quân đội) Có thể nói hạn chế lớn Thư viện không công tác phục vụ mà cịn khó khăn việc tun truyền, giới thiệu, marketing TTTV K50 Thơng tin - Thư viện 67 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Vấn đề công tác phục vụ bạn đọc việc chụp không hạn chế nhiều tài liệu xám gây ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu quan trọng vấn đề quyền tác giả Với đặc trưng không xuất kết hoạt động trí óc cấp độ cao, việc tổ chức khai thác tài liệu xám vấn đề “nhạy cảm” quan TTTV Về nguyên tắc, việc chụp tài liệu xám mà không phép tác giả vi phạm quyền Tuy nhiên, số nghiên cứu rằng: “việc cung cấp tài liệu quan thông tin thư viện đến người dùng tin trực tiếp, nhằm mục đích giúp họ khai thác tốt nguồn di sản trí tuệ chung nhân loại thiên chức xã hội quan này, việc làm ln nhận hỗ trợ từ nước tổ chức, cá nhân… tuân thủ theo pháp luật thông lệ quốc tế” [17,72] Trên thực tế, quan TTTV thường đề số nguyên tắc cho dịch vụ chụp tài liệu, quan trọng hạn chế đến mức cao việc chụp toàn tài liệu Các chuyên gia khuyến cáo chụp tài liệu xám (nhất luận án khoa học, báo cáo kết quản nghiên cứu, ) nguyên tắc cần tuân thủ cách nghiêm ngặt TVQĐ nên áp dụng sách loại hình tài liệu xám để đảm bảo không vi phạm quyền tác giả 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động thu thập, xử lý phục vụ tài liệu xám Thƣ viện Qn đội Hồn thiện cơng tác thu thập, xử lý phục vụ nguồn tài liệu xám vấn đề tương đối khó khăn thân tính chất phức tạp khối lượng lớn, gia tăng không ngừng nguồn tin Chính vậy, để thực tốt cơng việc địi hỏi hợp tác nhiều đối tượng, nhiều thành phần khác như: cán khoa học, cán quản lí, người cung cấp thông tin NDT Qua nghiên cứu ưu điểm hạn chế trên, tác giả xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, xử lý phục vụ tài liệu xám TVQĐ 3.2.1 Nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo vai trò tài liệu xám Vai trò người lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức quan trọng Công tác đạo người quản lý có tính chất định hoạt động quan Vì vậy, để hồn thiện mặt, khía cạnh công việc, điều cốt yếu phải làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan K50 Thơng tin - Thư viện 68 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh trọng cơng việc Hiện nay, cấp lãnh đạo từ BQP, TCCT TVQĐ dù quan tâm chưa thực trọng mức đến nguồn tài liệu xám Như nói trên, tài liệu xám có vai trị quan trọng công tác nghiên cứu khoa học, đặc biệt thư viện khoa học đầu ngành TVQĐ Nguồn tài liệu xám cần quan tâm khai thác để nâng cao hiệu hoạt động thư viện Thực trạng nguồn kinh phí cấp cho hoạt động bổ sung tài liệu xám việc xử lý tài liệu xám tương tự loại tài liệu khác cho thấy tài liệu xám TVQĐ chưa nhìn nhận cách đặc biệt Các cấp lãnh đạo cần thấy rõ vai trò quan trọng tài liệu xám, từ ý kiến đạo cần thiết cho hoạt động thu thập, xử lý phục vụ nguồn tài liệu đặc biệt Khi cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức lợi ích việc phát triển cơng tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám, chắn họ văn pháp quy để quản lý chặt chẽ chuẩn hóa hoạt động liên quan đến loại tài liệu 3.2.2 Xây dựng chế quản lý tăng cƣờng kinh phí cho hoạt động tài liệu xám Khi nhận thức tầm quan trọng tài liệu xám, cấp lãnh đạo cần xây dựng giải pháp chế, sách Bên cạnh văn quy phạm pháp luật Nhà nước, BQP TCCT cần văn đạo mang tính bắt buộc việc nộp lưu chiểu luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học người quân đội, nêu rõ số điều kiện ràng buộc cá nhân không thực Các quy định cần xây dựng sở hệ thống văn liên quan: - Hệ thống pháp luật hành (Bộ Luật dân liên quan đến quyền quyền sở hữu trí tuệ, đến an ninh quốc gia, Luật Khoa học Công nghệ, Nghị định 159/2004/NĐ/CP Hoạt động Thông tin Khoa học Công nghệ…) - Các công ước quốc tế (ví dụ Cơng ước Bern mà Việt Nam tham gia ký kết…) - Các quy định quản lý khai thác kết nghiên cứu khoa học nói chung - Các sách mục tiêu phát triển đơn vị có cơng trình nghiên cứu khoa học… Các hoạt động tạo tài liệu xám hoạt động có kế hoạch, BQP cấp kinh phí chịu quản lý trực tiếp Bộ Chỉ có BQP có đủ tư K50 Thơng tin - Thư viện 69 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh cách để ban hành văn pháp quy, chế sách việc quản lý, khai thác tài liệu xám tồn qn Thêm vào đó, BQP, TCCT TVQĐ cần quan tâm đến kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu xám, đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử Hiện nay, nguồn ngân sách Thư viện cho hoạt động chưa đáp ứng yêu cầu bổ sung, chưa với tầm quan trọng loại hình tài liệu 3.2.3 Xác định lại tính chất tài liệu xám Trong kho tư liệu Thư viện có nhiều tài liệu xác định “mật” “lưu hành nội bộ” năm kháng chiến chống xâm lược Đến nay, qua nửa kỷ, thơng tin nhiều tài liệu dạng khơng cịn “mật” cơng bố rộng rãi Các tài liệu lại có giá trị nghiên cứu cao, nằm diện phục vụ hạn chế gây lãng phí lớn Vì vậy, Thư viện cần xem xét, xin ý kiến quan cấp để xác định lại tính chất tài liệu mật tài liệu hạn chế (đặc biệt tư liệu) Những tài liệu xác định khơng cịn “mật” nên phục vụ rộng rãi cho đối tượng bạn đọc Thư viện trao đổi với quan TTTV bên 3.2.4 Tăng cƣờng hoạt động hợp tác, trao đổi tài liệu Trước đây, hoạt động trao đổi tài liệu TVQĐ thư viện nước phát triển, mang lại tư liệu tiếng nước phong phú bổ sung vào vốn tài liệu thư viện Về sau này, khó khăn mặt thủ tục, chế trao đổi với nước nên hoạt động chững lại TVQĐ cần đề nghị quan cấp xem xét xúc tiến trở lại việc hợp tác, trao đổi với quan TTTV nước ngoài, đặc biệt quan TTTV nước láng giềng (Trung Quốc, Lào, Campuchia) nước khác khối ASEAN Để làm điều này, Thư viện cần xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế cụ thể đệ trình lên TCCT BQP để cấp kinh phí điều kiện cần thiết cho hoạt động trao đổi có hiệu Hiện nay, hoạt động trao đổi tài liệu TVQĐ với quan TTTV quân đội địa bàn Hà Nội diễn tốt đẹp Tuy nhiên, Thư viện dè dặt việc trao đổi tài liệu quân Vì vậy, Thư viện cần mở rộng phạm vi nội dung thông tin, đề tài tài liệu chia sẻ Điều thúc đẩy quan tham gia trao đổi mang tới tài liệu có giá trị hơn, qua TVQĐ K50 Thơng tin - Thư viện 70 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh tăng cường hiểu biết mở rộng nguồn bổ sung vốn tài liệu thư viện nói chung nguồn tài liệu xám nói riêng 3.2.5 Các giải pháp nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám * Hồn thiện cơng tác xử lý tài liệu Để nâng cao hiệu công tác xử lý tài liệu xám Thư viện cần tiếp tục chuẩn hố cơng tác biên mục, biểu mẫu nhập liệu, format hiển thị trình bày liệu, đặc biệt ý tới việc nghiên cứu trường MARC21 Do vốn tài liệu xám Thư viện hình thành nhiều năm nên có ký hiệu ĐKCB, phiếu mơ tả biên mục ký hiệu phân loại nhiều tài liệu chưa thống Hiện nay, Thư viện triển khai xử lý hồi cố loại tài liệu thư viện, ưu tiên tư liệu Công việc giao cho số phận thực Giữa phận cần có thống nhất, chuẩn hóa mặt nghiệp vụ xử lý nhằm đảm bảo tài liệu có nội dung, chủ đề phải có ký hiệu phân loại giống nhau, xếp vị trí, khơng bị phân tán Đối với cơng tác định từ khóa, nhìn chung chất lượng hệ thống từ khoá Trung tâm phản ánh nội dung, chủ đề tài liệu hỗ trợ tương đối hiệu cho NDT trình tra cứu Tuy nhiên ngơn ngữ từ khố Thư viện phần nhiều từ khoá tự Điều gây thiếu quán q trình xử lý tài liệu phụ thuộc nhiều vào chủ quan người cán xử lý, đồng thời dẫn đến việc tìm tin thiếu xác, gây tin bỏ sót thơng tin Để đảm bảo chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu, tăng cường kiểm sốt tính thống q trình định từ khố, ngồi việc bám sát “Bộ từ khóa” Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, Thư viện cần nghiên cứu áp dụng thêm từ khóa có kiểm sốt Bộ từ khóa Trung tâm Thơng tin Khoa học Cơng nghệ Quốc gia Ngoài ra, Thư viện cần hướng cho cán xử lý sử dụng phương pháp chuyên gia định từ khóa tài liệu Do đặc thù nội dung tài liệu xám, cán thư viện gặp khó khăn cơng tác định từ khóa Hỏi ý kiến chuyên gia lĩnh vực tương ứng phương pháp hiệu để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Thêm vào đó, Thư viện cần nghiên cứu đầu tư thêm thời gian nhân lực cho cơng tác tóm tắt tài liệu Làm tóm tắt loại hình tài liệu xám tạo điều kiện K50 Thông tin - Thư viện 71 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh thuận lợi cho việc phục vụ NDT có nhu cầu tìm hiểu thơng tin có giá trị tài liệu xám mà khơng cần thời gian đọc tồn tài liệu * Tăng cường trao đổi nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm từ cán thư viện nước Có thực tế nay, cán TVQĐ cơng tác, trao đổi, học tập nghiệp vụ quan TTTV nước Điều làm giảm khả cập nhật kiến thức hoạt động TTTV, ảnh hưởng đến chất lượng công việc cán thư viện Trong thời gian tới, cấp lãnh đạo TCCT TVQĐ cần quan tâm đến công tác trao đổi nghiệp vụ với quan TTTV quân đội, tăng cường tổ chức tham gia hội nghị, hội thảo quốc tế thông tin, tư liệu * Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán thư viện Hiện nay, sống xã hội thông tin, kinh tế tri thức Khoa học công nghệ phát triển khơng ngừng, với gia tăng nhanh chóng tài liệu khoa học cơng nghệ ngành khoa học Hoạt động TTTV ln phải đổi để phục vụ NDT tốt Vì vậy, Thư viện cần đẩy mạnh hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán cách phối hợp với quan đào tạo mở lớp ngắn hạn, mời chuyên gia ngành đến giảng dạy tạo điều kiện cho cán thư viện học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ ngoại ngữ khóa học dài hạn 3.2.6 Tăng cƣờng hiệu công tác tổ chức phục vụ tài liệu xám * Nghiên cứu tổ chức hình thức kho mở luận văn, luận án Việc tiếp xúc trực tiếp với nguồn tài liệu xám rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu tìm kiếm tài liệu NDT, đồng thời kích thích nhu cầu đọc, đẩy mạnh chất lượng phục vụ nguồn tài liệu Các loại luận văn, luận án TVQĐ có giá trị nghiên cứu cao, đồng thời lại không cũ dễ bị hư hỏng tư liệu Vì vậy, TVQĐ nên xem xét đổi hình thức phục vụ loại luận văn, luận án Tùy vào điều kiện cụ thể, Thư viện tổ chức hình thức kho mở để tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp xúc với tài liệu, tăng cường khai thác nguồn tài liệu xám Thư viện * Đẩy mạnh tin học hóa Trong thời đại cơng nghệ thơng tin ngày nay, việc tin học hóa hoạt động quan TTTV đòi hỏi mang tính tất yếu Hiện nay, cơng tác tổ chức K50 Thơng tin - Thư viện 72 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh phục vụ TVQĐ bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin Thư viện cần ưu tiên xây dựng CSDL riêng cho loại hình tài liệu xám, trước hết luận văn – luận án tư liệu để hỗ trợ bạn đọc việc tra tìm tài liệu Thêm nữa, với tính chất quý nhiều loại tài liệu xám (đặc biệt loại tư liệu mật, tư liệu hạn chế), cơng tác số hóa vấn đề đặt cho Thư viện Các CSDL toàn văn cho loại hình tài liệu cần đẩy mạnh nữa, đáp ứng yêu cầu bảo quản phục vụ tài liệu xám Cùng với việc số hóa tài liệu, Thư viện cần đầu tư thêm trang thiết bị hạ tầng sở: máy điều hòa nhiệt độ, hệ thống thơng gió… cho kho kín tăng cường tuổi thọ cho loại tài liệu, đặc biệt tài liệu xám Đồng thời, để tổ chức kho mở tốt luận văn, luận án, Thư viện cần trang bị loại máy móc như: cổng từ, camera… để quản lý bạn đọc tài liệu – vào thư viện Ngoài ra, Thư viện cần đẩy nhanh công tác hồi cố, dán mã vạch cho tài liệu để ứng dụng phần mềm quản lý thư viện điện tử ESYSLIB công tác phục vụ, quản lý tài liệu bạn đọc * Xây dựng trang web, đưa thông tin lên mạng Internet Đây giải pháp quan trọng mà TVQĐ cần thực để nâng cao chất lượng phục vụ loại tài liệu nói chung tài liệu xám nói riêng Hiện nay, TVQĐ có trang web mạng cục MISTEN mà chưa xây dựng trang web riêng mạng Internet Nghĩa là, bạn đọc tra cứu thông tin, tài liệu Thư viện quan quân đội tham gia mạng Điều hạn chế nhiều khả phục vụ Thư viện Với tốc độ phát triển mạng Internet công nghệ thông tin ngày nay, NDT thường có xu hướng truy cập vào website thư viện tìm kiếm thơng tin nhà Việc thư viện khơng có trang web khơng phục vụ tra cứu qua mạng toàn cầu gây tâm lý ngại sử dụng cho bạn đọc Vì vậy, để nâng cao chất lượng phục vụ, TVQĐ cần nhanh chóng triển khai xây dựng trang web, đưa thông tin, liệu thư mục, liệu toàn văn… lên mạng Internet Đây phương pháp hữu hiệu để quảng bá, marketing loại hình sản phẩm, dịch vụ TTTV Thư viện 3.2.7 Phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin - thƣ viện tài liệu xám Để nâng cao hiệu tổ chức quản lý phục vụ nguồn tài liệu xám, TVQĐ cần trọng phát triển sản phẩm dịch vụ nhằm khai thác tối đa nguồn thông K50 Thông tin - Thư viện 73 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh tin quý giá Thư viện cần phải có chiến lược phát triển sản phẩm dịch vụ thơng tin nghiên cứu khoa học mang tính đặc trưng, bước tạo thị trường thông tin khoa học quân nước nói chung địa bàn Hà Nội nói riêng Về sản phẩm TTTV, ngồi việc trì ấn phẩm thơng tin có, Thư viện cần nghiên cứu việc xây dựng thư mục riêng cho loại tài liệu xám theo hàng kỳ (có thể hàng tháng) Bên cạnh cần đẩy mạnh hoạt động tạo lập CSDL thư mục, CSDL toàn văn tài liệu xám CD-ROM, mạng để đáp ứng nhu cầu tin NDT cách tốt Về dịch vụ TTTV, Thư viện nên nghiên cứu triển khai số dịch vụ thông tin theo hợp đồng, ví dụ như: tư vấn, hỗ trợ thông tin khoa học quân sự; tư vấn tổ chức triển lãm tài liệu, hội nghị hội thảo chủ đề quân sự, trị… 3.2.8 Đào tạo ngƣời dùng tin Là bốn yếu tố cấu thành thư viện, NDT đóng vai trị khơng nhỏ việc phát triển hoạt động thư viện nói chung phát triển nguồn tài liệu xám nói riêng Thực tế cho thấy, có nhiều NDT chưa hiểu biết hết loại hình, cách tổ chức phục vụ tài liệu xám TVQĐ Thêm vào đó, có NDT ln gặp khó khăn việc tra tìm tài liệu nói chung tài liệu xám nói riêng Điều bắt nguồn từ số nguyên nhân, có việc tư từ khóa NDT thường khơng chuẩn, khơng giống với tư định từ khóa cán thư viện Khi cần tìm tài liệu vấn đề nào, họ thường nhập vào máy cụm từ dài mà không ngắt theo từ khóa khơng biết mở rộng tìm kiếm từ khóa liên quan Việc NDT khơng tìm tài liệu mong muốn thường xuyên xảy Trong trường hợp này, cán thư viện phải hỗ trợ họ tìm kiếm tài liệu Do đó, đào tạo NDT vấn đề đặt để nâng cao hiệu phục vụ TVQĐ, đặc biệt phục vụ loại tài liệu có hàm lượng tri thức cao, nội dung chuyên sâu, phức tạp tài liệu xám Công tác đào tạo NDT cần tiến hành định kỳ, kết hợp hội nghị bạn đọc để giới thiệu cách thức tổ chức, quản lý phục vụ loại hình tài liệu thư viện, đặc biệt nhấn mạnh vào tài liệu xám Bên cạnh đó, Thư viện nên lập bảng, sơ đồ cấu vốn tài liệu nói chung loại tài liệu xám nói riêng K50 Thơng tin - Thư viện 74 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh phịng phục vụ để bạn đọc tự tìm hiểu điểm cách thức tổ chức quản lý thư viện Để thực tốt cơng tác đào tạo NDT cần có đạo sát Ban Giám đốc, hỗ trợ phòng Nghiệp vụ thư viện đặc biệt tận tình, lịng u nghề cán làm công tác phục vụ 3.2.9 Đẩy mạnh hoạt động marketing thơng tin - thƣ viện nói chung nguồn tài liệu xám nói riêng Hiện nay, marketing hoạt động có mặt nhiều lĩnh vực, ngành nghề Marketing TTTV hiểu đơn giản nghĩa tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá cho hoạt động, loại sản phẩm dịch vụ… quan TTTV Như nói chương 2, nay, hoạt động marketing TVQĐ phổ biến khối quan TTTV tham gia Hội nghị giao tin Thư viện thường tổ chức triểm lãm sách báo vào dịp kỷ niệm lớn marketing tài liệu xám chưa trọng Để phát triển công tác phục vụ tài liệu xám, Thư viện cần phải lưu ý đến việc xây dựng chiến lược marketing phù hợp Nếu làm tốt công tác này, công cụ hữu hiệu việc nâng cao hiệu hoạt động liên quan đến tài liệu xám K50 Thông tin - Thư viện 75 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh KẾT LUẬN Trải qua 52 năm hoạt động phát triển (1957 - 2009), với ủng hộ giúp đỡ quan cấp đóng góp thư viện hệ thống nỗ lực ban lãnh đạo toàn thể cán thư viện, TVQĐ thu thành tựu to lớn hoạt động TTTV nói chung cơng tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám nói riêng Nội dung thơng tin chứa tài liệu xám thường khoa học cơng nghệ, mang tính đa dạng, chứa đựng kinh nghiệm tích lũy trình nghiên cứu khoa học sản xuất thử Vì vậy, việc tiếp cận nguồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn, khơng giúp nâng cao dân trí nói chung mà cịn giúp nhà khoa học, nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức, tiền nhờ kế thừa, tiếp thu kết nghiên cứu người trước Trong thời đại kinh tế thông tin, kinh tế tri thức ngày nay, thơng tin nói chung tài liệu xám nói riêng trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu kinh tế - trị quốc gia Thư viện kho tàng lưu trữ vốn tri thức nhân loại Tài liệu xám loại tài liệu có hàm lượng tri thức, hàm lượng chất xám cao, nội dung cập nhật liên tục Nhu cầu NDT loại tài liệu có giá trị nghiên cứu tài liệu xám ngày cao, đa dạng số lượng, loại hình phong phú, sâu sắc nội dung Phát triển nguồn tài liệu xám cách thức nhanh chóng, hữu hiệu để “nâng tầm” quan TTTV, giúp quan thực tốt vai trị, chức trách Tài liệu xám TVQĐ phận quan trọng hệ thống nguồn lực thơng tin Thư viện nói riêng hệ thống thư viện tồn qn nói chung Nguồn tài liệu có vai trị quan trọng việc nghiên cứu vấn đề trị, quân sự, đáp ứng ngày tốt nhu cầu tin bạn đọc quân đội Mặc dù có nhiều nỗ lực, cố gắng q trình thu thập, xử lý phục vụ, nhiên nhìn chung loại tài liệu xám chưa TVQĐ quan tâm với vai trò chúng Trong thời gian tới, TVQĐ cần tiếp tục trọng tới việc nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý khai thác nguồn tài liệu quan trọng K50 Thơng tin - Thư viện 76 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh nhằm đáp ứng ngày tốt nhu cầu thông tin NDT, xứng đáng với vai trò thư viện khoa học chuyên ngành quân lớn nước K50 Thông tin - Thư viện 77 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30 tháng năm 2002 Bộ Quốc phịng đẩy mạnh cơng tác thơng tin Khoa học – Công nghệ - Môi trường quân đội Luật Khoa học Công nghệ, Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam thơng qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2001) Nghị định số 159/2004/NĐ-CP Chính phủ Hoạt động thông tin khoa học công nghệ, ngày 31/8/2004 Nghị định số 30/2006/NĐ-CP Chính phủ Thống kê khoa học công nghệ, ngày 29/3/2006 Quy chế đăng ký, lưu giữ sử dụng kết thực nhiệm vụ khoa học công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16 tháng năm 2007 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) Thư viện Quân đội (2008), 50 năm Thư viện Quân đội, Quân đội nhân dân, Hà Nội Thư viện Quân đội (2008), Kỷ yếu “Thư viện Quân độ hệ thống thư viện toàn quân – 50 năm xây dựng phát triển”, Thư viện Quân đội, Hà Nội Vụ Thư viện (2002), Về công tác thư viện Các văn pháp quy hành thư viện, Bộ Văn hóa – Thơng tin, Hà Nội Lương Văn Dũng, (2008), Tìm hiểu hoạt động thông tin - thư mục Thư viện Trung ương Qn đội, Khóa luận tốt nghiệp chun ngành Thơng tin – thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 10 Nguyễn Thị Hội, (2008), Tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý khai thác nguồn tin khoa học nội sinh Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 11 Trần Bích Huệ, (2004), Tìm hiểu nguồn lực thơng tin Thư viện Quân đội – Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp chun ngành Thơng tin – thư viện, Đại học Văn hóa, Hà Nội 12 Nguyễn Viết Nghĩa (1999), “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, 4, tr 10-14 K50 Thông tin - Thư viện 78 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Anh 13 Vũ Văn Sơn (2002), Cấu trúc khổ mẫu thư mục MARC21 đầy đủ (Tài liệu điện tử) 14 Vũ Văn Sơn (2000), Giáo trình biên mục mơ tả, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 15 Đặng Thị Phương Thảo, (2000), Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin – thư viện Thư viện Quân đội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Khoa học Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 16 Quốc Thắng (2009), “Thu thập, bảo quản khai thác tài liệu khoa học công nghệ yêu cầu cấp thiết cơng tác lưu trữ”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, 1, tr 8-10 17 Trần Mạnh Tuấn (2006), “Bản quyền việc triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu thư viện đại học”, Kỷ yếu Hội nghị quốc tế thư viện – TP HCM 28-30/8/2006, tr 70-74 18 Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh trường đại học thực trạng giải pháp phát triển”, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, 3, tr 1-4 19 Trần Thị Thanh Vân, (2009), Nghiên cứu hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám đáp ứng phương thức đào tạo theo tín Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Khoa học Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 20 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hố thơng tin, Hà Nội K50 Thông tin - Thư viện 79 ... nhằm hồn thiện công tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám TVQĐ, mạnh dạn chọn đề tài ? ?Công tác thu thập, xử lý tổ chức phục vụ tài liệu xám Thư viện Quân đội? ?? làm đề tài khóa luận tốt... chức năng, nhiệm vụ Thư viện để tổ chức thu thập tài liệu xám Tuy nhiên đến Thư viện chưa có văn pháp lý cụ thể để thực chức 2.2 Các loại tài liệu xám Thƣ viện Quân đội Tài liệu xám hay gọi tài. .. liệu xử lý, phục vụ theo nguyên tắc với loại báo chí Thư viện Tài liệu xám loại hình tài liệu TVQĐ thu thập, xử lý, bảo quản khai thác Chính vậy, loại tài liệu khác, tài liệu xám Thư viện xử lý