Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện quân đội

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  NGUYỄN ĐỨC TÂM TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN QN ĐỘI KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THƠNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X HÀ NỘI - 2013 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  NGUYỄN ĐỨC TÂM TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THƠNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 – X GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN: Th.S Trần Hữu Huỳnh HÀ NỘI - 2013 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc tới Thầy Trần Hữu Huỳnh – người tận tình hướng dẫn tơi hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Xin gửi lời cám ơn tới tất Thầy, cô giáo khoa Thông tin Thư viện trường ĐH Khoa học xã hội Nhân văn tạo điều kiện để tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học phù hợp với chuyên ngành lực thân Xin gửi lời cám ơn tới Ban lãnh đạo toàn thể cán Thư viện Quân Đội tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình thực đề tài Tơi hứa cố gắng với nghiên cứu khoa học Một lần nữa, xin chân thành cám ơn! Sinh viên Nguyễn Đức Tâm Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHỮ CÁI VIẾT TẮT NỘI DUNG CBTV Cán thƣ viện CSDL Cơ sở liệu CTĐ Công tác Đảng CTCT Cơng tác Chính trị NDT Ngƣời dùng tin TCCT Tổng cục trị TT-TV Thơng tin-thƣ viện TVQĐ Thƣ viện Quân Đội Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm MỤC LỤC MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined Lý lựa chọn đề tài Error! Bookmark not defined Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Error! Bookmark not defined Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined Phƣơng pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined Tình hình nghiên cứu Error! Bookmark not defined Cấu trúc khóa luận Error! Bookmark not defined CHƢƠNG Error! Bookmark not defined KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI Error! Bookmark not defined 1.1 Vài nét lịch sử đời Thƣ viện Quân đội.Error! Bookmark not defined 1.2 Chức nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Error! Bookmark not defined 1.4 Ngƣời dùng tin nhu cầu tin Error! Bookmark not defined 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật Error! Bookmark not defined CHƢƠNG Error! Bookmark not defined CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆUError! Bookmark not defined CỦA THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI Error! Bookmark not defined 2.1 Nguồn tài liệu Thƣ viện Quân đội Error! Bookmark not defined 2.2 Tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu .Error! Bookmark not defined 2.3 Thực trạng công tác tổ chức bảo quản kho tài liệu Thƣ viện Quân đội Error! Bookmark not defined 2.4 Đánh giá chung Error! Bookmark not defined Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm CHƢƠNG Error! Bookmark not defined MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN Error! Bookmark not defined VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI Error! Bookmark not defined 3.1 Tổ chức xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp Error! Bookmark not defined 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu Error! Bookmark not defined 3.3 Đảm bảo môi trƣờng công tác bảo quản.Error! Bookmark not defined 3.4.Chuyển tài liệu sang vật mang tin khác Error! Bookmark not defined 3.5 Phục chế, đóng bìa nguồn tài liệu Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Đất nƣớc ta thực giai đoạn cơng nghiệp hố - đại hố dƣới lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam để bảo vệ vững độc lập chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ, bảo vệ chế độ XHCN, cần phải xây dựng đƣợc quân đội mạnh, qui tinh nhuệ bƣớc đại Trong quân đội thông tin khoa học, đặc biệt khoa học quân có vai trị quan trọng giúp tƣớng lĩnh lãnh đạo, huy, nhà nghiên cứu khoa học đề chiến lƣợc, sách lƣợc đắn đáp ứng yêu cầu tình hình “diễn biến hịa bình” Các quan thơng tin- thƣ viện (TT-TV) có Thƣ viện Qn đội đóng vai trị quan trọng việc thực nhiệm vụ Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) thƣ viện khoa học chuyên ngành quân Ngoài chức tuyên truyền, giáo dục chủ trƣơng sách Đảng Nhà nƣớc, bƣớc nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho cán chiến sỹ quân đội Đồng thời phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo huy quân tƣớng lĩnh, phục vụ cho nhà nghiên cứu khoa học quân Do tính chất đặc thù thƣ viện chuyên ngành quân sự, năm qua TVQĐ trọng đến công tác tổ chức bảo quản tài liệu, nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng phục vụ, kịp thời cung cấp thông tin tài liệu cho bạn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm đọc Chính vậy, chọn đề tài: “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quân đội” để làm khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thời gian qua TVQĐ Đánh giá ƣu nhƣợc điểm cơng tác qua tác giả đóng góp số giải pháp nhằm hồn thiện công tác tổ chức bảo quản tài liệu TVQĐ để nguồn tin nói riêng sản phẩm thơng tin nói chung thƣ viện, ngày đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng xác nhu cầu bạn đọc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu đặc điểm TVQĐ - Nghiên cứu công tác tổ chức nội dung, thành phần loại hình kho tài liệu có TVQĐ - Phân tích, đánh giá hình thức xếp bảo quản vốn tài liệu - Đề xuất biện pháp cụ thể hoàn chỉnh công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu TVQĐ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tƣợng: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thƣ viện chuyên ngành quân TVQĐ + Phạm vi nghiên cứu: TVQĐ giai đoạn Phƣơng pháp nghiên cứu Thực đề tài khóa luận này, tơi sử dụng phƣơng pháp: Khảo sát thực tế, thống kê, phân tích so sánh đánh giá tổng hợp tài liệu Tình hình nghiên cứu Hiện nay, cơng tác nghiên cứu tổ chức bảo quản vốn tài liệu thƣ viện trung tâm thông tin đƣợc nhiều ngƣời ý Mặc dù đề tài có Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ngƣời nghiên cứu, nhƣng đề tài triển khai TVQĐ có nhiều điểm so với đề tài trƣớc là: nội dung triển khai, cách nhìn nhận đánh giá, nhận xét đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bảo quản vốn tài liệu TVQĐ Cấu trúc khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo Khóa luận gồm chƣơng với nội dung sau: Chƣơng Khái quát Thƣ viện Quân đội Chƣơng Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Quân đội Chƣơng 3: Một số nhận xét, kiến nghị công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Qn đội Trong q trình làm khóa luận tốt nghiệp, cố gắng nhƣng thời gian trình độ có hạn nên chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong đƣợc đóng góp thầy bạn để khóa luận tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 1.1 Vài nét lịch sử đời Thƣ viện Quân đội Ngày 15/11/1957 Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) đƣợc thành lập theo chủ trƣơng Tổng Quân uỷ mà trực tiếp đại tƣớng Nguyễn Chí Thanh - Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị Những ngày đầu thành lập, Thƣ viện Quân đội tủ sách Tổng Quân uỷ chiến khu Việt Bắc với gần 500 sách, sở vật chất nghèo nàn Vì vậy, chƣa đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác nghiên cứu đạo, học tập, giải trí cán bộ, chiến sĩ, phục vụ nhiệm vụ chiến đấu xây dựng quân đội Trải qua thời gian với phát triển quân đội, TVQĐ không ngừng lớn mạnh, từ thƣ viện phổ thông trở thành thƣ viện khoa học tổng hợp quân cấp Nhà nƣớc Trong thời gian này, hệ thống thƣ viện quân đội đƣợc hình thành, nhiều thƣ viện nhà trƣờng quân đội, thƣ viện quân khu, quân đoàn, quan, đơn vị đƣợc thành lập Hệ thống thƣ viện toàn quân có vai trị quan trọng mà đứng đầu TVQĐ, đại tƣớng Võ Nguyên Giáp viết: “Thư viện công cụ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối khoa học quân đơng Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 72,8% Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ hiểu biết chiếm 27,2% lƣợt luân chuyển tài liệu * Tổ chức vốn tài liệu kho phòng mượn + Cơ cấu vốn tài liệu Vốn tài liệu theo ngôn ngữ: Tài liệu tiếng Việt chiếm 100% Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu trị xã hội 30% Tài liệu quân 10% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 50% Tài liệu khoa học – kỹ thuật – y tế 10% Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung phòng mượn + Nguyên tắc xếp tài liệu Tài liệu phòng mƣợn đƣợc xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống dƣới Trật tự giá tài liệu đƣợc xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải + Phƣơng pháp xếp tài liệu Kho phòng mƣợn xếp tài liệu theo phƣơng pháp kết hợp nội dung hình thức (phân loại + chữ cái) Về phân loại: sử dụng bảng phân loại 19 lớp TVQGVN Về chữ cái: Trong ngành tri thức, phân loại không chia nhỏ nữa, tài liệu đƣợc xếp giá theo trật tự chữ tên tài liệu tên tác giả * Cơng tác bảo quản tài liệu kho phịng mượn Nội quy phòng mƣợn đƣợc đặt cửa vào để bạn đọc nắm rõ trách nhiệm nghĩa vụ sử dụng vốn tài liệu phòng Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Quản lý chặt chẽ việc mƣợn trả tài liệu bạn đọc để tránh tình trạng mát, hao hụt Trƣớc sau trình mƣợn trả tài liệu, cán thƣ viện kiểm tra kỹ lƣỡng tình trạng tài liệu Đối với tài liệu bị hƣ hỏng sau trình mƣợn trả, cán thƣ viện phịng chuyển tu bổ tài liệu trở lại trạng thái ban đầu (bao gồm cơng việc nhƣ đóng bìa cứng, dán lại trang bị rách, dùng ghim dập để dính lại trang bị đứt chỉ) Đối với tài liệu mà bạn đọc làm mất, cán thƣ viện bổ sung kịp thời có biện pháp xử lý thích hợp Đối với tài liệu quý hiếm, nhân bản, số hóa tài liệu đem phục vụ để tránh tình trạng sử dụng gốc Cuối làm việc hàng ngày cán thƣ viện phòng kiểm tra lại kho sách để đảm bảo tài liệu ln đƣợc xếp vị trí giá Đối với tài liệu luân chuyển đến đơn vị việc tổ chức bảo quản gặp khó khăn nhiều, để quản lý đƣợc nguồn tài liệu luân chuyển TVQĐ thƣờng xuyên tiến hành công tác kiểm kê số lƣợng tài liệu Mỗi đợt luân chuyển thƣờng cách tháng đến năm Trƣớc luân chuyển đợt Thƣ viện tiến hành thu hồi tài liệu luân chuyển Trƣớc sau luân chuyển cán TVQĐ nắm rõ số lƣợng nhƣ tình trạng tài liệu để đƣa biện pháp bảo quản thích hợp Tuyên truyền, giáo dục ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho đơc giả đơn vị Ngồi ra, TVQĐ tiến hành đóng bìa cứng, trƣớc vận chuyển để tránh hƣ hỏng tài liệu Việc vệ sinh kho, cán thƣ viện phòng mƣợn thực thƣờng xuyên theo định kỳ bao gồm công việc nhƣ: hút bụi kho sách, diệt côn trùng gây hại cho tài liệu, lau giá sách…Mỗi năm phòng mƣợn phục chế đƣợc khoảng 500 – 700 tài liệu 2.3.2.3 Kho phịng đọc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Với diện tích khoảng 400 m2 kho đọc đƣợc chia thành hai kho nhỏ kho đọc tra cứu kho đọc tự chọn * Kho phòng đọc tra cứu Kho phòng đọc tra cứu bố trí 30 chỗ ngồi với diện tích 200m2 tổ chức 25 giá đựng tài liệu Số lƣợng tài liệu tra cứu bao gồm: sách kinh điển, từ điển bách khoa, niên giám thống kê, thƣ mục, biên niên kiện; sách toàn tập, tuyển tập đƣợc lựa chọn từ sách tra cứu đƣợc lƣu giữ tổng kho Nội dung tài liệu Tỷ lệ Số lƣợng Bách khoa, từ điển 43% 3000 Tài liệu tra cứu quân 28% gần 2000 Tài liệu tra cứu trị xã hội 29% 2000 Tài liệu tra cứu văn học 0% Cơ cấu tài liệu theo nội dung kho đọc tra cứu * Kho phịng đọc tự chọn Diện tích kho đọc tự chọn khoảng 200 m2, bố trí 35 giá Tổng số tài liệu khoảng 15.000 tài liệu bao gồm tất môn loại, tài liệu nhập vào TVTWQĐ 10 năm gần Phòng đƣợc trang bị máy điều hịa nhiệt độ, quạt máy tính.Cơng cụ tra cứu tìm tin: hệ thống mục lục máy tính Bạn đọc lựa chọn tài liệu giá trực tiếp sử dụng phòng đọc Đây phòng phục vụ trọng yếu, phòng đọc tự chọn chuyên phục vụ đọc sách tƣ liệu Đối tƣợng phục vụ ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy học tập, có nhu cầu hiểu biết sâu Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu trị - xã hội 35 % Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Tài liệu quân 35% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5% Tài liệu khoa học – kỹ thuật - y tế 25% Cơ cấu vốn tài liệu phòng đọc tự chọn Vốn tài liệu kho đọc tự chọn đƣợc theo môn ngành tri thức tuân theo bảng phân loại 19 lớp * Công tác bảo quản tài liệu kho phịng đọc Với lƣợt bạn đọc đơng đảo (gần 5000 lƣợt bạn đọc hàng năm) nên không tránh khỏi tƣợng tài liệu bị hủy hoại nhƣ rách nát, trang, ố bẩn CBTV làm thao tác tu bổ tài liệu kho phịng đọc nhƣ: đóng bìa cứng, tu sửa tài liệu, dùng băng dính dán lại trang bị rách, dùng ghim dập để đính lại trang bị đứt Giáo dục ý thức cho bạn đọc để nâng cao trách nhiệm bạn đọc việc giữ gìn bảo quản tài liệu Đối với kho phịng đọc cơng tác nội dịch đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng ngày, xếp, chỉnh sửa theo kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc cách hiệu kịp thời phát tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa 2.3.2.4 Phòng Báo – Tạp chí Diện tích phịng báo- tạp chí 150 m2 kho lƣu giữ báo, tạp chí lƣu 1.000 m2 đƣợc trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt, máy vi tính Phịng bố trí 50 chỗ ngồi, trƣng bày 15 giá báo, tạp chí thuận tiện cho bạn đọc sử dụng có khoảng 1.662 loại báo, tạp chí nƣớc nƣớc với thứ tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc số ngôn ngữ khác Các loại báo sƣu tập đƣợc kháng chiến chống Pháp đƣợc lƣu trữ kho, chủ yếu loại báo nhƣ: Báo Nhân dân, Báo Quân đội Nhân dân, tạp chí Học tập, Tạp chí Văn nghệ Quân đội… Hàng năm, TVQĐ đặt mua 160 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm loại báo, tạp chí quốc văn, 80 loại báo, tạp chí ngoại văn 60 loại báo, tạp chí nội quân đội quân khu, quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trƣờng gửi tặng, lƣu chiểu Số liệu thống kê năm 2012: Lƣợt bạn đọc: 19.700 (trong quân đội 8.550 lƣợt ; quân đội 11.150) Lƣợt luân chuyển tài liệu: 350.150 tài liệu; Phục vụ chun đề: 26 chun đề; CSDL trích số hóa: 93 biểu ghi; Nhập xử lý báo hàng ngày: quốc văn: 262, ngoại văn: 58 loại; Soạn báo, tạp chí đóng: 510 tập; Photo tài liệu 9.800 trang Đặc điểm báo, tạp chí ln cập nhập hàng ngày nhƣ báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân Với số lƣợng báo, tạp chí ngày tăng nhƣ đòi hỏi CBTV phòng Báo - tạp chí đầu tƣ nhiều thời gian cơng sức cho công tác tổ chức bảo quản nguồn Báo- tạp chí Đặc biệt, TVQĐ lƣu trữ số lƣợng lớn báo, tạp chí từ thời kháng chiến chống Mỹ Với nguồn tài liệu lâu đời quý nhƣ địi hỏi cán phải có biện pháp tổ chức bảo quản báo, tạp chí hữu hiệu * Công tác tổ chức bảo quản tài liệu Vì số lƣợt bạn đọc lớn nên CBTV ln theo dõi ý thức giữ gìn tài liệu bạn đọc để kịp thời nhắc nhở Nội quy phòng Báo – tạp chí đƣợc bố trí nơi nhiều ngƣời qua lại nhƣ cửa vào để bạn đọc nắm đƣợc quy tắc cần có sử dụng tài liệu Ngồi có cộng tác viên đóng góp ý kiến cho CBTV để nâng cao công tác giữ gìn bảo quản tài liệu Đầu làm việc cán phòng thƣờng dành thời gian để xử lý báo, tạp chí ngày để dễ dàng cho công tác quản lý bảo quản Bao gồm cơng đoạn: đóng dấu, dập ghim, vào sổ đăng ký báo tạp chí, tránh tình trạng bạn đọc đem ngồi có dấu TVQĐ theo dõi đƣợc tình hình xuất Cuối giờ, CBTV xếp báo vị trí giá để bạn đọc dễ dàng sử dụng Để quản lý bảo quản báo, tạp chí đƣợc thuận lợi, TV tiến hành đóng báo, tạp chí thành tập sau thời gian phục vụ (1 đến tháng báo ngày, đến Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tháng báo tuần, năm tạp chí) Các tập báo, tạp chí sau đƣợc đóng thành tập đƣợc lƣu trữ kho cẩn thận có yêu cầu bạn đọc đƣợc đem phục vụ Riêng năm 2012 TVQĐ đóng đƣợc 510 tập báo, tạp chí TVQĐ sử dụng giá nén để lƣu trữ báo, tạp chí Giá nén có ƣu điểm lƣu trữ số lƣợng TL lớn, tiết kiệm đƣợc diện tích kho, bảo vệ tài liệu khỏi tác nhân bên ngồi Khi độc giả có nhu cầu sử dụng báo, tạp chí từ lâu đời chứa đựng kho CBTV tiến hành chép tài liệu để tránh việc sử dụng gốc Biện pháp giúp bảo vệ tài liệu gốc tốt mà đáp ứng đƣợc nhu cầu bạn đọc Phòng đƣợc vệ sinh để chống lại tác nhân làm hủy hoại tài liệu nhƣ bụi, côn trùng, chuột… 2.3.2.5 Phịng Thơng tin – thƣ mục Thực nhiệm vụ Biên soạn thƣ mục tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin tra cứu tài liệu theo chủ đề, theo mơn loại, theo từ khóa,… phƣơng thức truyên thông (tủ mục lục) hay đại (máy tính có kết nối internet, mạng MISTEN) Số hóa tài liệu, xây dựng sở liệu cho thƣ viện Một năm phịng thơng tin- thƣ mục số hóa khoảng 50.000 trang Phịng máy tính phục vụ bạn đọc truy cập mạng nội MISTEN, mạng Inetnet Hiện phịng thơng tin- thƣ mục lƣu trữ khoảng 2.000 tài liệu điện tử 100.000 biểu ghi Chúng ta dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng rủi ro nhƣ: Cơ sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa, tài liệu bị hủy hoại virus… * Công tác tổ chức bảo quản tài liệu Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Phòng tài liệu điện tử thiết kế hệ thống tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử, quy trình khép kín an tồn đƣợc quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc đƣợc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an tồn, mối quan hệ với đối tƣợng liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận) Phân loại quản lý chặt chẽ bạn đọc để tránh tình trạng ngƣời xâm nhập vào mạng nội phá hủy tài liệu mật, tài liệu điện tử quý giá có thƣ viện Thƣờng xuyên lƣu tài liệu sang đĩa cứng để tránh tình trạng hủy hoại mát, diệt virus thƣờng xuyên để bảo vệ nguồn tài liệu điện tử có Thƣ viện.Các tài liệu mật có mã riêng Khơng đƣa tài liệu tồn văn lên CSDLTM Máy tính cá nhân CB khơng nối mạng Internet để han chế xâm nhập trái phép 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Ƣu điểm Nhờ có quan tâm Ban Giám đốc TVQĐ, nhận thấy đƣợc tầm quan trọng công tác bảo quản vốn tài liệu mà Thƣ viện lƣu giữ di sản quân dân tộc Do CBCNV thực tốt, tài liệu bị phục vụ bạn đọc cách tối ƣu Những tài liệu bị rách nát hƣ hỏng phần nhiều đƣợc phát kịp thời đem sửa chữa nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng Cơng việc mƣợn trả tài liệu theo yêu cầu bạn đọc đƣợc bảo quản tốt, tránh thất lạc, kịp thời phát hƣ hỏng để sửa chữa… Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Việc số hoá tài liệu quý giúp cho Thƣ viện gìn giữ đƣợc vốn tài liệu quý giá mình, đồng thời phục vụ đƣợc bạn đọc 2.4.2 Nhƣợc điểm Tuy nhiên, công tác bảo quản, TVQĐ cịn số khó khăn: - Kinh phí dành cho cơng tác bảo quản cịn hạn chế: vốn tài liệu quý hiếm, kinh phí đầu tƣ cho bảo quản hạn chế - Trang thiết bị dành cho cơng tác bảo quản cịn lạc hậu, có máy hút bụi, xơ, máy xén - Trình độ cán làm bảo quản chƣa đáp ứng yêu cầu công việc, chƣa đƣợc đào tạo Do mà công tác bảo quản chƣa đạt đƣợc kết nhƣ mong muốn.Với việc ứng dụng trang thiết bị đại công nghệ thông tin vào cơng tác bảo quản tài liệu việc bảo quản tài liệu trở nên tốt hơn, giảm đƣợc hao tổn thời gian, công sức, tiền bạc mà bảo quản tài liệu trạng thái tốt CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Tổ chức xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp Việc tổ chức xếp kho riêng vô quan trọng định hiệu công tác bảo quản vốn tài liệu thƣ viện, kho lại có đặc trƣng riêng hình thức phục vụ, thành phần vốn tài liệu cách xếp tài liệu kho.Việc phân chia kho giúp xây dựng biện pháp bảo quản tài liệu thích hợp cho loại kho Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Báo -tạp chí loại hình tài liệu quan trọng Thƣ viện, gắn liền với phát triển mạnh mẽ xã hội khoa học công nghệ thời đại Đây nguồn thông tin khoa học nhanh nhất, thơng tin cập nhật, mang tính khoa học cao nhƣng chóng bị lỗi thời Do tính chất nhƣ vậy, phịng báo-tạp chí TVQĐ nên tổ chức nhƣ thƣ viện thu nhỏ từ khâu nhận phòng bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức xếp, bảo quản kho tàng phục vụ bạn đọc Đối với kho phim TVQĐ dễ bị hỏng không sử dụng đƣợc điều kiện môi trƣờng không đạt tiêu chuẩn, kho phim lƣu trữ tài liệu quý mà sau thành hai âm (Microfilm Negative) dƣơng (Microfilm Positive) lƣu giữ hộp nhôm Các microfiche đƣợc lƣu trữ hộp gỗ Tất đƣợc bảo quản đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14- 17°C, độ ẩm 65-76%)… 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu Công tác đƣợc thực cho hai đối tƣợng CBTV bạn đọc TVQĐ Điều có nghĩa làm cho cán TVQĐ hiểu đƣợc tài liệu quản lý có giá trị nhƣ đời sống, tất hoạt động cộng đồng ngƣời xã hội Để từ đó, nhận thức đƣợc vai trị quan trọng mình, chắn ngƣời cán thƣ viện tự điều chỉnh quan điểm hành vi cơng việc đƣợc giao Đối với bạn đọc, giúp họ biết nội quy cụ thể, quyền lợi nghĩa vụ phải đóng góp trách nhiệm sử dụng tài liệu muốn trở thành bạn đọc thƣờng xun Điều cho thấy cơng tác giáo dục bạn đọc quan trọng cần thiết Nếu bạn đọc vi phạm vào quy định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc, phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình Cần thực nghiêm ngặt quy định hành chính, có thái độ cứng rắn trƣờng hợp vi phạm quy chế bảo quản tài liệu TVQĐ Riêng đối Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm với quy định phạt tiền, vào nghị định 31/2001 NĐ-CP phủ xử lý vi phạm hành lĩnh vực văn hố- thơng tin 3.3 Đảm bảo mơi trƣờng cơng tác bảo quản Nƣớc ta nƣớc có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn mà ban lãnh đạo TVQĐ quan tâm đến môi trƣờng kho Các kho có cửa dự phịng để phịng tránh tình trạng cháy nổ, kho đƣợc trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động bán tự động Hệ thống điện kho đƣợc bọc dây an toàn có đầu tiếp đất an tồn, bóng đèn huỳnh quang ngăn ánh sáng đỡ làm tổn hại đến sách Thƣ viện đƣa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu loại tài liệu Tuy nhiên điều hồ khơng khí khơng phải lúc đƣợc bật 24/24 trừ phòng vi phim Các kho cần đƣợc lắp kính màu rèm để giảm cƣờng độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu Công tác vệ sinh kho sách TVQĐ cần tiến hành định kỳ tháng/ lần vào ngày cuối tháng nhƣ: hút bụi, lau chùi giá sách…Đối với kho mở công tác nội dịch cần tiến hành thƣờng xuyên, kho sách, báo -tạp chí tự chọn đƣợc xếp, chỉnh sửa theo kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc cách hiệu kịp thời phát tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa Lắp đặt thêm trang thiết bị: quạt thơng gió, máy hút ẩm, điều hịa vận hành thiết bị điều chỉnh khí hậu để trì tiêu chuẩn bảo quản làm chậm tiến trình hƣ hỏng tƣ liệu lƣu trữ 3.4.Chuyển tài liệu sang vật mang tin khác - Photocopy để tránh phải sử dụng để phục vụ nhân photocopy sử dụng để phục vụ cho độc giả - Vi thể hóa: Những định dạng quen thuộc loại phim cuộn 16mm 35mm vi phiếu, vi phiếu trơng giống nhƣ thẻ nhựa Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, cắt thành đoạn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ngắn bảo quản “bao” để tạo vi thẻ Ba loại phim phổ biến sƣu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo có lỗ - Số hóa (Digitization) q trình tạo lập thông tin đối tƣợng thực sang dạng điện tử hay gọi dạng số Những đối tƣợng thực chứa thơng tin tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, đồ, băng ghi âm, ghi hình…trên vật mang tin vật lý (trên giấy, phim, giấy ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình…) Kết số hóa đối tƣợng thực đƣợc chuyển sang đối tƣợng số dƣới dạng tệp tin, tệp tin đƣợc sử dụng nhiều xây dựng CSDL có liên kết với tệp toàn văn.giảm việc tiếp xúc trực tiếp nguồn tài nguyên quý hiếm…, tạo lƣu trữ, cho phép quan phát triển hạ tầng kỹ thuật, phát triển khả chia sẻ thông tin 3.5 Phục chế, đóng bìa nguồn tài liệu - Phục chế tài liệu hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu tài liệu mặt vật chất thẩm mỹ Thơng thƣờng hoạt động phục chế tài liệu đƣợc tiến hành sau tài liệu bị làm hƣ hại ngun nhân với mục tiêu cụ thể Phục chế tài liệu bao gồm số công việc nhƣ: làm phẳng giấy; sửa chữa, bồi vá giấy - Đóng bìa tác động ảnh hƣởng môi trƣờng (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm khơng khí….) làm cho tài liệu bị lão hóa dần theo thời gian Vì vậy, muốn bảo quản tài liệu cần phải đóng bìa kịp thời, nhằm đƣa chúng trở lại trạng thái ban đầu Việc đóng bìa đảm bảo việc bảo quản sách lâu dài hơn, làm cho sách đẹp giảm bớt khoản chi bổ sung 3.6 Ứng dụng kỹ thuật đại công nghệ thông tin bảo quản tài liệu Các phƣơng pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế đƣợc phần tác nhân gây huỷ hoại tài liệu nhƣng thƣờng nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hƣởng tới sức khoẻ ngƣời, giảm tuổi thọ tài liệu dùng nhiều hoá Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm chất Do việc ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật đại công nghệ thông tin vào bảo quản cần thiết đạt đƣợc kết cao Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, TVQĐ tổ chức kho mở nhằm tạo giao diện thân thiện với ngƣời dùng tin Tuy nhiên cơng tác bảo quản kho mở khó khăn nhiều so với kho đóng lƣợng ngƣời vào nhiều, môi trƣờng chứa tài liệu bị chi phối yếu tố bên ngồi, tài liệu khơng đƣợc xếp ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàu…Để bảo vệ tài liệu khơng bị cố tình hay vô ý độc giả, với lƣợng bạn đọc đơng mà cán thƣ viện khơng thể kiểm sốt hết đƣợc, TVQĐ trang bị hệ thống máy quay camera đựơc gắn phịng hình đƣợc đặt bàn thủ thƣ để tiện theo dõi bạn đọc Sách trƣớc đƣa vào phục vụ bạn đọc đƣợc dán từ, nhờ mà bạn đọc mang sách khỏi phòng thiết bị cổng từ đƣợc đặt cửa vào kêu báo cho cán thƣ viện biết kịp thời xử lý Song song với chƣơng trình cung cấp thơng tin khơng thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Internet (trang Web điện tử) hệ thống thông tin viễn thông việc ứng dụng cơng nghệ, kỹ thuật đại vào bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị (dần thay cho phƣơng pháp bảo quản truyền thống) trở thành nhiệm vụ cấp bách công tác lƣu trữ TVQĐ cần ứng dụng việc lƣu trữ tài liệu chụp microfim, đĩa từ có dung lƣợng lớn thông qua phần mềm xử lý chuyên ngành (các thiết bị kỹ thuật thị trƣờng Việt Nam) Với hệ thống lƣu trữ điện tử, tài liệu lƣu trữ TVQĐ phát huy tối đa hiệu việc phục vụ vào lợi ích phát triển khoa học quân sự, kinh tế, văn hóa giáo dục thời kỳ cơng nghiệp hóa –hiện đại hóa đất nƣớc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm KẾT LUẬN Vốn tài liệu tài sản định tồn phát triển thƣ viện giai đoạn Hiệu phục vụ thƣ viện có tốt hay khơng phụ thuộc vào tiềm tuổi thọ vốn tài liệu Vì vậy, tổ chức bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn công tác thƣ viện Nét đặc thù công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu giữ tài liệu hai trạng thái tĩnh động cho không ảnh hƣởng đến công tác luân chuyển tài liệu, vừa bảo vệ đƣợc tài liệu vừa phục vụ đƣợc bạn đọc cách nhanh chóng hiệu Tuy nhiên, với điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm nhƣ nƣớc ta làm ảnh hƣởng đến công tác bảo quản tài liệu Thêm vào đó, tự huỷ hoại Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm thân tài liệu, thiếu ý thức ngƣời nhân tố quan trọng gây nên tình trạng hƣ hỏng tài liệu Những năm qua, TVQĐ coi trọng công tác bảo quản coi lƣợc nhằm tăng cƣờng nâng cao chất lƣợng hoạt động thƣ viện TVQĐ không ngừng nâng cấp trang thiết bị kỹ thuật đại ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho công tác bảo quản cách tối ƣu, tiến hành vệ sinh phục chế tài liệu, chuyển tài liệu giấy sang vật mạng tin khác Đó lãnh đạo đắn Ban giám đốc đội ngũ cán cơng nhân viên quốc phịng Thƣ viện Qn đội thƣ viện trung tâm đầu ngành hệ thống thƣ viện tồn qn, vốn tài liệu có thƣ viện quý phƣơng diện, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí cho đông đảo bạn đọc Vấn đề nảy sinh tất yếu bạn đọc đông, cƣờng độ sử dụng tài liệu tăng vai trị tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu tất yếu Chính mà tác giả khóa luận chọn đề tài để nghiên cứu, mong đóng góp ý kiến nhỏ bé nhằm góp phần làm cho cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu ngày hoàn thiện TVQĐ TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết công tác Thư viện Trung ương quân đội năm 2011, năm 2012 Bùi Thị Thúy Hằng Tổ chức quản lý khai thác nguồn lực thông tin Thư viện Quân đội: Khóa luận tốt nghiệp đại học – H.: Trường Đại Học Khoa học Xã hội nhân văn,2012.- 67tr Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Viện Lưu trữ Singapore// Tập san Thƣ viện, 2005, số 3.- tr 54-58 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Đoàn Phan Tân Tin học hóa hoạt động thơng tin thư viện.- H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001 - 242 tr Lê Thị Tiến Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam//Tập san Thƣ viện, 2005, số 1.- tr.14-18 Lê Văn Viết Cẩm nang nghề thư viện.- H.:Văn hóa thơng tin, 2000.- tr.361365 Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt Tổ chức bảo quản tài liệu.- H.: ĐHVH HN, 2005.-207 tr Nguyễn Thị Kim Dung Bảo quản tài liệu theo phương pháp truyền thống đại Thư viện Hà Nội// Tập san Thƣ viện, 2006, số 2.- tr 43 - 44 ... quát Thƣ viện Quân đội Chƣơng Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Quân đội Chƣơng 3: Một số nhận xét, kiến nghị công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Quân đội Trong... chữa tài liệu - Các quy trình thao tác bảo quản - Chuyển dạng tài liệu để bảo quản 2.2.3 Mục đích tổ chức kho bảo quản vốn tài liệu 2.2.3.1 Mục đích tổ chức kho tài liệu Toàn vốn tài liệu thƣ viện. .. CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU CỦA THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 2.1 Nguồn tài liệu Thƣ viện Quân đội Nguồn tin Tài liệu điện tử Tài liệu dạng giấy Tài liệu cơng bố Sách Báo, tạp chí Tài liệu không