Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế

Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tếBáo cáo thực tập đề tài Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế được nghiên Báo cáo thực tập đề tài Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế được nghiên Báo cáo thực tập đề tài Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế được nghiên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ Họ tên học viên: Lại Thị Thim Lớp: Merchandiser khóa Đơn vị cơng tác: Cơng ty TNHH Kotiti Người hướng dẫn: Thầy Nguyễn Văn Thản Hà Nội, năm 2016 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ tên học viên: Đơn vị công tác: Địa điểm thực tập: Sau thời gian học viên: thực tập đơn vị, tơi có số nhận xét sau: Về ý thức chấp hành nội quy, quy định quan: Về đạo đức, tác phong: Về lực chuyên môn: Kết luận: - Nhận xét - Điểm , ngày tháng năm 2016 Xác nhận đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Người hướng dẫn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên học viên: …………………………………… Đơn vị thực tập: Giáo viên hướng dẫn: Sau thời gian học viên: thực tập đơn vị, có số nhận xét sau: Tiến độ thái độ thực tập sinh viên: - Mức độ liên hệ với giáo viên: - Tiến độ thực hiện: Nội dung báo cáo: (Nhận xét chung báo cáo nhận xét phần 1, 2, 3) Đánh giá chung: - Nhận xét - Điểm , ngày tháng năm 2016 Giáo viên hướng dẫn LỜI NÓI ĐẦU Trong năm gần đây, ngành dệt may Việt Nam có bước phát triển Ngành quản lý đơn hàng ngành dệt may cần phát triển cơng ty phát triển công ty cổ phần Vinatex quốc tế Vì thế, lớp học merchandiser giúp bổ sung nâng cao kiến thức học viên quy trình quản lý đơn hàng Cơng ty cổ phần Vinatex quốc tế có nhiều nhãn hàng quần, áo váy hang thời trang giới Phương thức hoạt động chủ yếu theo FOB (mua nguyênphụ liệu đến xuất hàng) Các doanh nghiệp chủ động tham gia vào trình sản xuất từ việc mua nguyên phụ liệu đến cho sản phẩm cuối thay cho việc cung cấp trực tiếp từ người mua họ FOB chia thành hai loại FOB định FOB tự search FOB định doanh nghiệp thực theo phương thức thu mua nguyên liệu đầu vào từ nhóm nhà cung cấp khách mua yêu cầu Trong phương thức này, doanh nghiệp dệt may phải chịu trách nhiệm tài để thu mua vận chuyển nguyên phụ liệu Còn FOB tự search, doanh nghiệp nhận mẫu thiết kế sản phẩm từ khách mua nước chịu trách nhiệm tìm nguồn nguyên liệu, sản xuất vận chuyển nguyên liệu thành phẩm tới cảng khách mua Do em chọn làm báo cáo với tựa đề:” Quy trình triển khai đơn hàng Cơng ty cổ phần Vinatex Quốc Tế” PHẦN I GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty - Tên công ty : Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế Tên giao dịch: VTJ.,JSC Giám đốc: Ông Đặng Vũ Hùng Ngày cấp giấy phép: 16/07/2013 Văn phịng đại diện :460 Minh Khai,Phường Vĩnh Tuy,Quận Hồng Mai,TP Hà Nội - Điện thoại :04-7300-0806 - Mã số thuế: 0106234350 Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế thành lập vào tháng năm 2013 dựa nhu cầu phát triển mở rộng tập đoàn dệt may Việt Nam (Vinatex).Tập đoàn dệt may lớn nước với 120 chi nhánh với sản phẩm chất lượng cao.Với chuỗi cung ứng nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim, may… Công ty hội nhập toàn cầu phát triển tối đa ngành dệt may với sản phẩm như: sợi, vải, Jacket, veston, sơ mi….theo phương thức FOB cho thị trường quốc tế  Các đơn vị thành viên: • Văn phịng Hà Nơi, trung tâm nghiên cứu phát triển sản phẩm với 45 nhân viên • Chi nhánh Hưng Yên.Tổng công ty may HưngYên (HUGACO) sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 200 cán cơng nhân viên • Chi nhánh Hưng n với sản xuất sản phẩm từ vải dệt kim với 300 cán cơng nhân viên • Chi nhánhVinatex Đồng Văn với 700 sản xuất sản phẩm từ vải dệt kim với • • cán cơng nhân viên Nhà máy Đơng Bình sản xuất áo sơ mi với 700 cán công nhân viên Nhà máy Vĩnh Bảo-Hải Phịng,sản xuất Veston nam với 700 cơng nhân đồ cho nữ giới với 500 cơng nhân • Vinatex Tuyên Quang: Sản xuất veston nam với 2000 công nhân viên hàng Jacket với 1200 công nhân viên Vinatex-Doximex chuyên sản xuất hàng dệt thoi với 2000 cán cơng nhân viên • Vinatex- Nam Đàn chun sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 1500 cán cơng nhân viên • VTJ-Đà Nẵng: Nhà máy sản xuât quần với 400 cán công nhân viên Nhà máy sản xuất vải với xuất 4.500.000m/tháng VTJ- Văn phịng tai Thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 700 cán công nhân viên 1.2 Chức lĩnh vực sản xuất 1.2.1 Chức năng: Xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, uy tín chất lượng.Phát triển bền vững phương thức FOB.Nghiên cứu phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm giữ khách hàng truyền thống tìm kiếm khách hàng Tạo uy tín thị trường ngồi nước tạo việc làm ổn định cho hàng nghìn lao động địa phương nước 1.2.2 Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất, cung ứng sản phẩm từ nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim may 1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất Cơng ty cổ phần Vinatex Quốc Tế có cấu tổ chức sau: Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Quản lý đơn hàng Trưởng phòng Kỹ thuật Trưởng phòng Mẫu Trưởng phòng Xuất nhập Trưởng phịng Kế tốn Trưởng phịng Hành nhân Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chức phận phịng ban cơng ty sau:  Giám đốc Là người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, đạo mặt kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động cơng ty Phó giám đốc: Chỉ đạo phòng ban thực kế hoạch kinh doanh sản xuất theo tháng, quý, năm Phòng Quản lý đơn hàng: Trưởng phịng: Chỉ đạo nhóm lập kế hoạch theo dõi đơn hàng, báo cáo kết theo tuần, tháng, quý Hướng dẫn giải vấn đề phát sinh nhóm với khách hàng nhà máy Tìm kiếm khách hàng làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho nhà máy,dịch tài liệu kỹ thuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác với nhà máy để thực đơn hàng  Phòng kỹ thuật: Trưởng phòng: Làm việc trực tiếp với khách hàng nhà máy kỹ thuật may, giác sơ đồ đơn hàng Nhân viên: Phụ trách mảng kỹ thuật, xây dựng bảng giác sơ đồ chi tiết cho mã hàng Phòng xuất- nhập khẩu: Trưởng phịng: Hướng dẫn thành viên nhóm thực thủ tục hải quan Nhân viên: Phụ trách làm thủ tục hải quan nhập nguyên phụ liệu xuất hàng nước cho đơn hàng  Phòng mẫu: Trưởng phòng: Nhận tài liệu kỹ thuật đơn hàng mới, phối hợp với phòng kỹ thuật để thống quy trình kỹ thuât may Nhân viên Nhân viên: Nhận nguyên phụ liệu đầy đủ đơn hàng, may hoàn thiện mẫu theo quy cách tiêu chuẩn khách hàng  Phòng Hành chính: Trưởng phịng: Quyết định vấn đề hành chính, hướng dẫn thành viên nhóm thực nhiệm vụ nhanh, xác Nhân viên: Phụ trách vấn đề hành ( đặt xe,vé máy bay cho cán cơng tác,lễ tân,tiếp đón khách,quản lý trang thiết bị ,văn phịng phẩm Phịng kế tốn: Trưởng phịng: Kiểm tra đơn đốc thành viên phịng thực thu chi xác, kiểm sốt hoạt động thu, chi công ty.Kiểm tra duyệt chi phí theo quyền nghĩa vụ cơng ty Nhân viên: Phụ trách cơng tác kế tốn tài chính, kiểm tra giám sát khoản thu chi, hoạch tốn kinh doanh, tiền lương cho cán cơng nhân viên cơng ty  Phịng hành nhân sự: Trưởng phịng: Đảm bảo quyền lợi cho cán cơng nhân viên công ty theo hợp đồng lao động, luật lao động Nhân viên: Thực hiên nhiệm vụ giao, tổ chức tuyển dụng lao động, lập kế hoach khen thưởng, đãi ngộ 1.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế Bộ phận quản lý đơn hàng tìm kiếm khách hàng đơn hàng phù hợp với điều kiện sản xuất, quy mô nhà máy để đảm bảo đơn hàng đươc hoàn thành tốt sau nhận đơn hàng Sau văn phịng Hà Nội gửi thơng tin đơn hàng cho nhà máy thuộc quản lý công ty.Các nhà máy kiểm tra kế hoạch sản xuất lên lịch sản xuất gửi cho cơng ty 1.5 Thị trường sản phẩm 1.5.1: Thị trường xuất chính: Hoa Kỳ, EU Nhật ngồi cịn có thị trường khác Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan… thị trường nội địa 1.5.2: Các sản phẩm cơng ty: + Các sản phẩm dành cho nam giới: +Các cho 1.6 Các sản phẩm dành nữ giới: khách hàng, đối tác Dưới số khách hàng đối tác tiêu biểu cơng ty: 1.7 Các nhà cung cấp Dưới số nhà cung cấp: Về chỉ: COAT, A&E Về khóa: YKK • Kiểm tra thơng tin Trước đặt nguyên phụ liệu, nhân viên quản lý đơn hàng phải kiểm tra lại thông tin sau: - Thông tin nguyên phụ liệu, giá, nhà cung cấp, điều kiện toán - Bảng giá nguyên phụ liệu khách hàng nhà cung cấp gửi để tham khảo (nếu có) - Số lượng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng - Bảng định mức phòng kỹ thuật - Bảng định mức phòng kỹ thuật - Email trao đổi với khách hàng thay đổi thông tin xác nhận - Phần trăm hao hụt: Tùy thuộc vào đặc thù loại nguyên phụ liệu đặc tính sản phẩm, cần tính tốn hợp lý để tiết kiệm đƣợc chi phí đặt hàng, tránh trường hợp nguyên phụ liệu bị thừa nhiều gây lãng phí thiếu nên phải gửi nhiều lần chuyển phát nhanh đƣờng hàng không - Thời gian mua hàng ngày hàng công ty: Phải đặt nguyên phụ liệu sớm có phƣơng án dự phịng nhằm đảm bảo theo kế hoạch sản xuất - Nguyên phụ liệu tồn kho: nhân viên quản lý đơn hàng phải chủ động kiểm tra nguyên phụ liệu tồn kho đợt sản xuất để tính tốn lƣợng ngun phụ liệu cần đặt cho phù hợp • Liên hệ thương lượng với nhà cung cấp nguyên phụ liệu Khi liên hệ với nhà cung cấp nguyên phụ liệu, nội dung mà nhân viên quản lý đơn hàng cần thương lượng là: - Quy cách, chủng loại, số lƣợng nguyên phụ liệu: Đây thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến giá thành chất lượng sản phẩm, nhân viên quản lý đơn hàng cần thảo luận chi tiết để tránh sai sót sau Ví dụ: khổ vải nhỏ làm tăng định mức, dẫn đến tang chi phí cúc khơng chủng loại phải đặt lại làm ảnh hƣởng đến thời gian giao hang … - Đơn giá phƣơng thức tốn: Vì ngun phụ liệu thƣờng đƣợc nhập nên thƣơng lượng giá, nhân viên quản lý đơn hàng phải đặc biệt lưu ý giá mua nguyên phụ liệu giá FOB hay giá CIF, đơn vị tính tiền tệ tỷ giá quy đổi (nếu có), - Thời hạn phương thức giao hàng: Nhân viên quản lý đơn hàng phải nắm kế hoạch sản xuất để thương lượng thời hạn phƣơng thức giao hang cho phù hợp, tránh trƣờng hợp nguyên phụ liệu đến trễ làm gián đoạn trình sản xuất, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng • Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Khi gửi đơn đặt hàng (PO – Purchase Order) cho nhà cung cấp, phải đảm bảo đơn đặt hàng thể rõ ràng, chi tiết thông tin sau: - Tên công ty, địa chỉ, ngƣời nhận, điện thoại, fax - Chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu - Đơn giá phương thức toán - Thời hạn phương thức giao hàng - Các yêu cầu khác mua hàng yêu cầu kiểm tra/kiểm định nguyên phụ liệu, yêu cầu chất lượng … PURCHASE ORDER Đinh mức MÀU GREY Chỉ VC chắp/ diễu Chỉ vắt sổ VC Chỉ may lót grey may nhãn đen MÀU BỦRGUNDY Chỉ VC chắp/ diễu Chỉ vắt sổ VC Chỉ may lót burgundy may nhãn đen 50s/3 60S/3 60S/3 60S/3 74 233100 5000 24000 49 119 99 374850 5000 21000 311850 5000 21000 3150 5000 21000 76 64 Đinh mức 50s/3 60S/3 60S/3 60S/3 3000 pcs Số hợp đồng : 06/2016/HĐKT Revise: June 08,2016 Giá Số M Thành tiền VND Cuộn 2000 pcs M Giá VND Số Cuộn 74 155400 5000 24000 34 119 312375 5000 21000 64 99 259875 5000 21000 53 2625 5000 21000 1,176,000.00 1,596,000.00 1,344,000.00 21,000.00 Thành tiền 816,000.00 1,344,000.00 1,113,000.00 21,000.00 TỔNG THUẾ GTTT 10% total value 342 7,431,000.00 743,100.00 8,174,100.00 Hình 8: Đơn đặt vải cho mã hàng Eland EEWH64T55A • Xác nhận hố đơn chiếu lệ nhà cung cấp Khi nhận đƣợc hoá đơn chiếu lệ (PI – Proforma invoice), nhân viên quản lý đơn hàng cần kiểm tra nội dung PI nhà cung cấp, có thơng tin sai lệch so với đơn đặt hàng thoả thuận bên, nhân viên quản lý đơn hàng cần liên hệ lại với nhà cung cấp để có phƣơng án xử lý thích hợp, tránh làm ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp gửi kết kiểm tra/ kiểm định nguyên phụ liệu (nếu có) Trong trƣờng hợp tốn thƣ tín dụng (L/C – Letter of Credit), nhận đƣợc PI, nhân viên quản lý đơn hàng cần cung cấp thông tin cho phận xuất nhập để tiến hành mở L/C theo đề nghị nhà cung cấp Thông tin để mở L/C phải thể toàn PI như: Tên nhà cung cấp, ngƣời mua hàng, cảng đi/cảng đến, mã hàng/đơn hàng, số lƣợng, chủng loại nguyên phụ liệu, đơn giá tổng trị giá đơn hàng, ngày giao hàng, chi tiết ngân hàng , Hình 9: PI nhà cung cấp nhãn Long River cho mã hàng Eland EEWH64T55A Lập hợp đồng chuyển hợp đồng cho phận kế toán để toán cho nhà cung cấp nguyên phụ liệu Trƣớc gửi yêu cầu toán cho phận kế toán, nhân viên quản lý đơn hàng cần kiểm tra chủng loại hàng, số lƣợng, đơn giá có với PO khơng Nếu khơng cần liên hệ với nhà cung cấp để điều chỉnh Đối với nguyên phụ liệu đặt nhƣng không sử dụng khách hàng yêu cầu thay đổi, nhân viên quản lý đơn hàng phải làm việc với khách hàng xác nhận trả tiền, gửi tổng hợp chi tiết cho phận kế toán để theo dõi tiền từ khách hàng Nội dung yêu cầu toán gồm: - Tên nhà cung cấp - Khách hàng - Tên mã hàng sản xuất - Tổng số tiền toán - Tổng hợp chi tiết số lượng nguyên phụ liệu dùng cho đơn hàng Bên cạnh việc gửi yêu cầu toán cho phận kế toán, nhân viên quản lý đơn hàng cần lập bảng theo dõi trình toán hối thúc phận kế toán toán cho nhà cung cấp nguyên phụ liệu thời điểm, tránh việc toán chậm dẫn đến uy tín doanh nghiệp bị phạt vi phạm hợp đồng MAINETTI (Vietnam) Co., Ltd Hanoi representative office R.903, 9th floor, Thanh Dong building, 132 Kim Ma, Ba Dinh dist, Hanoi, Vietnam Tel: (84-4) 38489208, Fax: (84-4) 38489207 Email: www.mainetti.com ROM: MTEXCO CO., LTD 60 Minh Khai street, Vinh Tuy ward, Hai Ba Trung Dist., Ha Noi - Viet Nam MAIL: plgiang@vina-intl.com P: 84.973908105 PURCHASE ORDER PO ref.#: PO DATED: tyle s.Oliver Description / Material Structure / Code / Construction / Material Sub Material Finish Class EOW62301A Silicagel 10 g Silicagel( Desicca nt bag), weight 10gr with blue letter Tissue Tissue A3 ỔNG HUẾ 10% VAT ILL TO: PO2/301A /VINTATEX oct 21th,2015 Size Color need unit Total value / q'ty price VND Unit VND/Pcs 10 g A3 636,300.00 1515 420 7650 225 EMTEXCO CO., LTD Address: 3rd Floor, ICT Building 02-9A Lot, Hoang Mai I.Z Hoang Mai Dist., Hanoi Vietnam Ms Giang :0973 908 105 1,721,250.00 ########## 235,755.00 Remark HUGACO ELIVERY ADDRESS: Công ty cổ phần may Hải Dương km 54+ 100 quôc lộ 5A Hà Nội Hải Phòng Phường Ngọc Châu - thành phố Hải Dương Bảng 7: Bảng theo dõi toán cho nhà cung cấp nguyên phụ liệu Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu theo báo cáo kiểm tra nhà cung cấp Khi nguyên phụ liệu tới kho, nhân viên quản lý đơn hàng vào báo cáo kiểm tra nhà cung cấp để kiểm tra xem loại nguyên phụ liệu có bảng định mức nguyên phụ liệu (BOM – Bill of material) danh sách đóng gói ( P/L - Packing list) hay không Việc kiểm tra chi tiết chất lượng, số lƣợng nguyên phụ liệu phận kho phụ trách Đầu tiên, nguyên phụ liệu nhập kho với danh sách đóng gói, phiếu nhập kho sổ theo dõi hàng nhập sau nguyên phụ liệu kiểm tra, đo đếm ghi chép vào sổ kiểm tra chất lượng biên kiểm tra nguyên phụ liệu lƣu trữ kho 1.2.4 Họp triển khai sản xuất, Theo dõi trình sản xuất nhà máy, giải vấn đề phát sinh báo cáo tiến độ sản xuất Sau tiếp nhận đơn hàng thức từ khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng gửi thông tin đơn hàng cho phận liên quan (phòng kỹ thuật, sở sản xuất, in, thêu, giặt, mài …) sau lệnh cấp phát nguyên phụ liệu cho nhà máy triển khai sản xuất Các công việc nhân viên quản lý đơn hàng Tiếp hành họp triển khai sản xuất.Tuỳ theo quy định doanh nghiệp mà việc tiến hành họp triển khai sản xuất tiến hành trực tiếp online có tham gia phận khác nhau, Trong nhân viên quản lý đơn hàng chịu trách nhiệm điều hành họp với nhà máy làm rõ vấn đề khúc mắc đưa hướng giải cho vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hoá yêu cầu khách hang Hình 10: Mẫu biên họp triển khai sản xuất • Theo dõi trình sản xuất nhà máy Sau thống đƣợc vấn đề liên quan đến việc sản xuất, nhà máy tiến hành sản xuất đại trà nhiệm vụ nhân viên quản lý đơn hàng lúc theo dõi chất lượng hàng đầu chuyền để đảm bảo hàng hoá đạt tiêu chuẩn mà khách hàng yêu cầu nhƣ theo dõi suất chuyền để đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng • Giải vấn đề phát sinh Trong q trình sản xuất sản phẩm, thực tế có nhiều vấn đề phát sinh như: nguyên phụ liệu bị thiếu, suất chuyền không đạt, khách hàng đột ngột thay đổi yêu cầu Nhiệm vụ nhân viên quản lý đơn hàng lúc với nhà máy, khách hàng nhà cung cấp nguyên phụ liệu tìm giải pháp xử lý phù hợp • Báo cáo tiến độ sản xuất Vì tiến độ sản xuất liên quan trực tiếp đến thời hạn giao hàng thường có thay đổi liên tục nên nhân viên quản lý đơn hàng cần cập nhật báo cáo thường xuyên để kịp thời giải vấn đề phát sinh Mã hàng Đơn hàng Tổ Số lượng/kế hoạch Tổng Vào chuyền Ra 08/9/2016 09/9/2016 chuyền Nhập kho … Bảng 12: Bảng tiến độ sản xuất 1.2.5 Chuẩn bị cho việc xuất hàng Liên hệ khách hàng để lên lịch kiểm chuyền, kiểm cuối trước xuất hàng Tuỳ thuộc yêu cầu khách hàng mà nhân viên quản lý đơn hàng có phải liên hệ khách hàng để lên lịch kiểm chuyền, kiểm cuối trước xuất hàng hay khơng Nếu có nhân viên quản lý đơn hàng phải thơng báo lịch trình cụ thể cho khách cho nhà máy để việc kiểm trước xuất hàng diễn thuận lợi Làm danh sách đóng gói: Nhập thơng tin phần mềm hệ thống khách hàng để tạo in mã vạch Sau lên lịch cho khách kiểm cuối hoàn tất, nhân viên quản lý đơn hàng làm packing list tiến hành nhập thông tin packing list phần mềm hệ thống khách hàng để tạo in barcode, cơng việc thời gian dễ nhầm lẫn nên cần tiến hành sớm đòi hỏi nhân viên quản lý đơn hàng phải ý nhập thông tin kiểm tra lại thông tin trước in barcode Hướng dẫn nhà máy quy cách đóng gói theo yêu cầu khách hàng Thông thường, yêu cầu quy cách đóng gói có tài liệu kỹ thuật email khách Trước hướng dẫn nhà máy quy cách đóng gói, nhân viên quản lý đơn hàng cần xem kỹ lại yêu cầu khách hàng đặt mua nguyên phụ liệu đóng gói cho phù hợp • Gửi mẫu xuất hàng cho khách hàng Mẫu xuất hàng mẫu lấy từ xưởng hoàn thành gửi cho khách hang sau đóng gói hồn chỉnh Mẫu treo để phịng trưng bày cơng ty để tham khảo cho mùa sau đối chứng có vấn đề xảy Sau gửi mẫu, khách hàng duyệt mẫu nhân viên quản lý đơn hàng đặt lịch xuất hàng với phận xuất nhập để chuẩn bị xuất hàng Trong trường hợp khách hàng cịn u cầu sửa đổi nhân viên quản lý đơn hàng lại phải tiếp tục làm việc với nhà máy để tiến hành sửa đổi theo yêu cầu khách • Đặt lịch xuất hàng với phận xuất nhập Mục đích việc đặt lịch xuất hàng với phận xuất nhập khẩu, mặt để có kế hoạch xuất hàng phù hợp, tiến độ, mặt khác để tiết kiệm thời gian, chi phí trƣờng hợp có nhiều lơ hàng xuất đến địa điểm Nếu có thay đổi kế hoạch xuất hàng, nhân viên quản lý đơn hàng cần thông báo cho phận xuất nhập để kịp thời điều chỉnh 1.2.6 Theo dõi hàng xuất làm thủ tục hồn tất sau xuất hàng • Theo dõi hàng xuất Trong trình hàng xuất đi, nhân viên quản lý đơn hàng cần cập nhật thông tin với phận xuất nhập hãng giao nhận để xử lý kịp thời vấn đề phát sinh trình xuất hàng hàng bị hư hỏng, mát, thời gian vận chuyển bị gián đoạn, thông báo cho khách hàng thời gian xuất hàng, thời gian dự kiến hàng đến cảng, để khách chủ động nhận hàng hoàn tất thủ tục tốn • Làm thủ tục hồn tất sau xuất hàng Cũng tương tự mua nguyên phụ liệu, tuỳ vào phương thức toán mà nhân viên quản lý đơn hàng chịu trách nhiệm chuyển cho khách hàng chứng từ cần thiết để nhận hàng trước, sau với hàng xuất như: Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice), vận đơn ( Bill of lading) , giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ ( COO – Certificate of Origin), danh sách đóng gói ( Packinglist), đồng thời nhận chứng từ toán từ khách hàng chuyển cho phận kế toán để làm thủ tục nhận tiền hàng Bên cạnh đó, nhân viên quản lý đơn hàng cần nhanh chóng tốn vật tư, loại ngun phụ liệu với nhà máy để chuẩn bị cho việc tốn Hình 11: Mẫu biên tốn vật tư 1.2.7 Thanh toán Trong thực tế tồn nhiều hình thức tốn, tuỳ vào u cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp mà nhân viên quản lý đơn hàng lựa chọn, đàm phán phương thức toán phù hợp có lợi cho doanh nghiệp Đối với đơn hàng E1016, khách hàng toán cho doanh nghiệp phương thức L/C, lúc này, cơng việc nhân viên quản lý đơn hàng hối thúc khách hàng chuyển chứng từ cần thiết để phận kế toán làm thủ tục nhận tiền hàng toán cho sở sản xuất 1.2.8 Quyết toán đơn hàng Sau lý đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng cần lập bảng toán đơn hàng để thấy hiệu việc triển khai đơn hàng doanh nghiệp, từ tiếp tục phát huy mặt tích cực, đồng thời tìm nguyên nhân cách khắc phục cho vấn đề cịn tồn PHẦN ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 3.1 Những kết đạt Mặc dù thành lập thức vào hoạt động năm công ty cổ phần Vinatex quốc tế gặt hái đƣợc nhiều thành tựu mà doanh nghiệp lớn phải khao khát, kể đến tốc độ phát triển nhanh chóng công ty thông qua việc xây dựng nên quy trình quản lý đơn hàng khoa học, chặt chẽ, với hệ thống biểu mẫu logic, thống đội ngũ nhân viên quản lý đơn hàng chuyên nghiệp, động, làm việc với hiệu cao Để đạt đƣợc thành tựu trên, không kể đến lãnh đạo sáng suốt ban giám đốc nỗ lực khơng ngừng tồn thể cán bộ, nhân viên công ty nhằm hướng tới mục tiêu đƣa công ty cổ phần Vinatex quốc tế vƣơn biển lớn 3.2 Xây dựng mơ hình quản lý đơn hàng khoa học, chặt chẽ Mơ hình quản lý đơn hàng công ty cổ phần Vinatex quốc tế tạo nên từ kết hợp hài hoà mơ hình quản lý đơn hàng nƣớc tiên tiến giới thực tiễn hoạt động quản lý đơn hàng Việt Nam Trong đó, giai đoạn quy trình quy định cụ thể nhiệm vụ trách nhiệm phòng ban nhƣ nhân viên, sở để công việc đƣợc tiến hành tuần tự, hiệu quả, minh chứng nhận định thể qua tốc độ tang trưởng doanh thu hàng năm cơng ty Bên cạnh đó, nhờ chặt chẽ khoa học quy trình quản lý đơn hàng mà doanh nghiệp rút ngắn thời gian lãng phí, tạo sản phẩm có chất lượng cao, đồng ổn định, giảm chi phí việc phải làm lại, sửa lại, từ tăng hài lịng khách hang nhƣ tăng khả cạnh tranh, mở rộng thị phần cho doanh nghiệp 3.3 Những hạn chế cần khắc phục 3.3.1 Lợi nhuận doanh nghiệp thấp nhận nhiều đơn hang FOB định Lợi nhuận mục tiêu cuối doanh nghiệp, nhìn vào kết kinh doanh qua năm công ty cổ phần Vinatex quốc tế, thấy doanh nghiệp có tốc độ tăng trƣởng doanh thu tương đối cao, nhiên thực tế lợi nhuận thu khơng nhiều doanh nghiệp cịn nhận nhiều đơn hàng FOB định, tức khách hàng có quyền định nhà cung cấp nguyên phụ liệu 3.3.2 Doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro chưa chủ động nguồn cung nguyên phụ liệu Tại công ty cổ phần Vinatex quốc tế, đa số nguyên phụ liệu đƣợc nhập từ nước ngoài, điều làm nảy sinh nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như: Thứ nhất, rủi ro số lượng, chất lượng nguyên phụ liệu: Mặc dù nhà cung cấp nguyên phụ liệu thường gửi mẫu trước doanh nghiệp định đặt mua, nhiên, doanh nghiệp nhập nguyên phụ liệu mà số lượng nguyên phụ liệu không đủ chất lƣợng nguyên phụ liệu không đồng đều, không giống mẫu gửi trước doanh nghiệp phải đối diện với nguy tốn them chi phí nhập nguyên phụ liệu khác lãng phí thời gian chờ đợi nguyên phụ liệu Thứ hai, rủi ro thời hạn giao hàng: Khi nhập nguyên phụ liệu, rủi ro khoảng cách địa lý điều kiện tự nhiên số trƣờng hợp doanh nghiệp phải đối mặt với rào cản hải quan dẫn đến thời hạn giao nguyên phụ liệu bị chậm trễ, gây tác động đến kế hoạch sản xuất doanh nghiệp 3.4 Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình quản lý đơn hàng Cơng ty TNHH Kotiti Do Kotiti Một Văn phòng chuyên kiểm hàng xuất may mặc theo đơn đặt hàng khách hàng Nhât, Hàn Quốc để kiểm định chất lượng hàng may mặc, da giày xuất Do vậy, Kotiti khơng có hoạt động Quản lý đơn hàng Doanh nghiệp Vinatex KẾT LUẬN Sau trình thực tập Cơng ty cổ phần Viantex Quốc Tế em nhận thấy để hồn thiện quy trình sản xuất phải có góp sức tất ccasc cán công nhân viên công ty Thời gian thực tập ngắn nên báo cáo em không tránh khỏi sai xót, em mong thầy góp ý giúp em hoàn thiện Bên cạnh kiến thức trường em hệ thống kiến thức để áp dụng vào công việc thực tế Doanh nghiệp sau em hồn thành khóa học Quản lý đơn hàng Một lần em xin chân thành cám ơn thầy cô Trường Đại học công nghiệp dệt may Hà Nội cán công nhân viên Công ty cổ phầnVinatex QuốcTế giúp em hoàn thành báo cáo này./ MỤC LỤC MỤC LỤC 38 ... đề:” Quy trình triển khai đơn hàng Cơng ty cổ phần Vinatex Quốc Tế? ?? PHẦN I GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ 1.1 Quá trình hình thành phát triển cơng ty - Tên công ty : Công. .. Trong quy trình triển khai đơn hàng Eland E1017, cơng việc nhân viên Quản lý Đơn hàng là: 1.1 Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng Tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tùy theo đơn hàng. .. cơng ty nhằm hướng tới mục tiêu đƣa công ty cổ phần Vinatex quốc tế vƣơn biển lớn 3.2 Xây dựng mơ hình quản lý đơn hàng khoa học, chặt chẽ Mơ hình quản lý đơn hàng cơng ty cổ phần Vinatex quốc tế